Lêi më ®Çu
Trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng, ®Ó cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn mçi ®¬n vÞ s¶n
xuÊt kinh doanh ph¶i ®¶m b¶o tù chñ trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña
m×nh vµ cã lîi nhuËn. Muèn thùc hiÖn ®îc ®iÒu ®ã c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt
ph¶i quan t©m ®Õn tÊt c¶ c¸c kh©u nh»m ®¸p øng tèt nhÊt nhu cÇu cña x· héi nh
chÊt lîng s¶n phÈm cao, gi¸ thµnh h¹, gãp phÇn thóc ®Èy vßng quay cña vèn,
®¶m b¶o sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp trong ®ã cã ho¹t ®éng qu¶n lý hµng tån
kho.
Qu¶n lý hµng tån kho lµ mét c«ng viÖc kh¸ phøc t¹p, ®ßi hái nhµ qu¶n lý
doanh nghiÖp ph¶i biÕt vËn dông s¸ng t¹o c¸c ph¬ng ph¸p qu¶n lý vµo thùc tiÔn
ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp m×nh. §ång thêi, hµng tån kho l¹i bao gåm rÊt
nhiÒu thµnh phÇn víi ®Æc ®iÓm kh¸c nhau, mçi thµnh phÇn l¹i cã ®é t¬ng thÝch
kh¸c nhau víi c¸c ph¬ng thøc qu¶n lý ®ã. V× thÕ, chóng ta kh«ng thÓ coi nhÑ
ho¹t ®éng nµy trong doanh nghiÖp.
Víi tÇm quan träng ®ã cña qu¶n lý hµng tån kho em ®· chän ®Ò tµi “Gi¶i
ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho t¹i C«ng ty Liªn doanh Hioda
Motors” cho chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp cña m×nh. Hy väng bµi viÕt nµy sÏ
gãp Ých phÇn nµo vµo viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý hµng tån kho t¹i C«ng ty
Liªn doanh Hioda Motors vµ lµ tµi liÖu tham kh¶o cho c¸c ®èi tîng quan t©m.
Néi dung cña luËn v¨n ®îc tr×nh bÇy trong c¸c phÇn chÝnh nh sau:
Ch¬ng I: C¬ së lý luËn vÒ qu¶n lý hµng tån kho trong qu¶n lý tµi s¶n lu ®éng
cña doanh nghiÖp.
Ch¬ng II: Thùc tr¹ng hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho t¹i C«ng ty Hioda Motors
Ch¬ng III: Gi¶i ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý hµng tån kho t¹i C«ng ty Hioda
Motors
Trong qu¸ tr×nh t×m hiÓu vµ thùc hiÖn chuyªn ®Ò nµy em ®· nhËn ®îc sù
gióp ®ì tËn t×nh cña c« gi¸o híng dÉn PGS.TS.NguyÔn ThÞ BÊt trong viÖc lùa
chän ®Ò tµi vµ t×m híng ph©n tÝch l«gÝc, cña c¸c anh chÞ phßng kiÓm to¸n C«ng
ty KiÓm to¸n KPMG ®Ó lùa chän ®îc kh¸ch hµng phï hîp víi ®Ò tµi nµy. Do
nhËn thøc vµ tr×nh ®é cã h¹n nªn trong bµi viÕt nµy cßn nhiÒu sai sãt vµ h¹n chÕ.
V× vËy em rÊt mong nhËn ®îc sù chØ b¶o vµ nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp ®Ó em cã
®iÒu kiÖn n©ng cao kiÕn thøc cña m×nh ®Ó phôc vô cho qu¸ tr×nh c«ng t¸c sau
nµy. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n.
Ch¬ng 1
c¬ së lý luËn vÒ qu¶n lý hµng tån kho trong
qu¶n lý tµi s¶n lu ®éng cña doanh nghiÖp
1.1. Hµng tån kho cña doanh nghiÖp
1.1.1. C¬ cÊu B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n cña doanh nghiÖp
Khi ®¸nh gi¸ vÒ mét doanh nghiÖp, th«ng tin tµi chÝnh néi bé - c¸c b¸o
c¸o tµi chÝnh chÝnh lµ nguån th«ng tin c¬ b¶n nhÊt. Trong ®ã, B¶ng c©n ®èi kÕ
1
to¸n lµ mét b¸o c¸o tµi chÝnh rÊt quan träng ®èi víi c¸c ®èi tîng cã quan hÖ së
h÷u, quan hÖ kinh doanh vµ quan hÖ qu¶n lý víi doanh nghiÖp.
B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n chÝnh lµ mét b¸o c¸o tµi chÝnh m« t¶ t×nh tr¹ng tµi
chÝnh cña mét doanh nghiÖp t¹i mét thêi ®iÓm nhÊt ®Þnh nµo ®ã. Th«ng thêng,
B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ®îc tr×nh bµy díi d¹ng b¶ng c©n ®èi sè d c¸c tµi kho¶n kÕ
to¸n: mét bªn ph¶n ¸nh tµi s¶n vµ mét bªn ph¶n ¸nh nguån vèn cña doanh
nghiÖp. Nh÷ng ®èi tîng quan t©m hoÆc cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng qu¶n lý tµi
s¶n cña doanh nghiÖp cã thÓ xem xÐt B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n nh nguån t liÖu ®Çu
tiªn ®Ó ®¸nh gi¸ chÊt lîng cña ho¹t ®éng nµy t¹i doanh nghiÖp ®îc nghiªn cøu.
C¬ cÊu tµi s¶n ®îc thÓ hiÖn rÊt râ trªn B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. V× thÕ, ngêi quan
t©m cã thÓ cã ®îc c¸i nh×n tæng quan vÒ tØ träng gi÷a tµi s¶n lu ®éng vµ tµi s¶n cè
®Þnh còng nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i tµi s¶n trong doanh nghiÖp qua c¸c thêi k×
kÕ tiÕp nhau. Trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt, tµi s¶n lu ®éng mµ ®Æc biÖt lµ
hµng tån kho lu«n chiÕm mét tØ träng nhÊt ®Þnh trong c¬ cÊu tµi s¶n. Theo dâi
B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n qua nhiÒu n¨m tµi chÝnh cã thÓ thÊy râ vÞ trÝ vµ gi¸ trÞ cña
hµng tån kho trong tæng gi¸ trÞ tµi s¶n cña doanh nghiÖp. Hµng tån kho kh«ng
chØ liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng ®Çu vµo mµ cßn liªn quan ®Õn t×nh h×nh tiªu thô
vµ c¸c chÝnh s¸ch qu¶n lý kh¸c nhau. NÕu xÐt khÝa c¹nh c¸c n¨m tµi chÝnh, tØ
träng vµ c¬ cÊu hµng tån kho trªn B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n thay ®æi ®ét biÕn qua c¸c
k× liªn tiÕp sÏ lµ mét vÊn ®Ò ®Æt ra cho ho¹t ®éng qu¶n lý hµng tån kho nãi riªng
vµ qu¶n lý tµi s¶n lu ®éng nãi chung cña doanh nghiÖp.
§Ó cã thÓ nghiªn cøu néi dung qu¶n lý hµng tån kho, tríc hÕt ta cÇn n¾m
b¾t nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ tµi s¶n lu ®éng vµ hµng tån kho cña doanh nghiÖp.
1.1.2 C¸c vÊn ®Ò chung vÒ tµi s¶n lu ®éng vµ hµng tån kho cña doanh nghiÖp
Tµi s¶n lu ®éng
Mét trong nh÷ng ®iÒu kiÖn thiÕt yÕu nhÊt ®Ó tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng s¶n
xuÊt – kinh doanh lµ ®èi tîng lao ®éng. Kh¸c víi t liÖu lao ®éng, ®èi tîng lao
®éng chØ tham gia vµ mét chu k× s¶n xuÊt nhÊt ®Þnh. Khi tham gia vµo qu¸ tr×nh
s¶n xuÊt, díi t¸c ®éng cña lao ®éng, chóng bÞ tiªu hao toµn bé hoÆc thay ®æi h×nh
th¸i vËt chÊt ban ®Çu ®Ó t¹o ra h×nh th¸i vËt chÊt cña s¶n phÈm. ChÝnh v× vËy, ®Õn
chu k× s¶n xuÊt sau l¹i ph¶i sö dông c¸c ®èi tîng lao ®éng kh¸c. Nh÷ng ®Æc ®iÓm
trªn lµ xuÊt ph¸t ®iÓm quan träng ®Ó nhËn biÕt còng nh tæ chøc qu¶n lý tµi s¶n lu
®éng. Tõ ®©y ta cã kh¸i niÖm chung vÒ tµi s¶n lu ®éng:
Tµi s¶n lu ®éng lµ nh÷ng tµi s¶n ng¾n h¹n vµ thêng xuyªn lu©n chuyÓn
trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt – kinh doanh.1
1
Gi¸o tr×nh Tµi chÝnh Doanh nghiÖp – Trêng §¹i häc Kinh tÕ Quèc d©n
2
Mçi mét lo¹i tµi s¶n ®Òu cã vai trß, vÞ trÝ nhÊt ®Þnh ®èi víi c¸c nhiÖm vô
vµ môc tiªu mµ doanh nghiÖp ®Æt ra. §èi víi mét doanh nghiÖp, ®Æc biÖt lµ mét
doanh nghiÖp s¶n xuÊt c«ng nghiÖp, gi¸ trÞ cña tµi s¶n lu ®éng thêng chiÕm mét
tØ träng kh¸ cao vµ æn ®Þnh trong tæng gi¸ trÞ tµi s¶n cña doanh nghiÖp. V× thÕ,
yªu cÇu ®Æt ra ®èi víi bé m¸y ®iÒu hµnh doanh nghiÖp lµ n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n
lý vµ sö dông tµi s¶n lu ®éng ®Ó gãp phÇn hoµn thµnh c¸c môc tiªu vµ kÕ ho¹ch
®· ®Ò ra. §Ó ®¹t ®îc ®iÒu nµy, Doanh nghiÖp cÇn ph¶i qu¶n lý tèt tõng bé phËn
cña tµi s¶n lu ®éng bao gåm:
TiÒn mÆt
Chøng kho¸n cã tÝnh thanh kho¶n cao
C¸c kho¶n ph¶i thu
Dù tr÷/Hµng tån kho
3
Hµng tån kho
Trong nh÷ng bé phËn trªn cña tµi s¶n lu ®éng, hµng tån kho lu«n ®îc ®¸nh
gi¸ lµ trung t©m cña sù chó ý trong c¸c lÜnh vùc kÕ to¸n – tµi chÝnh, kiÓm to¸n…
còng nh trong c¸c cuéc th¶o luËn cña c¸c chuyªn gia tµi chÝnh.
Cã mét sè lÝ do chÝnh khiÕn hµng tån kho trë nªn ®Æc biÖt quan träng:
Hµng tån kho thêng chiÕm tØ träng lín nhÊt trong tæng sè tµi s¶n lu ®éng
cña mét doanh nghiÖp vµ rÊt dÔ bÞ x¶y ra c¸c sai sãt hoÆc gian lËn lín
trong ho¹t ®éng qu¶n lý;
Mçi mét doanh nghiÖp sÏ lùa chän c¸c ph¬ng ph¸p kh¸c nhau ®Ó ®Þnh gi¸
hµng tån kho còng nh c¸c m« h×nh dù tr÷ phï hîp víi doanh nghiÖp m×nh.
V× mçi mét ph¬ng ph¸p, m« h×nh kh¸c nhau sÏ ®em l¹i nh÷ng kÕt qu¶
kh¸c nhau nªn yªu cÇu ®Æt ra víi c¸c doanh nghiÖp lµ ph¶i ®¶m b¶o tÝnh
thèng nhÊt trong viÖc sö dông c¸c ph¬ng ph¸p ®Þnh gi¸ còng nh m« h×nh
dù tr÷ gi÷a c¸c k×, c¸c n¨m tµi chÝnh;
Gi¸ trÞ hµng tån kho ¶nh hëng trùc tiÕp tíi gi¸ vèn hµng b¸n vµ do vËy cã
¶nh hëng träng yÕu tíi lîi nhuËn thuÇn trong n¨m;
C«ng viÖc x¸c ®Þnh chÊt lîng, t×nh tr¹ng vµ gi¸ trÞ hµng tån kho lu«n lµ
c«ng viÖc phøc t¹p vµ khã kh¨n h¬n hÇu hÕt c¸c tµi s¶n kh¸c. Hµng tån
kho lµ lo¹i tµi s¶n lu ®éng kÕt chuyÓn hÕt gi¸ trÞ vµo mét chu k× s¶n xuÊt
– kinh doanh nªn qu¶n lý hµng tån kho cµng trë nªn phøc t¹p vµ quan
träng;
Hµng tån kho lµ mét kh¸i niÖm réng, bao gåm rÊt nhiÒu lo¹i kh¸c nhau.
Cã rÊt nhiÒu kho¶n môc khã ph©n lo¹i vµ ®Þnh gi¸ nh c¸c linh kiÖn ®iÖn tö
phøc t¹p, c¸c c«ng tr×nh x©y dùng c¬ b¶n dë dang, c¸c t¸c phÈm nghÖ
thuËt, kim khÝ, ®¸ quý…§ång thêi, do tÝnh ®a d¹ng cña m×nh, c¸c lo¹i
hµng tån kho ®îc b¶o qu¶n vµ cÊt tr÷ ë nhiÒu n¬i kh¸c nhau, ®iÒu kiÖn
®¶m b¶o kh¸c nhau vµ do nhiÒu ngêi qu¶n lý. V× thÕ, c«ng t¸c kiÓm so¸t
vËt chÊt, kiÓm kª, qu¶n lý vµ sö dông hµng tån kho lµ mét c«ng viÖc phøc
t¹p trong c«ng t¸c qu¶n lý tµi s¶n nãi chung vµ tµi s¶n lu ®éng nãi riªng.
Tõ nh÷ng lÝ do trªn ta thÊy ®îc sù cÇn thiÕt cña viÖc nghiªn cøu vÒ hµng
tån kho trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt.
Néi dung hµng tån kho
Hµng tån kho: Lµ nh÷ng tµi s¶n:
a) §îc gi÷ ®Ó b¸n trong kú s¶n xuÊt, kinh doanh b×nh thêng;
b) §ang trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh dë dang;
4
c) Nguyªn liÖu, vËt liÖu, c«ng cô, dông cô ®Ó sö dông trong qu¸ tr×nh
s¶n xuÊt, kinh doanh hoÆc cung cÊp dÞch vô.2
Tãm l¹i, tån kho lµ bÊt k× nguån nhµn rçi nµo ®îc gi÷ ®Ó sö dông trong t¬ng lai. BÊt k× lóc nµo mµ ë ®Çu vµo hay ®Çu ra cña mét doanh nghiÖp cã c¸c
nguån kh«ng sö dông ngay khi nã s½n sµng, tån kho sÏ xuÊt hiÖn.
Tuú tõng lo¹i h×nh doanh nghiÖp, c¸c d¹ng hµng tån kho sÏ kh¸c nhau vµ
néi dung ho¹ch ®Þnh, kiÓm so¸t hµng tån kho còng kh¸c nhau.
§èi víi c¸c doanh nghiÖp lµm c«ng t¸c dÞch vô, s¶n phÈm cña hä lµ v«
h×nh nh dÞch vô cña c¸c c«ng ty t vÊn, c¸c c«ng ty gi¶i trÝ… th× hµng tån kho chñ
yÕu lµ c¸c dông cô, phô tïng vµ ph¬ng tiÖn vËt chÊt – kÜ thuËt dïng vµo ho¹t
®éng cña hä. §èi víi lÜnh vùc nµy, nguyªn vËt liÖu vµ s¶n phÈm tån kho cã tÝnh
chÊt tiÒm tµng vµ cã thÓ n»m trong kiÕn thøc tÝch tô, tÝch luü trong n¨ng lùc vµ
kiÕn thøc cña nh©n viªn lµm nh÷ng c«ng viÖc ®ã.
§èi víi lÜnh vùc th¬ng m¹i, doanh nghiÖp mua hµng ®Ó b¸n kiÕm lêi.
Hµng tån kho cña hä chñ yÕu lµ hµng mua vÒ vµ hµng chuÈn bÞ ®Õn tay ngêi tiªu
dïng. Trong lÜnh vùc nµy, doanh nghiÖp hÇu nh kh«ng cã dù tr÷ lµ b¸n thµnh
phÈm trªn d©y chuyÒn nh trong lÜnh vùc s¶n xuÊt.
§èi víi lÜnh vùc s¶n xuÊt chÕ t¹o, s¶n phÈm cña hä ph¶i tr¶i qua mét qu¸
tr×nh chÕ biÕn l©u dµi ®Ó biÕn ®Çu vµo lµ nguyªn liÖu thµnh s¶n phÈm lµm ra cuèi
cïng. V× thÕ hµng tån kho bao gåm hÇu hÕt c¸c lo¹i, tõ nguyªn vËt liÖu, ®Õn b¸n
thµnh phÈm trªn d©y chuyÒn vµ b¸n thµnh phÈm cuèi cïng tríc khi ®Õn tay ngêi
tiªu dïng.
1.1.3. Ph©n lo¹i hµng tån kho
2
VÒ c¬ b¶n hµng tån kho cã thÓ bao gåm ba lo¹i chÝnh:
Nguyªn vËt liÖu th« phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt – kinh doanh.
Nguyªn vËt liÖu lµ nh÷ng ®èi tîng lao ®éng ®· ®îc thÓ hiÖn díi d¹ng vËt
ho¸ nh: s¾t, thÐp trong doanh nghiÖp c¬ khÝ chÕ t¹o, sîi trong doanh
nghiÖp dÖt, da trong doanh nghiÖp ®ãng giµy, v¶i trong doanh nghiÖp may
mÆc…§©y lµ mét yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu ®îc cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, cã vai
trß rÊt lín ®Ó qu¸ tr×nh nµy ®îc tiÕn hµnh b×nh thêng dï nã kh«ng trùc tiÕp
t¹o ra lîi nhuËn;
S¶n phÈm dë dang bao gåm s¶n phÈm cha hoµn thµnh vµ s¶n phÈm hoµn
thµnh cha lµm thñ tôc nhËp kho thµnh phÈm. Tån kho trong qu¸ tr×nh s¶n
xuÊt chñ yÕu lµ s¶n phÈm cha hoµn thµnh. §ã lµ c¸c lo¹i nguyªn liÖu n»m
t¹i tõng c«ng ®o¹nh cña d©y chuyÒn s¶n xuÊt. Trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng,
ChuÈn mùc kÕ to¸n sè 02 theo QuyÕt ®Þnh sè 149/2001Q§-BTC
5
s¶n phÈm lµm ra ®ßi hái tr×nh ®é c«ng nghÖ cao. V× thÕ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt
ngµy cµng cã nhiÒu c«ng ®o¹n, gi÷a nh÷ng c«ng ®o¹n nµy bao giê còng
tån t¹i nh÷ng b¸n thµnh phÈm – nh÷ng bíc ®Öm nhá ®Ó qu¸ tr×nh s¶n
xuÊt ®îc diÔn ra liªn tôc. NÕu d©y chuyÒn s¶n xuÊt cµng dµi, cµng phøc
t¹p, cã nhiÒu c«ng ®o¹n nhá ph©n t¸ch th× s¶n phÈm dë dang sÏ cµng
nhiÒu;
Thµnh phÈm bao gåm thµnh phÈm tån kho vµ thµnh phÈm göi ®i b¸n. Tån
kho thµnh phÈm lu«n tån t¹i trong mét doanh nghiÖp t¹i mét thêi k× nhÊt
®Þnh. Sau khi hoµn thµnh c¸c c«ng ®o¹n s¶n xuÊt, hÇu nh tÊt c¶ c¸c doanh
nghiÖp ®Òu cha thÓ tiªu thô hÕt ngay c¸c s¶n phÈm cña m×nh. Cã rÊt nhiÒu
nguyªn nh©n g©y ra hiÖn tîng nµy. §Ó tiªu thô s¶n phÈm cã thÓ cÇn ph¶i
s¶n xuÊt ®ñ c¶ l« hµng míi ®îc xuÊt kho, cã “®é trÔ” nhÊt ®Þnh gi÷a s¶n
xuÊt vµ tiªu dïng, quy tr×nh chÕ t¹o nhiÒu c«ng ®o¹n tèn nhiÒu thêi gian
hoÆc doanh nghiÖp s¶n xuÊt c¸c mÆt hµng mang tÝnh thêi vô…
Ngoµi ra, hµng tån kho cã thÓ bao gåm mét sè lo¹i kh¸c nh:
Hµng ho¸ mua vÒ ®Ó b¸n (thêng xuÊt hiÖn trong c¸c doanh nghiÖp th¬ng
m¹i) bao gåm: Hµng ho¸ tån kho, hµng mua ®ang ®i trªn ®êng, hµng göi
®i b¸n, hµng hãa göi ®i gia c«ng chÕ biÕn;
C«ng cô, dông cô tån kho, göi ®i gia c«ng chÕ biÕn vµ ®· mua ®ang ®i
trªn ®êng.3
Trªn ®©y lµ c¸ch ph©n lo¹i hµng tån kho theo c¸c bé phËn cÊu thµnh. Ngêi
ta cßn cã thÓ ph©n lo¹i hµng tån kho theo thêi gian mµ hµng tån kho tån t¹i. Tån
kho trong c¸c doanh nghiÖp cã thÓ duy tr× liªn tôc vµ còng cã thÓ chØ tån t¹i
trong kho¶ng thêi gian ng¾n kh«ng lÆp l¹i. Trªn c¬ së ®ã hµng tån kho cã thÓ ®îc ph©n chia lµm hai lo¹i:
Tån kho mét k×: Bao gåm c¸c mÆt hµng mµ nã chØ ®îc dù tr÷ mét lÇn mµ
kh«ng cã ý ®Þnh t¸i dù tr÷ sau khi nã ®îc tiªu dïng;
Tån kho nhiÒu k×: Gåm c¸c mÆt hµng ®îc duy tr× tån kho ®ñ dµi, c¸c ®¬n
vÞ tån kho ®· tiªu dïng sÏ ®îc bæ sung. Gi¸ trÞ vµ thêi h¹n bæ sung tån kho
sÏ ®îc ®iÒu chØnh phï hîp víi møc tån kho ®¸p øng nhu cÇu. Tån kho
nhiÒu k× thêng phæ biÕn h¬n tån kho mét k×.
1.1.4. §Æc ®iÓm cña c¸c lo¹i hµng tån kho
1.1.4.1. Nguyªn vËt liÖu
3
ChuÈn mùc kÕ to¸n sè 02 theo QuyÕt ®Þnh sè 149/2001Q§-BTC
6
Nguyªn vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu ®îc trong qu¸
tr×nh s¶n xuÊt - kinh doanh ë c¸c doanh nghiÖp. Nãi ®Õn ho¹t ®éng qu¶n lý hµng
tån kho, qu¶n lý nguyªn vËt liÖu thêng ®îc nh¾c ®Õn ®Çu tiªn. Qu¶n lý tèt kh©u
thu mua, dù tr÷ vµ sö dông nguyªn vËt liÖu lµ ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt ®Ó ®¶m b¶o chÊt
lîng s¶n phÈm, tiÕt kiÖm chi phÝ, gi¶m gi¸ thµnh, t¨ng lîi nhuËn cho doanh
nghiÖp.
Nguyªn vËt liÖu sö dông trong doanh nghiÖp bao gåm rÊt nhiÒu lo¹i, mçi
lo¹i cã vai trß c«ng dông kh¸c nhau. Víi ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ thÞ trêng, c¸c
doanh nghiÖp ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu tèt th× míi tæ chøc tèt viÖc h¹ch to¸n vµ
qu¶n lý nguyªn vËt liÖu.
Trong thùc tÕ cña c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n ë c¸c doanh nghiÖp, ®Æc
trng dïng ®Ó ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu th«ng dông nhÊt lµ theo vai trß vµ t¸c
dông cña nguyªn vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt – kinh doanh. Theo ®Æc trng
nµy, nguyªn vËt liÖu thêng ph©n ra lµm c¸c lo¹i sau:
Nguyªn liÖu vµ vËt liÖu chÝnh (NVLC): Lµ nguyªn liÖu, vËt liÖu mµ sau
qu¸ tr×nh gia c«ng chÕ biÕn sÏ cÊu thµnh h×nh th¸i vËt chÊt cña s¶n phÈm.
Nguyªn liÖu ë ®©y chÝnh lµ c¸c ®èi tîng lao ®éng cha qua chÕ biÕn c«ng
nghiÖp;
VËt liÖu phô: Lµ nh÷ng vËt liÖu cã t¸c dông phô trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt
– kinh doanh, ®îc sö dông kÕt hîp víi NVLC ®Ó hoµn thiÖn vµ n©ng cao
tÝnh n¨ng, chÊt lîng cña s¶n phÈm hoÆc ®îc sö dông ®Ó ®¶m b¶o cho c«ng
cô lao ®éng ho¹t ®éng b×nh thêng, hoÆc dïng ®Ó phôc vô cho nhu cÇu kÜ
thuËt, nhu cÇu qu¶n lý;
Nhiªn liÖu: Lµ nh÷ng thø dïng ®Ó t¹o nhiÖt n¨ng nh than ®¸, cñi, x¨ng,
dÇu… Nhiªn liÖu trong c¸c doanh nghiÖp thùc chÊt lµ mét lo¹i vËt liÖu phô,
tuy nhiªn nã ®îc t¸ch ra thµnh mét lo¹i riªng v× viÖc s¶n xuÊt vµ tiªu dïng
nhiªn liÖu chiÕm mét tØ träng lín vµ ®ãng vai trß quan träng trong nÒn
kinh tÕ quèc d©n, nhiªn liÖu còng cã yªu cÇu vµ kÜ thuËt qu¶n lý hoµn toµn
kh¸c víi c¸c lo¹i vËt liÖu phô th«ng thêng;
Phô tïng thay thÕ: Lµ lo¹i vËt t ®îc sö dông cho ho¹t ®éng söa ch÷a, b¶o
dìng tµi s¶n cè ®Þnh;
ThiÕt bÞ vµ vËt liÖu XDCB: Lµ c¸c lo¹i thiÕt bÞ, vËt liÖu phôc vô cho ho¹t
®éng x©y l¾p, x©y dùng c¬ b¶n;
VËt liÖu kh¸c: Lµ c¸c lo¹i vËt liÖu ®Æc chñng cña tõng doanh nghiÖp hoÆc
phÕ liÖu thu håi.
7
§Ó ®¶m b¶o thuËn tiÖn, tr¸nh nhÇm lÉn cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n
sè lîng vµ gi¸ trÞ cña tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu, c¸c doanh nghiÖp trªn c¬ së ph©n
lo¹i theo vai trß vµ c«ng dông cña nguyªn vËt liÖu ph¶i tiÕp tôc chi tiÕt vµ h×nh
thµnh nªn “Sæ danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu “. Sæ nµy x¸c ®Þnh thèng nhÊt tªn gäi, m·
hiÖu, quy c¸ch, sè hiÖu, ®¬n vÞ tÝnh, gi¸ h¹ch to¸n cña tõng danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu.
KÝ hiÖu
Nhãm
Danh ®iÓm NVL
Tªn, nh·n hiÖu,
quy c¸ch NVL
§¬n vÞ
tÝnh
§¬n gi¸ h¹ch
to¸n
Ghi
chó
MÉu “Sæ danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu”
Nguyªn vËt liÖu ®îc nhËp xuÊt kho thêng xuyªn. ChÝnh v× vËy ®· ph¸t sinh
yªu cÇu qu¶n lý kiÓm so¸t nguyªn vËt liÖu nhËp xuÊt kho cho c¸c doanh nghiÖp.
Tuy nhiªn, mçi doanh nghiÖp sÏ cã c¸c ph¬ng thøc kiÓm kª kh¸c nhau. Díi ®©y
lµ hai ph¬ng ph¸p tæng hîp ®Ó kiÓm kª nguyªn vËt liÖu:
Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn (KKTX): Lµ ph¬ng ph¸p theo dâi, ph¶n
¸nh thêng xuyªn, liªn tôc, cã hÖ thèng t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vËt t, hµng
ho¸ trªn sæ s¸ch kÕ to¸n. T×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña vËt t hµng ho¸ ®îc
thÓ hiÖn râ rµng, gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu ë bÊt cø thêi ®iÓm nµo trong k× h¹ch to¸n
®Òu cã thÓ n¾m b¾t ®îc. Cuèi k× h¹ch to¸n, c¨n cø vµo sè liÖu kiÓm kª thùc tÕ
nguyªn vËt liÖu tån kho, so s¸nh ®èi chiÕu víi sè liÖu tån trªn sæ kÕ to¸n ta sÏ
x¸c ®Þnh ®îc sè vËt t thõa, thiÕu vµ truy t×m nguyªn nh©n ®Ó cã gi¶i ph¸p xö lÝ
kÞp thêi. Ph¬ng ph¸p nµy cã nhiÒu u ®iÓm nªn ®îc ¸p dông trong c¸c doanh
nghiÖp s¶n xuÊt vµ c¸c ®¬n vÞ th¬ng nghiÖp kinh doanh mÆt hµng cã gi¸ trÞ lín.
Ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh k× (KK§K): Lµ ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n c¨n cø
vµo kÕt qu¶ kiÓm kª thùc tÕ ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hµng tån kho cuèi k× trªn sæ kÕ
to¸n tæng hîp vµ tõ ®ã tÝnh ra gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu ®· xuÊt trong k× theo c«ng thøc:
TrÞ gi¸ vËt t, hµng
ho¸ xuÊt kho
=
Tæng trÞ gi¸ vËt
t, hµng ho¸ mua
vµo trong k×
+
TrÞ gi¸ vËt t,
hµng ho¸ tån
®Çu k×
-
TrÞ gi¸ vËt t,
hµng ho¸ tån
cuèi k×
Theo ph¬ng ph¸p KK§K, mäi biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu sÏ kh«ng ®îc
theo dâi, ph¶n ¸nh trªn c¸c tµi kho¶n hµng tån kho. Gi¸ trÞ vËt t, hµng ho¸ mua
vµ nhËp kho ®îc ph¶n ¸nh trªn tµi kho¶n “mua hµng”.
Ph¬ng ph¸p nµy thêng ¸p dông ®èi víi c¸c doanh nghiÖp cã nhiÒu chñng
lo¹i nguyªn vËt liÖu víi quy c¸ch, mÉu m· kh¸c nhau, gi¸ trÞ thÊp vµ ®îc xuÊt thêng xuyªn. ¦u ®iÓm cña ph¬ng ph¸p nµy lµ gi¶m nhÑ c«ng viÖc h¹ch to¸n, tuy
nhiªn ®é chÝnh x¸c vÒ nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng cho c¸c môc ®Ých kh¸c nhau
phô thuéc vµo chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n lý t¹i kho, quÇy, bÕn b·i.
8
1.1.4.2. B¸n thµnh phÈm
B¸n thµnh phÈm hay cßn gäi lµ chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang lµ
mét lo¹i hµng tån kho dï Ýt dï nhiÒu còng lu«n tån t¹i ë c¸c doanh nghiÖp. B¸n
thµnh phÈm lµ nh÷ng s¶n phÈm míi kÕt thóc quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt (trõ
c«ng ®o¹n cuèi cïng) ®îc nhËp kho hay chuyÓn giao ®Ó tiÕp tôc chÕ biÕn hoÆc cã
thÓ b¸n ra ngoµi. Tån kho b¸n thµnh phÈm thêng cã thÓ ph©n thµnh ba lo¹i h×nh:
b¸n thµnh phÈm vËn chuyÓn, b¸n thµnh phÈm quay vßng, b¸n thµnh phÈm an
toµn, ®îc lÇn lît thiÕt lËp bëi c¸c môc ®Ých kh¸c nhau, ®ång thêi chÞu ¶nh hëng
cña c¸c nguyªn nh©n kh¸c nhau.
Trong m« h×nh JIT, mét trong nh÷ng môc tiªu träng t©m lµ gi¶m tèi ®a lîng hµng tån kho b¸n thµnh phÈm chø kh«ng ph¶i lµ rót ng¾n chu k× s¶n xuÊt
hay gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt. Chu k× s¶n xuÊt s¶n phÈm lµ thêi gian b¾t ®Çu tõ khi
nguyªn vËt liÖu ®îc ®a vµo cho ®Õn khi ®a ra ®îc thµnh phÈm. §ã chÝnh lµ thêi
gian ®Ó nguyªn vËt liÖu, linh kiÖn th«ng qua hÖ thèng chÕ t¹o s¶n xuÊt. Gi÷a thêi
gian nguyªn vËt liÖu th«ng qua hÖ thèng, lîng hµng tån kho b¸n thµnh phÈm vµ
n¨ng suÊt cã mèi quan hÖ nh sau:
Lîng tån kho b×nh qu©n b¸n thµnh phÈm
Thêi gian th«ng =
N¨ng suÊt cña hÖ thèng
qua b×nh qu©n
C«ng thøc nµy ®îc gäi lµ ®Þnh luËt Little. Nã chøng minh râ rµng r»ng nÕu
gi¶m lîng hµng tån kho b¸n thµnh phÈm cña hÖ thèng cã thÓ lµm cho thêi gian
nguyªn vËt liÖu th«ng qua hÖ thèng (chu k× s¶n xuÊt) ®îc rót ng¾n. Khi tån kho
b¸n thµnh phÈm ®îc gi¶m thiÓu sÏ cã thÓ ®em ®Õn nhiÒu kÕt qu¶ nh:
S¶n lîng tån kho b¸n thµnh phÈm cã hai hiÖu øng quan träng ®èi víi viÖc
rót ng¾n chu k× s¶n xuÊt – võa gi¶m tö sè cña ®Þnh luËt Litte, võa t¨ng
mÉu sè, võa gi¶m chi phÝ l¹i võa rót ng¾n chu k× s¶n xuÊt nh mét mòi tªn
b¾n tróng hai ®Ých;
ViÖc gi¶m s¶n lîng b¸n thµnh phÈm cßn rót ng¾ng chu k× s¶n xuÊt, khiÕn
cho biªn ®é dao ®éng cña thêi gian hoµn thµnh gia c«ng linh kiÖn sím sÏ
®îc rót ng¾n, tõ ®ã lîng tån kho dù phßng cÇn thiÕt lËp sÏ ®îc gi¶m ®i.
§©y chÝnh lµ nguyªn nh©n m« h×nh JIT coi viÖc gi¶m lîng tån kho b¸n
thµnh phÈm lµ môc tiªu chÝnh.
1.1.4.3. Thµnh phÈm
Thµnh phÈm lµ s¶n phÈm ®· ®îc chÕ t¹o xong ë giai ®o¹n chÕ biÕn cuèi
cïng cña quy tr×nh c«ng nghÖ trong doanh nghiÖp, ®îc kiÓm nghiÖm ®ñ tiªu
chuÈn kÜ thuËt quy ®Þnh vµ nhËp kho. Thµnh phÈm ®îc s¶n xuÊt ra víi chÊt lîng
tèt, phï hîp víi yªu cÇu cña thÞ trêng ®· trë thµnh yªu cÇu quyÕt ®Þnh sù sèng
9
cßn cña doanh nghiÖp. ViÖc duy tr×, æn ®Þnh vµ kh«ng ngõng ph¸t triÓn s¶n xuÊt
cña doanh nghiÖp chØ cã thÓ thùc hiÖn ®îc khi chÊt lîng s¶n phÈm s¶n xuÊt ra
ngµy cµng tèt h¬n, ®¸p øng ®îc yªu cÇu cña thÞ trêng.
NhiÖm vô ®Æt ra víi c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp lµ kiÓm so¸t ®îc t×nh
h×nh nhËp, xuÊt kho thµnh phÈm, c¸c nghiÖp vô kh¸c liªn quan ®Õn viÖc tiªu thô
thµnh phÈm v× chØ cã nh vËy míi x¸c ®Þnh chÝnh x¸c kÕt qu¶ s¶n xuÊt – kinh
doanh cña doanh nghiÖp.
§èi víi thµnh phÈm, ta kh«ng thêng ®a ra c¸c m« h×nh qu¶n lý dù tr÷ cô
thÓ v× tuú ®Æc ®iÓm cña tõng doanh nghiÖp mµ nhµ qu¶n lý ph¶i t×m ra biÖn ph¸p
phï hîp víi doanh nghiÖp m×nh ®Ó qu¶n lý thµnh phÈm thuéc hµng tån kho. Tuy
nhiªn lu«n cã mét sè nguyªn t¾c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n chung nh:
H¹ch to¸n nhËp, xuÊt kho thµnh phÈm ph¶i ®îc ph¶n ¸nh theo gi¸ thùc tÕ;
Thµnh phÈm ph¶i ®îc ph©n lo¹i theo tõng kho, tõng lo¹i, tõng nhãm vµ
tõng thø thµnh phÈm;
Tæ chøc ghi chÐp kiÓm tra lîng, gi¸ trÞ thµnh phÈm xuÊt, nhËp kho ®îc
thùc hiÖn ®ång thêi ë hai n¬i: phßng kÕ to¸n vµ ë kho. Nhê ®ã, phßng kÕ
to¸n còng nh ban qu¶n lý doanh nghiÖp cã thÓ ph¸t hiÖn kÞp thêi c¸c trêng
hîp ghi chÐp sai c¸c nghiÖp vô t¨ng, gi¶m thµnh phÈm vµ c¸c nguyªn nh©n
kh¸c lµm cho t×nh h×nh tån kho thùc tÕ kh«ng khíp víi sè liÖu ghi chÐp
trªn sæ s¸ch kÕ to¸n;
S¶n phÈm s¶n xuÊt xong sÏ ®îc nh©n viªn bé phËn kiÓm tra chÊt lîng s¶n
phÈm x¸c nhËn thø h¹ng chÊt lîng c¨n cø vµo c¸c tiªu chuÈn quy ®Þnh vµ
ghi vµo “B¶ng c«ng t¸c cña tæ”. C¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm tra chÊt lîng s¶n
phÈm, tæ trëng s¶n xuÊt lËp “PhiÕu nhËp kho” vµ giao thµnh phÈm vµo
kho. Mçi lÇn xuÊt kho thµnh phÈm ®Ó tiªu thô cÇn lËp “PhiÕu xuÊt kho
thµnh phÈm”. PhiÕu nµy cã thÓ lËp riªng cho mçi lo¹i hoÆc nhiÒu lo¹i
thµnh phÈm, tuú theo t×nh h×nh tiªu thô thµnh phÈm.
Tãm l¹i, mçi lo¹i hµng tån kho ®Òu cã nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng. V× thÕ, quy
tr×nh qu¶n lý vµ kiÓm so¸t còng cã nh÷ng nÐt kh¸c biÖt ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n
lý doanh nghiÖp n¾m v÷ng tÝnh chÊt hµng tån kho cña doanh nghiÖp m×nh ®Ó
®a ra ph¬ng ph¸p vµ m« h×nh qu¶n lý hiÖu qu¶.
10
1.2. Qu¶n lý hµng tån kho cña doanh nghiÖp
1.2.1. Sù cÇn thiÕt ph¶i qu¶n lý hµng tån kho
Qu¶n lý vµ sö dông hîp lý c¸c lo¹i tµi s¶n lu ®éng cã ¶nh hëng rÊt quan
träng ®Õn viÖc hoµn thµnh nh÷ng nhiÖm vô, môc tiªu chung ®Æt ra cho doanh
nghiÖp. ViÖc qu¶n lý tµi s¶n lu ®éng thiÕu hiÖu qu¶ còng lµ mét trong nh÷ng
nguyªn nh©n khiÕn cho c¸c c«ng ty gÆp nhiÒu khã kh¨n trong ho¹t ®éng, thËm
chÝ dÉn ®Õn ph¸ s¶n.
Ba vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ qu¶n lý tµi chÝnh doanh nghiÖp bao gåm: dù to¸n vèn
®Çu t dµi h¹n, c¬ cÊu vèn vµ qu¶n lý tµi s¶n lu ®éng. Trong ®ã, qu¶n lý tµi s¶n lu
®éng liªn quan ®Õn ho¹t ®éng tµi chÝnh hµng ngµy còng nh c¸c quyÕt ®Þnh tµi
chÝnh ng¾n h¹n cña doanh nghiÖp. V× vËy, c«ng t¸c qu¶n lý tµi s¶n lu ®éng ®ãng
mét vai trß kh¸ quan träng trong c«ng t¸c qu¶n lý tµi s¶n nãi chung.
Qu¶n lý hµng tån kho – mét bé phËn cña tµi s¶n lu ®éng – cã ý nghÜa
kinh tÕ quan träng do hµng tån kho lµ mét trong nh÷ng tµi s¶n cã gi¸ trÞ lín
trong doanh nghiÖp. B¶n th©n vÊn ®Ò qu¶n lý hµng tån kho cã hai mÆt tr¸i ngîc
nhau lµ: ®Ó ®¶m b¶o s¶n xuÊt liªn tôc, tr¸nh ®øt qu·ng trªn d©y chuyÒn s¶n xuÊt,
®¶m b¶o s¶n xuÊt ®¸p øng nhanh chãng nhu cÇu cña ngêi tiªu dïng trong bÊt cø
t×nh huèng nµo, doanh nghiÖp cã ý ®Þnh t¨ng hµng tån kho. Ngîc l¹i, hµng tån
kho t¨ng lªn, doanh nghiÖp l¹i ph¶i tèn thªm nh÷ng chi phÝ kh¸c cã liªn quan
®Õn dù tr÷ chung. V× vËy, b¶n th©n doanh nghiÖp ph¶i t×m c¸ch x¸c ®Þnh møc ®é
c©n b»ng gi÷a møc ®é ®Çu t cho hµng tån kho vµ lîi Ých do tho¶ m·n nhu cÇu cña
s¶n xuÊt vµ nhu cÇu ngêi tiªu dïng víi chi phÝ tèi thiÓu nhÊt.
§èi víi mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt chÕ t¹o, yªu cÇu qu¶n lý hµng tån kho
cµng g¾t gao. Cã thÓ minh häa ®iÒu nµy b»ng mét vµi con sè: B×nh qu©n møc tån
kho trong hÖ thèng s¶n xuÊt chÕ t¹o thêng ®¹t vµo kho¶ng 1,6 doanh sè
b¸n/th¸ng hay kho¶ng 13% doanh sè n¨m, c«ng ty b¸n lÎ kho¶ng 1,4 doanh sè
b¸n/th¸ng hay 12% doanh sè n¨m, c«ng ty b¸n bu«n kho¶ng 1,2 doanh sè
b¸n/th¸ng hay 10% doanh sè n¨m. Qu¶n lý hµng tån kho tèt còng gãp phÇn hoµn
thµnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt – kinh doanh cña doanh nghiÖp tríc nh÷ng yªu cÇu ®Æt
ra ngµy cµng cao cña thÞ trêng nh:
Rót ng¾n thêi gian cÇn thiÕt ®Ó hÖ thèng s¶n xuÊt cã thÓ ®¸p øng nhu cÇu;
Ph©n bæ chi phÝ cè ®Þnh cho c¸c ®¬n hµng hay l« s¶n xuÊt khèi lîng lín;
§¶m b¶o æn ®Þnh s¶n xuÊt vµ sè lîng c«ng nh©n khi nhu cÇu biÕn ®æi;
11
B¶o vÖ doanh nghiÖp tríc c¸c sù kiÖn lµm ®×nh trÖ s¶n xuÊt nh ®×nh c«ng,
thiÕu hôt trong kh©u cung cÊp…
B¶o ®¶m sù mÒm dÎo trong hÖ thèng s¶n xuÊt…
1.2.2. Néi dung cña qu¶n lý hµng tån kho
Luång dÞch chuyÓn vËt chÊt trong hÖ thèng s¶n xuÊt chÕ t¹o
V× hµng tån kho cã thÓ xuÊt hiÖn trong mäi c«ng ®o¹n s¶n xuÊt nªn ta cÇn
nghiªn cøu luång dÞch chuyÓn vËt chÊt trong mét hÖ thèng s¶n xuÊt – kinh
doanh bao gåm nhiÒu c«ng ®o¹n kh¸c nhau ®Ó thÊy ®îc sù hiÖn diÖn cña hµng
tån kho còng nh c¸c lo¹i kho trong tõng c«ng ®o¹n ®ã.
HÖ thèng s¶n xuÊt ®îc diÔn t¶ nh lµ sù chuyÓn hãa c¸c ®Çu vµo qua hép
®en kÜ thuËt thµnh c¸c ®Çu ra. XÐt trong hÖ thèng s¶n xuÊt chÕ t¹o, c¸c ®Çu vµo lµ
s¶n phÈm h÷u h×nh, qu¸ tr×nh chuyÓn ho¸ cã thÓ biÓu hiÖn ra nh mét qu¸ tr×nh
dÞch chuyÓn vËt chÊt tõ ®Çu vµo qua suèt c¸c qu¸ tr×nh chuyÓn ho¸ thµnh ®Çu ra.
Cô thÓ nguyªn vËt liÖu ë ®Çu vµo, dÞch chuyÓn tõ n¬i lµm viÖc nµy ®Õn n¬i lµm
viÖc kh¸c trë thµnh s¶n phÈm lan to¶ kh¾p c¸c kªnh ph©n phèi ®Õn kh¸ch hµng
cuèi cïng.
12
Ta cã thÓ h×nh dung dßng dÞch chuyÓn nµy qua s¬ ®å sau:
Mua s¾m
TiÕp nhËn
C¸c giai ®o¹n s¶n xuÊt
Kho
SP
Kho b¸n
thµnhphÈ
m
S¬ ®å 1: Dßng dÞch chuyÓn vËt chÊt trong hÖ thèng chÕ t¹o
Qua s¬ ®å ta cã thÓ thÊy hµng tån kho xuÊt hiÖn ë mäi c«ng ®o¹n s¶n xuÊt,
biÓu hiÖn cña nã chÝnh lµ c¸c kho nguyªn vËt liÖu, kho thµnh phÈm vµ kho b¸n
thµnh phÈm. V× vËy, néi dung cña qu¶n lý hµng tån kho còng liªn quan ®Õn dßng
dÞch chuyÓn vËt chÊt trong hÖ thèng s¶n xuÊt – kinh doanh.
Néi dung cña qu¶n lý hµng tån kho
Qu¶n lý hµng tån kho lµ tÝnh lîng tån kho tèi u sao cho chi phÝ tån kho lµ
nhá nhÊt. Ho¹t ®éng qu¶n lý hµng tån kho ®îc ®Æt trªn c¬ së bèn c©u hái lín
sau:
Lîng ®Æt hµng lµ bao nhiªu ®¬n vÞ vµo thêi ®iÓm quy ®Þnh;
Vµo thêi ®iÓm nµo th× b¾t ®Çu ®Æt hµng;
13
Kh¸ch hµng
Ng
êi
cun
g
cÊp
Kho nhµ ph©n phèi
Göi hµng
Kho
NVL
Lo¹i hµng tån kho nµo ®îc chó ý;
Cã thÓ thay ®æi chi phÝ tån kho hay kh«ng.
§Ó tr¶ lêi nh÷ng c©u hái nµy, chóng ta cÇn ph¶i t×m hiÓu vÒ c¸c m« h×nh
qu¶n lý hµng tån kho, nghiªn cøu kÜ vÒ ®Æc ®iÓm cña tõng lo¹i hµng tån kho
còng nh chi phÝ tån kho cã thÓ cã.
Chi phÝ tån kho
Khi doanh nghiÖp tiÕn hµnh dù tr÷, c¸c lo¹i chi phÝ tÊt yÕu sÏ ph¸t sinh nh
chi phÝ bèc xÕp nguyªn vËt liÖu, hµng ho¸…, chi phÝ b¶o qu¶n, chi phÝ ®Æt hµng,
chi phÝ b¶o hiÓm… Chi phÝ tån kho liªn quan ®Õn c¸c m« h×nh dù tr÷. V× thÕ, viÖc
nghiªn cøu vÒ c¸c lo¹i chi phÝ tån kho lµ cÇn thiÕt tríc khi ®a ra c¸c m« h×nh.
Chi phÝ tån kho thêng bao gåm:
Chi phÝ lu kho (Chi phÝ tån tr÷)
Chi phÝ ®Æt hµng (Chi phÝ hîp ®ång)
Chi phÝ kh¸c
§Ó cã thÓ h×nh dung tõng bé phËn cña chi phÝ tån kho ta cã b¶ng minh ho¹
sau víi c¸c sè liÖu gi¶ ®Þnh:
I. Chi phÝ lu kho
Chi phÝ ®ãng gãi hµng
Chi phÝ bèc xÕp hµng vµo kho
Chi phÝ tån kho (n¨m)
(% gi¸ trÞ hµng tån kho)
12%
0.5%
ThuÕ kho
1%
B¶o hiÓm
0.5%
KhÊu hao thiÕt bÞ kho vµ thanh lý hµng cò
Tæng céng
II. Chi phÝ ®Æt hµng
PhÝ ®Æt hµng
12%
26%
Thay ®æi theo l« hµng
PhÝ vËn chuyÓn
III. C¸c chi phÝ kh¸c
Gi¶m doanh thu (do mÊt hµng)
Thay ®æi
MÊt uy tÝn víi kh¸ch hµng
Thay ®æi
Gi¸n ®o¹n s¶n xuÊt
Chi phÝ lu kho
2.5%
Thay ®æi
14
Chi phÝ nµy t¨ng tØ lÖ thuËn víi lîng hµng tån kho trung b×nh hiÖn cã vµ ®îc ph©n ra lµm hai lo¹i:
Chi phÝ tµi chÝnh: bao gåm chi phÝ sö dông vèn nh tr¶ l·i tiÒn vay, chi phÝ
vÒ thuÕ, khÊu hao…
Chi phÝ ho¹t ®éng: bao gåm chi phÝ bèc xÕp hµng ho¸, chi phÝ b¶o hiÓm
hµng ho¸, chi phÝ do gi¶m gi¸ trÞ hµng ho¸, chi phÝ hao hôt mÊt m¸t, chi
phÝ b¶o qu¶n…
B¶ng díi ®©y sÏ thèng kª nh÷ng chi phÝ tån tr÷ cã thÓ cã:
Nhãm chi phÝ
TØ lÖ so víi gi¸ trÞ dù tr÷
1. Chi phÝ vÒ nhµ cöa vµ kho tµng
ChiÕm 3% - 10%
- TiÒn thuª hoÆc khÊu hao nhµ cöa
- Chi phÝ cho b¶o hiÓm nhµ kho, kho tµng
- Chi phÝ cho thuª nhµ ®Êt
2. Chi phÝ sö dông thiÕt bÞ ph¬ng tiÖn
ChiÕm tõ 1% - 4%
- TiÒn thuª hoÆc khÊu hao dông cô, thiÕt bÞ
- Chi phÝ n¨ng lîng
- Chi phÝ vËn hµnh thiÕt bÞ
3. Chi phÝ vÒ nh©n lùc cho ho¹t ®éng gi¸m s¸t
ChiÕm tõ 3% - 5%
qu¶n lý
4. PhÝ tån kho viÖc ®Çu t vµo hµng dù tr÷
ChiÕm tõ 6% - 24%
- ThuÕ ®¸nh vµo hµng dù tr÷
- Chi phÝ cho viÖc vay mîn (vèn)
- B¶o hiÓm cho hµng dù tr÷
5. ThiÖt h¹i cña hµng dù tr÷ do mÊt m¸t, h háng
hoÆc kh«ng sö dông ®îc
ChiÕm tõ 2% - 5%
NÕu doanh nghiÖp cã nhu cÇu vÒ hµng tån kho lµ D ®¬n vÞ hµng hãa/n¨m,
vµ N lµ sè lÇn ®Æt hµng trong mét n¨m th× lîng hµng ®Æt mçi lÇn sÏ lµ Q = D/N
D
Lîng tån kho trung b×nh A =
2N
Gi¶ sö ta cã gi¶ thiÕt vÒ hµng tån kho cña mét doanh nghiÖp nh sau:
D =120,000®¬n vÞ
N = 4 lÇn ®Æt hµng
Nh vËy, lîng hµng cung øng mçi lÇn Q=D/N=120,000/4=30,000®v/1 lÇn
®Æt hµng
Lîng tån kho trung b×nh A=30,000/2=15,000®v
NhËn xÐt: Ngay sau khi tÇu cËp bÕn, lîng hµng tån kho lín nhÊt sÏ lµ
30,000 ®¬n vÞ vµ tríc khi l« hµng míi nhËp kho, lîng hµng tån kho ë møc thÊp
nhÊt vµ b»ng 0. Lîng hµng tån kho trung b×nh sÏ lµ 15,000 ®¬n vÞ.
Gi¶ sö hµng tån kho cã gi¸ p = $2/1®v
Gi¸ trÞ hµng tån kho trung b×nh = p x A=2 x 15,000 = $30,000
Chi phÝ lu kho = 10% gi¸ trÞ hµng lu kho = 10% x 30,000 = $3,000/n¨m
15
Chi phÝ bèc dì, xÕp hµng vµo kho lµ $2,000/n¨m
Chi phÝ b¶o hiÓm kho lµ $500/n¨m
KhÊu hao vµ thanh lý tµi s¶n cò kh«ng dïng ®îc $1,000/n¨m
Tæng chi phÝ tån kho = 3,000 + 2,000 + 500 + 1,000 = $ 6,500
Nh vËy tØ lÖ phÝ tæn tån kho/n¨m = 6,500/30,000 = 0.217
NÕu gäi:
t
: TØ lÖ chi phÝ lu kho
TCC (Total Carrying Cost) : Tæng chi phÝ tån kho
p
: §¬n gi¸ hµng lu kho
A
: Gi¸ trÞ tån kho trung b×nh
C1
: Chi phÝ lu kho mét ®¬n vÞ hµng ho¸
TCC = t x p x A = C 1 x Q/2
= 0.217 x 2 x 15,000 = $ 6,500
16
Chi phÝ ®Æt hµng (Chi phÝ hîp ®ång)
§©y lµ chi phÝ cho viÖc ®Æt mét ®ît hµng míi. Chi phÝ nµy bao gåm chi phÝ
qu¶n lý, giao dÞch vµ vËn chuyÓn hµng ho¸. Chi phÝ nµy thêng cè ®Þnh cho mét l«
hµng ®Æt cho dï l« hµng lín hay nhá. Do vËy, chi phÝ ®Æt hµng thêng thÊp nÕu l«
®Æt hµng lín vµ ngîc l¹i chi phÝ nµy sÏ cao nÕu l« hµng ®Æt nhá. Tæng chi phÝ ®Æt
hµng v× thÕ sÏ t¨ng lªn nÕu sè lîng mçi lÇn cung øng gi¶m ®i.
NÕu gäi:
N
: Sè lÇn ®Æt hµng trong n¨m
TOC (Total ordering Cost) : Tæng chi phÝ ®Æt hµng
C2
: Chi phÝ cè ®Þnh cho mét lÇn ®Æt hµng vµ C 2
=$100
TOC = C 2 x N
Mµ ta biÕt: N = D/Q
Do vËy:
Theo vÝ dô trªn ta sÏ cã:
TOC = C 2 x
D
Q
120,000
TOC = 100 x
= $400
30,000
C¸c chi phÝ kh¸c: bao gåm c¸c chi phÝ thµnh lËp kho, tr¶ l¬ng cho c«ng
nh©n viªn ngoµi giê…
Tæng phÝ tæn tån kho (Total Inventory Cost) TIC
Tæng chi phÝ tån kho ®îc tÝnh b»ng c«ng thøc:
TIC = TCC + TOC
min
Ph¬ng tr×nh tæng qu¸t tÝnh tæng chi phÝ tån kho sÏ lµ:
Q
D
min
TIC = C 1 x 2 + C 2 x Q (1)
Ph¬ng tr×nh (1) sÏ ®îc ¸p dông vµo c¸c m« h×nh qu¶n lý hµng tån kho díi
®©y.
1.2.3. C¸c ph¬ng ph¸p qu¶n lý hµng tån kho
Khi nghiªn cøu c¸c ph¬ng ph¸p qu¶n lý hµng tån kho, chóng ta cÇn gi¶i
quyÕt hai c©u hái träng t©m lµ:
Lîng hµng cho mçi ®¬n hµng lµ bao nhiªu th× chi phÝ sÏ thÊp nhÊt
Khi nµo th× tiÕn hµnh ®Æt hµng
17
1.2.3.1. Qu¶n lý dù tr÷ theo ph¬ng ph¸p cæ ®iÓn hay m« h×nh dù tr÷ hiÖu qu¶
nhÊt EOQ (Economic ordering Quantity)
M« h×nh kiÓm so¸t dù tr÷ c¬ b¶n EOQ ®îc ®Ò xuÊt vµ øng dông tõ n¨m
1915, cho ®Õn nay nã vÉn ®îc hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp sö dông. Kü thuËt kiÓm
so¸t dù tr÷ theo m« h×nh nµy rÊt dÔ ¸p dông, nhng khi sö dông nã, ngêi ta ®·
ph¶I dùa vµo nh÷ng gi¶ thiÕt quan träng, ®ã lµ:
Nhu cÇu ph¶i biÕt tríc vµ nhu cÇu kh«ng ®æi;
Ph¶i biÕt tríc thêi gian kÓ tõ khi ®Æt hµng cho tíi khi nhËn ®îc hµng vµ
thêi gian ®ã kh«ng ®æi;
Lîng hµng cña mçi ®¬n hµng ®îc thùc hiÖn trong mét chuyÕn hµng vµ ®îc
thùc hiÖn ë mét thêi ®iÓm ®· ®Þnh tríc;
ChØ cã duy nhÊt 2 lo¹i chi phÝ lµ chi phÝ tån tr÷ vµ chi phÝ ®Æt hµng;
Sù thiÕu hôt trong kho hoµn toµn kh«ng x¶y ra nÕu nh ®¬n ®Æt hµng ®îc
thùc hiÖn ®óng thêi gian.
Lîng hµng cung øng
S¬ ®å 2: M« h×nh hµng tån kho
c¬ b¶n
Q*
Q*/2
Dù tr÷ trung b×nh
O
A
B
C
Thêi gian
Trong ®ã:
Q* - S¶n lîng cña mét ®¬n hµng (lîng hµng dù tr÷ tèi ®a)
O – Dù tr÷ tèi thiÓu
Q*/2 – Lîng dù tr÷ trung b×nh
OA = AB = BC lµ kho¶ng c¸ch kÓ tõ khi nhËn hµng ®Õn khi sö dông hÕt
hµng cña mét ®ît ®Æt hµng dù tr÷
Víi m« h×nh nµy, lîng dù tr÷ sÏ gi¶m theo mét tØ lÖ kh«ng ®æi v× nhu cÇu
kh«ng thay ®æi theo thêi gian.
a) X¸c ®Þnh c¸c th«ng sè c¬ b¶n cña m« h×nh EOQ
Lîng ®Æt hµng tèi u
Môc tiªu cña c¸c m« h×nh dù tr÷ ®Òu nh»m tèi thiÓu ho¸ tæng chi phÝ dù
tr÷. Khi nghiªn cøu vÒ chi phÝ hµng tån kho ta ®· cã ph¬ng tr×nh:
18
min
Q
D (1)
TIC = C 1 x 2 + C 2 x Q
XÐt ph¬ng tr×nh (1), ta lÊy vi ph©n TIC theo Q. Tõ ®ã ta cã thÓ tÝnh ®îc lîng hµng cung øng mçi lÇn tèi u Q* nh sau:
Q*
2 DC2
C1
Nh vËy, lîng dù tr÷ tèi u hay lîng ®¬n hµng tèi u Q* sÏ lµ mét lîng x¸c
®Þnh sao cho t¹i ®ã tæng chi phÝ TIC lµ nhá nhÊt. Q* tèi u t¹i ®iÓm cã chi phÝ ®Æt
hµng vµ chi phÝ tån tr÷ (chi phÝ c¬ héi) b»ng nhau.
C«ng thøc nµy còng cã thÓ ®îc thÓ hiÖn qua ®å thÞ sau:
Chi phÝ
Chi phÝ lu
kho CxQ/2
Chi phÝ ®Æt
hµng CxD/Q
Lîng hµng cung øng
O
Gi¶ sö cã sè liÖu vÒ hµng tån kho cña mét c«ng ty s¶n xuÊt xe m¸y nh sau:
Toµn bé sè hµng ho¸ cÇn sö dông trong n¨m lµ 1600 tÊm thÐp/n¨m, chi phÝ mçi
lÇn ®Æt hµng lµ 1 triÖu ®ång, chi phÝ lu kho mét ®¬n vÞ hµng ho¸ lµ 0,5 triÖu
®ång. Lîng hµng ho¸ mçi lÇn cung øng tèi u lµ:
Q*
2 1600 1
80
0,5
Sè lÇn ®Æt hµng trong n¨m lµ: 1600/80 = 20 lÇn
Chi phÝ ®Æt hµng trong n¨m lµ: 20 * 1 = 20 triÖu
Chi phÝ lu kho hµng ho¸ lµ: 0,5 * 80/2 = 20 triÖu
Kho¶ng c¸ch gi÷a hai lÇn ®Æt hµng
KÝ hiÖu T lµ kho¶ng c¸ch gi÷a hai lÇn ®Æt hµng ta cã:
T=
Sè ngµy lµm viÖc trong n¨m
Sè lîng ®¬n ®Æt hµng mong muèn (N)
19
Gi¶ sö trong n¨m c«ng ty lµm viÖc b×nh qu©n 320 ngµy, kho¶ng c¸ch gi÷a
hai lÇn ®Æt hµng sÏ lµ T = 320/20 = 16 ngµy
20
- Xem thêm -
.DOC 
69 
570 
53 
