Tài liệu Phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------0O0------------- NGUYỄN NGỌC LINH PHƯƠNG PHÁP THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA CHUYÊN VIÊN TỔNG HỢP VĂN PHÕNG BỘ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ --------------------------------------------- TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ học và Tư liệu học Mã số: 60 32 20 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG HÀ NỘI – 2005 Bảng chữ viết tắt dùng trong luận văn 01 Chuyên viên Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ 02 CCTT Cung cấp thông tin 03 PPTTTT Phƣơng pháp thu thập thông tin 04 PPXLTT Phƣơng pháp xử lý thông tin 05 VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật 06 VPB Văn phòng bộ 1 Mục lục trang a. phần mở đầu b. phần nội dung Chƣơng 1 Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý 1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ 1.1.1 Chức năng của văn phòng bộ 1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng bộ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ 1.2. Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý 1.2.1 Vai trò và yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý 1.2.2 Vai trò của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý 1.2.3 Nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý 1.2.4 Những yêu cầu cơ bản đối với chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý Chƣơng 2 phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ phục vụ hoạt động quản lý 2.1. Phƣơng pháp thu thập thông tin 2.1.1 Phương pháp đọc và ghi chép thông tin 2.1.2 Phương pháp sao chụp tài liệu 2.1.3 Phương pháp nghe báo cáo 2.1.4 Phương pháp tra cứu qua mạng 2.1.5 Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế 2.2. Phƣơng pháp xử lý thông tin 2.2.1 Phương pháp phân loại và tổng hợp thông tin 2.2.2 Phương pháp phân tích tin 2.2.3 Phương pháp xác định độ tin cậy của thông tin 2.2.4 Phương pháp lựa chọn thông tin 5 12 12 12 12 15 18 19 19 23 25 26 34 34 36 41 43 45 46 51 53 62 67 72 2 2.3. Cung cấp thông tin 2.3.1 Cung cấp thông tin bằng văn bản 2.3.2 Cung cấp thông tin bằng lời 2.4. Nhận xét 2.4.1 Những ưu điểm cơ bản 2.4.2 Hạn chế 2.4.3 Nguyên nhân Chƣơng 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ phục vụ hoạt động quản lý 77 78 84 86 88 96 98 102 3.1. Nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan Nhà nƣớc 3.2. Quy định chế độ thông tin báo cáo và xây dựng một số quy trình chuẩn trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 3.2.1 Quy định chế độ thông tin báo cáo 3.2.2 Xây dựng một số quy trình chuẩn trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 3.3. Đào tạo và nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của đội ngũ công chức, viên chức 3.3.1 Chương trình đào tạo cán bộ hành chính 3.3.2 Chương trình đào tạo tiền công vụ 3.3.3 Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức 3.4. ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 3.4.1 ứng dụng công nghệ mạng 3.4.2 Xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu 102 c. Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục 126 105 105 108 118 119 121 122 123 123 124 128 134 3 A. Phần mở đầu 1. Mục đích - ý nghĩa của đề tài : Trong lịch sử hình thành và phát triển của xã hội loài ngƣời, thông tin đƣợc hình thành trong quá trình giao tiếp và các hoạt động thực tiễn của con ngƣời. Có nhiều cách định nghĩa về thông tin nhƣng nhìn chung thông tin là tri thức đƣợc ghi lại trên nhiều phƣơng tiện khác nhau: văn bản, sách, dạng số hoá vv. Việc trao đổi thông tin trên mọi lĩnh vực hoạt động đƣợc đặt ra nhƣ một nhu cầu thiết yếu của con ngƣời. Đặc biệt, sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đã đƣa loài ngƣời bƣớc vào một kỷ nguyên mới -“kỷ nguyên của công nghệ thông tin” (Information technology). Từ đây đã bắt đầu khởi nguồn cho một cuộc cách mạng mới và cũng đồng thời góp phần hình thành nên đƣờng nét của một xã hội mới với nhiều tên gọi khác nhau nhƣ “xã hội hậu công nghiệp”, “xã hội văn minh điện toán”, “xã hội nhanh”, “xã hội thông tin”. Trên mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội, thông tin trở thành nguồn tài nguyên vô tận với vai