Tài liệu đề xuất hệ thống thông tin quản lý nhà cung cấp tại công ty cổ phần vtc truyền thông trực tuyến

KIỀU THÀNH CHUNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI --------------------------------------- KIỀU THÀNH CHUNG QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VTC TRUYỀN THÔNG TRỰC TUYẾN LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA 2010 Hà Nội –2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI --------------------------------------KIỀU THÀNH CHUNG ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VTC TRUYỀN THÔNG TRỰC TUYẾN Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS. CAO TÔ LINH Hà Nội –2013 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .............................................................................. 4 DANH MỤC HÌNH VẼ ............................................................................................... 5 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU ................................................................................. 6 LỜI CAM ĐOAN ......................................................................................................... 7 PHẦN MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 8 LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 8 1. Tính cấp thiết của đề tài .................................................................................................. 8 2. Mục đích nghiên cứu .................................................................................................... 10 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................................. 10 4. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................................. 11 5. Những đóng góp của đề tài ........................................................................................... 11 6. Bố cục luận văn ............................................................................................................ 11 PHẦN NỘI DUNG .................................................................................................... 13 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN ................................................................................. 13 1.1. Cung ứng và mua sắm................................................................................................ 13 1.1.1. Khái niệm cung ứng và mua sắm......................................................................... 13 1.1.2. Quản lý mua sắm ................................................................................................ 17 1.1.3. Quy trình nghiệp vụ ............................................................................................ 18 1.2. SRM – Quản lý mối quan hệ nhà cung ứng ................................................................ 20 1.2.1. Khái niệm Quản lý mối quan hệ nhà cung ứng ................................................... 21 1.2.2. Vai trò SRM trong hoạt động cung ứng và mua sắm............................................ 31 1.2.3. Các tiêu chí đánh giá mối quan hệ nhà cung ứng ................................................. 32 1.3. Hệ thống thông tin – Information System (IS) ............................................................ 39 1.3.1. Khái niệm hệ thống thông tin .............................................................................. 41 1.3.2. Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp .............................................. 43 1.3.3. Các thành phần của hệ thống thông tin ................................................................ 45 1 1.3.4. Đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin ............................................ 53 1.4. Ứng dụng HTTT trong việc quản lý hoạt động cung ứng và mua sắm ........................ 54 1.5. Tóm tắt chương I ....................................................................................................... 54 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ MUA SẮM TẠI VTC ONLINE .............. 56 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần VTC Truyền thông trực tuyến ................................... 56 2.2.1. Giới thiệu chung ................................................................................................. 56 2.2.2. Lĩnh vực kinh doanh và định hướng phát triển của Công ty ................................. 56 2.2. Thực trạng quản lý nhà cung cấp tại Công ty.............................................................. 65 2.2.1. Thực trạng đầu tư mua sắm tại Công ty ............................................................... 65 2.2.2. Thực trạng đánh giá lựa chọn nhà cung cấp ......................................................... 70 2.2.3. Thực trạng quản lý nhà cung cấp ......................................................................... 74 2.3. Phân tích các chỉ tiêu đánh giá nhà cung cấp .............................................................. 75 2.3.1. Các chỉ tiêu chính................................................................................................ 75 2.3.2. Các chỉ tiêu bổ sung ............................................................................................ 77 2.4. Tóm tắt chương II. ..................................................................................................... 78 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP................................................................................................................ 80 3.1. Định hướng phát triển công ty VTC Online: .............................................................. 80 3.2. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhà cung cấp .................................................... 80 3.2.1. Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá nhà cung cấp cho hệ thống thông tin quản lý ...... 80 3.2.2. Đề xuất Mô hình hệ thống thông tin quản lý ........................................................ 80 3.2.3. Các quy trình nghiệp vụ chính ............................................................................. 84 3.3. Đánh giá mô hình hệ thống thông tin quản lý nhà cung cấp ........................................ 95 3.3.1. Mục đích ............................................................................................................. 95 3.3.2. Phạm vi ............................................................................................................... 95 3.3.3. Môi trường .......................................................................................................... 96 3.3.4. Đầu vào của hệ thống .......................................................................................... 96 3.3.5. Đầu ra của hệ thống ............................................................................................ 96 3.4. Triển khai HTTT ....................................................................................................... 96 3.4.1. Những thuận lợi khi triển khai ............................................................................. 96 3.4.2. Những khó khăn khi triển khai ............................................................................ 97 2 3.5. Tóm tắt chương III..................................................................................................... 98 PHẦN KẾT LUẬN & KIẾN NGHỊ ........................................................................... 99 1. Kết luận ........................................................................................................................ 99 2. Kiến nghị ...................................................................................................................... 