Tài liệu Lập hồ sơ hiện hành ở các ban đảng trực thuộc ban chấp hành trung ương - thực trạng và giải pháp

J , — ............... .....- ..... — — — ĐẠI HỌC Q ư ó c GIA HÀ NỘI TRƯ Ờ NG Đ Ạ I HỌ C K H O A HOC X Ã H Ộ I V À N H Â N VÃN ------------- 0 0 ^ 0 3 ------------------------------ T RỊNH THỊ HÀ LẬP H ổ s ơ HIỆN HÀNH Ở CÁC BAN ĐẢNG TRỤC THUỘC BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP CHUYÊN NGÀNH LUU TRỮHỌC VÀ TƯLIỆU HỌC M Ã SỐ : 60.32 .20 LU Ậ N VÃN TH Ạ C s ĩ K H O A HỌ C Người hướng dẫn khoa học: PGS. N g u y ễ n V ă n Hàm H À N Ộ I - 2006 ---------------- ------ Mục lục Trang M ục lục 1 I. PHẨN MỞ ĐẦU 3 1. M ục đích, ý nghĩa của đề tài 3 2. M ục tiêu của đề tài 6 3. Đ ối tượng, nhiệm vụ nghiên cứu 6 4. Phạm vi nghiên cứu 7 5. L ịch sử nghiên cún 7 6. Nguồn tư liệu tham khảo 11 7. Phương pháp nghiên cứu 12 8. Đóng góp của đề tài 12 9. Bố cục của đề tài 13 II. NỘI DUNG 15 Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đ ảng C ộng sản V iệt Nam 15 1.1. Sự ra đời, vị trí của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản V iệ t Nam 15 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các ban trực thuộc Ban Châp hành Trung ương Đảng Cộng sản V iệ t Nam 17 1.3. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản V iệ t Nam 24 Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam 32 2.1. Tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản V iệ t Nam 32 2.2. Quy định của Nhà nước, các cơ quan Đảng về công tác lập hồ sơ hiện hành 37 2.3. Công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản V iệt Nam 46 2.3.1. Tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam 46 2.3.2. Hạn c h ế trong công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đáng Cộng sản Việt Nam 54 2.3.3. Nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác lập hồ sơ hiện hành ở 61 2 các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Chương 3: Giải pháp thúc đẩy công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam 66 3.1. Ban hành văn bản quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành 67 3.2. Xây dựng bản danh mục hổ sơ cơ quan 70 3.3. Mở lớp tập huấn về công tác lập hổ sơ hiện hành 73 3.4. Thực hiện kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện hành của các đơn vị 75 3.4.1. Hình thức, nội dung kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện hành 75 3.4.2. Khen thưởng các đơn vị làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành 81 3.4.3. Xử p h ạ t các đơn vị còn trì trệ trong công tác lập hồ sơ hiện hành 82 I I I . KẾT LUẬN 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 PHỤ L Ụ C 92 3 I. PHẦN MỞ ĐÂU 1. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA ĐỂ TÀI Lập hồ sơ hiện hành là một trong những phần việc quan trọng của công tác văn thư và đó cũng là nhiệm vụ của cán bộ, công chức mà công việc của họ có liên quan đến công văn giấy tờ. Tài liệu trong quá trình hoạt động của các cơ quan được lập hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, an toàn, tra tìm thông tin được dễ dàng...Nhờ vậy, công tác hành chính của các cơ quan trở nên thông suốt, hiệu quả, phục vụ tốt nhất quá trình hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan. Nhiệm vụ lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan không phải là phần việc mới trong công tác văn thư mà công tác này đã được quy định, hướng dẫn trong nhiều văn bản của Đảng và Nhà nước. Như Điều lệ vê công tác công văn, giấy tờ và công tác lưii trữ được ban hành bởi Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của H ộ i đồng Chính phủ cách đây hơn 40 năm, Quy định 667- QD/TW ngày 10/11 ỉ1986 của Văn phòng Trung ương về c h ế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh đến những văn bản ban hành gần đây và có giá trị pháp lý cao như Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, Nghị định s ố 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cồng tác văn thư đều có quy định về nhiệm vụ lập hồ sơ hiện hành trong công tác văn thư ở các cơ quan. Nhưng thực tế, công tác lập hổ sơ hiện hành vẫn là một mảng yếu, trì trệ trong công tác công văn, giấy tờ của các cơ quan. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan hầu như chưa được iập hổ sơ, ý thức của cán bộ văn thư, cán bộ chuyên mồn về công tác lập hồ sơ chưa cao, nhiều hồ sơ được lập cũng chưa đạt yêu cầu ... Có thể nói, thực trạng lập hồ sơ hiện hành như trên không chỉ diễn ra ở riêng các cơ quan Nhà nước mà thực trạng này còn diễn ra ở các cơ quan Đảng, trong đó có các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản V iệ t Nam (sau đây gọi là các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương). 4 Tài liệu trong quá trình hoạt động của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hầu như chưa được lập hồ sơ hoặc hồ sơ được lập nhưng chất lượng hồ sơ không cao. Trong công tác văn thư, các ban phần nhiều chưa ban hành những quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ, công tác lập hồ sơ không được hướng dẫn, đôn đốc thực hiện trong cơ quan. Cán bộ, công chức còn chưa hiểu hoặc hiểu chưa tường tận về ý nghĩa, tác dụng của lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ ...V ì thế, công tác lập hổ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hầu như không được tiến hành, việc lập hồ sơ trở thành khâu mờ nhạt trong hoạt động văn thư của cơ quan. Tài liệu không được lập hồ sơ nên rất khó khăn trong việc tra tìm thông tin, quản lý, bảo mật tài liệu. Do vậy, hoạt động hành chính ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương bị ảnh hưởng trong việc quản lý chặt chẽ tài liệu, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời đến lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên trong cơ quan, gây nên nạn quan liêu giấy tờ... Mặt khác, trong công tác lưu trữ của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, khi tiến hành thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan diễn ra tình trạng tài liệu giao nộp chủ yếu là dưới dạng bó, gói, tài liệu của các đơn vị không đầy đ ủ .. .Điều này ảnh hưởng rất lớn đến công tác lưu trữ hiện hành do tài liệu thu nộp không đủ, tài liệu không lập hồ sơ hoặc có những hồ sơ đã được lập nhưng chưa đạt yêu cầu. V ì thế, một trong những công việc bắt buộc hiện nay của cán bộ lưu trữ các ban là phải tiến hành lập hồ sơ đối với khối lượng lớn tài liệu chưa được lập hồ sơ ở khâu văn thư. Để khắc phục tình trạng này, kinh phí các cơ quan cũng như thời gian, công sức của cán bộ lưu trữ phải bỏ ra để thực hiện việc chỉnh lý tài liệu là rấí lớn mà hiệu quả đạt được nhiều khi không cao. Bởi việc khắc phục tình trạng này chỉ là những giải pháp tạm thời và chỉ khắc phục được một phần vì có những tài liệ u quan trọng do không được quản lý chặt chẽ ngay từ khâu văn thư nên tài liệu có thể bị thất lạc, hình thành nên những hồ sơ không đầy đủ tài liệ u hoặc do tài liệu giao nộp vào cơ quan sau nhiều năm hoặc cá biệt có trường hợp cán bộ, cồng chức chỉ giao nộp tài liệu của m ình vào 5 lưu trữ sau k h i đã nghỉ hưu, vì thế việc lập hồ sơ những tài liệu này đối với cán bộ lưu trữ ngày càng khó khăn. Và tu y đã có những đợt chỉnh lý được thực hiện để giải quyết tình trạng tài liệ u chưa được lập hồ sơ thì về lâu dài các đợt chính lý không phải là giả i pháp tối ưu để giải quyết được hết số lượng tài liệu tồn đọng ngày càng tăng ở các ban. Nguyên nhân của tình trạng trên là do tài liệu ở khâu hiện hành của các cơ quan chưa được lập hồ sơ. V ì vậy, để cán bộ lưu trữ không còn phải tiến hành lập hồ sơ từ đầu đối với những tài liệu thu thập ở các đơn vị và cũng là góp phần thúc đẩy công tác hành chính ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hoạt động có hiệu quả và cung cấp thông tin chính xác, k ịp thời thì công tác lập hồ sơ hiện hành là m ột trong những việc cần phải thực hiện tố t (lập hồ sơ là quy định bắt buộc và ở khâu văn thư, việc lập hổ sơ hiện hành có nhiều thuận lợi hơn so với lập hổ sơ hiện hành trong lưu trữ). Từ thực trạng lập hồ sơ hiện hành đáng báo động ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng như trên, chúng tô i đã chọn đề tài: “Lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ươns; Đảng Cộng sản Việt Nam -Thực trạng và giải pháp'1'’ làm luận văn tốt n&hiệp Cao học của mình. K h i thực hiện đề tài, chúng tô i có điều kiện tìm hiểu về công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, thấy được những mặt thuận lợi và tồn tại trong công tác lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan để từ đó đề ra những giải pháp nhằm cải thiện công tác lập hổ sơ hiện hành ở các ban. N goài ra, việc nghiên cứu đề tài sẽ giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương thấy được tầm quan trọng, ý nghĩa của việc lập hổ sơ trong hoạt động của m ỗi cá nhân, cơ quan. Từ đó mà có những hiểu biết về công tác này và thực hiện lập hổ 6 sơ trong hoạt động của cơ quan, dần đưa công tác lập hổ sơ hiện hành của cơ quan đi vào nề nếp. 2. MỤC TIÊU CỦA ĐỂ TÀI Đề tài của chúng tôi được thực hiện nhằm hai mục tiêu: - Trình bày thực trạng của công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương; đồng thời chỉ ra được những nguyên nhân cơ bản đã và đang ảnh hưởng đến đến công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan. - Kiến nghị với các cấp có thẩm quyền và lãnh đạo các ban một số giải pháp chính, trước mắt để giải quyết tình trạng tài liệu không được lập hồ sơ như hiện nay ở các ban, thúc đẩy công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban theo đúng quy định, góp phần vào công tác lãnh đạo, điều hành của Đảng ngày càng hiệu quả hơn. 3. ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM vụ NGHIÊN cúu * Với mục tiêu đề ra, đối tượng nghiên cứu của đề tài là: - Tầm quan trọng và ý nghĩa thực tiễn của lập hồ sơ hiện hành trong quá trình hoạt động của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương. - Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các ban. - Các văn bản của cơ quan Đảng, Nhà nước có thẩm quyền và của các ban quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành. - Thành phần, nội dung tài liệu và tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các ban. * N hiệm vụ nghiên cứu của đề tài tập trung vào các vấn đề: - Khảo sát công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, phân tích những hạn chế, ưu điểm trong công tác này ở các ban. 7 - Trên cơ sở đó, bước đầu đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hổ sơ hiện hành ở các ban. 4. PHẠM VI NGHIÊN c ứ u Luận văn của chúng tôi nghiên cứu về thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và đề ra các giải pháp cho cống tác này. Các ban tuy có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức khác nhau nhưng làm nhiệm vụ tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương mà trực tiếp và thường xuyên là Bộ Chính trị, Ban Bí thư về lĩnh vực được phân công. Do đó, trong hoạt động của mình, các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương đã sản sinh ra nhiều loại tài liệu với số lượng và thành phần tài liệu khác nhau. Trong các ban ngoài tài liệu hành chính là chủ yếu thì ở một số ban còn có các loại tài liệu đặc thù, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Luận văn của chúng tôi tìm hiểu về thực trạng lập hồ sơ hiện hành khối tài liệu hành chính ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và đi sâu vào tình hình ở một số ban như: Ban Dân vận Trung ương, Ban Khoa giáo Trung ương, Ban K inh tế Trung ương, Ban N ội chính Trung ương, Ban Tư tưởng- Văn hoá Trung ương. Qua nghiên cứu thực trạng cồng tác lập hồ sơ tài liệu hành chính ở các ban này để có thể đề ra các giải pháp thúc đẩy công tác lập hồ sơ tài liệu hành chính ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương. Còn vấn đề lập hồ sơ đối với tài liệu đặc thù, chúng tôi chưa đặt ra trong Luận văn này. M ặt khác, cũng do điều kiện thời gian của đề tài, chúng tôi chỉ nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương từ Đại hội IX (tháng 4 năm 2001) đến nay. 5. LỊCH SỬ NGHIÊN cứ u Quy định về trách nhiệm lập hồ sơ đã được đề cập từ năm 1963 trong bản Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành 8 bởi Nghị định s ố Ị42/CP ngày 28/911963 của Hội đồng Chính phủ. Năm 2001, văn bản có giá trị pháp luật cao nhất của ngành văn thư-lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được Ưỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 04/4/2001. Trong Pháp lệnh, ngoài những quy định về công