Tài liệu Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dệt may hoàng thị loan

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN SINH VIÊN THỰC HIỆN MÃ SINH VIÊN NGÀNH HÀ NỘI – 2016 1 : NGUYỄN VŨ THU HƯƠNG : A19751 : KẾ TOÁN BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện Mã sinh viên Ngành : Ths.Nguyễn Thu Hoài : Nguyễn Vũ Thu Hương : A19751 : Kế toán HÀ NỘI – 2016 Thang Long University Libraty LỜI CẢM ƠN Trong thời gian tìm hiểu, nghiên cứu và vận dụng những kiến thức đã học để hoàn thành đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan” em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn của cô giáo Ths.Nguyễn Thu Hoài và cán bộ phòng Kế toán tài chính, phòng Điều hành sản xuất của Công ty Cổ phần dệt may Hoàng Thị Loan. Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới cô giáo Ths.Nguyễn Thu Hoài đã tận tình hướng dẫn và góp ý cho em trong suốt thời gian thực hiện khóa luận. Em xin gửi lời cảm ơn đến tập thể nhân viên phòng Kế toán tài chính đã cung cấp số liệu và giúp đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã học vào thực tế. Em cũng xin cảm ơn các cô, các chú làm việc trong Công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Với kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên khóa luận tốt nghiệp này khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo và các bạn sinh viên để khóa luận này được hoàn thiện hơn. Em xin cảm ơn ! Hà Nội, tháng 07 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Vũ Thu Hương LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác. Các dữ liệu thông tin thứ cấp sử dụng trong Khóa luận là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ ràng. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này! Sinh viên (Ký và ghi rõ họ và tên) Nguyễn Vũ Thu Hương Thang Long University Libraty MỤC LỤC CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT ......................................................................... 3 1.1. Khái quát về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất ............................. 3 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu ................................................. 3 1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu ........................................................................... 3 1.1.3. Phân loại nguyên vật liệu ............................................................................. 4 1.1.4. Đánh giá nguyên vật liệu .............................................................................. 5 1.1.4.1. Giá trị nguyên vật liệu nhập kho ............................................................ 5 1.1.4.2. Giá trị nguyên vật liệu xuất kho ............................................................ 6 1.1.5. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu .................................. 8 1.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu .......................................................................... 9 1.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng ............................................................................. 9 1.2.2. Sổ kế toán sử dụng ...................................................................................... 10 1.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song ............. 10 1.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ..................................................................... 12 1.3.1. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ............. 12 1.3.1.1. Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên ............................. 12 1.3.1.2. Tài khoản sử dụng ................................................................................ 12 1.3.1.3. Trình tự hạch toán kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên ............................................................................................................ 14 1.3.2. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì ....................... 15 1.3.2.1. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kì ....................................... 15 1.3.2.2. Tài khoản sử dụng ................................................................................ 15 1.3.2.3. Trình tự hạch toán kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kì .. 16 1.3.3. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho ................................................... 17 1.3.3.1. Khái quát chung về dự phòng giảm giá hàng tồn kho ......................... 17 1.3.3.2. Tài khoản sử dụng ................................................................................ 18 1.3.3.3. Trình tự hạch toán kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho .............. 19 1.4. Hình thức kế toán áp dụng ............................................................................... 19 1.4.1. Hình thức kế toán máy ................................................................................ 20 1.4.2. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ ............................................................ 21 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN ........................................................... 22 2.1. Khái quát chung về Công ty cổ phần dệt may Hoàng Thị Loan .................... 22 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ............................................................. 22 2.1.2. Đặc diểm hoạt động và quy trình công nghệ .............................................. 23 2.1.2.1. Lĩnh vực hoạt động chính .................................................................... 23 2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ ............................. 23 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý .............................................................. 24 2.1.4. Đặc điểm công tác kế toán .......................................................................... 27 2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ....................................................... 27 2.1.4.2. Chính sách kế toán áp dụng ................................................................. 29 2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dệt may Hoàng Thị Loan .......................................................................................................................... 29 2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu ...................................................... 29 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu .................................................................... 29 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu ..................................................................... 30 2.2.2. Đánh giá NVL tại công ty Cổ phần dệt may Hoàng Thị Loan ................... 31 2.2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho ...................................................... 31 2.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho ....................................................... 32 2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu .................................................................. 33 2.2.3.1. Khai báo danh mục từ điển .................................................................. 33 2.2.3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu nhập kho ........................................... 35 2.2.3.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu xuất kho ............................................ 44 2.2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ............................................................... 53 2.2.5. Tổ chức kiểm kê vật tư cuối kỳ .................................................................... 63 CHƯƠNG 3. MỘt sỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN ........... 65 3.1. Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cồ phần dệt may Hoàng Thị Loan ............................................................................................... 65 3.1.1. Ưu điềm ....................................................................................................... 65 3.1.2. Nhược điểm ................................................................................................. 66 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dệt may Hoàng Thị Loan ............................................................................................... 68 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dệt may Hoàng Thị Loan ............................................................................... 69 Thang Long University Libraty DANH MỤC VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ NVL Nguyên vật liệu SXKD Sản xuất kinh doanh TSCĐ Tài sản cố định DN CKTM Doanh nghiệp Chiết khấu thương mại XDCB VLC NK Xây dựng cơ bản Vật liệu chính Nhập khẩu QLDN Quản lý doanh nghiệp KT GTGT BQ PP Kế toán Giá trị gia tăng Bình quân Phương pháp QĐ BTC HH Quyết định Bộ tài chính Hàng hóa DNSX KKTX KKĐK Doanh nghiệp sản xuất Kê khai thường xuyên Kiểm kê định kỳ TK XNK CBCNV BHYT KTTC BHXH KTDN ĐHSX Tài khoản Xuất nhập khẩu Cán bộ công nhân viên Bảo hiểm y tế Kế toán tài chính Bảo hiểm xã hội Kế toán doanh nghiệp Điều hành sản xuất NH Ngân hàng NKCT TT Nhật ký chứng từ Thông tư DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1. Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song ......................11 Sơ đồ 1.2. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX .............................14 Sơ đồ 1.3. Kế toán NVL theo phương pháp KKĐK .............................................16 Sơ đồ 1.4. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho............................................19 Sơ đồ 1.5. Kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính .................................20 Sơ đồ 1.6. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký – chứng từ .................21 Sơ đồ 2.1. Quy trình công nghệ tại nhà máy sợi...................................................24 Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy quản lý ......................................................................24 Sơ đồ 2.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty ....................................................27 Sơ đồ 2.4. Thủ tục nhập kho .................................................................................35 Sơ đồ 2.5. Thủ tục xuất kho ..................................................................................44 Bảng 2.1. Giao diện kế toán hàng tồn kho ............................................................33 Bảng 2.2. Danh mục vật tư ...................................................................................34 Bảng 2.3. Danh mục kho hàng ..............................................................................35 Bảng 2.4. Hóa đơn GTGT.....................................................................................37 Bảng 2.5. Biên bản kiểm nghiệm vật tư ...............................................................38 Bảng 2.6. Phiếu nhập kho .....................................................................................39 Bảng 2.7. Phiếu nhập mua hàng ...........................................................................40 Bảng 2.8. Hóa đơn GTGT chi phí thu mua...........................................................41 Bảng 2.9. Sổ chi tiết thanh toán với người bán .................................................43 Bảng 2.10. Giấy đề nghị cấp vật tư .......................................................................45 Bảng 2.11. Phiếu xuất kho ....................................................................................46 Bảng 2.12. Phiếu xuất kho ....................................................................................47 Bảng 2.13. Thẻ kho xơ Tarilin ..............................................................................47 Bảng 2.14. Bảng kê nhập một vật tư.....................................................................48 Bảng 2.15. Bảng kê xuẩt một vật tư......................................................................49 Bảng 2.16. Sổ chi tiết vật tư ..................................................................................50 Bảng 2.17. Tổng hợp xuất nhập tồn NVL .........................................................51 Bảng 2.18. Tổng hợp xuất nhập tồn NVL .........................................................52 Bảng 2.19. Giao diện hình thức Nhật ký Chứng từ ..............................................53 Thang Long University Libraty Bảng 2.20. Nhật ký chứng từ số 5 .....................................................................54 Bảng 2.21. Nhật ký chứng từ số 2 .....................................................................55 Bảng 2.22. Bảng kê số 3 ....................................................................................57 Bảng 2.23. Bảng Phân bổ NVL và CCDC .........................................................58 Bảng 2.24. Bảng kê số 4 ..........................................................59 Bảng 2.25. Nhật ký chứng từ số 7 (Phần 1) ................................................................ 60 Bảng 2.26. Giao diện Sổ cái TK ..........................................................................61 Bảng 2.27. Sổ cái TK 1521 ..................................................................................61 Bảng 2.28. Sổ cái TK 1521 ..................................................................................62 Bảng 2.29 .Biên bản kiểm kê ................................................................................64 Bảng 3.1. Sổ danh điểm vật tư ..............................................................................70 Bảng 3.2. Phiếu xuất kho theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập ....................73 Bảng 3.3. Bảng kê xuất một vật tư theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập .....74 Bảng 3.4. Sổ chi tiết vật tư ....................................................................................75 Bảng 3.5. Bảng Tổng hợp xuất nhập tồn NVL .....................................................76 Bảng 3.6. Bảng kê số 3 ......................................................................................77 Bảng 3.7. Nhật ký chứng từ số 7 Bảng 3.8. Bảng kê số 4 .......................................................................78 ....................................................................................79 Bảng 3.10. Sổ cái TK 152 ....................................................................................80 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Việt Nam đang trong xu hướng phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Đảng và Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Trong những năm vừa qua, bộ máy nền kinh tế đã đạt được những thành tựu đáng kể trên bước đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Trên bình diện vĩ mô, để khẳng định được mình và có chỗ đứng vững chắc trong nên kinh tế như hiện nay thì các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế phải tạo ra được sức bật nội tại trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt. Song song, doanh nghiệp phải hoạch định chiến lược kinh doanh, đổi mới chiến lược về thị phần, đổi mới kỹ thuật công nghệ... bên cạnh đó các doanh nghiệp còn phải quan tâm đến công tác quản trị chi phí nhằm tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Trong bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào thì yếu tố đầu vào là không thể thiếu, đó là nguyên vật liệu và các yếu tố khác như công cụ dụng cụ... Như, để sản xuất hàng may mặc thì cần có vải; để sản xuất bàn ghế thì cần phải có gỗ... Nhận thức được NVL là yếu tố cốt yếu, không thể thiếu đối với hoạt động SXKD của Công ty, các nhà quản lý luôn nỗ lực trong việc quản lý vật tư một cách tốt nhất từ khâu thu mua cho đến khi đưa vào sản xuất. Trong giá thành sản phẩm thì giá trị vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy, nếu giảm được chi phí NVL sẽ có tác động không nhỏ đến giá thành, ổn định nguồn cung cấp NVL, giảm chi phí bảo quản nguyên vật liệu, giải phóng một số vốn lưu động đáng kể. Công tác kế toán NVL, giúp cho những nhà quản lý nắm bắt được thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra được quyết định đúng đắn trong việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu, bảo đảm việc cung cấp đủ, đúng chất lượng và kịp thời cho sản xuất. Giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và xác định nhu cầu về dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránh ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết, nhằm đem lại hiệu quả trong SXKD của doanh nghiệp. Trong quá trình tiếp xúc thực tế với công tác kế toán tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan, tìm hiểu tổng quan các phần hành kế toán của Công ty và nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Ths.Nguyễn Thu Hoài em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan” cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình. 1 Thang Long University Libraty 2. Mục tiêu nghiên cứu − Tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu. − Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan. − Đề xuất kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan. 4. Phương pháp nghiên cứu − Phương pháp thu thập, tổng hợp và phân tích số liệu - chỉ tiêu, so sánh đánh giá. − Sử dụng các công cụ thống kê toán học: Sơ đồ, bảng biểu. 5. Nội dung khóa luận Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bài khóa luận bao gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan. Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan. 2 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. Khái quát về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu Khái niệm: Nguyên vật liệu (NVL) của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm hoặc tiêu hao toàn bộ để tạo ra sản phẩm. Nguyên vật liệu có một số đặc điểm sau: − Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. − Nguyên vật liệu được xếp vào tài sản lưu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. 1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm, do vậy chất lượng của NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. NVL được đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại... có tác động rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, đảm bảo chất lượng NVL cho sản xuất còn là một biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Do đó, cung ứng NVL kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Ngoài ra chi phí NVL cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến sự biến động của giá thành, chỉ cần chi phí tăng hay giảm 1% cũng đã làm cho giá thành biến động. Điều này ảnh hưởng đến kết quả SXKD của doanh nghiệp. Xét cả về mặt hiện vật lẫn về mặt giá trị, ta thấy vị trí của NVL đối với quá trình sản xuất có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Do đó việc tổ chức công tác hạch toán NVL là không thể thiếu ở bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. 3 Thang Long University Libraty 1.1.3. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên liệu, vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, mỗi loại có vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình SXKD. Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp sản xuất cụ thể, nội dung kinh tế, chức năng của nguyên vật liệu mà chúng có sự phân chia thành các loại khác nhau. − Phân loại theo nội dung kinh tế + Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, XDCB; xơ trong các doanh nghiệp kéo sợi, vải trong các doanh nghiệp may… + Vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ chỉ có vai trò phụ trợ trong quá trình SXKD, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, hoặc được sử dụng nhằm mục đích đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. + Nhiên liệu: dùng để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng bao gồm các loại ở thể rắn, lỏng và khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình SXKD như: xăng, dầu, than, hơi đốt… Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn. + Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải... + Thiết bị và vật liệu XDCB: là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động cơ bản, tái tạo tài sản cố định. Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. + Phế liệu thu hồi: là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất để sử dụng hoặc bán ra ngoài. Việc phân chia chi tiết NVL trong doanh nghiệp sản xuất được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó, NVL được chia thành các loại, nhóm, thứ bằng hệ thống kí hiệu các chữ số để thay thế cho tên gọi nhãn hiệu, quy cách NVL. Những kí hiệu đó được gọi là danh điểm vật liệu và áp dụng thống nhất 4 trong phạm vi toàn doanh nghiệp, giúp cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu. Mỗi loại vật liệu có thể sử dụng một số trong danh điểm vật liệu, sổ danh điểm vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu của từng nhóm và đặc tính công dụng của chúng. Tùy theo nhóm, thứ vật liệu mà kết cấu số liệu gồm 1, 2, hoặc 3 chữ số. − Phân loại theo nguồn nhập + Nguyên vật liệu mua ngoài: mua từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu. + Nguyên vật liệu tự gia công sản xuất. + Nguyên vật liệu nhận vốn góp. − Phân loại theo mục đích sử dụng + Nguyên vật liệu chính dùng cho chế tạo sản phẩm và sản xuất. + Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp… 1.1.4. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là cách xác định giá trị của chúng theo từng nguyên tắc nhất định. Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02. Nội dung giá gốc của nguyên liệu, vật liệu được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. 1.1.4.1. Giá trị nguyên vật liệu nhập kho − NVL mua ngoài Giá gốc = Giá mua của NVL NVL (theo mua ngoài hóa đơn) + Chi phí thu mua thực tế + Thuế nhập khẩu, Thuế TTĐB (nếu có) - Các khoản giảm giá,CKTM,trả lại người bán (nếu có) Theo công thức trên ta có: + Giá mua NVL: • Nếu NVLmua ngoài dùng SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị NVL được phản ánh ở tài khoản NVL (TK 152) theo giá mua chưa có thuế GTGT, số thuế GTGT được khấu trừ phản ánh ở TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. • Nếu NVL mua ngoài dùng SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá trị NVL mua ngoài được phản ánh trên tài khoản NVL theo tổng giá thanh toán. 5 Thang Long University Libraty + Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)… − NVL doanh nghiệp tự gia công chế biến Giá gốc của NVL tự = gia công chế biến Giá trị nguyên vật liệu xuất gia công + Chi phí gia công chế biến Chi phí chế biến bao gồm: chi phí nhân công, chi phí khấu hao máy móc thiết bị và các khoản chi phí khác. − NVL doanh nghiệp thuê ngoài gia công Giá gốc của NVL thuê ngoai gia công = Giá trị NVL xuất gia công + Chi phí thuê ngoài gia công Chi phí thuê ngoài gia công bao gồm: tiền thuê gia công phải trả, chi phí vận chuyển đến cơ sở gia công và ngược lại. − NVL do nhà nước cấp hoặc được tặng thì giá trị thực tế được tính là giá trị của vật liệu đó ghi trên biên bản bàn giao hoặc ghi theo giá trị tương đương với giá thị trường. − NVL nhận góp vốn liên doanh thì giá gốc NVL là giá trị được các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận. 1.1.4.2. Giá trị nguyên vật liệu xuất kho Trong quá trình hạch toán NVL, tuỳ điều kiện cụ thể từng DN như: số lượng, số lần nhập xuất của mỗi danh điểm NVL, biến động giá NVL, trình độ của cán bộ kế toán…DN sẽ lựa chọn phương pháp tính giá xuất thích hợp. Theo thông tư 200/2014/TT-BTC các DN có thể lựa chọn một trong những phương pháp sau: − Phương pháp thực tế đích danh Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi NVL theo từng lô hàng. Khi xuất kho, NVL thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá trị thực tế xuất kho. Phương pháp này thường áp dụng với các NVL có giá trị lớn. Ưu điểm: Kết quả chính xác cao. Giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế, tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết NVL sẽ rất phức tạp. 6 − Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá trị của NVL được tính theo giá trị trung bình của NVL tồn kho đầu kì và giá trị NVL được mua hoặc sản xuất trong kì. Phương pháp bình quân có thể tính theo thời kì hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, tuỳ thuộc vào tình hình của DN. Giá thực tế của NVL xuất dùng = x Số lượngNVL Giá đơn vị xuất dùng bình quân Trong đó giá đơn vị bình quân được tính theo 2 cách sau: + Phương pháp bình quân cả kì dự trữ Đơn giá BQ cả kỳ dự trữ Trị giá NVL tồn đầu kỳ = + Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư nhưng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư. Nhược điểm: Công tác kế toán dồn tích vào cuối kỳ ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Hơn nữa phương pháp này chưa đáp ứng được yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. + Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập Sau mỗi lần nhập, kế toán xác định lại giá bình quân cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng nguyên vật liệu xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Đơn giá BQ sau mỗi lần nhập = Trị giá NVL tồn trước lần nhập n + Số lượng NVL tồn trước lần n Trị giá NVL nhập lần n + Số lượng NVL nhập lần n Ưu điểm: Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của phương pháp bình quân cả kì dự trữ, vừa chính xác, vừa cập nhập được thường xuyên liên tục. Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều, phức tạp, chỉ thích hợp với những DN sử dụng kế toán máy hoặc có số lần nhập NVL không nhiều. 7 Thang Long University Libraty − Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước thì được xuất trước, và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu xuất kho kịp thời. Phương pháp này cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị nguyên vật liệu cuối kỳ. Trong thời kỳ lạm phát, phương pháp này sẽ cho lợi nhuận cao, có lợi cho các công ty cổ phần khi báo cáo kết quả hoạt động trước cổ đông, làm giá cổ phiếu công ty tăng lên. Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí nguyên liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung vào kho từ trước. Như vậy chi phí kinh doanh của DN không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu . Tóm lại, mỗi phương pháp tính giá đều có ưu điểm, nhược điểm riêng nên DN cần chọn cho mình phương pháp tính phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và trình độ của kế toán. 1.1.5. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu − Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật liệu có hiệu quả ngày càng được coi trọng, làm sao để cùng một khối lượng nguyên vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, hạ giá thành mà vẫn đảm bảo chất lượng. Quản lý nguyên vật liệu cần xem xét trên các khía cạnh sau: + Khâu thu mua: nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động do DN phải thường xuyên tiến hành cung ứng vật tư đáp ứng kịp thời sản xuất, cho nên khâu thu mua phải quản lý về khối lượng, việc thu mua phải đúng yêu cầu sử dụng, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí thu mua. + Khâu bảo quản: Việc dự trữ vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hóa của mỗi loại, mỗi quy mô tổ chức DN, tránh tình trạng thất thoát, hư hỏng làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu. 8 + Khâu dự trữ: Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình SXKD, nguyên vật liệu luôn biến động thường xuyên nên việc dự trữ nguyên vật liệu như thế nào để đáp ứng yêu cầu của SXKD hiện tại là điều hết sức quan trọng. Mục đích của dự trữ nguyên vật liệu là đảm bảo cho quá trình SXKD không bị gián đoạn, không gây ứ đọng vốn quá nhiều. + Khâu sử dụng: Sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở xác định định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích lũy cho DN. Khâu sử dụng cần đảm bảo đúng định mức quy định, đảm bảo tiết kiệm chi phí trong giá thành. − Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Nhận thức được vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong các DN sản xuất, đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác, đầy đủ các thông tin số liệu về nguyên vật liệu. Do vậy nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu là: + Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng chất lượng và giá thành thực tế nhập kho. + Tập hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. + Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SXKD. + Tính toán, phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để DN có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 1.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định Bộ Tài chính. Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý nguyên vật liệu, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhập số liệu vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất có thể. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, tất cả các loại chứng từ đều mang tính hướng dẫn. Doanh nghiệp được tự thiết kế biểu mẫu riêng phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động. 9 Thang Long University Libraty Các chứng từ kế toán nguyên vật liệu gồm: − Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) − Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) − Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 03 - VT) − Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04 - VT) − Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 05 - VT) − Bảng kê mua hàng (mẫu 06 - VT) − Bảng phân bổ nguyên vật liệu , công cụ, dụng cụ (mẫu 07 - VT) 1.2.2. Sổ kế toán sử dụng Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, các doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng mẫu sổ kế toán như trước mà được tự thiết kế, xây dựng riêng phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của mình. Để hạch toán chi tiết NVL, kế toán sử dụng những sổ (thẻ) sau: − Sổ kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu S10- DN) − Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu (mẫu S11- DN) − Sổ (thẻ) kho (mẫu S12-DN) Ngoài các sổ kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống tài khoản tổng hợp của DN xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán và thống nhất chung theo chế độ hiện hành. Các tài khoản chi tiết xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của DN phù hợp với công tác kế toán của DN. Các báo cáo về nguyên vật liệu cũng cần được xây dựng theo đúng chế độ kế toán ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý nguyên vật liệu. Các DN cần kịp thời nắm bắt những quyết định điều chỉnh, thay đổi, bổ sung của Bộ tài chính liên quan đến hạch toán kế toán. 1.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phương pháp ghi thẻ song song: Tiến hành theo dõi chi tiết nguyên vật liệu song song ở kho và phòng kế toán theo từng thứ nguyên vật liệu. Thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL theo chỉ tiêu số lượng. Kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, tồn kho do thủ kho gửi đến sẽ theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị trên sổ chi tiết vật liệu. 10 − Tại kho: Việc ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất NVL, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Định kỳ thủ kho chuyển (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhậpxuất được phân loại theo từng thứ NVL cho phòng kế toán. − Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tưđể ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật tư và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, cần tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ vào các bảng tổng hợp. Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Nhược điểm: Phương pháp này có sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng sẽ ảnh hưởng tới việc lập báo cáo Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, số lần nhập xuất ít, không thường xuyên, không đòi hỏi trình độ kế toán cao. Sơ đồ 1.1. Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song THẺ KHO CHỨNG TỪ NHẬP CHỨNG SỔ KẾ TOÁN TỪ XUẤT CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 11 Thang Long University Libraty