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 100 3 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 3 Từ viết tắt Từ đầy đủ Ghi chú APS Advanced Planning and Lập lịch biểu và kế hoạch Scheduling tiên tiến Advanced Supply Chain Quản lý chuỗi cung ứng tiên Management tiến Advanced Manufacturing Nghiên cứu sản xuất nâng Research cao ASCM AMR 4 BOMP Bills of Material Processor 5 CPO Chief Purchasing Office Giám đốc thu mua 6 CIO Chief Information Officer Giám đốc thông tin ERP Enterprise Resource Planning Lập kế hoạch nguồn lực cho 7 8 doanh nghiệp 9 EDI Electronic Data Interchange Trao đổi dữ liệu điện tử với nhau 10 E-commerce E-commerce Thương mại điện tử 11 EAMR Early Advanced Material Giải phóng hàng hóa sớm Releases tiên tiến 12 HTTT/ IS Information System Hệ thống thông tin 13 SRM Supplier RelationShip Quản lý mối quan hệ nhà Management cung ứng 14 SCO supply chain optimization Tối ưu hóa chuỗi cung ứng 15 SCOR Supply Chain Operations Tham chiếu các hoạt động Reference Chuỗi cung ứng 4 16 S&OP Sales and Operations Planning Lập kế hoạch hoạt động và bán hàng 17 SCC Supply Chain Council 18 SCM Supply Chain Management 19 TOC Theory of Constraints Các nguyên lý ràng buộc 20 VTC Online VTC Online.,JSC Công ty Cổ phần VTC Truyền thông trực tuyến 21 WMS Warehouse Management Hệ thống quản lý kho hàng Systems 22 JIT Vừa đúng lúc Just In Time DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 01: Mô hình cung – cầu và điểm cân bằng của thị trường.................................. 16 Hình 02: Quy trình yêu cầu mua sắm chung ............................................................... 19 Hình 03: Quy trình tổng quát lựa chọn nhà cung cấp ................................................. 20 Hình 04: SC – Luồng hàng hóa từ nhà sản xuất tới khách hàng ................................. 21 Hình 05: SC – Luồng thông tin, dòng tiền từ khách hàng đến nhà sản xuất ................ 22 Hình 06: Các chức năng chính của hệ thống thông tin ............................................... 43 Hình 07: Các thành phần chính của hệ thống thông tin .............................................. 46 Hình 08: Các dạng phần mềm của hệ thống thông tin ................................................ 48 Hình 09: Quy trình phát triển hệ thống thông tin ........................................................ 51 Hình 10: Các giai đoạn phát triển của Công ty CP VTC Truyền thông trực tuyến ...... 59 Hình 11: Bộ máy tổ chức của Công ty CP VTC Truyền thông trực tuyến .................... 60 Hình 12: Quy trình nội bộ của VTC Online ................................................................ 70 5 Hình 13: Mô hình tổ chức tổng quát – Mô hình 3 lớp ................................................. 81 Hình 14: Quá trình cập nhật thông tin ........................................................................ 87 Hình 15: Mô hình đánh giá lại nhà cung cấp.............................................................. 91 Hình 16: Quy trình tổng quát quản lý lựa chọn NCC .................................................. 94 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 01: Danh mục lựa chọn hàng hóa...................................................................... 36 Bảng 02: Lựa chọn nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng ............................................. 37 Bảng 03: Mức độ quan hệ với nhà cung cấp ............................................................... 38 Bảng 04: Quy trình định lượng tổng giá trị ................................................................ 39 Bảng 05: So sánh Thời đại thông tin với các thời đại khác ......................................... 41 Bảng 06: Thông tin Công ty Cổ phần VTC Truyền thông trực truyến ......................... 57 Bảng 07: Tóm tắt Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2010 và năm 2011................... 59 Bảng 08: Các văn phòng đại diện của VTC Online tại nước ngoài ............................. 65 Bảng 09: Lưu trữ thông tin nhà cung cấp ................................................................... 85 Bảng 10: Đánh giá EXP cho nhà cung cấp mới .......................................................... 86 Bảng 11: Đánh giá khả năng đáp ứng của các nhà cung cấp...................................... 90 Bảng 12: Đánh giá hoạt động nhà cung cấp sau khi thực hiện hợp đồng .................... 92 Bảng 13: Tổng hợp kết quả đánh giá, cập nhật EXP cho nhà cung cấp tương ứng ..... 93 6 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, không sao chép của ai. Nội dung của luận văn có tham khảo các thông tin được đăng tải trên các bài báo, trang web, giáo trình theo danh mục tài liệu tham khảo của luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Cao Tô Linh đã hướng dẫn tôi thực hiện đề tài này. Mọi góp ý, bổ sung về nội dung cũng như hình thức của đề tài này xin gửi về địa chỉ email: [email protected]. Tôi xin chân thành cảm ơn tới các giảng viên trong Viện Kinh tế và quản lý đã nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ tôi trong thời gian học tập, nghiên cứu tại Trường Đại học Bách khoa Hà nội! Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Phòng Đầu tư, Phòng Kế toán và Trung tâm Công nghệ - Công ty Cổ phần VTC Truyền thông trực tuyến đã giúp đỡ tôi trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu công trình này. Tôi xin chân thành cảm ơn! Tác giả luận văn Kiều Thành Chung 7 PHẦN MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong điều kiện kinh tế hiện nay, công tác đầu tư dự án, mua sắm thiết bị của các doanh nghiệp nói chung và công ty cổ phần nói riêng được chú trọng bởi nó đem lại cho nhà quản trị những cái nhìn xác thực về tình hình sử dụng tài sản và nguồn vốn tại doanh nghiệp trên cơ sở phương pháp luận khoa học đáng tin cậy, đánh giá đúng đắn các hoạt động và hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp theo chỉ tiêu kinh tế tài chính phù hợp, sát thực với mọi doanh nghiệp. Đồng thời, đầu tư dự án, mua sắm thiết bị còn đóng vai trò dự báo tình hình trong tương lai, đặc biệt những dự án có thời gian triển khai dài, qua nhiều giai đoạn. Bên cạnh đó, công tác đầu tư dự án, mua sắm thiết bị còn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị, các cổ đông và các nhà đầu trong việc đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn tài chính của doanh nghiệp trong việc ra quyết định đầu tư. Nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi theo hướng kinh tế thị trường, mở cửa và hội nhập kinh tế khu vực cũng như toàn cầu. Lĩnh vực kinh doanh nội dung số là lĩnh vực kinh doanh mới tại Việt Nam bắt đầu phát triển trong thập niên vừa qua, tập trung ở bốn mảng lớn: thông tin, liên lạc, giải trí và thương mại điện tử; đặc biệt là sự bùng nổ của sự phát triển công nghệ thông tin trong lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử và dịch vụ trực tuyến trong giai đoạn 2004 – 2009. Doanh thu của ngành nội dung số trong năm 2007 đạt 180 triệu USD. Đây là một thị trường được đánh giá là vô cùng mới mẻ và có khả năng tăng trưởng đột biến trong vòng 1 - 3 năm tới và sẽ là ngành công nghiệp mũi nhọn trong chiến lược phát triển ngành công nghệ thông tin và truyền thông của Việt Nam cũng như khu vực Đông Nam Á đến năm 2015. Mục tiêu của ngành công nghiệp công nghệ thông tin đến năm 2015 đạt doanh thu 17 - 19 tỷ USD, trong đó doanh thu nội dung số đạt 2 tỷ USD. 8 Thị trường kinh doanh mới mẻ đầy tiềm năng và được dự đoán sẽ tăng trưởng mạnh mẽ nhất trong những năm tới cùng sự xuất hiện của doanh nghiệp thương hiệu Việt, tạo nên cuộc chạy đua cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước, giữa các doanh nghiệp Việt non trẻ với những doanh nghiệp nước ngoài quá mạnh về con người, công nghệ và tài chính trong lĩnh vực nội dung số. Năm 2010, một số tác động từ cơ chế quản lý Nhà nước đã gây ảnh hưởng rất lớn tới tình hình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trong lĩnh vực này, chưa tạo ra một hành lang pháp lý an toàn, thông thoáng, bình đẳng giữa