Tài liệu Luận văn đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại ngân hàng công thương phúc yên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI --------------------------------------- SÁI THỊ THU HÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG PHÚC YÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH Hà Nội, 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI --------------------------------------- SÁI THỊ THU HÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG PHÚC YÊN Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh LUẬN VĂN THẠC SĨ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS. CAO TÔ LINH Hà Nội, 2014 ĐHBK HN  Luận văn Thạc sỹ LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn này là công trình của riêng tôi. Số liệu sử dụng trong Luận văn là trung thực. Những kết quả của Luận văn chưa từng được công bố trong bất cứ công trình nào khác.                                                                    Tác giả của Luận văn                                                                                                          Sái Thị Thu Hà Sái Thị Thu Hà CA120269 ĐHBK HN  Luận văn Thạc sỹ LỜI CẢM ƠN Tác giả xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc tới người hướng dẫn khoa học, đã nhiệt tình hướng dẫn Tác giả hoàn thành Luận văn. Tác giả xin bày tỏ sự cảm ơn Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, Viện Kinh tế và Quản lý, Viện Đào tạo Sau đại học Đại học Bách Khoa Hà Nội, đã giúp đỡ Tác giả trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu Luận văn. Tác giả xin trân trọng cảm ơn sự hỗ trợ quý báu trong quá trình thu thập tài liệu, trao đổi kinh nghiệm, góp ý sửa chữa Luận văn của Ban lãnh đạo Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Phúc Yên. Cuối cùng, Tác giả muốn bày tỏ lời cảm ơn tới toàn thể gia đình đã động viên, giúp đỡ Tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành Luận văn. Tác giả của Luận văn Sái Thị Thu Hà Sái Thị Thu Hà CA120269 ĐHBK HN  Luận văn Thạc sỹ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN..4 1.1. Lý luận chung về công tác hạch toán kế toán................................................4 1.1.1. Khái niệm về công tác hạch toán kế toán...................................................4 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa củacông tác hạch toán kế toán..........................................4 1.1.3. Nhiệm vụ của công tác hạch toán kế toán ..................................................5 1.1.4. Nội dung của công tác hạch toán kế toán...................................................6 1.1.5. Nguyên tắc của công tác hạch toán kế toán..............................................13 1.2. Tổng quan về công tác hạch toán kế toán tại các Ngân hàng Thương mại ....13 1.2.1. Đặc điểm chung về tổ chức và hoạt động của các Ngân hàng Thương mại có ảnh hưởng đến tổ chức hạch toán kế toán .....................................................13 1.2.2. Công tác hạch toán kế toán tại các ngân hàng thương mại ......................17 1.3 Khung nghiên cứu của đề tài ...........................................................................25 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1........................................................................................27 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG PHÚC YÊN ....................................................28 2.1. Khái quát chung về Ngân hàng Công thương Phúc Yên................................28 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Ngân hàng Công thương Phúc Yên ............................................................................................................................28 2.1.2. Đặc điểm về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng Công thương Phúc Yên ............................................................................................................................33 2.2. Công tác hạch toán kế toán tại Ngân hàng Công thương Phúc Yên...............38 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán ...........................................................................38 2.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ..........................................................43 Sái Thị Thu Hà CA120269 ĐHBK HN  Luận văn Thạc sỹ 2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán ........................................51 2.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán............................................................62 2.2.5. Công tác hạch toán kế toán các phần hành...............................................65 2.2.6. Công tác hạch toán kế toán nhằm giảm thiểu rủi ro.................................73 2.3. Điểm mạnh, hạn chế và những nguyên nhân trong công tác hạch toán kế toán ................................................................................................................................74 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2........................................................................................77 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG PHÚC YÊN.........................78 3.1. Định hướng phát triển của NHCTVN và NHCTPY đến năm 2015. ..............78 3.1.1. Định hướng phát triển của NHCTVN ......................................................78 3.1.2. Định hướng phát triển của NHCTPY.......................................................78 3.2. Định hướng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam và Ngân hàng Công thương Phúc Yên............................79 3.3. Giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Ngân hàng Công thương Phúc Yên................................................................................................................82 3.3.1. Kiểm soát các bút toán hủy giao dịch.......................................................82 3.3.2. Hướng dẫn cụ thể hạch toán các tài khoản nội bộ...................................84 3.3.3. Bổ sung thêm các Báo cáo quản trị ..........................................................88 3.3.4. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán..........................................................89 3.3.5. Đầu tư đổi mới công nghệ ........................................................................94 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3........................................................................................98 KẾT LUẬN ..............................................................................................................99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................102 PHỤ LỤC ...............................................................................................................103   Sái Thị Thu Hà CA120269 ĐHBK HN  Luận văn Thạc sỹ DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT   BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế BTC Bộ tài chính CBCNV Cán bộ công nhân viên CCLĐ Công cụ lao động DPRR Dự phòng rủi ro ĐTXDCB Đầu tư xây dựng cơ bản GDV Giao dịch viên HĐQT Hội đồng quản trị HTKT Hạch toán kế toán KBNN Kho bạc nhà nước KPCĐ Kinh phí công đoàn KSV Kiểm soát viên KTV Kế toán viên KTXH Kinh tế xã hội NHCTVN Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam NHCTPY Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Phúc Yên NHNN Ngân hàng nhà nước NHTM Ngân hàng thương mại PGD Phòng giao dịch TCTD Tổ chức tín dung TGĐ Tổng giám đốc TK Tài khoản TSC TSCĐ Trụ sở chính Tài sản cố định XDCB Xây dựng cơ bản Sái Thị Thu Hà CA120269 Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ   Sơ đồ 2.1: Hệ thống tổ chức của NHTMCP Công thương Việt Nam.......................34 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành của Trụ sở chính................................35 Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành của Sở giao dịch, Chi nhánh cấp 1 và Chi nhánh cấp 2.........................................................................................................36 Sơ đồ 2.4: Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành Ngân hàng Công thương Phúc Yên ..37 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại NHCTPY............................................39 Sơ đồ 2.6 - Quy trình luân chuyển chứng từ với kiểm soát nội bộ tại NHTMCP Công thương Việt Nam .............................................................................................50 Sơ đồ 2.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung ............................59 BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của NHCTVN năm 2011 và năm 2012....................31 Bảng 2.2: Kết quả kinh doanh của NHCTPY năm 2011 và năm 2012.....................32 Bảng 2.3 – Hệ thống mẫu biểu quy định riêng cho công tác quyết toán năm ..........63 Sái Thị Thu Hà CA120269 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Ngân hàng là một trong những ngành chủ đạo, có ảnh hưởng rất lớn đến tất cả các ngành nghề khác cũng như ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế. Nền kinh tế hưng thịnh hay suy thoái đều có sự đóng góp lớn của các Ngân hàng thương mại. Các ngân hàng vừa là đơn vị kinh doanh tiền tệ và cũng là những đơn vị cung cấp các dịch vụ thanh toán, cung cấp nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, các dự án đầu tư, thực hiện những chính sách nhằm thúc đẩy sự phát triển của cả nền kinh tế. Ngành ngân hàng đã đóng góp vai trò lớn trong việc đẩy lùi và kiềm chế lạm phát, từng bước duy trì sự ổn định giá trị đồng tiền và tỉ giá, góp phần cải thiện kinh tế vĩ mô, môi trường đầu tư và sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, Ngân hàng còn góp phần thúc đẩy hoạt động đầu tư, phát triển sản xuất kinh doanh và hoạt động xuất nhập khẩu. Mặt khác, các dịch vụ ngân hàng cũng phát triển cả về chất lượng và chủng loại, góp phần thúc đẩy sản xuất kinh doanh. Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam (NHCTVN) là một trong bốn Ngân hàng Thương mại Nhà nước lớn nhất nước ta, hoạt động kinh doanh đa năng. Với chức năng là một ngân hàng, NHCTVN đã xác định được vai trò và vị trí chủ đạo là một ngân hàng quốc doanh trong lĩnh vực công và thương nghiệp. NHCTVN là ngân hàng tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại và thương mại điện tử tại Việt Nam, đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh. Trong bối cảnh chung của cuộc khủng hoảng và suy thoái toàn cầu, NHCTVN bị tác động sớm và cũng gặp không ít khó khăn. Bên cạnh đó, NHCTVN mới chuyển đổi từ ngân hàng nhà nước sang ngân hàng thương mại cổ phần được hơn sáu năm vì vậy còn rất nhiều vấn đề mà Ban lãnh đạo phải giải quyết để mô hình mới hoạt động thông suốt, trong đó việc tăng cường hơn nữa công tác quản lý, đặc biệt chú trọng đến hoàn thiện công tác hạch toán kế toán là điều mà Ban lãnh đạo đặc biệt quan tâm. Với tham vọng hệ thống NHCTVN trở thành một tập đoàn tài chính ngân hàng hiện đại, hiệu quả hàng đầu trong nước và quốc tế, lãnh đạo ngân hàng cũng nhận thấy Sái Thị Thu Hà CA120269 Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  hạch toán kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc củng cố tình hình tài chính và cách thức hoạt động cung cấp thông tin để Ngân hàng có những quyết sách kịp thời, linh hoạt trong điều hành hoạt động kinh doanh. Vì vậy, công tác hạch toán kế toán (HTKT) là vấn đề cần được quan tâm, giải quyết nhằm tạo ra một sự minh bạch, thông tin cung cấp cho những người quan tâm là kịp thời và đáng tin cậy. Xuất phát từ những lý do trên, hoàn thiện công tác hạch toán kế toán trở thành vấn đề có tính cấp bách trong quản lý tại các Ngân hàng thương mại hiện nay, có ý nghĩa rất lớn cả về lý luận và thực tiễn. Nhận thức được vấn đề trên với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc tăng cường kiểm soát nội bộ tại đơn vị, tôi đã chọn đề tài: “Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Ngân hàng Công thương Phúc Yên” để viết Luận văn Thạc sỹ. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Đề tài hướng đến các mục tiêu chủ yếu sau: làm rõ công tác hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp nói chung. Phân tích đặc điểm ngành Ngân hàng có ảnh hưởng đến công tác hạch toán kế toán. Khảo sát và phân tích thực trạng công tác hạch toán kế toán Ngân hàng Công thương Phúc Yên (NHCTPY). Luận văn nghiên cứu phương hướng và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại NHCTPY trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác hạch toán kế toán tại NHCTPY. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là: công tác hạch toán kế toán tại Ngân hàng Công thương Phúc Yên bao gồm công tác hạch toán: kiểm soát chứng từ kế toán, phân công lao động, tổ chức lưu trữ số sách, bộ phận kiểm soát sau. Phạm vi nghiên cứu của Luận văn được giới hạn ở công tác hạch toán kế toán tại NHCTVN – Chi nhánh Phúc Yên. 4. Phương pháp nghiên cứu Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng kết hợp xem xét các vấn đề trên các quan điểm duy vật lịch sử. Đồng thời Luận văn vận dụng phương pháp nghiên cứu định tính: tìm hiểu, thu thập những tài liệu mà các nhà Sái Thị Thu Hà                                                      2                                                        CA120269  Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  khoa học, các nhà nghiên cứu đã đưa ra qua các công trình nghiên cứu khoa học. Bên cạnh đó, Luận văn kết hợp với việc phỏng vấn các nhân viên, các nhà quản lý tại đơn vị, khảo sát, phân tích các dữ liệu, các văn bản, qui trình của các ban ngành và vận dụng vào điều kiện cụ thể, cơ chế cụ thể đối với NHCTPY để rút ra các kết luận và đề xuất phương hướng và các giải pháp hoàn thiện công tác HTKT. 5. Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu Luận văn đã có rất nhiều ý nghĩa về cả lý luận cũng như về mặt thực tiễn, cụ thể: Về lý luận: Luận văn đã nêu ra hệ thống hóa lý luận chung về hạch toán kế toán, làm rõ các đặc điểm riêng của ngành Ngân hàng có tác động lớn đến hệ thống hạch toán kế toán, qua đó rút ra những ứng dụng, những đề xuất về công tác hạch toán cho các Ngân hàng nhằm hoạt động hiệu quả và an toàn hơn nữa. Về thực tiễn: Luận văn đã đi vào khảo sát các yếu tố: hệ thống chứng từ, hệ thống thông tin kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống KSNB bao gồm các thủ tục kiểm soát trong Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Phúc Yên nhằm phân tích thực trạng tổ chức HTKT, chỉ ra được những ưu điểm, đặc biệt là yếu điểm và nguyên nhân của chúng, từ đó làm cơ sở để Luận văn đưa ra các giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện công tác tổ chức HTKT tại NHCTPY nói riêng cũng như đưa ra các ý kiến đề xuất mang tính gợi mở cho các Ngân hàng khác trong ngành nói chung. 6. Kết cấu của đề tài nghiên cứu Luận văn được cấu trúc một cách hợp lý, bao gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác hạch toán kế toán. Chương 2: Thực trạng công tác hạch toán kế toán tại Ngân hàng Công thương Việt Nam Phúc Yên. Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Ngân hàng Công thương Phúc Yên. Sái Thị Thu Hà                                                      3                                                        CA120269  ĐHBK HN  Luận văn Thạc sỹ CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.1. Lý luận chung về công tác hạch toán kế toán 1.1.1. Khái niệm về công tác hạch toán kế toán Từ trước đến nay các nhà nghiên cứu đã đưa ra rất nhiều các khái niệm khác nhau về hạch toán kế toán (HTKT), mỗi định nghĩa, mỗi khái niệm đều có những khía cạnh và bao hàm khác nhau do cách nhìn nhận khác nhau của mỗi người, nhưng có thể hiểu: “Hạch toán kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra, kiểm soát tài sản và hoạt động của mỗi đơn vị”. 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác hạch toán kế toán Trong một đơn vị kinh doanh, một cơ quan hành chính sự nghiệp hay bất kì một tổ chức nào trong nền kinh tế thì việc tổ chức hạch toán kế toán luôn có một vai trò quan trọng và ý nghĩa thiết thực đối với công tác quản lý của đơn vị thể hiện trên các mặt sau: Thứ nhất, tổ chức HTKT một cách khoa học và hợp lý đảm bảo các thông tin kinh tế tài chính của đơn vị được cung cấp một cách kịp thời, đúng đắn, tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin như: Cơ quan nhà nước, các nhà cung cấp, khách hàng, người lao động, các nhà quản lý doanh nghiệp, các nhà đầu tư…; Thứ hai, tổ chức HTKT khoa học sẽ cung cấp những bằng chứng đúng đắn và đáng tin cậy, là cơ sở để kiểm tra, giám sát tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, kiểm tra việc chấp hành các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính của các tập thể cũng như cá nhân người lao động; Thứ ba, tổ chức HTKT tốt, khoa học cùng với sự ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý sẽ góp phần tiết kiệm nguồn nhân lực, nâng cao chất lượng thông tin, chất lượng công việc từ đó tiết kiệm chi phí cho đơn vị.   Sái Thị Thu Hà                                                      4                                                        CA120269  Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  1.1.3. Nhiệm vụ của công tác hạch toán kế toán Vậy đối tượng của HTKT là gì? Những phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng để nghiên cứu đối tượng HTKT? Đây là hai câu hỏi mà chúng ta luôn luôn đặt ra khi thực hiện hạch toán kế toán. Từ cách hiểu về hạch toán kế toán thì chúng ta thấy, đối tượng của HTKT là tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành và quá trình vận động của tài sản. HTKT sử dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu khoa học gồm bốn yếu tố (bốn phương pháp cụ thể) là chứng từ, đối ứng TK, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán. Mỗi phương pháp có vị trí, chức năng nhất định song giữa chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một hệ thống HTKT. Vì vậy, trong hạch toán kế toán, mỗi phương pháp này là một yếu tố của hạch toán kế toán và được sử dụng một cách tổng hợp và đồng bộ. Với ý nghĩa tổ chức là mối liên hệ giữa các yếu tố của một hệ thống thì tổ chức hạch toán kế toán là mối quan hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán trong thông tin và kiểm tra – kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính ở các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp và các cơ quan. Theo đó, đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán có thể xem xét trên các góc độ khác nhau: Nếu xét trên góc độ quá trình xử lý thông tin: đối tượng tổ chức hạch toán kế toán bao gồm giai đoạn hạch toán ban đầu (xác định đối tượng tính giá và thiết kế sổ tương ứng), giai đoạn ghi chép vào sổ tài khoản, giai đoạn lập báo cáo kế toán; Mặt khác, khi xét trên góc độ các đối tượng kế toán cụ thể thì đối tượng tổ chức hạch toán kế toán là các phần hành kế toán cụ thể như phần hành tiền và các khoản tương đương tiền, tài sản cố định, lương và các khoản trích theo lương,… Nhưng nếu xét trên góc độ cơ cấu tổ chức bộ máy thì đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán lại bao gồm các bộ phận kế toán và phân công lao động trong các bộ phận ấy (kế toán các phần hành). Từ đó, để công tác tổ chức hạch toán kế toán được thực hiện tốt thì trước hết cần phải làm tốt các nhiệm vụ cơ bản mà bản thân kế toán cần phải thực Sái Thị Thu Hà                                                      5                                                        CA120269  Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  hiện. Đó là: thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán; Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ, thu nộp thanh toán nợ; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán; Phân tích thông tin, số liệu kế toán; Tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán; Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Đối với mỗi đơn vị cụ thể thì việc tổ chức hạch toán kế toán cần xác định khối lượng công việc ở từng giai đoạn để xác định mô hình tổ chức hạch toán kế toán tương ứng với mô hình quản lý của đơn vị, phân công bố trí lao động kế toán vào các bộ phận trong bộ máy, quy định các mối liên hệ giữa các cá nhân, giữa các bộ phận trong bộ máy tạo thành một thể thống nhất thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra kiểm soát của hạch toán kế toán. 1.1.4. Nội dung của công tác hạch toán kế toán Tại mỗi đơn vị thì tùy theo tình hình cụ thể tại đơn vị mình để tổ chức hạch toán kế toán theo từng phần hạch toán cụ thể hoặc theo từng giai đoạn của quá trình hạch toán kế toán. Tuy nhiên, từ khái niệm về tổ chức hạch toán kế toán đã trình bày ở trên, thì tổ chức hạch toán kế toán ở mỗi đơn vị cần tạo ra mối liên hệ giữa các yếu tố (chứng từ, đối ứng TK, tính giá, tổng hợp và cân đối) trên các phần hành kế toán. Nội dung việc tổ chức hạch toán kế toán trong từng yếu tố được xem xét cụ thể: Một là, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là những tài liệu quan trọng mà đơn vị cần lưu giữ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các đơn vị đều phải được phản ánh, ghi chép đầy đủ trong chứng từ kế toán. Cơ sở duy nhất để ghi vào tài khoản kế toán hay sổ kế toán là các chứng từ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Các chứng từ vừa là phương tiện để chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Việc tổ chức vận dụng hợp lý hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng Sái Thị Thu Hà                                                      6                                                        CA120269  Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  trong việc thu nhận được thực tế về các hoạt động sử dụng tài sản, vật tư và nguồn kinh phí trong quá trình hoạt động của các đơn vị. Đây cũng là bước cơ bản ban đầu bảo đảm việc các thông tin kinh tế tài chính được phản ánh đầy đủ và có thât. Công tác tổ chức chứng từ kế toán đòi hỏi phải xác định số lượng, chủng loại chứng từ, quy định thủ tục lập, luân chuyển và bảo quản lưu trữ chứng từ. Trên thực tế, Bộ Tài chính đã ban hành hệ thống chứng từ mẫu làm căn cứ để các đơn vị có thể dựa vào đó để thiết lập những chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình sao cho vừa đảm bảo nguyên tắc thống nhất đồng thời đảm bảo được yêu cầu của công tác kiểm soát nội bộ và công tác quản lý của đơn vị. Mặt khác, đơn vị có trách nhiệm phải quy định, hướng dẫn các bộ phận liên quan ghi chép đúng đắn, đầy đủ các yếu tố chứng từ kế toán, đảm bảo cho các chứng từ kế toán được lập theo đúng yêu cầu của pháp luật và chính sách chế độ kế toán của Nhà nước, làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán. Ngoài ra, đơn vị cũng phải quy định trình tự luân chuyển, lưu trữ, bảo quản chứng từ sao cho khoa học, an toàn, phục vụ tốt cho công tác ghi sổ kế toán cũng như công tác bảo quản chứng từ kế toán của đơn vị theo đúng quy định của pháp luật. Tổ chức vận dụng hợp lý hệ thống chứng từ kế toán là điều kiện thuận lợi cho việc xử lý và cung cấp thông tin tài chính đúng đắn, tin cậy phục vụ cho yêu cầu quản lý của đơn vị cũng như phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát, đôn đốc các cá nhân, người lao động thưc hiện tốt các quy định trong quản lý, phát hiện kịp thời các sai sót, ngăn chặn các gian lận, cũng như giải quyết các tranh chấp trong quan hệ kinh tế có thể xảy ra. Hai là, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh tình hình biến động của từng tài sản, nguồn vốn của đơn vị. Để đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cho quản lý thì đơn vị phải xây dựng được một hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Chính vì vậy, nội dung cơ bản của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán là lựa chọn những tài khoản kế toán mà Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện của đơn vị để sử dụng và bỏ đi những tài khoản không cần thiết. Mỗi đơn vị với mục tiêu cũng như phương pháp quản lý Sái Thị Thu Hà                                                      7                                                        CA120269  Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  khác nhau thì có thể tiến hành mở chi tiết các tài khoản thành các tài khoản cấp III, cấp IV... Từ đó hình thành một hệ thống tài khoản riêng cho đơn vị mình. Việc tổ chức hệ thống tài khoản đảm bảo thống nhất với hệ thống tài khoản chung mà Nhà nước ban hành đồng thời vẫn đảm bảo phù hợp với đặc thù riêng để đáp ứng được yêu cầu kiểm soát nội bộ cũng như quản lý của đơn vị. Việc quy định mức độ chi tiết cho các tài khoản tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, cũng như trình độ của cán bộ kế toán và phương tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin kế toán của đơn vị. Hiện nay, khoa học công nghệ thông tin đã hỗ trợ rất nhiều cho công tác kế toán, các đơn vị đều đã thực hiện công tác kế toán trên máy tính với độ xử lý thông tin cao, do vậy các đơn vị có thể quy định được nhiều tài khoản chi tiết hơn, từ đó có thể theo dõi chặt chẽ hơn các đối tượng quản lý kinh tế tài chính. Ba là, tổ chức hệ thống sổ kế toán: Tất cả các đơn vị thuộc mọi loại hình kinh tế, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh nào đều phải mở, ghi chép cũng như quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ sách kế toán theo quy định của Luật Kế toán, chế độ kế toán hiện hành và theo yêu cầu quản lý nội bộ nói riêng. Mỗi hình thức ghi sổ kế toán được quy định kèm theo một hệ thống sổ kế toán liên quan phù hợp. Do vậy, khi tổ chức hệ thống sổ kế toán, đơn vị cần phải lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với đơn vị, từ đó đơn vị sẽ cụ thể hóa các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã lựa chọn, phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như yêu cầu quản lý và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ kế toán trong đơn vị trong điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán cho phép. Tuy nhiên, tất cả các loại sổ kế toán tổng hợp của đơn vị vận dụng phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản về các loại sổ về kết cấu, mối quan hệ, sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự cũng như kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán. Còn các sổ chi tiết thì mang tính hướng dẫn, tùy tình hình cụ thể tại mỗi đơn vị mà cụ thể hóa để phản ánh thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị. Yêu cầu của việc thiết kế hệ thống sổ chi tiết quan trọng nhất là phải đảm bảo thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán tổng hợp, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu đồng thời cung cấp được các thông tin để tính giá hàng hoá, dịch vụ cho các nhà quản trị đơn vị. Việc tổ chức hệ thống Sái Thị Thu Hà                                                      8                                                        CA120269  Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  sổ kế toán chi tiết khoa học sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động kế toán, hạn chế sự ghi chép sai sót, trùng lặp, đảm bảo độ chính xác của thông tin, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, toàn diện cho các nhà quản lý ở đơn vị cơ sở. Bốn là, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo kế toán của đơn vị gồm hệ thống báo cáo kế toán tài chính và hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Báo cáo kế toán tài chính gồm bốn loại báo cáo chính mang tính bắt buộc là:: “Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính.” Đây là các báo cáo phản ánh số liệu tổng hợp, được lập theo định kỳ nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như các cơ quan quản lý, các nhà đầu tư, cổ đông và những người có quan tâm đến hoạt động của đơn vị. Tất cả các đơn vị bắt buộc phải lập và có trách nhiệm phải cung cấp các báo cáo tài chính cho các đối tượng theo yêu cầu của Luật Kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành. Việc tổ chức lập báo cáo tài chính dựa vào các quy định về phương pháp lập cũng như quy định về biểu mẫu, để từ đó đơn vị có thể tiến hành phân công cán bộ kế toán thực hiện theo đúng quy định. Bên cạnh đó, báo cáo kế toán quản trị lại được lập tùy theo tình hình cụ thể tại mỗi đơn vị. Luật kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành chỉ đưa ra các mẫu báo cáo mang tính tham khảo để từ đó doanh nghiệp có thể dựa vào đó thể lựa chọn các mẫu báo cáo phù hợp với quản trị nội bộ tại đơn vị. Báo cáo quản trị là báo cáo phản ánh số liệu kế toán chi tiết theo từng đơn vị, theo từng mảng chi phí hay mảng doanh thu chi tiết, đây là những báo cáo được lập theo mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp do vậy chúng chỉ được cung cấp cho các nhà quản lý của doanh nghiệp. Các báo cáo quản trị này có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết, cụ thể và chính xác nhất phục vụ cho công tác quản trị nội bộ đơn vị. Việc thiết kế tốt hệ thống các báo cáo tài chính cũng như các báo cáo quản trị sẽ giúp các đơn vị có hình ảnh tốt hơn trong mắt các nhà đầu tư, quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn, năng suất hơn. Sái Thị Thu Hà                                                      9                                                        CA120269  Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Năm là, tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy bao gồm những nội dung chính: xác định mô hình tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động trong bộ máy kế toán. Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán kế toán do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của doanh nghiệp mà tổ chức bộ máy kế toán ở các đơn vị được tổ chức theo các hình thức cơ bản sau: Mô hình I: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung: (tổ chức kế toán một cấp). Theo mô hình này, toàn bộ việc tổ chức hạch toán kế toán được tập trung tại trung tâm. Chỉ có một phòng kế toán để đảm nhận tổ chức hạch toán kế toán của toàn đơn vị. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán trung tâm để xử lý và tiến hành công tác kế toán (tại các đơn vị, bộ phận trực thuộc không mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự, kế toán riêng). Mô hình kế toán tập trung phù hợp với các đơn vị hoạt động quản lý theo cơ chế một cấp quản lý, phần lớn các đơn vị này có quy mô nhỏ, hoạt động kinh doanh tập trung về mặt không gian và mặt bằng kinh doanh. Mô hình này có ưu điểm là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng vẫn đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mô hình II: Tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Theo hình thức tổ chức kế toán phân tán thì công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp. Theo đó bộ máy kế toán được phân thành hai cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Công việc kế toán ở những bộ phận khác Sái Thị Thu Hà                                                      10                                                        CA120269  Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  nhau do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo trong phạm vi nhiệm vụ có sự phân cấp quản lý. Phòng kế toán trung tâm thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh tại trung tâm đồng thời thực hiện tổng hợp số liệu từ các báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi lên, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, từ đó lập báo cáo tài chính chung toàn đơn vị theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiếm tra công tác kế toán các bộ phận. Mô hình kế toán phân tán phù hợp với các đơn vị có quy mô kinh doanh lớn – liên hợp sản xuất kinh doanh, cơ cấu kinh doanh phức tạp và địa bàn kinh doanh rộng, phân tán. Bên cạnh hai mô hình tổ chức kế toán cơ bản trên thì có thêm một mô hình hỗn hợp. Mô hình kế toán hỗn hợp: hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Đây là mô hình kế toán kết hợp của cả hai hình thức kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các đơn vị - bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có qui mô lớn, có nhiều đơn vị ở cách xa nhau nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó. Sái Thị Thu Hà                                                      11                                                        CA120269  Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Từ đó, căn cứ và đặc điểm hoạt động của mình, các đơn vị sẽ lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với tình hình thực tế. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ, nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán thực hiện các phần hành kế toán với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Mỗi cán bộ, nhân viên đều phải được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính thứ tự, lệ thuộc, chế ước cũng như hỗ trợ lẫn nhau. Bộ máy kế toán sẽ hoạt động có hiệu quả nhờ sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của công việc kế toán nhưng đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng. Quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán có thể được thực hiện theo một trong ba cách sau: Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến: Theo kiểu tổ chức này, bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Trong trường hợp này, bộ máy kế toán thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, phù hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh hoạt động có quy mô nhỏ, công tác kế toán đơn giản và không phức tạp. Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu: Theo kiểu tổ chức này, bộ máy kế toán cũng có mối liên hệ trực tuyến như phương thức trực tiếp trên, tuy nhiên còn có thêm mối liên hệ có tính chất tham mưu giữa Kế toán trưởng với các kế toán phần hành (quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp) và giữa Kế toán trưởng với các bộ phận tham mưu trong đơn vị. Bộ máy kế toán theo kiểu chức năng: theo hình thức tổ chức này thì bộ máy kế toán được chia thành các bộ phận độc lập, hoạt động riêng rẽ, gọi là các ban, phòng kế toán. Kế toán trưởng của đơn vị chỉ đạo kế toán nghiệp vụ thông qua các trưởng ban (phòng) kế toán. Chức năng chỉ đạo, quản lý thống nhất từ Kế toán trưởng trong phương thức tổ chức bộ máy này giảm tính tập trung hơn so với hai phương thức trên. Sái Thị Thu Hà                                                      12                                                        CA120269