trò làm lực lƣợng sản xuất của “nền kinh tế tri thức”. Hoạt động quản lý nói chung là hoạt động không thể thiếu thông tin. Thông tin vừa là đối tƣợng, vừa là điều kiện cần thiết của hoạt động quản lý. Việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng vì nó góp phần cung cấp nguồn lực (nguyên liệu đầu vào) có chất lƣợng, giúp nhà quản lý đƣa ra các quyết định quản lý chính xác và phù hợp. Theo Luật Tổ chức Chính phủ, bộ là những cơ quan có chức năng quản lí nhà nƣớc đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nƣớc; quản lí nhà nƣớc các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nƣớc tại doanh nghiệp có vốn nhà nƣớc theo quy định của pháp luật. Văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc tổng hợp của cấp quản lý, là đầu mối thông tin trong mọi hoạt động của bộ. Văn phòng bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. Trong đó, các chuyên viên tổng hợp của văn phòng bộ đóng vai trò là ngƣời trợ giúp đắc lực cho các Chánh - Phó Văn phòng Bộ trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý. 4 Tuy nhiên, vai trò, nhiệm vụ và các phƣơng pháp thu thập thông tin, xử lý thông tin của các chuyên viên tổng hợp để phục vụ cho hoạt động quản lý đến nay vẫn chƣa đƣợc quy định trong các văn bản của Nhà nƣớc và chƣa đƣợc nghiên cứu đầy đủ. Để tìm hiểu hoạt động của văn phòng bộ và đi sâu khảo cứu hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các chuyên viên tổng hợp, chúng tôi đã chọn đề tài "Phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý" để làm luận văn Thạc sĩ khoa học của mình. 2. Mục tiêu của đề tài : Thông qua việc nghiên cứu lý luận và khảo sát đánh giá tình hình thực tế về nhiệm vụ và phƣơng pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ, chúng tôi hƣớng tới việc nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp tối ƣu nhằm nâng cao hiệu quả phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của cán bộ công chức văn phòng bộ. Qua đây, đề tài cũng mong muốn góp phần làm phong phú thêm nhận thức về công tác văn phòng đặc biệt là hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của cán bộ văn phòng. 3. Phạm vi nghiên cứu: Do hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của văn phòng nói chung rất rộng và liên quan đến nhiều đối tƣợng nên chúng tôi không có điều kiện để tìm hiểu toàn bộ. Trong khuôn khổ của một Luận văn Thạc sĩ, đề tài của chúng tôi chỉ tập trung nghiên cứu các phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp ở văn phòng cơ quan bộ. Để giải quyết các mục tiêu đặt ra, đề tài của chúng tôi chọn hai trƣờng hợp để khảo cứu sâu, đó là các chuyên viên tổng hợp ở hai bộ là Văn phòng Bộ Nội vụ và Văn phòng Bộ Công nghiệp. Sở dĩ chúng tôi chọn hai cơ quan này để nghiên cứu là vì: Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực nhƣ tổ chức bộ máy hành chính nhà nƣớc, cán bộ, công chức, viên chức; Bộ Công nghiệp là cơ quan rất quan tâm đến công tác cán bộ, cải tiến lề lối làm việc và là cơ quan đầu tiên đƣợc cấp chứng chỉ Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9000:2001. 5 Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi có tìm hiểu thêm phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên văn phòng một số cơ quan bộ khác qua các phiếu điều tra khảo sát để có thêm những tƣ liệu so sánh khi cần thiết. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện mục tiêu trên, trong nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài, chúng tôi đặt ra và giải quyết những vấn đề sau: - Một là, nghiên cứu những vấn đề lí luận về thông tin và đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; những quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của VPB; vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý. - Hai là, khái quát những phƣơng pháp cơ bản của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và đánh giá những ƣu điểm, tồn tại của những phƣơng pháp đó. - Ba là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tế, chúng tôi nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp tối ƣu để nâng cao chất lƣợng và hiệu quả nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Trong những năm gần đây, những nghiên cứu về vai trò của văn phòng trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý cũng nhƣ nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của cán bộ văn phòng đã đƣợc quan tâm. Vấn đề này đã đƣợc đề cập trong một số giáo trình, đề cƣơng bài giảng, sách tham khảo dùng để giảng dạy trong các trƣờng đại học, học viện, các trƣờng trung học hoặc tài liệu phục vụ các lớp ngắn hạn nhƣ: "Nghiệp vụ thư ký văn phòng"( PGS - TS. Vũ Thị Phụng); "Nghiệp vụ thư ký văn phòng" (TS. Dƣơng Văn Khảm - Trần Hoàng- Nguyễn Hữu Thời); sách chuyên khảo nhƣ: "Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng" (Phạm Hƣng - Lê Văn In - Nghiêm Kỳ Hồng); "Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính" 6 (Nguyễn Văn Thâm, Lƣu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự); “Quản trị hành chính văn phòng” (Mike Harvey) vv. Ngoài ra, theo thống kê chƣa đầy đủ, chúng tôi thấy có khoảng trên dƣới 20 bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến hoạt động đảm bảo thông tin; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trên các báo, tạp chí nhƣ Tạp chí "Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam", Tạp chí "Quản lý nhà nƣớc", Tạp chí "Tổ chức nhà nƣớc" vv. Trong số các luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp, niên luận của sinh viên, học viên cao học Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn có khoảng 10 đề tài liên quan đến hoạt động đảm bảo thông tin. Đặc biệt là luận văn thạc sĩ của các tác giả Đinh Thị Hạnh Mai, Cam Anh Tuấn, Lê Tuấn Hùng; các khoá luận tốt nghiệp, các niên luận của học viên - sinh viên khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng. Qua tìm hiểu, chúng tôi thấy các công trình nghiên cứu trên đây tập trung nghiên cứu những vấn đề mang tính lý luận nói chung về văn phòng hoặc công tác đảm bảo thông tin phục vụ cho quản lý của văn phòng một cơ quan cụ thể. Mặc dù cũng đã có tác giả nghiên cứu nghiệp vụ thu thập, xử lý cung cấp thông tin nhƣng cũng chỉ trong phạm vi là văn phòng HĐNDUBND cấp tỉnh. Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy đến thời điểm hiện nay, chƣa có công trình nào nghiên cứu một cách đầy đủ và hệ thống về phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ. Do đó việc nghiên cứu đề tài này có tính kế thừa nhƣng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trƣớc. 6. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng: Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng những nguồn tƣ liệu sau: - Tài liệu lý luận (giáo trình, đề cƣơng bài giảng, sách tham khảo) về nghiệp vụ văn phòng dùng để giảng dạy trong các trƣờng đại học, học viện, các trƣờng trung học hoặc tài liệu phục vụ các lớp ngắn hạn; - Tài liệu lƣu trữ của các cơ quan bộ quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ, quy chế làm việc của bộ, các chƣơng trình công tác, các báo cáo tổng kết công tác của bộ. 7 - Công báo nƣớc CHXHCNVN. - Các luận văn thạc sĩ khoa học của các học viên cao học, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên, các bài viết trên các báo, tạp chí có liên quan đến thu thập và xử lý thông tin. - Cơ sở dữ liệu luật quốc gia, niên giám thống kê - Tổng cục Thống kê, các báo điện tử, website của các cơ quan bộ. - Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng các thông tin từ các phiếu khảo sát và phỏng vấn trực tiếp một số chuyên viên VPB. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu: Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, chúng tôi sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu khoa học cụ thể nhƣ: Phƣơng pháp mô tả và hệ thống (để khái quát về vai trò, nhiệm vụ và phƣơng pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của các chuyên viên văn phòng bộ); phƣơng pháp phân tích (để tìm hiểu những ƣu điểm, hạn chế còn tồn tại trong nghiệp vụ này); phƣơng pháp thống kê xã hội học (để khảo sát thực tế); phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp (đối với chuyên viên một số VPB); phƣơng pháp suy luận lôgic; phƣơng pháp sử liệu học vv. 8. Đóng góp của đề tài: Đóng góp của đề tài nghiên cứu đƣợc thể hiện trên các mặt lý luận và thực tiễn: - Về lý luận: Đề tài đƣợc thực hiện sẽ góp phần làm phong phú thêm lý luận về hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nói chung và phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ nói riêng. - Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ giúp cho các cán bộ, công chức văn phòng nói chung có nhận thức sâu sắc hơn về vai trò của cán bộ văn phòng trong việc thu thập đầy đủ các thông tin, xử lý thông tin chính xác và cung cấp những thông tin có giá trị phục vụ hoạt động quản lý. Đồng thời đề tài đƣa ra các giải pháp nhằm giúp cho các cán bộ văn phòng sử dụng 8 có hiệu quả các phƣơng pháp nghiệp vụ tối ƣu để nâng cao chất lƣợng thông tin phục vụ hoạt động quản lý. 9. Bố cục của luận văn: Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài đƣợc kết cấu gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý Chƣơng này giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ; vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp của văn phòng bộ trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Chƣơng 2: Phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý Đây là chƣơng chính của luận văn trình bày khái quát các phƣơng pháp cụ thể của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Đó là các phƣơng pháp thu thập thông tin, phƣơng pháp xử lý thông tin và cung cấp thông tin. Qua đây, chúng tôi rút ra những nhận xét về ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình sử dụng các phƣơng pháp này của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ. Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu qủa phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý Trong chƣơng này, chúng tôi đề ra các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý. Trong đó chủ yếu là các giải pháp nhƣ: nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan Nhà nƣớc; quy định chế độ thông tin báo cáo và xây dựng một số quy trình chuẩn trong thu thập, xử lý, cung cấp thông tin; đào tạo và nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của đội ngũ công chức, viên chức; ứng 9 dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã có đƣợc những thuận lợi là đƣợc sự giúp đỡ của các ông, bà Chánh – Phó Văn phòng, các cán bộ, công chức của các cơ quan đến khảo sát. Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của PGS.TS. Vũ Thị Phụng - ngƣời hƣớng dẫn tôi thực hiện luận văn này. Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn về mặt khảo sát và tìm hiểu thực tiễn. Việc tiếp cận để tìm hiểu và khảo cứu tƣ liệu của các chuyên viên tổng hợp có những giới hạn nhất định do thời gian hạn hẹp và những quy định của cơ quan đến khảo sát. Đồng thời đây là đề tài mới nên tài liệu nghiên cứu, tham khảo về vấn đề này không nhiều và mang tính rời lẻ. Với những khó khăn trên, chắc chắn luận văn của chúng tôi không thể tránh khỏi một số khiếm khuyết nhất định. Do đó chúng tôi rất mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn để luận văn hoàn thiện hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, các ông (bà) Chánh - Phó Văn phòng Bộ, chuyên viên tổng hợp và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý và cung cấp thông tin, giúp tôi trong quá trình thực hiện đề tài. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Vũ Thị Phụng là ngƣời hƣớng dẫn khoa học đã giúp tôi lựa chọn và tổ chức thực hiện đề tài. Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2006 Học viên Nguyễn Ngọc Linh 10 b. Phần nội dung Chƣơng 1 Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng Bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý 1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ 1.1.1. Chức năng của văn phòng bộ Văn phòng bộ (VPB) là một bộ phận không thể thiếu và có vị trí đặc biệt quan trọng trong tổ chức bộ máy của cơ quan bộ. Văn phòng bộ là cơ quan tham mƣu giúp bộ trƣởng trong các lĩnh vực chuyên môn nhƣ tổ chức thu thập và cung cấp thông tin; điều phối hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; giải quyết các thủ tục hành chính; thực hiện giao tiếp hành chính; quản lý công tác văn bản- hồ sơ- tài liệu và quản lý tài sản chung của cơ quan. Khi phân loại các nhóm chức năng của văn phòng, có nhiều quan điểm cho rằng: Văn phòng đảm nhận hai chức năng cơ bản là chức năng tham mƣu, tổng hợp và chức năng phục vụ, đảm bảo hậu cần cho