Tài liệu Khai thác, dùng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại văn phòng trung ương đảng

Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------o0o------- TRẦN THỊ NGỌC LAN KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC TỔNG HỢP THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành : Lưu trữ học Hà Nội - 2012 1 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------o0o------- TRẦN THỊ NGỌC LAN KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC TỔNG HỢP THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành : Lưu trữ học Mã số : 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Đào Xuân Chúc Hà Nội - 2012 2 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan MỤC LỤC ________ Mở đầu 1. Lí do chọn đề tài ........................................................................................................................................................ 8 2. Mục tiêu của đề tài................................................................................................................................................... 9 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu........................................................................................................... 10 4. Nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................................................................................ 10 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề............................................................................................................................... 10 6. Các nguồn tài liệu tham khảo ....................................................................................................................... 11 7. Phương pháp nghiên cứu................................................................................................................................... 12 8. Đóng góp của đề tài................................................................................................................................................. 12 9. Bố cục của đề tài......................................................................................................................................................... 13 Nội dung Chương 1. Sự cần thiết khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng.............................................................................................. 14 1.1. Khái quát về cơ quan VPTW Đảng.................................................................................................. 14 1.1.1. Chức năng................................................................................................................................................................ 14 1.1.2. Nhiệm vụ................................................................................................................................................................... 15 1.1.3. Tổ chức bộ máy................................................................................................................................................. 16 1.2. Công tác tổng hợp thông tin ………………………….……...................................................................... 18 1.2.1. Khái niệm thông tin ................................................................................................................................... 18 1.2.2. Khái niệm công tác tổng hợp thông tin ……………………………................................... 24 1.3. Sự cần thiết khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng ............................................................................................................................ 26 1.3.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ....................................................................................................................... 26 1.3.2. Số lượng và thành phần tài liệu lưu trữ hiện được bảo quản tại KLTTW Đảng....................................................................................................................................................................... 28 1.3.3. Vị trí, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng......................................................................................................................................................... 29 4 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan 1.3.4. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng........................................................................................................................... 31 Chương 2. Thực tiễn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng................................................................................................ 37 2.1. Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng.......................................................................................................................................................... 37 2.1.1. Vai trò của chuyên viên tổng hợp................................................................................................. 37 2.1.2. Nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp......................................................................................... 39 2.1.3. Yêu cầu cơ bản đối với chuyên viên tổng hợp ............................................................... 41 2.2. Các hình thức tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ của chuyên viên VPTW Đảng để phục vụ công tác tổng hợp thông tin................................................ 41 2.2.1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc..................................................................................... 43 2.2.2. Sao chụp tài liệu lưu trữ.......................................................................................................................... 45 2.2.3. Khai thác tài liệu lưu trữ qua mạng nội bộ ......................................................................... 46 2.2.4. Đề nghị cung cấp tài liệu lưu trữ theo chủ đề hội nghị......................................... 47 2.3. Phương pháp tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng......................................................... 50 2.3.1. Phương pháp xác minh độ tin cậy của thông tin.......................................................... 51 2.3.2. Phương pháp tổng hợp thông tin.................................................................................................... 53 2.3.3. Phương pháp bổ trợ....................................................................................................................................... 56 2.4. Hình thức cung cấp thông tin................................................................................................................. 59 2.5. Hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng ............................................................................................................................ 62 2.6. Nhận xét về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng ............................................................................................................................ 66 2.6.1. Ưu điểm .................................................................................................................................................................... 66 2.6.2. Hạn chế....................................................................................................................................................................... 67 Chương 3. Các biện pháp nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin và nâng cao chất lượng thông tin tổng hợp tại VPTW Đảng.......................................................................................................... 70 5 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan 3.1. Về phía đối tượng khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ...................... 70 3.1.1. Nâng cao nhận thức của chuyên viên về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ đem lại cho công tác tổng hợp thông tin.......................................... 70 3.1.2. Chủ động liên hệ với Cục Lưu trữ Trung ương Đảng khi có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ................................................................................................................................................ 71 3.2. Về phía cơ quan lưu trữ................................................................................................................................. 71 3.2.1. Đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền, giới thiệu về ý nghĩa, giá trị của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ..................................................................................................... 71 3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.................................................................................................. 73 3.2.3. Đa dạng hoá các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ..................... 74 3.2.4. Hoàn thiện hệ thống văn bản về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.................. 76 3.2.5. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ............................... 78 3.2.6. Đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất............................................................................................. 79 3.2.7. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.................. 79 3.2.8. Đẩy mạnh công tác tổng kết về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ................... 81 3.3. Về phía cơ quan VPTW Đảng................................................................................................................. 82 3.3.1. Từng bước tiêu chuẩn hoá quy trình thông tin............................................................... 82 3.3.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác tổng hợp thông tin................ 85 3.3.3. Các giải pháp khác......................................................................................................................................... 87 Kết luận...................................................................................................................................................................................... 89 Tài liệu tham khảo....................................................................................................................................................... 91 Phụ lục......................................................................................................................................................................................... 95 6 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN ________ 1. BBT Ban Bí thư 2. BCHTW Ban Chấp hành Trung ương 3. BCT Bộ Chính trị 4. CSDL Cơ sở dữ liệu 5. KLTTW Kho Lưu trữ Trung ương 6. VPTW Văn phòng Trung ương ____________________________ 7 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan MỞ ĐẦU ________ 1. Lí do chọn đề tài. Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt quý báu của mỗi dân tộc. Đó là nguồn sử liệu quan trọng, đáng tin cậy để nghiên cứu lịch sử của mỗi dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung. Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, chúng chứa đựng những thông tin có ý nghĩa nhiều mặt, trên các phương diện như : chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học, kỹ thuật…phục vụ cho việc điều hành, ban hành quyết định quản lý, phục vụ công tác tổng hợp thông tin cho lãnh đạo và các nhu cầu khác của xã hội. Do vậy, mỗi quốc gia đều tìm mọi biện pháp để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả di sản văn hoá của quốc gia mình. Trước hết, cần khẳng định thông tin trong tài liệu lưu trữ là thông tin quá khứ được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, có độ tin cậy và chính xác cao, việc tổ chức khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ cũng chính là tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, việc khai thác, sử dụng thông tin có thể rộng hơn, nhiều hơn và dễ tiếp cận hơn do thông tin trong tài liệu lưu trữ được tổng hợp trong các văn bản, tài liệu hoặc những cuốn sách đã được kiểm định về độ tin cậy. Để phát huy một cách có hiệu quả những giá trị tài liệu lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản liên quan đến vấn đề này như : Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ X, Luật Lưu trữ năm 2011 và Chỉ thị 05/2007/CT-TTg, ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy tài liệu lưu trữ…. Ngoài ra, trong lĩnh vực ngành cũng thường xuyên tổ chức các hội thảo, hội nghị như : Hội nghị khoa học về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc được tổ chức năm 2008, Hội thảo chuyên đề về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng năm 2008, Hội thảo về khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn năm 2010. Các hội nghị đã khẳng định ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trong hoạt động thực tiễn, hoạt động quản lý, hoạt động nghiên cứu khoa học và hoạt động nghiên cứu lịch sử; đồng thời đưa ra các biện pháp nhằm phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ. Hiện nay, công tác tổng hợp thông tin là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu được các Văn phòng Trung ương Đảng đặc biệt quan tâm, nhất là khi Văn phòng Trung ương Đảng (VPTW Đảng) hợp nhất từ bốn cơ quan theo tinh thần Quyết định số 45-QĐ/TW, ngày 11/4/2007 của Bộ Chính trị (khoá X) về việc hợp nhất Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính - Quản trị Trung ương, VPTW Đảng (cũ) thành VPTW Đảng thì nhiệm vụ này càng trở nên quan trọng và nặng nề hơn, do nhu cầu tham mưu, tổng hợp tăng thêm về các lĩnh vực chuyên 8 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan sâu như : kinh tế, nội chính, tài chính Đảng,…. Chính vì vậy, ngoài thông tin từ các nguồn do thực tế đem lại và thông tin từ các nguồn khác như sách, báo, internet và các phương tiện truyền thông… thì thông tin trong tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đối với chuyên viên của VPTW Đảng trong công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo mà trực tiếp và chủ yếu là Ban Chấp hành Trung ương (BCHTW), Bộ Chính trị (BCT), Ban Bí thư (BBT). Tài liệu lưu trữ của Đảng nói chung, tài liệu trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng (KLTTW) nói riêng đã và đang đóng vai trò đáng kể trong việc cung cấp thông tin phục vụ công tác tổng hợp thông tin. Bản thân cơ quan VPTW Đảng và những người làm công tác tổng hợp thông tin đều nhận thức rõ vị trí và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, coi đây là nguồn thông tin tin cậy để tiến hành công việc. Vì vậy các yêu cầu về khai thác tài liệu trong KLTTW Đảng để phục vụ công tác tổng hợp thông tin ngày càng tăng. Là một học viên cao học của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đồng thời là một cán bộ đang công tác ở VPTW Đảng, tôi hiểu về tài liệu lưu trữ Đảng và ý nghĩa to lớn mà tài liệu lưu trữ đã, đang và sẽ đem lại. Trong thực tế, mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả cho xã hội, phục vụ nghiên cứu khoa học. Bởi vì "Tổ chức sử dụng tài liệu là công đoạn cuối cùng của cả quá trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ. Sử dụng tài liệu là công đoạn cuối cùng của cả quá trình hoạt động của ngành lưu trữ và là kết quả cuối cùng để đánh giá độ phát triển của công tác lưu trữ xã hội và đánh giá kết quả đóng góp của ngành lưu trữ vào sự nghiệp chung" [11,tr.1]. Vì vậy mọi nội dung nghiệp vụ công tác trong Kho Lưu trữ đều nhằm mục tiêu : tổ chức khoa học tài liệu trong Kho để tạo điều kiện sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, trong thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu trong Kho Lưu trữ có một số vấn đề đặt ra cần được giải quyết để đáp ứng tốt hơn cho yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ công tác tổng hợp và ngược lại đối tượng sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ cũng cần có cách thức tiếp cận tài liệu nhanh nhất, hiệu quả nhất. Để góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong KLTTW Đảng phục vụ công tác tổng hợp thông tin, chúng tôi chọn đề tài : "Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng" để làm luận văn thạc sĩ. 2. Mục tiêu của đề tài. Đề tài : "Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng" được nghiên cứu nhằm mục tiêu : - Làm sáng tỏ vị trí và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của BCHTW mà trực tiếp là BCT, BBT. - Khảo sát tình hình và thực trạng khai thác, sử dụng cũng như công tác tổng 9 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ; hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của chuyên viên phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng. Trên cơ sở đó, đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin và chất lượng thông tin tổng hợp tại VPTW Đảng nói riêng và công tác thông tin nói chung. Thông qua đề tài tác giả mong muốn góp phần làm phong phú thêm nhận thức về công tác lưu trữ và công tác văn phòng, đặc biệt là công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng như công tác tổng hợp thông tin của chuyên viên văn phòng cấp uỷ nói chung và của chuyên viên VPTW Đảng nói riêng. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. + Đối tượng nghiên cứu. - Nghiên cứu vị trí và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng. - Nghiên cứu việc khai thác, sử dụng (gồm các cách thức và nhu cầu) và hiệu quả mà thông tin trong tài liệu lưu trữ đem lại cho công tác tổng hợp thông tin phục vụ yêu cầu của BCHTW, BCT, BBT + Phạm vi nghiên cứu. - Đề tài chỉ giới hạn trong phạm vi các cục, vụ nghiên cứu, tham mưu của Văn phòng Trung ương : Vụ Tổng hợp, Vụ Kinh tế, Vụ Xã hội, Vụ Nội chính, Vụ Pháp luật và Cải cách tư pháp, Vụ Tài chính, Cục Quản trị A….. và nhiệm vụ của chuyên viên các cục, vụ trong việc khai thác sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ. - Khối tài liệu nghiên cứu trong đề tài nằm trong KLTTW Đảng : chủ yếu là khối tài liệu lưu trữ hiện hành (do Phòng Lưu trữ hiện hành quản lý) và khối tài liệu lưu trữ lịch sử (do Phòng Bảo quản quản lý). 4. Nhiệm vụ nghiên cứu. Từ những lý luận và thực tiễn về vị trí và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong KLTTW Đảng, về cách thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu tìm ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin và chất lượng thông tin tổng hợp tại VPTW. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. Qua việc tìm hiểu tài liệu, chúng tôi nhận thấy đã có nhiều công trình nghiên cứu về việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở các góc độ khác nhau như cuốn Giáo trình : "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và Trung học chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 hoặc trong các cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học về khai thác, sử dụng tài liệu do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức : "Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông 10 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan tin theo tinh thần Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia" (năm 2004), " Phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc" (năm 2008); "Hội thảo chuyên đề về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng" do Cục Lưu trữ Trung ương Đảng (năm 2008), "Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn" của Trường Đại học Khoa học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội (năm 2010)… Ngoài ra, còn có công trình nghiên cứu khác như đề tài nghiên cứu cấp bộ của Tiến sĩ Văn Tất Thu "Nghiên cứu hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính" (tháng 6/2009) và các đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên và học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nghiên cứu về vấn đề này phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng hoặc các lĩnh vực khác của đời sống xã hội như : luận văn thạc sĩ của tác giả Hoàng Thị Bạch Yến " Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ trong KLTTW Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng (giai đoạn 1930 - 1945)" (năm 2003), luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Út Trang "Tổ chức khoa học và khai thác sử dụng tài liệu Phông Lưu trữ Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp" (năm 2008), khoá luận tốt nghiệp của tác giả Lương Thị Tuyền "Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phụ vận tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam" (năm 2009) … nhưng có thể khẳng định rằng cho đến nay chưa có tài liệu hay công trình nghiên cứu về vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng. Do đó, việc nghiên cứu đề tài này mang tính kế thừa nhưng không trùng lặp. 6. Các nguồn tài liệu tham khảo. Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tư liệu sau : - Một là, hệ thống các văn bản của Đảng và Nhà nước về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như : Luật Lưu trữ năm 2011, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị định 111/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; Chỉ thị số 05/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quy định 210-QĐ/TW, ngày 06/3/2009 của BBT về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Quy định 212-QĐ/TW, ngày 16/3/2009 của BCHTW về giải mật tài liệu của KLTTW Đảng quy định giải mật tài liệu lưu trữ; Quy định số 611-QĐ/VPTW, ngày 25/9/2000 của VPTW Đảng về sử dụng và phục vụ khai thác tài liệu KLTTW Đảng...; - Hai là, các loại tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại của Kho Lưu trữ cố định và Kho Lưu trữ hiện hành; - Ba là, hệ thống các tài liệu lý luận : các giáo trình, đề cương bài giảng, sách tham khảo về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, đặc biệt là về công tác khai thác, 11 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan sử dụng, về thông tin và quản trị văn phòng để giảng dạy trong các trường đại học, học viện, các trường cao đẳng, trung cấp và các lớp ngắn hạn như : Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của tập thể tác giả : Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; Tập bài giảng văn thư - lưu trữ Đảng của Cục Lưu trữ Trung ương Đảng; - Bốn là, các đề tài nghiên cứu khoa học, các luận văn thạc sĩ, các khoá luận tốt nghiệp như : "Nghiên cứu lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam từ nguồn tài liệu lưu trữ" của tác giả Đinh Văn Đường; " Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ trong KLTTW Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng (giai đoạn 1930 - 1945)" của tác giả Hoàng Thị Bạch Yến; "Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phụ vận tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam" của tác giả Lương Thị Tuyền; đề tài nghiên cứu cấp bộ của Tiến sĩ Văn Tất Thu "Nghiên cứu hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yếu cầu cải cách hành chính"…..; các kỷ yếu hội nghị, hội thảo liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. - Các bài viết trên các báo, tạp chí, các website có liên quan như : Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ, trang web : http ://www.archives.gov.vn... Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng các thông tin từ phiếu khảo sát nghiên cứu của chuyên viên tại VPTW Đảng về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu. Ngoài các phương pháp của duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài với các phương pháp cụ thể sau : Với mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đã đề ra, chúng tôi xác định nguồn, nội dung tài liệu tham khảo có liên quan đến đề tài cần thu thập và tiến hành xử lý tài liệu. Thông qua việc phân loại, nghiên cứu tài liệu có liên quan đến từng vấn đề và lựa chọn những nội dung có giá trị trong tài liệu tham khảo để đưa vào đề tài bằng phương pháp đối chiếu, so sánh. - Phương pháp hệ thống, phân tích, tổng hợp kết hợp với phương pháp khảo sát…được sử dụng trong cả ba chương của đề tài. 8. Đóng góp của đề tài. Từ việc nghiên cứu sâu hơn về lý luận và thực tiễn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng để nghiên cứu tìm ra các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ cho nhu cầu công việc hàng ngày tại cơ quan, đáp ứng được nhu cầu thông tin có chất lượng nhanh chóng, kịp thời, chính xác của BCHTW, BCT, BBT. 9. Bố cục của đề tài. Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, luận văn 12 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan gồm có 3 chương : - Chương 1 : Sự cần thiết khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng. Chương này nhấn mạnh tầm trọng của tài liệu lưu trữ và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ đối với công tác tổng hợp thông tin đồng thời đưa ra cái nhìn tổng quát về chức năng, nhiệm vụ của VPTW Đảng vì suy cho cùng mọi hoạt động thông tin trong công sở đều hướng tới mục đích hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. - Chương 2 : Thực tiễn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng. Chương này là chương chính của luận văn : nội dung của chương tập trung vào đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ và cách thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, quy trình tổng hợp thông tin lưu trữ cùng với các nguồn tin khác tại VPTW Đảng, hiệu quả mà chúng đem lại trong công việc và những nhược điểm cần phải khắc phục. - Chương 3 : Các biện pháp nâng cao hiệu quả việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin và chất lượng thông tin tổng hợp tại VPTW Đảng. Trên cơ sở thực tế công tác khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng, căn cứ vào những yêu cầu mà công tác tổng hợp thông tin đưa ra, đề xuất một số biện pháp cụ thể mà Cục Lưu trữ Trung ương Đảng và bản thân mỗi chuyên viên VPTW Đảng cần thực hiện trong thời gian tới. 13 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan CHƢƠNG 1-SỰ CẦN THIÉT KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC TỔNG HỢP THÔNG TIN TẠI VPTW ĐẢNG 1.1. Khái quát về cơ quan VPTW Đảng. Lịch sử ra đời và phát triển của VPTW Đảng gắn liền với lịch sử vẻ vang của Đảng Cộng sản Việt Nam, với hoạt động của BCHTW, BCT, BBT và các đồng chí lãnh đạo cấp cao của Đảng. Ngay sau Hội nghị thành lập Đảng (tháng 02-1930) và Hội nghị Trung ương lần thứ nhất (tháng 10-1930), các bộ phận tham mưu, giúp việc của Trung ương, trong đó có bộ phận văn phòng đã được hình thành. Đến tháng 5-1947, tại căn cứ địa Việt Bắc, Ban Thường vụ Trung ương đã quyết định thành lập Văn phòng Thường vụ Trung ương do đồng chí Lê Văn Lương