Tài liệu Bổ sung tài liệu vào các trung tâm lưu trữ tỉnh - thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ********************************** TRẦN QUANG HỒNG BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ TỈNH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC MÃ SỐ: 5.10.02 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. VƢƠNG ĐÌNH QUYỀN HÀ NỘI – 2002 MỤC LỤC Trang Lời nói đầu Chƣơng 1. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nƣớc cấp tỉnh - Nguồn tài liệu chủ yếu bổ sung cho Trung tâm lƣu trữ tỉnh 1.1. Khái niệm về bổ sung tài liệu. 1.1.1. Khái niệm 1.1.2. Ý nghĩa của công tác bổ sung tài liệu 1.2. Khái quát về tổ chức bộ máy Nhà nƣớc cấp tỉnh. 1.3. Sự hình thành tài liệu trong hoạt động của các cơ quan Nhà nƣớc cấp tỉnh. 1.4. Những quy định của Nhà nƣớc về bổ sung tài liệu 1.5. Khái quát về Trung tâm lƣu trữ tỉnh. Chƣơng 2. Thực trạng công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lƣu trữ tỉnh 2.1. Thực trạng về tổ chức bảo quản tài liệu lƣu trữ tại các cơ quan cấp tỉnh. 2.1.1. Tình hình tài liệu lưu trữ tại các cơ quan cấp tỉnh 2.1.2. Tình hình kho tàng, trang thiết bị bảo quản 2.2. Thực trạng công tác bổ sung tài liệu tại các Trung tâm lƣu trữ tỉnh. Những quy định, hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ tỉnh đối với công tác bổ sung tài liệu. Tình hình bổ sung tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ tỉnh hiện nay. Chƣơng 3. Những giải pháp trong công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lƣu trữ tỉnh 3.1. Đối với các cơ quan quản lý vĩ mô về công tác lƣu trữ. 3.2. Đối với Uỷ ban nhân dân tỉnh và Trung tâm lƣu trữ tỉnh. 3.3. Đối với các cơ quan là nguồn nộp lƣu. Kết luận Phụ lục Mục lục tài liệu tham khảo 2 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT HĐND : Hội đồng nhân dân PTTH : Phổ thông trung học TTLT : Trung tâm lưu trữ UBND : Uỷ ban nhân dân UB KC-HC : Uỷ ban Kháng chiến - Hành chính UBHC : Uỷ ban Hành chính 3 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Mục đích ý nghĩa của đề tài Ngay sau khi nhân dân ta giành được chính quyền, Nhà nước Dân chủ cộng hoà non trẻ ra đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh với sự quan tâm sâu sắc đối với công tác lưu trữ đã ra bản Thông đạt số 1C/VP ngày 03.01.1946 gửi các vị Bộ trưởng Chính phủ, trong đó Hồ Chủ tịch khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”, và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hồ sơ tài liệu lưu trữ, “những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ”[54/373]. Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam (1986) đã xác định: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia”[50/80] là nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước ta nói chung và của ngành Lưu trữ nói riêng. Nhiệm vụ này đòi hỏi ngành Lưu trữ phải cố gắng không ngừng trong quá trình đổi mới và hoàn thiện công tác của mình. Đặc biệt, ở đây chúng tôi muốn nhấn mạnh tới công tác thu thập, bổ sung tài liệu, bởi vì công tác này được thực hiện tốt sẽ có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với riêng ngành Lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành hoạt động khác của xã hội. Trước hết, nhờ thu thập, bổ sung thường xuyên những tài liệu có giá trị mà thành phần Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam ngày càng phong phú và tối ưu hoá. Mặt khác, chính công tác thu thập, bổ sung mới tạo nên cơ sở vật chất cần thiết và vững chắc, bảo đảm cho sự tồn tại và hoạt động có hiệu quả của các kho, trung tâm lưu trữ. Công tác lưu trữ nước ta đang từng bước được củng cố và ngày càng phát triển. Nhiều vấn đề về thực tiễn công tác lưu trữ nói chung và công tác bổ sung tài liệu nói riêng đã và đang được giải quyết. 4 Trong tình hình đất nước đổi mới, công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước bước đầu đạt được những thành quả quan trọng, các cấp, các ngành không ngừng đổi mới và hoàn thiện mình, nhằm bảo đảm thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ được giao. Chính trong quá trình này, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, đơn vị không ngừng tăng lên về số lượng, đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung. Vấn đề hiện nay là cần có sự quản lý tập trung, thống nhất hơn nữa khối tài liệu gia tăng nhanh chóng này, để có thể bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả, đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao của sự phát triển đất nước. Điều 118, Hiến pháp 1992 nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định: "Các đơn vị hành chính của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam được phân định như sau: Nước chia thành tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Tỉnh chia thành huyện, thành phố trực thuộc tỉnh và thị xã; thành phố trực thuộc trung ương chia thành quận, huyện và thị xã...” [16/184]. Như vậy, theo Hiến pháp và luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi, 1994) Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (từ nay gọi chung là Uỷ ban nhân dân tỉnh) là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất ở địa phương thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên mọi mặt hoạt động của đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội... trong phạm vi địa bàn tỉnh. Bên cạnh đó, có hệ thống các cơ quan chuyên môn để thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo lãnh thổ, gọi chung là các sở, ban, ngành. Trong quá trình hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, các cơ quan nhà nước cấp tỉnh đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu. Những tài liệu này phản ánh mọi mặt hoạt động của bộ máy Nhà nước cấp tỉnh trong từng giai đoạn lịch sử nhất định, phản ánh thành quả của các địa phương trong việc thực hiện những chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Chính vì vậy, những tài liệu này có ý nghĩa rất lớn trong phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng của địa phương... Và tài liệu lưu 5 trữ cấp tỉnh cũng chính là bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Nhà nước, cần được tập trung quản lý tốt để hoàn thiện Phông lưu trữ Nhà nước, đồng thời để phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và hoạt động quản lý Nhà nước trên địa bàn tỉnh nói riêng. Thực hiện Chỉ thị 726-TTg ngày 04.9.1997 của Thủ tướng Chính phủ về “tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới” (dưới đây gọi tắt là Chỉ thị 726-TTg) và Thông tư 40-TT/TCCB ngày 24.01.1998 của Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về “hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp” (dưới đây gọi tắt là Thông tư 40), trong những năm gần đây, công tác lưu trữ ở các cơ quan địa phương đã từng bước có những chuyển biến tích cực, ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) đã thành lập Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân tỉnh với chức năng giúp chánh văn phòng và Uỷ ban nhân dân thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh. Những nhiệm vụ chủ yếu của Trung tâm lưu trữ tỉnh là tổ chức thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Lưu trữ Nhà nước; soạn thảo các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trình Văn phòng và Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành và tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó... Đồng thời, Trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện các nhiệm vụ về chuyên môn nghiệp vụ là tập trung quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả khối tài liệu hình thành ở các cơ quan cấp tỉnh. Đây chính là vấn đề cấp thiết hiện nay của các kho, trung tâm lưu trữ nói chung và của các Trung tâm lưu trữ tỉnh nói riêng. Mặc dù vậy, công tác lưu trữ ở các địa phương còn có nhiều điểm yếu. Việc quản lý về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ còn chưa được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc và đồng bộ. Đặc biệt là hoạt động giao nộp, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ còn chưa được thực hiện tốt; tài liệu lưu trữ chưa được tập trung, còn nằm ở các cơ quan, thậm chí ngay trong mỗi một cơ quan, tài liệu lưu trữ vẫn còn nằm rải rác ở các đơn vị, tổ chức... từ đây đã dẫn tới hậu quả 6 không thể tránh khỏi là tài liệu bị hư hỏng, mất mát, thất lạc quá nhiều, không thể phục vụ cho việc nghiên cứu khai thác đạt hiệu quả cao. Đây chính là nguyên nhân làm ảnh hưởng không tốt tới quá trình nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ trước yêu cầu của phát triển đất nước, của nhiệm vụ cải cách nền hành chính quốc gia. Tình trạng này do nhiều nguyên nhân khác nhau, nhưng đặc biệt vẫn là vấn đề thực tiễn của công tác bổ sung tài liệu đối với các Trung tâm lưu trữ tỉnh - những “kho lưu trữ mở” - tiếp tục bổ sung tài liệu của các cơ quan vẫn chưa được giải quyết một cách triệt để. Chính vì vậy, một trong những lĩnh vực của công tác lưu trữ là bổ sung tài liệu của các Trung tâm lưu trữ tỉnh ngày càng trở nên quan trọng và có ý nghĩa hơn bao giờ hết, cần được giải quyết thoả đáng trên cả hai phương diện lý luận và thực tiễn. Từ nhận thức này, chúng tôi chọn đề tài: “Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lƣu trữ tỉnh - Thực trạng và giải pháp" làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành “Lưu trữ học và Tư liệu học” của mình. Qua đề tài này chúng tôi hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý hiểu và quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ của cơ quan mình nói riêng và tới sự nghiệp lưu trữ của nước nhà nói chung. 