cơ quan [05; 52] Theo khoản 1, Điều 17, Nghị định số 86/2002/ NĐ - CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 11 năm 2002 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ: “Văn phòng bộ có chức năng giúp Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các tổ chức của bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành chính quản trị đối với hoạt động của cơ quan bộ” [28]. Qua khảo sát chức năng của văn phòng một số cơ quan bộ, chúng tôi cho rằng văn phòng bộ thực tế phải đảm nhận bốn chức năng cơ bản đó là chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung, chức năng hậu cần và chức năng giao tiếp. 1). Chức năng tham mƣu tổng hợp Tham mƣu là một chức năng quan trọng của văn phòng bộ đối với hoạt động của lãnh đạo bộ. Tham mƣu có nghĩa là đề xuất các ý kiến, góp ý đối với việc ra quyết định quản lý của một cơ quan, cá nhân cụ thể. Trên thực tế để thực hiện chức năng tham mƣu, văn phòng bộ phải tổ chức đƣợc quá trình thông tin bởi vì thông tin không chỉ là phƣơng tiện của quản lý mà còn là sản phẩm của quá 11 trình quản lý. Văn phòng bộ đảm bảo yêu cầu là đầu mối trung tâm “thuphát” tin chung cho hoạt động của cơ quan bộ, phục vụ cho sự lãnh đạo - điều hành của lãnh đạo bộ. Để thực hiện chức năng này, việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin thƣờng xuyên là nhiệm vụ rất quan trọng của văn phòng bộ. Nếu nhƣ các đơn vị khác chỉ tham mƣu ở một lĩnh vực chuyên môn nhất định thì văn phòng bộ phải tham mƣu cho lãnh đạo những vấn đề thuộc nhiều lĩnh vực có liên quan đến hoạt động ngành. Nhìn chung, văn phòng bộ có trách nhiệm tham mƣu những vấn đề cơ bản nhƣ: + Tham mƣu trong quá trình xây dựng các chiến lƣợc phát triển lâu dài, xây dựng chƣơng trình - kế hoạch công tác (năm, quý, tháng…) và tham mƣu tổ chức thực hiện các chƣơng trình - kế hoạch công tác của cơ quan bộ. + Tham mƣu giúp lãnh đạo bộ trong việc ra các quyết định quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động của bộ. + Tham mƣu trong quá trình xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất của bộ gửi Chính phủ… Thông thƣờng, văn phòng bộ tham mƣu dƣới nhiều hình thức nhƣ bằng văn bản hoặc tham mƣu trực tiếp bằng lời. Các ý kiến đề nghị xác đáng của văn phòng bộ sẽ giúp cho lãnh đạo bộ nắm bắt đƣợc tình hình cụ thể và quyết định các biện pháp cần thiết. 2). Chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung Chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung của văn phòng bộ đƣợc thực hiện có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của toàn cơ quan bộ. Thực hiện chức năng này văn phòng bộ không chỉ có trách nhiệm điều hành hoạt động của văn phòng bộ mà còn có nhiệm vụ kiểm tra, phối hợp hoạt động của các đơn vị trực thuộc bộ, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ theo quy chế làm việc. Trong thực tế, mỗi đơn vị có hoạt động chuyên môn riêng và toàn cơ quan có những hoạt động chung, có những hoạt động mà nhiều đơn vị khác nhau tham gia. VPB trong phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị để tổ chức tốt các hoạt động đó. Cụ thể nhƣ ở Bộ Nội vụ, theo quy định Văn phòng Bộ có nhiệm vụ “đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chƣơng trình - kế hoạch công tác của Bộ”. ở Bộ Công nghiệp, Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp mọi mặt hoạt động của Bộ, 12 đôn đốc - kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quyết định của Bộ đối với toàn cơ quan. 3). Chức năng hậu cần Đây là một chức năng cần thiết mà bất cứ văn phòng bộ nào cũng cần phải có. Thực hiện chức năng hậu cần nghĩa là văn phòng bộ có trách nhiệm quản lý cơ sở vật chất, mua sắm, sửa chữa, nâng cấp các trang thiết bị, kho tàng, nhà cửa.. Bên cạnh đó, VPB đáp ứng các yêu cầu về điều kiện làm việc và quan tâm tới đời sống, sức khoẻ của cán bộ, công chức trong cơ quan bộ. VPB có trách nhiệm làm tốt công tác đƣa đón, phục vụ lãnh đạo. Ví dụ ở Bộ Công nghiệp, chức năng này đƣợc quy định cụ thể nhƣ sau: “Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm đảm bảo điều kiện làm việc, góp phần chăm lo cải thiện đời sống cán bộ, công nhân viên các cơ quan chức năng của Bộ” [42; 11]. 