làm Bí thư Văn phòng. Quyết định này là một sự kiện đặc biệt quan trọng trong lịch sử phát triển của VPTW Đảng và văn phòng các cấp uỷ trong cả nước. Chỉ một thời gian ngắn sau khi thành lập VPTW Đảng, tháng 6-1949, tại căn cứ địa Việt Bắc, Trung ương đã triệu tập Hội nghị văn phòng toàn quốc và thông qua nghị quyết rất quan trọng, xác định những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng cấp uỷ, như : nguyên tắc và hình thức tổ chức, lề lối làm việc, quan hệ công tác; vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, cán bộ... của VPTW Đảng và văn phòng cấp uỷ các cấp. Từ đây, chức năng và những nhiệm vụ chủ yếu của VPTW Đảng được dần dần xác định rõ ràng qua mỗi giai đoạn cho phù hợp và có bổ sung, điều chỉnh, về cơ bản đã được thực hiện cho đến thời gian đầu nhiệm kỳ Đại hội X của Đảng. Thực hiện Nghị quyết Hội nghị Trung ương 4 khoá X, bốn cơ quan Văn phòng Trung ương, Ban Kinh tế Trung ương, Ban Tài Chính - Quản trị Trung ương, Ban Nội Chính Trung ương được hợp nhất thành Văn phòng Trung ương. Ngày 21 tháng 8 năm 2007, BCT (khoá X) đã ra Quyết định số 79-QĐ/TW về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương, theo đó, VPTW Đảng có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như sau : 1.1.1. Chức năng VPTW Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc BCHTW, trực tiếp là BCT, BBT trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu 14 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan về nguyên tắc và chế độ quản lí tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản của các cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. 1.1.2. Nhiệm vụ (1)- Giúp BCHTW, BCT, BBT xây dựng, tổ chức thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác, sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế nếu thấy cần thiết. Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực BBT và một số hoạt động của các đồng chí Uỷ viên BCT, BBT để thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác của BCT, BBT. Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các hội nghị BCHTW, BCT, BBT, hội nghị do BCT, BBT triệu tập; các cuộc làm việc của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực BBT. Giúp Thường trực BBT xử lí công việc hằng ngày của Đảng. (2)- Tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến trong một số lĩnh vực công tác. * Về lĩnh vực kinh tế - xã hội : Tham gia phối hợp với các cơ quan hữu quan nghiên cứu, đề xuất một số chủ trương về cơ chế, chính sách kinh tế - xã hội *Chủ trì hoặc phối hợp tham gia xây dựng một số nghị quyết, chỉ thị và một số đề án do BCT, BBT giao; Theo dõi, đôn đốc, thẩm tra việc chuẩn bị các đề án trình Trung ương về yêu cầu, phạm vi, quy trình, tiến độ chuẩn bị và thể thức văn bản của đề án. *Theo dõi, đánh giá, tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương ở các tỉnh uỷ, thành uỷ; đề xuất với BCT, BBT những vấn đề liên quan đến hoạt động của các tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương; *Phối hợp với các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn và đảng uỷ trực thuộc Trung ương tham mưu, giúp BCT, BBT chỉ đạo kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc thục hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng về kinh tế - xã hội, về công tác nội chính; kiểm tra việc thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lí tài chính, tài sản của Đảng. 15 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan * Tiếp nhận và xử lí đơn, thư gửi đến Trung ương; kiến nghị với BBT xử lí đơn, thư; theo dõi đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được BBT giao. *Tiếp nhận, phát hành và quản lí các tài liệu, văn kiện của Trung ương; thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước trong hệ thống văn phòng cấp uỷ. *Quản lí tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lí Kho Lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội. *Nghiên cứu, đề xuất ý kiến về chủ trương, chế độ quản lí tài chính, tài sản của Đảng. Hướng dẫn chế độ quản lí, chi tiêu ngân sách trong các cơ quan đảng và chế độ, chính sách chi tiêu tài chính, quản lí tài sản của các văn phòng cấp uỷ. Tổ chức và quản lí các đơn vị sự nghiệp sử dụng, quản lí vốn, tài sản của Đảng theo đúng pháp luật. * Bảo đảm điều kiện vật chất, trang bị kỹ thuật phục vụ hoạt động của BCHTW, BCT, BBT * Thực hiện nhiệm vụ quan hệ quốc tế về tài chính với các đảng và các tổ chức chính trị có quan hệ với Đảng ta theo sự chỉ đạo của BCT, BBT. Phối hợp với Ban Đối ngoại Trung ương phục vụ hoạt động đối ngoại của Đảng. * Phối hợp với các cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lí về quy hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; * Tổ chức quản lí, khai thác, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ở VPTW; * Phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan tổ chức công tác bảo vệ, bảo đảm thông tin liên lạc tại trụ sở Trung ương Đảng. * Thực hiện các nhiệm vụ khác do BCT, BBT giao. 1.1.3. Tổ chức bộ máy - Lãnh đạo VPTW : là Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng Trung ương - Cơ cấu tổ chức của VPTW gồm : 1) Vụ Tổng hợp 2) Vụ Thư ký 3) Vụ Kinh tế 4) Vụ Xã hội 16 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan 5) Vụ Nội chính 6) Vụ Pháp luật và cải cách tư pháp 7) Vụ Địa phương I (tại Hà Nội) 8) Vụ Địa phương II (tại Thành phố Hồ Chí Minh) 9) Vụ Địa phương III (tại Đà Nẵng) 10) Vụ Hành chính 11) Vụ Thư từ - Tiếp dân 12) Vụ Tổ chức - Cán bộ 13) Vụ Tài chính 14) Vụ Quản lí đầu tư và xây dựng 15) Cục Quản trị A (tại Hà Nội) 16) Cục Quản trị T.78 (tại Thành phố Hồ Chí Minh) 17) Cục Quản trị T.26 (tại Đà Nẵng). 