Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn iso 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộ...

Tài liệu Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn iso 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường cao đẳng nội vụ hà nội

.PDF
130
533
50

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ========☼☼☼======= TRỊNH THỊ KIM OANH NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. NGUYỄN MINH PHƯƠNG Hà Nội - 2008 MỤC LỤC Trang BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT 4 PHẦN MỞ ĐẦU 5 PHẦN NỘI DUNG 18 CHƢƠNG 1: LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO 18 CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 19 và các đơn vị cấu thành 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường 19 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các đơn vị cấu thành 22 1.2. Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ 23 sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 1.2.1. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 23 1.2.2. Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 25 1.2.3. Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác 28 lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ 33 SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1. Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của 33 Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 2.1.1. Thành phần 33 2.1.2. Nội dung 34 2.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 1 42 2.2.1. Quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ 42 đang được áp dụng tại Trường 2.2.2. Đội ngũ cán bộ đảm nhiệm công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ 44 sơ vào lưu trữ của Trường 2.2.3. Thực trạng công tác lập danh mục hồ sơ 46 2.2.4. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành 48 2.2.5. Thực trạng công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ 58 2.3. Nhận xét chung về thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ 59 sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 2.3.1. Kết quả đạt được 59 2.3.2. Tồn tại và nguyên nhân 62 CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC 64 LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI 3.1. Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lƣợng công tác lập hồ sơ 65 hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 3.1.1. Đối với trách nhiệm quản lý của lãnh đạo Trường 65 3.1.2. Đối với nguồn lực tham gia công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp 69 hồ sơ vào lưu trữ 3.1.3. Đối với quy trình nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ 70 vào lưu trữ cơ quan 3.1.4. Đối với công tác phân tích, đánh giá, cải tiến 3.2. Các bƣớc xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng công tác theo tiêu 90 92 chuẩn ISO 9000 3.2.1. Xây dựng kế hoạch áp dụng 92 3.2.2. Biên soạn, phổ biến các tài liệu 95 3.2.3. Áp dụng tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng 95 2 3.2.4. Đánh giá chất lượng nội bộ 96 3.2.5. Chứng nhận HTQLCL 97 PHẦN KẾT LUẬN 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 105 PHỤ LỤC 3 BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT BGH Ban Giám hiệu CĐNVHN Cao đẳng Nội vụ Hà Nội CBVC Cán bộ viên chức DMHS Danh mục hồ sơ ĐVBQ Đơn vị bảo quản HCTC Hành chính Tổ chức HTQLCL Hệ thống quản lý chất lƣợng HSSV Học sinh, sinh viên KH Khoa học LTNN Lƣu trữ Nhà nƣớc TLLT Tài liệu lƣu trữ VB Văn bản VP Văn phòng VTLT Văn thƣ Lƣu trữ 4 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Có thể nói, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan có vị trí rất quan trọng trong công tác chuyên môn hàng ngày của các cơ quan, tổ chức bởi vì nó có ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân cán bộ, viên chức (CBVC). Mỗi ngƣời muốn làm tốt công việc của mình thì không thể không tham khảo tài liệu, đây chính là những căn cứ quan trọng để giải quyết các công việc hàng ngày. Và điều này càng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (CĐNVHN). Là một trong các trƣờng nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân, Trƣờng CĐNVHN có chức năng đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực làm công tác văn thƣ lƣu trữ (VTLT) và các nghiệp vụ văn phòng, góp phần cho sự phát triển không ngừng của ngành nói riêng và đất nƣớc nói chung. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Trƣờng đã sản sinh ra một khối tài liệu tƣơng đối lớn, phản ánh chân thực, khách quan hoạt động của nhà trƣờng nói riêng sự nghiệp đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực làm công tác VTLT cho nƣớc nhà nói chung. Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ đã đƣợc tổ chức thực hiện nhiều năm qua tại Trƣờng và mang lại những kết quả đáng kể nhƣ việc cung cấp thông tin sát thực cho lãnh đạo nhà trƣờng nên công tác tuyển sinh, đào tạo; tuyển dụng cán bộ viên chức; công tác kiểm toán; khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, viên chức; công tác chứng thực bằng tốt nghiệp cho học sinh, sinh, sinh viên của Trƣờng…đã đạt hiệu quả cao. Việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ của Trƣờng đƣợc thực hiện dựa trên cơ sở pháp lý nhƣ: Thông đạt số 1C/CP ngày 03/01/1946; Nghị định số 142/CP ban hành Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công tác lƣu trữ; Công văn số 261/NV ngày 5 12/10/1977 của Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng về việc Hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan; Đặc biệt, Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001 đƣợc ban hành đã khẳng định: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn. Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó theo thời hạn quy định”. [30;4] Để cụ thể hóa Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia đƣợc Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội thông qua năm 2001, ngày 08/4/2004, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thƣ. Trong Nghị định này, trách nhiệm của Thủ trƣởng cơ quan, Chánh Văn phòng, Trƣởng phòng Hành chính, cán bộ VTLT và của mỗi cá nhân công chức, viên chức đối với công tác lập hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ hiện hành ở các cơ quan, đơn vị đƣợc quy định rất cụ thể. Ngoài ra, công tác này còn đƣợc thực hiện theo Quyết định số 643/QĐTI ngày 04/8/2003 của Hiệu trƣởng Trƣờng Trung học Lƣu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I (nay là Trƣờng CĐNVHN) về việc ban hành Quy chế làm việc của Trƣờng. Tuy nhiên, cho đến nay, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN vẫn còn nhiều hạn chế nhƣ: việc lập và nộp lƣu hồ sơ còn mang tính tính tự phát, chƣa đƣợc chuyên môn hoá, hồ sơ tài liệu đƣợc lập giữa các đơn vị còn theo nhiều cách khác nhau vì Trƣờng chƣa có danh mục hồ sơ hàng năm. Mặt khác, do văn thƣ cơ quan không có đủ thời gian và tinh thần trách nhiệm nên chỉ giải quyết xong phần công việc hàng ngày của mình, chủ yếu là đăng ký phân phối công văn và đóng dấu mà chƣa quan tâm nhiều đến đƣờng đi của văn bản cho đến khi đƣa vào lập hồ sơ. Việc hƣớng dẫn lập hồ sơ và kiểm tra chất lƣợng hồ sơ không đƣợc thực 6 hiện. Còn các chuyên viên khác mặc dù trực tiếp giải quyết công việc bằng văn bản nhƣng chƣa ý thức đƣợc hết ý nghĩa và tầm quan trọng của việc lập hồ sơ, do đó nhiều hồ sơ đƣợc lập ra nhƣng chất lƣợng chƣa cao, việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào kho lƣu trữ của Trƣờng chƣa đúng định kỳ… điều này đã gây nhiều cản trở cho việc việc tra tìm hồ sơ, tài liệu phục vụ hoạt động của từng đơn vị nói riêng và nhà trƣờng nói chung. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ là một trong những nội dung nghiệp vụ thuộc chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng, hơn nữa đây cũng là một trong những hoạt động nghiệp vụ có tác động trực tiếp tới công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả công tác của Trƣờng, song chính nó lại tiềm ẩn các nguy cơ cản trở quá trình cải cách công tác giáo dục, đào tạo của Trƣờng. Một giải pháp đƣợc nhắc đến nhiều trong thời gian gần đây tại các cơ quan là áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Với việc tích lũy những kinh nghiệm quản lý tiên tiến, việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng sẽ đem lại nhiều lợi ích thiết thực. Một mặt nó góp phần giải quyết đƣợc những tồn tại hiện nay và nâng cao chất lƣợng công tác của Trƣờng. Mặt khác, đây là cách thức hữu hiệu để quảng bá, nâng cao uy tín, danh tiếng cho Trƣờng - một tiêu chí quan trọng trong môi trƣờng cạnh tranh giáo dục sẽ diễn ra khi Việt Nam thực hiện các cam kết hội nhập quốc tế. Chính vì những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” làm luận văn cao học của mình. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài đƣợc thực hiện nhằm giải quyết ba mục tiêu cơ bản sau: 7 - Khẳng định sự phù hợp của giải pháp áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đối với việc nâng cao chất lƣợng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ; - Xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000; - Xây dựng các bƣớc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN. 3. Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung nghiên cứu các đối tƣợng sau: - Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN; - Nghiên cứu khả năng ứng dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN; - Nghiên cứu kinh nghiệm của một số cơ quan ứng dụng ISO 9000:2000 vào công tác văn phòng, công tác văn thƣ, lƣu trữ; - Hệ thống văn bản (VB) của Nhà nƣớc quy định, hƣớng dẫn những vấn đề liên quan đến lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; các VB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trƣờng CĐNVHN và các đơn vị cấu thành; - Ngoài ra, để xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000, chúng tôi đã tiến hành khảo sát trực tiếp các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng, tình hình cơ sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác này và đội ngũ CBVC đang làm việc tại các đơn vị thuộc Trƣờng. 4. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Do hạn chế bởi khả năng nghiên cứu và điều kiện thời gian nên luận văn chỉ dừng ở mức chỉ ra thực trạng và nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn 8 ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN mà chƣa thể mở rộng phạm vi nghiên áp dụng vào toàn bộ hoạt động của trƣờng hay áp dụng cho hệ thống các trƣờng cao đẳng trong cả nƣớc. 5. Nhiệm vụ của đề tài Để đạt đƣợc ba mục tiêu nêu trên, chúng tôi tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau : - Phân tích lợi ích và khả năng áp dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN; - Nghiên cứu xây dựng các quy trình nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ; - Nghiên cứu các biện pháp tổ chức thực hiện bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN. 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề * Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Về vấn đề này, trong những năm qua, đã có nhiều ngƣời quan tâm nghiên cứu, đặc biệt kể từ khi Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công tác lƣu trữ kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963. Nhiều chuyên luận, báo cáo chuyên đề, các giáo trình đại học, cao đẳng, trung học về công tác văn thƣ đã đề cập đến vấn đề này dƣới góc độ lý luận và thực tiễn. Trƣớc hết phải kể đến các bài viết đăng trên Tài liệu nghiên cứu Công tác lƣu trữ của Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng giai đoạn từ 1966 đến 1968; tập san Lƣu trữ hồ sơ giai đoạn 1969-1972; tập san VTLT giai đoạn 1973-1990; tạp chí Lƣu trữ Việt Nam giai đoạn 1990 đến năm 2003 và đến nay là tạp chí VTLT Việt Nam. 9 Ở thập niên 60, 70 của thế kỷ XX, xuất hiện nhiều bài viết của tác giả Nguyễn Xuân Nung, Phạm Thân, Thiết Thạch…đã đề cập đến vấn đề nhƣ mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc, phƣơng pháp, kinh nghiệm lập hồ sơ công việc ở nhiều cơ quan, vấn đề lập hồ sơ khi chỉnh lý sơ bộ tài liệu, trách nhiệm lập hồ sơ của các cán bộ làm công tác công văn giấy tờ, vấn đề nộp hồ sơ vào lƣu trữ của các cơ quan, đơn vị.. Các báo cáo chuyên đề của Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng với nội dung chủ yếu là phản ánh tình hình thực tế về lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan. Trên thực tế, chƣa có bài viết hay báo cáo nào tổng kết tình hình lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ của các trƣờng cao đẳng. Một số đề tài khóa luận, luận văn của học viên, sinh viên (HSSV) ngành lƣu trữ học và Quản trị văn phòng đã có liên quan đến công tác lập hồ sơ nhƣ: Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc BCHTW, thực trạng và giải pháp của Trịnh Thị Hà, Luận văn 2003-2006; Tìm hiểu công tác lập hồ sơ khen thƣởng của bộ Văn hóa Thông tin và Du lịch của Trần Thị Quyên, Báo cáo khoa học về lƣu trữ năm 2008; Chuẩn hóa một số hồ sơ tài chính tại Tổng Công ty xây dựng Sông Đà.. Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ còn đƣợc trình bày trong nhiều giáo trình, tập bài giảng của Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trƣờng Cao đẳng Văn thƣ Lƣu trữ TWI (nay là Trƣờng CĐNVHN), Cục VTLT Nhà nƣớc. Đáng chú ý phải kể đến giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia, Hà Nội, 2006 của tác giả Vƣơng Đình Quyền. Các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này khá nhiều song chƣa có công trình nghiên cứu nào đóng góp về công tác này vào 1 cơ quan thực hiện chức năng đào tạo cán bộ văn thƣ, lƣu trữ. 10 * Về việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ Từ những năm 2000, Cục VTLT Nhà nƣớc đã tổ chức nhiều hội thảo, hội nghị chuyên đề với nhiều bài tham luận có liên quan đến việc áp dụng ISO 9000 trong công tác VTLT. Năm 2005, Cục tổ chức hội nghị khoa học “Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính Nhà nước”, trong đó có hai tham luận đáng chú ý là: “Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và khả năng ứng dụng vào công tác văn thư ở nước ta” của Ths. Nguyễn Trọng Biên và “Một số vấn đề về xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp” của tác giả Nguyễn Ngọc Đồng. Hai tham luận tuy đều đề cập đến việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thƣ nhƣng đƣợc tiếp cận ở 2 góc độ khác nhau. Tham luận của Ths. Nguyễn Trọng Biên tiếp cận dƣới góc độ lý luận, phân tích những điều kiện và lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thƣ. Dƣới góc độ kiểm nghiệm từ thực tiễn, tham luận của tác giả Nguyễn Ngọc Đồng đi sâu nghiên cứu quá trình áp dụng, những bài học kinh nghiệm trong việc áp dụng tiêu chuẩn này vào thực tiễn hoạt động của Bộ Công nghiệp nói chung và công tác VTLT của Bộ nói riêng. Năm 2006, Cục tiếp tục tổ chức hội nghị khoa học chuyên đề: “Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư lưu trữ”. Toàn bộ các bài tham luận tham gia hội nghị đều xoay quanh chủ đề này, trong đó đáng chú ý là bài: “Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000” của Ths. Nguyễn Thị Tâm và bài “Kinh nghiệm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ hiện hành của UBND thành phố Hải Phòng”. Ngoài ra còn có nhiều bài viết của chuyên gia nƣớc ngoài nhƣ: “Tiêu chuẩn quốc tế về văn thư: Kinh nghiệm áp dụng ở 11 Liên bang Nga” của PTS. Varlamova LN... Các tham luận đều khẳng định rõ sự phù hợp của giải pháp áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào việc nâng cao chất lƣợng công tác VTLT tại các cơ quan. Nghiên cứu khoa học cấp ngành có đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan” của tác giả Nguyễn Trọng Biên. Đề tài đã giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 với các phiên bản 2000 và phân tích khả năng áp dụng của nó trong công tác văn thƣ của các cơ quan Nhà nƣớc. Một số khóa luận, luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng đã tiến hành nghiên cứu nhƣ: “ISO 9000 trong dịch vụ hành chính, một giải pháp để nâng cao hiệu quả phục vụ của cơ quan Nhà nước” của tác giả Cam Anh Tuấn, khoá luận tốt nghiệp, khóa 1997-2001; Khoá luận “Ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại một số cơ quan Nhà nước” của tác giả Hồ Anh Tú, khoá 2001-2005; Báo cáo khoa học “Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 vào công tác văn thư tại UBND tỉnh Bắc Giang” của tác giả Nguyễn Thị Thuý Hà, năm 2003; Luận văn „„Áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác sử dụng tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia‟‟ của tác giả Nguyễn Thị Chinh, năm 2006... Đáng chú ý là đề tài nghiên cứu khoa học cấp trƣờng: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác hành chính văn phòng tại các trường đại học” của Ths. Cam Anh Tuấn. Đề tài đã khẳng định đƣợc sự phù hợp của giải pháp áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đối với việc nâng cao chất lƣợng công tác hành chính văn phòng tại các trƣờng đại học, đồng thời đề tài 12 đã xây dựng đƣợc HTQLCL công tác và lộ trình áp dụng bộ tiêu chuẩn này vào công tác hành chính văn phòng tại các trƣờng đại học. Qua tìm hiểu và thống kê cho thấy, đến nay, vẫn chƣa có giáo trình, tập bài giảng nào trình bày cụ thể việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan, chƣa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến việc nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn này vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ của một trƣờng cao đẳng, đại học. Điều đó đã khẳng định, việc nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN - một trong những đơn vị đào tạo đội ngũ cán bộ văn thƣ, lƣu trữ bậc cao đẳng cho cả nƣớc là một trong những yêu cầu cấp thiết và cũng là một hƣớng đi mới của đề tài. Chúng tôi thực hiện đề tài này không chỉ với mong muốn nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN mà còn mong muốn đƣợc bổ sung kiến thức về thực tiễn vào hoạt động giảng dạy, đào tạo nghiệp vụ VTLT của Trƣờng. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện luận văn, chúng tôi áp dụng các phƣơng pháp nghiên cứu chính nhƣ: lịch sử logic, điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh…dựa trên các quan điểm mang tính phƣơng pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lênin. Cụ thể: - Phƣơng pháp lịch sử-lôgíc: Chúng tôi tiến hành nghiên cứu các công trình khoa học (KH) về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ, tài liệu về việc áp dụng thành công ISO 9000 của một số cơ quan, tổ chức ở Việt Nam để kế thừa, học hỏi những thành quả đã đạt đƣợc, khắc phục những khó khăn, tránh những sai lầm trong quá trình thực hiện đề tài. 13 - Phƣơng pháp điều tra, khảo sát: Đây là phƣơng pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Chúng tôi đã tiến hành khảo sát công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN, trong đó tập trung chủ yếu vào quy trình lập hồ sơ hiện hành tại các đơn vị phòng khoa, trung tâm thuộc Trƣờng, chúng tôi chú ý đến phƣơng pháp phỏng vấn, tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với các đồng chí trƣởng các đơn vị, các CBVC làm công việc có liên quan đến công văn giấy tờ của Trƣờng. - Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Chúng tôi tiến hành nghiên cứu phân tích nội dung, cấu trúc và yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và khả năng áp dụng của nó trong công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ; đánh giá những ƣu điểm và hạn chế của công tác này; tổng hợp các thông tin thu đƣợc về tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và điều kiện thực tế ở Trƣờng CĐNVHN để xây dựng các quy trình quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 hợp lý, khả thi. - Phƣơng pháp so sánh : Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng trong việc đối chiếu giữa thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000… Các phƣơng pháp nêu trên đều đƣợc thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài. 8. Các nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã tham khảo các khối tài liệu chính sau: * Nhóm tài liệu về ISO 9000:2000 và việc áp dụng chúng trong các cơ quan, tổ chức: - Một số văn bản của Đảng và Nhà nƣớc về cải cách hành chính có liên quan đến việc áp dụng ISO 9000 trong quản lý hành chính; - Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (phiên bản năm 2000, 2005) và các tài liệu về việc áp dụng ISO 9000 đăng trên các website của các tổ chức Tiêu chuẩn hóa 14 quốc tế; Trung tâm Đào tạo quản lý chất lƣợng của ISO; Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lƣờng Chất lƣợng; Bộ Khoa học và Công nghệ; Chính phủ; Bộ Nội vụ..; - Sách, báo, tạp chí nói về ISO 9000 và việc áp dụng ISO 9000; - Các báo cáo về việc áp dụng ISO 9000 của một số cơ quan, tổ chức nhƣ: Bộ Công nghiệp; Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn… và một số bài viết, tham luận về kết quả áp dụng ISO 9000 của một số cơ quan hành chính tại thành phố Hồ Chí Minh đăng trên các website. * Nhóm tài liệu về lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ: - Các văn bản của Đảng và Nhà nƣớc có quy định liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ; - Các giáo trình, tập bài giảng, các công trình nghiên cứu KH, các bài viết trên các tạp chí về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ; - Các hồ sơ, tài liệu hiện có tại Trƣờng CĐNVHN. 9. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài gồm ba chƣơng: Chương 1: Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Đây là chƣơng dẫn luận của đề tài, ở chƣơng này, chúng tôi tập trung làm rõ một số vấn đề liên quan đến bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cũng nhƣ lợi ích của bộ tiêu chuẩn này. Qua đó, chúng tôi muốn khẳng định sự cần thiết phải nâng cao chất lƣợng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN. Một giải pháp có tính khả thi, hữu hiệu nhất chính là áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. 15 Ở chƣơng này, chúng tôi tập trung khảo sát những quy định của nhà nƣớc và Trƣờng về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ; khảo sát thực tế công tác lập các loại hồ sơ và thủ tục giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ từ các đơn vị thuộc Trƣờng; đội ngũ cán bộ làm công tác có liên quan đến công văn, giấy tờ...Từ đó chúng tôi nêu ra những kết quả đạt đƣợc, những hạn chế còn tồn tại của công tác này. Chương 3: Xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Trên cơ sở thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN, căn cứ vào yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000, chúng tôi tiến hành nghiên cứu và xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN. Cũng tại chƣơng này, chúng tôi trình bày các bƣớc cần phải tiến hành khi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Các bƣớc này đƣợc chúng tôi xây dựng trên cơ sở nghiên cứu những kinh nghiệm thực hiện của nhiều cơ quan. 10. Đóng góp của đề tài Đề tài này mang nhiều ý nghĩa thiết thực, một mặt đề tài góp phần khắc phục những tồn tại nhƣ đã nêu trong phần lý do chọn đề tài, nâng cao chất lƣợng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN, mặt khác góp phần bổ sung thêm vấn đề thực tiễn vào công tác giảng dạy chuyên đề lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN. Tuy nhiên, do năng lực có hạn, hơn nữa việc áp dụng ISO là một vấn mới, đề chƣa thật sự phổ biến nên luận văn khó tránh khỏi thiếu sót, khiếm khuyết trong cách giải quyết vấn đề. Chúng tôi rất mong nhận đƣợc những góp ý của các thầy cô giáo, các đồng nghiệp và những ai quan tâm đến vấn đề này. 16 Trong phần mở đầu này, với tình cảm trân trọng nhất, chúng tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Nguyễn Minh Phƣơng - ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ chúng tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo, các cán bộ, viên chức công tác tại các đơn vị, bộ phận của Trƣờng CĐNVHN đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi và dành nhiều thời gian trao đổi, góp ý trong quá trình chúng tôi tiến hành khảo sát công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ của Trƣờng. 17 PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI Giáo dục và đào tạo là quốc sách hàng đầu, là sự nghiệp của Nhà nƣớc và toàn dân. Để phát triển sự nghiệp giáo dục, tăng cƣờng hiệu lực quản lý nhà nƣớc về giáo dục nhằm nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dƣỡng nhân tài phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc, đáp ứng yêu cầu xây dựng và bảo vệ tổ quốc, vì mục tiêu dân giầu, nƣớc mạnh, xã hội công bằng, văn minh, tại điều 6 của Luật Giáo dục đƣợc Quốc hội thông qua năm 1998 quy định hệ thống giáo dục quốc dân nhƣ sau: 1. Giáo dục mầm non có nhà trẻ và mẫu giáo; 2. Giáo dục phổ thông có hai bậc học là bậc tiểu học và bậc trung học. bậc trung học có 2 cấp học là cấp trung học cơ sở và cấp trung học phổ thông; 3. Giáo dục nghề nghiệp có trung học chuyên nghiệp và dạy nghề; 4. Giáo dục đại học đào tạo hai trình độ là trình độ cao đẳng và trình độ đại học; giáo dục sau đại học đào tạo hai trình độ là trình độ thạc sĩ và trình độ tiến sĩ. Nhƣ vậy, Trƣờng CĐNVHN nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân. Để góp phần thực hiện thành công sự nghiệp giáo dục, nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dƣỡng nhân tài phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Trƣờng cần phải cải tiến liên tục mọi mặt công tác của mình, trong đó có công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ. Đây không chỉ là một công tác quan trọng có ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng, hiệu quả công việc hàng ngày của mỗi cá nhân 18 CBVC của Trƣờng mà đây còn là một trong những nghiệp vụ thuộc chƣơng trình đào tạo của Trƣờng. 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội và các đơn vị cấu thành 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường Ngày 15 tháng 6 năm 2005, Bộ trƣởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết định số 3225/2005/QĐ-BGD&ĐT về việc thành lập Trƣờng cao đẳng Văn thƣ Lƣu trữ TWI trên cơ sở trƣờng TH Văn thƣ Lƣu trữ TWI. Ngày 17 tháng 10 năm 2005, Bộ trƣởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 108/2005/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trƣờng Cao đẳng Văn thƣ Lƣu trữ TWI. Ngày 21 tháng 4 năm 2008, Bộ trƣởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT về việc đổi tên trƣờng Cao đẳng Văn thƣ Lƣu trữ TWI thành Trƣờng CĐNVHN. Theo nội dung của những văn bản nêu trên, Trƣờng CĐNVHN có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhƣ sau: * Chức năng: Trƣờng CĐNVHN là tổ chức sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và thấp hơn trong lĩnh vực VTLT và các ngành nghề khác có liên quan; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ KH công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Trƣờng CĐNVHN là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ và chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật. Trƣờng có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và đƣợc mở tài khoản riêng tại các ngân hàng và kho bạc nhà nƣớc. * Nhiệm vụ, quyền hạn: 19
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan