Tài liệu Nghiên cứu công tác ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác nghiệp vụ tại thư viện quốc gia việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NGUYỄN THỊ XUÂN LAN NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC ỨNG DỤNG THÀNH TỰU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TRONG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Hà Nội - 2011 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NGUYỄN THỊ XUÂN LAN NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC ỨNG DỤNG THÀNH TỰU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TRONG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM Chuyên ngành: Khoa học Thư viện Mã số: 60 32 20 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Người hướng dẫn khoa học: TS. LÊ VĂN VIẾT Hà Nội - 2011 2 MỤC LỤC MỞ ĐẦU .................................................................................7 NỘI DUNG .............................................................................13 CHƯƠNG 1 – THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM VỚI VIỆC ỨNG DỤNG THÀNH TỰU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TRONG CÔNG TÁC BẢO QUẢN. ....................................................................13 1.1. Lý luận chung về công tác bảo quản .........................................................13 1.1.1. Khái niệm bảo quản................................................................................13 1.1.2. Đặc tính và nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu .......................................15 1.2. Tầm quan trọng của khoa học và công nghệ trong công tác bảo quản .30 1.2.1. Khái niệm khoa học và công nghệ........................................................30 1.2.2. Thành tựu khoa học và công nghệ đối với công tác bảo quản tài liệu. ..34 1.3. Vai trò của thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác bảo quản tại Thư viện Quốc gia Việt Nam .......................................................................36 1.3.1. Sơ lượt lịch sử hình thành và phát triển Thư viện Quốc gia Việt Nam .36 1.3.2. Tầm quan trọng của vốn tài liệu và công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ...................................................................................44 CHƯƠNG 2 - THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ỨNG DỤNG THÀNH TỰU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TRONG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM .............................................48 2.1. Nghiên cứu hiện trạng vật lý vốn tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ......................................................................................................................48 2.2. Hiện trạng ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác bảo quản tài liệu tại Thư Viên Quốc Gia Việt Nam........................................51 2.2.1. Ứng dụng trong bảo quản dự phòng (bảo quản ngăn ngừa) ..................52 2.2.2. Ứng dụng trong bảo quản phục chế .......................................................57 2.2.3. Chuyển dạng và nhân bản tài liệu .............................................................. 5 2.3. .. Nhận xét về công tác ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ...................80 2.3.1. Thành tựu................................................................................................80 2.3.2. Tồn tại.....................................................................................................81 2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại..............................................................84 CHƯƠNG 3 - GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG THÀNH TỰU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TRONG BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM. ..............................87 3.1. Nghiên cứu áp dụng những thành tựu khoa học và công nghệ mới trong bảo quản tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam..........................................87 3.2. Hoàn thiện quy trình bảo quản..................................................................90 3.3. Tăng kinh phí.............................................................................................109 3.4. Đào tạo cán bộ bảo quản tài liệu ..............................................................110 3.5 . Tăng cường quan hệ trong nước và quốc tế ..........................................111 KẾT LUẬN .......................................................................... 114 TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 115 6 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong khoảng 20 năm trở lại đây, khoa học và công nghệ phát triển vượt bậc và có những bước nhảy vọt, những thành tựu của khoa học và công nghệ được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực hoạt động của xã hội, trở thành động lực thúc đẩy phát triển sự xã hội. Không nằm ngoài quỹ đạo đó xu hướng phát triển của sự nghiệp Thư viện – Thông tin đều đi theo con đường phát triển theo chiều sâu, thay đổi về chất. Đó là con đường sử dụng thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến và công nghệ mới để hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý và ứng dụng những thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác nghiệp vụ thư viện như: biên mục, phục vụ bạn đọc, bảo quản vốn tài liệu,… Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện trung tâm của cả nước nước, bên cạnh chức năng khai thác các tài liệu trong và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu đọc và nghiên cứu của bạn đọc, thư viện còn thực hiện chức năng tàng trữ và bảo quản tất cả các xuất bản phẩm của Việt Nam (Pháp lệnh thư viện 2001). Đến nay thư viện đã có bộ sưu tập rất phong phú, vốn tài liệu lớn về số lượng, đa dạng về thể loại, ngôn ngữ, phong phú về nội dung và nhiều tài liệu quí hiếm mà không nơi nào có được… Nhận thấy, bảo quản tài liệu là một lĩnh vực nghiệp vụ quan trọng và sáng tạo, trong đó ứng dụng thành tựu nghiên cứu của nhiều lĩnh vực khoa học và công nghệ là một phần quan trọng nâng cao năng lực bảo quản, giữ gìn tốt vốn tài liệu sẵn sàng phục vụ bạn đọc và gìn giữ cho muôn đời sau. Đồng thời quan điểm của Nhà nước về bảo quản tài liệu thư viện được thể hiện rõ trong các văn bản: Quyết định : 10/2007/QĐ - BVHTT ngày 04 tháng 05 năm 2007 phê duyệt Quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020: [4, tr. 174 – 185 ] 7 “ Sưu tầm, bảo tồn và phát huy vốn di sản văn hóa trong thư viện theo phương pháp hiện đại dựa vào công nghệ thông tin phát triển ở mức cao. Hình thành 03 trung tâm bảo quản vùng tại Hà Nội, Huế, Tp. Hồ Chí Minh. Số hóa 100% tài liệu quý hiếm trong thư viện có đoạn: “ Phát triển thư viện điện tử, hiện đại hoá thư viện với các máy móc, thiết bị và phương tiện hiện đại; chuẩn hoá nghiệp vụ và áp dụng rộng rãi các chuẩn quốc gia và quốc tế, nhằm đạt trình độ công nghệ ngày càng cao và chất lượng hoạt động tốt, phù hợp với các chuẩn hữu quan của quốc tế”. Quyết định số 889/ QĐ – KH của Bộ trưởng Bộ Văn Hóa – Thông Tin ngày 23/04/1997 về ban hành danh mục trang thiết bị bảo quản, phục chế tài liệu Thư viện (có danh mục kèm theo) áp dụng cho chương trình về văn hóa. [4, tr.83 – 98]. Do đó Thư viện Quốc gia Việt Nam đã ứng dụng nhiều thành tựu khoa học và công nghệ vào bảo quản vốn tài liệu quý giá của thư viện, đó là những trang thiết bị máy móc, các công nghệ hiện đại nổi bật là công nghệ thông tin. Đến nay công tác đó đã đem lại kết quả khả quan, tuy nhiên thực tế vẫn còn nhiều vấn đề cần giải quyết. Trước tình hình đó, người viết thực hiện đề tài “Nghiên cứu công tác ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác nghiệp vụ tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam” ( cụ thể là công tác bảo quản vốn tài liệu). Đề tài đúc kết những vấn đề lý luận về bảo quản, trình bày một cách rõ ràng, hệ thống những thành tựu khoa học và công nghệ đã được ứng dụng vào bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, những thành tựu, tồn tại và nguyên nhân của của nó, từ đó đưa ra những giải pháp tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả công tác ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác bảo quản vốn tài liệu nói riêng các lĩnh vực hoạt động của Thư viện Quốc gia trong tương lai nói chung. 8 2. Tình hình nghiên cứu Về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, gần đây đã có một số bài viết và khóa luận tốt nghiệp do sinh viên thực hiện: Tác giả: Ngô Thị Mỹ Hằng (năm 2004) thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp “Công tác bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam” nội dung chủ yếu đề cập đến các đặc tính của tài liệu, các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu nói chung và tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, các biện pháp bảo quản tài liệu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam như: dùng hóa chất diệt côn trùng, đảm bảo môi trường bảo quản, chuyển tài liệu sang các dạng vật mang tin khác, kiểm tra, tu bổ phục chế tài liệu, áp dụng công nghệ hiện đại bảo quản tài liệu ở các phòng đọc tự chọn, giáo dục ý thức bảo quản tài liệu đối với bạn đọc. Cuối cùng tác giả đã đưa ra một số giải pháp giúp cho công tác bảo quản tài liệu được tốt hơn. Tác giả: Phạm Thị Tuyết Mai (năm 2009) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” nội dung khóa luận chủ yếu đề cập đến thực trạng tổ chức vốn tài liệu, các biện pháp bảo quản tài liệu mà Thư viện Quốc gia đang thực hiện và cuối cùng đưa ra một số các giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. Về công tác bảo quản vốn tài liệu Thư viện Quốc gia còn có đề tài khoa học cấp Bộ “Xây dựng và bảo quản vốn tài liệu trong các thư viện công cộng của Việt Nam”. Trong nội dung đề tài có giới thiệu một số hoạt động bảo quản và kỹ thuật bảo tồn điển hình đang được thực hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, cùng với nội dung này tác giả có giới thiệu đến các phương tiện máy móc hiện đại dưới góc độ là những phương tiện hỗ trợ cho công việc của các cán bộ bảo quản. Ngoài ra còn có một số các bài báo khác đề cập đến vấn đề bảo quản tài liệu tại Thư viện Quốc gia đăng trên các trang điện tử. Tuy nhiên chưa có đề tài 9 nghiên cứu nào đề cập trực tiếp đến vấn đề ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác bảo quản tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. Do đó, đề tài này của tôi đảm bảo được tính mới và không trùng lặp. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích Nhằm tổng quát công tác ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác nghiệp vụ (cụ thể là công tác bảo quản) tại Thư viện Quốc gia, thấy được những việc đã làm được, những việc chưa làm được từ đó có những giải pháp và giúp cho công tác ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào vấn đề bảo quản vốn tài liệu ngày càng tốt hơn. - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Khái quát một cách rõ ràng, có hệ thống lý luận chung về bảo quản, các khái niệm khoa học, công nghệ, sơ lượt những lĩnh vực khoa học và công nghệ ứng dụng vào việc bảo quản tài liệu, tầm quan trọng của vốn tài liệu và công tác bảo quản tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, sự cần thiết ứng dụng khoa học và công nghệ vảo bảo quản tài liệu Thư viện Quốc gia Việt Nam. + Phân tích thực trạng công tác ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong bảo quản tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. + Đưa ra một số giải pháp và kiến nghị góp phân nâng cao hiệu quả ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 4. Giả thuyết nghiên cứu Nếu có những giải pháp tích cực, phù hợp, thì chắc chắn sẽ nâng cao được hiệu quả công tác ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện Quốc gia và từ đó có thể phổ biến áp dụng cho thư viện trong cả nước những giải pháp phù hợp. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: 10 Công tác ứng dụng thành tựu khoa học - công nghệ trong công tác nghiệp vụ tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. - Phạm vi nghiên cứu: Do hạn chế về mặt thời gian và dung lượng của luận văn nên tác giả chỉ đi sâu nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác bảo quản tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. - Thời gian: trong khoảng 10 năm trở lại đây. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp luận nghiên cứu: Dựa trên quan điểm lý luận chủ nghĩa Mác – Lênin về công tác thư viện, luận điểm của Lênin về sự nghiệp thư viện và đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước ta về sự nghiệp thư viện. - Các phương pháp nghiên cứu: Khi triển khai đề tài, người viết sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:  Phương pháp nghiên cứu phân tích và tổng hợp tài liệu về lưu trữ và bảo quản tài liệu thư viện; tài liệu các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác thư viện nói chung và về công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu nói riêng.  Phương pháp khảo sát: khảo sát thực tế những thành tựu khoa học công nghệ được ứng dụng trong bảo quản tài liệu tại thư viện  Phương pháp phỏng vấn cán bộ thư viện trực tiếp làm công tác bảo quản và lãnh đạo cấp cao hơn quản lý việc thực hiện công tác này. Các phương pháp này có vai trò, vị trí khác nhau nhưng bổ trợ cho nhau, người viết tiến hành xử lý các tài liệu, cứ liệu và phân tích, đánh giá, luận giải từng vấn đề do đề tài đặt ra. Tùy từng chương, từng phần mà một hay một số phương pháp trên đây được sử dụng. 11 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài - Về mặt khoa học. + Trình bày một cách rõ ràng, có hệ thống về công tác bảo quản, giới thiệu về Thư viện Quốc gia và tầm quan trọng của khoa học và công nghệ đối với công tác bảo quản. + Nêu và phân tích thực trạng công tác ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Quốc gia. + Đề xuất giải pháp có tính mới và khả thi. - Về mặt ứng dụng. + Có thể sử dụng kết quả nghiên cứu của đề tài này làm tiền đề cho những nghiên cứu tiếp theo có liên quan. + Có thể sử dụng những biện pháp được đưa ra trong đề tài ứng dụng thực tế. 8. Dự kiến kết quả nghiên cứu - Trình bày rõ ràng, hệ thống những vấn đề lý luận về công tác bảo quản, giới thiệu Thư viện Quốc gia và tầm quan trọng của việc ứng dụng những thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác bảo quản tại Thư viện Quốc gia. - Nêu, phân tích, đánh giá được hiện trạng ứng dụng khoa học và công nghệ trong bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Quốc gia: thành tựu, tồn tại, nguyên nhân của tồn tại. - Đề xuất 04 giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng khoa học – công nghệ trong bảo quản vốn tài liệu Thư viện Quốc gia. 12 NỘI DUNG CHƢƠNG 1 – THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM VỚI VIỆC ỨNG DỤNG THÀNH TỰU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TRONG CÔNG TÁC BẢO QUẢN. 1.1. Lý luận chung về công tác bảo quản 1.1.1. Khái niệm bảo quản Khi nói tới bảo quản thư viện, nhiều người cho rằng đó là công việc sửa chữa và đóng sách. Có thể một số khác lại xem việc vi phim hóa và kiểm soát côn trùng là những hoạt động của công tác bảo quản. Quả thật đây là những biện pháp quan trọng, phù hợp nhằm duy trì vốn tài liệu. Tuy nhiên đây mới chỉ là phương tiện bảo quản, chưa phải là công tác bảo quản. Bảo quản không chỉ đơn thuần là đóng sách hay những công việc sửa chữa, cần phải hiểu rằng đây là công việc nhằm đảm bảo việc tiếp cận liên tục với nguồn tài liệu thư viện. Thực chất, bảo quản là một phần cốt lõi của thư viện. Công tác này không chỉ dừng lại ở các phương thức nói trên mà còn bao gồm cả quy luật thảm họa, an ninh, số hóa, bảo quản số, nhân sự và hướng dẫn người sử dụng, việc loại bỏ, hợp tác thư viện, sự tương tác giữa chính sách bổ sung và chính sách cung cấp tài liệu cho độc giả. Bảo quản là vấn đề của thư viện, vì đặc tính này, đây là công việc mang tính quản lý chứ không phải kỹ thuật. Ngành thư viện trên thế giới đã đưa ra khái niệm và nội dung của công tác bảo quản từ năm 1980. Đồng thời, vấn đề thực hiện công tác bảo quản ra sao và thực hiện việc quản lý bảo quản như thế nào, luôn song hành cùng với việc cung cấp các phương tiện quản lý hữu hiệu. Trên thực tế hiện có nhiều khái niệm khác nhau về bảo quản: - Theo Nguyên tắc IFLA 1986: * Bảo quản: bao gồm cả công việc về tài chính và quản lý như cung cấp phòng kho, trình độ nhân viên, chính sách, kỹ thuật và các phương pháp liên quan tới bảo quản thư viện và lưu trữ tài liệu, các thông tin tài liệu đăng tải [ 21] 13 * Bảo tồn: bao gồm cả những chính sách cụ thể và các thông lệ liên quan tới việc bảo vệ thư viện và tài liệu lưu trữ khỏi bị phá hỏng, hư hại và phân hủy, bao gồm các phương thức và kỹ thuật do nhân viên kỹ thuật phát minh. Các kỹ thuật can thiệp được áp dụng nhằm ngăn ngừa và làm chậm lại sự hư hỏng tài liệu. [21] - Theo ALA ( American Library Asociation): Hội thư viện Mỹ cho rằng bảo quản là những hành động liên hệ đến việc bảo trì tài liệu thư viện hoặc tài liệu thuộc văn khố để sử dụng, dưới hình thức nguyên thủy của nó hoặc dưới một hình thức khác có thể dùng được. [18 ] Bảo quản tài liệu là những hoạt động với mục đích lưu giữ, duy trì tài liệu của thư viện, phục vụ cho việc sử dụng trước mắt và lâu dài, nhằm ngăn chặn hoặc trì hoãn sự hư hỏng của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng, đảm bảo nội dung thông tin trong tài liệu không bị mất đi. Hiện nay, trên thế giới nhiều quốc gia đã thành lập những trung tâm nghiên cứu về công tác bảo quản tài liệu (như ở Mỹ, Anh, Thái Lan, Úc…). Lý do của mối quan tâm sâu rộng đó là do liên hiệp quốc tế các hội thư viện (IFLA) từ nhiều năm trước đã nêu vấn đề bảo quản thành một trong những chương trình trọng tâm của mình – chương trình PAC. Bởi lẽ thực tế cho thấy, đã có nhiều bộ sưu tập có giá trị bị mất mát, hư hỏng do hậu quả của các cuộc chiến tranh, thiên tai, hỏa hoạn, đặc biệt là do các tác động của yếu của môi trường tự nhiên…Song cũng không ít các bộ sưu tập cổ, quý hiếm, đọc bản bị mất, hư hỏng mà nguyên nhân chính là do các tác nhân xã hội, nhất là sự ấu trĩ của cách bảo quản tài liệu. Công tác bảo quản được thực hiện thông qua các công tác bảo vệ, duy tu, phục chế, chuyển dạng tài liệu và đặc biệt là loại trừ các yếu tố gây tổn hại đến tài liệu như: yếu tố con người, các yếu tố lý hóa học, sinh học, và các yếu tố khác. 14 Các nhà khoa học đã gộp các yếu tố nêu trên thành hai phương diện của bảo quản: một là bảo quản ngăn ngừa (hay còn gọi là bảo quản dự phòng), hai là bảo quản phục chế. 1.1.2. Đặc tính và nguyên nhân gây hƣ hỏng tài liệu 1.1.2.1. Đặc tính của tài liệu Xét về mặt lịch sử hình thành và phát triển, tài liệu thư viện đã trải qua lịch sử khoảng 5.000 năm, vật mang tin lúc bấy giờ là đất sét nung xuất hiện ở vùng Lưỡng Hà. Kể từ đó, thông tin được ghi lại trên các vật mang tin như: papirut, xương thú, mai rùa, đồng, đá, da, tre, gỗ, lụa…và hiện nay loại hình mang tin phổ biến nhất được sử dụng với chất liệu bằng giấy, gọi chung là tài liệu truyền thống. Cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ, đã cho ra đời các loại hình vật mang tin khác là tài liệu bán hiện đại và tài liệu hiện đại. Tài liệu bán hiện đại là các loại như: các tài liệu ghi âm như đĩa, phim ghi lời nói, bài hát, tiếng động…; các loại tài liệu nhìn như phim dương bản, phim đèn chiếu, phim câm, phim chữ, vi phim…; các tài liệu nghe nhìn, đặc biệt là phim có tiếng nói, video… Tài liệu hiện đại xuất hiện trong thời gian gần đây được sử dụng với sự hỗ trợ của các thiết bị hiện đại, công nghệ thông tin và kỹ thuật số. Trong các thư viện hiện nay, chủ yếu tồn tại các loại hình tài liệu như: tài liệu giấy, tài liệu bán hiện đại và tài liệu hiện đại. Do vậy trong khuôn khổ đề tài này, người viết chủ yếu đề cập đến đặc tính của tài liệu là giấy, tài liệu bán hiện đại (vi phim) và tài liệu hiện đại (hay gọi là tài liệu từ tính). a. Tài liệu bằng giấy Theo dòng lịch sử, kể từ khi xuất hiện chữ viết, loài người đã sử dụng nhiều vật liệu để lưu lại các hình vẽ và chữ viết. Ngày nay giấy và mực được sử dụng rộng rãi cho các tài liệu viết và in. 15 Ngoài các tài liệu được lưu giữ trên giấy, tài liệu truyền thống còn bao gồm các loại tài liệu quý hiếm khác như sách lá cọ, sách đồng, sách thẻ tre. Giấy là vật liệu dạng tờ mỏng , cấu trúc bởi các xơ sợi được nghiền tơi với sự sắp xếp và tổ chức và liên kết với nhau bằng lực ma sát bề mặt. Nghề giấy được người Trung Quốc tìm ra từ thế kỷ thứ II TCN. Sau đó được truyền sang phương Tây và lan rộng khắp châu Âu vào khoảng thế kỷ XII. Nhưng phải đến thế kỷ XI mới xuất hiện việc cơ khí hóa trong chế tạo giấy bằng chiếc máy làm giấy đầu tiên do Nicolas Loui Robert chế tạo. Máy mỗi lần chạy chế tạo được 1 tờ giấy. Ngay sau đó, vào năm 1805, kỹ sư người Anh Joseph Brama đã chế tạo ra máy sản xuất giấy có sống quay, tiền thân của kỹ thuật sản xuất giấy cuộn hiện đại. Cho đến nay, việc sản xuất giấy đã đi vào công nghệ tự động hóa qua các quá trình bào, vò, giã, nghiền, tẩy trắng, hấp xeo, hồ mặt giấy, ép thẳng,…hàng ngàn loại giấy được sản xuất từ các vật liệu đa dạng như rơm, rạ, tre nứa, gỗ, bông, đay, giai, bã mía, vỏ bào,…với các chỉ tiêu kỹ thuật khác nhau như độ dày, độ chịu kéo, độ chịu gấp, độ trắng,…thế nhưng qua nghiên cứu của các nhà khoa học thì các loại giấy viết và sách vở hiện nay có tuổi thọ giảm hơn so với các loại giấy được chế tạo từ 100 năm trước (các nghiên cứu tiến hành ở Mỹ xác nhận rằng 90% giấy viết hiện nay có tuổi thọ sử dụng không quá 50 năm). [18, tr.49] Theo góc độ kỹ thuật thì độ bền lâu của giấy được hiểu là khả năng chống lại tác dụng của các yếu tố bên trong và bên ngoài khi bảo quản chúng sau một thời gian dài. Và khả năng đề kháng đó của giấy phụ thuộc vào những vật liệu làm ra nó. Tại sao giấy papyrus của châu Phi và giấy dó lụa của Việt Nam lại có tuổi thọ 500 đến 1000 năm trong khi đó giấy sản xuất từ xenlulo sunfat lại chỉ cho độ bền từ 20 đến 50 năm? Điều đó được giải thích bởi việc sử dụng các xơ sợi của bột gỗ trong các cấu tử của giấy xenlulo đã làm tăng tính axit của nó. Mà tuổi thọ của giấy bị ảnh 16 hưởng chính do axit (từ quá trình tẩy trắng, sự có mặt của hemi xenluylo, các nhóm axit như cacboxyl, aldehyd,…trong giấy) nên đã góp phần làm giảm các liên kết tạo nên độ bền của tờ giấy. Theo các nhà khoa học Nga thì xơ sợi tốt nhất để sản xuất ra giấy cho tuổi thọ cao được sắp xếp theo thứ tự: sợi bông > sợi lanh xenluylosunfit. Tuy nhiên, các nghiên cứu còn xác nhận rằng, các nhóm axit hữu cơ yếu và các nhóm axit có chứa ion đang được tạo ra ngay cả trong bông và xenluylo không có tạp chất nên khi sản xuất giấy lưu trữ từ xỏ sợi thực vật điều quan trọng là phải tìm ra phương pháp tối ưu làm trung tính hóa các nhóm axit trong xơ sợi của nó. Do vậy mà ở Việt Nam, kinh nghiệm cổ truyền trong sản xuất giấy dó và các loại giấy tốt nhất là sử dụng các loại xenluylo từ sợi bông, vải, dó, lá dứa,…cùng với chất phụ gia keo aluminat natri và chất độn canxi cacbonnat. Bên cạnh thành phần chính tạo nên giấy thì chất độn trong bột giấy cũng là một yếu tố quan trọng quyết định tuổi thọ của tài liệu. Rất khó đánh giá ảnh hưởng của các chất phụ gia đối với độ bền của tài liệu lưu trữ. Vì cùng là chất độn nhưng CaCO3 (cacbonat canxi) do đặc tính kiềm lại làm tăng tuổi thọ của tài liệu còn việc cho vào giấy TiO 2 và ZnO sẽ gây phản ứng quang hóa khi ánh sáng và nhiệt độ cùng tác dụng lên, làm giảm độ bền xơ sợi có trong giấy. Do tính nhạy cảm của các yếu tố cho vào giấy phản ứng với ôxy, ánh sáng, độ ẩm nên đòi hỏi các nhà sản xuất giấy phải cân nhắc cẩn thận khi chọn các chất phụ gia và chọn điều kiện thích hợp đối với giấy lưu trữ. Thời gian gần đây đã có những nước chế tạo ra giấy không có axit từ những tổ chức liên quan và lời kêu gọi các nhà xuất bản sử dụng giấy vĩnh cửu ( theo tiêu chuẩn ISO 9708) trong việc in ấn các tài liệu có giá trị để thời gian lưu trữ được lâu dài. 17 Hiện nay trên thế giới và ở Việt Nam xuất hiện nhiều chủng loại giấy như: giấy dó, giấy pơluya, giấy in roneo, giấy can…nhưng bên cạnh tầm quan trọng của các vật mang tin là giấy thì tuổi thọ của tài liệu còn phụ thuộc vào chất liệu ghi tin như mực tàu, mực đánh máy, mực in roneno, mực in laser, mực photocopy,...và phương pháp ghi tin như viết tay, đánh máy, in laser, chụp photocopy,… Cho dù trình độ khoa học kỹ thuật có tiến bộ đến đâu đi chăng nữa thì các tài liệu phi giấy cũng không thay thế được tài liệu giấy ở sự giản đơn trong cách sử dụng, thông dụng và phổ biến với đông đảo bạn đọc và nhất là giá trị hiện hữu của nó. b. Tài liệu vi phim Vi phim xuất hiện vào những năm cuối thế kỷ 19 nhưng nhập vào thư viện từ những năm 30 của thế kỷ XX. Microfilm – vi phim là phim có chứa các vi ảnh. Từ này thường được dùng cho những cuộn phim đủ dài để có thể lắp vào một cuộn lõi cuốn, hộp phim kín. Hình ảnh trên phim có thể là loại dương bản hay âm bản. Về cấu tạo, vi phim gồm một đế phim trong suốt, một hay nhiều lớp thuốc bắt sáng và một lớp bảo vệ bên ngoài. Đế phim và lớp thuốc gắn với nhau qua một lớp dính mỏng. Lớp nhũ tương bề mặt phim được cấu tạo bởi chất gelatin, muối halgen bạc và các chất tạo màu (nếu là phim màu). Thành phần cơ bản trong vi phim thường dùng là xenluylo axetat hoặc xenluylo nitrat. Tuy chúng giống nhau về mặt cơ học và quang học nhưng do có cấu tạo khác nhau nên về mặt bảo quản thì dùng phim axetat an toàn hơn phim nitrat vì sự liên kết của xenluylo với axit nitric kém bền hơn sự liên kết của xenluylo với axit axetic. Việc sản xuất microfilm đúng cách là cực kì quan trọng để gìn giữ phim cho một thời gian dài. Phim phải được xử lý, hãm màu, rửa trong nước theo 18 đúng tiêu chuẩn quốc tế. Hiện nay, phim đạt tiêu chuẩn quốc tế là phim jisz 0009. Các phim âm bản cũng phải được bảo quản như phim chủ. Viện nghiên cứu về công nghệ của Mỹ đã chỉ ra mối liên quan giữ nhiệt độ, độ ẩm và thành phần axit ảnh hưởng tới vấn đề bảo quản phim: với nhiệt độ là 21 độ C, độ ẩm là 50% thì phim có thể giữ trong 40 năm, nếu nhiệt độ là 10 độ C và độ ẩm là 40% thì giữ được trong khoảng 200 năm và thậm chí nếu nhiệt độ và độ ẩm xuống thấp hơn thì phim sẽ có tuổi thọ cao hơn nữa. Bên cạnh sự tồn tại của phim axetat và phim nitrat, còn có một dạng vi phim nữa với thành phần là polyeste. Đây là thành phần hóa học ổn định có đặc tính ưu việt hơn so với tính chất của hai dạng phim kia. Thí nghiệm cho thấy trong điều kiện lưu giữ như nhau thì tuổi thọ của phim polyester cao gấp 10 lần so với axetat. Do đó chế độ bảo quản phim polyester dễ khả thi hơn vì trong nhiệt độ 21 độ C và độ ẩm dao động từ 15 đến 40% thì phim có khả năng tồn tại được đến hơn 200 năm. [11] Tuy vậy, dù là loại phim nào, thì điều kiện lưu giữ luôn phải cố định và tuân theo chuẩn bảo quản, tránh để phim bị khói, bị dính chặt lại, cuộn xoắn lại hoặc bị dây bẩn làm phim đổi màu, bạc màu và hư hỏng. Trong tương lai vi phim sẽ vẫn là một phần quan trọng giúp cho việc lưu giữ tài liệu của thư viện. Vì vậy phải thận trọng khi xem xét chất lượng phim và nội dung chứa đựng trong nó. Hiện nay tài liệu vi phim đã dần quen thuộc với bạn đọc của các thư viện lớn ở Việt Nam. Nó được biết đến dưới dạng microfilm và microfiche. c. Tài liệu điện tử Khái niệm tài liệu điện tử đã xuất hiện từ đầu những năm 1990, nhưng cuối những năm 1990 công tác quản lý tài liệu ở Nga mới sử dụng tích cực. Từ đó đến nay đã xuất hiện rất nhiều định nghĩa khác nhau về tài liệu điện tử 19 Theo tiêu chuẩn GOST R 52292: tài liệu điện tử là một dạng thức trình bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực hiện liên quan nhau trong môi trường điện tử và các thực hiện liên quan với nhau tương ứng với chúng trong môi trường số . [26]. Tài liệu điện tử bao gồm: - Tài liệu dạng VCD, DVD, floopy disk, CD – ROM tồn tại dưới dạng vật lý (physical-format electronic publications) đi kèm với tài liệu in ấn. - Tài liệu dạng PDF trên đĩa CD – ROM. - Cơ sở dữ liệu trong CD – ROM. - Tài liệu đa phương tiện dạng CD. - Xuất bản phẩm trên internet. - Tài liệu điện tử là các chương trình máy tính. - Sách trực tuyến (ấn bản điện tử) - Báo, tạp chí trực tuyến. Các thư viện lớn trên thế giới sử dụng vật mang tin này đã khá lâu. Tài liệu từ tính thể hiện phổ biến nhất dưới hình thức các đĩa quang học được chế tạo trên công nghệ laser. Nó thường được làm bằng nhựa kim loại, trên bề mặt có phủ một lớp vật liệu từ tính. Ở đây, các dữ liệu số trong đĩa quang được ghi lại bằng cách đốt cháy một dãy các lỗ cực nhỏ từ một chùm tia laze chiếu vào một phim kim loại mỏng láng trên một đĩa nhựa có đường kính 12cm. Bằng cách đó, các thông tin trên đĩa được mã hóa và ghi lại trên một đĩa chủ rồi từ đó nhân bản lên. Đĩa quang có độ bền cao. Một đĩa quang có thể sử dụng khoảng 10 năm. Có nhiều loại đĩa quang đang được sử dụng ở các thư viện hiện đại của thế giới. Phổ biến và được sử dụng nhiều nhất là loại đĩa quang CD – ROM (compact disk – read only memory). Đây là thiết bị nhớ có khả năng ghi một lần nhưng có thể đọc nhiều lần. Do vậy ứng dụng chính của nó là lưu giữ thông tin. Đĩa CD – ROM có dung lượng chứa khoảng 600 Mb tương đương với khoảng 20 600 cuốn sách với 300 nghìn trang in. Bất kỳ dạng dữ liệu nào bao gồm chữ viết, âm thanh, hình ảnh sau khi được số hóa đều được lưu giữ trên CD – ROM dưới những dạng thức nhất định. Ngoài ra đĩa CD – ROM còn có lợi thế nổi bật: kích thước nhỏ, độ bền cao, đã được tiêu chuẩn hóa và có phần mềm khai thác giúp ta dễ tìm kiếm, truy nhập tới các thông tin ghi trên đĩa. Loại đĩa quang có tên WORM (Write Once Read Many Time) cũng có các tính năng tương tự như CD-ROM. Loại đĩa quang thứ ba là WMRA (Write Many Read Always). Nó cho phép sử dụng ghi, xóa, đọc và cập nhập thông tin theo yêu cầu. Mặc dù có các chức năng ưu việt hơn CD-ROM nhưng do giá thành quá cao nên loại đĩa này ít được sử dụng. [11] Ngày 17 tháng 11 năm 2009, nhóm các phòng thí nghiệm Pháp trong Tổ hợp khoa học về các đĩa quang số (GIS-DON) thuộc chương trình nghiên cứu “tuổi thọ của thông tin số” đã trình bày các kết quả nghiên cứu về độ bền của các loại đĩa quang số như CD, DVD… Bằng phương pháp nhân tạo (đặt đĩa trong những điều kiện vật lý cực đoan – nhiệt độ 80°C và độ ẩm 85%), kết quả nghiên cứu cho thấy sự lão hóa của đĩa trong các điều kiện bất thường không tuân theo một quy luật rõ ràng nào. Còn trong điều kiện tự nhiên, sau bảy năm, các đĩa giữ trong phòng thí nghiệm (không sử dụng sau khi ghi dữ liệu và được bảo quản trong hộp, điều kiện bình thường về nhiệt độ và độ ẩm) có 26% bị hư hỏng nặng, 25% khác có biến đổi chất lượng bình thường, còn 49% không biến chuyển gì. Các đĩa đã qua sử dụng, do các cá nhân cung cấp, ghi dữ liệu từ 1994 – 2004 và đưa ra phân tích vào 2009, có xấp xỉ cùng một tỷ lệ bị hư hỏng nặng (23%), nhưng số không biến chuyển lại cao hơn (63%). [7, tr.37 ] Như vậy, đĩa không mang ra sử dụng vẫn bị lão hóa. Do đó, cần xây dựng kế hoạch sao lưu dữ liệu định kỳ, thường xuyên kiểm tra, phát hiện những dấu hiệu lão hóa để khắc phục kịp thời. 21 Trên đây là một số loại tài liệu mang tính chất từ tính đang được dùng thay thế cho các tài liệu gốc để vừa làm nhiệm vụ khai thác và tìm kiếm thông tin vừa thuận lợi cho việc trao đổi và bảo quản lưu giữ lâu dài. 1.1.2.2. Nguyên nhân gây hƣ hỏng tài liệu a. Môi trƣờng *Nhiệt độ: Nhiệt độ là biểu thị mức độ nóng lạnh của thời tiết, được đo bằng nhiệt kế. Nhiệt độ là một trong những yếu tố gián tiếp gây ra sự hư hỏng của tài liệu. Nhiệt độ cao sẽ gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự thủy phân trong giấy dẫn đến giấy bị mờ chữ, khô giòn. Ngược lại, nhiệt độ thấp sẽ gây ẩm ướt trong không khí tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển làm tài liệu bị mủn nát, ố mốc. Ngoài ra, nếu nhiệt độ lên xuống thất thường trong một thời gian ngắn (trong trường hợp sử dụng máy điều hòa nhiệt độ không liên tục) sẽ dẫn đến sự co ngót các xơ sợi trong giấy theo hướng ngang, dọc làm nó tự suy giảm độ bền cơ học. Một thí nghiệm tại Úc cho thấy chỉ cần nhiệt độ cao hơn 10 độ C so với ban đầu cũng đã làm tăng thêm gấp đôi các phảm ứng hóa học diễn ra trong giấy. Đối với tài liệu phim ảnh thì nhiệt độ có sức phá hủy đặt biệt, bởi vì nó gây ra sự mở rộng và sự co lại của phim. Vì vậy nên để nhiệt độ trong kho từ 10 – 15 độ C là tốt nhất cho các loại phim ảnh màu khác. Tài liệu ảnh màu yêu cầu nhiệt độ thấp hơn 2 độ C so với ảnh trắng đen. Nếu tất cả những tài liệu được bảo quản trong môi trường thích hợp thì tuổi thọ của chúng sẽ rất dài. Nhưng vì nhu cầu khai thác sử dụng nên việc áp dụng nhiệt độ tối ưu đối với từng kho sách là không thể thực hiện được do đó biện pháp khả thi nhất là vốn tài liệu thư viện nên được giữ trong kho có nhiệt độ trung bình từ 16 đến 18 độ C. * Độ ẩm Độ ẩm là nhân tố phá hủy tài liệu nguy hiểm nhất trong các tác nhân gây hủy hoại tài liệu. Trong công tác bảo quản tài liệu, các thư viện thường sử dụng 22