ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------
HÀ HỒNG ANH
NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG
CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC
TẠI CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ
MÔI TRƯỜNG, BỘ CÔNG AN
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Khoa học Thư viện
HÀ NỘI, 2013
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------
HÀ HỒNG ANH
NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG
CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC
TẠI CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ
MÔI TRƯỜNG, BỘ CÔNG AN
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thư viện
Mã số: 60 32 20
Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Trần Thị Quý
HÀ NỘI, 2013
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
MỤC LỤC
BẢNG TỪ VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẦN NỘI DUNG
1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................... 9
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài ........................................... 10
3. Tình hình nghiên cứu ........................................................................ 11
4. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu ......................................................... 12
5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................. 12
6. Giả thuyết nghiên cứu ....................................................................... 13
7. Những đóng góp của đề tài ............................................................... 13
8. Dự kiến kết quả nghiên cứu .............................................................. 13
9. Bố cục của Luận văn ......................................................................... 14
CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC TRƢỚC
NHIỆM VỤ CỦA CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI
TRƢỜNG, BỘ CÔNG AN
1.1 Khái niệm chung ...................................................................................... 15
1.1.1 Khái niệm tổ chức hoạt động............................................................ 15
1.1.2 Khái niệm tổ chức hoạt động thông tin thư viện ............................. 16
1.2 Vai trò của công tác tổ chức hoạt động nói chung và tổ chức hoạt
động thông tin thƣ viện nói riêng .................................................................. 17
1.2.1 Vai trò tổ chức hoạt động .............................................................. ....17
1.2.2 Vai trò tổ chức hoạt động thông tin thư viện.................................. .. 18
1.3 Các yếu tố tác động đến hiệu quả công tác tổ chức hoạt động thông
tin thƣ viện ....................................................................................................... 20
1.3.1 Cơ chế chính sách ............................................................................. 20
Khoa Thông tin - Thư viện
3
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
1.3.2 Trình độ nguồn nhân lực ................................................................ 21
1.3.3 Quy trình tổ chức hoạt động ............................................................. 22
1.3.4 Cơ sơ vật chất và trang thiết bị ......................................................... 23
1.3.5 Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin............................................ 23
1.3.6 Thực hiện các chuẩn nghiệp vụ ....................................................... 24
1.3.7 Kinh phí đầu tư ................................................................................. 25
1.3.8 Nguồn lực thông tin .......................................................................... 25
1.3.9 Trình độ và nhu cầu của người dùng tin ......................................... 27
1.4 Khái quát về Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng ........ 28
1.4.1 Sơ lược lịch sử ra đời và phát triển .................................................. 28
1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ .................................................................... 29
1.4.3 Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 31
1.5 Khái quát về Trung tâm Thông tin Khoa học ........................................ 31
1.5.1 Sơ lược lịch sử ra đời và phát triển của Trung tâm ........................ 31
1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm .......................................... 32
1.5.3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm ......................................................... 34
1.5.4 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm ...... 35
1.6 Đặc điểm về ngƣời dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm ................... 37
1.6.1 Đặc điểm người dùng tin .................................................................. 37
1.6.2 Đặc điểm nhu cầu tin ........................................................................ 39
1.7 Vai trò tổ chức hoạt động thông tin thƣ viện tại Trung tâm ................ 44
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG
TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC, CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG
NGHỆ VÀ MÔI TRƢỜNG, BỘ CÔNG AN
2.1 Công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm ......................................... 46
2.1.1 Diện bổ sung ...................................................................................... 46
2.1.2 Nguồn bổ sung .................................................................................. 51
Khoa Thông tin - Thư viện
4
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
2.1.3 Kinh phí bổ sung vốn tài liệu ............................................................. 54
2.1.4 Công tác thanh lý tài liệu .................................................................... 56
2.2 Công tác xử lý thông tin tại Trung tâm .................................................. 57
2.2.1 Công tác xử lý hình thức ................................................................... 59
2.2.2 Công tác xử lý nội dung ..................................................................... 59
2.3 Công tác tổ chức kho và bảo quản tài liệu .............................................. 62
2.3.1 Công tác tổ chức kho ......................................................................... 62
2.3.2 Công tác bảo quản tài liệu ................................................................. 63
2.4 Công tác tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm ...................... 64
2.4.1 Các sản phẩm thông tin ..................................................................... 65
2.4.2 Các dịch vụ thông tin ......................................................................... 67
2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm ........................................ 68
2.6 Đánh giá hiệu quả tổ chức hoạt động tại Trung tâm ............................. 69
2.6.1 Những ưu điểm .................................................................................. 69
2.6.2 Những hạn chế .................................................................................. 73
2.6.3 Nguyên nhân ...................................................................................... 76
CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC
HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC, CỤC
QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƢỜNG, BỘ CÔNG
AN
3.1 Nhóm giải pháp về con ngƣời................................................................... 78
3.1.1 Nâng cao trình độ cán bộ................................................................... 78
3.1.2 Đào tạo người dùng tin ...................................................................... 81
3.2 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất và công nghệ thông tin .................... 81
3.2.1 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất .................................................... 81
3.2.2 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin ..................................... 82
3.3 Nhóm giải pháp khác ................................................................................ 85
Khoa Thông tin - Thư viện
5
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
3.3.1 Cần áp dụng các chuẩn nghiệp vụ mới ............................................ 85
3.3.2 Tăng cường kinh phí vốn đầu tư ....................................................... 87
3.3.3 Tăng cường chia sẻ thông tin ............................................................ 89
3.3.4 Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện ............ 91
KẾT LUẬN .................................................................................................... 95
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 97
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 99
Khoa Thông tin - Thư viện
6
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Tiếng Việt
BQTL
Bảo quản tài liệu
CAND
Công an Nhân dân
CSDL
Cơ sở dữ liệu
CNTT
Công nghệ thông tin
Cục QLKHCN&MT
Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường
HTTC
Hệ thống tra cứu
KHKT&CN
Khoa học kỹ thuật và công nghệ
NDT
Người dùng tin
SPTT
Sản phẩm thông tin
TT-TV
Thông tin - Thư viện
VTL
Vốn tài liệu
TiÕng Anh
CDS/ISIS
Computerized Documenttation System
Intergrated Set of Information System
ISBN
International Standard Book Number
ISSN
International Standard Serial Number
Khoa Thông tin - Thư viện
7
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong xã hội hiện đại, thông tin - tri thức là nguồn lực tiềm tàng và không
cạn kiệt, đƣợc coi là nhân tố động lực cho phát triển. Nhà bác học N. Wiener,
ngƣời sáng lập ngành Xibernetic, đã từng khẳng định: “Sống có hiệu quả là
sống với thông tin”. Các đại gia kinh tế ở Phố Wall (Hoa Kỳ) thì coi thông tin
là “thứ hàng hoá có giá trị nhất mà họ biết”. Là một khoa học liên ngành,
thông tin học giúp xã hội tìm kiếm các giải pháp để tăng trƣởng và phát huy
nguồn lực này. Cơ sở lý thuyết và các nguyên lý quản trị thông tin có thể ứng
dụng trong các hoạt động thực tiễn: Quản lý, nghiên cứu, giáo dục và đào tạo,
sản xuất và kinh doanh. Nếu công tác thông tin đƣợc tổ chức tốt, chúng ta có
thể xếp hạng các đối tƣợng, “đo lƣờng” đƣợc năng suất, đánh giá đƣợc năng
lực và chất lƣợng, giám sát hiệu quả các hoạt động, nâng cao năng lực của hệ
thống đổi mới, tiết kiệm các nguồn lực, ra các quyết định phù hợp. Các
nguyên lý của hoạt động thông tin đƣợc áp dụng nhiều trong các lĩnh vực hoạt
động thực tiễn nhƣ: Xây dựng các hệ thống thông tin, quản trị thông tin, tổ
chức các cơ quan thông tin, nâng cao năng lực tra cứu, chỉ dẫn và phản biện,
phát triển các hoạt động giáo dục và đào tạo, báo chí và truyền thông, thƣ
viện, văn thƣ - lƣu trữ, xuất bản, bảo tàng.
Trong thời đại ngày nay, thời đại mà khoa học và công nghệ ngự trị
trong đời sống của tất cả mọi ngƣời thì Thông tin – yếu tố tiếp sinh khí cho
nó – giữ vai trò cực kỳ trọng yếu. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo tổ chức, quản
lý phải đƣa ra những phƣơng thức tổ chức, hoạt động thông tin một cách có
khoa học, hợp lý, để phổ biến thông tin một cách phù hợp đáp ứng cho sự
phát triển của mỗi quốc gia, mỗi cơ quan, mỗi tổ chức và nó liên tục đƣợc
phát triển cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật công nghệ
hiện nay.
Khoa Thông tin - Thư viện
9
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
Từ những vấn đề trên ta có thể nhận thấy rằng, việc đảm bảo tốt cho
hoạt động thông tin là một yếu tố cấp bách và không thể thiếu nhằm xây dựng
và phát triển đất nƣớc trong giai đoạn hiện nay.
Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng thuộc Bộ Công an là
cơ quan có nhiệm vụ quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học kỹ thuật
phục vụ cho toàn ngành Công an trong sự nghiệp bảo vệ an ninh và trật tự xã
hội. Xuất phát từ nhiệm vụ đó, cuối năm 2009, Cục Quản lý Khoa học Công
nghệ và Môi trƣờng đã ra quyết định thành lập Trung tâm Thông tin Khoa
học để đảm bảo công tác thông tin phục vụ công tác nghiên cứu và quản lý
khoa học của đơn vị. Tuy nhiên hiện nay, do Trung tâm mới đƣợc thành lập
nên công tác tổ chức hoạt động thông tin vẫn còn nhiều hạn chế, ảnh hƣởng
lớn đến công tác phục vụ ngƣời dùng tin tại đây. Bởi vậy, việc chọn đề tài :
“Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động tại Trung tâm Thông tin Khoa
học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng – Bộ Công an” để
có điều kiện nhận diện đúng thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại đây để
có cơ sở khoa học nhằm đƣa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả phục vụ, thoả
mãn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin thuộc Bộ Công an.
2. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
2.1 Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại Trung tâm
Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng đề xuất
một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hoạt động thông tin tại đây,
từ đó góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ của đơn vị trong điều kiện mới.
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt đƣợc mục đích nghiên cứu đề tài, có các nhiệm vụ nghiên cứu cụ
thể nhƣ sau:
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài
Khoa Thông tin - Thư viện
10
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
- Nghiên cứu đặc điểm Trung tâm Thông tin Khoa học của Cục Quản lý
Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng
- Nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động tại Trung tâm Thông tin Khoa
học
- Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của
Trung tâm
3. Tình hình nghiên cứu:
Tổ chức hoạt động trong các cơ quan thông tin thƣ viện là vấn đề đƣợc
nhiều nhà khoa học quan tâm. Đã có rất nhiều các bài viết và các đề tài nghiên
cứu về công tác tổ chức hoạt động trong các cơ quan thông tin thƣ viện, ví dụ
nhƣ:
- “Tổ chức và hoạt động thƣ viện Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam trong
giai đoạn hội nhập quốc tế” của Phạm Viết Hiếu bảo vệ năm 2010.
- “Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và hoạt động thƣ viện Tỉnh Vĩnh Phúc
trong thời kỳ đổi mới” của Phạm Thị Hồng Loan bảo vệ năm 2010.
- “Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và hoạt động của thƣ viện Khoa học
Tổng hợp tỉnh Thái Bình” của Nguyễn Thị Tô bảo vệ năm 2010.
- Bài viết: “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin
thƣ viện thời kỳ hiện đại” của tác giả Phùng Ngọc Sáng viết năm 2012, truy
cập Website: Trung tâm học liệu Đại học Thái Nguyên
Trong các bài viết và các đề tài nghiên cứu các tác giả đã đƣa ra những
thực trạng công tác tổ chức trong hoạt động của các thƣ viện cụ thể, đồng thời
đƣa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động tại thƣ
viện.Tuy nhiên trong đó, chƣa có đề tài nào nghiên cứu về nâng cao tổ chức
hoạt động tại Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công
nghệ và Môi trƣờng, Bộ Công an, vì thế có thể khẳng định đây là một đề tài
mới.
Khoa Thông tin - Thư viện
11
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu :
4.1 Đối tượng nghiên cứu:
Đối tƣợng nghiêm cứu đề tài là công tác tổ chức hoạt động tại Trung
tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng –
BCA
4.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài
+ Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hoạt động
thông tin của Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công
nghệ và Môi trƣờng trong giai đoạn hiện nay.
+ Phạm vi không gian: Do điều kiện khó tiếp xúc để lấy tài liệu nên phạm
vi nghiên cứu của luận văn này chỉ đề cập tới công tác tổ chức hoạt động của
thƣ viện – là một trong 03 bộ phận trực thuộc Trung tâm Thông tin Khoa học
của Cục Quản lý KHCN & MT của BCA.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1 Cơ sở phương pháp luận
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài luận văn tốt nghiệp đã
đƣợc sử dụng các phƣơng pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy
vật lịch sử, quan điểm và tƣ tƣởng của Chủ tịch Hồ Chí Minh về công tác
sách báo nói chung và công tác thông tin thƣ viện nói riêng
5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể
Đề tài đƣợc thực hiện bởi các phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể sau:
- Phƣơng pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu
- Phƣơng pháp điều tra thực tiễn
- Phƣơng pháp trao đổi, mạn đàm
- Phƣơng pháp điều tra bằng bảng hỏi
Khoa Thông tin - Thư viện
12
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
6. Giả thuyết nghiên cứu
Tổ chức tốt hoạt động của cơ quan thông tin, thƣ viện có vai trò vô
cùng quan trọng, bởi nó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả hoạt động của cơ
quan thông tin đó. Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học
Công nghệ và Môi trƣờng, Bộ Công an, là một cơ quan thông tin mới đƣợc
thành lập, còn gặp nhiều khó khăn, nếu công tác tổ chức hoạt động đƣợc thực
hiện tốt thì hiệu quả do nó mang lại sẽ rất lớn, hỗ trợ tốt cho Cục Quản lý
Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là
quản lý hoạt động khoa học kỹ thuật của toàn ngành Công an trong sự nghiệp
bảo vệ trật tự an ninh xã hội. Để đạt hiệu quả hoạt động cao, Trung tâm cần
cố gắng đầu tƣ hơn nữa để nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ cả về số lƣợng
lẫn chất lƣợng; đồng thời có chính sách hiệu quả về đầu tƣ cơ sở vật chất và
không ngừng đẩy mạnh tin học hóa và chuẩn hóa trong công tác nghiệp vụ
trong quá trình hoạt động của mình.
7. Những đóng góp của đề tài
- Về lý luận : Góp phần hoàn thiện những vấn đề lý luận về tổ chức hoạt
động thông tin khoa học.
- Về thực tiễn: Nghiên cứu thực trạng và đƣa ra kiến nghị giải pháp
mang tính khả thi nhằm nâng cao chất lƣợng tổ chức hoạt động thông tin tại
Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi
trƣờng Bộ Công an góp phần thúc đẩy nhanh chóng sự nghiệp Công nghiệp
hóa, hiện đại hóa đất nƣớc.
8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
- Với dung lƣợng luận văn khoảng 90 trang khổ giấy A4 trong đó nêu
bật đƣợc thực trạng tổ chức hoạt động thông tin khoa học tại Trung tâm
Thông tin Khoa học – Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng – Bộ
Công an, trên cơ sở soi rọi lý luận về tổ chức hoạt động TTTV.
Khoa Thông tin - Thư viện
13
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
- Đánh giá đƣợc các điểm mạnh, điểm hạn chế và đề xuất các giải pháp
có tính khả thi để nhanh chóng hoàn thiện và tăng cƣờng công tác tổ chức
thông tin tại Trung tâm Thông tin Khoa học thay đổi về chất.
