Tài liệu Nghiên cứu các giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ ở văn phòng chính phủ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NGUYỄN HÀ NHƢ NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ Hà Nội-2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NGUYỄN HÀ NHƢ NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ Chuyên ngành:Lƣu trữ Mã số:60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS. ĐÀO XUÂN CHÚC Hà Nội-2015 MỤC LỤC MỞ ĐẦU…………………………………………………………………... 05 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ VÀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ…………….. 13 1.1. Về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của Chính phủ, Thủ Tƣớng Chính phủ………………………………………………………………… . 13 1.2. Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Chính phủ..… 16 1.2.1. Vị trí và chức năng…………………………………………………... 19 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn…………………………………..………….. 19 1.2.3. Cơ cấu tổ chức……………………………………………..………… 24 1.3. Khái quát về Lƣu trữ ở Văn phòng Chính phủ………..…………… 25 1.3.1.Tổ chức Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ……………….…………… 25 1.3.2. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ………………………………………………………….……….. 27 1.3.3.Đặc điểm tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ.............. 29 1.4. Thành phần, số lƣợng tài liệu lƣu trữ Văn phòng Chính phủ…...… 30 1.4.1. Tài liệu hành chính……………………………………………..……. 30 1.4.1.1.Tài liệu từ nguồn văn thư………………………………………… 31 1.4.1.2.Tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ…..….. 31 1.4.2. Tài liệu ghi âm……………………………………………..………… 33 1.4.3.Tài liệu khoa học kỹ thuật………………………………...………….. 34 1.4.4.Tài liệu điện tử……………………………………………..…………. 35 1.5. Ý nghĩa của tài liệu Lƣu trữ tại Văn phòng Chính phủ…………... 36 1.6 Tình trạng vật lý của tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Chính phủ…... 39 1.6.1. Tài liệu giấy…………………………………………..……………… 40 1.6.2. Tài liệu ghi âm....................................................................... 40 1.6.2.1. Ghi âm từ tính………………………………………..…………….. 40 1.6.2.2. Ghi âm Laser (đĩa compact)…………………………...…………... 41 1 1.6.3. Tài liệu khoa học kỹ thuật……………………………...……………. 41 1.6.4. Tài liệu điện tử………………………………..……………………… 42 1.6.5 Nhận xét về tình trạng vật lý của tài liệu trong Kho Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ…………………………………………………..……….. 42 1.7. Nguyên nhân hƣ hỏng tài liệu…………..……………………………. 43 1.7.1.Nguyên nhân do điều kiện tự nhiên…………………………………... 43 1.7.2. Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng………….…………. 45 1.8. Sự cần thiết phải có những giải pháp về bảo quản tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Chính phủ………………………………………………… 46 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ.................................................................................. 50 2.1.Một số vấn đề lý luận, pháp lý về công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ............................................................................................. 50 2.1.1. Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản............... 50 2.1.2. Quy định của Nhà nước về công tác bảo quản........................ 52 2.1.3. Quy định của Văn phòng Chính phủ về bảo quản tài liệu lưu trữ................................................................................................... 55 2.2. Thực tế tình hình bảo quản tài liệu lƣu trữ ở Văn phòng Chính phủ...................................................................................... 59 2.2.1.Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu........................ 59 2.2.2. Về trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu............................. 66 2.2.3 Về sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ......................................... 67 2.2.4. Về thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản.......................... 74 2.3. Nhận xét về ƣu điểm, hạn chế trong công tác bảo quản tài liệu tại VPCP.................................................................................. 75 2.3.1. Ưu điểm................................................................................ 75 2.3.2. Nhược điểm.......................................................................... 76 2 2.4. Nguyên nhân........................................................................... 77 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ........................................................................................ 80 3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và hƣớng dẫn công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ................................................................ 80 3.1.1. Giải pháp đối với các cơ quan quản lý..................................... 80 3.1.2. Đối với Văn phòng Chính phủ.................................................. 80 3.2. Nghiên cứu và xây dựng các chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu lƣu trữ...................................................................................... 84 3.2.1. Yêu cầu về mua văn phòng phẩm................................ 84 3.2.2. Các yêu cầu về kho bảo quản tài liệu....................................... 86 3.2.2.1. Đối với kho tài liệu điện tử..................................................... 87 3.2.2.2. Xây dựng kho bảo quản tài liệu nghe nhìn........................... 87 3.2.2.3.Đối với kho bảo quản tài liệu hành chính(tài liệu giấy)........ 88 3.2.3.Vị trí xây dựng kho bảo quản tài liệu.......................................... 88 3.2.4.Lắp đặt thiết bị.............................................................................. 89 3.2.5. Biện pháp duy trì môi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu.......................................................................................................... 90 3.2.5.1. Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp đối với bảo quản tài liệu............. 90 3.2.5.2.Chống bụi................................................................................ 92 3.2.6.Hệ thống thiết bị an toàn......................................................... 92 3.2.7.Trang thiết bị bảo quản tài liệu................................................. 93 3.2.8. Xây dựng và tổ chức luyện tập các phương án cháy nổ, khủng bố....................................................................................................... 94 3.3.Tăng cƣờng số lƣợng,nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ(đặc biệt là cán bộ chuyên trách công tác bảo quản tài liệu).................................................................................. 96 3 3.4. Nghiên cứu và xây dựng các quy trình nghiệp vụ bảo quản nhằm hạn chế những tác hại do côn trùng, nấm mốc gây nên........ 97 3.5. Nghiên cứu xây dựng và thực hiện các quy trình tu bổ và phục chế tài liệu bị hƣ hại................................................................... 98 3.5.1. Khử trùng..................................................................................... 99 3.5.2. Tu bổ tài liệu................................................................................ 99 3.6. Kinh phí cho công tác lƣu trữ..................................................... 99 3.7. Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản.............................................. 101 3.8. Thực hiện giải mật tài liệu đang bảo quản tại kho Lƣu trữ Văn phòng Chính phủ......................................................................... 102 KẾT LUẬN........................................................................................ 104 TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................... 106 PHỤ LỤC............................................................................................ 113 4 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ. Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ là những tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ qua các thời kỳ.Tại đây bảo quản toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ Việt Nam từ năm 1950 đến nay, chưa kể đến một số văn bản trước 1950 cũng đang được bảo quản tại đây ( trừ những hồ sơ vụ việc đã nộp về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III). Khối tài liệu này có ý nghĩa rất quan trọng về nhiều mặt như kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội, an ninh, quốc phòng… Việc quản lý, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu đó góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Thực tế đã chứng minh rằng tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng, áp dụng các biện pháp tiên tiến, các chế độ bảo quản chặt chẽ có thể giữ cho tài liệu lưu trữ tồn tại được bền lâu. Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ còn nhiều hạn chế: - Văn bản, hồ sơ hình thành hàng năm trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ với một khối lượng rất lớn, nhưng hiện nay tại Văn phòng Chính phủ chưa có kho tàng bảo quản tài liệu đúng quy chuẩn. Trong khi đó khối lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng tăng. Tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản ở các kho đại đa số được ghi trên giấy, nhưng cũng có một phần không nhỏ là tài liệu ghi âm. Trải qua bề dày thời gian, dưới tác động của điều kiện khí hậu nên đến nay tình trạng vật lý của tài liệu đã bị xuống cấp nghiêm trọng ở mức độ khác nhau. Trước tình trạng này, nếu không có sự quan tâm đầu tư kịp thời thì chỉ trong một thời gian không xa thì số tài liệu quý giá này sẽ tiếp tục bị huỷ hoại và không thể phục hồi lại được. 5 - Bước đầu công nghệ tin học đã được ứng dụng vào công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt từ năm 2012 Văn phòng Chính phủ bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình xử lý công việc và lập hồ sơ trên môi trường mạng. Trách nhiệm đối với việc quản lý, bảo quản tài liệu điện tử thuộc về Phòng Lưu trữ và Trung tâm Tin học. Việc sử dụng phần mềm tin học trong xử lý công việc đã tạo nên khối lượng lớn hồ sơ điện tử có giá trị cùng với hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy. Việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử là vấn đề mới và khó khăn đối với cán bộ Phòng Lưu trữ vì hiện nay. Văn phòng Chính phủ chưa ban hành được quy định về bảo quản, thu thập tài liệu điện tử và chưa có nơi bảo quản tài liệu điện tử đúng quy định. - Văn phòng Chính phủ chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu. Vì vậy cán bộ lưu trữ không có cơ sở để lựa chọn chính xác văn bản có giá trị để lưu giữ , gây tốn kém công sức, kinh phí để bảo quản những tài liệu không còn giá trị . Từ thực trạng này, đã xuất hiện nên một yêu cầu cấp thiết hiện nay là phải có những giải pháp cụ thể và đồng bộ nhằm tổ chức và thực hiện tốt các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ. Với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu ở lưu trữ của Văn phòng Chính phủ, tôi đã chọn đề tài: “Nghiên cứu các giải pháp Bảo quản tài liệu Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ” làm luận văn thạc sỹ. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau: Một là: Nghiên cứu, phân tích đặc điểm và giá trị của tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Hai là: Qua khảo sát thực tế, phân tích thực trạng, những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên nhân của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ. 6 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ( các quy định,quy chế, biện pháp…). - Cơ sở hạ tầng, kho tàng, các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản các loại tài liệu lưu trữ. * Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi đề tài đuợc nghiên cứu tại Kho lưu trữ tài liệu hiện hành tại Văn phòng Chính phủ. - Nghiên cứu phương pháp bảo quản của một số cơ quan như Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ Tịch nước để so sánh, đối chiếu, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp với đặc thù của khối tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Đồng thời tham khảo một số phương pháp bảo quản của một số nước trên thế giới. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục đich trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là: Một là: Tìm hiểu số lượng , thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ đang được bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Hai là: Khảo sát và phân tích ưu điểm và hạn chế của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ ( Kho tàng, trang thiết bị, xây dựng chế độ bảo quản, các biện pháp bảo quản…). Ba là: Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ. 5. Lịch sử nghiên cứu - Các văn bản, quy định, Luật, pháp lệnh về bảo quản tài liệu hiện hành. 7 - Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đã được đề cập trong các sách chuyên khảo, giáo trình như: “Công tác Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước do Vũ Dương Hoan làm chủ biên, của Nhà xuất bản Khoa học xã hội Hà Nội năm 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, năm 1990 của Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội; Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản cho Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội do Nhà xuất bản Hà Nội ấn hành năm 2006. Bên cạnh đó, về mặt thực tiễn các luận văn thạc sỹ và khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã đề cập và nghiên cứu với một số đề tài liên quan như: - “Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” luận văn thạc sỹ của Phạm Thị Đát năm 2003. - “Tổ chức và quản lý tài liệu phim ảnh ghi âm ở nước ta hiện nay” khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Vân Anh. - “ Nghiên cứu các phương pháp bảo quản tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Thu Hà năm 2007. Các đề tài nghiên cứu của các tác giả trên chủ yếu tập trung nghiên cứu, tìm hiểu và đánh giá về quản lý tài liệu giấy. Đối với công tác thu thập và bảo quản tài liệu ghi âm và tài liệu điện tử mới được đề cập một phần trong đề tài nghiên cứu. Ngoài ra, trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết của một số tác giả đề cập cũng liên quan ít nhiều tới nội dung của luận văn cũng như khảo sát một số công trình khoa học cấp ngành, cấp bộ đã bảo vệ thành công của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. 8 Theo quan điểm của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, tài liệu lưu trữ được xem là tài sản của toàn dân, vì vậy cần có các giải pháp tổ chức, bảo quản tài liệu lưu trữ trong các cơ quan.Chính vì vậy để góp phần thiết thực vào quá trình đổi mới quản lý Nhà nước nói chung và quản lý ngành văn thư, lưu trữ nói riêng Cục Văn thư Lưu trữ đã xây dựng Đề án “ Quy hoạch phát triển ngành Văn thư, lưu trữ đến năm 2020” nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy, nhân lực, cơ sở vật chất... nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đưa ra những vấn đề cơ bản nhất về lý luận công tác lưu trữ. Các bài viết trên báo, tạp chí, các luận văn thạc sỹ, khóa luận và các công trình nghiên cứu khoa học đã đi sâu nghiên cứu công tác lưu trữ ở một số Bộ để đưa ra các giải pháp nhằm đổi mới công tác lưu trữ. Tuy nhiên chưa có một đề tài nào nghiên cứu chi tiết và đưa ra các giải pháp về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ. Như vậy, từ những khái quát trên đây có thể khẳng định đề tài tác giả lựa chọn không trùng lặp với bất cứ đề tài nào đã được nghiên cứu và công bố. 6. Nguồn tƣ liệu tham khảo Nguồn tư liệu tham khảo chính khi thực hiện đề tài bao gồm: - Các văn bản của Nhà nước về công tác lưu trữ như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia do Ủy ban Thường Vụ Quốc hội ban hành năm 2001;Luật Lưu trữ do Quốc hội ban hành năm 2011; Nghị định 01/2013/NĐ- CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 110/2004/NĐ–CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ hướng dẫn thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ…. 9 - Các văn bản quy định cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của Văn phòng Chính phủ nói chung và của từng đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ: Luật Tổ chức Chính phủ số 33/2001/QH10 ngày 25/12/2001 Quy định trách nhiệm và quyền hạn của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Cục thuộc Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 26/QĐ-VPCP ngày 9/1/2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 716/QĐ-VPCP ngày 14/6/2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Quy định về việc lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ… - Các giáo trình về công tác lưu trữ, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. - Các luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học và quản trị văn phòng, các bài viết, khóa luận, các công trình nghiên cứu khoa học có liên quan đến tổ chức công tác lưu trữ. - Đề tài nghiên cứu khoa học về bảo quản tài liệu tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác- Lê nin. Sử dụng phương pháp này để nhìn nhận, đánh giá các vấn đề, sự kiện liên quan đến đề tài nghiên cứu theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. - Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra nhưng ưu điểm để kế thừa phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ. 10 - Phương pháp khảo sát thực tế: Khảo sát về công tác bảo quản, cơ sở vật chất, các biện pháp bảo quản, chế bộ bảo quản, nhân lực làm công tác bảo quản… - Phương pháp thống kê: Thống kê đầy đủ, chính xác về số lượng, thành phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ. - Phương pháp phỏng vấn: được thực hiện đối với hầu hết các đơn vị và chuyên viên ở đơn vị. Việc phỏng vấn sẽ cho tác giả nắm bắt được vấn đề bảo quản hồ sơ tài liệu của từng chuyên viên tại các Vụ, Cục, đơn vị để từ đó có giải pháp chung cho công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ. Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như mô tả, so sánh công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử với tài liệu lưu trữ hiện hành. 8. Đóng góp của đề tài - Trên cơ sở nghiên cứu những cơ sở pháp lý và thực trạng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ hiện nay tại Văn phòng Chính phủ, tác giả có thể đưa ra các giải pháp cụ thể cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ, cùng với yêu cầu đặt ra phải có một giải pháp lớn hơn nhằm giữ gìn , bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ. - Nghiên cứu các nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu ở Văn phòng Chính phủ để từ đó đưa ra các giải pháp cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Chính phủ và trong các cơ quan hành chính nhà nước. Cụ thể tại các Bộ, ngành, Ủy ban Nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. - Tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ lưu trữ làm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 11 - Trong quá trình nghiên cứu đã góp phần bồi dưỡng , nâng cao trình độ, khả năng phân tích, đánh giá để lựa chọn phương pháp tối ưu trong quá trình bảo quản tài liệu. 9. Bố cục Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung chính của luận văn được chia làm ba chương: Chương 1: Tổng quan về Văn phòng Chính phủ và công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ Chương 2: Cơ sở lý luận, pháp lý và thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ. 12 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ VÀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ 1.1. Về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của Chính phủ, Thủ Tƣớng Chính phủ Theo Điều 94 Hiến pháp năm 2013 ,Chính phủ là cơ quan hành chính Nhà nước cao nhất của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, thống nhất quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh và đối ngoại của Nhà nước; bảo đảm hiệu lực của bộ máy nhà nước từ trung ương đến cơ sở; bảo đảm việc tôn trọng và chấp hành Hiến pháp và pháp luật; phát huy quyền làm chủ của nhân dân trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, bảo đảm ổn định và nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân. - Lãnh đạo công tác các bộ, cơ quan ngang bộ, các cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp, xây dựng và kiện toàn hệ thống thống nhất bộ máy hành chính nhà nuớc; hướng dẫn kiểm tra tạo điều kiện cho Hội đồng nhân dân thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo luật định; đào tạo, bồi dưỡng, sắp xếp và sử dụng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước. - Bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang và công dân; tổ chức và lãnh đạo công tác tuyên truyền, giáo dục Hiến pháp và pháp luật trong nhân dân. - Trình dự án luật, pháp lệnh và các dự án khác trước Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội. - Thống nhất quản lý việc xây dựng nền kinh tế quốc dân, chính sách tài chính, tiền tệ quốc gia; quản lý và bảo đảm sử dụng có hiệu quả tài sản thuộc sở hữu toàn dân; phát triển văn hoá giáo dục, y tế, khoa học và công nghệ, thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và ngân sách nhà nước. 13 - Thi hành biện pháp bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của công dân, tạo điều kiện cho công dân sử dụng quyền và làm tròn nghĩa vụ của mình, bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước và của xã hội, bảo vệ môi trường. - Củng cố và tăng cường nền quốc phòng toàn dân, an ninh nhân dân; bảo đảm an ninh quốc gia và trật tự, an toàn xã hội; xây dựng các lực lượng vũ trang nhân dân; thi hành lệnh động viên, lệnh ban bố tình trạng khẩn cấp và mọi biện pháp cần thiết khác bảo vệ đất nước. - Tổ chức và lãnh đạo công tác kiểm kê, thống kê của Nhà nước, công tác thanh tra và kiểm tra nhà nước chống quan liêu, tham nhũng; công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân. - Thống nhất quản lý công tác đối ngoại; đàm phán, ký kết điều ước quốc tế nhân danh Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, trừ trường hợp quy định tại khoản 14 Điều 70 Hiến pháp năm 2013; đàm phán, ký kết, phê duyệt, gia nhập điều ước quốc tế nhân danh Chính phủ; chỉ đạo việc thực hiện các điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc gia nhập; bảo vệ lợi ích của nhà nước, lợi ích chính đáng của tổ chức và công dân Việt Nam ở nước ngoài. - Thực hiện chính sách xã hội, chính sách dân tộc, tôn giáo. - Quyết định việc điều chỉnh địa giới các đơn vị hành chính duới cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Theo Luật Tổ chức Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: - Lãnh đạo công tác Chính phủ, các thành viên Chính phủ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp. - Quyết định các chủ trương, biện pháp cần thiết để lãnh đạo điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở. 14 - Chỉ đạo việc xây dựng các dự án Luật trình Quốc hội, các dự án pháp lệnh trình Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ. - Quy định chế độ làm việc của Thủ tướng với các thành viên Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. - Chỉ đạo phối hợp với các thành viên Chính phủ quyết định những vấn đề có ý kiến khác nhau giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. - Triệu tập và chủ toạ các phiên họp của Chính phủ. - Đề nghị Quốc hội thành lập hoặc bãi bỏ các bộ, cơ quan ngang bộ; trình Quốc hội phê chuẩn đề nghị về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, cho từ chức do sức khoẻ hoặc lý do khác đối với Phó Thủ tướng, Bộ trưởng… - Thành lập hội đồng, uỷ ban thường xuyên hoặc lâm thời khi cần thiết để giúp Thủ tướng nghiên cứu, chỉ đạo phối hợp giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức thứ trưởng và chức vụ tương đương; phê chuẩn việc bầu cử thành viên Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Miễn nhiệm, điều động, cách chức Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố và các thành viên khác của Uỷ ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc trung ương. - Quyết định các biện pháp cải tiến lề lối làm việc hoàn thiện bộ máy quản lý nhà nước đề cao kỷ luật ngăn ngừa và kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, lãng phí, quan liêu, hách dịch, cửa quyền trong bộ máy và trong cán bộ công chức viên chức nhà nước. - Đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ những quyết định chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân và chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trái với Hiến pháp, luật và các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên. 15 - Đình chỉ việc thi hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trái với Hiến pháp, luật và các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, đồng thời đề nghị Uỷ ban thường vụ Quốc hội bãi bỏ. - Thực hiện chế độ báo cáo trước nhân dân về những vấn đề quan trọng thông qua các báo cáo của Chính phủ trước Quốc hội, trả lời của Chính phủ đối với chất vấn của đại biểu Quốc hội và ý kiến phát biểu với cơ quan thông tin đại chúng. 1.2. Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Chính phủ Ngày 2 tháng 9 năm 1945, Chính phủ Lâm thời của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa do Chủ tịch Hồ Chí Minh đứng đầu tuyên cáo trước quốc dân đồng bào và toàn thế giới về việc thành lập Chính phủ nước Việt Nam mới. Cũng trong thời gian đó, một cơ quan đầu não giúp việc cho Chính phủ Lâm thời và Chủ tịch Hồ Chí Minh đã được thành lập. Do lúc bấy giờ, chính quyền Việt Nam Dân chủ Cộng hòa chưa ổn định, áp lực nội ngoại xâm rất lớn, nên tổ chức cũng như nhân sự của cơ quan này được giữ bí mật. Việc thành lập cơ quan này cũng không có văn bản thành lập chính thức. Từ khi nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa được thành lập năm 1945 đến nay với tên gọi Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam,tên gọi của Văn phòng Chính phủ đã được thay đổi nhiều lần qua các thời kỳ như Phủ Thủ tướng, Văn phòng Chủ tịch Chính phủ, Thủ tướng phủ, Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng và Văn phòng Chính phủ. Hơn 8 tháng sau ngày Quốc khánh 2-9-1945, ngày 3-5-1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 57 về cơ cấu tổ chức các cơ quan Chính phủ, trong đó có Mục I về Văn phòng. Đây là văn bản pháp luật đầu tiên của Chính phủ quy định về tổ chức và hoạt động của các Văn phòng trong bộ máy hành chính Nhà nước. Đây là bộ máy giúp việc đầu tiên phục vụ Chính phủ và Chủ tịch Hồ Chí Minh. Ngày 02 tháng 8 năm 1949 Chủ tịch Hồ chí Minh đã ra sắc lệnh số 87/SL về việc Văn phòng Chủ tịch Chính phủ đổi tên thành Văn phòng Thủ tướng phủ. 16 Đáng chú ý là tên gọi Văn phòng Phủ Thủ tướng đã tồn tại trong một thời gian dài (1955-1980) ngay cả trong thời gian trước 1960 là lúc chưa ban hành đạo luật đầu tiên về tổ chức và hoạt động của Chính phủ và cho đến khi thành lập Hội đồng Bộ trưởng thay thế Hội đồng Chính phủ vào năm 1980 theo quy định của Hiến pháp 1980. Tuy nhiên xét về địa vị pháp lý của Văn phòng Phủ Thủ tướng thì vấn đề không chỉ dừng lại ở tên gọi của cơ quan này mà điều quan trọng hơn cả chính là chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy và mối quan hệ của Văn phòng Phủ Thủ tướng với các cơ cấu khác của Chính phủ. Cơ cấu tổ chức thuộc bộ máy có ít nhiều thay đổi nhưng tựu chung đều là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ trong công tác lãnh đạo, điều hành, bảo đảm tính thống nhất, liên tục trong hoạt động của Chính phủ. Là cơ quan có chức năng mang tính tổng hợp cao, đã cùng các Bộ, ngành đề xuất, tư vấn những vấn đề mang tầm vĩ mô, giúp Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ đạt nhiều thành tích trong việc hoạch định chính sách, pháp luật và điều hành các Bộ, ngành và địa phương hoạt động phù hợp với pháp luật. Đến tháng 9 năm 1955, Chính phủ của Thủ tướng Phạm Văn Đồng được thành lập, ông Phạm Hùng được cử làm Bộ trưởng Phủ Thủ tướng. Mặc dù vậy, mãi đến 26 tháng 7 năm 1960, Chủ tịch Hồ Chí Minh mới ban hành Lệnh số 18-LCT công bố Luật Tổ chức Hội đồng Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, trong đó chính thức thành lập Văn phòng Phủ Thủ tướng và quy định chức năng như sau: "Bộ máy làm việc của Hội đồng Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ là Phủ thủ tướng. Phủ Thủ tướng gồm có: - Văn phòng Phủ Thủ tướng, đứng đầu là Bộ trưởng Phủ Thủ tướng có một hoặc nhiều Thứ trưởng giúp việc. 17 - Các Văn phòng nghiên cứu và theo dõi từng khối công tác của Chính phủ, đứng đầu là các Chủ nhiệm Văn phòng có một hoặc nhiều Phó chủ nhiệm giúp việc. Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ có hàm là một Bộ trưởng. Ví dụ: Năm 1971, bên cạnh Bộ trưởng Phủ Thủ tướng còn đặt thêm một Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng có hàm Bộ trưởng. Ngày 18 tháng 12 năm 1980, Quốc hội Khóa 6 Kỳ họp thứ 7 đã nhất trí thông qua Hiến pháp mới, trong đó quy định cơ cấu tổ chức mới của bộ máy lãnh đạo Nhà nước. Văn phòng Phủ Thủ tướng đổi tên thành Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng. Trên cơ sở Hiến pháp năm 1992, Quốc hội đã thông qua 4 luật tổ chức bộ máy mới của Nhà nước ( Quốc hội, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát) trong đó có Luật tổ chức Chính phủ. Từ đó, Hội đồng Bộ trưởng chuyển lại thành Chính phủ,Văn phòng Phủ Thủ tướng đổi sang tên gọi mới là Văn phòng Chính phủ. Ngày 31 tháng 12 năm 1992, Thủ tướng chính phủ ban hành Quyết định số 212/TTg của Thủ tướng Chính phủ về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ. Ngày 19 tháng 4 năm 2001, Thủ tướng Phan Văn Khải đã ký Quyết định số 489/QĐ-TTg, chọn ngày 28 tháng 8 làm “Ngày truyền thống Văn phòng Chính phủ”. Cơ cấu tổ chức thuộc bộ máy tổ chức của Văn phòng Chính phủ còn ít nhiều thay đổi nhưng đều là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ trong công tác lãnh đạo, điều hành, bảo đảm tính thống nhất, liên tục trong hoạt động của Chính phủ. Văn phòng Chính phủ là cơ quan có chức năng tổng hợp cao, đã cùng các Bộ, ngành đề xuất, tư vấn những vấn đề mang tầm vĩ mô, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ. 18