Tài liệu Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty xây dựng cp hà đô

CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 PHẦN MỞ ĐẦU Sản xuất cái gì ? sản xuất như thế nào ?sản xuất cho ai?.. đó là những câu hỏi hết sức bức thiết, cần thiết, cần được các nhà doanh nghiệp Việt Nam đưa ra những lời giải đáp hợp lý và đúng đắn trong giai đoạn hiện nay khi mà lộ trình cắt giảm thuế quan, khi gia nhập AFFTA, cơ hội mở rộng quan hệ các nhà doanh nghiệp ra thị trường các nước trong khu vực ASEAN cũng như các nước khác trên thế giới, cũng đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp phải đối mặt với một thị trường cạnh tranh gay gắt. Mà hiện nay Việt Nam đang chuẩn bị gia nhập WTO thì các doanh nghiệp Việt Nam cần phải cạnh tranh nhiều hơn trước với các nước, khi gia nhập WTO thì đòi hỏi khắt khe về chất lượng sản phẩm cũng như những chỉ tiêu chuẩn kinh tế: trình độ quản lý... thì mới có thể tồn tại và phát triển được vậy các doanh nghiệp phải làm gì và làm như thế nào? Đây là một bài toán khó cần có lời giải đáp. Ngành xây dựng cơ bản nói chung, xây dựng các công trình giao thông nói riêng cũng đang đứng trước những cơ hội thách thức của xu thế hội nhập nền kinh tế trong khu vực cũng như trên thế giới, với vai trò đặc biệt thuộc các lĩnh vực sản xuất vật chất, sản phẩm của ngành đảm bảo việc mở rộng tài sản xuất sản cố định trong nền kinh tế quốc dân, việc quản lý yếu tố chi phí sản xuất từ đó hạ giá thành sản phẩm sẽ làm cho giá trị tài sản cố định của các ngành khác hạ theo, đó là vấn đề tích cực có lợi to lớn cho nền kinh tế của mỗi quốc gia. Trong nganh xây lắp chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ thường chiếm một tỷ trọng lớn( khoảng 70- 80%) trong giá thành sản phẩm, việc quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ở các khâu ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh, một sự biến đổi nhỏ của nó cũng ảnh hưởng tới doanh thu, lợi nhuận của giá thành sản phẩm đòi hỏi phải quản lý tốt nguyên vật liệu. Muốn vậy tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp phải khoa học, hợp lý và không ngừng quản lý hoàn thiện. Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây dựng cổ phần Hà Đô- Bộ Quốc Phòng cũng đứng trước vấn đề bức xúc là làm sao quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ có hiệu quả. Để đạt được điều đó một trong các biện pháp mà các nhà quản lý quan tâm đó là hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu và công cụ nói riêng, vận 1 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 dụng lý luận vào thực tiễn một cách linh hoạt sáng tạo để đảm bảo đúng chế độ, phù hợp với đặc điểm của công ty. Trên tinh thần đó với kiến thức tích lũy được trong thời gian, học tập ở trường, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Nguyễn Thị Bích Vượng và sự chỉ bảo của cán bộ trong phòng tài chính kế toán của công ty em đã nghiên cứu đề tài kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại công ty xây dựng cổ phần Hà Đô_Bộ Quốc Phòng. Nội dung chuyên đề gồm có: Phần mở đầu: Phần I: Các vấn đề chung về kế toán vật liệu và công cụ, dụng cụ. I. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. II. Phân loại đánh giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. III. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. IV. Chứng từ kế toán và thủ tục nhập, xuất kho vật liệu và công cụ, dụng cụ. V.Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. VI. Kế toán và thủ tục nhập, xuất kho vật liệu và công cụ, dụng cụ. PHẦN II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại công ty xây dựng cổ phần Hà Đô- Bộ Quốc Phòng. I. Đặc điểm chung của doanh nghiệp. II. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. PHẦN III: Nhận xét và kiến nghị. 2 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 PHẦN I: CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ. I. Khái Niệm, đặc điểm và vai trò của Vật Liệu và Công cụ, dụng cụ. 1. Khaí Niệm và đặc điểm 1.1 Khái niệm và đặc điểm của nguồn nguyên vật liệu. 1.1.1 Khái niệm. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần thiết phải có các yếu tố cơ bản, không thể thiếu đó là tư vật liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp nguyên vật liệu là đối tượng lao động và được coi là yếu tố cơ bản ở khâu sản xuất của doanh nghiệp. 1.2.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu. “Tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng của lao động. Đối tượng lao động trở thành nguyên vật liệu. Chính vì vậy, không phải bất kỳ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Ví như sắt nằm trong quặng không phải là nguyên vật liệu mà chỉ khi con người tiêu hao lao động để tìm ra nó cung cấp cho ngành công nghiệp thì khi đó sắt mới được gọi là nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu nếu xét về hình thái hiện vật thì nó được xét vào tài sản lưu động của doanh nghiệp, còn nếu xét về hình thái giá trị thì nó là một bộ phận trong vốn lưu động của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Giá trị nguyên vật liệu chỉ được dịch chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 1.2. Khái niệm và đặc điểm của công cụ, dụng cụ. 1.2.1. Khái niệm về công cụ, dụng cụ. Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không thoả mãn đình nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình. Ngoài ra những tư liệu không có tính bền vững như đồ dùng bằng sành xứ, thủy tinh, giày dép, quần áo làm việc... Dù thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình nhưng vẫn coi là công cụ, dụng cụ. 3 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 1.2.2. Đặc điểm của công cụ, dụng cụ. Công cụ, dụng cụ tham gia nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung ứng dịch vụ. Khi tham gia vào qúa trình sản xuất thì công cụ vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Trong quá trình sản xuất giá trị hao mòn được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nhìn chung công cụ dụng cụ thường có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn hạn được quản lý và hạch toán như tài sản lưu động. 2.Vai trò của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ còn được theo dõi và quản lý chặt chẽ về các mặt hiện vật và gía trị ở tất cả các khâu mua sắm, dữ trữ, bảo quản và sử dụng. - Ở khâu mua hàng cần phải quản lý thực hiên kế hoạch mua hàng về số lượng, khối lượng, quy cách, phẩm chất chủng loại giá mua, chi phí mua như đảm bảo đúng tiến độ thời gian đáp ứng chức tốt kho hàng, bến bãi trang bị đầy đủ các phương tiện đo lường cần thiết, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tài sản. Ở khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ góp phần quan trọng để hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho đơn vị. II. PHÂN LOẠI ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ. 1. Phân loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Để tiến hành sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu và công cụ khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết từng loại từng nhóm, từng thứ thì cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Phân loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng là căn cứ vào các tiêu thức nhất định để chia nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp thành từng loại từng nhóm, từng thứ. * Căn cứ vào vai trò và chức năng của nguyên liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được chia thành các loại sau: 4 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 - Nguyên vật liệu chính( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là các loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm được sản xuẩt ra. Vd: xi măng, sắt thép, ... trong doanh ngiệp xây lắp. - Vật liệu phụ: là những loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm, nhưng có vai trò cần thiết và nhất định cho quá trình sản xuất như: dầu nhờn, các loại thuốc nhuộm, phụ gia... kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất . - Nhiên liệu là loại vật liệu phụ trong quá trình sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở các thể rắn, thể lỏng hoặc thể khí. - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị được dự trữ để sử dụng cho việc sửa chưã, thay thế những bộ phận của tài sản cố định hữu hình. -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu và thiết bị dùng cho công tác xây dựng cơ bản để hình thành tài sản cố định. - Vật liệu khác bao gồm các loại chưa được phản ánh ở các loại vật liệu trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định. * Ý nghĩa: Việc phân loại nguyên liệu theo vai trò và tác dụng của chúng giúp cho các nhà quản lý nắm bắt được nội dung, công dụng của từng loại nguyên vật liệu, trên cơ sở đó thực hiện việc quản lý, sử dụng từng loại nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm của chúng. Xét về phương diện kế toán, cách phân loại này giúp kế toán tổ chức vận dụng phương pháp kế toán, tài khoản kế toán cho phù hợp. Phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nguồn gốc của nguyên vật liệu. Nội dung phân loại nguyên vật liệu căn xứ vào nguồn hình thành của nguyên vật liệu để phân chia toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành: + Nguyên vật liệu mua ngoài. + Nguyên vật liệu thuê gia công. +Nguyên vật liệu được nhận tài trợ, biếu tặng, nhận góp vốn. + Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản sản xuất. * Công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất được phân chia như sau: - Căn cứ vào nội dung kinh tế được phân chia thanh các loại chủ yếu sau: 5 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 + Dụng cụ giá lắp, đồ nghề chuyên dùng cho sản xuất. +Công cụ dụng cụ dùng cho công tác quản lý. +Quần áo bảo hộ lao động. + Khuôn mẫu đúc sẵn. + Lán trại tạm thời. +Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá, vật liệu. + Các loại công cụ dụng cụ khác. - Trong công tác quản lý và hạch toán công cụ. dụng cụ được chia thành 3 loại: + Công cụ, dụng cụ . + Bao bì luân chuyển. +Đồ dùng cho thuê. Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất có thể căn cứ vào đặc tính lý hoá của từng loại để chia thành từng nhóm, từng thứ nguyên liệu vật liệu, công cụ và dụng cụ. 2. Đánh giá vật liệu và công cụ, dụng cụ. Đánh giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ: là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho( trong đó bao gồm cả nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ) phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc.Trường hợp giá trị thuần có thể được thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá thuần có thể thực hiện được. 2.1. Đánh giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo nguyên tắc giá gốc. Gía gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chí phí liên quan trưc tiếp khác phát sinh để có được tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp được hình thành từ những nguồn khác nhau, nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ được xác định theo từng trường hợp nhập xuất. 2.1.1. Gía gốc của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập kho được tính theo công thức: 6 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 Gía gốc NVL CCDC mua = ngoài nhập kho giá mua ghi trên hoá các loại chi phí có liên quan đơn sau khi trừ đi các + thuế không + trực tiếp đến việc khoản triết, giảm giá hoàn lại mua hàng. Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp bảo quản trong qúa trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. - Gia gốc của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tự chế biến nhập kho được tính theo công thức sau: Giá gốc vật liệu công = giá gốc vật + cụ dụng cụ nhập kho liệu xuất kho chi phí chế biến Chi phí sản xuất hàng tồn kho bao gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biển đổi phát sinh trong qua trình chế biến nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Giá gốc NVL vàCCDC giá gốc NVL tiền công phải chi phí vậnchuyển bốc = xuất thuê ngoài + trảcho người + và các chi phí liên nhập kho chế biến chế biến quan trực tiếp khác - Giá gốc của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ nhận góp vốn liên doanh vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá thực tế do hội đồng đánh giá và được chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận( nếu có). Giá gốc nguyên vật liệu và giá trị hợp lý ban = CCDC nhập kho các chi phí khác đầu của những NVL + và CCDC tương đương có liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận. - Giá gốc nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được cấp: Giá gốc NVL CCDC nhập kho giághi sổ của đơn vị các chi phí vận chuyển, bốc vật = cấp trên hoặc được đánh + dỡ, chi phí có liên quan trực giá lại theo giá trị thuần tiếp đến việc tiếp nhận Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ước tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. 7 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 2.1.2. Giá gốc của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho. Do gía gốc của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập kho từ các nguồn nhập khác nhau, nên đề tính giá gốc hàng xuất kho, kế toán có thể có sử dụng một trong các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho sau: - Phương pháp tính theo giá trị đích danh: giá trị thực tế của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho tính theo giá trị thực của lô hàng nhập kho. Áp dụng đối với các doanh nghiệp sử dụng ít thứ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ có giá trị lớn và có thể nhận diện được. - Phương pháp bình quân gia quyền: giá trị của loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ < bình quân gia quyền cuối kỳ> giá trị trung bình có thể tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp< bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập> Giá trị thực tế NVL = và CCDC xuất kho số lượng NVL * đơn giá bình quân gia quyền và CCDC xuất kho Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các cách sau: Cách 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ( còn gọi là giá bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ). Giá trị thực tế NVL và Đơn giá bình CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế NVL và CCDC nhập kho trong kỳ quân gia quyền = cả kỳ dự trữ Số lượng NVL và CCDC tồn + Số lượng NVL và CCDC kho trước khi nhập kho nhập kho của từng lần nhập - Phương pháp nhập trước xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hạng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần cuối kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. 8 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 - Phương pháp nhập sau, xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hạng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. 2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo giá hạch toán. Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng thường sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, hoạt động nhập xuất nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ diễn ra thường xuyên, liên tục. Nếu áp dụng nguyên tắc giá gốc thì rất phức tạp, khó đảm bảo kịp thời của kế toán. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hàng ngày trên phiếu nhập, phiếu xuất và ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp xây dựng, có thể là giá kế hoạch hoặc là giá trị thuần, có thể thực hiện được trên thị trường. Giá hoạch toán được thống nhất trong doanh nghiệp và được sử dụng tương đối ổn định và lâu dài. Trường hợp có sự biến động lớn về giá cả doanh nghiệp cần xây dựng lại hệ thống giá hạch toán. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ,dụng cụ phải tuân thủ nguyên tắc tính theo giá trị thực tế. Cuối tháng kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị hoạch toán từng thứ< nhóm hoặc loại> nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ để điều chỉnh giá hạch toán xuất thành giá trị thực tế. Giá trị thực tế của NVL + Giá trị thực tế NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ CCDCnhập kho trong kỳ Hệ số chênh lệch= Giá trị hoạch toán NVL CCDC tồn kho đầu kỳ Giá trị thực tế NVL = CCDC xuất kho Giá hoạch toán NVL * CCDC xuất kho 9 + Giá trị hạch toán NVL, CCDC nhập kho trong kỳ hệ số chênh lệch giá CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 III. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ. Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng chất lượng, phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập xuất kho. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận, phòng ban chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập xuất và thực hiện nghiên chỉnh chứng từ kế toán. - Mở các loại số( thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo đúng chế độ phương pháp quy định. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dữ trữ và sử dụng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo dự toán, tiêu chuẩn định mức chi phí và phát hiện các trường hợp vật tư ứ đọng hoặc thiếu hụt, tham ô, xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý. - Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo chế độ quy định của nhà nước. - Cung cấp thông tin về tình hình nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ công tác quản lý. Định kỳ tiến hành phần tích, tình hình mua hàng, bao quản và sử dụng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. IV. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ THỦ TỤC NHẬP, XUẤT KHO VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ. 1. Chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán sử dụng được quy đinh theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định số 1141/TC/CĐKT ngày 01.11/1995, theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của bộ trưởng bộ tài chính và các quyết định khác có liên quan bao gồm: - Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT - Phiếu xuất kho mẫu số 02_VT - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm kê vật tư,sản phẩm,hàng hoá - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho 10 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 - Hoá đơn bán hàng- Hoá đơn GTGT. Ngoài các chứng từ sử dụng bắt buộc thống nhất theo quy định của nhà nước các doanh nghiệp co thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn như: Biên bản, phiếu xuất vật tư theo hạn mức< mẫu số 04-VT>. 