9. Bố cục luận văn
CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC TRƢỚC NHIỆM
VỤ CỦA CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƢỜNG,
BỘ CÔNG AN
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN KHOA HỌC, CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ
VÀ MÔI TRƢỜNG, BỘ CÔNG AN
CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT
ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC, CỤC QUẢN LÝ
KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƢỜNG, BỘ CÔNG AN
CHƢƠNG 1
Khoa Thông tin - Thư viện
14
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC TRƢỚC NHIỆM VỤ
CỦA CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƢỜNG
BỘ CÔNG AN
1.1 Khái niệm chung
1.1.1 Khái niệm tổ chức hoạt động
Tổ chức là sự sắp xếp các hoạt động một cách có hệ thống, khoa học
nhằm thực hiện có hiệu quả một mục đích nào đó. Có rất nhiều định nghĩa
khác nhau về tổ chức:
Phrumin.I.M – chuyên gia Liên Xô đã đƣa ra định nghĩa: Tổ chức là
hình thức để tạo lập và duy trì một trật tự của một hệ thống nào đó.
Theo Từ điển Tiếng Việt định nghĩa: Tổ chức là sự sắp xếp, bố trí
thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng
chung; ngoài ra nó còn mang ý nghĩa là sự sắp xếp, bố trí để làm cho có trật
tự, nề nếp
Với những khái niệm đƣợc trình bày nhƣ trên, chúng ta có thể thấy đƣợc
là một tổ chức có ba đặc tính chung:
Một là, mỗi một tổ chức đều đƣợc hình thành và tồn tại vì một mục
đích nào đó. Chính sự khác biệt về mục đích của mỗi tổ chức dẫn đến sự khác
biệt giữa tổ chức này và tổ chức khác. Ví dụ nhƣ trƣờng học nhằm mục đích
cung cấp kiến thức cho ngƣời học, bệnh viện nhằm mục đích khám chữa
bệnh cho cộng đồng, doanh nghiệp nhằm mục đích cung cấp sản phẩm và dịch
vụ cho khách hàng, các cơ quan hành chính nhằm cung cấp dịch vụ công cho
công chúng.
Hai là, mỗi tổ chức phải là tập hợp gồm nhiều thành viên.
Cuối cùng là tất cả các tổ chức đều đƣợc xây dựng theo một trật tự nhất
định.
Khoa Thông tin - Thư viện
15
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
Cấu trúc trong một tổ chức định rõ giới hạn hành vi của từng thành viên
thông qua những luật lệ đƣợc áp đặt, những vị trí lãnh đạo và quyền hành
nhất định của những ngƣời này cũng nhƣ xác định công việc của các thành viên
khác trong tổ chức.
“Hoạt động” theo Từ điển Tiếng Việt đƣợc định nghĩa nhƣ sau: “Hoạt
động là làm những việc khác nhau với mục đích nhất định trong đời sống xã
hội, trong đời sống văn hóa, nghệ thuật và trong đời sống quân sự”.
Tóm lại, Tổ chức hoạt động là thực hiện những công việc trong một thực
thể bao gồm nhiều bộ phận được xây dựng theo một cấu trúc có hệ thống nhằm
thực hiện một mục đích nào đó.
1.1.2 Khái niệm tổ chức hoạt động thông tin thư viện
Tổ chức hoạt động của một cơ quan thông tin thƣ viện là nhằm thiết lập
một cơ cấu tổ chức thích hợp cho thƣ viện đó tồn tại và phát triển. Cụ thể tổ
chức là phải xây dựng một hệ thống các phòng ban, quy định chức năng,
nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban, đồng thời tiến hành tuyển chọn, sắp
xếp cán bộ đúng khả năng chuyên môn. Mua sắm các trang thiết bị thích hợp,
kinh tế nhất.
Ngoài ra tổ chức, quản lý cơ quan thông tin thƣ viện còn đề cập đến
công tác thống kê, lập kế hoạch, báo cáo, kiểm tra, đào tạo cán bộ và hƣớng
dẫn nghiệp vụ.
Để tổ chức tốt hoạt động của một cơ quan thông tin thƣ viện đòi hỏi phải
thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng vốn tài liệu thƣ viện:
Xây dựng vốn tài liệu thƣ viện gồm công tác bổ sung, thu thập tài liệu từ
nhiều nguồn khác nhau ở trong và ngoài nƣớc; tổ chức quản lý các kho tài
liệu, thanh lọc tài liệu lạc hậu, hƣ nát.
- Xử lý kỹ thuật tài liệu, xử lý thông tin:
Khoa Thông tin - Thư viện
16
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
Mô tả các đặc điểm về hình thức, nội dung của tài liệu, tiến hành các hoạt
động phân loại tài liệu, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt, dẫn giải, tổng luận,
biên soạn các ấn phẩm thông tin,...
- Tổ chức bộ máy tra cứu, tìm tin: tổ chức hệ thống mục lục thủ công và
mục lục điện tử, biên soạn các loại thƣ mục, tài liệu tra cứu, hƣớng dẫn...
- Tổ chức phục vụ bạn đọc, ngƣời dùng tin ở trong thƣ viện và ngoài thƣ
viện; tổ chức nghiên cứu nhu cầu của bạn đọc – ngƣời dùng tin.
- Bảo quản vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị thƣ viện.
- Đào tạo, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thƣ viện về chính
trị, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học.
Trong thời kỳ khoa học kỹ thuật phát triển thƣ viện có thêm các nhiệm vụ:
- Tổ chức thông tin, tuyên truyền giới thiệu, khai thác triệt để vốn tài liệu
của thƣ viện dƣới nhiều hình thức, phƣơng tiện khác nhau.
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ tin học và viễn thông vào công tác thƣ
viện, hiện đại hóa thƣ viện. Thực hiện liên thông giữa các thƣ viện, cho mƣợn
giữa các thƣ viện, trao đổi hợp tác giữa các thƣ viện; nối mạng thông tin thƣ
viện trong nƣớc và với mạng thông tin thƣ viện nƣớc ngoài.
1.2 Vai trò của công tác tổ chức hoạt động nói chung và tổ chức hoạt
động thông tin thƣ viện nói riêng
1.2.1 Vai trò tổ chức hoạt động
- Nhằm bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ đƣợc triển khai có hiệu
quả vào hoạt động thực tế
- Tạo ra môi trƣờng làm việc thích hợp cho các cá nhân và tập thể trong
quá trình thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của mình
- Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu
quả nhất, giảm thiểu những sai sót lãng phí trong quá trình hoạt động
Khoa Thông tin - Thư viện
17
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
1.2.2 Vai trò tổ chức hoạt động thông tin thư viện
Hoạt động thông tin thƣ viện có vai trò hết sức quan trọng đặc biệt trong
bối cảnh nguồn thông tin gia tăng mạnh mẽ nhƣ hiện nay. Nó không những
phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin của các nhà khoa học, những ngƣời quan
tâm mà còn đảm nhiệm vai trò thu thập, lƣu trữ, bảo tồn và quảng bá các giá
trị văn hóa của dân tộc và thế giới cho ngƣời dùng tin. Nhƣ vậy hoạt động
thông tin thƣ viện đã đang và sẽ tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống xã
hội.
* Trong lĩnh vực khoa học: TT - TV có vai trò quan trọng trong sự phát
triển của khoa học và đƣợc thể hiện ngay trong quy luật phát triển của khoa
học. Một trong những quy luật phát triển nội tại của khoa học là tính kế thừa
và tính quốc tế của nó. Tính quốc tế đó là sự tác động mạnh mẽ của thời đại
công nghệ thông tin đã tạo điều kiện tối đa cho sự hợp tác quốc tế không biên
giới của ngành thông tin thƣ viện trong lĩnh vực khoa học một cách nhanh
chóng nhất, tạo mọi cơ hội hợp tác với các quốc gia trên toàn cầu nhằm mục
tiêu mang tới nền khoa học mới nhất, những thành tựu khoa học nổi bật nhất
hiện nay cho các nƣớc. Tính kế thừa là yếu tố quan trọng thúc đẩy nhanh tiến
bộ khoa học kỹ thuật, ngƣời sau không làm lại việc của ngƣời trƣớc đã làm.
Thế hệ sau chọn lọc, hệ thống hóa thành quả của ngƣời đi trƣớc, phát hiện ra
những quy luật mới. Quy luật mới này là sản phẩm khoa học, cũng là thông
tin khoa học mới. Nhƣ vậy hoạt động nghiên cứu khoa học là một hoạt động
đặc thù của con ngƣời, nhằm thu đƣợc những thông tin khoa học mới trên cơ
sở thông tin mà xã hội loài ngƣời đã tích lũy đƣợc lƣu trữ trong các cơ quan
TT - TV
* Trong lĩnh vực giáo dục: Giáo dục là hoạt động xã hội nhằm thực
hiện chức năng chuyển giao thông tin giữa các thế hệ, là nhân tố quyết định
của sự phát triển kinh tế xã hội. Các hoạt động giảng dạy, học tập, tự đào tạo,
Khoa Thông tin - Thư viện
18
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
ngoài quan hệ thầy trò, luôn cần đến các kho tài liệu, các hoạt động khai thác
và phổ biến tri thức nhân loại của các thƣ viện.
Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, phƣơng tiện thông tin đại
chúng ngày càng có vai trò to lớn trong quá trình chuyển giao tri thức. Các
phƣơng tiện chuyển giao tri thức gồm sách báo, tạp chí, rađio, tivi, vi phim, vi
phiếu, băng hình… Nhờ mở rộng phƣơng tiện chuyển giao tri thức cho cán bộ
giảng dạy, tri thức này đƣợc truyền cho các thế hệ nhờ có hệ thống giáo dục.
Thông qua việc bổ sung tri thức, sinh viên dần trở thành thầy giáo và nhà
nghiên cứu, dẫn đến một xã hội đào tạo ra đƣợc một lực lƣợng lao động mới,
có khả năng vƣơn tới giải quyết những vấn đề của thực tiễn đặt ra.
* Trong lĩnh vực đời sống xã hội: Hoạt động TT - TV thời kỳ hiện đại
có tác dụng quan trọng trong đời sống sinh hoạt của con ngƣời. Cùng với sự
phát triển của xã hội, nhu cầu thông tin của con ngƣời ngày càng gia tăng và
việc sử dụng thông tin để lựa chọn sản phẩm và dịch vụ khác nhau cũng đang
dần trở nên phổ biến. Các thông tin chính trị, xã hội và kinh tế giúp con ngƣời
có định hƣớng đúng, làm chủ đời sống của mình và thực hiện đầy đủ trách
nhiệm và quyền hạn của ngƣời công dân.
Ngoài ra các cơ quan thƣ viện đang phát triển sẽ làm tăng cơ hội tiếp
cận của quần chúng tới các cơ sở văn hóa và giáo dục, nhằm nâng cao kiến
thức, phục vụ cho bản thân cũng nhƣ đời sống xã hội.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của hoạt động thông tin thƣ viện trong
mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ta thấy đƣợc tầm quan trọng của việc tổ
chức hoạt động của một cơ quan thông tin thƣ viện, nếu hoạt động này đƣợc
tổ chức một cách khoa học và hiệu quả sẽ tận dụng tối đa mọi nguồn lực phục
vụ tốt nhu cầu của ngƣời dùng tin.
Khoa Thông tin - Thư viện
19
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
1.3 Các yếu tố tác động đến hiệu quả công tác tổ chức hoạt động thông
tin thƣ viện
1.3.1 Cơ chế chính sách
Cơ chế chính sách là yếu tố quyết định quan trọng đối mọi hoạt động
trong đời sống xã hội. Dựa vào hệ thống cơ chế chính sách, các cơ quan đơn
vị, các tổ chức có thể điều chỉnh hoạt động của mình theo đúng khuôn khổ
cho phép, phát triển theo đúng quy luật của xã hội. Hoạt động thông tin thƣ
viện muốn triển khai có hiệu quả thì vai trò của việc nắm vững cơ chế chính
sách là một yếu tố không thể thiếu. Trong thời đại khoa học công nghệ ngày
càng phát triển nhƣ hiện nay, để tổ chức tốt hoạt động thông tin thƣ viện
phục vụ tối đa nhu cầu của ngƣời dùng tin các cơ quan thông tin thƣ viện cần
nắm chắc đƣợc hệ thống các chủ trƣơng chính sách của Đảng và Nhà nƣớc
đối với hoạt động thông tin thƣ viện. Các chủ trƣơng, chính sách của Đảng và
Nhà nƣớc nằm trong các hệ thống văn bản pháp quy của Ngành, của Bộ, trong
đó đã quy định rõ môi trƣờng pháp lý, sự phát triển của sự nghiệp thƣ viện,về
tƣ cách pháp nhân, về quy mô tổ chức, quy chế thành lập, giải thể, mối quan
hệ với các cơ quan chủ quản, các chính sách, chiến lƣợc phát triển của sự
nghiệp thƣ viện, chính sách về nguồn nhân lực, quản lý sử dụng nguồn nhân
lực hiện có, chính sách đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý, chính sách đảm bảo
tài chính, nghiên cứu xác định rõ chức năng quản lý nhà nƣớc trong lĩnh vực
thông tin thƣ viện ở các cấp bộ/ngành và các địa phƣơng, phạm vi, đối tƣợng
quản lý của hệ thống thông tin tƣ liệu quốc gia, định rõ thành phần của hệ
thống và mối quan hệ của các thành viên trong hệ thống. Từ cơ sở nắm rõ các
chính sách, các cơ quan thông tin thƣ viện tiến hành nghiên cứu các giải pháp
hợp lý nhất và khả thi nhất để kiện toàn cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin
tƣ liệu nhằm kiểm soát một cách có hiệu quả các nguồn lực và hoàn thiện hoạt
động thông tin của đơn vị mình.
Khoa Thông tin - Thư viện
20
Luận văn tốt nghiệp
Hà Hồng Anh
1.3.2 Trình độ nguồn nhân lực
Nguồn lực lao động của thƣ viện bao gồm toàn bộ đội ngũ cán bộ
Thƣ viện. Hầu hết đó là những ngƣời đƣợc đào tạo nghiệp vụ thông tin thƣ
viện và phục vụ cho sự nghiệp phát triển của thƣ viện. Cán bộ thƣ viện đƣợc
coi là những ngƣời soi đƣờng dẫn dắt tới tri thức bởi trong tay họ là cả một
kho tàng tri thức của nhân loại. Yêu cầu đối với ngƣời cán bộ thƣ viện là phải
nắm vững đƣợc vốn tài liệu có trong thƣ viện mình, có kỹ năng nghề nghiệp
thành thạo, kỹ năng giao tiếp, văn hoá ứng xử... Cũng giống nhƣ tất cả các
nghề nghiệp khác, ngƣời cán bộ thƣ viện cần có đạo đức nghề nghiệp. Vì
không có động lực kinh tế nên đòi hỏi ngƣời cán bộ thƣ viện càng phải có tâm
huyết, yêu nghề. Ngày nay, thực tế đòi hỏi ở họ không chỉ kiến thức về thƣ
viện học mà cả về công nghệ thông tin. Muốn không bị tụt hậu, ngƣời cán bộ
thƣ viện cần phải luôn cập nhật thông tin, tìm hiểu và ứng dụng những kiến
thức về công nghệ mới, nhất là công nghệ thông tin nhằm phục vụ cho sự
nghiệp phát triển của ngành thƣ viện.
Trong mọi lĩnh vực nói chung và hoạt động của các thƣ viện, nguồn
nhân lực đóng vai trò quyết định. Cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát
triển mạnh mẽ, lao động trí tuệ ngày càng gia tăng và trở thành xu thế phổ
biến của nhân loại, khi công nghiệp hoá gắn với hiện đại hoá mà thực chất là
hiện đại hoá lực lƣợng sản xuất thì vai trò của nguồn nhân lực càng đƣợc
khẳng định. Bởi vì khoa học càng phát triển càng đòi hỏi những con ngƣời có
khả năng nắm bắt những thành tựu của khoa học công nghệ, máy móc hiện
đại không thể thay thế đƣợc con ngƣời. Tiềm năng sức lao động con ngƣời
với trí tuệ và lao động đƣợc định hƣớng bằng trí tuệ đó, đã và đang là tài sản
của mỗi quốc gia, mỗi công ty, mỗi cơ quan. Sự thành công của những quốc
gia này do nhiều yếu tố nhƣng con ngƣời đóng vai trò quyết định.
Khoa Thông tin - Thư viện
21
- Xem thêm -