tác lun trữ còn có những quy định về công tác văn thư và công tác lập hồ sơ hiện hành đã được đề cập đến ở phần công tác văn thư. Về công tác văn thư, Chính phú đã ban hành Nghị định s ố 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư. Trong Nghị định này, ở Chương 3, mục 3, điều 21 có quy định việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập. Về công tác lập hồ sơ ở các cơ quan Đảng và Trung ương Đoàn Thanh niên cộng sản H ồ Chí M inh, văn bản quy định về lĩnh vực này hiện nay còn có giá trị thực hiện trong các cơ quan Đảng là Quy định s ố 667-QĐ/TW ngày 10/11/1986 của Văn phòng Trung ương về c h ế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên cộng sản H ồ Chí Minh. Trong đó, quy định về trách nhiệm lập hồ sơ của cán bộ, xây dựng danh mục hồ sơ, các loại hồ sơ, trình tự sắp xếp tài liệu trong hổ sơ. Sau k h i bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và cóng tác lưu trữ được ban hành, vấn đề lập hổ sơ hiện hành ở các cơ quan đã được chú ý nghiên cứu, trao đổi trên phương diện lý luận và thực tiễn ở nhiều công trình như: các chuyên luận, báo cáo chuyên đề, các ?iáo trình, các bài viết trên các tạp chí, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên chuyên ngành. Các bài viết nghiên cứu, trao đổi về công tác lập hồ sơ đã được đăng trên các tài liệu, tạp chí chuyên ngành như: Tài liệu nghiên cứu công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng giai đoạn 1966-1968, Tập san Lưu trữ Hổ sơ giai đoạn 1969-1972, Tập san Văn thư- lưu trữ giai đoạn 1973-1990, Tạp chí Lưu trữ V iệ t Nam giai đoạn 1991-2003 và hiện nay là Tạp chí Văn thư Lưu trữ V iệ t Nam. Đặc biệt, trong những năm 1960-1970, các bài viết bàn về lý luận và thực tiễn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan hành chính nhà 9 nước là một chủ đề lớn dành được sự quan tâm của bạn đọc. Tuy nhiên, các bài viết về công tác lập hồ sơ ở các cơ quan Đảng lại chiếm một số lượng ít, có thể kể đến bài viết của tác giả Văn Thu: Tăng cường chỉ đạo công tác lập hồ sơ ở văn phòng các cấp uỷ và các ban của Đảng (Tạp chí Văn thư- lưii trữ số 4/1986) là m ột trong những bài viết nghiên cứu về công tác này ở các cơ quan Đảng. Vào cuối những năm 60 và đầu những năm 70 của thế kỷ X X , các bài viết của tác giả Nguyễn Xuân Nung, Phạm Thân, Thiết Thạch...bàn nhiều về công tác lập hồ sơ như: nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, kinh nghiệm lập hồ sơ ở nhiều cơ quan, lập hồ sơ khi chỉnh lý sơ bộ tài liệu cũng như vấn đề nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở các đơn vị. V í dụ: Phương pháp lập hồ sơ những bản lưu “công văn đi ” ở bộ phận văn thư cơ quan của tác giả Phạm Thân (Tập san Văn thư- Lưu trữ số 3/1975). Các bài viết trên tạp chí lại đề cập đến việc lập hồ sơ ở các cơ quan, các ngành như nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi, các cơ quan hành chính cấp tỉnh. Các bài viết bàn về mục đích, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ; nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ; trách nhiệm lập hồ sơ của các cán bộ văn thư, lưu trữ, cán bộ làm công tác công văn giấy tờ ở các cơ quan. V í dụ: bài viết của tác giả Trương Xuân Hồng trên Tạp chí Văn thư- lưu trữ số 4/1972: M ột s ố ý kiến về lập hồ sơ nguyên tắc ở cấc Sở, Ty tài chính. Các giáo trình về công tác văn thư- lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đ ình Quyền và Nguyễn Văn Thâm xuất bản năm 1990; Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền xuất bản năm 2005; bài giảng Công tác Văn thư- lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng năm 2002... đã trình bày về những vấn đề lý luận về lập hồ sơ hiện hành như: khái niệm hồ sơ, khái niệm lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ hiện hành. 10 Công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan là một trong những vấn đề được nghiên cứu nhiều trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Các tác giả nghiên cứu vấn đề này không chỉ là những nhà nghiên cứu hay cán bộ văn thư, lưu trữ ở các cơ quan mà các sinh viên chuyên ngành văn thư-lưu trữ cũng lựa chọn vấn đề lập hồ sơ hiện hành làm đề tài Luận văn tốt nghiệp. Các đề tài của sinh viên thường đi vào nghiên cứu công tác lập hồ sơ hiện hành ở các nội dung: lập và sứ dụng các loại hồ sơ, lập và quản lý công văn đi, xây dựng danh mục hổ sơ và các cơ quan là đối tượng nghiên cứu là các cơ quan hành chính ở Trung ương và địa phương như bộ, Uỷ ban nhân dân. V í dụ, các Luận văn tốt nghiệp của sinh viên: T ổ chức quản lý công văn đi-công văn đến và lập hồ sơ hiện nay ở cấp Bộ của Nguyễn Thị Thu Hằng (Luận văn tốt nghiệp năm 1982), Vấn đề lập và sử dụng Danh mục hồ sơ của Uỷ ban nhân dân thành p h ố Hải Phòng của M a i T h ị Huệ (Luận văn tốt nghiệp năm 1978) và gần đây có Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung là Lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào hút trữ của các cơ quan bộ (năm 2005). Như vậy, ngay từ khi Chính phủ có Nghị định 142/CP ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ quy định về công tác lập hổ sơ hiện hành thì vấn đề này đã là đề tài nghiên cứu, trao đổi của nhiều nhà nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ qua các sách chuyên ngành và trên diễn đàn của ngành như Tạp chí Văn thư- lưu trữ. Qua những công trình nghiên cứu này cho thấy tình trạng tài liệu ở các cơ quan nhà nước cũng như ở các cơ quan Đảng phần nhiều chưa lập được hồ sơ. Và tình trạng này vẫn tổn tại cho đến hiện nay. Trong những công trình nghiên cứu nói trên thì vấn đề thực trạng và giải pháp về lập hổ sơ ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương chưa được quan tâm nghiên cứu nhiều. Tình hình lập hổ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương còn nhiều vấn đề đặt ra, cần phải nghiên cứu, khảo sát để đưa ra các giải pháp nhằm đẩy mạnh công tác này được thực hiện tốt hơn. 6. NGƯỔN T ư LIỆ U T H A M KHẢO Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung vào các nguồn tài liệu sau đây: - Các văn bản của cơ quan Đảng và Nhà nước có thẩm quyền quy định về công tác lập hổ sơ hiện hành như: Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982, Pháp lệnh Lim trữ quốc gia 2001, Quy định 667-QĐ/TW ngày 1011 ỉ11986 của Vân phcmg Trung ương vê c h ế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và cơ quan Trưng ương Đoàn Thanh niên cộng sản Hổ Chí Minh. Ngoài ra, còn có các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ của các ban. - Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của các ban. - Các sách nghiên cứu về lý luận và phương pháp lập hồ sơ hiện hành như: Bài giảng Công tác văn thư-lưu trữ dùng cho các cơ quan Đảng của Cục Lia i trữ Văn phòng Trung ương Đảng năm 1998, Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền xuất bản năm 2005; Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Trung học lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng I (nay là trường Cao đẳng Vãn thư- lưu trữ) xuấl bản năm 2001... - Các công trình nghiên cứu khoa học về lý luận và thực tiễn của công tác lập hồ sơ trên Tạp chí Lun trữ V iệt Nam làm tài liệu nghiên cứu, như: Bàn về hồ sơ hành chính và tiêu chuẩn hoá hồ sơ hành chính của Hoàng M inh Cường (Tạp chí Lưu trữ V iệt Nam số 4/2003); Công tác lập hồ sơ công việc- Thực trạng và giải pháp của Vĩnh Xuân (Tạp chí Lưu trữ V iệt Nam số 1/1999)... - Các Luận văn tốt nghiệp của sinh viên chuyên ngành Văn thư-lưu trữ như: Mấy vấn đề về lập và sử dụng danh mục hồ sơ ở các cơ quan nhà nước hiện nay của Trần Thị Xuân (Luận vãn tốt nghiệp năm 1983), Vấn đề lưu công văn đi ở các Bộ hiện nay của Phạm Thị Hương (Luận ván tốt nghiệp năm 1982)... 12 - Đặc biệt, đề tài của chúng tôi còn được thực hiện dựa vào các tài liệu lưu trữ phản ánh thực tế công tác văn thư, trong đó có công tác lập hồ sơ của các ban như các báo cáo năm của cơ quan về công tác văn thư- lưu trữ. Các báo cáo của Văn phòng Trung ương Đảng tổng kết về công tác văn thư- lưu trữ như Báo cáo SỐ2Ỉ6-BCIVPTW ngày 19/8/2005 của Văn phòng Trung ương tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị- xã hội từ tháng 1012003 đến nay và các nhiệm vụ trọng tâm đến năm 2007. 7. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN cúu Đề tài của chúng tôi được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa M ác-Lênin để xem xét về công tác văn thư- lưu trữ, tài liệu lưu trữ, các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học. Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng các phương pháp cụ thể như: + Phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích đối với việc nghiên cứu các quy định, lý luận và phương pháp lập hồ sơ trong các công trình nghiên cứu; + Phương pháp thống kê với trường hợp nghiên cứu các báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan; + Phương pháp điều tra đối với các cán bộ, chuyên viên về cồng tác lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc của họ. 8. ĐÓNG GÓP CỦA ĐỂ TÀI Những kiến nghị của chúng tôi về công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương nếu được sự quan tâm và áp dụng trong thực tế thì sẽ có những đóng góp sau: - G iúp cho Lãnh đạo (Văn phòng Trung ương, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương, các ban) và những cán bộ văn thư, lưu trữ ở các ban hiểu được 13 tình hình công tác văn thư, công tác lập hổ sơ hiện hành hiện nay ở các ban như thế nào. - K iến nghị một số giải pháp để các cơ quan quản lý ngành ban hành các văn bản chỉ đạo, chấn chỉnh công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương. - Kết quả nghiên círu của Luận văn sẽ là tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành văn thư- lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận thực tế tình hình công tác văn thư- lưu trữ của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương. 9. BỐ C Ụ C C Ủ A ĐỂ TÀI Ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung chính của đề tài được bố cục thành các chương: Chương 1 : Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu hỉnh thành trong hoạt động của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Trong Chương này, chúng tôi giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần tài liệu của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương. Nêu lên những quy định, khái niệm, yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ hiện hành cũng như vai trò, ý nghĩa của công tác này đối với hoại động của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương. Chưong 2: Thực trạng công tác lập hồ so hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Trong Chương này, chúng tôi tìm hiểu về tình hình lập hồ sơ hiện hành của các ban, đề cập đến những hạn chế và nguyên nhân trong công tác lập hổ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương. Chương 3: Giải pháp thúc đẩy công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Từ kết quả nghiên cứu, tìm hiểu ở Chương 1 và Chương 2, trong Chương 3 này, chúng tô i trình bày các giải pháp cần thực hiện để đẩy mạnh công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương. 14 Công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan nói chung và lập hổ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương nói riêng là m ột vấn đề tồn tại từ nhiều năm nay. Trong quá trình thực hiện đề tài về công tác này chúng tôi đã gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu, khảo sát thực tế, xử lý thông tin. M ặ t khác, do năng lực có hạn, luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế trong hướng giải quyết vấn đề, trong việc đề ra các giải pháp. V ì vậy, chúng tôi mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ văn thư- lưu trữ ở các ban và bạn đọc. X in trân trọn» cảm ơn. 15 II. NỘ I D U N G CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM vụ, cơ CÂU T ổ CHỨC VÀ THÀNH PHẨN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC BAN TRựC THUỘC BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM 1.1. Sự ra đời, vị trí của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Sau kh i Đảng Cộng sản V iệt Nam lãnh đạo nhân dân ta giành được độc lập, trước yêu cầu của tình hình mới, Trung ương Đảng yêu cầu có những cơ quan tham mưu, giúp việc trong việc nghiên cứu, theo dõi, kiểm tra về chủ trương, đường lố i của Đảng trên các lĩnh vực của đời sống xã hội. Bởi vậy mà những cơ quan tham mưu, giúp việc này (các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương) được thành lập từ rất sớm. Như: Ban K iểm tra Trung ương được thành lập năm 1948; Ban K inh tế Trung ương được thành lập năm 1950...Vì vậy, các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương là những cơ quan có bề dày lịch sử, quá trình thành lập và hoạt động của các ban gắn với các thời kỳ cách mạng của dân tộc do Đảng Cộng sản V iệ t Nam lãnh đạo. Trong quá trình hoạt động, một số ban có chức năng, nhiệm vụ ổn định như: Văn phòng Trung ương, Ban Tư tưởng- Văn hoá Trung ương, Ban Đối ngoại Trung ương, Ban Tổ chức Trung ương. Ngoài ra, qua m ỗi giai đoạn cách mạng khác nhau, chức năng, nhiệm vụ của các ban được mở rộng để đáp ứng yêu cầu của tình hình mới. Có m ột số ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương được thành lập trên cơ sở tách, nhập các ban như Ban K inh tế Trung ương hiện nay được thành lập trên cơ sỏ sáp nhập hai Ban Nông nghiệp Trung ương và Ban K inh tế Trung ương theo Quyết định số 04-Q Đ /TW ngày 24/8/1991 của Bộ Chính trị. 16 Nhìn chung, với chức năng, nhiệm vụ của mình, các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương là cơ quan tham mưu không thể thiếu của Đảng trong quá trình lãnh đạo nhân dân xây dựng và bảo vệ đất nước. V ì vậy, các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương thành lập, hoạt động và phát triển trong suốt thời kỳ lịch sử của dàn tộc và tồn tại đến ngày nay. Tuy nhiên, cũng có những ban có thời gian hoạt động tương đối ngắn, được giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ cua thời kỳ cách mạng đó. Như trường hợp của Ban K inh tế Trung ương được thành lập theo Quyết nghị số 57-Q N /TW ngày 30/9/1950 của Ban Thường vụ Trung ương và từ năm 1950 đến nay đã có 18 tên gọi khác nhau: Ban K in h tế Trung ương, Ban Nông nghiệp Trung ương, Ban Công nghiệp Trung ương, Ban Cơ khí Trung ương...Trong cùng một thời kỳ, có những Ban K in h tế hoạt động với chức năng khác nhau, bảo đảm tham mưu, giúp việc cho Trung ương về từng lĩnh vực kinh tế như Ban Công tác nông thôn (3/19563/1964) có nhiệm vụ chính giúp các cấp uỷ lãnh đạo công tác nông thôn, chủ yếu là công tác đổi công, hợp tác xã mua bán, hợp tác xã tín dụng và hợp tác xã sản xuất nông nghiệp; theo dõi tình hình biến đổi giai cấp ở nông thôn và xu hướng, nguyên vọng các giai cấp ở nông thôn. Cũng trong khoảng thời kỳ đó, Ban Tài chính- Thương nghiệp Trung ương (1960-5/1974) có nhiệm vụ chính: nắm tinh hình về vật tư, hàng hoá (kể cả vật tư dự trữ của Nhà nước); về cung cấp cho các nhu cầu, kể cả các nhu cầu đặc biệt; về tiết kiệm nhân tài, vật lực trong sản xuất, chiến đấu và đời sống; về thu chi tài chính và lưu thông tiền tệ, về giá cả thị trường; nghiên cứu, theo dõi, kiểm tra về đường lối, phương châm, các chính sách lớn và biện pháp trọng yếu về tài chính, thương nghiệp, giá cả; nắm tình hình tổ chức và cán bộ của các ngành trong khối. Các Ban K in h tế Trung ương sau khi hoàn thành sứ mệnh lịch sử của mình ở m ỗi giai đoạn lịch sử được giải thể, thành lập cơ quan mới hoặc sáp nhập với Ban K in h tế khác thành Ban K inh tế Trung ương mới như: Ban Nông nghiệp Trung ương được thành lập theo N ghị quyết số 96-N Q /TW ngày 14/3/1964 của Ban Bí thư thay thế cho Ban Công tác Nông thôn Trung ương năm 1956 hay Ban Công nghiệp Trung ương hợp nhất với Ban K inh tế Trung 17 ương lấy tên là Ban K inh tế Trung ương theo tinh thần Quyết định số 84Ọ Đ /T W ngày 11/4/1989 của Bộ Chính trị về “ Tổ chức lại các Ban đảng” . Như vậy, trong lịch sử của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương chí có lịch sử thành lập, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các Ban K in h tế Trung ương là tương đối phức tạp còn các ban khác với chức năng, nhiệm vụ qua các thời kv nhìn chung tương đối ổn định và neày càng phát triển hơn. Có thể nói, quá trình hình thành, hoạt động, phát triển của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương gắn với quá trình lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng Cộng sản V iệ t Nam. Và ở m ỗi giai đoạn lịc h sử của đất nước, các ban đã có vai trò quan trọng tham mưu cho Đảng về các chủ trương, chính sách về các lĩnh vực của đời sống xã hội và hiện nay trước tình hình thế giới và trong nước, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương càng phải được ổn định và hoàn thiện hơn để xứng đáng là các cơ quan tham mưu của Trung ương. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Từ khi thành lập đến nay, chức năng, nhiệm vụ của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương về cơ bản hầu như không có sự thay đổi mà chỉ có sự bổ sung, mở rộng cho phù hợp với tình hình và sự phát triển của mỗi giai đoạn cách mạng của đất nước. Các cơ quan tham mưu của Ban Chấp hành Trung ương gồm các ban như: Ban Tổ chức Trung ương, Ban K inh tế Trung ương, Ban Tư tưởng-Văn hoá Trung ương, Ban Khoa giáo Trung ương, Ban Cán sự Đảng ngoài nước, Ban Đ ối ngoại Trung ương, Ban Bảo vệ chính trị nội bộ Trung ương, Ban N ội chính Trung ương, U ỷ ban K iểm tra Trung ương, Ban Dân vận Trung ương, Ban Tài chính-Quản trị Trung ương, Văn phòng Trung ương. g U N Afs/i T H Õ N G TIN thư v iệ n I 1 8 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương là cơ quan có chức năng tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương mà trực tiếp và thường xuyên là Bộ Chính trị, Ban Bí thư về các chủ trương, chính sách lớn thuộc các lĩnh vực của đời sống xã hội, các lĩnh vực chỉ đạo của Đảng. V í dụ: Ban Đối ngoại Trung ương là cơ quan có chức năng tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương mà trực tiếp và thường xuyên là Bộ Chính trị, Ban Bí thư về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực đối ngoại đồng thời là cơ quan tổ chức thực hiện quan hệ đối ngoại của Đảng [43; 1]. Còn chức năng của Ban Bảo vệ chính trị nội bộ Trung ương là cơ quan tham mưu về lĩnh vực bảo vệ chính trị nội bộ Trung ương đổng thời là cơ quan nghiệp vụ bảo vệ chính trị nội bộ của Trung ương [41 ;1 ]. Với chức năng như trên, nhiệm vụ cụ thể của các ban là: * Nghiên cứu, dề xuất - Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu cụ thể hoá đường lối của Đảng về ITnh vực mình phụ trách. V í dụ: Ban Cán sự Đảng ngoài nước có nhiệm vụ nghiên cứu, đề xuất với Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư về chủ trương, giải pháp lớn trong lĩnh vực công tác đảng, công tác quần chúng ở ngoài nước [47; 1]; Ban Tổ chức Trung ương có nhiệm vụ nghiên cứu, cụ thể hoá đường lố i của Đảng về tổ chức hệ thống chính trị, về chiến iược của hệ thống chính trị. [42; 1-2] - Chuẩn bị hoặc tham gia chuẩn bị và kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, chỉ th ị và quyết định về các lĩnh vực tham mun của ban cho Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư. - N goài ra, các ban còn tham gia ý kiến với các cơ quan Nhà nước trong việc thể chế hoá các đường lối, chính sách của Đảng về những lĩnh vực mà 19 ban tham mưu. Chủ trì hoặc phối hợp nghiên cứu các vấn đề, đề án về các lĩnh vực thuộc phạm vi tham mưu của ban. * Thẩm định - Thẩm định các Đề án về lĩnh vực ban tham mưu trước khi trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư. V í dụ: Ban Dân vận Trung ương có nhiệm vụ thẩm định các Đề án về công tác dân vận của các ban, ngành, mặt trận và các đoàn thể Trung ương trước khi trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư; thẩm định các chính sách, Đề án có liên quan đến quyền dân chủ của nhân dân và công tác dân vận của Chính phủ, các Bộ, ngành, cơ quan Nhà nước (bao gồm cả quân đội và công an). [36; 1-2] * Hướng dẫn, kiểm tra - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện đường lố i, chủ trương, chính sách về lĩnh vực mà ban tham mưu hoặc được phân công. V í dụ: Ban Dân vận Trung ương có nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng về dân vận đối với các tỉnh, thành uỷ, các ban Đảng, ban cán sự Đảng, Đảng uỷ trực thuộc Trung ương, đảng đoàn; Phối hợp hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác dân vận đối với đội ngũ cán bộ phụ trách công tác dân vận của cấp uỷ địa phương [36;2]. Các ban còn phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của cơ quan tham mun các tỉnh, thành uy. * Tham gia công tác xây dựng Đảng và xây dựng dội ngũ cán bộ trong khối các cơ quan thuộc lĩnh vực mình phụ trách - Tham gia với Đảng uỷ khối mình về phương hướng, công tác xây dựng Đảng.