Tài liệu Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ----------------------TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------- NGUYỄN THỊ THU LAN NGUYỄN THỊ THU LAN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH THI HÀNH ÁN DÂN SỰ NGÀNH THI HÀNH ÁN DÂN SỰ Luận văn Thạc sĩ chuyên Mã số: 60 32 03ngành 01 Lưu trữ Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HƯỚNG DẪN: HỌC: NGƯỜINGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA PGS. PGS.Nguyễn NguyễnVăn VănHàm Hàm Hà Nội, 2015 Hà Nội, 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực. Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Thu Lan ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội cùng các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự cùng các đồng nghiệp trong phòng, cũng như các cán bộ, công chức của Tổng cục Thi hành án dân sự. Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của PGS. Nguyễn Văn Hàm đã giúp tôi hoàn thành luận văn này. Trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu của bản thân tôi, còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước; tuy nhiên, do tính chất phức tạp của đề tài và trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn. iii MỤC LỤC Mở đầu................................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................... 3 3. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................ 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................... 3 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .............................................................................. 4 6. Nguồn tư liệu tham khảo ................................................................................. 7 7. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 8 8. Bố cục của luận văn ........................................................................................ 8 Chƣơng 1. Hệ thống tổ chức và tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự ............................................................................ 10 1.1. Hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự................................................... 10 1.1.1. Tổng cục Thi hành án dân sự .................................................................. 12 1.1.2. Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ............ 16 1.1.3. Chi cục Thi hành án dân sự huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh .. 17 1.2. Đặc điểm, nội dung và thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự.......................................................................... 19 1.2.1. Đặc điểm ................................................................................................. 19 1.2.2. Nội dung, thành phần .............................................................................. 22 Chƣơng 2. Vận dụng lý luận, thực tiễn về xác định giá trị trong xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự ............. 39 2.1. Tổng quan về Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ................................ 39 2.1.1. Khái niệm Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu .................................. 39 2.1.2. Ý nghĩa và tác dụng của Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ............ 42 2.1.3. Cơ sở và phương pháp chung xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ................................................................................................................ 44 iv 2.2. Sự cần thiết phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự ................................................................................................... 47 2.3. Vận dụng lý luận, thực tiễn xác định giá trị để định thời hạn bảo quản cho tài liệu ngành thi hành án dân sự ....................................................................... 51 2.3.1. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu ................................................. 51 2.3.1.1. Khái niệm về xác định giá trị tài liệu ................................................... 51 2.3.1.2. Vận dụng các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ................................................................................................................ 52 2.3.2. Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu ngành thi hành án dân sự .......... 64 2.3.2.1. Quy định của pháp luật về xác định thời hạn bảo quản của tài liệu .... 64 2.3.2.2. Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu trong thực tế của các cơ quan thi hành án dân sự ................................................................................................... 71 2.3.3. Xác định thời hạn bảo quản cho các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự .................................................. 74 Chƣơng 3. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự................................................................................................................ 90 3.1. Phạm vi và đối tượng sử dụng.................................................................... 90 3.2. Kết cấu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu .................................................... 90 3.3. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự.............. 92 3.4. Hướng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự .......................................................................................................... 113 Kết luận .......................................................................................................... 116 Danh mục tài liệu tham khảo ....................................................................... 118 Phụ lục ........................................................................................................... 123 v MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là một sản phẩm của lịch sử, là nguồn tài nguyên thông tin quá khứ vô cùng phong phú của dân tộc. Giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ đã được thể hiện trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục…Trong mọi cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng như cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao và chính xác. Đối với ngành thi hành án dân sự thì hồ sơ, tài liệu sản sinh trong quá trình giải quyết công việc không chỉ phản ánh đường lối, chính sách quản lý của Đảng và Nhà nước trong công tác thi hành án dân sự mà còn là nguồn thông tin chủ yếu để xử lý và thực hiện các nghiệp vụ thi hành án. Tuy nhiên, tại các cơ quan thi hành án dân sự, công tác lưu trữ vẫn còn nhiều tồn tại và hạn chế như kho bảo quản tài liệu chật hẹp, chưa đảm bảo diện tích theo quy định; tài liệu chưa được thu thập và lập hồ sơ đầy đủ; việc phân loại, sắp xếp và quản lý tài liệu lưu trữ chưa khoa học... Đặc biệt, một trong những hạn chế nhất hiện nay của công tác lưu trữ là việc xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện một cách triệt để. Cụ thể là, tại các cơ quan thi hành án dân sự, các hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính được đối chiếu và định thời hạn bảo quản theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; còn đối với những hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ thi hành án thì chỉ dừng lại ở việc xác định các mức bảo quản tạm thời, bảo quản lâu dài và bảo quản vĩnh viễn chứ chưa định được thời hạn bảo quản theo số năm cụ thể. Cá biệt một số cơ quan thi hành án dân sự còn chưa thực hiện công tác xác định giá trị đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan mình. Trong công tác lưu trữ, xác định giá trị tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng, nó có liên quan và quyết định đến số phận của tài liệu. Kết quả của công tác này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung và thành 1 phần tài liệu của Phông lưu trữ của các cơ quan. Việc không xác định rõ thời hạn bảo quản dẫn đến nhiều hồ sơ, tài liệu bảo quản không đúng theo giá trị thực của chúng; tài liệu hết giá trị, đến hạn tiêu hủy nhưng vẫn còn được lưu trữ, gây lãng phí trong việc bố trí kho tàng, trang thiết bị, nhân lực và kinh phí bảo quản. Thực tế này đặt ra yêu cầu cho Tổng cục Thi hành án dân sự - cơ quan quản lý nhà nước về thi hành án dân sự, trực thuộc Bộ Tư pháp là phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu áp dụng trong toàn ngành để thống nhất thực hiện nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu, đồng thời tiêu chuẩn hóa thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu chuyên ngành. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cũng giúp cán bộ lưu trữ tránh được cách nhìn phiến diện, chủ quan trong khi xác định giá trị, đồng thời tạo cơ sở để lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong kho, loại bỏ những tài liệu không còn giá trị. Nó không chỉ là phương tiện để tiến hành xác định giá trị tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan chủ quản mà còn có ý nghĩa chỉ đạo và hướng dẫn cho các cơ quan trong toàn ngành về vấn đề này. Việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản của ngành cũng là một vấn đề được các cấp Lãnh đạo Bộ Tư pháp quan tâm và là một nội dung quan trọng trong Đề án “Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong hệ thống cơ quan thi hành án dân sự” của Tổng