Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động của trung tâm thông tin khoa học tại cục quả...

Tài liệu Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động của trung tâm thông tin khoa học tại cục quản lý khoa học công nghệ và môi trường, bộ công an

.PDF
103
419
56

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- HÀ HỒNG ANH NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC TẠI CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG, BỘ CÔNG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Khoa học Thư viện HÀ NỘI, 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- HÀ HỒNG ANH NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC TẠI CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG, BỘ CÔNG AN Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thư viện Mã số: 60 32 20 Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Trần Thị Quý HÀ NỘI, 2013 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh MỤC LỤC BẢNG TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG 1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................... 9 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài ........................................... 10 3. Tình hình nghiên cứu ........................................................................ 11 4. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu ......................................................... 12 5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................. 12 6. Giả thuyết nghiên cứu ....................................................................... 13 7. Những đóng góp của đề tài ............................................................... 13 8. Dự kiến kết quả nghiên cứu .............................................................. 13 9. Bố cục của Luận văn ......................................................................... 14 CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC TRƢỚC NHIỆM VỤ CỦA CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƢỜNG, BỘ CÔNG AN 1.1 Khái niệm chung ...................................................................................... 15 1.1.1 Khái niệm tổ chức hoạt động............................................................ 15 1.1.2 Khái niệm tổ chức hoạt động thông tin thư viện ............................. 16 1.2 Vai trò của công tác tổ chức hoạt động nói chung và tổ chức hoạt động thông tin thƣ viện nói riêng .................................................................. 17 1.2.1 Vai trò tổ chức hoạt động .............................................................. ....17 1.2.2 Vai trò tổ chức hoạt động thông tin thư viện.................................. .. 18 1.3 Các yếu tố tác động đến hiệu quả công tác tổ chức hoạt động thông tin thƣ viện ....................................................................................................... 20 1.3.1 Cơ chế chính sách ............................................................................. 20 Khoa Thông tin - Thư viện 3 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh 1.3.2 Trình độ nguồn nhân lực ................................................................ 21 1.3.3 Quy trình tổ chức hoạt động ............................................................. 22 1.3.4 Cơ sơ vật chất và trang thiết bị ......................................................... 23 1.3.5 Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin............................................ 23 1.3.6 Thực hiện các chuẩn nghiệp vụ ....................................................... 24 1.3.7 Kinh phí đầu tư ................................................................................. 25 1.3.8 Nguồn lực thông tin .......................................................................... 25 1.3.9 Trình độ và nhu cầu của người dùng tin ......................................... 27 1.4 Khái quát về Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng ........ 