2. Mục tiêu của đề tài Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được hai mục tiêu cơ bản sau: Một là, đưa ra được một bức tranh khái quát về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ nói chung, bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh nói riêng của các cơ quan trong bộ máy nhà nước cấp tỉnh. Hai là, trên cơ sở thực trạng về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ nêu trên đề xuất những giải pháp, biện pháp tối ưu để các Trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện một cách có hiệu quả nhất công tác bổ sung tài liệu của mình. 3. Đối tƣợng nghiên cứu 7 Để thực hiện đề tài này, về đối tượng nghiên cứu, đó chính là các cơ quan nhà nước cấp tỉnh và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đó, các Trung tâm lưu trữ tỉnh được thành lập theo Thông tư 40. 4. Phạm vi nghiên cứu Về phạm vi nghiên cứu của đề tài là các cơ quan nhà nước cấp tỉnh và chủ yếu là đối với loại hình tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật. Đối với các cơ quan nhà nước cấp tỉnh là nguồn nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh được nghiên cứu trong đề tài này chúng tôi xác định theo tinh thần trong những quy định của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001. Hiện nay, chúng ta chưa có những văn bản quy định, giải thích, hướng dẫn cụ thể về các tổ chức (tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức tôn giáo...) nên trong đề tài này, chúng tôi chỉ đề cập đến các cơ quan nhà nước là: HĐND, UBND, các Sở, Ban, Ngành. Đối với các loại hình tài liệu, chúng tôi chỉ giới hạn trong tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật, bởi chúng là những loại hình tài liệu chủ yếu, có khối lượng lớn và đầy đủ hơn những loại hình tài liệu khác như tài liệu ghi âm, tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh... 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu áp dụng trong quá trình thực hiện đề tài trước hết phải kể đến là phương pháp luận của Chủ nghĩa Mac - Lenin: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và Chủ nghĩa duy vật lịch sử; phương pháp luận của lưu trữ học, đó là các nguyên tắc: nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Đồng thời, trong quá trình nghiên cứu, một số phương pháp nghiên cứu khác như: phương pháp lịch sử và logic cũng được chúng tôi vận dụng khi nghiên cứu tình hình tổ chức và phát triển của công tác lưu trữ và các kho, trung tâm lưu trữ. Đặc biệt trong quá trình nghiên cứu, thực hiện đề tài, phương pháp điều tra, khảo sát được chúng tôi hết sức coi trọng. Phương pháp này giúp nắm 8 hiểu được đầy đủ tình hình thực tế, thu thập và xử lý được nhiều thông tin cần thiết mà từ các nguồn tư liệu, tài liệu khác không hoặc chưa đề cập tới. 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Do tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác bổ sung tài liệu, nên từ trước tới nay xung quanh vấn đề bổ sung tài liệu đã có nhiều giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, khoá luận tốt nghiệp, bài viết, bài nghiên cứu đi sâu và khai thác lĩnh vực này trên phương diện lý luận và thực tiễn. Về lý luận chung: công tác bổ sung tài liệu đã được đề cập đến trong các cuốn giáo trình về chuyên ngành lưu trữ, như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (Vương Đình Quyền - Chủ biên)... Tiếp đó là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung vào nghiên cứu, giải quyết từng khía cạnh, vấn đề cụ thể thuộc lĩnh vực bổ sung tài liệu. Các đề tài cấp ngành đó là: “Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” - Vương Đình Quyền (Chủ nhiệm); “Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lý Nhà nước thời kỳ DCND và XHCN để lựa chọn bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia” Dương Văn Khảm (Chủ nhiệm); “Những cơ sở khoa học xác định nguồn bổ sung và thành phần tài liệu ảnh để Nhà nước quản lý” - Lã Thị Hồng (Chủ nhiệm); “Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia Việt Nam” - Nguyễn Cảnh Đương (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh” - Nguyễn Quang Lệ (Chủ nhiệm)... Một số khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ (thuộc Khoa Lịch sử trước đây và Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hiện nay) cũng đã bước đầu đi vào tìm hiểu, giải quyết một số vấn đề cụ thể của công tác bổ sung tài liệu. Như các khoá luận: “Bước đầu tìm hiểu các tiêu chuẩn cơ quan là nguồn bổ sung tài liệu quản lý Nhà nước vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” Hoàng Thị Thu Hương; “Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội với công tác thu thập tài liệu văn kiện 1962 - 1982” - Nguyễn Minh Hằng; “Vấn đề bổ sung tài 9 liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh Hà Tây - Thực trạng và giải pháp” - Trịnh Ngọc Hùng; “Nguồn tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” - Đào Đức Thuận... Nhưng những khoá luận tốt nghiệp này mới chỉ giải quyết những vấn đề đặt ra dưới mức độ là tìm hiểu và đặt trong một phạm vi nghiên cứu rất nhỏ hẹp. Ngoài ra, về lĩnh vực bổ sung tài liệu còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu khác trên các sách báo, tạp chí chuyên ngành. Những vấn đề, khía cạnh mà các đề tài nghiên cứu khoa học, khoá luận tốt nghiệp, các bài viết, bài nghiên cứu đề cập tương đối là nhiều và khá cụ thể, nhưng nhìn chung mới chỉ dừng lại ở một số vấn đề mang tính lý luận chung hay giải quyết vấn đề cụ thể như xác định về nguồn bổ sung tài liệu, chứ chưa có một đề tài, bài viết nào đi sâu nghiên cứu về tài liệu hình thành trong cơ quan nhà nước, khắc họa được một bức tranh khái quát về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở cấp tỉnh (ở đây chúng tôi muốn nhấn mạnh hơn nữa đến công tác bổ sung tài liệu) để từ đó đề ra những giải pháp hữu hiệu cho công tác này. 7. Nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo Để thực hiện đề tài này, tôi đã thu thập, sử dụng những nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo sau: - Tài liệu mang tính chất phương pháp luận, gồm: sách kinh điển, sách lý luận như: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, - Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, - Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh như: Hiến pháp, Luật Tổ chức HĐND và UBND, lịch sử địa phương, lịch sử ngành.... - Tài liệu chỉ đạo, quy định về công tác lưu trữ của địa phương; tài liệu phản ánh về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các tỉnh... 8. Đóng góp của luận văn 10 Một là, bằng khảo sát thực tiễn và nghiên cứu tổng hợp nhiều nguồn tư liệu, luận văn đã khắc họa được tình hình công tác lưu trữ nói chung, bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ nói riêng của các tỉnh. Hai là, đề ra được các giải pháp nhằm tập trung quản lý thống nhất tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước cấp tỉnh thuộc nguồn bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. 9. Bố cục của luận văn Đề tài ngoài Phần mở đầu và Kết luận, nội dung chính được chia làm 3 chương: Chƣơng 1. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nƣớc cấp tỉnh - Nguồn bổ sung chủ yếu cho Trung tâm lƣu trữ tỉnh. Đây là chương dẫn luận, trong đó sẽ đề cập tới khái niệm về bổ sung tài liệu; những quy định của Nhà nước về bổ sung tài liệu; khái quát về bộ máy Nhà nước cấp tỉnh và Trung tâm lưu trữ tỉnh; sự hình thành tài liệu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước cấp tỉnh. Chƣơng 2. Thực trạng công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lƣu trữ tỉnh. Đây là chương quan trọng nhất của đề tài. Trong chương này chúng tôi sẽ đưa ra bức tranh khái quát về công tác lưu trữ của tỉnh (thực trạng về tổ chức khoa học, bảo quản tài liệu lưu trữ, đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ của các cơ quan cấp tỉnh; thực trạng công tác bổ sung tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ tỉnh...). Chƣơng 3. Những giải pháp trong công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lƣu trữ tỉnh Đây là chương đề xuất những giải pháp đối với các cơ quan quản lý vĩ mô về công tác lưu trữ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, Trung tâm lưu trữ tỉnh và các cơ quan là nguồn nộp lưu trong công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh. 11 Ngoài ra, trong luận văn của chúng tôi còn có phần Phụ lục gồm một số văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác bổ sung tài liệu và bảng thống kê tổng hợp về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ của các Trung tâm lưu trữ tỉnh. Trong quá trình thực hiện luận văn này, chúng tôi đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc khảo sát, khai thác tư liệu, tài liệu. Bởi vì, phạm vi nghiên cứu rộng đã không cho phép chúng tôi có điều kiện thời gian và vật chất để khảo sát trực tiếp được ở tất các địa phương; nhiều văn bản đang còn trong giai đoạn hiện hành không được phép khai thác... Bên cạnh những khó khăn khách quan, về mặt chủ quan, trình độ của bản thân còn nhiều hạn chế. Nên mặc dù đã rất cố gắng song luận văn này chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót nhất định. Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các bạn đồng nghiệp và những người quan tâm để luận văn đạt chất lượng tốt hơn. Để hoàn thành bản luận văn này, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, cơ quan nơi chúng tôi đến khai thác tư liệu, tài liệu, khảo sát tình hình như: Cục Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm lưu trữ các tỉnh: Hà Nội, Hà Tây, Nghệ An, Thái Nguyên, Tuyên Quang…. Đặc biệt, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của Thầy giáo hướng dẫn - Phó Giáo sư, Nhà giáo Ưu tú Vương Đình Quyền trong suốt quá trình thực hiện luận văn này. Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới Thầy giáo hướng dẫn và những người đã giúp đỡ, động viên tôi hoàn thành luận văn này. Hà Nội, tháng 10 năm 2002 Tác giả 12 Chƣơng 1. TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP TỈNH - NGUỒN BỔ SUNG CHỦ YẾU CHO TRUNG TÂM LƢU TRỮ TỈNH 1.1. Khái niệm và ý nghĩa của công tác bổ sung tài liệu 1.1.1.Khái niệm Trong quá trình hoạt động, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu khá lớn, trong đó có rất nhiều tài liệu có giá trị, ý nghĩa về nhiều mặt cần được bổ sung vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ để phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài và làm cho thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày càng hoàn thiện. Khái niệm "Bổ sung tài liệu" được định nghĩa trong Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ như sau: "Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định" [07/130]. Như vậy, công tác bổ sung tài liệu ở đây chính là căn cứ vào những quy định của Nhà nước để tiến hành thu nộp tài liệu vào các lưu trữ khác nhau. Bổ sung tài liệu là công tác liên quan đến quá trình hoàn thiện không ngừng thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và được thực hiện dựa vào sự bố trí mạng lưới các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ trong cả nước. Bổ sung tài liệu còn bao gồm cả công tác nghiên cứu các biện pháp để tổ chức giao nộp một cách chủ động, hợp lý và khoa học các tài liệu cho các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ. Nội dung của công tác bổ sung tài liệu ở đây bao hàm ý nghĩa là xác định và thu nhận tài liệu từ các nguồn khác nhau và bổ sung vào lưu trữ, tức là bổ sung các thành phần tài liệu có giá trị từ các cơ quan là nguồn nộp lưu vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ. Bổ sung tài liệu là một trong những khâu quan trọng của công tác lưu trữ, bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây: 13 Một là, xác định nguồn bổ sung cho mỗi phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ. Hai là, xác định thành phần nội dung tài liệu cần nộp vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo phạm vi và quyền hạn được Nhà nước quy định. Ba là, quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức việc chuyển giao tài liệu theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ. Bốn là, phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ cũng như trong toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc. Để thực hiện một cách tốt nhất những nội dung này, ngoài việc nghiên cứu lý luận thì việc xây dựng lý luận và những biện pháp nghiệp vụ cần thiết đồng thời chỉ đạo việc áp dụng những biện pháp đó vào thực tế cũng rất quan trọng. Nhiệm vụ nghiên cứu lý luận nhằm mục đích xác định được những nguyên tắc cơ bản của quá trình bổ sung và phân bổ tài liệu theo mạng lưới các kho lưu trữ, chỉ rõ mối quan hệ giữa công tác bổ sung với các công tác khác và khả năng áp dụng các phương pháp mới vào lĩnh vực này. Trong giai đoạn hiện nay, khi giải quyết nhiệm vụ bổ sung tài liệu, các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ không thể không chú ý đến những thành tựu mới của một số ngành khoa học có liên quan đến sự phát triển của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật mà đặc điểm của nó được phản ánh rất rõ vào quá trình hình thành các loại tài liệu mới như tài liệu điện tử... Chúng ta cần phải tính đến các loại tài liệu được chế tác theo phương pháp hiện đại, đến khả năng truyền đạt thông tin, đến việc tổ chức hệ thống công cụ tra cứu, công tác tổ chức bảo quản để bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ một cách hợp lý, đảm bảo tính khoa học và kinh tế. Đây cũng chính là một yêu cầu mang tính thực tiễn. Nó liên quan đến nhiều khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ nói chung, đặc biệt là khâu xác định giá trị tài liệu. Có thể nói rằng, công tác bổ sung tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ có liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ, đặc biệt là việc xác định giá trị tài liệu và phân loại tài liệu. Tuy không phải mọi nghiệp vụ lưu trữ đều chịu ảnh hưởng của công tác bổ sung 14 tài liệu một cách giống nhau, nhưng nhìn chung nếu việc bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt thì các nghiệp vụ có liên quan trực tiếp không thể có kết quả cao và hiệu quả của công tác lưu trữ nói chung sẽ bị hạn chế. Xung quanh việc bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cần tìm hiểu và làm rõ thêm một số khái niệm có liên quan đó là: nguồn bổ sung tài liệu và nguồn tài liệu bổ sung, khu vực thẩm quyền lưu trữ. Từ điển Lưu trữ Việt Nam đã định nghĩa khái niệm "Nguồn bổ sung tài liệu” như sau: "Nguồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp tài liệu vào một lưu trữ nào đó do Nhà nước quy định" [45/18]. Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04.04.2001 quy định: Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân nhân, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu có giá trị về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ... (Điều 1, Khoản 3, Điều 2) [35/01,02]. Như vậy, nguồn bổ sung tài liệu chính là từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân nêu trên có những tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam - nguồn bổ sung tài liệu vào phông lưu trữ Nhà nước (khác với nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan). Cần phân biệt giữa hai khái niệm "Nguồn bổ sung tài liệu" và khái niệm "Nguồn tài liệu bổ sung". Nguồn tài liệu bổ sung có nghĩa là những tài liệu đó sẽ thu từ đâu và thành phần tài liệu cần được thu. Đối với các lưu trữ, nhất là các lưu trữ bảo quản cố định tài liệu, muốn công tác bổ sung được thuận lợi và thu được về đây đủ những tài liệu có giá trị thì trước hết phải xác định được nguồn bổ sung tài liệu một cách đầy đủ và chính xác, nghĩa là phải xác định được những cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nào thuộc diện giao nộp tài liệu vào phòng, kho hoặc trung tâm lưu trữ của mình. Mặt khác, để xác định được nguồn bổ sung, trước hết cần phải xác định rõ "phạm vi thu thập tài liệu" hay "khu vực thẩm quyền". 15 "Khu vực thẩm quyền" lưu trữ là một khái niệm chỉ phạm vi tổ chức lưu trữ trong mạng lưới lưu trữ được phân cấp, phân quyền bổ sung và bảo quản tài liệu lưu trữ. Khu vực thẩm quyền đồng thời chỉ nguyên tắc tổ chức lưu trữ có tính chất pháp lý. Ví dụ ở tỉnh: tài liệu của các cơ quan trực thuộc Trung ương như các Chi cục (Kiểm lâm, thuế...) có thuộc thẩm quyền bổ sung tài liệu của Trung tâm lưu trữ tỉnh? Việc quy định rõ khu vực thẩm quyền sẽ tránh được tình trạng phức tạp thường xảy ra giữa các cơ quan lưu trữ (Đảng và Nhà nước, trung ương và địa phương) trong quá trình bổ sung tài liệu của mình như: tài liệu của một cơ quan lại có nhiều cơ quan lưu trữ đến thu hoặc có cơ quan tài liệu lại bị bỏ sót không có có quan lưu trữ nào đến thu nhận. Khu vực thẩm quyền của một kho, trung tâm lưu trữ là toàn bộ các cơ quan, đơn vị, tổ chức ở một khu vực địa lý nhất định có tài liệu lưu trữ cần nộp vào kho hoặc trung tâm lưu trữ đó theo quy định của Nhà nước. Việc xác định khu vực thẩm quyền của các lưu trữ ở đây hoàn toàn không phải là áp đặt theo cơ chế quản lý hành chính mà phải xét theo góc độ chức năng, nhiệm vụ của các kho, trung tâm lưu trữ và ý nghĩa của tài liệu. Từ những lý luận trên và qua các văn bản quy định của Nhà nước, thì khu vực thẩm quyền của các Trung tâm lưu trữ tỉnh là các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân nhân, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu... ở cấp tỉnh, như: Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các sở, ban, ngành... Như vậy, vấn đề bổ sung hợp lý tài liệu vào các lưu trữ Nhà nước, mà trước hết là việc xác định phạm vi các cơ quan, đơn vị phải nộp trực tiếp tài liệu cho lưu trữ Nhà nước có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn hết sức sâu sắc, trên cơ sở khu vực thẩm quyền để xác định nguồn bổ sung tài liệu. 1.1.2. Ý nghĩa của công