2. Thủ tục nhập, xuất kho vật liệu và công cụ, dụng cụ. 2.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Bổn phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp động mua hàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các mặt số lượng, khối lượng và quy cách, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập ”biên bản kiểm nghiệm vật tư” sau đó bộ phận cung cấp hàng lập “phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ tục nhập kho sau khi cân đo đong đếm sẽ ghi số lượng thực nhập và tồn của từng vật tư vào thẻ kho, trường hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cách phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Hàng ngày, định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập kho cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 2.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tư viết phiếu xin lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xin vật tư bộ phận cung cấp viết phiếu xuất kho trình lên giám đốc duyệt. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu. Sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật tư vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán. V. PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ. 1. Phương pháp thẻ song song. Nguyên tắc hạch toán: Ở kho thủ kho ghi chép tình hinh nhập xuất tồn trên thẻ kho về số lượng. Ở phòng kế toán sử dụng sổ( thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tinh hình nhập xuất tồn của từng thứ vật tư về mặt số lượng và giá trị. 11 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 Trình tự kế toán theo phương pháp thẻ song song: (1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập- xuất kho vật tư hợp lệ thủ kho tiến hành nhập, xuất vào chứng từ nhập- xuất cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập. (2) Hàng ngày hoặc định kỳ nhận được chứng từ nhập, xuất vật tư kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ, ghi hoá đơn giá thành tiền phân loại chứng từ sau đó ghi vào số( thẻ) kế toán chi tiết. (3) Định kỳ hoặc cuối tháng kế toán chi tiết vật tư và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với số( thẻ) kế toán chi tiết. (4) Căn cứ vào số liệu tổng hợp nhập- xuất- tồn, mỗi thứ vật tư ghi một dòng sau đó tổng hợp theo từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Số liệu này dùng để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. Thẻ kho chứng từ nhập chứng từ xuất sổ chi tiết NVL,CCDC Bảng tôngt hợp nhập xuất tồn Bảng tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra NVL, CCDC: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ * Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng. - Ưu điểm: ghi chép đơn giản rõ rãng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép quản lý. 12 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 - Nhược điểm: việc ghi cháp giữa kho và phòng kế toán còn trùng lập về chỉ tiêu số lượng, khối lượng hai chép nhiều. Công việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu dồn vào ngày cuối tháng không đảm bảo yêu cầu kịp thời của - Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư hàng hoá, việc nhập xuất ra không thường xuyên. Đặc biệt trong điều kiện doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máu thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, hàng hoá diễn ra thường xuyên. Do đó xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng ngày càng rộng rãi. 2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển . Nguyên tắc hoạch toán: Thử kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập, tồn trên thẻ kho, kể toán mở số đối chiếu để theo dõi số lượng giá trị nhập, xuất tồn của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ . SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN. Thẻ kho (1) (1) phiếu xuất Phiếu nhập (4) (2) Bảng kê nhập (3) sổ đối chiếu luân chuyển (5) sổ kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 13 (3) Bảng kê khai CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (1.) Thủ kho tiến hành công việc quy địng nhập xuất kho và ghi số lượng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ được nhập , được xuất vào chứng từ ghi sau đó ghi thẻ vào kho và tính số tồn kho sau mỗi lần nhập xuất. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập- xuất cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho nhập . (2). Định kỳ kế toán mở bảng thống kê tổng hợp nhập, xuất của từng thớ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ luân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu trên số lượng và giá trị. (3). Căn cứ vào số tổng hợp trên bảng kê để ghi vào số đối chiếu luân chuyển mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng, sổ đối chiếu được mở và dùng cho cả năm. (4). Cuối tháng đối chiếu số lượng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập xuất của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ trên thẻ kho với số đối chiếu luân chuyển. (5) Đối chiếu giá trị nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập xuất tồn trên sổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp. * Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng. - Ưu điểm: giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp với thủ kho về số lượng việc kiểm tra, đối chiếu chỉ tiến hành vào kỳ kế toán do đó hạn chế chức năng của kế toán. - Điều kiện áp dụng: phương pháp này được áp dụng cho những đơn vị có ít nghiệp vụ nhập, xuất và đơn vị bố trí ít nhân viên kế toán chi tiết riêng do vậy không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. 3. Phương pháp ghi sổ số dự. Nguyên tắc kế toán chi tiết: thủ kho dùng thẻ kho để ghi số lượng nhập- xuấttồt và cuối kỳ phải ghi số tồt kho đã tính được trên thẻ kho vào của từng thứ nguyên vật liệu và công cụ,dụng cụ vào số liệu trên sổ dư, kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp giá trị nhập xuất tồn kho của từng nhóm nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ vào cột số tiền trên sổ dư, để có số liệu đối chiếu với bảng tổng hợp giá trị nhập- xuất- tồn kho về mặt giá trị, số sổ được độc lập và dùng cho cả năm 14 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ SỐ DƯ chứng từ nhập (1) (2) bảng giao nhận chứng từ nhận thẻ kho (3) chứng từ xuất (4) (6) sổ số dư (2) bảng giao nhận (3) (3) số tổng hợp ,nhập ,xuất ,tồn (5) bảng luỹ kế ,nhập ,xuất ,tồn Trình tự kế toán: (1) Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ xong thủ kho tập hợp và phân loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm vật tư. (2) Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập( xuất) của từng nhóm nguyên vật liệu và công cụ, dụng đính kèm chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư. (3) Kế toán chi tiết vật liệu khi nhận được phiếu giao nhận, chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ đính kèm chứng từ gốc . Phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hoạch toán trên từng chứng từ gốc, tổng cộng số tiền của các chứng từ nập, xuất theo từng nhóm để ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận, chứnh từ nhập, xuất, sau đó lập bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho theo từng kho. (4) Kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn (nếu vật tư được bảo quản ở từng kho). (5) Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho thủ ghi số lượng vật liệu công cụ, dụng cụ vào sổ só dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho trước nhày cuối tháng. 15 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 (6) Khi nhận số dư, kế toán kiểm tra và ghi tiêu giá trị vào sổ số dư. Sau đó đối chiếu trên bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho hoặc bảng tổng hợp nhập xuất, tồn với sổ số dư. * Ưu điểm, nhược điểm và điều kiệm áp dụng. - Ưu điểm: giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi giá trị của từng nhóm vật tư tránh được việc trung hợp với thủ kho, công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra thường xuyên của kế toán. - Nhược điểm: khó phát hiện nguyên nhân khi đối chiếu, phát hiện ra sai sót và đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao. - Điều kiện áp dụng: doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên. VI. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ 1. Phân loại. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ dùng theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thương xuyên theo dõi phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho... Hiện nay phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta. - Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên và liên tục, về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá , sản phẩm, trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ. 2. Kế toán tổng hợp vật liệu và công cụ, dụng cụ theo phương pháp kế khai thường xuyên. Theo phương pháp này trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được xác định: 16 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 Trị giá vốn thực tế của NVL xuất số lượng NVL * = xuất kho đơn giá thực tế xuất kho Số lượng nguyên vật liệu xuất kho được tổng hợp từ các chứng từ xuất kho. Còn đơn giá thực tế xuất kho thì tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá nào. Phương pháp kê khai thường xuyên có ưu điểm là: Độ chính xác cao, cung cấp thông tin kịp thời, cập nhật tại bất kỳ thời điểm nào nào kế toán cũng xác định được lượng nhập, xuất tồn kho vật liệu. Tuy nhiên, phương pháp này còn có nhược điểm là khối lượng công việc doanh nghiệp áp dụng phương pháp này còn có nhược điểm là khối lượng công việc lớn tốn kém thời gian. - Các tài khoản chủ yếu sử dụng: + TK151: Hàng mua đang đi trên đường Kế toán sử dụng TK151 để phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá mua ngoài thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng bến bãi, hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm định nhập kho + TK152: Nguyên vật liệu. Kế toán sử dụng tài khoản 152: để phản ánh giá trị hiện có tình hình biến động, tăng, giảm các loại công cụ dụng cụ trong kho của doanh nghiệp. + TK153: Công cụ, dụng cụ. Kế toán sử dụng TK153: để phản ánh giá trị hiện có tình hình biến động tăng giảm các loại công cụ, dụng cụ kho của doanh nghiêp. + TK311: phải trả người bán. Kế toán sử dụng tài khoản 331 để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho nhà bán vật tư, hàng hoá ,nguồn cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả ho người nhận thầu xây lắp chính phụ. 17 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 TRÌNH TỰ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN TK111,112,141,331 TK152 mua ngoài vật liệu TK 621 xuất chế tạo sản phẩm Tk133 TK151 Thuế GTGT TK 627,641,642 hàng đi đường nhập kho xuất cho sản xuất cho bán hàng cho quản lý doanh TK141 nghiệp Nhập cấp phát tặng, thường TK128,222 góp vôn liên doanh nhận góp vốn liên doanh TK154 TK154 Vật liệu thuê ngoài xuất vật liệu tự chế chế biến tự chế nhập kho hay thuê ngoài chế biến TK128,222 TK632 Nhận lại vốn góp liên doanh xuất bán trả lương trả thưởng tặng biếu TK632,338(3381) TK632,138,334 Phát hiện thừa khi kiểm kê phát hiện thiếu khi TK 711 kiểm kê Vật liệu được tặng thưởng viện trợ Tk412 đánh giá giảm vật liệu đánh giá tăng vật liệu 18 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP CCDC THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN TK111,112,113,141,331 TK 153 Mua ngoai CCDC TK 627,641,642 xuất CCDC loại phân bố một lần TK133 TK 142,242 xuất dung CCDC phân bố dần loại phân bố 1 lần vào chi phi TK 151 Hàng đi đường nhập kho TK411 TK154 Nhận cấp phát ,góp vốn CCDC thuê ngoài ,tự chế xuất kho TK 711 TK 128,222, Nhận viện trợ ,biếu tặng Xuất CCDC góp vốn liên doanh TK 154 TK632 CCDC thuê ngoài ,tự chế nhập kho TK 128,222 TK 1381,334 Nhận lại vốn góp liên doạnh Kiểm kê phát hiện thiếu TK 412 Đánh giá giảm CCDC Đánh giá tăng CCDC 19 CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688 a. Kế toán tổng hợp tăng vật liệu và công cụ, dụng cụ. a.1. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ do mua ngoài. * Trường hợp hàng nhập kho và hoá đơn cùng về căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan. -+Nếu mua hàng trong nước. Nợ TK 152, TK 153 Nợ TK 1331- thuế GTGT được khấu trừ . Có TK 111, 112, 113 ... -Mua hàng nhập khẩu. +Nếu nguyên vật liệu,CCDC nhập khẩu dùng cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Kế toán phản ánh giá trị vật liệu, công cụ, dụng cu nhập khẩu phải nộp chi phí thu mua vận chuyển. Nợ TK 152, 153 :theo giá thực tế Có TK 111,112,331 : Số tiền đã trả, phải trả cho người bán với chi phí vận chuyển, bốc dỡ Có TK 333- Thuế xuất, nhập khẩu Có TK 413 –chênh lệch tỷ giá +Nếu chênh lệch tỷ giá ghi trên sổ kế toán nhỏ hơn tỷ giá giao dịch thực tế thì số chênh lệch tỷ giá giảm được ghi vào biên nợ TK 413 TGTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư,hàng hoá và thuế GTGT hàng nhập khẩu. Nợ TK 133 Có TK 333(33313)- Thuế GTGT hàng nhập khẩu. +Nếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập khẩu dung cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không chịu đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu TGTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sự nghiệp,chương trình, dự án, văn hoá, phúc lợi.... được trang trải bằng nguồn kinh phí khác thì thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu được tính vào giá trị vật liệu,CCDC. *Trường hợp hàng về nhập kho, nhưng chưa nhận được hoá đơn, kế toán không ghi sổ ngay, lưu phiếu nhập vào hồ sơ” hàng về chưa có hoá đơn” 20