cục Thi hành án dân sự đã được Bộ trưởng Tư pháp phê duyệt theo Quyết định số 3542/QĐ-BTP ngày 31/12/2014 và bắt đầu triển khai thực hiện từ năm 2015. Nhận thấy sự cấp thiết này, chúng tôi quyết định chọn vấn đề “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự” làm đề tài luận văn Thạc sỹ ngành Lưu trữ học. Trên cơ sở phân tích lý luận và qua việc khảo sát, tìm hiểu thực tế, chúng tôi hy vọng sẽ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hoàn chỉnh để phục vụ việc nghiên cứu áp dụng trong thực tế, giúp nâng cao chất lượng và khắc phục những hạn chế 2 trong công tác xác định giác trị nói riêng và công tác lưu trữ nói chung của toàn ngành thi hành án dân sự. 2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu về thời hạn bảo quản của các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành thi hành án dân sự, bao gồm cả tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn nghiệp vụ. Về phạm vi nghiên cứu: đề tài này, chúng tôi chỉ nghiên cứu và định thời hạn bảo quản cho loại hình tài liệu giấy, đề tài không đề cập đến các loại hình tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, tài liệu khoa học kỹ thuật. Ngoài ra, đề tài chủ yếu tập trung vào nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản của khối tài liệu chuyên ngành thi hành án dân sự, còn thời hạn bảo quản của các tài liệu quản lý hành chính được đưa ra chủ yếu dựa trên những quy định đã có của Nhà nước. 3. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi nhằm mục tiêu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự làm tài liệu tham khảo, ứng dụng trong thực tế công tác của ngành. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu trên, chúng tôi xác định những nhiệm vụ cơ bản cần thực hiện như sau: - Tìm hiểu và khái quát những lý luận chung về xác định giá trị tài liệu và vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản; - Khảo sát thực tế tại một số cơ quan thi hành án dân sự từ Tổng cục Thi hành án dân sự, Cục Thi hành án dân sự tỉnh và Chi cục Thi hành án dân sự huyện; nghiên cứu nội dung, thành phần tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của cơ quan thi hành án dân sự từ Trung ương đến địa phương qua các báo cáo về tình hình công tác lưu trữ; 3 - Vận dụng lý luận và thực tiễn để nghiên cứu và xác định giá trị, định thời hạn bảo quản cụ thể cho các nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự; - Hệ thống hóa và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu không phải là vấn đề mới, trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô” xuất bản năm 1958 tại Liên Xô, các tác giả đã đưa ra và phân tích khái niệm về công tác đánh giá tài liệu văn kiện, bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện và phương pháp công tác đánh giá tài liệu văn kiện. Đây là những nội dung mang tính chất lý luận được khái quát lên qua thực tiễn công tác đánh giá, xác định giá trị tài liệu ở Liên Xô trước đây, có thể nói, đó là cơ sở cho việc nghiên cứu và phát triển các vấn đề lý luận về xây dựng bảng thời hạn bảo quản sau này ở nhiều nước trên thế giới. Cuốn “Những văn bản pháp quy về lưu trữ của nước Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa từ 1980-1992” xuất bản năm 1992 cũng có những quy định cụ thể về vấn đề xác định thời hạn bảo quản của tài liệu như phần Quy định của Cục Lưu trữ nhà nước Trung Hoa về thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan, trong đó trình bày chi tiết các nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản tài liệu, đồng thời đưa ra các Bảng thời hạn bảo quản cho nhiều loại tài liệu khác nhau (tài liệu hành chính, tài liệu kế toán, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu chuyên ngành...). Ở nước ta, việc nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản được đề cập tương đối nhiều ở các mức độ và hình thức nghiên cứu khác nhau. Trước hết phải kể đến các giáo trình giảng dạy như giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” năm 1990 của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; trong đó các tác giả đã trình bày rất cụ thể khái niệm “Bảng kê”, các loại bảng kê dùng trong xác định giá trị và các bước cụ thể cần tiến hành khi xây dựng một bảng kê. Đây là một 4 trong những nội dung lý luận cơ bản để chúng tôi nghiên cứu, vận dụng trong việc xác định giá trị và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự. Cuốn sách “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” của tác giả Dương Văn Khảm do Nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản năm 1998 cũng đưa ra các khái niệm về thời hạn bảo quản, bảng thời hạn bảo quản và đề cập đến các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, song chủ yếu tác giả tập trung vào mô tả quy trình xử lý và vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị nhằm lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan chứ không đi vào giải quyết về vấn đề định thời hạn bảo quản cho các loại hồ sơ, tài liệu. Trong những năm gần đây, đã có nhiều công trình nghiên cứu, đề tài khoa học tập trung vào vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản như đề tài “Xác định giá trị tài liệu và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” do Nguyễn Trọng Thư chủ nhiệm (1996);“Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự” do Lã Thị Hồng chủ nhiệm (2005);“Nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” do Nguyễn Lệ Nhung chủ nhiệm (2008). Ngoài ra, các luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học cũng đề cập đến vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu như đề tài luận văn “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện” năm 1998 của tác giả Nguyễn Nghĩa Văn, “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của tỉnh ủy và các ban tham mưu, giúp việc tỉnh ủy” năm 2003 của tác giả Nguyễn Hồng Phượng, “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình xây dựng dân dụng)” năm 2013 của tác giả Dương Thị Thanh Huyền, khóa luận tốt nghiệp đề tài “Tìm hiểu các Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan Lưu trữ cấp Bộ và cơ quan Trung ương” năm 2002 của tác giả Nguyễn Thị Dịu… Các đề tài này đã có những đóng góp nhất định trong việc nghiên cứu cơ sở lý luận, thực tiễn, đưa ra 5 những phương pháp xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu áp dụng cho các cơ quan cụ thể. Tuy nhiên, hầu hết các nghiên cứu đều chỉ tập trung vào khối tài liệu hành chính mà chưa đề cập nhiều đến các loại tài liệu chuyên ngành và các loại tài liệu đặc thù khác. Bên cạnh đó, nhiều bài viết trao đổi đăng trên Tạp chí của ngành lưu trữ cũng đề cập đến vấn đề này như “Ý nghĩa quan trọng của Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành” của tác giả Hà Huề - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 1993; “Bảng thời hạn bảo quản và việc lựa chọn các nguồn sử liệu” của tác giả Dương Văn Khảm - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 02 năm 2005; “Bàn về vấn đề xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” của tác giả Thanh Mai – Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5 năm 2011;“Tìm hiểu các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Cảnh Đương, Hoàng Văn Thanh – Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11 năm 2013; “Bàn về phân nhóm các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Cảnh Đương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 2014… Các bài viết này đã đưa ra và phân tích những khái niệm, đồng thời, trao đổi và làm rõ những vấn đề còn vướng mắc, qua đó đề xuất phương hướng cần nghiên cứu về công tác xác định giá trị và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản trong thời gian tới. Như vậy, có thể nói vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu đã được nghiên cứu ở nhiều hình thức và góc độ khác nhau, từ việc nghiên cứu lý luận đến vận dụng vào thực tiễn để xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho các cơ quan cụ thể. Tuy nhiên, xét về khía cạnh đối với nhóm tài liệu chuyên ngành hình thành trong các cơ quan, tổ chức thì hiện nay chưa có nhiều công trình nghiên cứu sâu sắc và toàn diện. Đặc biệt, đối với tài liệu ngành thi hành án dân sự thì chưa có một nghiên cứu và quy định áp dụng thống nhất nào hướng dẫn việc xác định thời hạn bảo quản cụ thể cho nhóm hồ sơ, tài liệu 6 chuyên môn nghiệp vụ. Đây cũng chính là vấn đề đặt ra cho luận văn này phải nghiên cứu, giải quyết. 6. Nguồn tƣ liệu tham khảo Để thu thập và trang bị kiến thức lý luận cũng như thực tiễn phục vụ đề tài nghiên cứu, chúng tôi tham khảo các nguồn tư liệu chính sau đây: Thứ nhất là các sách chuyên khảo, các giáo trình có đề cập đến công tác lưu trữ nói chung và việc xác định giá trị, định thời hạn bảo quản nói riêng như “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên); tập bài giảng chuyên đề “Xác định giá trị và bổ sung tài liệu lưu trữ” của PGS. Nguyễn Văn Hàm… Thứ hai là các luận văn thạc sỹ, công trình nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nghiên cứu về đề tài này như luận văn thạc sỹ“Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” năm 2006 của tác giả Nguyễn Thị Lan Anh, khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu các Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan Lưu trữ cấp Bộ và cơ quan Trung ương” năm 2002 của tác giả Nguyễn Thị Dịu… Thứ ba là các văn bản có liên quan của Nhà nước và của Bộ Tư pháp quy định về việc định thời hạn bảo quản tài liệu như Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày 22/7/2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp; các văn bản quy định về hồ sơ thi hành án dân sự như Thông tư số 22/2011/TT-BTP ngày 02/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số thủ tục trong quản lý hành chính về thi hành án dân sự… 7 Thứ tư là các bài báo, bài viết về vấn đề xác định thời hạn bảo quản tài liệu đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và các website như www.vanthuluutru.com, www.luutruvn.gov.vn... 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Khi tiến hành thực hiện đề tài, chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin, cụ thể là quan điểm nhận thức của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để có cái nhìn toàn diện, xem xét đánh giá sự phù hợp của việc định thời hạn bảo quản với ý nghĩa và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong thực tế. - Phương pháp lịch sử và phương pháp hệ thống được vận dụng khi nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ của hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự, qua đó xác định các nhóm tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của ngành thi hành án dân sự. - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế được vận dụng khi chúng tôi tiến hành điều tra, khảo sát thực tế khối lượng, nội dung, thành phần của tài liệu lưu trữ tại một số Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và một số Chi cục Thi hành án dân sự huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh để đảm bảo Bảng thời hạn bảo quản sẽ bao quát được một cách toàn diện nhất các hồ sơ, tài liệu của ngành. - Phương pháp phân tích tổng hợp được vận dụng khi chúng tôi tiến hành phân tích, tổng hợp theo từng nội dung để giải quyết các vấn đề dựa trên các thông tin thu thập được từ thực tế và từ tài liệu tham khảo. 8. Bố cục của luận văn Luận văn gồm phần mở đầu, ba chương và kết luận. Phần mở đầu giới thiệu về lý do chọn đề tài, đối tượng, phạm vi, mục tiêu, nhiệm vụ, phương pháp nghiên cứu, lịch sử nghiên cứu vấn đề, nguồn tư liệu tham khảo, bố cục của luận văn. 8 Chương 1. Hệ thống tổ chức và tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự Trong chương 1, chúng tôi sẽ trình bày khái quát về hệ thống tổ chức các cơ quan thi hành án dân sự từ Trung ương đến địa phương, gồm chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các cơ quan thi hành án dân sự. Qua đó, xác định và phân tích khối lượng, nội dung, thành phần các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của các cơ quan này cũng như đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ngành thi hành án dân sự phục vụ các nhu cầu nghiên cứu và giải quyết công việc. Chương 2. Vận dụng lý luận, thực tiễn về xác định giá trị trong xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự Trong chương 2, chúng tôi sẽ đề cập đến những kiến thức tổng quan chung về Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, từ đó chỉ ra sự cần thiết phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự và việc vận dụng lý luận, thực tiễn để xác định giá trị cho các nhóm hồ sơ, tài liệu cụ thể; đồng thời nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản cho từng nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự. Chương 3. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự Trong chương 3, chúng tôi sẽ xây dựng hoàn chỉnh Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự; trong đó trình bày một cách chi tiết về phạm vi, đối tượng, kết cấu và cách sử dụng của Bảng thời hạn bảo quản làm cơ sở áp dụng để xác định giá trị đối với hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự. Phần kết luận tóm tắt kết quả nghiên cứu của luận văn, đồng thời đưa ra hướng áp dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong thực tế ngành thi hành án dân sự để giải quyết các vấn đề còn tồn tại hiện nay. 9 CHƢƠNG 1. HỆ THỐNG TỔ CHỨC VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN THI HÀNH ÁN DÂN SỰ 1.1. Hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự Trước năm 1993, công tác thi hành án dân sự do Tòa án nhân dân các cấp đảm nhiệm và tổ chức thi hành. Đến tháng 10 năm 1992, Quốc hội khóa IX nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua Nghị quyết về việc bàn giao công tác thi hành án từ Tòa án nhân dân các cấp sang các cơ quan thuộc Chính phủ. Ngày 21/4/1993, Pháp lệnh Thi hành án dân sự ra đời và đổi mới một cách cơ bản công tác thi hành án dân sự. Trên cơ sở đó, ngày 02/6/1993, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/CP quy định về tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan quản lý công tác thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự và Chấp hành viên. Từ đó, hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự được hình thành từ Trung ương đến địa phương trong phạm vi cả nước, hoạt động độc lập tách khỏi Tòa án nhân dân; gồm Cục Quản lý Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp, Phòng thi hành án thuộc Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Đội thi hành án thuộc Phòng Tư pháp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Ngày 14/01/2004, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua Pháp lệnh Thi hành án dân sự năm 2004. Tiếp đó, ngày 11/4/2005, Chính phủ ban hành Nghị định số 50/2005/NĐ-CP quy định về cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự và cán bộ, công chức làm công tác thi hành án dân sự. Theo quy định tại Nghị định này, hệ thống tổ chức thi hành án dân sự đã có những thay đổi căn bản về tên gọi và vị thế, các cơ quan thi hành án dân sự được tổ chức theo ngành dọc, gồm Cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp (giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác thi hành án dân sự trong phạm vi cả nước), Thi hành án dân sự cấp tỉnh (chịu sự quản lý, chỉ đạo của Bộ Tư pháp về tổ chức, cán bộ, công 10 chức, kinh phí, nghiệp vụ), Thi hành án dân sự cấp huyện (trực thuộc và chịu sự quản lý, chỉ đạo của Thi hành án dân sự cấp tỉnh về kinh phí và nghiệp vụ). Hệ thống tổ chức các cơ quan thi hành án dân sự lại một lần nữa thay đổi và kiện toàn khi Luật Thi hành án dân sự năm 2008 - văn bản có giá trị pháp lý cao nhất về thi hành án dân sự được Quốc hội khóa 12, kỳ họp thứ 4 thông qua - đánh dấu sự hoàn thiện về mô hình tổ chức và hoạt động của hệ thống cơ quan thi hành án dân sự. Ngày 09/9/2009, Chính phủ ban hành Nghị định số 74/2009/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự về cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự và công chức làm công tác thi hành án dân sự. Hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự được xác định rõ hơn theo nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất từ Trung ương đến cấp huyện. Cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp được nâng thành Tổng cục Thi hành án dân sự nhằm tăng cường hiệu lực, nâng cao chất lượng quản lý và tổ chức hoạt động thi hành án dân sự, đáp ứng yêu cầu giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước và thực thi nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo đối với công tác thi hành án dân sự. Ở địa phương, Cục Thi hành án dân sự và Chi cục Thi hành án dân sự được thành lập tại cấp tỉnh, cấp huyện thay cho Thi hành án dân sự tỉnh, Thi hành án dân sự huyện trước đây. Ngày 06/11/2009, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã có Quyết định số 2999/QĐ-BTP công bố việc thành lập Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp, Quyết định thành lập 63 Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và 693 Chi cục Thi hành án dân sự quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Tiếp đó, ngày 30/10/2014, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp. Hiện nay, hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự được quy định tại Nghị định số 74/2009/NĐ-CP và Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg cụ thể gồm: 11 1.1.1. Tổng cục Thi hành án dân sự Tổng cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước về công tác thi hành án dân sự và thi hành án hành chính trong phạm vi cả nước; thực hiện quản lý chuyên ngành về thi hành án dân sự và thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật. Tổng cục Thi hành án dân sự có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: 1) Xây dựng để Bộ trưởng Bộ Tư pháp trình cấp có thẩm quyền hoặc ban hành theo thẩm quyền: a. Dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị quyết của Chính phủ; dự thảo quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; dự thảo thông tư, quyết định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và các văn bản khác về thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính; b. Chiến lược, chương trình quốc gia, đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm, dự thảo báo cáo Quốc hội, báo cáo Chính phủ về thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính; 2) Trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định: a. Thành lập, giải thể cơ quan thi hành án dân sự; các phòng chuyên môn và tổ chức tương đương thuộc Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; b. Quản lý tổ chức, công chức của hệ thống cơ quan thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật; c. Quy định về quy trình, thủ tục, tiêu chuẩn, định mức, biểu mẫu, giấy tờ về thi hành án dân sự và thi hành án hành chính; đ. Quy định về thống kê thi hành án dân sự và thi hành án hành chính. 12 3) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án về thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính sau khi được phê duyệt, ban hành. Thực hiện công tác rà soát, hệ thống hóa, kiểm tra việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính. Tuyên truyền, giáo dục, vận động tổ chức, cá nhân thực hiện nghiêm bản án, quyết định dân sự, hành chính của Tòa án và các quy định khác theo quy định của pháp luật. 4) Ban hành theo thẩm quyền các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, văn bản cá biệt, văn bản quy phạm nội bộ theo quy định của pháp luật. 5) Tổ chức kiểm tra: a. Việc thực hiện trình tự, thủ tục và áp dụng pháp luật trong hoạt động thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính; b. Chế độ thống kê và báo cáo về thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính; c. Việc thu, chi tiền, giao, nhận tài sản trong thi hành án dân sự; việc thu nộp các khoản phí, lệ phí và chi phí tổ chức cưỡng chế thi hành án dân sự; d. Các hoạt động khác liên quan đến công tác thi hành án dân sự và công tác quản lý về thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật. 6) Giải quyết khiếu nại, tố cáo; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với hành vi vi phạm pháp luật thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật. 13 7) Thực hiện công tác phòng ngừa tội phạm trong thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính. 8) Theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực thi hành án dân sự và thi hành án hành chính. 9) Theo dõi việc thực hiện kháng nghị, kiến nghị của Viện Kiểm sát nhân dân liên quan đến hoạt động thi hành án dân sự, đôn đốc thi hành, án hành chính. Trả lời kháng nghị, kiến nghị của Viện Kiểm sát nhân dân theo quy định. 10) Thực hiện kế hoạch, chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế về thi hành án dân sự và thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; đánh giá kết quả về hợp tác quốc tế trong công tác thi hành án dân sự và thi hành án hành chính. 11) Phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện thanh tra về quản lý thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính và xử lý hành vi không chấp hành án theo quy định của pháp luật. 12) Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quản lý nhà nước về thi hành án dân sự trong quân đội. 13) Tổ chức nghiên cứu, quản lý, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin vào hoạt động của cơ quan thi hành án dân sự; hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật của các cơ quan thi hành án dân sự. 14) Thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu về thi hành án dân sự và thi hành án hành chính. 15) Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự; thực hiện chế độ tiền lương, chính sách đãi ngộ; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễn nhiệm, từ chức, biệt phái, nghỉ hưu, thôi việc; khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng cục Thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. 14 16) Quản lý, thực hiện phân bổ kinh phí, bảo đảm cơ sở vật chất - kỹ thuật, phương tiện hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. 17) Quản lý khoản thu phí do cơ quan thi hành án dân sự nộp cho Tổng cục Thi hành án dân sự để thực hiện việc điều hòa phí thi hành án và sử dụng theo quy định của pháp luật. 18) Tổ chức và quản lý công tác thi đua - khen thưởng của hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự, các tổ chức, cá nhân khác có thành tích xuất sắc trong công tác thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. 19) Thực hiện các quy định về bồi thường nhà nước trong thi hành án dân sự, đôn đốc thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật. 20) Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, cải cách tư pháp theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp được cấp có thẩm quyền phê duyệt. 21) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao và theo quy định của pháp luật. Tổng cục Thi hành án dân sự gồm các đơn vị sau đây: - Vụ Quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành bản án, quyết định dân sự, kinh tế, lao động, hôn nhân gia đình, trọng tài thương mại (gọi tắt là Vụ nghiệp vụ 1); - Vụ Quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành bản án, quyết định phá sản; phần dân sự, tiền, tài sản, vật chứng trong bản án, quyết định hình sự và quyết định xử lý vụ việc cạnh tranh có liên quan đến tài sản (gọi tắt là Vụ Nghiệp vụ 2); - Vụ Quản lý thi hành án hành chính (gọi tắt là Vụ Nghiệp vụ 3); - Vụ Giải quyết khiếu nại, tố cáo; 15