Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Giáo dục - Đào tạo Cao đẳng - Đại học Các giải pháp đảm bảo tiến độ triển khai 3g giai đoạn ii tại trung tâm vt1 – evn...

Tài liệu Các giải pháp đảm bảo tiến độ triển khai 3g giai đoạn ii tại trung tâm vt1 – evn telecom

.PDF
113
455
102

Mô tả:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI --------------------------------------Hoàng Ngọc Chuyên CÁC GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI 3G GIAI ĐOẠN II TẠI TRUNG TÂM VT1 - EVNTELECOM Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐẶNG VŨ TÙNG Hà Nội - 2012 Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan : Những nội dung trong Luận văn này là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của thầy giáo TS. Đặng Vũ Tùng. Mọi tham khảo dùng trong luận văn đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian và địa điểm công bố. Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Học viên thực hiện Hoàng Ngọc Chuyên Giảng viên hướng dẫn 2 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chương trình cao học và viết Luận văn này, tôi đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ và đóng góp nhiệt tình của quý thầy cô Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. Trước tiên, tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến thầy giáo, Tiến sĩ Đặng Vũ Tùng, người đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện Luận văn tốt nghiệp. Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến những thầy cô giáo đã dạy tôi trong 3 kỳ học của lớp Cao học QTKD-TT1 khóa 2009 vừa qua, những kiến thức trên giảng đường đã giúp ích tôi rất nhiều trong quá trình làm Luận văn và sẽ là hành trang giúp tôi vững bước trong tương lai. Mặc dù tôi đã có nhiều cố gắng hoàn thiện Luận văn, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những đóng góp quý báu của quý thầy cô và bạn bè. Hà Nội, tháng10 năm 2012 Học viên Hoàng Ngọc Chuyên Giảng viên hướng dẫn 3 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................... 2 MỤC LỤC ..................................................................................................... 4 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC TỪ VIẾT TẮT ..................................... 6 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU ................................................................... 7 DANH MỤC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ .................................................................. 9 MỞ ĐẦU ..................................................................................................... 10 CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN ............................................................................................................... 13 1.1 Tổng quan về dự án ............................................................................ 13 1.1.1 Khái niệm dự án .......................................................................... 13 1.1.2 Một số nét đặc trưng cơ bản của dự án......................................... 13 1.2 Khái niệm quản lý dự án..................................................................... 15 1.2.1 Định nghĩa quản lý dự án............................................................. 15 1.2.2 Tác dụng của quán lý dự án ......................................................... 18 1.2.3 Nội dung của quản lý dự án ......................................................... 19 1.2.4 Quản lý tiến độ dự án................................................................... 24 1.3 Các công cụ quản lý tiến độ dự án ...................................................... 24 1.3.1 Sơ đồ mạng ADM........................................................................ 24 1.3.2 Kỹ thuật tổng quan đánh giá dự án PERT và phương pháp đường găng CPM ............................................................................................ 28 1.3.3 Phương pháp biểu đồ GANTT ..................................................... 34 1.3.4 Lập tiến độ dự án và lập kế hoạch kiểm soát dự án ...................... 36 CHƯƠNG II –QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI 3G GIAI ĐOẠN II TẠI TRUNG TÂM VT1 – EVN TELECOM....................................................... 43 2.1 Giới thiệu về công ty EVN Tel và trung tâm VT1 .............................. 43 2.1.1 Giới thiệu về công ty Thông tin viễn thông Điện Lực (EVN Telecom) .............................................................................................. 43 2.1.2 Trung tâm Viễn thông Điện Lực Miền Bắc (VT1) ....................... 46 2.2 Qui trình triển khai 3G của trung tâm VT1 ......................................... 