tác bổ sung tài liệu Có thể khẳng định rằng, công tác bổ sung tài liệu chính là một trong những khâu quan trọng của công tác lưu trữ. Khi công tác bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ được thực hiện một cách triệt để, có hiệu quả cao thì không những nó chỉ có ý nghĩa đối với bản thân sự phát triển của công tác lưu trữ mà nó còn mang đến nhiều ý nghĩa quan trọng khác. Xét 16 trong phạm vi một phông lưu trữ hay trên bình diện rộng lớn hơn là nếu thành phần Phông lưu trữ Quốc gia không ngừng được bổ sung những tài liệu có giá trị thì khả năng sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ được mở rộng: chúng sẽ có ý nghĩa không chỉ cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn tạo nên một cơ sở sử liệu tốt để nghiên cứu lịch sử trong tương lai. Đối với bản thân sự phát triển của công tác lưu trữ, có thể nói rằng, bổ sung tài liệu nhằm bảo quản tập trung thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ. Như trên đã trình bày, công tác bổ sung tài liệu có liên quan mật thiết đến nhiều khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ: có thể kết hợp công tác bổ sung tài liệu với công tác phân loại tài liệu, thống kê tài liệu và đặc biệt là với công tác xác định giá trị tài liệu. Vì bổ sung tài liệu trước hết cần phải lựa chọn tài liệu, nếu bổ sung tài liệu mà không lựa chọn thì tài liệu được đưa vào bảo quản tập trung tại các kho, trung tâm lưu trữ sẽ là một mớ hỗn độn, lẫn lộn giữa tài liệu có giá trị và tài liệu không có giá trị. Dựa vào kết quả chính xác của công tác thống kê tài liệu các phòng, kho, trung tâm lưu trữ có thể xác định được phương hướng để bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc bị hư hỏng... Khi tiến hành bổ sung tài liệu chúng ta phải tính đến khả năng sử dụng chúng vào thực tế, ngoài ra cần phải tính đến những tác động của khoa học kỹ thuật vào việc truyền đạt thông tin, cũng như vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu. Hay nói cách khác, khi tiến hành bổ sung tài liệu cần chú ý đến các vật liệu và kỹ thuật làm ra tài liệu, từ đó áp dụng các biện pháp bảo quản, sử dụng thích hợp. Một khía cạnh quan trọng khác là, bổ sung tài liệu phải được tiến hành trên cơ sở các quy định của Nhà nước và sự hướng dẫn của các cơ quan quản lý lưu trữ, theo các nguyên tắc và biện pháp cần thiết. Nó đảm bảo tập trung thống nhất quản lý tài liệu tại các kho, trung tâm lưu trữ và phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của đời sống xã hội. Nhờ được bổ sung tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau mà thành phần tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ luôn được mở rộng, hoàn thiện và từ đó mở rộng không ngừng khả năng hoạt động của các kho, trung tâm lưu trữ trên thực tế. 17 Như vậy, để giải quyết tốt được nhiệm vụ bổ sung tài liệu vào các lưu trữ thì cần phải có một cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, các khâu nghiệp vụ khác có liên quan phải được giải quyết một cách đồng bộ cộng với sự chuẩn bị một cách vững chắc cơ sở vật chất và nhân lực cho công tác đó. Khi công tác bổ sung tài liệu được giải quyết tốt sẽ có những tác động tích cực ngược trở lại tới các khâu nghiệp vụ lưu trữ có liên quan nói riêng và thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung. 1.2. Khái quát về tổ chức bộ máy Nhà nƣớc cấp tỉnh 1.2.1. Vài nét về cơ quan Nhà nƣớc Nhà nước là một tổ chức quyền lực văn minh nhất của xã hội loài người. Hoạt động của nhà nước được thể hiện bằng các hoạt động của các bộ phận cấu thành. Các bộ phận cấu thành ấy được gọi là các cơ quan nhà nước. "Cơ quan nhà nước là một bộ phận cấu thành nhà nước bao gồm nhiều người, hoặc một người thay mặt nhà nước đảm nhiệm một phần hay một công việc (nhiệm vụ), hoặc tham gia các chức năng của nhà nước" [11/224]. Trong tổ chức và hoạt động với tư cách là các bộ phận cấu thành nhà nước, các cơ quan nhà nước có mối quan hệ gắn bó, liên quan chặt chẽ với nhau. Về mặt tổ chức, việc thành lập ra một cơ quan nhà nước nào đó là kết quả hoạt động của một cơ quan nhà nước khác có liên quan và kết quả hoạt động của một cơ quan nào đó thường cũng là cơ sở để phát sinh một hoạt động tiếp theo của một cơ quan nhà nước khác. Chính những mối quan hệ này tạo nên sự trực thuộc trên dưới giữa các cơ quan nhà nước với nhau. Mỗi cơ quan nhà nước đảm nhiệm thực hiện một nhiệm vụ, một chức năng nào đó của nhà nước, được nhà nước quy định một lĩnh vực hoạt động riêng biệt với những quyền hạn và trách nhiệm nhất định, không một cơ quan nhà nước nào được phép vượt ra ngoài phạm vi được nhà nước cho phép. Để cho hoạt động của nhà nước được thống nhất và đạt hiệu quả cao, các mối quan hệ của các cơ quan nhà nước phải ăn khớp, nhịp nhàng với nhau. "Các bộ phận cấu thành của nhà nước (các cơ quan nhà nước) nằm trong mối quan hệ mật thiết với nhau hợp thành bộ máy nhà nước" [11/225]. 18 So với các tổ chức xã hội khác, hoạt động của nhà nước là một hoạt động phức tạp. Nó phải bao hàm hết mọi hoạt động của con người và của cả xã hội kể cả trong lĩnh vực tự nhiên. Để hoàn thành được chức năng, nhiệm vụ của mình, nhà nước phải tổ chức ra nhiều cơ quan. Người ta phân loại những cơ quan nhà nước khác nhau theo các cách khác nhau phụ thuộc từng tiêu chuẩn đặt ra (theo nhiệm vụ, chức năng phải đảm nhiệm và theo cơ cấu hành chính - lãnh thổ từ trung ương đến địa phương). Căn cứ vào phạm vi hành chính - lãnh thổ hoạt động các cơ quan nhà nước được chia thành hai loại: Loại thứ nhất gồm các cơ quan nhà nước mà phạm vi hoạt động của chúng bao trùm lên toàn lãnh thổ Việt Nam. Hoạt động của các cơ quan này làm cơ sở cho hoạt động của các cơ quan nhà nước khác. Các cơ quan này được gọi là các cơ quan nhà nước trung ương. Các cơ quan nhà nước trung ương gồm có: Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ; các bộ, các cơ quan ngang bộ... Loại thứ hai gồm các cơ quan nhà nước mà phạm vi hoạt động của chúng giới hạn trong phạm vi lãnh thổ địa phương được gọi là các cơ quan nhà nước ở địa phương. Đó là các Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các sở, ban, ngành trực thuộc Uỷ ban nhân dân, các toà án nhân dân địa phương... Ngoài những cơ quan trực thuộc địa phương, trên lãnh thổ địa phương còn có nhiều cơ quan nhà nước không trực thuộc sự lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân địa phương, nhưng phạm vi hoạt động của chúng chỉ được giới hạn trong phạm vi lãnh thổ địa phương (Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, huyện; các Chi cục, phân ban của các bộ, ban ngành trung ương đó ở các địa phương như Chi cục thuế, kho bạc...). Những cơ quan này cũng thuộc loại thứ hai, là những cơ quan nhà nước ở địa phương. 1.2.2. Hệ thống các cơ quan nhà nƣớc cấp tỉnh. Việc nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức bộ máy nhà nước và các cơ quan nhà nước nói chung và hệ thống các cơ quan nhà nước cấp tỉnh nói riêng cho chúng ta cái nhìn bao quát về tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, qua đó thấy rõ được vị trí, vai trò và chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của từng loại cơ 19 quan trong bộ máy nhà nước cấp tỉnh, đồng thời xác định được chính xác nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh. Theo Hiến pháp và Luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi, 1994) đơn vị hành chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là đơn vị hành chính lớn nhất, có hệ thống các cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan quản lý để thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo lãnh thổ, đó là một tổ chức hoàn thiện. Cũng theo Hiến pháp, hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước được Quốc hội và Hội đồng nhân dân cùng cấp lập ra để chuyên thực hiện một loại hoạt động đặc biệt của nhà nước là hoạt động chấp hành và điều hành trong mọi lĩnh vực: hành chính - chính trị, kinh tế, văn hoá - xã hội. Ở cấp tỉnh, hệ thống cơ quan nhà nước gồm có các cơ quan sau đây: 1.2.2.1. Hội đồng nhân dân tỉnh - Cơ quan quyền lực Nhà nước ở địa phương. Để tổ chức và hoạt động của toàn bộ nhà nước xã hội chủ nghĩa đảm bảo được nguyên tắc quyền lực thuộc về nhân dân, các cơ quan đại biểu của nhân dân do nhân dân trực tiếp bầu ra không những chỉ được tổ chức ở cấp trung ương, mà còn được tổ chức ở cấp địa phương. Theo pháp luật hiện hành thì tổ chức hành chính nhà nước cấp tỉnh là đơn vị hành chính lớn nhất ở địa phương và là một tổ chức tương đối hoàn chỉnh gồm có Hội đồng nhân dân (sau đây viết tắt là HĐND) và Uỷ ban nhân dân (sau đây viết tắt là UBND) cùng với các bộ phận cấu thành khác như Thường trực Hội đồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân và các cơ quan chuyên môn của Uỷ ban nhân dân. Điều 119, Hiến pháp 1992 quy định: “Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên” [16/185]. HĐND cấp tỉnh, với tư cách là cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất ở địa phương, được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Căn cứ và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và xuất phát từ lợi ích chung của đất nước, của nhân dân địa phương, HĐND: 20