các doanh nghiệp Việt và doanh nghiệp nước ngoài, làm giảm sức cạnh tranh của các doanh nghiệp trong nước. Các doanh nghiệp Việt thường bị các cơ quan quản lý rất chặt, ngược lại, việc quản lý các doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh nội dung số tại Việt Nam còn lỏng lẻo bởi những quy chế, nghị định chưa được cập nhật kịp thời với tốc độ tăng trưởng liên tục của ngành. Thành lập năm từ tháng 04/2008, Công ty cổ phần VTC truyền thông trực tuyến với sức trẻ, năng động và biết nắm bắt thời cơ đã dần khẳng định được vị trí của mình trong lĩnh vực nội dung số Việt Nam. Cùng với những cơ hội và khó khăn thách thức, công tác quản lý đầu tư mua sắm giữ một vai trò hết sức to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Luận văn cao học này đặt mục tiêu nghiên cứu tìm hiểu các kỹ thuật cơ bản, tiên tiến trong việc quản lý mối quan hệ nhà cung ứng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại. Cụ thể hơn, luận văn sẽ tìm hiểu sâu các công cụ quản lý mối quan hệ nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng và hệ thống thông tin quản lý. Đây là mô hình mới ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý mối quan hệ nhà cung ứng, nên tác giả sẽ đề xuất những phân tích và khuyến nghị mô hình hợp lý, mới mẻ cho các doanh nghiệp nói chung và công ty cổ phần nói riêng. Một trong những mục tiêu cụ thể là tìm và áp dụng những kỹ thuật hợp lý nhất về việc quản lý nhà cung ứng đã và đang duy trì mối quan hệ với Công ty Cổ phần VTC Truyền thông trực tuyến – Tổng Công ty Truyền thông đa phương tiện VTC, môi trường công tác của tác giả. 9 2. Mục đích nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu và hệ thống hóa những vấn đề lý luận liên quan đến quản lý nhà cung ứng. Đồng thời, nêu rõ sự cần thiết việc tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp phục vụ công tác đầu tư mua sắm phát triển sản xuất kinh doanh đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Phân tích đánh giá thực trạng tình hình đầu tư mua sắm năm 2010 và năm 2011 của Công ty Cổ phần VTC Truyền thông Trực tuyến. Xây dựng mô hình hoạt động của hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý nhà cung cấp trong công tác đầu tư mua sắm thường xuyên nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhất là quản lý đầu tư đối với Công ty Cổ phần VTC Truyền thông Trực tuyến. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu các giải pháp, mục tiêu của luận văn là đánh giá các kỹ thuật quản lý nhà cung ứng đã và đang sử dụng trong chuỗi cung ứng. Nghiên cứu các yếu tố tác động vào mối quan hệ đó trong chuỗi. Qua đó, nghiên cứu cách giải quyết các bài toán tối ưu đầu tư mua sắm trong doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng là dựa trên các đánh giá cụ thể các kỹ thuật quản lý nhà cung ứng nhằm tìm kiếm giải pháp thích hợp và xây dựng mô hình hệ thống thông tin quản lý để áp dụng vào thực tiễn chuỗi cung ứng hiện nay của Việt Nam. Đối tượng chính của luận văn chính là các công cụ quản lý nhà cung ứng. Đặc biệt là kỹ thuật quản lý nhà cung ứng tiên tiến với sự phân tích đánh giá các tác động tới việc cung ứng hàng hóa dịch vụ đối với doanh nghiệp trong việc thực hiện các dự án đầu tư mua sắm. Ngoài ra, luận văn cũng mô tả các hệ thống thông tin quản lý khác nhau. Thông qua các đối tượng đó, để đánh giá khả năng đáp ứng, khả năng mở rộng, khả năng ứng dụng trong việc đánh giá lựa chọn nhà cung ứng phù hợp cho từng dự án đầu tư mua sắm cụ thể của doanh nghiệp, trong khi tập hợp các nhà cung ứng là quá lớn, thông tin quá nhiều để lựa chọn và đánh giá. 10 Do đối tượng nghiên cứu khá nhiều, nên phạm vi nghiên cứu khá lớn. Tuy nhiên, trong khuôn khổ của luận văn này, phạm vi nghiên cứu là các dự án đầu tư mua sắm tại Việt Nam. Một trong số đó là các dự án đầu tư mua sắm thiết bị của Công ty Cổ phần VTC Truyền thông trực tuyến – Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện VTC. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu chủ yếu của luận văn là tổng hợp các nguồn tài liệu trên Internet, tạp chí và một số tài liệu khác. Qua đó, đánh giá các công tác quản lý mối quan hệ nhà cung ứng và lựa chọn hệ thống thông tin thích hợp nhằm xây dựng mô hình hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý nhà cung ứng mang tính ứng dụng đối với hoạt động đầu tư mua sắm tại doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần VTC Truyền thông trực tuyến nói riêng. 5. Những đóng góp của đề tài Đề tài đã hệ thống hóa những kỹ thuật quản lý mối quan hệ nhà cung ứng dưới góc độ khách hàng sử dụng cuối cùng trong việc quản lý đầu tư mua sắm, quản lý dự án của công ty cổ phần và đánh giá thực trạng đầu tư mua sắm của Công ty Cổ phần VTC Truyền thông Trực tuyến. Thông qua phân tích hệ thống chỉ tiêu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, đề xuất xây dựng được mô hình hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý nhà cung cấp góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần VTC Truyền thông Trực tuyến. 6. Bố cục luận văn Luận văn gồm 100 trang, được trình bày gồm 3 phần: Phần mở đầu, Phần nội dung, Phần kết luận và kiến nghị. Phần nội dung gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin và quản lý nhà cung cấp. 11 Chương II: Thực trạng quản lý mua sắm tại VTC Online. Giới thiệu tổng quát về sự hình thành và phát triển của VTC Online và thực trạng quản lý đầu tư mua sắm thiết bị hàng hóa. Chương III: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhà cung cấp. Đề xuất mô hình hệ thống thông tin với mục đích hỗ trợ quản lý nhà cung cấp dựa trên việc quản lý mối quan hệ nhà cung cấp. Phần kết luận và kiến nghị: Tổng hợp tóm tắt các nội dung đã trình bày trong chương I, Chương II và Chương III, đồng thời kiến nghị một số nội dung, hướng phát triển của luận văn. 12 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Cung ứng và mua sắm Cung ứng và mua sắm là một trong những hoạt động căn bản của bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế nào trên nền kinh tế toàn cầu. Ngay cả các tổ chức hành chính, chính phủ cũng phải tiến hành các hoạt động đó trong toàn bộ quá trình vận hành của tổ chức. Mối quan hệ cung ứng và mua sắm thực chất là mối quan hệ giữa cung và cầu. Trên thị trường, không phải riêng người bán hoặc người mua, mà là quan hệ giữa họ, quan hệ cung – cầu quyết định mức giá và số lượng hàng hóa thực sự được mua bán [8]. Trong [7], tác giả cũng đưa ra luận điểm về mối quan hệ cung cầu: Giá và số lượng thực sự mua và bán trên thị trường được biểu hiện bằng mối quan hệ cung – cầu. Rõ ràng, sự tồn tại của quan hệ cung ứng và mua sắm là tất yếu xét theo cả khía cạnh vĩ mô và vi mô của nền kinh tế. Mục 1.1.1 sẽ tìm hiểu rõ hơn về cung ứng, mua sắm và mối quan hệ giữa chúng với nhau. 1.1.1. Khái niệm cung ứng và mua sắm 1.1.1.1. Cung ứng Thị trường hiện nay tồn tại rất nhiều doanh nghiệp thương mại, bản thân các doanh nghiệp đó có thể vừa là bên mua, vừa là bên bán (bên cung ứng). Trong mục này, tác giả chỉ xem xét các doanh nghiệp theo khía cạnh cung ứng. Cung ứng, trong kinh tế học, bản chất là Cung (Sypply). Trong [7,8], các tác giả cũng đã chỉ ra rằng, Cung là một thuật ngữ dùng để chỉ thái độ của người bán và khả năng thực sự bán về một loại hàng hóa nhất định. Như vậy, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn gia nhập thị trường hàng hóa với tư cách nhà cung ứng đều phải đảm bảo đồng thời cả hai yếu tố: thái độ và khả năng thực sự bán. 13 Thái độ: Một doanh nghiệp muốn cung ứng hàng hóa ra thị trường, rõ ràng doanh nghiệp đó có kinh doanh hàng hóa đó và muốn bán hàng hóa đó ra thị trường hay không? Yếu tố này quyết định doanh nghiệp sẵn sàng kinh doanh hàng hóa đó hay không? Nếu hàng hóa đó tiêu thụ tốt với giá cao, doanh nghiệp xúc tiến bán nhanh, ngược lại, nếu hàng hóa đó tiêu thụ không tốt, giá thấp, lợi nhuận thấp, doanh nghiệp quyết định không kinh doanh