28 1.4.1 Sơ lược lịch sử ra đời và phát triển .................................................. 28 1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ .................................................................... 29 1.4.3 Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 31 1.5 Khái quát về Trung tâm Thông tin Khoa học ........................................ 31 1.5.1 Sơ lược lịch sử ra đời và phát triển của Trung tâm ........................ 31 1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm .......................................... 32 1.5.3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm ......................................................... 34 1.5.4 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm ...... 35 1.6 Đặc điểm về ngƣời dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm ................... 37 1.6.1 Đặc điểm người dùng tin .................................................................. 37 1.6.2 Đặc điểm nhu cầu tin ........................................................................ 39 1.7 Vai trò tổ chức hoạt động thông tin thƣ viện tại Trung tâm ................ 44 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC, CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƢỜNG, BỘ CÔNG AN 2.1 Công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm ......................................... 46 2.1.1 Diện bổ sung ...................................................................................... 46 2.1.2 Nguồn bổ sung .................................................................................. 51 Khoa Thông tin - Thư viện 4 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh 2.1.3 Kinh phí bổ sung vốn tài liệu ............................................................. 54 2.1.4 Công tác thanh lý tài liệu .................................................................... 56 2.2 Công tác xử lý thông tin tại Trung tâm .................................................. 57 2.2.1 Công tác xử lý hình thức ................................................................... 59 2.2.2 Công tác xử lý nội dung ..................................................................... 59 2.3 Công tác tổ chức kho và bảo quản tài liệu .............................................. 62 2.3.1 Công tác tổ chức kho ......................................................................... 62 2.3.2 Công tác bảo quản tài liệu ................................................................. 63 2.4 Công tác tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm ...................... 64 2.4.1 Các sản phẩm thông tin ..................................................................... 65 2.4.2 Các dịch vụ thông tin ......................................................................... 67 2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm ........................................ 68 2.6 Đánh giá hiệu quả tổ chức hoạt động tại Trung tâm ............................. 69 2.6.1 Những ưu điểm .................................................................................. 69 2.6.2 Những hạn chế .................................................................................. 73 2.6.3 Nguyên nhân ...................................................................................... 76 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC, CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƢỜNG, BỘ CÔNG AN 3.1 Nhóm giải pháp về con ngƣời................................................................... 78 3.1.1 Nâng cao trình độ cán bộ................................................................... 78 3.1.2 Đào tạo người dùng tin ...................................................................... 81 3.2 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất và công nghệ thông tin .................... 81 3.2.1 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất .................................................... 81 3.2.2 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin ..................................... 82 3.3 Nhóm giải pháp khác ................................................................................ 85 Khoa Thông tin - Thư viện 5 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh 3.3.1 Cần áp dụng các chuẩn nghiệp vụ mới ............................................ 85 3.3.2 Tăng cường kinh phí vốn đầu tư ....................................................... 87 3.3.3 Tăng cường chia sẻ thông tin ............................................................ 89 3.3.4 Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện ............ 91 KẾT LUẬN .................................................................................................... 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 97 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 99 Khoa Thông tin - Thư viện 6 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT Tiếng Việt BQTL Bảo quản tài liệu CAND Công an Nhân dân CSDL Cơ sở dữ liệu CNTT Công nghệ thông tin Cục QLKHCN&MT Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường HTTC Hệ thống tra cứu KHKT&CN Khoa học kỹ thuật và công nghệ NDT Người dùng tin SPTT Sản phẩm thông tin TT-TV Thông tin - Thư viện VTL Vốn tài liệu TiÕng Anh CDS/ISIS Computerized Documenttation System Intergrated Set of Information System ISBN International Standard Book Number ISSN International Standard Serial Number Khoa Thông tin - Thư viện 7 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong xã hội hiện đại, thông tin - tri thức là nguồn lực tiềm tàng và không cạn kiệt, đƣợc coi là nhân tố động lực cho phát triển. Nhà bác học N. Wiener, ngƣời sáng lập ngành Xibernetic, đã từng khẳng định: “Sống có hiệu quả là sống với thông tin”. Các đại gia kinh tế ở Phố Wall (Hoa Kỳ) thì coi thông tin là “thứ hàng hoá có giá trị nhất mà họ biết”. Là một khoa học liên ngành, thông tin học giúp xã hội tìm kiếm các giải pháp để tăng trƣởng và phát huy nguồn lực này. Cơ sở lý thuyết và các nguyên lý quản trị thông tin có thể ứng dụng trong các hoạt động thực tiễn: Quản lý, nghiên cứu, giáo dục và đào tạo, sản xuất và kinh doanh. Nếu công tác thông tin đƣợc tổ chức tốt, chúng ta có thể xếp hạng các đối tƣợng, “đo lƣờng” đƣợc năng suất, đánh giá đƣợc năng lực và chất lƣợng, giám sát hiệu quả các hoạt động, nâng cao năng lực của hệ thống đổi mới, tiết kiệm các nguồn lực, ra các quyết định phù hợp. Các nguyên lý của hoạt động thông tin đƣợc áp dụng nhiều trong các lĩnh vực hoạt động thực tiễn nhƣ: Xây dựng các hệ thống thông tin, quản trị thông tin, tổ chức các cơ quan thông tin, nâng cao năng lực tra cứu, chỉ dẫn và phản biện, phát triển các hoạt động giáo dục và đào tạo, báo chí và truyền thông, thƣ viện, văn thƣ - lƣu trữ, xuất bản, bảo tàng. Trong thời đại ngày nay, thời đại mà khoa học và công nghệ ngự trị trong đời sống của tất cả mọi ngƣời thì Thông tin – yếu tố tiếp sinh khí cho nó – giữ vai trò cực kỳ trọng yếu. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo tổ chức, quản lý phải đƣa ra những phƣơng thức tổ chức, hoạt động thông tin một cách có khoa học, hợp lý, để phổ biến thông tin một cách phù hợp đáp ứng cho sự phát triển của mỗi quốc gia, mỗi cơ quan, mỗi tổ chức và nó liên tục đƣợc phát triển cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật công nghệ hiện nay. Khoa Thông tin - Thư viện 9 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh Từ những vấn đề trên ta có thể nhận thấy rằng, việc đảm bảo tốt cho hoạt động thông tin là một yếu tố cấp bách và không thể thiếu nhằm xây dựng và phát triển đất nƣớc trong giai đoạn hiện nay. Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng thuộc Bộ Công an là cơ quan có nhiệm vụ quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học kỹ thuật phục vụ cho toàn ngành Công an trong sự nghiệp bảo vệ an ninh và trật tự xã hội. Xuất phát từ nhiệm vụ đó, cuối năm 2009, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng đã ra quyết định thành lập Trung tâm Thông tin Khoa học để đảm bảo công tác thông tin phục vụ công tác nghiên cứu và quản lý khoa học của đơn vị. Tuy nhiên hiện nay, do Trung tâm mới đƣợc thành lập nên công tác tổ chức hoạt động thông tin vẫn còn nhiều hạn chế, ảnh hƣởng lớn đến công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại đây. Bởi vậy, việc chọn đề tài : “Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động tại Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng – Bộ Công an” để có điều kiện nhận diện đúng thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại đây để có cơ sở khoa học nhằm đƣa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả phục vụ, thoả mãn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin thuộc Bộ Công an. 2. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2.1 Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hoạt động thông tin tại đây, từ đó góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ của đơn vị trong điều kiện mới. 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để đạt đƣợc mục đích nghiên cứu đề tài, có các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể nhƣ sau: - Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài Khoa Thông tin - Thư viện 10 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh - Nghiên cứu đặc điểm Trung tâm Thông tin Khoa học của Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng - Nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động tại Trung tâm Thông tin Khoa học - Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm 3. Tình hình nghiên cứu: Tổ chức hoạt động trong các cơ quan thông tin thƣ viện là vấn đề đƣợc nhiều nhà khoa học quan tâm. Đã có rất nhiều các bài viết và các đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hoạt động trong các cơ quan thông tin thƣ viện, ví dụ nhƣ: - “Tổ chức và hoạt động thƣ viện Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam trong giai đoạn hội nhập quốc tế” của Phạm Viết Hiếu bảo vệ năm 2010. - “Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và hoạt động thƣ viện Tỉnh Vĩnh Phúc trong thời kỳ đổi mới” của Phạm Thị Hồng Loan bảo vệ năm 2010. - “Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và hoạt động của thƣ viện Khoa học Tổng hợp tỉnh Thái Bình” của Nguyễn Thị Tô bảo vệ năm 2010. - Bài viết: “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thƣ viện thời kỳ hiện đại” của tác giả Phùng Ngọc Sáng viết năm 2012, truy cập Website: Trung tâm học liệu Đại học Thái Nguyên Trong các bài viết và các đề tài nghiên cứu các tác giả đã đƣa ra những thực trạng công tác tổ chức trong hoạt động của các thƣ viện cụ thể, đồng thời đƣa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động tại thƣ viện.Tuy nhiên trong đó, chƣa có đề tài nào nghiên cứu về nâng cao tổ chức hoạt động tại Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng, Bộ Công an, vì thế có thể khẳng định đây là một đề tài mới. Khoa Thông tin - Thư viện 11 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu : 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Đối tƣợng nghiêm cứu đề tài là công tác tổ chức hoạt động tại Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng – BCA 4.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài + Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hoạt động thông tin của Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng trong giai đoạn hiện nay. + Phạm vi không gian: Do điều kiện khó tiếp xúc để lấy tài liệu nên phạm vi nghiên cứu của luận văn này chỉ đề cập tới công tác tổ chức hoạt động của thƣ viện – là một trong 03 bộ phận trực thuộc Trung tâm Thông tin Khoa học của Cục Quản lý KHCN & MT của BCA. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1 Cơ sở phương pháp luận Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài luận văn tốt nghiệp đã đƣợc sử dụng các phƣơng pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, quan điểm và tƣ tƣởng của Chủ tịch Hồ Chí Minh về công tác sách báo nói chung và công tác thông tin thƣ viện nói riêng 5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể Đề tài đƣợc thực hiện bởi các phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phƣơng pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu - Phƣơng pháp điều tra thực tiễn - Phƣơng pháp trao đổi, mạn đàm - Phƣơng pháp điều tra bằng bảng hỏi Khoa Thông tin - Thư viện 12 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh 6. Giả thuyết nghiên cứu Tổ chức tốt hoạt động của cơ quan thông tin, thƣ viện có vai trò vô cùng quan trọng, bởi nó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả hoạt động của cơ quan thông tin đó. Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng, Bộ Công an, là một cơ quan thông tin mới đƣợc thành lập, còn gặp nhiều khó khăn, nếu công tác tổ chức hoạt động đƣợc thực hiện tốt thì hiệu quả do nó mang lại sẽ rất lớn, hỗ trợ tốt cho Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là quản lý hoạt động khoa học kỹ thuật của toàn ngành Công an trong sự nghiệp bảo vệ trật tự an ninh xã hội. Để đạt hiệu quả hoạt động cao, Trung tâm cần cố gắng đầu tƣ hơn nữa để nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng; đồng thời có chính sách hiệu quả về đầu tƣ cơ sở vật chất và không ngừng đẩy mạnh tin học hóa và chuẩn hóa trong công tác nghiệp vụ trong quá trình hoạt động của mình. 7. Những đóng góp của đề tài - Về lý luận : Góp phần hoàn thiện những vấn đề lý luận về tổ chức hoạt động thông tin khoa học. - Về thực tiễn: Nghiên cứu thực trạng và đƣa ra kiến nghị giải pháp mang tính khả thi nhằm nâng cao chất lƣợng tổ chức hoạt động thông tin tại Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng Bộ Công an góp phần thúc đẩy nhanh chóng sự nghiệp Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc. 8. Dự kiến kết quả nghiên cứu - Với dung lƣợng luận văn khoảng 90 trang khổ giấy A4 trong đó nêu bật đƣợc thực trạng tổ chức hoạt động thông tin khoa học tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng – Bộ Công an, trên cơ sở soi rọi lý luận về tổ chức hoạt động TTTV. Khoa Thông tin - Thư viện 13 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh - Đánh giá đƣợc các điểm mạnh, điểm hạn chế và đề xuất các giải pháp có tính khả thi để nhanh chóng hoàn thiện và tăng cƣờng công tác tổ chức thông tin tại Trung tâm Thông tin Khoa học thay đổi về chất. 9. Bố cục luận văn CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC TRƢỚC NHIỆM VỤ CỦA CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƢỜNG, BỘ CÔNG AN CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC, CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƢỜNG, BỘ CÔNG AN CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC, CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƢỜNG, BỘ CÔNG AN CHƢƠNG 1 Khoa Thông tin - Thư viện 14 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC TRƢỚC NHIỆM VỤ CỦA CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƢỜNG BỘ CÔNG AN 1.1 Khái niệm chung 1.1.1 Khái niệm tổ chức hoạt động Tổ chức là sự sắp xếp các hoạt động một cách có hệ thống, khoa học nhằm thực hiện có hiệu quả một mục đích nào đó. Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức: Phrumin.I.M – chuyên gia Liên Xô đã đƣa ra định nghĩa: Tổ chức là hình thức để tạo lập và duy trì một trật tự của một hệ thống nào đó. Theo Từ điển Tiếng Việt định nghĩa: Tổ chức là sự sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng chung; ngoài ra nó còn mang ý nghĩa là sự sắp xếp, bố trí để làm cho có trật tự, nề nếp Với những khái niệm đƣợc trình bày nhƣ trên, chúng ta có thể thấy đƣợc là một tổ chức có ba đặc tính chung: Một là, mỗi một tổ chức đều đƣợc hình thành và tồn tại vì một mục đích nào đó. Chính sự khác biệt về mục đích của mỗi tổ chức dẫn đến sự khác biệt giữa tổ chức này và tổ chức khác. Ví dụ nhƣ trƣờng học nhằm mục đích cung cấp kiến thức cho ngƣời học, bệnh viện nhằm mục đích khám chữa bệnh cho cộng đồng, doanh nghiệp nhằm mục đích cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng, các cơ quan hành chính nhằm cung cấp dịch vụ công cho công chúng. Hai là, mỗi tổ chức phải là tập hợp gồm nhiều thành viên. Cuối cùng là tất cả các tổ chức đều đƣợc xây dựng theo một trật tự nhất định. Khoa Thông tin - Thư viện 15 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh Cấu trúc trong một tổ chức định rõ giới hạn hành vi của từng thành viên thông qua những luật lệ đƣợc áp đặt, những vị trí lãnh đạo và quyền hành nhất định của những ngƣời này cũng nhƣ xác định công việc của các thành viên khác trong tổ chức. “Hoạt động” theo Từ điển Tiếng Việt đƣợc định nghĩa nhƣ sau: “Hoạt động là làm những việc khác nhau với mục đích nhất định trong đời sống xã hội, trong đời sống văn hóa, nghệ thuật và trong đời sống quân sự”. Tóm lại, Tổ chức hoạt động là thực hiện những công việc trong một thực thể bao gồm nhiều bộ phận được xây dựng theo một cấu trúc có hệ thống nhằm thực hiện một mục đích nào đó. 1.1.2 Khái niệm tổ chức hoạt động thông tin thư viện Tổ chức hoạt động của một cơ quan thông tin thƣ viện là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho thƣ viện đó tồn tại và phát triển. Cụ thể tổ chức là phải xây dựng một hệ thống các phòng ban, quy định chức năng, nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban, đồng thời tiến hành tuyển chọn, sắp xếp cán bộ đúng khả năng chuyên môn. Mua sắm các trang thiết bị thích hợp, kinh tế nhất. Ngoài ra tổ chức, quản lý cơ quan thông tin thƣ viện còn đề cập đến công tác thống kê, lập kế hoạch, báo cáo, kiểm tra, đào tạo cán bộ và hƣớng dẫn nghiệp vụ. Để tổ chức tốt hoạt động của một cơ quan thông tin thƣ viện đòi hỏi phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Xây dựng vốn tài liệu thƣ viện: Xây dựng vốn tài liệu thƣ viện gồm công tác bổ sung, thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau ở trong và ngoài nƣớc; tổ chức quản lý các kho tài liệu, thanh lọc tài liệu lạc hậu, hƣ nát. - Xử lý kỹ thuật tài liệu, xử lý thông tin: Khoa Thông tin - Thư viện 16 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh Mô tả các đặc điểm về hình thức, nội dung của tài liệu, tiến hành các hoạt động phân loại tài liệu, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt, dẫn giải, tổng luận, biên soạn các ấn phẩm thông tin,... - Tổ chức bộ máy tra cứu, tìm tin: tổ chức hệ thống mục lục thủ công và mục lục điện tử, biên soạn các loại thƣ mục, tài liệu tra cứu, hƣớng dẫn... - Tổ chức phục vụ bạn đọc, ngƣời dùng tin ở trong thƣ viện và ngoài thƣ viện; tổ chức nghiên cứu nhu cầu của bạn đọc – ngƣời dùng tin. - Bảo quản vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị thƣ viện. - Đào tạo, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thƣ viện về chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học. Trong thời kỳ khoa học kỹ thuật phát triển thƣ viện có thêm các nhiệm vụ: - Tổ chức thông tin, tuyên truyền giới thiệu, khai thác triệt để vốn tài liệu của thƣ viện dƣới nhiều hình thức, phƣơng tiện khác nhau. - Nghiên cứu ứng dụng công nghệ tin học và viễn thông vào công tác thƣ viện, hiện đại hóa thƣ viện. Thực hiện liên thông giữa các thƣ viện, cho mƣợn giữa các thƣ viện, trao đổi hợp tác giữa các thƣ viện; nối mạng thông tin thƣ viện trong nƣớc và với mạng thông tin thƣ viện nƣớc ngoài. 1.2 Vai trò của công tác tổ chức hoạt động nói chung và tổ chức hoạt động thông tin thƣ viện nói riêng 1.2.1 Vai trò tổ chức hoạt động - Nhằm bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ đƣợc triển khai có hiệu quả vào hoạt động thực tế - Tạo ra môi trƣờng làm việc thích hợp cho các cá nhân và tập thể trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của mình - Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu quả nhất, giảm thiểu những sai sót lãng phí trong quá trình hoạt động Khoa Thông tin - Thư viện 17 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh 1.2.2 Vai trò tổ chức hoạt động thông tin thư viện Hoạt động thông tin thƣ viện có vai trò hết sức quan trọng đặc biệt trong bối cảnh nguồn thông tin gia tăng mạnh mẽ nhƣ hiện nay. Nó không những phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin của các nhà khoa học, những ngƣời quan tâm mà còn đảm nhiệm vai trò thu thập, lƣu trữ, bảo tồn và quảng bá các giá trị văn hóa của dân tộc và thế giới cho ngƣời dùng tin. Nhƣ vậy hoạt động thông tin thƣ viện đã đang và sẽ tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. * Trong lĩnh vực khoa học: TT - TV có vai trò quan trọng trong sự phát triển của khoa học và đƣợc thể hiện ngay trong quy luật phát triển của khoa học. Một trong những quy luật phát triển nội tại của khoa học là tính kế thừa và tính quốc tế của nó. Tính quốc tế đó là sự tác động mạnh mẽ của thời đại công nghệ thông tin đã tạo điều kiện tối đa cho sự hợp tác quốc tế không biên giới của ngành thông tin thƣ viện trong lĩnh vực khoa học một cách nhanh chóng nhất, tạo mọi cơ hội hợp tác với các quốc gia trên toàn cầu nhằm mục tiêu mang tới nền khoa học mới nhất, những thành tựu khoa học nổi bật nhất hiện nay cho các nƣớc. Tính kế thừa là yếu tố quan trọng thúc đẩy nhanh tiến bộ khoa học kỹ thuật, ngƣời sau không làm lại việc của ngƣời trƣớc đã làm. Thế hệ sau chọn lọc, hệ thống hóa thành quả của ngƣời đi trƣớc, phát hiện ra những quy luật mới. Quy luật mới này là sản phẩm khoa học, cũng là thông tin khoa học mới. Nhƣ vậy hoạt động nghiên cứu khoa học là một hoạt động đặc thù của con ngƣời, nhằm thu đƣợc những thông tin khoa học mới trên cơ sở thông tin mà xã hội loài ngƣời đã tích lũy đƣợc lƣu trữ trong các cơ quan TT - TV * Trong lĩnh vực giáo dục: Giáo dục là hoạt động xã hội nhằm thực hiện chức năng chuyển giao thông tin giữa các thế hệ, là nhân tố quyết định của sự phát triển kinh tế xã hội. Các hoạt động giảng dạy, học tập, tự đào tạo, Khoa Thông tin - Thư viện 18 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh ngoài quan hệ thầy trò, luôn cần đến các kho tài liệu, các hoạt động khai thác và phổ biến tri thức nhân loại của các thƣ viện. Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, phƣơng tiện thông tin đại chúng ngày càng có vai trò to lớn trong quá trình chuyển giao tri thức. Các phƣơng tiện chuyển giao tri thức gồm sách báo, tạp chí, rađio, tivi, vi phim, vi phiếu, băng hình… Nhờ mở rộng phƣơng tiện chuyển giao tri thức cho cán bộ giảng dạy, tri thức này đƣợc truyền cho các thế hệ nhờ có hệ thống giáo dục. Thông qua việc bổ sung tri thức, sinh viên dần trở thành thầy giáo và nhà nghiên cứu, dẫn đến một xã hội đào tạo ra đƣợc một lực lƣợng lao động mới, có khả năng vƣơn tới giải quyết những vấn đề của thực tiễn đặt ra. * Trong lĩnh vực đời sống xã hội: Hoạt động TT - TV thời kỳ hiện đại có tác dụng quan trọng trong đời sống sinh hoạt của con ngƣời. Cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu thông tin của con ngƣời ngày càng gia tăng và việc sử dụng thông tin để lựa chọn sản phẩm và dịch vụ khác nhau cũng đang dần trở nên phổ biến. Các thông tin chính trị, xã hội và kinh tế giúp con ngƣời có định hƣớng đúng, làm chủ đời sống của mình và thực hiện đầy đủ trách nhiệm và quyền hạn của ngƣời công dân. Ngoài ra các cơ quan thƣ viện đang phát triển sẽ làm tăng cơ hội tiếp cận của quần chúng tới các cơ sở văn hóa và giáo dục, nhằm nâng cao kiến thức, phục vụ cho bản thân cũng nhƣ đời sống xã hội. Xuất phát từ vai trò quan trọng của hoạt động thông tin thƣ viện trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ta thấy đƣợc tầm quan trọng của việc tổ chức hoạt động của một cơ quan thông tin thƣ viện, nếu hoạt động này đƣợc tổ chức một cách khoa học và hiệu quả sẽ tận dụng tối đa mọi nguồn lực phục vụ tốt nhu cầu của ngƣời dùng tin. Khoa Thông tin - Thư viện 19 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh 1.3 Các yếu tố tác động đến hiệu quả công tác tổ chức hoạt động thông tin thƣ viện 1.3.1 Cơ chế chính sách Cơ chế chính sách là yếu tố quyết định quan trọng đối mọi hoạt động trong đời sống xã hội. Dựa vào hệ thống cơ chế chính sách, các cơ quan đơn vị, các tổ chức có thể điều chỉnh hoạt động của mình theo đúng khuôn khổ cho phép, phát triển theo đúng quy luật của xã hội. Hoạt động thông tin thƣ viện muốn triển khai có hiệu quả thì vai trò của việc nắm vững cơ chế chính sách là một yếu tố không thể thiếu. Trong thời đại khoa học công nghệ ngày càng phát triển nhƣ hiện nay, để tổ chức tốt hoạt động thông tin thƣ viện phục vụ tối đa nhu cầu của ngƣời dùng tin các cơ quan thông tin thƣ viện cần nắm chắc đƣợc hệ thống các chủ trƣơng chính sách của Đảng và Nhà nƣớc đối với hoạt động thông tin thƣ viện. Các chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc nằm trong các hệ thống văn bản pháp quy của Ngành, của Bộ, trong đó đã quy định rõ môi trƣờng pháp lý, sự phát triển của sự nghiệp thƣ viện,về tƣ cách pháp nhân, về quy mô tổ chức, quy chế thành lập, giải thể, mối quan hệ với các cơ quan chủ quản, các chính sách, chiến lƣợc phát triển của sự nghiệp thƣ viện, chính sách về nguồn nhân lực, quản lý sử dụng nguồn nhân lực hiện có, chính sách đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý, chính sách đảm bảo tài chính, nghiên cứu xác định rõ chức năng quản lý nhà nƣớc trong lĩnh vực thông tin thƣ viện ở các cấp bộ/ngành và các địa phƣơng, phạm vi, đối tƣợng quản lý của hệ thống thông tin tƣ liệu quốc gia, định rõ thành phần của hệ thống và mối quan hệ của các thành viên trong hệ thống. Từ cơ sở nắm rõ các chính sách, các cơ quan thông tin thƣ viện tiến hành nghiên cứu các giải pháp hợp lý nhất và khả thi nhất để kiện toàn cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin tƣ liệu nhằm kiểm soát một cách có hiệu quả các nguồn lực và hoàn thiện hoạt động thông tin của đơn vị mình. Khoa Thông tin - Thư viện 20 Luận văn tốt nghiệp Hà Hồng Anh 1.3.2 Trình độ nguồn nhân lực Nguồn lực lao động của thƣ viện bao gồm toàn bộ đội ngũ cán bộ Thƣ viện. Hầu hết đó là những ngƣời đƣợc đào tạo nghiệp vụ thông tin thƣ viện và phục vụ cho sự nghiệp phát triển của thƣ viện. Cán bộ thƣ viện đƣợc coi là những ngƣời soi đƣờng dẫn dắt tới tri thức bởi trong tay họ là cả một kho tàng tri thức của nhân loại. Yêu cầu đối với ngƣời cán bộ thƣ viện là phải nắm vững đƣợc vốn tài liệu có trong thƣ viện mình, có kỹ năng nghề nghiệp thành thạo, kỹ năng giao tiếp, văn hoá ứng xử... Cũng giống nhƣ tất cả các nghề nghiệp khác, ngƣời cán bộ thƣ viện cần có đạo đức nghề nghiệp. Vì không có động lực kinh tế nên đòi hỏi ngƣời cán bộ thƣ viện càng phải có tâm huyết, yêu nghề. Ngày nay, thực tế đòi hỏi ở họ không chỉ kiến thức về thƣ viện học mà cả về công nghệ thông tin. Muốn không bị tụt hậu, ngƣời cán bộ thƣ viện cần phải luôn cập nhật thông tin, tìm hiểu và ứng dụng những kiến thức về công nghệ mới, nhất là công nghệ thông tin nhằm phục vụ cho sự nghiệp phát triển của ngành thƣ viện. Trong mọi lĩnh vực nói chung và hoạt động của các thƣ viện, nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định. Cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ, lao động trí tuệ ngày càng gia tăng và trở thành xu thế phổ biến của nhân loại, khi công nghiệp hoá gắn với hiện đại hoá mà thực chất là hiện đại hoá lực lƣợng sản xuất thì vai trò của nguồn nhân lực càng đƣợc khẳng định. Bởi vì khoa học càng phát triển càng đòi hỏi những con ngƣời có khả năng nắm bắt những thành tựu của khoa học công nghệ, máy móc hiện đại không thể thay thế đƣợc con ngƣời. Tiềm năng sức lao động con ngƣời với trí tuệ và lao động đƣợc định hƣớng bằng trí tuệ đó, đã và đang là tài sản của mỗi quốc gia, mỗi công ty, mỗi cơ quan. Sự thành công của những quốc gia này do nhiều yếu tố nhƣng con ngƣời đóng vai trò quyết định. Khoa Thông tin - Thư viện 21
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan