Tài liệu Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại doanh nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ CHẾ THỊ HÂN MSSV: CM1520K516 KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP CHUYÊN ĐỀ KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 Tháng 10 - 2016 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ CHẾ THỊ HÂN MSSV: CM1520K516 KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP CHUYÊN ĐỀ KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN PHẠM PHÁT TIẾN Tháng 10 - 2016 2 LỜI CẢM TẠ Được sự chấp thuận của khoa Kinh tế trường Đại học Cần Thơ em đã thực hiện chuyên đề ngành kế toán của mình. Với vốn kiến thức đã học và sự hướng dẫn của thầy Phạm Phát Tiến tôi đã hoàn thành chuyên đề của mình. Em xin gởi lời cám ơn đến: Toàn thể quý thầy cô trường Đại học Cần Thơ nói chung và khoa Kinh tế nói riêng đã tận tâm dạy bảo và truyền đạt cho chúng em những kiến thức quý báo làm hành trang bước vào đời. Giảng viên Phạm Phát Tiến, thầy đã giành nhiều thời gian hướng dẫn, giúp đỡ, đóng góp ý kiến và sữa chữa những sai sót của em trong suốt quá trình thực hiện bài viết chuyên đề này. Xin chúc quý thầy cô trường Đại học Cần Thơ dồi dào sức khỏe và đạt nhiều thành công trong công tác giảng dạy cũng như cuộc sống. Cần Thơ, ngày , tháng , năm 2016 Sinh viên thực hiện Chế Thị Hân 3 MỤC LỤC CHƯƠNG 1................................................................................................................................... GIỚI THIỆU.................................................................................................................................. 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ.................................................................................................................... 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU............................................................................................... 1.2.1 Mục tiêu chung............................................................................................................ 1.2.2 Mục tiêu chi tiết........................................................................................................... 1.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU....................................................................................... 1.3.1 Phương pháp thu thập số liệu...................................................................................... 1.3.2 Phương pháp phân tích................................................................................................ 1.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU.................................................................................................. 1.4.1 Đối tượng.................................................................................................................... 1.4.2 Thời gian..................................................................................................................... 1.4.3 Nội dung...................................................................................................................... CHƯƠNG 2................................................................................................................................... CƠ SỞ LÝ LUẬN......................................................................................................................... 2.1 KHÁI NIỆM KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH....... 2.1.1 Khái niệm kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh..................................... 2.1.1.1 Khái niệm về bán hàng............................................................................................. 2.1.1.2 Khái niệm về kết quả kinh doanh............................................................................. 2.1.2 Nguyên tắc hạch toán doanh thu bán hàng.................................................................. 2.1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh............................... 2.2 KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH............................. 2.2.1 Chứng từ tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng.............................................. 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng..................................................................................................... 2.2.1.2 Tài khoản sử dụng.................................................................................................... 2.2.2 Kế toán chi phí bán hàng............................................................................................. 2.2.3 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp......................................................................... 2.2.4 Kế toán xác định kết quả kinh doanh.......................................................................... CHƯƠNG 3................................................................................................................................... THỰC HIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY MÍA ĐƯỜNG TÂY NAM.......................................................................................... 3.1 CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI ĐƠN VỊ.................................................................. 3.1.1 Chế độ kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị............................................. 3.1.1.1 Chế độ kế toán.......................................................................................................... 3.1.1.2 Hình thức kế toán..................................................................................................... 3.1.1.3 Sơ đồ bộ máy kế toán............................................................................................... 3.1.2 Phương pháp kế toán................................................................................................... 3.2 THỰC HIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP................................................................................................................. 3.2.1 Kế toán tập hợp quá trình bán hàng............................................................................ 3.2.1.1 Các nghiệp vụ phát sinh........................................................................................... 3.2.1.2 Kế toán chi tiết......................................................................................................... 3.2.1.3 Kế toán tổng hợp...................................................................................................... 3.2.2 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp........................................ 3.2.2.1 Kế toán chi phí bán hàng.......................................................................................... a) Các nghiệp vụ phát sinh................................................................................................... b) Kế toán chi tiết................................................................................................................. c) Kế toán tổng hợp.............................................................................................................. 3.2.2.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp...................................................................... 4 a) Các nghiệp vụ phát sinh................................................................................................... b) Kế toán chi tiết................................................................................................................. c) Kế toán tổng hợp.............................................................................................................. 3.2.3 Kế toán xác định kết quả kinh doanh.......................................................................... 3.2.3.1 Giá vốn hàng bán...................................................................................................... 3.2.3.2 Xác định kết quả kinh doanh tháng 10 năm 2014.................................................... 3.2.4 Nhận xét chung............................................................................................................ CHƯƠNG 4................................................................................................................................... KẾT LUẬN................................................................................................................................... TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................................. Phụ lục 1........................................................................................................................................ Phụ lục 2........................................................................................................................................ Phụ lục 3........................................................................................................................................ 5 DANH SÁCH HÌNH Hình 2.1: Sơ đố hạch toán xác định kết quả kinh doanh Hình 3.1: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Hình 3.3: Sổ chi tiết khách hàng Hình 3.4: Sổ cái phải thu khách hàng Hình 3.5: Sổ cái 5111 doanh thu bán hàng Hình 3.6: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (641) Hình 3.7: Sổ cái tài khoản chi phí bán hàng Hình 3.8: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (642) Hình 3.9: Sổ cái tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp Hình 3.10: Sổ cái tài khoản giá vốn hàng bán Hình 3.11: Sổ cái tài khoản xác định kết quả kinh doanh 6 DANH MỤC TÙ VIẾT TẮT CB- CNV: Cán bộ, công nhân viên CCDC: Công cụ dụng cụ CH: Cửa hàng CSKD: Cơ sở kinh doanh DN: Doanh nghiệp DT: Doanh thu GBC: Giấy báo có GTGT: Giá trị gia tăng K/C: kết chuyển LCT: Lệnh chuyển tiền PC: Phiếu chi PT: Phiếu thu TK: Tài Khoản TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TM: Thương mại TSCĐ: Tài sản cố định QLDN: Quản lý doanh nghiệp UNC: Ủy nhiệm chi 7 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ Kế toán là công cụ phục vụ quản lý kinh tế, sự ra đời của nó gắn liền với quá trình phát triển kinh tế - xã hội. Khi mà nền kinh tế - xã hội càng phát triển thì kế toán càng trở nên quan trọng và trở thành công cụ không thể thiếu. Để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp phải sử dụng cùng lúc nhiều công cụ quản lý khác nhau trong đó kế toán là công cụ quản lý hữu hiệu nhất. Trong điều kiện kinh tế thị trường như hiện nay mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại, duy trì và phát triển thì các sản phẩm, hàng hóa được sản xuất ra phải tồn tại trên thị trường được người tiêu dùng chấp nhận, sử dụng. Để đạt được các mục tiêu trên doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác bán hàng, có chiến lược bán hàng thích hợp cho phép doanh nghiệp thích ứng với môi trường nắm bắt cơ hội, huy động có hiệu quả nguồn lực hiện có và lâu dài để bảo toàn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Gắn liền với công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh giữ một vai trò hết sức quan trọng vì nó phản ánh toàn bộ quá trình bán hàng của doanh nghiệp cũng như việc xác định kết quả kinh doanh, cung cấp thông tin cho nhà quản trị về hiệu quả, tình hình kinh doanh của từng đối tượng hàng hóa để từ đó có được những quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời và có hiệu quả. Với tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đã nêu trên, em chọn đề tài “Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh” làm chuyên đề ngành của mình. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Mục tiêu chung của đề tài là hệ thống hóa cơ sở lý luận về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh và thực hiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh với số liệu của Công ty Cổ phần Mía Đường Tây Nam 1.2.2 Mục tiêu chi tiết - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. - Thực hiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh với số liệu trong kỳ kế toán tháng 10 năm 2015 của Công ty Cổ phần Mía Đường Tây Nam. 1.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1.3.1 Phương pháp thu thập số liệu 8 Số liệu được thu thập từ: Đơn đặt hàng, hóa đơn Giá trị gia tăng, sổ cái, sổ chi tiết khách hàng…, của Doanh nghiệp 1.3.2 Phương pháp phân tích - Phương pháp so sánh: là phương pháp dựa vào những số liệu có sẵn để tiến hành so sánh, đối chiếu về số tương đối và tuyệt đối, thường là so sánh giữa hai năm liền kề để tìm ra sự tăng giảm của giá trị nào đó, giúp cho quá trình phân tích kinh doanh cũng như các quá trình khác. - Phương pháp hoạch toán kế toán: là phương pháp sử dụng chứng từ, tài khoản sổ sách để hệ thống hóa và kiểm soát thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Đây là phương pháp trọng tâm được sử dụng chủ yếu trong hoạch toán kế toán. 1.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.4.1 Đối tượng Cơ sở lý luận và thực hiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Doanh nghiệp 1.4.2 Thời gian Thông tin số liệu sử dụng trong đề tài được lấy trong kỳ kế toán tháng 1.4.3 Nội dung Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực hiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh với số liệu của một Doanh nghiệp 9 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) 2.1 KHÁI NIỆM KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 2.1.1 Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 2.1.1.1 Khái niệm về bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa người mua và doanh nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền. 2.1.1.2 Khái niệm về xác định kết quả kinh doanh Xác định kết quả kinh doanh là việc so sánh giữa chi phí kinh doanh đã bỏ ra và thu nhập kinh doanh đã thu về trong kỳ. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi, thu nhập nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm, tuỳ thuộc vào từng đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. 2.1.2 Nguyên tắc hạch toán doanh thu bán hàng Đối với cở sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khi viết hóa đơn bán hàng phải ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, các khoản phụ thu, thuế GTGT phải nộp và tổng giá thanh toán. Doanh thu bán hàng được phản ánh theo số tiền bán hàng chưa có thuế GTGT. Đối với hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu được phản ánh trên tổng giá thanh toán. Đối với hàng hóa thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu thì doanh thu tính trên tổng giá mua bán. Doanh thu bán hàng (kể cả doanh thu nội bộ) phải được theo dõi chi tiết theo từng loại sản phẩm nhằm xác định chính xác, đầy đủ kết quả kinh doanh của từng mặt hàng khác nhau. 2.1.3 Nhiệm vụ của Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Hoạt động bán hàng có liên quan đến nhiều khách hàng khác nhau, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương thức bán hàng và các phương thức thanh toán khác nhau nhằm đẩy mạnh việc thực hiện kế toán bán hàng chiếm lĩnh thị trường và thu hồi nhanh tiền hàng, tránh bị chiếm dụng vốn. 10 Để công tác quản lý quá trình bán hàng có hiệu quả cần đảm bảo tốt các nhiệm vụ sau: - Phải tổ chức theo dõi phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời và giám sát chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa trên cả hai mặt hiện vật và giá trị ghi chép doanh thu bán hàng theo từng nhóm mặt hàng, theo từng đơn vị trực thuộc. - Kiểm tra tình hình thu tiền bán hàng và quản lý tiền hàng. Với hàng hóa bán chịu cần mở sổ sách ghi chép theo từng khách hàng nợ, thời hạn và tình hình trả nợ. - Phải theo dõi phản ánh và giám sát chặt chẽ quá trình tiêu thụ, ghi chép kịp thời đầy đủ các khoản chi phí bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. - Lập báo cáo kết quả kinh doanh đúng chế độ, cung cấp kịp thời các thông tin kinh tế cần thiết về tình hình bán hàng cho các bộ phận liên quan. Để công tác quản lý quá trình bán hàng có hiệu quả cần đảm bảo tốt các nhiệm vụ sau: - Phải tổ chức theo dõi phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời và giám sát chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa trên cả hai mặt hiện vật và giá trị ghi chép doanh thu bán hàng theo từng nhóm mặt hàng, theo từng đơn vị trực thuộc. - Kiểm tra tình hình thu tiền bán hàng và quản lý tiền hàng. Với hàng hóa bán chịu cần mở sổ sách ghi chép theo từng khách hàng nợ, thời hạn và tình hình trả nợ. - Phải theo dõi phản ánh và giám sát chặt chẽ quá trình tiêu thụ, ghi chép kịp thời đầy đủ các khoản chi phí bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. - Lập báo cáo kết quả kinh doanh đúng chế độ, cung cấp kịp thời các thông tin kinh tế cần thiết về tình hình bán hàng cho các bộ phận liên quan. 2.2 KẾ TOÁN BÁN HÀNG XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 2.2.1 Chứng từ tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT: Hóa đơn này ghi đầy đủ, rõ ràng và chính xác về thông tin của khách hàng cũng như phương thức thanh toán. Các mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất hàng hóa bán ra. Nếu có sai sót thì phải lập biên bản hủy hóa đơn hoặc biên bản điều chỉnh hóa đơn. - Phiếu xuất kho: Mỗi khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán lên phiếu xuất trên phần mềm theo số thứ tự cũng như ngày tháng phần mềm tự cập nhật. Để biết rõ chi tiết mặt hàng nào, xuất cho ai? Ngày tháng năm nào? Kế toán sẽ kiểm tra trực tiếp trên phần mềm. - Đơn đặt hàng/Hợp đồng 11 - Phiếu thu/Ủy nhiệm chi: Thể hiện tổng số tiền thu của người mua. 2.2.1.2 Tài khoản sử dụng - Tài khoản 131: Phải thu khách hàng - Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + Tài khoản 5111: Doanh thu đường bao - Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán - Tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp - Tài khoản 641: Chi phí bán hàng - Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.2 Kế toán chi phí bán hàng - Khái niệm: Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí thời kỳ, chi phí bán hàng biểu hiện bằng tiền các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra phục vụ cho tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa trong kỳ hạch toán. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng”. Tài khoản này phản ánh các chi phí liên quan và phục vụ cho quá trình tiêu thụ theo nội dung gắn liền với đặc điểm tiêu thụ các loại hình sản phẩm. - Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản giảm chi phí bán hàng trong kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” TK 641 không có số dư và được chi tiết thành 7 tài khoản cấp hai: - TK 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng - TK 6412 - Chi phí vận chuyển, bao bì - TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng - TK 6414 - Chi phí khấu hao tài sản cố định - TK 6415 - Chi phí bảo hành - TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác 2.2.3 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp - Khái niệm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền những hao phí mà doanh nghiệp bỏ ra cho hoạt động chung của toàn doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này dùng để phản ánh những chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra cho hoạt động chung của toàn doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. 12 - Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” TK 642 không có số dư và được chi tiết thành 8 tài khoản cấp hai: - TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý - TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý - TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định - TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí - TK 6426 - Chi phí dự phòng - TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác 2.2.4 Kế toán xác định kết quả kinh doanh - Khái niệm: Kế toán xác định kết quả kinh doanh là nhằm xác định kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. Để hạch toán kết quả hoạt động kinh doanh kế toán sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Tài khoản này dùng để tính toán, xác định kết quả các hoạt động kinh doanh chính, phụ, các hoạt động khác. Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tại thời kỳ xác định tiêu thụ trong kỳ - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thường Bên Có: - Doanh thu thuần của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã ghi nhận tiêu thụ trong kỳ - Thu nhập hoạt động tài chính và các khoản thu bất thường - Số lỗ của các hoạt động kinh doanh trong kỳ TK 911 không có số dư 13 TK 911 TK 632 TK 511 Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển doanh thu thuần TK 635 TK 515 Kết chuyển chi phí Kết chuyển doanh thu HĐTC HĐTC TK 641 TK 711 Kết chuyển chi phí bán hàng Kết chuyển thu nhập khác TK 642 Kết chuyển chi phí QLDN TK 811 TK 421 Kết chuyển chi phí khác Kết chuyển lỗ TK 421 Kết chuyển lãi Hình 2.1: Sơ đố hạch toán xác định kết quả kinh doanh 14 CHƯƠNG 3 THỰC HIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÍA ĐƯỜNG TÂY NAM 3.1 CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI ĐƠN VỊ 3.1.1 Chế độ kế toán và hình thức kế toán 3.1.1.1 Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐBTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. 3.1.1.2 Hình thức kế toán Hình thức kế toán của Công ty là nhật ký chung. Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Hình 3.1: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung 15 Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. 3.1.1.3 Sơ đồ bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG (Phụ trách tài chính) PHÓ PHÒNG (Phụ trách nghiệp vụ) Thủ quỹ Kế toán quỹ, ngân hàng công nợ tạm ứng Kế toán thuế Kế toán vật tư Kế toán CCDC, TSCĐ lương và các khoản trích theo lương Thống kê kế toán bộ phận trực thuộc Công ty Kế toán công nợ tiền hàng Kế toán nguyên liệu mía, công nợ mía Thống kê kế toán trực thuộc Công ty Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 16 3.1.2 Phương pháp kế toán Công ty sử dụng phương pháp chứng từ kế toán. - Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. Để phản ánh và có thể kiểm chứng được các nghiệp vụ kinh tế, kế toán có một phương pháp là: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập các chứng từ là giấy tờ hoặc vật chứa đựng thông tin (vật mang tin), làm bằng chứng xác nhận sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế. - Phương pháp chứng từ kế toán nhằm sao chụp nguyên tình trạng và sự vận động của các đối tượng kế toán, được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh vào các bản chứng từ kế toán. - Hệ thống chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh. 3.2 THỰC HIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY 3.2.1 Kế toán tập hợp quá trình bán hàng 3.2.1.1 Các nghiệp vụ phát sinh NV1: Ngày 02/10/2014 xuất bán cho CSKD Cảnh Hoa 12 tấn đường cát Trắng đơn giá 17.000 (đã bao gồm thuế), giá vốn hàng bán là 10.500 đ/kg, thuế suất thuế GTGT là 5%, theo Hợp đồng số 45/HĐMB/KH-KD.2014, khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 112: Có TK 5111: Có TK 3331: 240.000.000 đ 228.000.000 đ 12.000.000 đ Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 126.000.000 đ Có TK 155: 126.000.000 đ NV2: Ngày 02/10/2014 xuất bán cho Công ty TNHH Tấn Hưng 30 tấn đường cát trắng đơn giá 16.500 đ/kg (đã bao gồm thuế), giá vốn hàng bán là 10.100 đ/kg, thuế suất thuế GTGT là 5%, theo Hợp đồng số 46/HĐMB/KH-KD.2014, cấn trừ vào tiền hàng ứng trước của hợp đồng (Hóa đơn giá trị gia tăng số 1886, Phụ lục 1). 17 Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131: 495.000.000 đ Có TK 5111: 470.250.000 đ Có TK 3331: 24.750.000 đ Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 303.000.000 đ Có TK 155: 303.000.000 đ NV3: Ngày 02/10/2014 xuất bán cho Cửa hàng Bách Hóa Thới Bình 10 tấn đường cát trắng đơn giá 17.200 đ/kg (đã bao gồm thuế), giá vốn hàng bán là 10.100 đ/kg, thuế suất thuế GTGT là 5%, theo Đơn hàng số 01/ĐĐH/ KH-KD.2014, khách hàng chưa thanh toán (Đơn đặt hàng số 01, Phụ lục 2). Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131: 172.000.000 đ Có TK 5111: 163.400.000 đ Có TK 3331: 8.600.000 đ Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 101.000.000 đ Có TK 155: 101.000.000 đ NV4: Ngày 03/10/2014 xuất bán cho Cửa Hàng Hải Đường 5 tấn đường cát trắng đơn giá 18.000 đ/kg (đã bao gồm thuế), giá vốn hàng bán là 10.500 đ/kg, thuế suất thuế GTGT là 5%, theo Đơn hàng số 02/ĐĐH/KH-KD.2014 đã thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 112: 90.000.000 đ Có TK 5111: 85.500.000 đ Có TK 3331: 4.500.000 đ Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 52.500.000 đ Có TK 155: 52.500.000 đ NV5: Ngày 03/10/2014 xuất bán cho Công ty TNHH TM Hữu Sơn 14 tấn đường cát trắng đồn đơn giá 17.000 đ/kg (đã bao gồm thuế), giá vốn hàng bán là 10.000 đ/kg, 18 thuế suất thuế GTGT là 5%, theo Hợp đồng số 47/HĐMB/KH-KD.2014, khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 112: Có TK 5111: Có TK 3331: 238.000.000 đ 226.100.000 đ 11.900.000 đ Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 140.000.000 đ Có TK 155: 140.000.000 đ NV6: Ngày 04/10/2014 xuất bán cho Cửa hàng Bách Hóa Thới Bình 15 tấn đường cát trắng đơn giá 17.200 đ/kg (đã bao gồm thuế), giá vốn hàng bán là 10.500 đ/kg, thuế suất thuế GTGT là 5%, theo Đơn hàng số 03/ĐĐH/ KH-KD.2014, khách hàng chưa thanh toán. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131: 258.000.000 đ Có TK 5111: 245.100.000 đ Có TK 3331: 12.900.000 đ Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 157.500.000 đ Có TK 155: 157.500.000 đ NV7: Ngày 08/10/2014 xuất bán cho Công ty TNHH Tấn Hưng 10 tấn đường cát trắng đơn giá 16.500 đ/kg (đã bao gồm thuế), giá vốn hàng bán là 10.500 đ/kg, thuế suất thuế GTGT là 5%, theo Hợp đồng số 48/HĐMB/KH-KD.2014, cấn trừ vào tiền hàng ứng trước của hợp đồng. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131: 165.000.000 đ Có TK 5111: 156.750.000 đ Có TK 3331: 8.250.000 đ Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 155: 105.000.000 đ 105.000.000 đ 19 NV8: Ngày 08/10/2014 xuất bán cho Cửa hàng Mỹ Khánh 5 tấn đường cát Trắng đơn giá 17.600 (đã bao gồm thuế), giá vốn hàng bán là 9.800 đ/kg, thuế suất thuế GTGT là 5%, theo Đơn hàng số 04/ĐĐH/KH-KD.2014, khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 112: 88.000.000 đ Có TK 5111: 83.600.000 đ Có TK 3331: 4.400.000 đ Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 49.000.000 đ Có TK 155: 49.000.000 đ NV9: Ngày 08/10/2014 xuất bán cho Công ty TNHH TM Toàn Phát 30 tấn đường cát trắng đơn giá 16.000 đ/kg (đã bao gồm thuế), giá vốn hàng bán là 10.100 đ/kg, thuế suất thuế GTGT là 5%, theo Đơn hàng số 05/TP.2014, khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 112: 480.000.000 đ Có TK 5111: 456.000.000 đ Có TK 3331: 24.000.000 đ Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: Có TK 155: 303.000.000 đ 303.000.000 đ NV10: Ngày 09/10/2014 xuất bán cho Công ty TNHH Kim Thanh 18 tấn đường cát trắng ,đơn giá là 9.900 đ/kg (đã bao gồm thuế), giá vốn hàng bán là 13.700 đ/kg, thuế suất thuế GTGT là 5%, theo Hợp đồng số 49/HĐMB/KH-KD.2014, khách hàng chưa thanh toán. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131: Có TK 5111: Có TK 3331: 302.400.000 đ 287.280.000 đ 15.120.000 đ Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 178.200.000 đ 20