hàng hóa đó. Khả năng thực sự bán: Doanh nghiệp mong muốn kinh doanh hàng hóa nào đó, nhưng mong muốn chưa đưa doanh nghiệp trở thành người bán, nếu không đảm bảo đồng thời yếu tố khả năng thực sự bán của doanh nghiệp. Ví dụ: Hanoi Computer (HC) nhận đơn đặt hàng 10 chuột máy tính Razer Imperator 4G BattleField 3, với thời gian cung cấp là 2 ngày của VTC Online. HC kinh doanh hàng hóa đó, tuy nhiên, theo đơn đặt hàng, loại chuột máy tính Razer này là loại thiết bị chơi Game chuyên dụng, trong thời gian 2 ngày, HC chỉ đáp ứng được 4 chiếc. Như vậy, đối với đơn đặt hàng này, HC không thể trở thành người bán do không đáp ứng được yêu cầu của VTC Online về số lượng. Mặc dù, số lượng cung loại chuột máy tính Razer của HC mỗi tháng đạt 100 chiếc, nhưng số lượng thực sự bán theo yêu cầu của bên mua chỉ đạt 4 chiếc. Đây chính là sự khác biệt giữa số lượng cung và số lượng thực sự bán của HC nói riêng và của các doanh nghiệp thương mại bán hàng nói chung. 1.1.1.2. Mua sắm Xét theo khía cạnh vi mô, mua sắm là nhu cầu của một doanh nghiệp hay một cá nhân. Xét theo khía cạnh vĩ mô, mua sắm là nhu cầu hàng hóa của toàn bộ nền kinh tế. Tương tự như cung ứng, bản chất của mua sắm là Cầu, mà trong [7, 8], các tác giả cũng đã phân tích: Cầu là một thuật ngữ chung, dùng để diễn đạt thái độ của người mua và khả năng mua về một loại hàng hóa. Đương nhiên, để trở thành người mua, khi gia nhập thị trường phải đảm bảo đồng thời hai yếu tố: thái độ và khả năng mua. 14 Thái độ: Tương tự như người bán, người mua phải phát sinh nhu cầu hàng hóa, mong muốn có được hàng hóa. Yếu tố này quyết định, cá nhân đó có mong muốn để mua, để sở hữu hàng hóa đó không. Nếu mong muốn không có, nhu cầu không phát sinh, như vậy không đảm bảo trở thành người mua trong thị trường. Khả năng mua: Cá nhân có nhu cầu, mong muốn sở hữu hàng hóa nhưng khả năng chi trả hạn chế. Ví dụ: iPhone 5, một sản phẩm công nghệ hiện đại, thời thượng, ai cũng muốn sở hữu – phát sinh nhu cầu. Nhưng tại Việt Nam, giá sản phẩm này dao động từ 24 triệu đến 28 triệu mỗi chiếc, việc chi trả cho sản phẩm này không phải cá nhân nào cũng đảm bảo được, và tất nhiên họ sẽ phải là người mua trong trường hợp này. Như vậy, Cầu phải đảm bảo được đồng thời cả hai yếu tố: Ý muốn sẵn sàng mua và khả năng tài chính [7]. Tương tự như Cung, số lượng cầu khác với số lượng thực sự mua, phụ thuộc vào khả năng tài chính, chi trả của người mong muốn. 1.1.1.3. Mối quan hệ giữa cung ứng và mua sắm Bản chất mối quan hệ giữa cung ứng và mua sắm chính là bản chất của quan hệ Cung – Cầu. Mối quan hệ này tác động qua lại lẫn nhau, phản ánh mối quan hệ này trên thị trường chính là phản ánh tác động của giá và số lượng hàng hóa. Xét theo mối quan hệ giữa Giá – Số lượng, theo phía Cung, khi Giá tăng, nhà cung cấp muốn bán nhiều hơn, nhà cung cấp tăng số lượng hàng hóa sẵn có trong kho để bán. Theo phía Cung, quan hệ giữa Giá – Số lượng là quan hệ đồng biến, được biểu diễn qua hàm cung: QS = a0 + a1*P. Trong đó, QS là lượng cung; a0 là lượng cung ở mức giá P = 0; a1 là hệ số thay đổi cung khi giá thay đổi một đơn vị. [7, 8]. Xét theo mối quan hệ giữa Giá – Số lượng, theo phía Cầu, khi Giá tăng lên, khách hàng ít có khả năng chi trả, sẽ tìm các hàng hóa tương đương có giá thấp hơn để mua, như vậy, Giá tăng sẽ làm giảm số lượng hàng hóa. Theo phía Cầu, quan hệ giữa Giá – Số lượng là quan hệ nghịch biến, được biểu diễn qua hàm cầu: QD=b0 – b1*P. Trong 15 đó, QD là lượng cầu, b0 là lượng cầu ở mức giá P = 0; b1 là hệ số thay đổi cầu khi giá thay đổi một đơn vị [7, 8]. Khi hội tụ đủ các yếu tố để trở thành người mua hoặc người bán, mỗi bên đều mong muốn đạt được lợi ích tối đa của mình. Phía người mua, họ mong muốn sở hữu được hàng hóa với chi phí thấp nhất có thể. Ngược lại, phía người bán, họ mong muốn đạt doanh thu cao từ việc bán được nhiều hàng với giá cao nhất có thể. Tuy nhiên để bán được nhiều hàng nhiều nhất có thể, người bán cố gắng và người mua cố gắng thỏa hiệp với nhau tại mức giá mà hai bên chấp nhận được, thị trường trở nên cân bằng, số lượng cung bằng số lượng cầu, và được gọi là sản lượng cân bằng. Mô hình cung cầu được P QD=b0 – b1*P QS = a0 + a1*P trình bày dưới dạng hệ phương trình như sau: = = Pcb E − 0 + 0 ∗ 1∗ 1 Tại điểm cân bằng của thị trường, QD = QS, cùng mức giá Pcb. Tại điểm cân bằng E, thị trường có cặp giá trị cân bằng (Pcb, Qcb) thỏa Qcb Q mãn hệ phương trình ở trên. Hình 01: Mô hình cung – cầu và điểm cân bằng của thị trường Trong luận văn này, tác giả không đặt mục tiêu nghiên cứu quản lý toàn bộ các mối quan hệ nhà cung cấp của toàn bộ thị trường xét theo quan điểm kinh tế học vĩ mô, tác giả chỉ xét các mối quan hệ đó theo quan điểm kinh tế học vi mô. Chủ yếu tập trung vào hành vi của người mua – VTC Online nói riêng và các doanh nghiệp nói chung, tập trung vào hành vi của người bán – các nhà cung cấp hàng hóa, một cách riêng biệt. 16 1.1.2. Quản lý mua sắm 1.1.2.1. Khái niệm quản lý mua sắm Quản lý mua sắm là tất cả các hoạt động cần thiết để tiến hành việc mua hàng hóa và dịch vụ một cách tối ưu nhất nhằm đáp ứng một cách hiệu quả nhất cho nhu cầu của người sử dụng (Nhà sản xuất, người tiêu dùng, …). Đối với các công ty, hoạt động mua sắm được thực hiện với các nhà cung cấp thông qua một hệ thống thu mua có trách nhiệm theo dõi tình hình dự trữ vật tư và thực hiện việc đặt hàng khi cần thiết để duy trì quá trình sản xuất. 1.1.2.2. Vai trò của quản lý mua sắm Tăng lợi thế cạnh tranh cho công ty: - Với những nguồn cung ứng đảm bảo được phát hiện nhờ quá trình quản lý tốt hoạt động mua sắm sẽ giúp công ty nâng cao chất lượng nguyên vật liệu đầu vào để qua đó nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất ra. - Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong quá trình hoạt động của công ty. Giảm chi phí này giúp công ty giảm giá sản phẩm đầu ra. Để làm được điều này bên cạnh việc cải tiến, giám sát các hoạt động trong quy trình mua sắm; … thì việc tìm được những nhà cung cấp giá rẻ hơn mà chất lượng vẫn đảm bảo là rất quan trọng. Chất lượng nguyên vật liệu đầu vào được cải thiện. Điều này cũng đồng nghĩa với việc công ty có điều kiện để hoàn thiện hơn công tác thiết kế sản phẩm, quá trình sản xuất và thúc đẩy việc sử dụng công nghệ mới. Ảnh hưởng tốt tới tình hình tài chính của công ty: bằng việc giúp công ty tăng lợi nhuận. Để tăng lợi nhuận thông qua việc tăng doanh thu là rất khó do vậy tăng lợi nhuận nhờ giảm chi phí khả thi hơn. Giảm chi phí quản lý chung (bao gồm quản lý hoạt động mua sắm) và chi phí nguyên vật liệu - 2 loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn là điều nên được cân nhắc tới. 17 Hoạt động mua sắm giữa các mắt xích trong chuỗi sẽ được lên kế hoạch, thực hiện, giám sát và điều chỉnh một cách linh hoạt nhất với những thay đổi từ phía thị trường hoặc từ bên trong chuỗi nhờ việc chia sẻ thông tin trung thực, chính xác dựa trên hệ thống kéo. Đây chính là nền tảng của hoạt động quản lý mua sắm 1.1.3. Quy trình nghiệp vụ Hoạt động mua sắm thường xuyên diễn ra tại mỗi doanh nghiệp, tùy thuộc vào quy mô hoạt động, tùy thuộc vào mô hình sản xuất, tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp,..., mỗi doanh nghiệp thường xây dựng cho họ các quy trình mua sắm khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, các quy trình đó đều dựa trên các quy chế nội bộ, luật thương mại [9], luật đấu thầu số 61 [10], và nghị định 85 [11]. Các doanh nghiệp thông thường sử dụng hai quy trình đối với công tác mua sắm: Quy trình tổng quát và Quy trình đối với nhà cung ứng. 1.1.3.1. Quy trình tổng quát Nhu cầu mua sắm của các doanh nghiệp là tất yếu, như trình bày trong tiểu mục 1.1.1.2. Tùy theo đặc thù hoạt động, tùy theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mà các quy trình nội bộ khác nhau về mặt chi tiết. Tuy nhiên, về mặt tổng quát, có thể minh họa quy trình yêu cầu mua sắm theo hình dưới đây: 18