Tài liệu Luận văn phân tích và đề xuất một số giải pháp quản lý tiến độ các dự án đầu tư tại công ty đầu tư phát triển hạ tầng viglacera

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI TRẦN KHOA PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIGLACERA Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS. TRẦN THỊ BÍCH NGỌC HÀ NỘI – 2014 Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập tại lớp Cao học Quản trị kinh doanh khóa 2012B2015, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, tôi đã được đào tạo và tích lũy nhiều kiến thức cho bản thân cũng như phục vụ công việc. Đặc biệt là khoảng thời gian thực hiện đề tài: “ Phân tích và đề xuất một số giải pháp quản lý tiến độ các dự án đầu tư tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera ”. Tôi xin bày tỏ lòng tri ân tới các Thầy, Cô Viện Kinh tế & Quản lý – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, Ban Giám đốc cùng đồng nghiệp tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong học tập, nghiên cứu và làm luận văn. Đặc biệt xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô giáo TS.Trần Thị Bích Ngọc, đã dành nhiều thời gian và công sức hướng dẫn tôi thực hiện và hoàn thành luận văn này. Mặc dù bản thân cũng đã cố gắng, song với kiến thức còn hạn chế và thời gian có hạn, luận văn chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo của Quý Thầy, Cô, sự góp ý của bạn bè và đồng nghiệp nhằm bổ sung hoàn thiện luận văn. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2014 Học viên Trần Khoa Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chương I: Lý luận chung về dự án đầu tư, quản lý dự án và quản lý tiến độ dự án 3 1.1 Dự án đầu tư và hiệu quả dự án đầu tư 3 1.1.1 Tổng quan về dự án và dự án đầu tư 3 1.1.2 Chu kỳ của dự án đầu tư 5 1.2 Quản lý dự án đầu tư 7 1.2.1 Bản chất của quản lý dự án đầu tư 7 1.2.2 Mục tiêu của quản lý dự án đầu tư 8 1.2.3 Nội dung quản lý dự án đầu tư 10 1.3 Quản lý tiến độ 13 1.3.1 Vai trò của quản lý tiến độ 13 1.3.2 Các công cụ quản lý tiến độ 13 1.3.3 Kiểm soát tiến độ 27 1.4 Những tồn tại trong quản trị dự án đầu tư tại Việt nam trong thời gian gần đây và một số phương hướng giải pháp 1.4.1 Thực trạng hiện nay trong quản trị các dự án đầu tư tại Việt Nam 29 1.4.2 Một số phương hướng giải pháp 31 Chương II: Thực trạng công tác quản lý tiến độ dự án tại Công ty đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 34 2.1 Tổng quan về công ty 34 2.2 Quá trình hình thành và phát triển tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 34 2.2.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty 34 2.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý và nhân sự của công ty 36 Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý 2.3 Phân tích thực trạng quản lý tiến độ đầu tư dự án tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 40 2.3.1 Giới thiệu các dự án đầu tư đã và đang thực hiện, đặc điểm các dự án 40 2.3.2 Công tác Quản lý tiến độ các dự án đầu tư tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 45 2.3.3 Kiểm soát tiến độ dự án 48 2.4 Phân tích và đánh giá nguyên nhân gây chậm quản lý tiến độ của các dự án tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 52 2.4.1 Giai đoạn lập kế hoạch tiến độ thực hiện dự án 52 2.4.2 Giai đoạn tổ chức thực hiện 59 2.4.3 Giai đoạn kiểm tra, giám sát dự án 65 Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ các dự án của Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 74 3.1 Những thuận lợi và khó khăn trong việc đầu tư dự án của Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 74 3.1.1 Thuận lợi 74 3.1.2 Khó khăn 75 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản lý tiến độ các dự án đầu tư tại công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 76 3.2.1 Xây dựng quy trình chuẩn trong công tác lập kế hoạch dự án 77 3.2.2 Nâng cao công tác phối hợp giữa các bộ phận trong ban dự án 92 3.3.3 Đào tạo cán bộ trong công tác lập kế hoạch dự án 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án 7 Hình 1.2: Mối quan hệ giữa ba mục tiêu thành phần thời gian, chi phí và kết quả 8 Hình 1.3: Quá trình phát triển của các mục tiêu thành phần của quản lý dự án 9 Hình 1.4: Các lĩnh vực quản lý dự án 11 Hình 1.5: Các giai đoạn của chu kỳ phát triển dự án 12 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty 38 Hình 2.2: Mô hình KCN Đông Mai – Quảng Ninh 41 Hình 2.3: Mô hình KCN Yên Phong – Bắc Ninh 42 Hình 2.4: Mô hình khu đô thị Đặng Xá I – Gia Lâm – HN 43 Hình 2.5: : Mô hình dự án KCN Tiên Sơn – Bắc Ninh 44 Hình 2.6: Mô hình Khu đô thị Đặng Xá 2 45 Hình 2.7: Sơ đồ kiểm soát tiến độ 50 Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Cấp độ phân tách công việc 15 Bảng 1.2: Các dạng quan hệ thể hiện bằng mũi tên trong sơ đồ mạng AON 23 Bảng 2.1: So sánh tình hình khởi công và hoàn thành các dự án 46 Bảng 2.2: Bảng phân công nhiệm vụ giai đoạn chuẩn bị 53 Bảng 2.3: Bảng phân công nhiệm vụ 55 Bảng 2.4: Bảng học vấn cán bộ kỹ thuật 56 Bảng 2.5: Một số dự án bị chậm tiến độ do công tác giải phóng mặt bằng 58 Bảng 2.6: Bảng phân công nhiệm vụ giai đoạn tổ chức thực hiện 60 Bảng 2.7: Bảng tiến độ cung cấp vật tư bị chậm 61 Bảng 2.8: Bảng nhân lực thi công không đạt yêu cầu 64 Bảng 2.9: Bảng phân công nhiệm vụ giai đoạn kiểm tra, giám sát 67 Bảng 2.10: Bảng báo cáo công việc hàng tuần 69 Bảng 2.11: Bảng tổng hợp kiểm tra an toàn lao động 71 Bảng 3.1: Kế hoạch thi công xây lắp cho dự án 84 Bảng 3.2: So sánh về lợi ích của giải pháp 91 Bảng 3.3: Chi phí dự kiến cho đào tạo ngắn hạn 98 Bảng 3.4: Chi phí dự kiến cho đào tạo dài hạn 99 Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý DANH MỤC VIẾT TẮT 1. Công ty: Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 2. Tổng công ty: Tổng công ty Viglacera 3. CBCNV: Cán bộ công nhân viên 4. KCN: Khu công nghiệp 5. KĐT: Khu đô thị 6. QLDA: Quản lý dự án 7. VTTB: Vật tư thiết bị 8. UBND: Ủy ban nhân dân 9. KHĐT: Kế hoạch đấu thầu 10. HSMT: Hồ sơ mời thầu 11. HSDT: Hồ sơ dự thầu 12. HSDT: Hồ sơ dự thầu 13. KH&ĐT: Kế hoạch và đầu tư 14. P.KT: Phòng kỹ thuật 15. P.TCKT Phòng tài chính kế toán 16. P.TCHC Phòng tổ chức hành chính 17. P.DA Phòng dự án 18. B.QLDA Ban quản lý dự án Trần Khoa Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý MỞ ĐẦU I. Lý do chọn đề tài Tình trạng đầu tư dàn trải, thất thoát, lãng phí, chậm tiến độ… đã và đang tác động mạnh tới hiệu quả đầu tư của nhiều dự án hiện nay, và nếu tình hình này không được cải thiện sẽ không chỉ ảnh hưởng tới việc thu hút đầu tư mà còn ảnh hưởng lớn đến việc kêu gọi tài trợ. Tình trạng sử dụng vốn kém hiệu quả, chậm tiến độ thi công hoặc nợ đọng vốn đầu tư xây dựng cơ bản… chưa được cải thiện đáng kể. Điều đó có nghĩa là để tạo ra cùng một năng lực sản xuất, Nhà nước phải bỏ ra nhiều kinh phí hơn và nhập khẩu nhiều đầu vào cho đầu tư hơn. Hiệu quả thấp trong đầu tư đã được xác định là một trong những lý do chủ yếu dẫn tới lạm phát cao trong hai năm qua. Đối với khu vực có vốn đầu tư nước ngoài và ngoài nhà nước, các dự án đầu tư không hiệu quả là các dự án không tận dụng được lợi thế của nền kinh tế, không phù hợp với lợi ích quốc gia.Tuy nhiên đó là những yếu tố mang tính khách quan, còn yếu tố mang tính chủ quan của tình trạng yếu kém, thiếu hiệu quả trong đầu tư và xây dựng chủ yếu là do công tác quản lý tiến độ, giám sát, thanh kiểm tra. Ở vị thế của một doanh nghiệp Nhà nước, Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera đang đứng trước một thực tế là công tác quản lý tiến độ các dự án đầu tư còn nhiều vấn đề cần được nghiên cứu hoàn thiện. Với nhận thức rằng quản lý tiến độ của dự án đầu tư không những ảnh hưởng đến việc sống còn của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng lớn đến sự phát triền của nền kinh tế. Vì vậy việc nghiên cứu và chọn đề tài “Phân tích và đề xuất một số giải pháp quản lý tiến độ các dự án đầu tư tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera” đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển của Công ty nói riêng và của Tổng công ty nói chung. II.Mục đích nghiên cứu của đề tài Đề tài luận văn hướng vào mục tiêu nghiên cứu “ Phân tích và đề xuất một số giải pháp quản lý tiến độ các dự án đầu tư tại Công ty Đầu tư phát triển Trần Khoa 1 Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý hạ tầng Viglacera ”, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và góp phần quản lý quỹ đất đô thị theo quy hoạch chung, hình thành những khu công nghiệp, khu đô thị khang trang hiện đại đạt tiêu chuẩn cao. III. Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý tiến độ các dự án tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera. IV. Phạm vi nghiên cứu - Nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu dự án đầu tư khu đô thị, khu công nghiệp và hiệu quả tiến độ dự án đầu tư khu đô thị, khu công nghiệp. - Không gian: tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera Thời gian: Từ năm 2002 - 2015 V. Phương pháp nghiên cứu - Khảo sát, thu thập tài liệu về cơ chế, chính sách, các Nghị định của Chính phủ và các Bộ, ngành liên quan đến hoạt động đầu tư dự án. - Thu thập các thông tin, tài liệu đã công bố cũng như các tài liệu mới. Sử dụng các dẫn chứng cụ thể, điển hình ở một số dự án đầu tư. - Phân tích, tổng hợp thông tin,so sánh các số liệu, viết báo cáo. - Từ kết quả phân tích rút ra những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện dự án đầu tư. VI. Kết cấu của luận văn Luận văn gồm 3 chương: Phần mở đầu. Chương 1: Lý luận chung về dự án đầu tư, quản lý dự án đầu tư và quản lý tiến độ dự án đầu tư Chương 2: Thực trạng công tác quản lý tiến độ dự án tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ các dự án tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera. Trần Khoa 2 Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ, QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 1.1. Dự án đầu tư và hiệu quả dự án đầu tư 1.1.1. Tổng quan về dự án và dự án đầu tư I. Khái niệm và đặc trưng của dự án Khái niệm: Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới. Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định. Những dự án đầu tư phải thông qua hoạt động xây dựng mới thực hiện được mục đích đầu tư được gọi là dự án đầu tư xây dựng công trình. Dự án đầu tư xây dựng công trình là một tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm dịch vụ trong một thời hạn nhất định. ( Nguồn tài liệu [2;9] ) Đặc trưng cơ bản của dự án: Dự án có mục đích, có yêu cầu chặt chẽ về kết quả, chất lượng, chi phí và thời gian. Dự án có vòng đời riêng từ lúc hình thành phát triển đến khi kết thúc và có thời gian tồn tại hữu hạn. Sản phẩm của dự án mang tính chất sáng tạo, đơn chiếc, duy nhất, độc đáo (mới lạ). Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Môi trường hoạt Trần Khoa 3 Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý động của dự án thường “va chạm”, phức tạp, bất định và rủi ro. Dự án sử dụng các nguồn lực có hạn: Tài chính, nhân lực, vật lực… II. Phân loại dự án và quản lý nhà nước đối với dự án đầu tư a. Các dự án đầu tư xây dựng công trình (sau đây gọi chung là dự án) được phân loại như sau: - Theo quy mô và tính chất: dự án quan trọng quốc gia do Quốc hội xem xét, quyết định về chủ trương đầu tư; các dự án còn lại được phân thành 3 nhóm A, B, C theo quy định ; - Theo nguồn vốn đầu tư: + Dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước; + Dự án sử dụng vốn tín dụng do Nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước; + Dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước; + Dự án sử dụng vốn khác bao gồm cả vốn tư nhân hoặc sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn. b. Việc đầu tư xây dựng công trình phải phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, quy hoạch ngành, quy hoạch xây dựng, bảo đảm an ninh, an toàn xã hội và an toàn môi trường, phù hợp với các quy định của pháp luật về đất đai và pháp luật khác có liên quan. c. Ngoài quy định trên thì tùy theo nguồn vốn sử dụng cho dự án, Nhà nước còn quản lý theo quy định sau đây: - Đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước kể cả các dự án thành phần, Nhà nước quản lý toàn bộ quá trình đầu tư xây dựng từ việc xác định chủ trương đầu tư, lập dự án, quyết định đầu tư, lập thiết kế, dự toán, lựa chọn nhà thầu, thi công xây dựng đến khi nghiệm thu, bàn giao và đưa công trình vào khai thác sử dụng; - Đối với dự án của doanh nghiệp sử dụng vốn tín dụng do Nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước và vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước, Nhà nước quản lý về chủ trương và quy mô đầu tư. Doanh Trần Khoa 4 Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý nghiệp có dự án tự chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và quản lý dự án theo các quy định của Nghị định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan; - Đối với các dự án sử dụng vốn khác bao gồm cả vốn tư nhân, chủ đầu tư tự quyết định hình thức và nội dung quản lý dự án. Đối với các dự án sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn khác nhau thì các bên góp vốn thoả thuận về phương thức quản lý hoặc quản lý theo quy định đối với nguồn vốn có tỷ lệ phần trăm (%) lớn nhất trong tổng mức đầu tư. d. Đối với dự án quan trọng quốc gia hoặc dự án nhóm A gồm nhiều dự án thành phần, nếu từng dự án thành phần có thể độc lập vận hành, khai thác hoặc thực hiện theo phân kỳ đầu tư thì mỗi dự án thành phần có thể được quản lý, thực hiện như một dự án độc lập. Việc phân chia dự án thành các dự án thành phần do người quyết định đầu tư quyết định. 1.1.2. Chu kỳ của dự án đầu tư Chu kỳ của dự án đầu tư là các giai đoạn mà 1 dự án phải trải qua bắt đầu từ khi dự án mới chỉ là ý đồ đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt động. Chu kỳ của một dự án đầu tư được thể hiện thông qua 3 giai đoạn: a. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư, bao gồm: - Nghiên cứu phát hiện cơ hội đầu tư. - Nghiên cứu tiền khả thi, sơ bộ lựa chọn dự án. - Nghiên cứu khả thi (lập dự án đầu tư). - Thẩm định dự án đầu tư. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư bao gồm 4 giai đoạn nhỏ, là một quá trình tuần tự nhưng trùng lặp dẫn đến những bước quay trở lại cái cũ, phân tích những vấn đề về kĩ thuật, kinh tế, tài chính, xã hội, thể chế ở những mức độ chi tiết khác nhau với độ chính xác khác nhau. Phải phân chia giai đoạn chuẩn bị đầu tư thành 4 giai đoạn nhỏ là để đảm bảo chất lượng của dự án, tránh đi vào ngay cụ thể có thể kèm theo các chi phí rất tốn kém để tránh lãng phí nếu như nửa chừng phát hiện ra sự bất hợp lý của dự án. Kết thúc giai đoạn chuẩn bị đầu tư, chủ đầu tư phải có được bản dự án đầu tư đã được duyệt và giấy phép đầu tư. Trần Khoa 5 Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Trong giai đoạn này, chất lượng của các kết quả nghiên cứu là quan trọng nhất. Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ tạo thuận lợi cho giai đoạn thực hiện đầu tư, tạo cơ sở cho quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và có lãi, phát huy hết năng lực phục vụ dự kiến. b. Giai đoạn thực hiện đầu tư: - Đàm phán, kí kết hợp đồng, hoàn tất thủ tục đầu tư. - Thiết kế và lập dự toán thi công xây lắp công trình.. - Xây dựng và lắp đặt thiết bị, tuyển và đào tạo CBCNV. - Bàn giao, chạy thử, nghiệm thu và thanh toán công trình. Là giai đoạn mà việc chi phí vốn được tiến hành dồn dập với khối lượng lớn, chiếm 90-98% tổng vốn đầu tư. Vì vậy, vấn đề thời gian ở giai đoạn này là cực kì quan trọng vì trong suốt thời gian thực hiện đầu tư, đồng tiền bị khê đọng, không sinh lời. Những công việc tiến hành ở giai đoạn này phải căn cứ vào luận chứng kinh tế kỹ thuật của giai đoạn nghiên cứu khả thi. Tuy nhiên do những dự kiến có thể sai lệch nên trong quá trình thực hiện đầu tư, nếu phát hiện ra những sai lệch thì phải điều chỉnh, bổ sung ngay. c. Giai đoạn vận hành kết quả đầu tư: - Sử dụng chưa hết công suất. - Sử dụng công suất ở mức độ cao nhất. - Công suất giảm dần và thanh lý cuối đời dự án. Được tiến hành dựa trên cơ sở kết quả của 2 giai đoạn đầu. Những thiếu sót của công việc đã được thực hiện ở 2 giai đoạn trên nếu sửa đổi trong giai đoạn này thì rất khó khăn nhiều khi vượt quá khả năng của chủ đầu tư và do đó dự án không có hiệu quả. Trong 3 giai đoạn, mặc dù giai đoạn chuẩn bị đầu tư chiếm một lượng vốn rất ít nhưng nó có ý nghĩa quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của dự án trong điều kiện không có sai lầm nghiêm trọng ở 2 giai đoạn sau. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư tạo cơ sở cho 2 giai đoạn sau. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư tạo tiền đề Trần Khoa 6 Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý và quyết định sự thành công hay thất bại ở hai giai đoạn sau đặc biệt là đối với giai đoạn vận hành kết quả đầu tư. 1.2. Quản lý dự án đầu tư 1.2.1. Bản chất của quản lý dự án đầu tư Quản lý dự án là tác động quản lý của chủ thể quản lý thông qua quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án được tiến hành theo 3 giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định. Tập hợp các giai đoạn của quá trình quản lý dự án tạo thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó qua nhà quản lý phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như hình 1.1. Chu trình quản lý dự án Hoạch định kế hoạch: + Thiết lập mục tiêu + Dự tính nguồn lực Quản trị: Lãnh đạo giao tiếp thúc đẩy đàm phán Điều phối thực hiện: + Bố trí tiến độ thời gian + Phân phối nguồn lực + Phối hợp các hoạt động + Khuyến khích động viên Thực hiện Giám sát kiểm tra đánh giá: + Đo lường kết quả + So sánh với mục tiêu + Báo cáo ( Nguồn tài liệu [2;13] ) Trần Khoa 7 Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý 1.2.2. Mục tiêu của quản lý dự án đầu tư Mục tiêu Mục tiêu tổng hợp của quản lý dự án là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biểu diễn theo công thức: C = f(P,T,S) Trong đó: C- Chi phí P: Mức độ hoàn thành công việc (kết quả) T: Yếu tố thời gian S: Phạm vi công việc Phương trình trên cho thấy chi phí là một hàm của các yếu tố: mức độ hoàn thành công việc, thời gian thực hiện và phạm vi dự án. Phương trình trên cũng cho thấy mục tiêu tổng hợp của quản lý dự án do 3 mục tiêu thành phần tạo nên, đó là: + Kết quả mong muốn (số lượng, chất lượng) + Thời gian + Chi phí Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cách tốt nhất tất cả các mục tiêu thành phần đặt ra. Tuy nhiên, thực tế không đơn giản. Dù phải đánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu, các nhà quản lý hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu thành phần của quản lý dự án nhằm tới mục tiêu tổng hợp như thể hiện theo hình: ( Nguồn tài liệu [2;14] ) Hình 1.2. Mối quan hệ giữa ba mục tiêu thành phần: thời gian, chi phí và kết Kết quả quả Kết quả mong muốn Mục tiêu tổng hợp Chi phí Thời gian cho phép Thời gian Trần Khoa 8 Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý ( Nguồn tài liệu [ 2;16]) Mục tiêu thành phần của quản lý dự án cũng thay đổi theo chiều hướng gia tăng về lượng và thay đổi về chất. Từ 3 mục tiêu ban đầu (hay tam giác mục tiêu) với sự tham gia của các chủ thể gồm các chủ đầu tư, nhà thầu và tư vấn giám sát và các đơn vị tham gia quản lý của Nhà nước đã được phát triển thành 4 (tứ giác), thành 5 (ngũ giác) mục tiêu. Hình 1.3. Quá trình phát triển của các mục tiêu thành phần của quản lý dự án Chất lượng Chất lượng Chi phí Thời gian Chi phí + Chủ đầu tư + Nhà thầu + Nhà tư vấn + Nhà nước Thời gian + Chủ đầu tư + Nhà thầu + Nhà tư vấn + Nhà nước An toàn An toàn Vệ sinh ( Nguồn tài liệu [2.16]) Tác dụng: + Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc dự án; đảm bảo sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án. + Là môi trường thuận lợi cho việc đàm phán trực tiếp liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án. + Giúp phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. + Đảm bảo cho dự án được thực hiện đúng mục tiêu tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn. Quản lý quá trình sản xuất liên tục trong doanh nghiệp và quản lý dự án có những khác biệt bắt nguồn từ sự khác nhau giữa hai loại hoạt động này. Sự khác biệt này thể hiện rõ ở 3 vấn đề: Trần Khoa 9 Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý + Quản lý rủi ro một cách thường xuyên: Thực hiện dự án thường phải đối mặt với nhiều rủi ro, bất định trong công tác lập kế hoạch, dự tính chi phí, dự đoán thay đổi công nghệ, sự thay đổi cơ cấu tổ chức… Do vậy, quản lý dự án nhất thiết phải đặc biệt chú trọng công tác quản lý rủi ro, cần xây dựng các kế hoạch, triển khai thường xuyên các biện pháp phòng và chống rủi ro. + Quản lý sự thay đổi: Nếu như trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp, các nhà quản lý thường nhìn vào mục tiêu lâu dài của tổ chức để áp dụng các phương pháp, kỹ năng quản lý phù hợp, thì trong quản lý dự án, vấn đề đặc biệt quan tâm là quản lý sự thay đổi. Môi trường của dự án là môi trường biến động, quản lý tốt sự thay đổi góp phần thực hiện tốt mục tiêu của dự án. + Quản lý nhân sự: Chức năng tổ chức giữ vị trí quan trọng trong quản lý dự án. Lựa chọn nhân sự và mô hình tổ chức phù hợp sẽ có tác dụng phân rõ trách nhiệm và quyền lực trong quản lý dự án, do đó đảm bảo thực hiện thành công dự án. Giải quyết vấn đề “ hậu dự án” cũng là điểm khác biệt giữa quản lý dự án với quản lý quá trình sản xuất liên tục trong doanh nghiệp. 1.2.3. Nội dung quản lý dự án dự án đầu tư I. Theo phạm vi quản lý Bao gồm quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối với dự án. + Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án: Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án. + Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án: Quản lý dự án ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát bao gồm nhiều nội dung như quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán… Trần Khoa 10 Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả của dự án. Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải fải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả đạt được. Trong phạm vi của quản lý thực hiện dự án, những yếu tố quản lý vi mô sẽ được quan tâm nhiều hơn. ( Nguồn tài liệu [2;17] ) II. Theo đối tượng quản lý Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu. Lĩnh vực quản lý dự án xét theo đối tượng quản lý Hình 1.4. Các lĩnh vực quản lý dự án Lập kế hoạch tổng quan + Lập kế hoạch + Thực hiện kế hoạch + Quản lý những thay đổi Quản lý phạm vi + Xác định phạm vi dự án + Lập kế hoạch phạm vi + Quản lý thay đổi phạm vi Quản lý thời gian + Xác định công việc + Dự tính thời gian + Quản lý tiến độ Quản lý chi phí + Lập kế hoạch nguồn lực + Tính toán chi phí + Lập dự án + Quản lý chi phí Quản lý chất lượng + Lập kế hoạch chất lượng + Đảm bảo chất lượng + Quản lý chất lượng Quản lý nhân lực + Lập kế hoạch nhân lực, tiền lương + Tuyển dụng, đào tạo + Phát triển nhóm Quản lý thông tin + Lập kế hoạch quản lý thông tin + Xây dựng kênh và phân phối thông tin + Báo cáo tiến độ Quản lý hoạt động cung ứng, mua bán + Kế hoạch cung ứng + Lựa chọn nhà cung ứng, tổ chức đấu thầu. + Quản lý hợp đồng, tiến độ cung ứng Quản lý rủi ro dự án + Xác định rủi ro + Đánh giá mức độ rủi ro + Xây dựng chương trình quản lý rủi ro đầu tư ( Nguồn tài liệu [2.20] ) Trần Khoa 11 Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Viện kinh tế và quản lý III. Theo chu kỳ của dự án Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài, có nhiều rủi ro nên thường được chia thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện. Tổng hợp các giai đoạn này tạo nên chu kỳ của dự án. Chu kỳ dự án được xác định từ thời điểm bắt đầu đến thời điểm kết thúc dự án. Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn và ai sẽ tham gia thực hiện. Tùy theo từng mục đích nghiên cứu, có thể phân chia chu kỳ dự án thành nhiều giai đoạn khác nhau. Phổ biến nhất được chia thành 4 giai đoạn ( Giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn kế hoạch và thiết kế, giai đoạn sản xuất và giai đoạn kết thúc) như trình bày trong hình 1.5. Các giai đoạn của chu kỳ phát triển dự án Các giai đoạn chu kỳ phát triển Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn kế hoạch và thiết kế Giai đoạn sản xuất Trần Khoa Hành động Xác định mục tiêu Danh sách lựa chọn cần đạt được Kết quả Đề cương kết quả dự án Danh sách lựa chọn Chọn lựa Dự án được chấp thuận Kế hoạch hoạt động Kế hoạch chi tiết và những hợp đồng ủy thác Thực hiện hoạt động Chuyển giao kết quả hoàn thành 12 Cao học Quản trị kinh doanh Luận văn thạc sĩ khoa học Giai đoạn kết thúc Viện kinh tế và quản lý Đánh giá dự án Kết thúc dự án ( Nguồn tài liệu [2;21] ) IV. Các phương pháp quản lý ứng dụng trong quản lý dự án Các phương pháp quản lý phổ biến nhất được ứng dụng trong quản lý dự án bao gồm: + Phân tích hệ thống (hay phân tích qua mạng) + Quản lý theo mục tiêu + Phương pháp tối thiểu hóa chi phí + Phương pháp phân bố đều nguồn lực. Các phương pháp này sẽ được ứng dụng trong những công việc thích hợp của toàn bộ quá trình quản lý thực hiện dự án. 1.3 Quản lý tiến độ 1.3.1 Vai trò của quản lý tiến độ Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý các tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định. Mục đích của quản lý thời gian là làm cho dự án hoàn thành đúng tiến độ trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng yêu cầu chất lượng. Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc dự án. ( nguồn tài liệu [2;71] ) 1.3.2 Các công cụ quản lý tiến độ Một dự án bao gồm nhiều công việc, muốn thực hiện dự án một cách khoa học, đúng tiến độ và đạt chất lượng cao đòi hỏi phải biết chính xác: Trần Khoa 13 Cao học Quản trị kinh doanh