Tài liệu Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ văn phòng chính phủ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------------------------------- ĐẬU MINH NGUYỆT NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ Hà Nội- 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------------------------------- ĐẬU MINH NGUYỆT NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ Mã số: 62320301 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. Nguyễn Văn Hàm Hà Nội- 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu sử dụng trong luận văn là trung thực. Luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, một số thông tin từ các văn bản của Nhà nƣớc đã có chú thích rõ ràng, đầy đủ. BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BT, CN: Bộ trƣởng, Chủ nhiệm CP: Chính phủ NĐ: Nghị định QĐ: Quyết định TTgCP: Thủ tƣớng Chính phủ VPCP: Văn phòng Chính phủ MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 4 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 4 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.............................................................. 7 3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu .............................................................. 7 4. Phƣơng pháp nghiên cứu............................................................................ 8 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 8 6. Nguồn tài liệu tham khảo ......................................................................... 11 7. Đóng góp của đề tài ................................................................................... 12 8. Kết cấu của đề tài ...................................................................................... 12 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ VÀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ.................................. 13 1.1. Khái quát về VPCP ................................................................................ 13 1.1.1. Sơ lƣợc về lịch sử hình thành và phát triển của VPCP ................... 13 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của VPCP ............................... 15 1.1.2.1. Vị trí và chức năng ............................................................................ 15 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn .................................................................... 15 1.1.3. Cơ cấu tổ chức ..................................................................................... 19 1.2. Khái quát về Lƣu trữ VPCP ................................................................. 24 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ .......................................................................... 24 1.2.2. Đội ngũ cán bộ ..................................................................................... 26 1.2.3. Cơ sở vật chất ...................................................................................... 27 1.3. Nguồn thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP ...................................... 28 1.4. Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của CP, Thủ tƣớng Chính phủ và VPCP .................................................................. 29 Tiểu kết Chƣơng 1 ......................................................................................... 43 1 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ .................................................................................................. 45 2.1. Cơ sở lý luận, pháp lý của việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ ......................................................................................................................... 45 2.1.1. Khái niệm về công tác thu thập, bổ sung tài liệu ............................. 45 2.1.2. Ý nghĩa của công tác thu thập, bổ sung tài liệu ............................... 49 2.1.3. Những quy định của Nhà nƣớc về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ .............................................................................................. 50 2.1.4. Những quy định của VPCP về thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ cơ quan ........................................................................................................... 56 2.2. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP .. 