49 2.2.1 Tổng quan về mạng 3G (Third-Generation Technology) ............. 49 2.2.2 Các công tác trong việc triển khai lắp đặt một trạm 3G................ 51 2.2.2 Mục tiêu triển khai 3G giai đoạn II của Trung tâm VT1 .............. 52 2.3 Công tác quản lý dự án tại Trung tâm VT1 ......................................... 54 2.4 Thực trạng tiến độ dự án triển khai 3G giai đoạn 2 ............................. 66 2.4.1 Tiến độ triển khai 3G đến cuối tháng 2/2011 ............................... 66 2.4.2 Tiến độ triển khai 3G đến cuối tháng 12/2011 ............................. 68 2.5 Phân tích tiến độ của dự án ................................................................. 69 2.5.1 Đánh giá tiến độ chung của dự án ................................................ 69 2.5.2 Một số đặc điểm của tiến độ dự án............................................... 72 Giảng viên hướng dẫn 4 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý 2.5.2 Mộ số nguyên nhân gây chậm tiến độ .......................................... 73 CHƯƠNG 3 – BÀI HỌC KINH NGHIỆM VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI 3G ............................................................... 83 3.1 Sự cần thiết, cơ sở và vai trò của các giải pháp ................................... 83 3.2 Một số giải pháp nhằm đảm bảo tiến độ triển khai 3G ........................ 84 3.2.1 Giải pháp về phân bổ nhân lực......................................................... 84 3.2.2 Giải pháp khắc phục sự phản đối của dân ........................................ 86 3.2.3 Giải pháp giảm tỷ lệ trạm lắp đặt sai thiết kế kỹ thuật...................... 88 3.2.4 Giải pháp nhằm đảm bảo về cơ sở hạ tầng nhà trạm ........................ 91 3.2.5 Giải pháp tiếp nhận vật tư, thiết bị lắp đặt........................................ 93 3.2.6 Giải pháp nâng cao tính linh động trong việc cấp kinh phí cho nhân viên của Trung tâm VT1 tham gia triển khai 3G....................................... 96 KẾT LUẬN.................................................................................................. 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 101 PHỤ LỤC .................................................................................................. 102 Giảng viên hướng dẫn 5 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt 1 3G 2 ADM 3 4 AOA CCM 5 CCPM 6 7 8 9 CPM ĐL HN HDLD MPM 10 PDM 11 12 P.KT QLDA 3G Giảng viên hướng dẫn Tên tiếng Anh Third-Generation Technology Arrow Diagramming Method Activitis On Arrow Critical Chain Method Dịch nghĩa Công nghệ truyền thông thế hệ thứ 3 Phương pháp sơ đồ mạng mũi tên Công việc trên mũi tên Sơ đồ mạng dây chuyền công tác Critical Chain Project Sơ đồ mạng theo dây Management chuyền găng Critical Path Method Phương pháp đường găng Điện lực Thành phố Hà Nội Hợp đồng lao động Metra Potential Phương pháp tiềm lực Method Metra Precedence Diagram Phương pháp sơ đồ mạng Method theo quan hệ Phòng Kỹ thuật Ban quản lý dự án 3G 6 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý DANH M C CÁC B NG BI U Bảng 1.1: Các mức đánh giá ảnh hưởng của rủi ro đối với cá mục tiêu của dự án ....................................................................................................... 39 Bảng 2.1: Số lượng nhân sự của các Phòng/ Ban trong Trung tâm VT1 cập nhật tháng 7/2011 48 Bảng 2.2: Số lượng các trạm 3G cần triển khai tại các Quận thuộc Hà Nội.. 53 Bảng 2.3: Bảng phân bổ các Quận/ Huyện cần triển khai 3G cho các Công ty con của Nhà thầu lắp đặt .................................................................... 58 Bảng 2.4: Bảng số lượng trạm 3G cần lắp đặt của các Công ty con.............. 59 Bảng 2.5: Bảng số lượng các đội Lắp đặt và đội Cấu hình & phát sóng 3G của các Công ty con.................................................................................. 59 Bảng 2.6: Bảng danh sách các tổ trong Ban Quản lý dự án 3G .................... 60 Bảng 2.7: Bảng số lượng người của các Tổ Công tác 3G tại các Trung tâm Điện lực Quận/ Huyện........................................................................ 60 Bảng 2.8: Bảng số lượng trạm 3G đã thực hiện các hạng mục công việc ..... 66 Bảng 2.9: Bảng số lượng các trạm 3G dừng không lắp đặt theo từng Quận/Huyện ....................................................................................... 70 Bảng 2.10: Bảng tóm tắt tiến độ 3G giai đoạn 2 của Điện lực Hà Nội đến ngày 25/12/2011................................................................................. 70 Bảng 2.11: Bảng số lận Chuyển hàng chậm so với kế hoạch của các Quận/ Huyện................................................................................................. 74 Bảng 2.12: Bảng danh sách các trạm 3G không thiết lập được tuyến cáp quang vào nhà trạm ............................................................................ 75 Bảng 2.13: Bảng danh sách các trạm 3G không đưa được cáp lên đài trạm để hàn nối do dân phản đối ..................................................................... 76 Bảng 2.14: Bảng danh sách các Node B không đưa được cáp lên đài trạm để hàn nối do không liên hệ được với chủ nhà ........................................ 77 Bảng 2.15: Bảng số lượng trạm không thực hiện Thông truyền dẫn được do chưa đo cáp quang.............................................................................. 79 Bảng 2.16: Bảng sô lượng trạm lắp đặt sai quy chuẩn thiết kế kỹ thuật........ 80 Bảng 2.17: Bảng sô lượng trạm bị thiếu thiết bị vật tư ................................. 81 Bảng 2.18: Bảng số lượng các trạm 3G tạm dừng do không biết thực hiện theo chỉ thị của bên nào ...................................................................... 81 Bảng 3.1: Bảng sô lượng nhân lực của Tổ Công tác 3G tại các Trung tâm Điện lực Quận/ Huyện sau khi thay đổi nhân lực 85 Bảng 3.2: Bảng số lượng trạm không lắp đặt được do dân phản đối............. 87 Bảng 3.3: Bảng chi tiết số lượng trạm lắp sai quy chuẩn thiết kế kỹ thuật.... 88 Bảng 3.4: Bảng số lượng các đội Lắp đặt và đội Cấu hình & phát sóng 3G của các Công ty con.................................................................................. 89 Giảng viên hướng dẫn 7 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý Bảng 3.5: Bảng số lượng nhân sự dự kiến của các bên tham gia khóa đào tạo về Lắp đặt trạm 3G............................................................................. 90 Bảng 3.6: Bảng phân định phạm vi đầu tư giữa EVN Telecom và các Tổng Công ty Điện lực ................................................................................ 92 Bảng 3.7: Bảng số lần Chuyển hàng không có người tiếp nhận của các Quận/ Huyện................................................................................................. 94 Giảng viên hướng dẫn 8 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý DANH MỤC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án................................................................ 16 Hình 1.2: Sơ đồ mạng mũi tên ADM. Công việc ảo (Dummy Task) được thể hiện bằng mũi tên đứt ......................................................................... 25 Hình 1.3: Dự trữ công việc trong sơ đồ mạng ADM và PDM ...................... 27 Hình 1.4: Biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh ................................................... 36 Hình 1.5: Lưu đồ lập tiến độ dự án .............................................................. 37 Hình 1.6: Minh họa phân bổ nguồn lực........................................................ 41 Hình 2.1: Mô hình công ty Thông tin viễn thông Điện lực 43 Hình 2.2: Mô hình tổ chức Trung tâm VT1 cập nhật tháng 7/2011 .............. 47 Hình 2.3: Mô hình mạng tế bào 3G.............................................................. 50 Hình 2.4: Mô hình quản lý dự án 3G của Công ty EVN Telecom ................ 55 Hình 2.5: Mô hình thực hiện triển khai 3G của Nhà thầu lắp đặt ................. 56 Hình 2.6: Mô hình thực hiện triển khai 3G của Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội................................................................................................ 57 Hình 2.7: Giao diện phần mềm web quản lý công việc E-Office.................. 63 Hình 2.8: Biểu mẫu Excel quản lý tiến độ triển khai 3G của Phòng Kỹ thuật – VT1 gửi cho Ban QLDA 3G Công ty ................................................. 63 Hình 2.9: Biểu mẫu Excel quản lý tiến độ triển khai 3G của Nhà thầu gửi cho Phòng Kỹ thuật - VT1 ........................................................................ 64 Hình 2.10: Lưu đồ kiểm soát tiến độ triển khai 3G ...................................... 65 Hình 2.11: Tiến độ triển khai 3G của các Quận nội thành đến cuối T2/2011 67 Hình 2.12: Tiến độ triển khai 3G của các Quận, Huyện ngoại thành đến cuối T2/2011.............................................................................................. 67 Hình 2.13: Biểu đồ % khối lượng công việc đã hoàn thành đến cuối T2/2011 ........................................................................................................... 68 Hình 2.14: Tiến độ triển khai 3G của các Quận nội thành đến cuối T12/2011 ........................................................................................................... 68 Hình 2.15: Tiến độ triển khai 3G của các Quận, Huyện ngoại thành đến cuối T12/2011............................................................................................ 69 Hình 2.16: Biểu đồ % khối lượng công việc đã hoàn thành đến cuối T12/2011 ........................................................................................................... 69 Hình 2.17: Tiến độ trung bình khối lượng các hạng mục công việc ............. 72 Hình 2.18: Tỷ lệ khối lượng công việc chưa thực hiện được so với kế hoạch ........................................................................................................... 73 Giảng viên hướng dẫn 9 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Đầu năm 2010, Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực (EVN Telecom) là một trong những nhà mạng viễn thông tại Việt Nam triển khai lắp đặt mạng Di động Thế hệ thứ 3 (3G) và tham gia kinh doanh các dịch vụ Viễn thông 3G như dịch vụ Thoại có hình, dịch vụ truy cập Internet 3G…Trung tâm viễn thông Điện lực miền Bắc (VT1) thuộc công ty EVN Telecom tham gia triển khai mạng 3G giai đoạn 2 trên khu vực Thành phố Hà Nội. Trong giai đoạn này, các Nhà mạng viễn thông ở Việt Nam như Viettel, MobiFone, Vinaphone cũng đang đẩy nhanh quá trình triển khai lắp đặt trạm 3G song song với việc đẩy nhanh quá trình cung cấp dịch vụ 3G trên toàn quốc để chiếm lĩnh thị phần viễn thông 3G. Nhà mạng nào triển khai 3G nhanh sẽ chiếm ưu thế trong việc chiếm thị phần khách hàng 3G, do đó việc đẩy nhanh tiến độ triển khai lắp đặt trạm 3G là vấn để quan trong được ưu tiên hàng đầu trong giai đoạn này, nó là một yếu tố quan trọng trong việc cạnh tranh cung cấp các dịch vụ viễn thông 3G giữa các Nhà mạng. Trung tâm Viễn thông Điện lực miền Bắc được giao nhiệm vụ triển khai lắp đặt trạm 3G trên khu vực Thành phố Hà Nội và phải hoàn thành trong khoảng thời gian đã định trước để sớm đưa các trạm này phục vụ cho việc kinh doanh dịch vụ 3G. Một trong những vấn đề cấp thiết đó là việc nghiên cứu và đưa ra các giải pháp đảm bảo tiến độ triển khai 3G nhằm mục đích làm cho quá trình triển khai 3G hoàn thành đúng thời gian đã đề ra. Là một kỹ sư của Phòng Kỹ thuật – Trung tâm VT1 trực tiếp tham gia vào quá trình triển khai mạng 3G giai đoạn 2, tôi đã thấy được những bất cập trong quá trình triển khai gây chậm tiến độ, đồng thời muốn đưa ra những giải pháp nhằm đảm bảo được tiến độ triển khai và áp dụng các giải pháp đấy vào quá Giảng viên hướng dẫn 10 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý trình triển khai 3G đang diễn ra tại Công ty Viettel – nơi hiện tôi đang công tác. Trên đây là những lý do khiến tôi chọn nghiên cứu đề tài “Các giải pháp đảm bảo tiến độ triển khai 3G giai đoạn II tại Trung tâm VT1 – EVN Telecom”. Mục đích của đề tài  Cải thiện tiến độ thực hiện các dự án 3G nhằm sớm đưa vào khai thác, giúp nâng cao hiệu quả kinh tế cho Công ty.  Ứng dụng những giải pháp trên vào quá trình triển khai 3G tại Công ty Viễn thông Viettel. Nội dung của đề tài  Nghiên cứu cơ sở lý thuyết về quản lý dự án, quản lý tiến độ.  Phân tích thực trạng quản lý tiến độ triển khai 3G giai đoạn 2 của Trung tâm VT1.  Trên cơ sở những phân tích và đánh giá trên, tìm ra được những nguyên nhân gây chậm tiến độ của quá trình triển khai 3G giai đoạn 2, từ đó đưa ra các giải pháp để khắc phục. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác quản lý dự án triển khai 3G giai đoạn 2 của Trung tâm Viễn thông Điện lực Miền bắc. Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Công tác quản lý tiến độ triển khai 3G giai đoạn 2 của Trung tâm VT1 từ tháng 9/2010 đến tháng 12/2011. Phương pháp nghiên cứu Trong luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:  Phương pháp nghiên cứu thu thập thông tin.  Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh.  Phương pháp liệt kê, ước lượng. Hạn chế của Luận văn Giảng viên hướng dẫn 11 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý Trong quá trình thực hiện luận văn, vào giữa tháng 1/2012, Công ty EVN Telecom đã được Tập đoàn Viettel tiếp quản, toàn bộ mạng lưới và con người được chuyển giao sang Tập đoàn Viettel. Quá trình triển khai 3G giai đoạn 2 của Trung tâm VT1 đang trong giai đoạn kết thúc thì bị gián đoạn, toàn bộ mạng lưới 3G đang triển khai được hòa nhập vào mạng lưới 3G của Công ty Viettel. Trên đây là lý do khiến tính áp dụng thực tiễn của Luận văn bị giảm đi, những giải pháp của tôi đưa ra để áp dụng váo quá trình triển khai 3G giai đoạn 3 của Trung tâm VT1 không thực hiện được. Tuy nhiên những nghiên cứu trong luận văn vẫn có giá trị thực tiễn đối với việc triển khai 3G tại Công ty Viettel hiện nay là đơn vị tôi đang công tác. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của Luận văn Những nghiên cứu trong Luận văn giúp cho ta có cái nhìn sơ lược về quá trình quản lý tiến độ của một dự án diễn ra trên thực tế, những tác động để đảm bảo tiến độ dự án của nhà quản lý. Những giải pháp đưa ra để đảm bảo tiến độ triển khai 3G giai đoạn 2 của Trung tâm VT1 có thể được áp dụng trong quá trình triển khai 3G đang diễn ra tại Công ty Viễn thông Viettel hiện nay là đơn vị tôi đang công tác. Kết cấu của Luận văn Kết cấu của Luận văn bao gồm 3 chương :  Chương 1: Nêu ra tổng quan về lý thuyết quản lý dự án và tiến độ dự án.  Chương 2: Giới thiệu về quá trình quản lý tiến độ triển khai 3G giai đoạn 2 thực tế diễn ra tại trung tâm VT1.  Chương 3: Nêu ra các bài học kinh nghiệm và đưa ra các giải pháp thu được nhằm đảm bảo tiến độ triển khai 3G trong tương lai. Giảng viên hướng dẫn 12 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 1.1 Tổng quan về dự án 1.1.1 Khái niệm dự án Theo định nghĩa chung nhất, dự án (Project) là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới. Như vậy dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêu xác định. Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tượng mà tạo nên một thực thể mới. Trên phương diện quản lý, dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Mọi dự án đều có điểm bắt đầu và điểm kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án đã đạt được hoặc dự án bị loại bỏ. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất của dự án là sản phẩm hoặc khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác. 1.1.2 Một số nét đặc trưng cơ bản của dự án Dự án có mục đích, kết quả xác định. Tất cả các dự án đều phải có kết quả được xác định rõ. Kết quả này có thể là một tòa biệt thự, mộ khu nghỉ mát…Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện. Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập. Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của dự án. Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và hoàn thành với chất lượng cao. Dự án có chu kỳ phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn. Dự án là một sự sang tạo. Giống như một thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc… Dự án không Giảng viên hướng dẫn 13 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý kéo dài mãi mãi. Khi dự án kết thúc, kết quả dự án được chuyển giao cho bộ phận quản lý vận hành, nhóm quản trị dự án giải tán. Sản phẩm của dự án mạng tính chất đơn chiếc, độc đáo. Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất và không lặp lại. Tuy nhiên ở nhiều dự án có tính duy nhất ít rõ ràng và bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng, nhưng chắc chắn là chúng vẫn có thiết kế khác nhau, vị trí khác nhau, khách hàng khác nhau…Điều ấy cũng tạo nên nét duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án. Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước. Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau. Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án. Các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác. Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức. Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị…Trong quản lý, nhiều trường hợp các thành viên ban quản lý dự án lại có “hai thủ trưởng” nên không biết thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp nào nếu hai lệnh lại mâu thuẫn nhau. Do đó, môi trường quản lý dự án có nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động và gọi là môi trường hoạt động “va chạm”. Giảng viên hướng dẫn 14 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý Tính chất bất định và độ rủi ro cao. Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dai nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao. Dự án khác khác với chương trình và nhiệm vụ. Dự án là một quá trình gồm nhiều công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt mục tiêu đã đề ra, trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. Chương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn, tổng hợp được thực hiện trên một phạm vi không gian rộng lớn, thời gian dài, nguồn lực lớn và bao gồm nhiều dự án nhằm đạt được những mục tiêu kinh tế xã hội quan trọng của vùng, ngành hay kinh tế. Nhiệm vụ (Task) là nỗ lực ngắn hạn trong một vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện bởi một tổ chức nào đó. Tổ chức này có thể kết hợp thực hiện các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án. 1.2 Khái niệm quản lý dự án 1.2.1 Định nghĩa quản lý dự án Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng nhưng phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định. Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một Giảng viên hướng dẫn 15 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống. Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án ( khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp. Giám sát: là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án. Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án Lập kế hoạch  Thiết lập mục tiêu  Dự tính nguồn lực  Xây dựng kế Giám sát Điều phối thực hiện  Đo lường kết quả  Bố trí tiến độ thời gian.  So sánh với mục tiêu  Phân phối nguồn lực  Báo cáo  Phối hợp các nguồn lực Giảng viên hướng dẫn 16 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án. Mục tiêu của quản lý dự án: Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biểu diễn bằng công thức sáu: C = F(P,T,S) Trong đó: C: Chi phí P: Mức độ hoàn thành công việc T: Yếu tố thời gian S: Phạm vi dự án. Chi phí của dự án là một hàm của P, T và S. Chi phí của dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi của dự án được mở rộng. Ba yếu tố thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có mức độ quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung, đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc “hy sinh” một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án. Nếu công việc của dự án diến ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan Giảng viên hướng dẫn 17 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý khác nhau nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án. Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tổ quản lý nhất cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác. Đánh đổi mục tiêu phải luôn dựa trên các điều kiện hay các ràng buộc nhất định. Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cách tốt nhất tất cả các mục tiêu đặt ra, tuy nhiên thực tế không đơn giản. Dù phải đánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu, các nhà quản lý hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của dự án. Cùng với sự phát triển ngày càng cao đối với hoạt động quản lý dự án, mục tiêu của quán lý dự án cũng thay đổi theo chiều hướng gia tăng về lượng và thay đổi về chất. Từ ba mục tiêu ban đầu (hay tam giác mục tiêu), với sự tham gia của các chủ thể gồm chủ đầu tư, nhà thầu và nhà tư vẫn đã được phát triển thành tứ giác, ngũ giác mục tiêu với sự tham gia quản lý của nhà nước. Nói chung khi phân tích đánh đổi mục tiêu trong quản lý dự án thường đi theo 6 bước sau đây:  Nhận diện và đánh giá khả năng xung khắc  Nghiên cứu các mục tiêu của dự án  Phân tích môi trường dự án và hiện trạng  Xác định các lựa chọn  Phân tích và lựa chọn khả năng tốt nhất  Điều chỉnh kế hoạch dự án. 1.2.2 Tác dụng của quán lý dự án Mặc dù phương pháp quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác nhưng tác dụng của nó rất lớn. Phương pháp quản lý dự án có những tác dụng chủ yếu sau đây: Giảng viên hướng dẫn 18 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý  Liên kết tất cả các họat động, các công việc của dự án  Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án  Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án  Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chính kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng  Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cáo hơn. Tuy nhiên phương pháp quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó. Những mâu thuẫn do cùng chia nhau cùng một nguồn lực của đơn vị; quyền lực và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không được thực hiện đầy đủ; vấn đề hậu của dự án là những vấn đề cần được khắc phục đối với phương pháp quản lý dự án. 1.2.3 Nội dung của quản lý dự án 1.2.3.1 Lĩnh vực quản lý dự án Quản lý dự án bao gồm chín lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu là: Lập kế hoạch tổng quan: Là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm báo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ. Giảng viên hướng dẫn 19 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý Quản lý phạm vi: Là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án. Quản lý thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành. Quản lý chi phí: Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí. Quản lý chất lượng: Là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư. Quản lý nhân lực: Là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào. Quản lý thông tin: Là quá trình đảm báo các dòng thông tin trong suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời ba câu hỏi: ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào? Quản lý rủi ro: Là việc nhận diện những nhân tố rủi ro của dự án, lượng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán: Là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ…cần thiết cho dự án. Giảng viên hướng dẫn 20 TS. Đặng Vũ Tùng
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan