Tài liệu Hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân thành phố vinh, tỉnh nghệ an

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……./…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN CẢNH THÁI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – NĂM 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……./…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN CẢNH THÁI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN HÀ NỘI – NĂM 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn này là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên cứu chưa từng được công bố ở bất cứ công trình nào khác, các số liệu khảo sát được sử dụng trong luận văn là kết quả do tôi tự tiến hành và tổng hợp. Các quan điểm của các tác giả khác, các số liệu của các nghiên cứu khác được sử dụng trong luận văn này đều được trích dẫn, dẫn nguồn đúng quy định. Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Tác giả Nguyễn Cảnh Thái LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chương trình cao học và luận văn tốt nghiệp thạc sỹ chuyên ngành quản lý công, tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy giáo, cô giáo các khoa, ban thuộc Học viện Hành chính Quốc gia đã trang bị các kiến thức cơ bản, cũng như các kiến thức chuyên ngành có giá trị lý luận và thực tiễn to lớn. Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn Phó Giáo sư, Tiến sỹ Nguyễn Thị Thu Vân đã trực tiếp hướng dẫn tôi thực hiện Luận văn này với tinh thần trách nhiệm cao độ, phong cách làm việc dân chủ, khoa học. Đồng thời, xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về nhiều mặt trong quá trình thực hiện luận văn này. Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Tác giả Nguyễn Cảnh Thái MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục các sơ đồ, bảng, biểu MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN ......... 9 1.1. Khái quát chung về Văn phòng ........................................................... 9 1.1.1. Khái niệm ....................................................................................... 9 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ................................................................... 11 1.1.3. Vị trí, vai trò ................................................................................. 14 1.2. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trong hệ thống các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện .......................................................... 16 1.2.1. Tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện…………………………………………………………………….16 1.2.2. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện ..................... 20 1.2.3. Tổ chức bộ máy của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện................................................................................... 22 1.2.4. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND UBND cấp huyện...................................................................................... 26 1.3. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện ....................................................................................................... 29 1.3.1. Khái niệm hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện............................................................................ 29 1.3.2. Nguyên tắc hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện............................................................................ 30 1.3.3. Các nội dung hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện............................................................................ 32 1.4. Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện ............................................................ 39 1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện................................................... 40 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ............................................................................... 44 Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN ........................................................................................... 45 2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An ..... 45 2.1.1. Đặc điểm địa lý, dân cư và tình hình kinh tế, xã hội thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An……………………………………………………...45 2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An…………………………………………..49 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An............................................................................................. 52 2.2. Khái quát về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh .............................................................................................. 54 2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ....................................... 54 2.2.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự ........................................................... 58 2.3. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh .....…………………………………………60 2.3.1. Lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động ......................... 61 2.3.2. Bảo đảm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin ............................... 63 2.3.3. Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị..................................... 65 2.3.4. Công tác văn thư, lưu trữ.............................................................. 67 2.3.5. Công tác tiếp công dân ................................................................. 72 2.3.6. Hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin………………………………………………………………………...75 2.4. Đánh giá chung về thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh ......................................... 77 2.4.1. Những kết quả đạt được ............................................................... 77 2.4.2. Những hạn chế còn tồn tại............................................................ 80 2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế ................................................. 81 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ............................................................................... 83 Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VINH, TỈNH NGHỆ AN..................................................................... 84 3.1. Cơ sở đề xuất các giải pháp................................................................ 84 3.2. Các định hướng xây dựng giải pháp ................................................. 86 3.3. Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh ......................................... 87 3.3.1. Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện…………………………………………………………………….87 3.3.2. Hoàn thiện quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh.......................................................................................... 89 3.3.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức làm công tác văn phòng…………………………………………………………………….93 3.3.4. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế văn hóa công sở của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh................................................. 98 3.3.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác văn phòng................................................................................................ 100 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ............................................................................. 102 KẾT LUẬN .................................................................................................. 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 105 PHỤ LỤC ..................................................................................................... 111  DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CNTT : Công nghệ thông tin HĐND : Hội đồng nhân dân UBND : Ủy ban nhân dân DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU TT Tên Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND cấp Trang 27 huyện Bảng 2.1. Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, xử lý và cung 66 cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh Bảng 2.2. Số lượng các cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND 67 được Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tổ chức hàng năm Bảng 2.3. Số lượng văn bản đến và đi tại UBND thành phố Vinh 69 Bảng 2.4. Kết quả thực hiện công tác tiếp công dân và giải quyết 75 đơn thư của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vinh Biểu 2.1. Đánh giá tính khoa học, hợp lý trong việc lập kế hoạch 64 của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh Biểu 2.2. Đánh giá chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội 68 nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh Biểu 2.3. Đánh giá việc thực hiện các quy định của pháp luật về 73 công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh Biểu 2.4. Đánh giá mức độ đảm bảo tuân thủ các quy định của 76 pháp luật trong công tác tiếp công dân của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh Biểu 2.5. Đánh giá mức độ quan tâm của lãnh đạo HĐND và UBND đối với việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh 78 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế hiện nay, Việt Nam cùng với nhiều quốc gia khác trên thế giới đang tích cực tiến hành cải cách nền hành chính nhà nước song hành với cải cách bộ máy nhà nước; đồng thời coi việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà nước là động lực thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, phát huy dân chủ, duy trì sự ổn định và đảm bảo sự phát triển các lĩnh vực của đời sống xã hội. Hoàn thiện hoạt động của văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương nói chung và văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp nói riêng là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong các chương trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay. Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, có thể nói văn phòng như là bộ phận trung gian, là cầu nối giữa cấp lãnh đạo, quản lý với các phòng, ban chuyên môn và các nhân viên cấp dưới. Vì vậy văn phòng hoạt động có hiệu quả cao sẽ giúp các cơ quan, tổ chức dễ dàng đạt được các mục tiêu đã đặt ra với nguồn lực hợp lý nhất. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Vinh; có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của các cá nhân, tổ chức chuyển đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố giải quyết và nhận kết quả trả cho cá nhân, tổ chức. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An trong thời gian qua đã đạt được nhiều thành tựu đáng 1 ghi nhận, nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại không ít những hạn chế và một số phương diện còn hoạt động chưa thật hiệu quả. Vì vậy việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh là một yêu cầu cấp thiết, để hoạt động của Văn phòng được cải thiện tốt hơn, đáp ứng được những đòi hỏi của quá trình quản lý nhà nước trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hiện nay. Xuất phát từ những lý do nêu trên, tác giả đã chọn đề tài: “Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An” để nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Quản lý công của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Nghiên cứu về tổ chức, hoạt động văn phòng nói chung và hoạt động văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp nói riêng là đề tài thu hút sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, chuyên gia, nhà quản lý trong nước và thế giới và đã có nhiều bài viết, công trình nghiên cứu được công bố đề cập đến vấn đề này ở nhiều góc độ và phạm vi khác nhau. Có thể liệt kê một số công trình nghiên cứu, bài viết sau đây: - Cuốn sách “Quản trị Hành chính văn phòng” (Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 2004) của tác giả Nguyễn Hữu Thân trình bày một cách đại cương về quản trị hành chính văn phòng, chức năng của quản trị hành chính văn phòng, mục tiêu hoạch định và tổ chức quản trị thời gian, quản trị thông tin, quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học, đơn giản hoá công việc hành chính, thư tín thương mại quốc tế và nghiệp vụ hành chính văn phòng. - “Giáo trình Quản trị văn phòng” (Nxb Tài chính, Hà Nội, năm 2005) của Đại học Kinh tế Quốc dân: Giới thiệu công tác tổ chức văn phòng và một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng như: tổ chức công tác thông tin, quản lý 2 thời gian làm việc, tổ chức tiếp khách, hội họp, hội nghị, tổ chức các chuyến đi công tác, công tác văn thư, lưu trữ và soạn thảo văn bản - “Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” (Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, năm 2009) của Học viện Hành chính, do TS. Lưu Kiếm Thanh chủ biên: Tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng: tổ chức lao động, thông tin, lập chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách... và công tác về văn thư, lưu trữ. - “Nghiệp vụ Hành chính văn phòng” (Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 2009) của tác giả Lưu Kiếm Thanh: Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng: công tác văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác, công tác thông tin - báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thư, hợp đồng, giao tiếp văn phòng - “Kỷ yếu hội thảo khoa học về Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn”, (Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005), của Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn: Bao gồm các bài viết, nghiên cứu chuyên đề về lý luận và thực tiễn tập trung các nội dung về chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động cụ thể của văn phòng; các yêu cầu, nguyên tắc quản trị văn phòng ở cả khu vực công lẫn khu vực tư. - Hai tác giả Vũ Thị Phụng, Cam Anh Tuấn trong bài viết “Tổng thuật các công trình nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng ở Việt Nam” (Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 07/2015, tr.43-50) đã trình bày một cách tổng quát, tóm lược một số nghiên cứu về văn phòng, quản trị văn phòng ở nước ta trong những năm qua. Từ đó, rút ra một số kết luận, nhận xét và chỉ ra những điểm cần tiếp tục nghiên cứu, làm rõ. - Tác giả Phạm Thi Diệu Linh trong bài viết “Quản trị văn phòng: Khái niệm và các mô hình tổ chức”, (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3 11/2014, tr. 9-18) đã đưa ra một số nội hàm trong khái niệm quản trị văn phòng và hai mô hình quản trị văn phòng phổ biến hiện nay. - Trong bài viết “Sứ mệnh của quản trị hành chính văn phòng trong bối cảnh hội nhập và phát triển công nghệ” (Tạp chí Quản lý nhà nước, số 243/2016, tr. 44-46) tác giả Nguyễn Văn Hậu đã phân tích và chỉ ra những yêu cầu, nhiệm vụ (sứ mệnh) của quản trị hành chính văn phòng trong giai đoạn hiện nay, gắn với sự bùng nổ công nghệ thông tin và quá trình hội nhập toàn cầu. - Trong bài viết “Khung năng lực của lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện” (Nội san Khoa Hành chính học - Học viện Hành chính Quốc gia, số 17/2015, tr. 12-19), tác giả Vũ Duy Yên đã trình bày một cách tương đối khái quát khung tiêu chí tham chiếu đối với năng lực của người lãnh đạo trong tổ chức Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở nước ta hiện nay. Các công trình nêu trên đã cung cấp những lý luận cơ bản về văn phòng, tổ chức, điều hành và quản trị văn phòng; nhưng về khía cạnh thực tiễn hoạt động của văn phòng ở các cơ quan hành chính nhà nước thì chưa đi sâu phân tích, đánh giá cụ thể. Ngoài ra còn có nhiều luận văn, khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của văn phòng ở các cơ quan, tổ chức; cụ thể là: - Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công: “Nâng cao năng lực điều hành Văn phòng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay” của Thái Thị Thùy Linh (Học viện Hành chính, Hà Nội, năm 2010). - Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công: “Hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội” của Tăng Thị Bích Ngọc (Học viện Hành chính, Hà Nội, năm 2014). Các tài liệu và công trình nghiên cứu này đã tập trung nghiên cứu, phân 4 tích và cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về văn phòng, quản lý và điều hành văn phòng; tạo cơ sở cho việc nghiên cứu, tìm hiểu về hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước tại một địa bàn cụ thể. Đánh giá tổng quát cho thấy, đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào mang tính hệ thống, đi từ lý luận đến thực tiễn về hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An. Tuy nhiên, những nghiên cứu hiện có trên sẽ là tài liệu tham khảo quý báu để tác giả hoàn thành luận văn này. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn - Mục đích nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn về văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện; từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An. - Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn cần giải quyết những vấn đề cơ bản sau: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Trình bày, đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An và tìm ra nguyên nhân dẫn tới thực trạng đó. Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động của Văn phòng HĐND 5 và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An. - Phạm vi nghiên cứu: Về nội dung: Các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An. Về thời gian: tổng hợp số liệu và báo cáo từ năm 2011 đến 2016, với tầm nhìn đến năm 2020. Về không gian: Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn - Phương pháp luận: Phương pháp luận được sử dụng trong quá trình nghiên cứu là phép biện chứng duy vật và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác và Lênin. - Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thu thập và xử lý các thông tin, số liệu, tài liệu liên quan đến tổ chức, hoạt động UBND thành phố Vinh, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh qua các giai đoạn, thời kỳ phát triển. Việc thu thập, xử lý thông tin này trực tiếp phục vụ cho việc xây dựng các luận cứ khoa học được sử dụng trong chương 2 luận văn, làm cơ sở để đề xuất các giải pháp tại chương 3. Phương pháp thống kê, so sánh được sử dụng để thống kê số lượng cán bộ, công chức Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, thống kê các số liệu trên một số mặt hoạt động cơ bản của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh như công tác hội họp, văn thư lưu trữ… Từ đó, so sánh, đối chiếu và đánh giá thay đổi qua từng năm hoặc từng giai đoạn. 6 Phương pháp phân tích, tổng hợp được sử dụng trong cả 3 chương của luận văn nhằm xem xét, đánh giá, làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận cũng như thực tiễn tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng trong phạm vi cả nước (lý luận), và từ thực tiễn tại HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An. Phương pháp điều tra xã hội học thông qua sử dụng bảng hỏi nhằm thu thập thông tin về các đánh giá của cán bộ, công chức, lao động hợp đồng làm việc trong các cơ quan thuộc HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An đối với một số nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Về mặt lý luận: Luận văn giúp làm sáng tỏ, hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến văn phòng, hoạt động của văn phòng trong bối cảnh tổ chức triển khai thực hiện Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và vận dụng lý thuyết vào thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở pháp lý liên quan đến Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Luận văn giúp hoàn thiện hệ thống lý luận về Văn phòng nói chung và Văn phòng HĐND và UBND nói riêng. - Về mặt thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần làm cơ sở để Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh áp dụng các giải pháp để hoàn thiện hoạt động đáp ứng được yêu cầu đặt ra từ thực tiễn. Luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các văn phòng của các tổ chức, cơ quan khác để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. 7 Những kết luận, luận cứ khoa học và thực tiễn được đưa ra trong luận văn có thể làm căn cứ, cơ sở khoa học để các nhà khoa học, nhà quản lý sử dụng trong các công trình nghiên cứu. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, Luận văn gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện Chương 2: Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An. 8 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1. Khái quát chung về Văn phòng 1.1.1. Khái niệm Khi bàn về khái niệm “văn phòng”, trong cuốn sách “Thuật ngữ hành chính”, Viện nghiên cứu Khoa học hành chính [57] dẫn ra một số cách hiểu như sau: Trong từ điển Bách khoa toàn thư của Nga, thuật ngữ văn phòng có nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có nghĩa là người chuyển thư từ, văn bản. Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thư, văn bản trong các cơ quan, tổ chức. Các nước phương tây gọi Văn phòng là office. Từ điển “Oxford Advanced” xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định nghĩa văn phòng là tòa nhà làm việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi thực hiện một dịch vụ công (Bưu điện)…; là bộ phận đại diện của một tổ chức (Văn phòng ngoại giao), một cá nhân (Văn phòng nghị sĩ, văn phòng luật sư…). Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa văn phòng là “địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một sơ quan hoặc tổ chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… nào đó. Nếu là địa điểm làm việc thì văn phòng là nơi làm việc của cơ quan, tổ chức nào đó. Nếu là cơ cấu tổ chức thì văn phòng là một đơn vị công tác, có nhiệm vụ phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức với các công việc chủ yếu như: Giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng và triển khai chương trình, kế hoạch công tác theo định kỳ; thu nhận, xử lý, bảo quản cung cấp thông tin, tài liệu; tổ chức việc tiếp khách, hội họp; bảo đảm về tài chính, các phương tiện làm việc, đi lại và các điều kiện cần thiết cho các thành viên của tổ chức, cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao”. Hiện nay, thuật ngữ văn phòng được dùng theo các nghĩa sau đây: 9 Một là, là một bộ phận cấu thành của các cơ quan, công sở hành chính; Hai là, là bộ phận đại diện của các cơ quan, tổ chức trong giao dịch, điều hành công việc nội bộ [57, tr. 352-353]. “Từ điển Tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học định nghĩa văn phòng là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” [58, tr. 1408]. Theo các tác giả cuốn sách “150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính văn phòng” thì trong thực tế, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Về cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng: Thứ nhất, tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận, đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian: Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa dưới đây: Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Hai là, là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ như: văn phòng nghị sĩ, văn phòng tổng giám đốc... Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư [56, tr. 7-8]. Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau, Luận văn này tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa: “Văn phòng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ 10 cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó” [19, tr. 12]. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng là một nội dung nghiên cứu quan trọng khi đề cập đến các mặt về tổ chức và hoạt động của văn phòng, đã được trình bày, phân tích và làm rõ ở những mức độ khác nhau trong các ấn phẩm, sách báo, các công trình nghiên cứu khoa học. 1.1.2.1. Chức năng Chức năng được hiểu là công dụng chính yếu, cơ bản của một thực thể hay bộ phận này đối với các thực thể hay bộ phận khác. Chức năng cũng được hiểu là những mặt, những phương diện hoạt động chủ yếu mà một bộ phận, cơ quan, tổ chức phải thực hiện để khẳng định sự tồn tại của mình. Chức năng của văn phòng là những phương diện hoạt động chuyên biệt của văn phòng, là sản phẩm của quá trình phân công lao động và chuyên môn hóa. Các chức năng của văn phòng được phân loại tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu lý thuyết hoặc tùy thuộc vào điều kiện, đặc thù của cơ quan, đơn vị, tổ chức trong thực tiễn. Đây chính là ý nghĩa cơ bản nhất của việc tiến hành phân loại các nhóm chức năng của văn phòng. Hiện nay, có khá nhiều cách phân loại, tuy nhiên có thể xem xét văn phòng với 3 nhóm chức năng cơ bản, bao gồm: tham mưu, tổng hợp; hậu cần và đại diện. Thứ nhất, chức năng tham mưu, tổng hợp. Văn phòng tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết, xử lý các công việc cụ thể. Tham mưu là việc phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân, tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các 11