59 2.2.1. Những kết quả đạt đƣợc trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP ........................................................................................ 59 2.2.2. Chất lƣợng tài liệu, hồ sơ khi đƣợc thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP ......................................................................................................................... 63 2.3. Một số nhận xét, đánh giá về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP ............................................................................................... 64 2.3.1. Những thuận lợi trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP ........................................................................................................ 65 2.3.2. Khó khăn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP 65 Tiểu kết Chƣơng 2 ......................................................................................... 68 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ ......................69 3.1. Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu ............................................................................................... 69 3.2. Bổ sung, hoàn thiện các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ ......................................................................................................................... 70 2 3.3. Nâng cao trách nhiệm của Lƣu trữ VPCP trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu .................................................................................................... 76 3.4. Tăng cƣờng số lƣợng, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thƣ lƣu trữ ........................................................................ 81 3.5. Tập huấn, hƣớng dẫn về công tác thu thập, bổ sung tài liệu ............. 83 3.6. Đầu tƣ kinh phí, cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ cơ quan ........... 86 Tiếu kết Chƣơng 3 ......................................................................................... 88 KẾT LUẬN .................................................................................................... 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 90 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 94 3 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Tài liệu lƣu trữ có vai trò và giá trị to lớn đối đời sống xã hội và quá trình phát triển kinh tế của đất nƣớc. Điều này đã đƣợc khẳng định trong Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia năm 2001 nhƣ sau: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” [29, tr.01]. Tài liệu lƣu trữ ghi lại quá khứ hào hùng, phản ánh cuộc chiến đấu anh dũng của nhân dân ta trong sự nghiệp đấu tranh dân tộc, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Tài liệu lƣu trữ chứa đựng thông tin quá khứ có giá trị trên tất cả các lĩnh vực nhƣ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao…Vì vậy, giá trị của tài liệu lƣu trữ là vô giá, nếu đƣợc đƣa ra khai thác, sử dụng đúng mục đích sẽ góp phần tạo ra của cải vật chất cho toàn xã hội, đem lại giá trị tinh thần to lớn cho nhân dân ta. Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công mở ra thời kỳ mới cho dân tộc Việt Nam, thời kỳ độc lập, tự do tiến lên xây dựng một xã hội mới. Chiến tranh đã đi qua nhƣng những mất mát, tổn thất để lại cho nhân dân ta vô cùng to lớn, một trong số đó chính là sự mất mát, hủy hoại nghiêm trọng của tài liệu lƣu trữ. Đây là những tổn thất mà chúng ta mãi mãi không thể khắc phục đƣợc. Ý thức đƣợc tầm quan trọng của tài liệu lƣu trữ, ngay từ những ngày đầu khi nƣớc Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra đời, Nhà nƣớc ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, điều hành hoạt động của đất nƣớc trong đó có việc ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lƣu trữ. Ngày 03/01/1946, Hồ Chủ tịch đã ra Thông đạt Số 1C/VP gửi các Bộ trƣởng Chính phủ. Thông đạt nêu rõ các công văn và hồ sơ cũ là những tài liệu “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” vì vậy “cấm không được hủy những công văn, tài liệu ấy, nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ” và “những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở Lưu trữ 4 công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị” [07, tr.01]. Những nội dung trong Thông đạt cho thấy Chủ tịch Hồ Chí Minh- ngƣời đứng đầu Nhà nƣớc đã ý thức đƣợc giá trị to lớn của tài liệu lƣu trữ. Ngƣời đã khẳng định chính sách của Nhà nƣớc là phải thu thập toàn bộ tài liệu vào cơ quan lƣu trữ, cấm tuyệt đối việc tiêu hủy tài liệu nhằm tạo điều kiện để Nhà nƣớc bảo vệ và quản lý thống nhất những tài liệu lƣu trữ đó. Nhà nƣớc ra đời đồng nghĩa với sự ra đời của bộ máy để phục vụ cho nhà nƣớc. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đó sẽ sản sinh ra một khối lƣợng văn bản, hồ sơ nhất định để giải quyết công việc. Tùy thuộc vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức đó mà tài liệu lƣu trữ có giá trị khác nhau. Để tài liệu lƣu trữ phát huy hết vai trò và giá trị đối với đời sống xã hội trƣớc hết những ngƣời làm công tác lƣu trữ phải thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu một cách khoa học. Nếu không làm tốt công tác này, chúng ta sẽ mất đi nhiều tài liệu có giá trị. Do vậy, đây là nội dung nghiệp vụ quan trọng và là nhiệm vụ không thể thiếu của công tác lƣu trữ ở nƣớc ta hiện nay. VPCP là cơ quan ngang bộ, là bộ máy giúp việc của CP và TTgCP. Đây là cơ quan có chức năng tham mƣu, tổng hợp giúp CP tổ chức các hoạt động chung của CP; tham mƣu, tổng hợp giúp TTgCP (bao gồm các Phó TTgCP) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành sự hoạt động của CP và hệ thống hành chính nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến cơ sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của CP, TTgCP và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động của CP và TTgCP. Nhƣ vậy, VPCP là cơ quan có vị trí rất quan trọng trong bộ máy nhà nƣớc. Chính nhờ công tác tham mƣu, tổng hợp của VPCP, công tác chỉ đạo, điều hành của CP và TTgCP (bao gồm các Phó TTgCP) đối với mọi mặt của đời sống xã hội đƣợc nhanh chóng, chính xác, 5 hiệu quả. Tại VPCP, hàng ngày có một số lƣợng lớn văn bản, hồ sơ đƣợc sản sinh ra để giải quyết công việc do các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc CP, Ủy ban nhân dân các cấp, các cơ quan có liên quan, các tổ chức và cá nhân trình đến CP, TTgCP xem xét, quyết định. Vì vậy, văn bản, hồ sơ của VPCP khá đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung đòi hỏi lƣu trữ cơ quan phải thu thập, bổ sung đƣợc toàn bộ những tài liệu đó. Nếu công tác này đƣợc thực hiện tốt sẽ đảm bảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các chuyên viên VPCP và các cơ quan có liên quan. Qua đó góp phần nâng cao chất lƣợng công tác tham mƣu, tổng hợp của VPCP, giúp CP và TTgCP đƣa ra đƣợc những quyết định chỉ đạo, điều hành đúng đắn, đƣa đất nƣớc ta ngày càng phát triển và hội nhập nhanh hơn nữa với bạn bè quốc tế. Hiện nay, công tác lƣu trữ của VPCP đã đạt đƣợc những thành tựu nhất định. Bên cạnh đó cũng còn tồn tại những hạn chế trong đó có công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Những hạn chế này thể hiện ở một số mặt nhƣ: hệ thống văn bản về công tác lƣu trữ nói chung, công tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ nói riêng của VPCP chƣa hoàn chỉnh; hàng năm, nhiều chuyên viên chƣa tự giác giao nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; thành phần tài liệu giao nộp còn thiếu; nhiều hồ sơ giao nộp không đầy đủ do ý thức lập hồ sơ của các chuyên viên chƣa cao đã làm mất mát tài liệu trong các hồ sơ…gây khó khăn cho việc thực hiện các nội dung nghiệp vụ khác của công tác lƣu trữ. Năm 2012, với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc, tất cả các chuyên viên của VPCP đều phải lập hồ sơ điện tử, vì vậy việc thu thập loại hình hồ sơ này nhƣ thế nào cho hiệu quả cũng đang là vấn đề rất cần quan tâm. Xuất phát từ thực trạng trên, tôi đã lựa chọn đề tài: “Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Văn phòng Chính phủ” để làm luận văn cao học. Thông qua đề tài này, tôi mong muốn giúp công tác thu thập, bổ sung nói riêng và công tác lƣu trữ tại VPCP nói chung đƣợc hoàn thiện hơn. 6 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục tiêu nghiên cứu Xác định đƣợc nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào Lƣu trữ VPCP; Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của VPCP; Khảo sát thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP hiện nay; xác định đƣợc nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp vào Lƣu trữ VPCP; Đánh giá đƣợc các ƣu điểm, hạn chế, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP. 3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu 3.1. Phạm vi nghiên cứu VPCP là cơ quan ngang bộ, là bộ máy giúp việc có chức năng tham mƣu, tổng hợp giúp CP tổ chức các hoạt động chung, giúp TTgCP trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan có ảnh hƣởng đến nhiều mặt của đời sống xã hội, chiếm khối lƣợng nhất định trong Phông Lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam. Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này, tôi tập trung nghiên cứu những đơn vị giúp BT, CN thực hiện chức năng tham mƣu, tổng hợp bao gồm các Vụ, Cục, Trung tâm Tin học, Cổng thông tin điện tử CP (gọi tắt là các Vụ, Cục, đơn vị) và tài liệu đƣợc hình thành ra từ chính những Vụ, Cục, đơn vị đó. 3.2. Đối tƣợng nghiên cứu Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP. 7 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong luận văn tôi sử dụng một số phƣơng pháp sau đây: - Phƣơng pháp biện chứng của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm sáng tỏ mối quan hệ biện chứng giữa lý luận và thực tiễn của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ tại VPCP; phân tích và đánh giá đúng đắn ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa lịch sử của tài liệu đƣợc thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP. Trên cơ sở phƣơng pháp luận chung, để giải quyết mục tiêu và các nhiệm vụ cụ thể do đề tài đặt ra, tôi còn sử dụng các phƣơng pháp khác nhƣ: - Phƣơng pháp lịch sử: Để tìm hiểu lịch sử hình thành và phát triển của VPCP; - Phƣơng pháp khảo sát: Dùng để khảo sát thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP, căn cứ vào thực trạng này tác giả đƣa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP; - Phƣơng pháp mô tả: Dùng để mô tả cơ cấu tổ chức của VPCP từ đó giúp xác định chính xác đƣợc nguồn nộp tài liệu vào Lƣu trữ VPCP; - Phƣơng pháp phân tích, so sánh: Dùng để phân tích, so sánh tình hình thực tế công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP với lý thuyết về thu thập, bổ sung đã đƣợc học nhằm đƣa ra đƣợc các nhận xét, đánh giá chính xác về công tác thu thập, bổ sung. Trên cơ sở đó đƣa ra đƣợc các giải pháp để hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP; - Phƣơng pháp thống kê: Dùng để thống kê số lƣợng văn bản, hồ sơ đƣợc thu thập nhằm đƣa ra nhận xét về tình hình công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP thời gian qua. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đƣợc Đảng và Nhà nƣớc quan tâm, công tác lƣu trữ của nƣớc ta ngày càng phát triển và đạt đƣợc nhiều thành tựu, thể hiện trên cả hai phƣơng diện lý luận và thực tiễn. Hiện nay, công tác lƣu trữ bao gồm nhiều nội dung nghiệp vụ khác nhau, một trong số đó là công tác thu thập, bổ sung tài liệu 8 lƣu trữ. Đây là nội dung nghiệp vụ quan trọng hàng đầu, làm tốt đƣợc công tác này sẽ tạo thuận lợi cho các nội dung tiếp theo của công tác lƣu trữ. Trong công tác nghiên cứu khoa học, chúng ta đã có không ít các đề tài nghiên cứu về vấn đề này. Các đề tài không chỉ đóng góp về mặt lý luận mà còn vận dụng sáng tạo lý luận vào giải quyết những vấn đề của thực tiễn, giúp công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lƣu trữ đƣợc thực hiện tốt hơn. Về mặt lý luận: Có một số giáo trình và công trình nghiên cứu đề cập đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu, cung cấp cho ngƣời học những vấn đề căn bản liên quan đến công tác này nhƣ: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc- Nguyễn Văn Hàm- Vƣơng Đình QuyềnNguyễn Văn Thâm xuất bản năm 1990; “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” và “Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” do tác giả Dƣơng Văn Khảm chủ nhiệm; “Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các Kho lưu trữ ở Việt Nam” do tác giả Vƣơng Đình Quyền chủ nhiệm; “Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam” do tác giả Nguyễn Cảnh Đƣơng chủ nhiệm; “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý nhà nước) vào Kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh” do tác giả Nguyễn Quang Lệ chủ nhiệm. Về mặt thực tiễn: Có nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu vào các lƣu trữ mang tính thực tiễn cao. Các tác giả đã vận dụng lý thuyết vào nghiên cứu tình hình thực tế công tác này tại các cơ quan nhằm đƣa ra các giải pháp tốt nhất cho vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu đối với các cơ quan đó. Tiêu biểu là một số luận văn thạc sỹ của các tác giả nhƣ: “Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thực trạng và giải pháp” của Trần Quang Hồng (2002); “Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải, thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Kim Dung (2006); “Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Tổng Bí thư tại 9 Kho lưu trữ Trung ương Đảng” của Vũ Thị Ngọc Thúy (2008); “Sưu tầm, thu thập tài liệu Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng- thực trạng và giải pháp” (2009); “Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính- thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Hữu Danh (2009). Bên cạnh đó còn có một số khóa luận tốt nghiệp cũng nghiên cứu về vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ nhƣ: “Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III” của Trần Quang Hồng (1998); “Vấn đề bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây- thực trạng và giải pháp” của Trịnh Ngọc Hùng (1998); “Vấn đề thu thập và quản lý Phông lưu trữ cá nhân của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của Phạm Thị Hồng Liên (1999); “Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thời gian qua” của Nguyễn Thị Thùy Dƣơng (2003); “Cơ sở khoa học để xác định thành phần tài liệu của Bộ Thương mại phải thu thập, bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” của Nguyễn Thị Nhàn (2003); “Nguồn bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh Thái Nguyên” của Nguyễn Thị Huệ (2003); “Công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Điện Biên- thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Thị Ngân (2004); “Nghiên cứu xây dựng các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu của Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa. Chứng minh lý luận qua việc xây dựng danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu của tỉnh” của Hoàng Thị Tuyết (2004); “Công tác bổ sung tài liệu Phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III- nhận xét và kiến nghị” của Nguyễn Lan Chiên (2005); “Nguồn và thành phần tài liệu bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh Ninh Bìnhthực trạng và giải pháp” của Nguyễn Thị Hằng (2005); “Nghiên cứu xây dựng Danh mục nguồn và thành phần tài liệu bổ sung vào lưu trữ UBND huyện Thủy Nguyên- Hải Phòng” của Thân Thị San (2007); “Thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên- thực trạng và giải pháp” của Lâm Hoàng Thảo (2007); “Nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Tập đoàn Bưu chính Viễn thông” của Lã Thị Thanh 10 (2007); “Thu thập, quản lý tài liệu Phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III- thực trạng và kiến nghị” của Nguyễn Thị Thùy Linh (2008); “Xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ EVN” của Trần Thị Thúy (2008); “Thu thập, bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của Trần Văn Quang (2008); “Nghiên cứu xây dựng Danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ Tổng công ty Bưu chính Việt Nam” của Nguyễn Thị Hiệp (2009); “Thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Ninh- thực trạng và giải pháp” của Ngô Thị Hậu (2010); “Về thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh” Vũ Thị Vân (2011)… Ngoài ra, còn có một số bài viết, bài nghiên cứu về vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu đăng trên tạp chí chuyên ngành. Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ nhƣng các đề tài này đều đƣợc thực hiện ở một số Bộ, Tập đoàn, Tổng Công ty, các Trung tâm Lƣu trữ... Với một cơ quan ngang Bộ nhƣ VPCP, hiện nay chƣa có một đề tài nghiên cứu nào liên quan đến vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu. Xuất phát từ việc tìm hiểu thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP thời gian qua, tôi đã lựa chọn Đề tài “Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ VPCP” làm luận văn cao học. Luận văn sẽ đi vào nghiên cứu thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP, đƣa ra nhận xét về những ƣu điểm, hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp giúp công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP đƣợc hoàn thiện hơn. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Trong luận văn, tác giả sử dụng một số nguồn tài liệu để phục vụ cho việc nghiên cứu, hoàn thành đề tài nhƣ sau: - Các văn bản chỉ đạo, quy định, hƣớng dẫn của Nhà nƣớc, của VPCP về công tác lƣu trữ; 11 - Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của VPCP; các đơn vị của VPCP; - Các giáo trình về lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ; - Các luận văn thạc sĩ của các học viên cao học Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng về công tác thu thập, bổ sung tài liệu; - Các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam liên quan đến vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ. 7. Đóng góp của đề tài Giúp công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP đƣợc hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao chất lƣợng công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ VPCP. Làm tài liệu tham khảo cho các sinh viên và học viên cao học ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng. 8. Kết cấu của đề tài Đề tài có bố cục gồm 3 Chƣơng: Chương 1: Khái quát về Văn phòng Chính phủ và công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ Chương 2: Cơ sở lý luận, pháp lý và thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Văn phòng Chính phủ Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Văn phòng Chính phủ Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, chỉ bảo tận tình của PGS. Nguyễn Văn Hàm và các đồng nghiệp đang công tác tại Phòng Lƣu trữ- Văn phòng Chính phủ. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy hƣớng dẫn và các đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian tôi thực hiện luận văn. 12 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ VÀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ 1.1. Khái quát về VPCP 1.1.1. Sơ lƣợc về lịch sử hình thành và phát triển của VPCP Ngày 9-3-1945, Nhật đảo chính Pháp, thời cơ chín muồi đã đến, Đảng Cộng sản Đông Dƣơng đã phát động cao trào kháng Nhật cứu nƣớc, mở rộng ảnh hƣởng của Mặt trận Việt Minh, đẩy mạnh vũ trang tuyên truyền, tổ chức Ủy ban Quân sự cách mạng. Lúc này, chiến tranh thế giới lần thứ hai đã đến hồi kết thúc, nhiều nƣớc châu Âu lần lƣợt đƣợc giải phóng khỏi ách phát xít. Chế độ phát xít Đức sụp đổ bằng chiến thắng vang dội của Hồng quân Liên Xô (4.1945). Tại châu Á, đạo quân Quan Đông ở Đông Bắc Á của phát xít Nhật cũng bị Hồng quân Liên Xô đánh bại. Cùng với việc Mỹ ném hai quả bom nguyên tử vào hai thành phố Hiroshima và Nagaxaki đã buộc phát xít Nhật phải đầu hàng Đồng minh vô điều kiện. Lúc này, phong trào giải phóng dân tộc tại châu Á và châu Phi phát triển mạnh mẽ. Nắm bắt đƣợc thời cơ đó, dƣới sự lãnh đạo tài tình của Đảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh, nhân dân ta tiến hành cuộc Cách mạng tháng 8 thành công, nƣớc Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đƣợc thành lập. Ngày 28/8/1945, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ cộng hòa do Hồ Chí Minh đứng đầu đã ra tuyên cáo trƣớc quốc dân đồng bào và toàn thế giới. Ngày 28 tháng 8 năm 1945 đã đi vào lịch sử dân tộc ta và ngày đó cũng chính là ngày đánh dấu sự ra đời của bộ máy Văn phòng giúp việc Chính phủ lâm thời với tên gọi ban đầu là Văn phòng Chủ tịch Chính phủ (nay là VPCP). VPCP đƣợc ra đời trong bối cảnh lịch sử nhƣ vậy. Ngay từ những ngày đầu thành lập, các cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức làm việc trong Văn phòng Chủ tịch Chính phủ nói riêng, cách mạng Việt Nam nói chung đang phải đứng trƣớc những thách thức nghiêm trọng do phải đối phó với nhiều thế lực quân sự đối địch của các nƣớc lớn cũng một 13 lúc có mặt ở Việt Nam. Ở Bắc Bộ, nạn đói năm 1945 làm hơn 2 triệu ngƣời chết, đê sông Hồng vỡ gây ngập lụt nhiều tỉnh tạo ra những hậu quả hết sức nghiêm trọng. Từ vĩ tuyến 16 trở ra quân đội Tƣởng Giới Thạch mang theo 200 nghìn quân với danh nghĩa giải giáp quân đội Nhật đã đem theo bọn phản động Việt quốc; Việt cách vào nƣớc ta gây khó khăn lớn cho cách mạng. Ở Miền Nam trên 26 nghìn quân Anh- Ấn đại diện cho quân Đồng minh có mặt ở nhiều nơi. Trong hoàn cảnh đó, việc ra đời của Văn phòng Chủ tịch Chính phủ có ý nghĩa hết sức quan trọng nhằm tham mƣu, tổng hợp giúp Chính phủ lâm thời hoạt động có hiệu quả, bảo vệ những thành quả cách mạng đã đạt đƣợc và giữ vững đƣợc chính quyền nhân dân. Qua gần 70 năm hình thành và phát triển, tổ chức bộ máy và hoạt động của Văn phòng Chính phủ trải qua bốn thời kỳ tƣơng ứng với bốn giai đoạn cách mạng nƣớc ta nhƣ sau: - Thời kỳ đấu tranh giữ chính quyền cách mạng và chống thực dân Pháp và các thế lực phản động khác (1945- 1954); - Thời kỳ xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật của chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và kháng chiến chống Mỹ ở miền Nam, thực hiện thống nhất đất nƣớc (1955- 1975); - Thời kỳ xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa (1976- 1986); - Thời kỳ thực hiện công cuộc đổi mới, tiến hành công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc (từ năm 1986 đến nay). Từ khi thành lập đến nay, VPCP đã trải qua nhiều tên gọi khác nhau: Văn phòng Chủ tịch Chính phủ (1945- 1949); Văn phòng Thủ tƣớng phủ (1949- 1954); Văn phòng Phủ Thủ tƣớng (1955- 1981); Văn phòng Hội đồng Bộ trƣởng (1981- 1992); VPCP (1992- nay). Ngay từ khi mới thành lập, đƣợc sự chỉ dẫn trực tiếp của Chủ tịch Hồ Chí Minh, Thủ tƣớng Phạm Văn Đồng và các đồng chí lãnh đạo khác của CP, cơ quan VPCP đã từng bƣớc đƣợc xây dựng, tăng cƣờng, phát triển và trƣởng 14 thành theo sát bƣớc tiến bộ chung của CP và đất nƣớc. Đội ngũ cán bộ, công chức của VPCP từng bƣớc đƣợc bổ sung, đào tạo, bồi dƣỡng về phẩm chất đạo đức và trình độ năng lực công tác, dù trong hoàn cảnh nào, cán bộ công chức VPCP cũng tuyệt đối trung thành với Đảng, CP và nhân dân, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, giữ vững truyền thống tốt đẹp của VPCP là cơ quan trực tiếp đáng tin cậy của CP và TTgCP. VPCP đã góp phần cùng toàn Đảng, toàn quân, toàn dân ta hoàn thành công cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp, giải phóng hoàn toàn miền Bắc, kháng chiến chống Mỹ, giải phóng hoàn toàn miền Nam, thực hiện thống nhất đất nƣớc, xây dựng và bảo vệ vững chắc Tổ quốc xã hội chủ nghĩa, thực hiện thắng lợi quan trọng công cuộc đổi mới, tiến hành công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc nhằm thực hiện mục tiêu dân giàu, nƣớc mạnh, xã hội công bằng văn minh. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Chính phủ Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VPCP đƣợc quy định tại nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác nhau mà gần đây nhất là Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 của Chính phủ nhƣ sau: 1.1.2.1. Vị trí và chức năng VPCP là cơ quan ngang Bộ, là bộ máy giúp việc của CP và TTgCP; VPCP có chức năng tham mƣu tổng hợp, giúp CP tổ chức các hoạt động chung của CP; tham mƣu tổng hợp, giúp TTgCP (bao gồm các Phó TTgCP) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của CP và hệ thống hành chính nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến cơ sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của CP, TTgCP và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của CP, TTgCP. 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn VPCP thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của CP quy định chức năng, 15 nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: * Tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ: - Xây dựng và quản lý chƣơng trình công tác của CP theo quy định của pháp luật; - Theo dõi, đôn đốc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (sau đây gọi tắt là Bộ, ngành), UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng (sau đây gọi tắt là UBND cấp tỉnh), các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chƣơng trình công tác của CP và Quy chế làm việc của CP; - Phối hợp thƣờng xuyên với các Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của CP trình CP xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật; - Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và tham mƣu tổng hợp về nội dung; có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan trọng theo chƣơng trình công tác của CP và các công việc khác do các Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan trình CP; - Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các báo cáo khi đƣợc CP giao; - Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thƣờng kỳ, đột xuất của CP, các cuộc họp của CP với lãnh đạo địa phƣơng, các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của CP. * Tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính phủ: - Xây dựng, trình TTgCP phủ phê duyệt và giúp TTgCP đôn đốc thực hiện chƣơng trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của TTgCP; kiến nghị với TTgCP những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo, 16