18) Cục Quản trị - Tài vụ (nội bộ Văn phòng Trung ương) 19) Cục Lưu trữ 20) Trung tâm Công nghệ thông tin 21) Tạp chí Văn phòng cấp uỷ Ngoài 21 đơn vị trên, trước mắt giữ Ban Quản lý dự án các công trình của Đảng ở Trung ương để tiếp tục quản lý một số dự án đang triển khai và sẽ giải thể khi dự án hoàn thành. Có thể nói, VPTW Đảng được giao chức năng, nhiệm vụ rất quan trọng, góp phần bảo đảm và nâng cao chất lượng phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của BCHTW, BCT, BBT, tạo nên truyền thống tốt đẹp của VPTW Đảng : tuyệt đối trung thành, đoàn kết, sáng tạo, tận tuỵ, chu đáo, giữ vững nguyên tắc. Các cán bộ, chuyên viên đảm nhiệm chức năng tham mưu chuyên sâu về một số lĩnh vực như : kinh tế, pháp luật và cải cách tư pháp, nội chính,... có điều kiện tiếp cận vấn đề một cách cơ bản, hệ thống, xuyên suốt hơn, từ lúc hình thành ý tưởng để đưa vào chương trình làm việc đến khi chuẩn bị đề án, thảo luận và ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, kết luận,... của Trung ương, BCT, BBT, 17 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan Sự cố gắng không ngừng của các đơn vị và từng cá nhân trong cơ quan nhằm đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của cơ quan : vừa là một cơ quan thực hiện tham mưu hàng đầu của Đảng vừa là "một trung tâm thông tin tổng hợp". Muốn hiểu thế nào là trung tâm thông tin tổng hợp cần có một cái nhìn khách quan và toàn diện về mọi hoạt động của cơ quan, nhất là của các chuyên viên nghiên cứu họ là những người trực tiếp thu - phát thông tin đến lãnh đạo và là nhân tố chính thực hiện nhiệm vụ này. 1.2- Công tác tổng hợp thông tin. 1.2.1- Khái niệm thông tin. Để tổng hợp được thông tin trước hết chúng ta cần tìm hiểu về thông tin nói chung và thông tin trong tài liệu lưu trữ nói riêng. (1) Khái niệm thông tin : xuất hiện từ những năm 50 của thế kỷ XX, nó luôn được phát triển theo sự phát triển của tư duy và thực tiễn. Trên nhiều giác độ khác nhau, thông tin được nghiên cứu và sử dụng cũng khác nhau; trong đó, vấn đề khái niệm thông tin cũng được nêu lên rất đa dạng. Tuy nhiên, có hai cách tiếp cận khái niệm thông tin chủ yếu : - Coi thông tin là đặc tính của mọi sự phản ánh thế giới từ giới vô cơ đến giới hữu cơ, từ đơn giản đến phức tạp. - Coi thông tin là đặc tính của phản ánh một dạng vật chất có tổ chức cao là bộ óc con người. Trong đề tài này, khái niệm thông tin được đề cập chủ yếu theo cách tiếp cận thứ hai, tức là Thông tin đƣợc hiểu là tin tức, là thông báo, là một bộ phận tri thức mới về một sự vật hay một hiện tƣợng đƣợc con ngƣời tiếp nhận và sử dụng vào hoạt động có định hƣớng, có mục đích của mình dƣới các hình thức thích hợp. Nhƣ vậy thông tin bao hàm các yếu tố cơ bản là tri thức, chủ thể, quy trình, vật mang tin… Thông tin là một mắt xích quan trọng của quá trình ra quyết định. Thông tin phục vụ sự lãnh đạo phải là thông tin đã được lựa chọn để cung cấp cho lãnh đạo những hiểu biết cần thiết, làm căn cứ ra quyết định, xử lý những vấn đề được đặt ra trên các lĩnh vực. Nếu biểu diễn thông tin là khối hình chóp thì thông tin phục vụ lãnh đạo của Đảng là phần trên của hình chóp, chúng là những thông tin đã được xử lý và chắt lọc ở mức độ cao. 18 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan Việc đáp ứng thông tin của các cơ quan lãnh đạo của Đảng có ý nghĩa quan trọng và do nhiều cơ quan thông tin tổng hợp cùng làm trong đó VPTW Đảng có trách nhiệm khai thác, chọn lọc các thông tin từ các nguồn (trong đó thông tin trong tài liệu lưu trữ luôn là một trong những nguồn quan trọng nhất để tạo nên thông tin tổng hợp), bảo đảm thông tin đến các đồng chí lãnh đạo đúng, đủ, kịp thời, chính xác. Nội dung tham mưu của văn phòng cấp uỷ có đặc điểm khác với chức năng tham mưu của các ban đảng. Các ban đảng tham mưu chuyên sâu vào từng lĩnh vực công tác được BCHTW giao : nghiên cứu đề xuất chủ trương, đường lối, chính sách; thẩm định các đề án, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác được giao như : Ban Tuyên giáo Trung ương được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất với Trung ương về lĩnh vực tư tưởng, khoa giáo, báo chí tuyên truyền….; Ban Tổ chức Trung ương được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất về lĩnh vực nhân sự của Trung ương và do Trung ương quản lý….Còn VPTW Đảng vừa thực hiện chức năng tham mưu chuyên sâu về một số mặt công tác như : kinh tế - xã hội, nội chính, pháp luật và cải cách tư pháp, tài chính Đảng vừa tham mưu, tổng hợp về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của Trung ương, tổ chức kế hoạch làm việc của Trung ương. Chức năng tham mưu thể hiện cụ thể trong từng nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp BCHTW, BCT, BBT xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của Đảng, biên tập, chỉnh lý các văn bản…. Nhưng để thực hiện được các chức năng tham mưu trên, Văn phòng Trung ương Đảng cần làm tốt chức năng là một trung tâm thông tin tổng hợp. (2) Vai trò của thông tin : Mọi hoạt động của con người không thể thiếu thông tin "Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào của sản xuất vật chất và khoa học kỹ thuật" (Lênin). Ngày nay, thông tin đang trở thành nhu cầu của mọi quốc gia, mọi dân tộc, là nhu cầu thường xuyên của từng cơ quan, các tổ chức và cá nhân. Vai trò của thông tin trong các lĩnh vực của đời sống chính trị - xã hội có nhiều nhưng có thể nhận thấy rõ vai trò của thông tin trong một số lĩnh vực như : chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội và nghiên cứu khoa học … đặc biệt trong lãnh đạo, chỉ đạo của BCHTW, BCT, BBT. Trong lãnh đạo, quản lý, thông tin không chỉ đơn thuần là kết quả của phản ánh, là tri thức mà quan trọng là yếu tố quyết định cơ sở 19 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan cho việc hoạch định đường lối, chính sách, các quyết định của cơ quan lãnh đạo. Thông tin thâm nhập vào toàn bộ hoạt động lãnh đạo, quản lý, từ quy mô hoạch định đến quy trình triển khai đường lối; từ việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý đến việc xây dựng và bố trí đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý; từ quản lý ở cấp vĩ mô đến quản lý cấp vi mô. Về phương diện chính trị, phương diện quyền lực, thông tin là một nhu cầu thiết yếu của quá trình lãnh đạo. Thực chất của lãnh đạo, quản lý là sự chuẩn bị, thông qua và thực hiện một chuỗi những quyết định kế tiếp nhau từ những cơ sở thông tin đã được xử lý. Và quyết định của lãnh đạo là sự thể hiện ý chí của người lãnh đạo dựa trên thông tin của các sự kiện, hiện tượng đã, đang và sẽ diễn ra trong hoạt động của đời sống xã hội... Như vậy, nhờ có thông tin mà các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội mới duy trì và thực thi quyền lực của mình. Đảng Cộng sản Việt Nam, với tư cách là một đảng cầm quyền, là một tổ chức chính trị chặt chẽ, có trí tuệ tiên phong, Đảng phải xây dựng hệ thống thông tin một cách khoa học nhằm cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin thuộc tất cả các lĩnh vực để giúp lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn. Thông tin phục vụ lãnh đạo là thông tin phục vụ công tác lãnh đạo của cấp uỷ đảng các cấp, bao gồm thông tin cung cấp cho tập thể và cá nhân. Vai trò của thông tin phục vụ lãnh đạo thể hiện trên các mặt sau : + Cung cấp dữ liệu và thông tin để lãnh đạo ra quyết định và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Thông tin càng đầy đủ, chính xác bao nhiêu thì việc ban hành các quyết định càng có cơ sở chắc chắn bấy nhiêu. + Góp phần gợi mở đối với suy nghĩ của lãnh đạo. Nghệ thuật lãnh đạo không chỉ là việc giải quyết thành công những vấn đề đặt ra trong hiện tại mà còn phải dự báo những vấn đề xảy ra trong tương lai để có quyết định chuẩn xác nhằm giải quyết và đưa ra biện pháp thực hiện nhiệm vụ của lãnh đạo, điều hành trong thời gian tới được tốt hơn, đạt hiệu quả tối ưu. + Góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả lãnh đạo. Chất lượng và hiệu quả lãnh đạo phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của thông tin như : tính tối ưu, tính đầy đủ, tính chính xác và kịp thời càng cao thì hiệu quả lãnh đạo càng cao. Ngược lại, chất lượng thông tin thấp, không đảm bảo độ tin cậy, thiếu kịp thời thì việc lãnh đạo, điều hành trở nên khó khăn, phức tạp. 20 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan + Thông tin góp phần làm cho các ý kiến đề xuất, tham mưu có sức thuyết phục hơn; thông tin được khai thác, xử lý thấu đáo khi đưa ra các ý kiến đề xuất được minh hoạ bởi nhiều ví dụ cụ thể, sinh động, xác thực làm tăng tính thuyết phục. (3) Nội dung thông tin phục vụ BCHTW, BCT, BBT - Nội dung thông tin của Văn phòng thể hiện ở 3 vấn đề cơ bản sau : + Thông tin để quyết định các chủ trương, biện pháp lớn, những thông tin này giúp lãnh đạo nghiên cứu thảo luận, quyết định những chủ trương, chính sách được đặt ra trong nghị quyết Đại hội Đảng, trong chương trình công tác toàn khoá, nhiệm kỳ công tác hàng năm của Trung ương. Thông tin này có ý nghĩa chiến lược. + Thông tin kiểm tra việc thực hiện các quyết định của cấp uỷ bảo đảm sự hoạt động ổn định của các tổ chức. Thông tin này có tính chất điều hành. + Thông tin phục vụ thường trực chỉ đạo, giải quyết công việc hàng ngày của bộ máy Đảng và điều hoà phối hợp các hoạt động của cơ quan chính quyền, đoàn thể quần chúng. Đó là những thông tin có ý nghĩa cơ sở, ban đầu, trong số này có những thông tin không ngừng xuất hiện, trở thành thông tin chiến lược mà văn phòng phải nắm bắt được kịp thời phản ánh cho lãnh đạo. (4) Yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo + Một là, thông tin phải bảo đảm định hướng chính trị Lấy nhiệm vụ chính trị của Đảng, nhiệm vụ lãnh đạo của BCHTW trong từng thời gian làm định hướng và mục tiêu phục vụ. Thông tin phải đúng với yêu cầu, sát với chức năng, nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý của cơ quan lãnh đạo. Nội dung thông tin phải chú ý đến phương diện chính trị, nhất là những vấn đề liên quan đến đời sống toàn xã hội; đối với uy tín của Đảng, Chính phủ; đến ổn định chính trị + Hai là, thông tin phải bảo đảm tính tối ưu Thông tin phục vụ lãnh đạo phải được phản ánh theo yêu cầu lãnh đạo, nhất thiết phải chứa đựng những tin tức cần thiết về tình hình lãnh đạo, giải đáp được những câu hỏi đã, đang và sẽ đặt ra trong lãnh đạo. Tránh được tình trạng thiếu hoặc quá dư thừa thông tin. Sự thiếu thông tin trong lãnh đạo sẽ là nguồn gốc của 21