Tài liệu Nội dung ôn tập môn tin học kỳ tuyển dụng công chức hành chính năm 2017 (full)

NỘI DUNG ÔN TẬP MÔN TIN HỌC KỲ TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC HÀNH CHÍNH NĂM 2017 PHẦN 1: TIN HỌC CƠ BẢN BÀI 1: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ MÁY TÍNH 1.1. Các loại máy tính. Máy tính, hay còn gọi là máy vi tính hoặc máy điện toán, là những thiết bị hay hệ thống dùng để tính toán, kiểm soát các hoạt động có thể biểu diễn dưới dạng số hay quy luật logic. Máy tính được lắp ghép bởi các thành phần có thể thực hiện các chức năng đơn giản đã định nghĩa trước. Quá trình tác động của các thành phần này đã tạo cho máy tính khả năng xử lý thông tin. Nếu được thiết lập chính xác (thông thường bởi các chương trình máy tính) thì máy tính có thể mô phỏng lại một số khía cạnh của vấn đề hay của hệ thống. Có nhiều cách để phân loại máy tính, cách phổ biến nhất là phân loại máy tính dựa trên mục đích của người sử dụng bao gồm các loại: Siêu máy tính, máy tính lớn, máy chủ, máy trạm, máy tính cá nhân (PC), máy tính xách tay (Laptop), máy tính bảng, thiết bị hỗ trợ kỹ thuật số cá nhân (PDA), vv...Trong khuôn khổ tài liệu này chỉ đề cập tới hai loại máy tính phổ biến hiện nay là máy tính cá nhân (PC) và máy tính xách tay (Laptop). - Máy tính cá nhân - PC (Personal Computer). Là loại máy vi tính để bàn nhỏ, phổ biến nhất với giá cả, kích thước và sự tương thích của nó phù hợp với nhiều người sử dụng. Máy tính cá nhân được lắp ghép bởi nhiều linh kiện, thành phần khác nhau như: Vỏ máy tính, bộ nguồn, bo mạch chủ, khối xử lý trung tâm, bộ nhớ RAM, ổ đĩa cứng, ổ đĩa quang, vv… - Máy tính xách tay (Laptop). Là loại máy tính cá nhân nhỏ gọn có thể mang xách được, thường dùng cho những người thường xuyên di chuyển. Nó thường có trọng lượng nhẹ, tùy thuộc vào hãng sản xuất và kiểu máy dành cho các mục đích sử dụng khác nhau. Máy tính xách tay có đầy đủ các thành phần cơ bản của một máy tính cá nhân thông thường. - Máy tính bảng (Tablet computer). Là loại thiết bị máy tính tất cả trong một với màn hình cảm ứng, sử dụng bút cảm ứng (nếu có) hoặc ngón tay để nhập dữ liệu thay cho bàn phím và chuột máy tính. 1.2. Các bộ phận chính của máy tính cá nhân (PC). - Vỏ máy (Case). Vỏ máy tính là một thiết bị dùng để gắn kết và bảo vệ các thiết bị phần cứng trong máy tính. Vỏ máy tính có nhiều loại khác nhau, các thiết kế riêng biệt của vỏ máy tính đã tạo ra sự khác biệt của các hãng máy tính khác nhau và các kiểu dáng khác nhau trong cùng một hãng. Vỏ máy tính cá nhân thường được chia thành các loại: + Full-tower: Loại đứng, đặt trên bàn hoặc trên mặt đất có kích cỡ lớn. + Mid hoặc Mini-tower: Loại vỏ máy đứng kích cỡ trung bình hoặc thấp. + Desktop: Loại vỏ nằm, đặt trên mặt bàn, có thể đặt màn hình lên trên vỏ. + Low-profile: Loại thanh, mỏng, nhỏ gọn. Loại này thường được thiết kế cho các máy tính cá nhân nguyên chiếc. - Bộ nguồn (Power Supply Unit). Là thiết bị cung cấp điện năng cho bo mạch chủ, ổ cứng và các thiết bị khác, đáp ứng năng lượng cho tất cả các thiết bị phần cứng của máy tính hoạt động. Bên cạnh các thiết bị chính (bo mạch chủ, khối xử lý trung tâm CPU, bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên RAM, ổ cứng, vv...) thì sự ổn định của máy tính phụ thuộc nhiều vào nguồn máy tính bởi nó cung cấp năng lượng cho các thiết bị này hoạt động. Một bộ nguồn chất lượng kém, không cung cấp đủ công suất hoặc hoạt động không ổn định sẽ có thể gây nên sự mất ổn định của hệ thống máy tính (ví dụ cung cấp điện áp quá thấp cho các thiết bị, có nhiều nhiễu cao tần gây sai lệch các tín hiệu trong hệ thống, hư hỏng hoặc làm giảm tuổi thọ các thiết bị nếu cung cấp điện áp đầu ra cao hơn điện áp định mức). - Bo mạch chủ (Main board hay Motherboard). Là bản mạch đóng vai trò trung gian giao tiếp giữa các thiết bị với nhau. Một cách tổng quát, bo mạch chủ là mạch điện chính của một hệ thống có rất nhiều các thiết bị gắn trên bo mạch chủ thông qua các kết nối cắm vào hoặc dây dẫn liên kết. - Khối xử lý trung tâm (CPU - Central Processing Unit). Có thể được xem như bộ não, là một trong những phần tử cốt lõi nhất của máy tính. Nhiệm vụ chính của CPU là xử lý các chương trình và dữ kiện. CPU có nhiều kiểu dáng khác nhau. Ở hình thức đơn giản nhất, CPU là một con chip với vài chục chân. Phức tạp hơn, CPU được ráp sẵn với hàng triệu transitor trên một bảng mạch nhỏ. - Bộ nhớ RAM (Random Access Memory). Là bộ nhớ của máy tính dùng để ghi lại các dữ liệu tạm thời trong phiên làm việc của máy tính, cũng được hiểu là một bộ nhớ đọc - ghi để lưu trữ các thông tin thay đổi và các thông tin được sử dụng hiện hành. Thông tin lưu trên RAM chỉ là tạm thời, chúng sẽ mất đi khi mất nguồn điện cung cấp. Ngoài bộ nhớ RAM còn có bộ nhớ ROM (Read Only Memory - bộ nhớ chỉ đọc) có chức năng lưu trữ các thông tin, khi mất nguồn điện cung cấp sẽ không bị (xóa) mất. - Đĩa cứng (HDD - Hard Disk Drive). Hay còn gọi là ổ đĩa cứng, là thiết bị dùng để lưu trữ dữ liệu trên bề mặt các tấm đĩa hình tròn phủ vật liệu từ tính. Ổ đĩa cứng là một thiết bị rất quan trọng trong hệ thống bởi chúng chứa dữ liệu, thành quả cả quá trình làm việc của người sử dụng máy tính. Những sự hư hỏng của các thiết bị khác trong hệ thống máy tính có thể sửa chữa hoặc thay thế được, nhưng dữ liệu bị mất do yếu tố hư hỏng phần cứng của ổ đĩa cứng thường khó có thể lấy lại được. - Ổ đĩa quang. Là thiết bị dùng để đọc đĩa quang, nó sử dụng một loại thiết bị phát ra tia laser chiếu vào bề mặt đĩa quang và phản xạ lại trên đầu thu và được giải mã thành tín hiệu. Những ổ đĩa quang được sử dụng trong các máy tính bao gồm: + Loại chỉ đọc (Read-only Disk Drive): Dùng để truy cập dữ liệu trên các đĩa đã ghi dữ liệu từ trước. + Loại đọc và ghi (Read, Write Disk Drive): Có thể đọc, ghi, xóa dữ liệu trên đĩa, thường ký hiệu với 3 thông số trên ổ đĩa. Ví dụ: 52x32x52 tức là ổ đĩa có thể đọc dữ liệu tối đa 52x, ghi dữ liệu trên đĩa ghi xóa ở tốc độ 32x, ghi dữ liệu trên đĩa ghi một lần ở tốc độ tối đa 52x (1x tương đương với 150Kb/giây). 1.3. Thiết bị lƣu trữ ngoài (External Storage). - Ổ cứng di động: Là thiết bị dùng để lưu trữ dữ liệu ngoài máy tính, các tiêu chí cần quan tâm khi mua ổ cứng di động là dung lượng lưu trữ dữ liệu (tính bằng GB), tốc độ sao lưu dữ liệu, chuẩn kết nối và độ bền của sản phẩm. - Ổ USB flash (Ổ cứng di động USB hoặc ổ cứng flash USB): Là thiết bị lưu trữ dữ liệu sử dụng bộ nhớ flash tích hợp với giao tiếp USB. Chúng có kích thước nhỏ, nhẹ, có thể tháo lắp và ghi dữ liệu được. - Đĩa CD (Compact Disc):Là một trong những loại đĩa quang thường được chế tạo bằng chất dẻo, đường kính 12 cm, dùng phương pháp ghi quang học để lưu trữ khoảng 80 phút âm thanh hoặc 700 MB dữ liệu máy tính đã được mã hóa theo kỹ thuật số. - Đĩa DVD (Digital Versatile Disc hoặc Digital Video Disc): Là một định dạng lưu trữ đĩa quang phổ biến. Công dụng chính của đĩa là lưu trữ video và lưu trữ dữ liệu. DVD có nhiều điểm giống CD như chúng đều có đường kính 12 cm cho loại tiêu chuẩn, hay 8 cm cho loại nhỏ. Tuy nhiên đĩa DVD có cách lưu dữ liệu khác, với cách nén dữ liệu và các lớp quang học có khả năng chứa nhiều dữ liệu hơn CD gấp 7 lần hoặc hơn thế nữa. Sự khác nhau về thuật ngữ DVD thường được mô tả bởi phương pháp dữ liệu được lưu trữ trên đĩa: DVD-ROM chứa dữ liệu chỉ có thể đọc mà không thể ghi, DVDR và DVD+R có thể ghi một lần và sau đó có chức năng như DVD-ROM và DVDRAM, DVD-RW hoặc DVD+RW chứa dữ liệu có thể xóa và ghi lại nhiều lần. 1.4. Các thiết bị đầu vào (Input Devices). - Chuột máy tính (Mouse): Là thiết bị ngoại vi của máy tính dùng để điều khiển và làm việc với máy tính. Để sử dụng chuột máy tính nhất thiết phải sử dụng màn hình máy tính để quan sát tọa độ và thao tác di chuyển của chuột trên màn hình. - Bàn phím (Keyboard): Là thiết bị ngoại vi của máy tính. Về hình dáng, bàn phím là sự sắp đặt các nút hay phím. Một bàn phím thông thường có các ký tự được khắc hoặc in trên phím. Với đa số bàn phím, mỗi lần nhấn một phím tương ứng với một ký hiệu được tạo ra, tuy nhiên, để tạo ra một số ký tự cần phải nhấn và giữ vài phím cùng lúc hoặc liên tục. Giao tiếp của bàn phím kết nối với bo mạch chủ thông qua cổng PS/2, USB hoặc không dây. - Máy quét (Scanner): Là thiết bị có khả năng quét ảnh để đưa vào đĩa cứng của máy tính dưới dạng file ảnh, giúp cho việc lưu trữ hoặc gửi file đi nơi khác dễ dàng, ngoài ra người sử dụng có thể dùng các phần