4). Chức năng giao tiếp Văn phòng bộ không chỉ là nơi thu thập thông tin và cung cấp thông tin mà còn là đầu mối quan hệ giữa bộ với các cơ quan, cá nhân ngoài bộ. Chính vì vậy, giao tiếp cũng là một chức năng rất cần thiết của văn phòng bộ. Qua khảo sát ở Bộ Nội vụ, Bộ Công nghiệp, VPB là đầu mối quan hệ giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nƣớc, Văn phòng Quốc hội, các cơ quan đoàn thể cấp trung ƣơng, khách quốc tế… Nếu khách đến làm việc với lãnh đạo bộ, VPB phối hợp với các đơn vị liên quan sắp xếp cho lãnh đạo bộ tiếp và làm việc. Đối với khách quốc tế, VPB phối hợp với Vụ Quan hệ quốc tế (là đơn vị chủ trì) tổ chức và chuẩn bị cho lãnh đạo bộ tiếp và làm việc. Ngoài ra, VPB còn thực hiện chức năng đối ngoại qua việc thay mặt cơ quan duy trì mối quan hệ thƣờng xuyên với các cơ quan thông tin đại chúng (báo chí, phát thanh, truyền hình…) Nhƣ vậy, trong quá trình hoạt động, thực hiện các chức năng cơ bản đã nêu trên, hoạt động của VPB tuy không tạo ra sản phẩm nhƣng đã góp phần đem lại hiệu quả lao động. Hiệu quả công tác của VPB không thể đo lƣờng bằng các giá trị kinh tế cụ thể nhƣ các hoạt động khác, nhƣng nó lại góp phần tạo ra các giá trị về kinh tế và xã hội. 13 Nhƣ vậy, cả bốn chức năng: chức năng tham mƣu tổng hợp, chức năng tổ chức và điều hành hoạt động, chức năng hậu cần, chức năng giao tiếp có mối quan hệ hữu cơ, gắn bó và bổ sung cho nhau. Tham mƣu không thể thiếu thông tin, tham mƣu cũng là để phục vụ sự điều hành lãnh đạo cơ quan bộ đƣợc tốt hơn và trong phục vụ hậu cần, trong giao tiếp cũng có tham mƣu. 1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng bộ Theo quy định tại khoản 2, Điều 17, Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ thì nhiệm vụ cơ bản của VPB nhƣ sau: " a) Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ của bộ; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của bộ; lập báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của bộ; b) Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, tổng hợp công tác thi đua - khen thưởng của bộ; c) Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành các văn bản của bộ; d) Giúp Bộ trưởng trong việc cung cấp thông tin đối với các phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân; đ) Đảm bảo trật tự kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan; e) Quản lý cơ sở vật chất, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan bộ; quản lý tài sản, kinh phí hoạt động của cơ quan bộ” [28;8]. Tuy nhiên, ở mỗi một cơ quan bộ, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng bộ có thể mở rộng hơn căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đặc thù của bộ. Qua khảo sát thực tiễn ở văn phòng các bộ, chúng tôi phân loại và hệ thống hoá các nhiệm vụ của VPB thành các nhóm cơ bản sau: (1). Công tác thông tin tổng hợp: Đây là một trong các nhiệm vụ quan trọng của văn phòng bộ. Nội dung nhiệm vụ cơ bản của công tác thông tin gồm thu thập, xây dựng các dữ liệu thông tin, xử lý, biên tập tin, lƣu trữ thông tin của cơ quan bộ. Giúp lãnh đạo bộ xây dựng các báo cáo định kỳ, các báo cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất của bộ, của ngành. 14 Văn phòng bộ giúp bộ trƣởng quan hệ, quản lý và cung cấp thông tin đối với các phƣơng tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, phối hợp đôn đốc các vụ và các đơn vị chuẩn bị bài viết, trả lời của lãnh đạo bộ. Văn phòng bộ giúp bộ trƣởng tổ chức họp báo khi cần thiết và chánh văn phòng bộ là ngƣời phát ngôn của bộ trƣởng khi đƣợc uỷ quyền. (2). Tổng hợp và xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch công tác của bộ; theo dõi và hƣớng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chƣơng trình – kế hoạch công tác của bộ. VPB còn là đầu mối phối hợp các đơn vị để triển khai hoạt động cơ quan. (3). Kiểm tra về mặt pháp lý và thể thức văn bản do bộ soạn thảo và ban hành; góp ý cho các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các đề án theo sự phân công và yêu cầu của lãnh đạo bộ. (4). Tổ chức thực hiện công tác văn thƣ của cơ quan bộ: Công tác văn thƣ là hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc nhƣ xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu. VPB thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thƣ, cụ thể thực hiện nhiều nội dung từ khâu nhận tài liệu đến vào sổ đăng ký, thống kê, phân phối, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc xử lý văn bản đến, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong; soạn thảo công văn , tài liệu gửi đi nơi khác; vào sổ thống kê gửi công văn tài liệu đi, nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan... Ngoài ra, VPB còn có các nhiệm vụ khác liên quan đến tổ chức khoa học lao động trong công tác văn thƣ. (5). Tổ chức công tác lƣu trữ cơ quan bộ: Công tác lƣu trữ là một lĩnh vực hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào. Công tác lƣu trữ bao gồm nhiều hoạt động nghiệp vụ nhƣ: Thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu vv. Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ là nhiệm vụ chính và chủ yếu của công tác lƣu trữ trong cơ quan bộ. VPB có nhiệm vụ tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác lƣu trữ của bộ và chỉ đạo nghiệp vụ công tác này ở các cơ quan cấp dƣới, các đơn vị trực thuộc. (6). Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao ban trong cơ quan bộ: Hội nghị, hội thảo, hội ý, họp giao ban… là những hình thức bàn bạc tập thể để ra các quyết định quản lý. Văn phòng bộ có trách nhiệm tổ chức tốt các hội họp 15 trong cơ quan bộ, bao gồm các nhiệm vụ nhƣ: xây dựng kế hoạch tổ chức, phân công nhiệm vụ giữa các đơn vị, đón tiếp đại biểu… (7). Công tác thƣ ký, giúp việc lãnh đạo: Trong phòng Tổng hợp - VPB có các thƣ ký riêng của bộ trƣởng và thƣ ký riêng cho các thứ trƣởng. Các thƣ ký này có nhiệm vụ dự kiến chƣơng trình làm việc hàng tuần, lịch làm việc hàng ngày của lãnh đạo; tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đi và đến, chuẩn bị các cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo bộ; ghi biên bản, ghi các ý kiến các cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo bộ; ghi biên bản, ghi các ý kiến phát biểu, các kết luận của lãnh đạo; chuẩn bị các bài phát biểu, các bài viết, trả lời phỏng vấn của các báo, đài, tạp chí cho lãnh đạo; xử lý thông tin đến qua hệ thống văn bản và qua phƣơng tiện giao dịch nhƣ: điện thoại, fax vv. (8). Tổng hợp và quản lý công tác thi đua - khen thƣởng của bộ, thƣờng trực hội đồng thi đua - khen thƣởng của bộ. (9). Công tác quản trị - đời sống: VPB có nhiệm vụ lập kế hoạch và dự trù kinh phí hoạt động hàng tháng, quý, năm của cơ quan bộ và quản lý, sử dụng kinh phí theo Luật Ngân sách cho cả năm, quý: phân bổ, cấp phát và kiểm tra việc thực hiện kinh phí hành chính sự nghiệp của các đơn vị cấp II; quản lý các nguồn vốn đầu tƣ và xây dựng cơ bản của cơ quan bộ, của ngành, quản lý tài sản công của cơ quan bộ… Tổ chức quản lý công sở của cơ quan bộ: bố trí, sắp xếp phòng làm việc, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện đi lại làm việc và các điều kiện lao động cho cán bộ, công chức trong cơ quan; tổ chức công tác lễ tân; quản lý công tác y tế, chăm sóc sức khoẻ ban đầu, công tác vệ sinh môi trƣờng, phòng chống dịch bệnh, quản lý nhà ăn tập thể; quản lý đội xe, đội bảo vệ… (10). Bảo đảm kỷ luật lao động, trật tự, kỷ luật, kỷ cƣơng hành chính theo nội quy làm việc của cơ quan bộ. (11). Hiện đại hoá công sở, trang thiết bị văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng và hoạt động của cơ quan bộ. [55; 80] 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ Về cơ bản cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ gồm các phòng, ban sau: - Phòng Tổng hợp 16 - Phòng Thi đua – Khen thƣởng - Phòng Hành chính- Văn thƣ - Phòng Lƣu trữ - Phòng Tài chính Kế toán - Đội xe - Phòng bảo vệ - Văn phòng đại diện tại các tỉnh phía Nam Tuy nhiên, tùy theo lĩnh vực quản lý các bộ mà cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ có thêm các phòng, ban khác nhau : - Phòng Báo chí tuyên truyền ( Bộ Tài chính) - Phòng Quản lý nhà đất (Bộ Văn hoá Thông tin) - Phòng Quản lý xuất nhập văn hoá phẩm (Bộ Văn hoá Thông tin) - Trung tâm Công nghệ Thông tin (Bộ Văn hoá Thông tin) - Phòng Lễ tân (Bộ Khoa học và Công nghệ) - Phòng Quản lý Khoa học công nghệ nội bộ (Bộ Khoa học và Công nghệ) - Phòng Quản lý Xây dựng (Bộ Khoa học và Công nghệ) - Phòng Pháp chế (Bộ Nội vụ) Trong đó, chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ (sau đây gọi tắt là chuyên viên) là các cán bộ, công chức của phòng Tổng hợp thuộc văn phòng bộ có vị trí công tác rất quan trọng. Trong VPB, chuyên viên tổng hợp đƣợc giao các nhiệm vụ khác nhau: có chuyên viên làm thƣ ký cho bộ trƣởng, có chuyên viên làm thƣ ký cho thứ trƣởng, có chuyên viên làm nhiệm vụ tổng hợp thông tin về một hoặc nhiều lĩnh vực công tác của bộ. Đóng vai trò là các thƣ ký tổng hợp, hoạt động của chuyên viên nói chung và hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên nói riêng góp phần đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo bộ và cơ quan bộ đƣợc thông suốt. 17 1.2. Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý 1.2.1. Vai trò và yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý 1). Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý Có nhiều định nghĩa về thông tin, tuy nhiên theo cách hiểu phổ biến nhất thông tin là sự phản ánh của thế giới vật chất (tự nhiên và xã hội) bằng ngôn từ, kí hiệu, hình ảnh…tác động lên giác quan của con người và được thu nhận thành sự hiểu biết về sự vật, hiện tượng. Hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ bao gồm nhiều vấn đề nhƣ hoạch định chiến lƣợc phát triển, ban hành văn bản, xây dựng kế hoạch cụ thể, tổ chức triển khai, kiểm tra, giám sát, đánh giá… Trong đó, hoạt động quản lý không thể thiếu thông tin. Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp những thông báo khác nhau, là tin tức về những sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và các yếu tố bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó. Ngoài ra, thông tin trong hoạt động quản lý là những tín hiệu mới, đƣợc thu nhận, đƣợc cảm thụ và đƣợc đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý. Trong hoạt động quản lý, thông tin có các vai trò sau: a. Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản lý (lãnh đạo) Chủ thể quản lý sử dụng thông tin để điều hành hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Thực chất quản lý là quá trình xử lý thông tin để đƣa ra các quyết định, chủ trƣơng, chính sách. Không có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời thì khó có thể quản lý một cách hiệu quả. Vì vậy thông tin đƣợc coi là công cụ của quản lý, thông tin vừa là phƣơng tiện vừa là sản phẩm của quá trình quản lý. Chất lƣợng và hiệu quả của thông tin quyết định đến chất lƣợng và hiệu quả của quản lý. b. Thông tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành các quyết định quản lý Vai trò của thông tin trong việc ban hành các quyết định quản lý có thể sơ đồ hoá nhƣ sau: 18 Thông tin pháp lý, thông tin xã hội Chủ thể quản lý Quyết định quản lý Thông tin thực tiễn Quyết định quản lý là một trong những phƣơng tiện giúp nhà quản lý thực hiện hoạt động điều hành và tổ chức cơ quan theo một hệ thống cấu trúc thống nhất để thực hiện mục tiêu. Dĩ nhiên, các quyết định quản lý còn là sự thể hiện hành vi sáng tạo của nhà quản lý. Nhƣng giá trị của quyết định quản lý lại phụ thuộc vào tính hợp pháp (không trái pháp luật) và tính hợp lý của quyết định. Tính hợp pháp của quyết định quản lý tạo nên giá trị khách quan của quyết định. Đồng thời hiệu lực thực tế của quyết định lại phụ thuộc vào tính hợp lý (giá trị thực tiễn) của chính quyết định ấy. Nhà quản lý chỉ có thể làm đƣợc điều này nếu đƣợc cung cấp một hệ thống thông tin đầy đủ trƣớc khi ban hành quyết định quản lý. Để ra một quyết định quản lý thông thƣờng có 5 giai đoạn chủ yếu sau: (1) Giai đoạn chuẩn bị ra quyết định; (2) Giai đoạn hình thành quyết định chính thức; (3) Văn bản hoá quyết định; (4) Giai đoạn phê duyệt và thông qua quyết định; (5) Giai đoạn tổ chức thực hiện quyết định. Trong giai đoạn chuẩn bị ra quyết định có một khâu rất quan trọng liên quan đến chất lƣợng và hiệu quả của quyết định hành chính là thu thập thông tin và xử lý thông tin. Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo cho quyết định quản lý hợp pháp và hợp lý. c. Thông tin là căn cứ để tổ chức kiểm tra, đánh giá và thực hiện các quyết định quản lý: Hoạt động tổ chức điều hành và kiểm soát công việc của nhà quản lý liên quan đến nhiều nội dung khác nhau. Đây có thể là việc xây dựng các kế 19