mềm khác để chỉnh sửa file cho đẹp hơn, vv... - Webcam (WC - Web Camera): Là thiết bị ghi hình kỹ thuật số được kết nối với máy tính để truyền trực tiếp hình ảnh lên một website nào đó hay đến một máy tính khác thông qua mạng Internet. Về cơ bản, webcam giống như máy ảnh kỹ thuật số nhưng khác ở chỗ các chức năng chính của nó do phần mềm cài đặt trên máy tính điều khiển và xử lý. Nhiều webcam còn hỗ trợ việc quay phim và chụp ảnh. 1.5. Các thiết bị đầu ra (Output Devices). - Màn hình (Monitor): Là thiết bị điện tử gắn liền với máy tính dùng để hiển thị và giao tiếp giữa người sử dụng với máy tính. Đối với máy tính cá nhân (PC), màn hình máy tính là một bộ phận tách rời. Đối với máy tính xách tay (Laptop), màn hình là một bộ phận gắn chung không tách rời. - Máy chiếu (Projector): Là thiết bị dùng để chuyển đổi dữ liệu hình ảnh từ máy tính hay nguồn video cho sang hình ảnh sáng, rộng trên một nền xa thường là tường hay phông nền. Máy chiếu phục vụ việc trình chiếu, thuyết trình, hỗ trợ cho việc giải trí màn ảnh rộng như xem phim, xem bóng đá, vv…Cùng lúc hỗ trợ cho nhiều người cùng xem. - Máy in (Printer): Máy in là thiết bị dùng để thể hiện ra các chất liệu khác nhau các nội dung được soạn thảo hoặc thiết kế sẵn. Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều loại và công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay là loại máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laser. - Loa (Speaker): Là thiết bị dùng để phát ra âm thanh phục vụ nhu cầu làm việc và giải trí của người sử dụng với máy tính. Loa máy tính thường được kết nối với máy tính thông qua ngõ xuất audio của cạc âm thanh trên máy tính. Loa máy tính gắn ngoài dùng cho phát âm thanh phục vụ giao tiếp và giải trí thường được tích hợp sẵn mạch công suất, do đó loa máy tính có thể sử dụng trực tiếp với các nguồn tín hiệu đầu vào mà không cần đến bộ khuếch đại công suất (Amply). 1.6. Phần mềm (Software). Là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó. Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các lệnh trực tiếp đến phần cứng máy tính hoặc cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác. Phần mềm là một khái niệm trừu tượng, khác với phần cứng ở chỗ là "phần mềm không thể sờ hay đụng vào" và cần phải có phần cứng mới có thể thực thi được. - Phần mềm hệ thống: Là phần mềm giúp đỡ hệ thống máy tính hoạt động. Nhiệm vụ chính của phần mềm hệ thống là tích hợp, điều khiển và quản lý các phần cứng riêng biệt của hệ thống máy tính. Ví dụ: Hệ điều hành dành cho máy tính cá nhân như Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7, hệ điều hành mã nguồn mở Ubuntu vv…Hệ điều hành dành cho máy chủ như Microsoft Windows Server 2003, Microsoft Windows Server 2008, MAC OS, vv…chương trình điều khiển thiết bị hay trình vận hành (Driver) cạc màn hình, cạc âm thanh, chương trình kết nối máy in,... - Phần mềm ứng dụng: Là chương trình giúp cho máy tính thực hiện trực tiếp một công việc nào đó mà người dùng muốn thực hiện. Trên thị trường có 2 loại phần mềm: Phần mềm đóng gói và phần mềm phát triển theo yêu cầu riêng. Phần mềm đóng gói là phần mềm làm cho 1 lĩnh vực nào đó thật cụ thể hoặc có tính dùng chung rất cao. Phần mềm phát triển theo yêu cầu riêng là phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng của từng khách hàng. Hình 1: Phần mềm hệ thống Microsoft Windows XP. Hình 2: Phần mềm ứng dụng Microsoft Office 2003. PHẦN 2: MICROSOFT WORD 2010 BÀI 1: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN I. Định dạng ký tự Định dạng ký tự tức là ta thay đổi các thuộc tính cho ký tự như font chữ, kích thước, màu sắc… Để định dạng ký tự chủ yếu ta sử dụng nhóm Font trong thẻ Home: Các nút định dạng trong nhóm font: Biểu tượng Chức năng Chọn font chữ Chọn cỡ chữ Tăng cỡ chữ Giảm cỡ chữ Xóa hết định dạng Tạo chữ đậm Tạo chữ nghiêng Gạch chân chữ Gạch ngang chữ Tạo chữ dạng chỉ số Tạo chữ dạng số mũ Thay đổi chữ in chữ thường Highlight khối văn bản Đổi màu chữ Phím tắt Ctrl+shift+f Ctrl+shift+p Ctrl+> Ctrl+< Ctrl+B Ctrl+I Ctrl+U Ctrl+= Ctrl+Shift++ Ta có thể sử dụng các nút lệnh có sẵn trong nhóm font hoặc bấm chuột vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm font (hoặc nhấn Ctrl+D) để mở hộp thoại font giống như vào Format-Font ở Word 2003: Các mục trong hộp thoại Font gồồm có Tab Font Mục Ý nghĩa Font: Chọn font chữ Font Style: Kiểu chữ: - Regular - Chữ bình thường - Italic - Chữ nghiêng - Bold - Chữ đậm - Bold Italic - Chữ đậm nghiêng Font Color Màu chữ Underline Style Các kiểu gạch chân Underline Color Màu của đường gạch chân Effect: Một số hiệu ứng đặc biệt - Strikethrought - Chữ gạch ngang - Double Strikethrought - Chữ gạch ngang đôi - Superscript - Chữ dạng số mũ (X2) - Subscript - Chữ dạng chỉ số (H2) - Shadow - Chữ có bóng - Outline - Chữ viền ngoài - Emboss - Chữ chìm - Engrave - Chữ nổi - Small caps - CHỮ IN KIỂU NHỎ - All caps - CHỮ IN KIỂU LỚN - Hidden - Chữ ẩn Nút Default Đặt các cài đặt làm chế độ mặc định Tab Character Spacing Scale Tỉ lệ co giãn ký tự theo chiều ngang Spacing : Khoảng các các ký tự: - Normal - Bình thường - Expanded - Tăng khoảng cách các ký tự - Condensed - Giảm khoảng các các ký tự Khoảng tăng và giảm quy định trong mục By Position : Đưa các ký tự lên cao hay xuống thấp : - Normal - Bình thường - Raised - Lên cao - Lowered - Xuống thấp Khoảng lên và xuống quy định trong mục By Dưới đây là các thao tác định dạng cơ bản: 1. Tạo chữ in đậm - Chọn đoạn text mà chúng ta muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn cho đến khi xuất hiện thanh công cụ Mini. - Nhấn nút Bold (B). Chúng ta cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+B. Lưu ý, nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) lần nữa nếu chúng ta muốn bỏ in đậm. Hoặc có thể bấm nút Bold ( ) trong nhóm font 2. Tạo chữ in nghiêng - Thực hiện tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn nút Bold thì chúng ta nhấn nút Italic( ) (phím tắt Ctrl+I). 3. Gạch dưới văn bản Nhấn Ctrl+U để gạch dưới đoạn text đang chọn. Nhấn Ctrl+U lần nữa để bỏ gạch dưới. Ngoài ra còn có nhiều kiểu gạch dưới khác: * Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng: - Chọn đoạn text chúng ta muốn gạch dưới. - Bấm nút mũi tên nhỏ bên cạnh nút Underline ( ) trong nhóm Font - Trong hộp Underline style, chúng ta chọn Word only. Nhấn OK. (Hoặc bấm tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+W) * Gạch đôi ở dưới từ: Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên. Trong hộp Underline style, chúng ta chọn biểu tượng dòng đôi. Nhấn OK (hoặc bấm tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+D). * Đường gạch dưới trang trí: Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên. - Trong hộp Underline style, chúng ta chọn kiểu mình thích. - Để đổi màu của đường gạch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color và chọn màu mình thích. Nhấn OK. 4. Đổi màu chữ - Chọn đoạn text chúng ta muốn đổi màu, di chuyển con trỏ chuột vào vùng chọn để xuất hiện thanh công cụ Mini. - Nhấn nút Font Color ( ) và chọn màu mình thích. Ta cũng có thể bấm nút Font color trong nhóm Font 5. Đổi kích cỡ chữ - Chọn đoạn text, di chuyển con trỏ chuột vào để xuất hiện thanh công cụ Mini, bấm nút Font size ( ) để chọn cỡ chữ - Để tăng/giảm kích cỡ chữ theo các mụcc trong font size, chúng ta nhấn nút Grow Font ( - phím tắt Ctrl+Shift+>) để tăng cỡ chữ. Hoặc nhấn nút Shrink Font ( - phím tắt Ctrl+Shift+<) để giảm cỡ chữ. - Ngoài ra ta có thể bấm tổ hợp phím Ctrl+[ để giảm cỡ chữ từng đơn vị và Ctrl+] để tăng cỡ chữ từng đơn vị 6. Định dạng chỉ số trên (Superscript), chỉ số dưới (Subscript) Chọn đoạn văn bản cần định dạng. Trong thẻ Home, nhóm Font, chúng ta nhấn nút Superscript ( - phím tắt Ctrl+Shift+=) để định dạng chỉ số trên, hoặc nhấn nút Subscript ( -phím tắt Ctrl+=) để định dạng chỉ số dưới. 7. Co dãn văn bản theo chiều ngang - Chọn đoạn văn bản chúng ta muốn căng ra hoặc thu lại. - Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font (giống như vào Format – Font ở Word 2003). - Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà chúng ta muốn. Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại, nó sẽ được thu lại (hình dưới) 8. Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự - Chọn đoạn văn bản mà chúng ta muốn thay đổi. - Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font. - Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Trong mục Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và chỉ định số khoảng cách trong mục By (hình dưới). 9. Đưa các ký tự lên cao hay xuống thấp - Chọn đoạn văn bản mà chúng ta muốn đưa lên cao hay xuống thấp. - Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font. - Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Trong mục Position, nhấn Raised để đưa lên cao hay Lowered để đưa xuống thấp và chỉ định số độ dời trong mục By (hình dưới). II. Định dạng đoạn văn bản (paragraph) Định dạng đoạn văn bản là thay đổi hình thức trình bày và trang trí đoạn văn bản như cách canh biên, thay đổi khoảng cách giữa các đoạn và các dòng trong đoạn, đóng khung, tô nền… Để định dạng đoạn văn bản ta sử dụng nhóm Paragraph trong thẻ Home: Nếu ta bấm chuột vào mũi tên nhỏ ở góc dưới nhóm Paragraph thì hộp thoại Paragraph giống như vào Format – Paragraph ở Word 2003 sẽ xuất hiện: Trong hộp thoại này có các lựa chọn chính nh ư sau: Alignment: - Left - Centered - Right - Justified Outline level Indentation: - Left - Right - Special + First line Tab Indent and spacing Canh biên văn bản: - Canh thẳng lề trái - Canh thẳng giữa trang - Canh thẳng lề phải - Canh thẳng đều 2 bên Chọn cấp đề mục Thụt lề: - Thụt lề trái - Thụt lề phải - Thụt lề đặc biệt + Thụt dòng đầu + Hanging - Mirror Indents Spacing - Before - After - Line spacing Widow/Orphan Control Keep with next Keep line together Page break before + Thụt các dòng còn lại - Đặt lề đối xứng (để in hai mặt) Chỉnh khoảng cách - Khoảng trống thêm vào đầu đoạn - Khoảng trống thêm vào cuối đoạn - khoảng cách các dòng trong đoạn Tab Line and page break Nếu chọn mục này Word sẽ cố giữ cho văn bản không bị hiện tượng mẹ góa con côi (một đoạn có vài dòng lẻ loi ở trang trước hoặc trang sau) Giữ cho đoạn đang định dạng và đoạn sau nó nằm cùng trang với nhau Không cho sang trang ở giữa đoạn Chèn một ngắt trang trước đoạn đang định dạng Dưới đây là các thao tác cơ bản 1. Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai bên: - Chọn đoạn văn bản chúng ta muốn canh chỉnh. - Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left ( -phím tắt Ctrl+L) để canh lề trái, nhấn Align Right ( -phím tắt Ctrl+R) để canh phải, nhấn nút Center ( -phím tắt Ctrl+E) để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nút Justify ( Ctrl+J) để canh đều hai bên. - phím tắt 2. Chỉnh khoảng cách các dòng trong đoạn - Theo mặc định của Word 2010, khoảng cách giữa các dòng trong đoạn là 1.15, muốn thay đổi ta làm như sau: - Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào nút Line Spacing rồi chọn khoảng cách là 1, 1.14, 1.5 ... - Ta cũng có thể chọn mục Line Spacing Options, và chỉnh trong mục Line Spacing. - Click chọn Add/Remove Space Before Paragraph để thêm/loại bỏ khoảng cách trước đoạn văn. - Click chọn Add/Remove Space After Paragraph để thêm/loại bỏ khoảng cách sau đoạn văn. 3. Tạo hoa thị (Bullets) Việc tạo Bullets tức là đặt ở đầu mỗi đoạn văn bản một ký tự đặc biệt nào đó làm cho bố cục của văn bản mạch lạc, người đọc dễ theo dõi. Ví dụ đoạn văn bản dưới đây ta sử dụng kỹ thuật tạo Bullets Các loại thực phẩm tốt cho cơ thể con người:  Rau  Trái cây  Cá Cách tạo Bullets: - Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào mũi tên nhỏ cạnh nút Bullets ( ) và chọn một ký tự làm Bullet - Nếu bấm chọn mục Define New Bullet thì ta có thể nạp thêm một ký tự Symbol hay một hình ảnh khác làm Bullet 4. Đánh số đoạn văn bản(Numbering) Thay vì dùng các ký tự đặc biệt đặt vào đầu mỗi đoạn văn bản như tạo Bullet thì ta có thể đánh số các đoạn văn bản (Numbering) như ví dụ bên dưới: Các loại thực phẩm tốt cho cơ thể con người: 1. Rau 2. Trái cây 3. Cá Cách tạo Numbering như sau: Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào mũi tên nhỏ cạnh nút Numbering ( ) để chọn kiểu đánh số, muốn thay đổi tùy chọn kiểu đánh số thì chọn mục Define New Number Format. 5. Đánh số hoặc tạo bullets nhiều cấp Đoạn văn bản dưới đây là một ví dụ về đánh số nhiều cấp: Các môn học trong học kỳ I 1. Môn tự nhiên a) Toán b) Lý c) Hóa 2. Môn xã hội a) văn b) Sử c) Địa Cách tạo đề mục số và bullet nhiều cấp như sau: Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào mũi tên nhỏ cạnh nút Multilevel List ( ) để chọn kiểu đánh số hoặc bullets nhiều cấp, muốn thay đổi tùy chọn kiểu đánh số hoặc bullets nhiều cấp thì chọn mục Define New Multilevel List hay Define New List Style. Khi đã áp dụng kiểu đánh số hoặc bullet nhiều cấp, muốn chuyển xuống cấp dưới (ví dụ cấp 1 chuyển xuống cấp 2) ta nhấn phím tab, muốn chuyển lên cấp trên (ví dụ cấp2 lên cấp 1) ta nhấn Shift+tab 6. Tăng/giảm thụt lề trái: - Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào nút Increase Indent ( hay Ctrl+M) để thụt lề trái mỗi lần 1 default tab (mặc định là 0.5 Inch). - - Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào nút Decrease Indent( Hay Ctrl+Shift+M) để giảm thụt lề trái mỗi lần tương đương 1 default tab (mặc định là 0.5 Inch) 7. Đóng khung, tô màu đoạn văn bản Đóng khung và tô màu có tác dụng trang trí làm nổi bật các đoạn văn bản, đây là các thao tác rất hay được dùng khi trình bày văn bản. * Đóng khung: Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào nút Border rồi chọn các mục sau: - Bottom Border: Đóng khung cạnh dưới đoạn văn bản - Top Border: Đóng khung cạnh trên của văn bản - Left Border: Đóng khung cạnh trái của văn bản - Right Border: Đóng khung cạnh phải của văn bản - No Border: Bỏ đóng khung - All Border: Đóng khung tất cả các đường ( dùng trong bảng) - Outside Border: Đóng khung các đường bao xung quanh khối văn bản hoặc bảng. - Inside Border: Đóng khung các đường giữa bảng (chỉ dùng cho bảng) Nếu bấm chuột vào mục Border and shading… sẽ xuất hiện hộp thoại giống như khi ta vào menu Format- Border and shading của Word 2003: Các mục trong tab Border gồm có: - Setting: Kiểu đóng khung + None: Không đóng khung + Box: Đóng khung kiểu bình thường + Shadow: Đóng khung có bóng đổ + 3-D: Khung nổi 3 D + Custom: Đóng khung tùy chọn (có thể chọn các kiểu khác nhau cho từng cạnh) - Style: Kiểu đường kẻ khung - Color: Màu đường kẻ khung - Width: Độ dày đường kẻ khung - Apply to: Kiểu đóng khung: + Text (chỉ xuất hiện khi ta có chọn khối văn bản): Đóng khung theo văn bản (văn bản tới đâu đóng khung tới đó) + Paragraph: Đóng khung theo đoạn. Để hiểu rõ hơn các kiểu đóng khung trong mục Apply to ta hãy xem ví dụ dưới đây Đóng khung kiểu Text Đóng khung kiểu Text Đóng khung kiểu Text Đóng khung kiểu Text Đóng khung kiểu Text Đóng khung kiểu Text Đóng khung kiểu Text Đóng khung kiểu Text Đóng khung kiểu paragraph Đóng khung kiểu paragraph Đóng khung kiểu paragraph Đóng khung kiểu paragraph Đóng khung kiểu paragraph Đóng khung kiểu paragraph Trong hộp thoại Border and Shading ta còn có tab Page Border để đóng khung trang và tab Shading để tô màu. Phần này chúng tôi không trình bày kỹ ở đây mà dành cho bạn đọc tự tìm hiểu vì nó cũng tương tự như phần đóng khung và tô màu trình bày trong tài liệu này * Tô màu văn bản Trong nhóm Paragraph của thẻ Home, bấm chuột vào nút Shading : - Chọn màu tô trong bản màu - No color: Không tô màu - More colors: Nếu màu chúng ta cần không xuất hiện trong bảng màu phía trên thì bấm chuột vào mục này để chọn màu khác: IV. Định dạng tab Khi soạn thảo văn bản người ta thường không sử dụng phím Space bar (phím khoảng trắng) để canh chỉnh văn bản, tức là phím Space bar có một tác dụng duy nhất là để tạo ra dấu cách phân biệt các từ. Khi gặp văn bản có dạng cột như bên dưới thì ta sử dụng công cụ tab để định dạng: Ví dụ đoạn văn bản sử dụng tab: Stt Họ tên Ngày sinh Nơi sinh 1.......Trần Văn A...........................2/4/1987........................................Hà Nội 2.......Nguyễn Thị B.......................4/3/1989....................................Đồng Nai 3.......Vũ Văn C..............................5/12/1990...................................Long An Khi ta bấấm phím Tab thì theo mặc đ ịnh con tr ỏ seẽ di chuy ển vềồ phía sau m ột kho ảng đ ược quy định trong mục Default tab stops (theo mặc đ ịnh là 0.5” t ức 1.27cm) muồấn thay đ ổi thồng sồấ này ta ch ỉ việc Double click trền thanh Ruler và ch ỉnh m ục Default tab stops trong c ửa s ổ m ới xuấất hi ện), tuy nhiền nềấu trền thanh Ruler ta có đặt các điểm d ừng tab thì mồẽi lấồn nhấấn phím Tab con tr ỏ văn b ản seẽ nhảy đềấn điểm dừng tab kềấ tềấp, và khi đ ịnh dạng văn b ản d ạng c ột nh ư trền thì mồẽi c ột ta đ ặt m ột điểm dừng tab. Tùy hình thức của văn bản mà ta chọn các ki ểu tab phù h ợp cho các c ột văn b ản v ới ký hiệu và ý nghĩa của các loại tab như sau: KÝ HIỆU TAB Ý NGHĨA Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi chúng ta nhập liệu. Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn text. Đoạn text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi chúng ta nhập liệu. Tab phải: Nằm ở bên phải cuối đoạn text. Khi chúng ta nhập liệu, đoạn text sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab. Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằm trên cùng một vị trí. Bar Tab: Loại tab này không định vị trí cho text. Nó sẽ chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab. Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, chúng ta nên cho hiển thị thước ngang trên đỉnh tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc hoặc vào tab View, check mục Ruler. Chúng ta có thể nhanh chóng chọn tab bằng cách lần lượt click vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đó click chuột vào thanh thước ngang nơi chúng ta muốn đặt tab. Nếu chúng ta muốn đặt điểm dừng tab tại vị trí chính xác hoặc chúng ta muốn chèn ký tự đặc biệt trước tab, chúng ta có thể dùng hộp thoại Tabs bằng cách nhấn đúp chuột vào bất kỳ điểm nào trên thanh thước sẽ xuất hiện hộp thoại Tabs (tương tự như vào Format – Tab ở Word 2003): Trong hộp thoại này gồm có các mục: -Tab stop position: Nhập các vị trí muốn đặt điểm dừng tab - Alignment: Chọn kiểu tab - Leader: Chọn ký tự kéo theo (ký tự lấp đầy vào cột tab) - Nút Set: Đặt tab - Nút Clear: Xóa tab đang chọn - Nút Clear All: Xóa tất cả các tab Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, chúng ta có thể bấm phím Tab để nhảy đến từng điểm dừng tab trong tài liệu và nhập văn bản Muốn chỉnh sửa vị trí của tab ta kéo tab dọc cây thước Muốn xóa tab ta kéo tab ra khỏi cây thước rồi thả chuột. V. Tạo Drop Cap (chữ đầu đoạn lớn và rớt xuống dưới) Q Drop Cap là công cụ để tạo cho ký tự (hoặc từ) đầu đoạn to và rớt xuống dưới có tác dụng trang trí cho văn bản, làm cho văn bản nhìn nổi bật và sinh động hơn. Ví dụ đoạn văn bản sau: uê hương là chùm khế ngọt Cho con trèo hái mỗi ngày Quê hương là đường đi học Con về rợp bướm vàng bay Quê hương là con đò nhỏ Êm đềm khua nước trên sông Quê hương là con diều biếc Tuổi thơ con thả trên đồng Cách tạo Drop Cap như sau: Trong nhóm Text của thẻ Insert, bấm chuột vào nút Drop Cap để tạo Drop Cap: - None: Không có Drop Cap - Droped: Chữ Drop Cap nằm phía trong lề - In Margin: Chữ Drop Cap nằm phía ngoài lề - Drop Cap Options: Cài đặt font chữ, độ lớn ... cho Drop Cap Bấm nút Drop Cap Options sẽ xuất hiện hộp thoại tương tự như vào Format – Drop Cap ở Word 2003: - Possition: Chứa các mục None, Dropped, In Margin như phần trên - Font: Chọn font chữ cho Drop Cap - Lines to drop: Độ lớn của Drop cap - Distance from text: Khoảng cách từ khung Drop Cap đến văn bản thường BÀI 2: CHIA CỘT (COLUMN) I. Cách chia cột Chia cột cũng là một hình thức định dạng đoạn rất phổ biến, nó giúp chúng ta có thêm nhiều cách trình bày văn bản bắt mắt và thuận lợi hơn cho người đọc. Để chia cột văn bản ta tiến hành như sau: Chọn khối văn bản muốn chia cột (nếu đã nhập văn bản), vào thẻ Page Layout - nhóm Page Setup - bấm nút Columns chọn kiểu chia cột và số cột muốn chia, trong đó: - One: Chia một cột (không chia) - Two: Chia hai cột bằng nhau - Three: Chia 3 cột bằng nhau - Left: Chia hai cột và cột bên trái nhỏ hơn cột bên phải. - Right: Chia hai cột và cột bên phải nhỏ hơn cột bên trái. Nếu số cột muốn chia nhiều hơn 3 hoặc/và muốn có đường thẳng phân cách các cột thì chọn mục More columns, khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại tương tự như vào Format – Columns ở Word 2003, có các mục sau: - Preset: Kiểu chia cột (gồm các mục One, Two, Three, Left, Right giống như bên trên) - Number of columns: Số cột muốn chia - Line between: Nếu chọn sẽ có đường thẳng phân cách các cột - Width and spacing: Chỉnh độ rộng các cột (Width) và khoảng cách giữa các cột (Spacing) - Apply to: Phạm vi áp dụng của thao tác chia cột đang thực hiện. Nếu không quét chọn văn bản thì Apply to gồm các mục: + This section: Thao tác chia cột áp dụng cho phân đoạn (Section) hiện hành (mặc định) + This point forward: Thao tác chia cột sẽ được thực hiện cho phần văn bản từ vị trí dấu nháy đến cuối văn bản. + Whole document: Thao tác chia cột áp dụng cho toàn bộ văn bản Nếu ta quét chọn văn bản rồi mới chia cột thì ta sẽ có các mục: + Selected text: Chia cột khối văn bản đang chọn (mặc định) + Selected Sections: Chia cột phân đoạn chứa khối văn bản đang chọn + Whole document: Thao tác chia cột áp dụng cho toàn bộ văn bản * Lưu ý khi chia cột: Nếu chúng ta chia cột đoạn cuối cùng của văn bản thì thường văn bản dồn hết ở cột đầu tiên mà không phân bố sang các cột còn lại, để tránh trường hợp như vậy trước khi chia cột ta đánh một vài phím Enter ở cuối văn bản và khi quét chọn đoạn văn bản để chia cột thì ta không quét chọn các ký tự Enter mới đánh thêm này. II. Sử dụng ngắt (Break) để xử lý văn bản chia cột Muốn chuyển văn bản từ cột này sang cột kia ta sử dụng ngắt cột bằng một trong các cách như sau: - Để dấu nháy ở vị trí muốn ngắt sang cột khác, vào tab Page Layout, nhóm Page Setup, bấm nút Break, chọn Column - Để dấu nháy ở vị trí muốn ngắt sang cột khác rồi gõ tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter Tiếp tục chèn các ngắt để điều chỉnh văn bản như ý muốn BÀI 3: TẠO BẢNG (TABLE) I. Giới thiệu chung về bảng - Bảng được gọi là Table - Trong bảng có một hay nhiều cột gọi là Column - Hàng gọi là Row - Ô gọi là Cell II. Tạo bảng, xóa bảng 1. Tạo bảng Ta có thể dùng một trong các cách sao để tạo bảng: C1: Vào thẻ Insert, nhóm Table – Bấm chuột vào mũi tên nhỏ bên dưới nút Table sau đó rê chuột chọn số hàng, số cột và Click chuột. C2: Vào thẻ Insert, nhóm Table – Bấm chuột vào mũi tên nhỏ bên dưới nút Table sau đó chọn Insert Table: Hiện cửa sổ Insert Table tương tự như vào menu Table – Insert – Table ở Word 2003) rồi nhập các thông số: - Number of columns: Số cột - Number of rows: Số hàng - Fixed column width: Chỉnh độ rộng các cột (nếu để Auto thì bảng sẽ được tự động điều chỉnh cho vừa với trang in) - AutoFit to content: Độ rộng các cột tự động được điều chỉnh cho vừa với nội dung của các ô - AutoFit to window: Độ rộng các cột tự động được điều chỉnh cho vừa với cửa sổ - Remember dimensions for new tables: Nếu chọn mục này thì các thông số sẽ được ghi nhớ cho lần tạo bảng kế tiếp C3: Vào thẻ Insert, nhóm Table – Bấm chuột vào mũi tên nhỏ bên dưới nút Table sau đó chọn Draw table rồi tự vẽ bảng (thích hợp cho việc tạo các bảng có cấu trúc phức tạp) C4: Vào thẻ Insert, nhóm Table – Bấm chuột vào mũi tên nhỏ bên dưới nút Table sau đó chọn Quick tables: Chọn một kiểu bảng có sẵn như lịch (Calendar), ma trận (Matrix) hay bảng danh sách (Tabular list)… * Lưu ý: Ngoài 04 cách trên ta còn một cách nữa là dùng các phím dấu “+” và dấu “-” để vẽ bảng, trong đó dấu “+” để mở một cột mới và dấu “-” dùng để xác định độ rộng cột 2. Xóa bảng Chọn bảng, bấm phải chuột chọn Cut hay chọn thẻ Layout, nhóm Rows & Columns, bấm nút Delete, chọn Delete Table III. Các thao tác với bảng Khi ta chọn bảng, hai tab mới có tên Design và layout tự động xuất hiện, các tab này chứa các nhóm lệnh để thao tác trên bảng: Tab Design Tab Layout: 1. Các phím di chuyển trong bảng - Tab: Sang ô kế tiếp - Shift + Tab: Trở về ô trước - Ctrl+Tab: Tương đương Tab ở văn bản thường 2. Chọn bảng, hàng, cột, ô * Dùng chuột: - Chọn bảng: Bấm chuột vào mũi tên 4 chiều ở góc trên bên trái bảng - Chọn hàng: Click vào lề trái của hàng - Chọn cột: Di chuyển chuột phía trên cột cần chọn, khi nào con trỏ chuột thành hình mũi tên hai đầu thì click chuột - Chọn ô: Click vào sát lề trái của ô hay bấm chuột vào bên trong ô cần chọn rồi nhấn tổ hợp phím Shift +End * Dùng nút lệnh: - Chọn bảng: Vào tab Layout, nhóm Table, click nút Select, chọn Select Table - Chọn hàng: Vào tab Layout, nhóm Table, click nút Select, chọn Select Row - Chọn cột: Vào tab Layout, nhóm Table, click nút Select, chọn Select column - Chọn ô: Vào tab Layout, nhóm Table, click nút Select, chọn Select Cell. 3. Chèn, hàng, cột, ô - Chèn hàng: Chọn số hàng muốn chèn, bấm phải chuột chọn Insert - Insert Rows above (chèn hàng phía trên vùng chọn) hay Insert Rows Below (chèn hàng bên dưới vùng