Tài liệu Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại văn phòng trung ương đảng thực trạng và giải pháp [tt]

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN *** TRẦN NGỌC SƠN QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ MÃ SỐ 60 32 24 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN LỆ NHUNG Hà Nội - 2011 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN *** TRẦN NGỌC SƠN QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội - 2011 MỤC LỤC _____ Trang LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 11 1.1 Giới thiệu về Văn phòng Trung ương Đảng và tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng 11 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 11 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 11 1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng 13 1.1.4 Mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan Đảng và Nhà nước 14 1.1.5 Tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng 15 1.2 Tổng quan về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử 20 1.2.1 Khái niệm tài liệu điện tử 20 1.2.2 Đặc điểm của tài liệu điện tử 21 1.2.3 Quản lý tài liệu điện tử 23 1.3 Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng 24 1.3.1 Tài liệu điện tử đến 24 1.3.2 Tài liệu điện tử đi 30 1.3.3 Tài liệu điện tử nội bộ 35 1.4 So sánh tính ưu việt của tài liệu điện tử với tài liệu giấy 40 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 42 2.1 Khái quát tình hình quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng 42 2.2 Các văn bản quy định về quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng 48 2.3 Quy trình và phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng 59 2.3.1 Đối với tài liệu điện tử đến 61 2.3.2 Đối với tài liệu điện tử đi 64 2.3.3 Đối với tài liệu điện tử nội bộ 65 2.4 Khai thác sử dụng tài liệu điện tử 66 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN 69 HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 3.1 Nhận xét 69 3.1.1 Những kết quả đạt được 69 3.1.2 Một số hạn chế 71 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng 77 3.2.1 Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý tài liệu điện tử 77 3.2.2 Xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử và triển khai thực hiện đề án khi được duyệt 79 3.2.3 Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của 84 Văn phòng Trung ương Đảng 3.2.4 Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực 85 KẾT LUẬN 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 PHỤ LỤC 95 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn MỞ ĐẦU 1- Mục đích, ý nghĩa của đề tài Từ một vài thập kỷ gần đây, với những tác động mạnh mẽ của các tiến bộ khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông; thế giới đang biến chuyển tới một nền kinh tế và xã hội mới mà thông tin và tri thức được xem là nguồn lực chủ yếu. Thông tin đang trở thành nguồn tài nguyên quan trọng của xã hội. Tài liệu điện tử trở thành một phương tiện lưu trữ thông tin hữu hiệu và ngày càng phát triển nhanh chóng, có mặt hầu hết các ngành hoạt động kinh tế xã hội từ trung ương đến địa phương ở nước ta. Trong một số cơ quan tài liệu điện tử thay thế dần dần tài liệu bằng giấy và đã trở thành tài sản rất có giá trị của quốc gia. Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc của Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản của cơ quan Đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Vì vậy, tài liệu giấy và tài liệu điện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động có nội dung phong phú với khối lượng lớn, phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. Việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là một nội dung có ý nghĩa quan trọng và là một trong những công việc chủ yếu của công tác văn thư. Việc quản lý tài liệu điện tử ở Văn phòng Trung ương Đảng đã được quy định và hướng dẫn trong một số văn bản của Đảng, Nhà nước và của Văn phòng Trung ương Đảng. Nhưng trên thực tế, công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương vẫn còn nhiều hạn chế. Chính vì lý do trên, mà tôi đã chọn đề tài: “Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ của mình, nhằm tìm hiểu thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng và đưa ra các giải pháp về quản lý tài liệu điện tử hiện hành để công tác này được thực hiện nề nếp hơn, giúp cho lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng và các đơn vị trực thuộc cũng như toàn thể cán bộ, nhân viên giải quyết công việc được thuận lợi, nhanh chóng, bảo đảm quản lý an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng. Chúng tôi nghiên cứu vấn đề này nhằm áp dụng tại Văn phòng Trung 3 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn ương Đảng, sau đó có thể nhân rộng phạm vi áp dụng đến các cơ quan Đảng và các tỉnh, thành ủy. 2- Mục tiêu của đề tài Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau: - Nghiên cứu các nguồn tài liệu điện tử và hoạt động quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương, qua đó chứng minh rằng ứng dụng công nghệ thông tin là một trong những giải pháp để quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng. - Khảo sát và đánh giá công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng. - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng. 3- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: đề tài sẽ tập trung nghiên cứu những vấn đề sau: - Tổng quan tài liệu điện tử nói chung, quản lý tài liệu điện tử nói riêng. - Tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng; thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng, từ đó nêu lên những ưu điểm và hạn chế. - Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp để tổ chức quản lý tài liệu điện tử hiện hành nhằm nâng cao hiệu quả của việc bảo quản khai thác và sử dụng tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu các loại hình tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, đặc điểm và ý nghĩa của nó cũng như thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành ở Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng từ khi hợp nhất (năm 2007) đến nay. 4- Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng. - Thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng. - Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng. 5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề Quản lý tài liệu điện tử hiện hành là một hướng nghiên cứu được rất nhiều độc giả quan tâm. Các nghiên cứu chính thức đã được công bố về quản lý tài liệu điện 4 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn tử ở Việt Nam không có nhiều vì quản lý tài liệu điện tử là vấn đề khó, khá phức tạp đối với cơ quan, tổ chức Đảng nói chung và các cơ quan quản lý lưu trữ Đảng nói riêng. Một số bài viết như: Năm 1995, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương chủ trì triển khai nghiên cứu đề tài khoa học “Nghiên cứu, thiết kế hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu phục vụ việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” - mã số KC04-VPTW, nghiệm thu năm 1996. - Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước: “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”. - Các báo cáo tại Hội nghị khoa học về “Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính Nhà nước” của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ tại Hà Nội, 9-10/11/2005. “Tài liệu điện tử và vai trò của ngành lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử” của KS Hoàng Quốc Tuấn, Trưởng Ban thư ký Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin của cơ quan Đảng. “Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam hiện nay” của PGS, TS Vũ Duy Lợi. “Những vấn đề thực tiễn trong giao dịch điện tử của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán tại ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam” của bà Phạm Thị Chuyền. Bài viết trình bày tóm tắt nội dung một số văn bản của Ngân hàng nhà nước về giao dịch thanh toán điện tử; các chương trình thanh toán liên ngân hàng, song phương với các ngân hàng bạn, thanh toán với khách hàng bằng chương trình Homebanking, rút tiền tự động. - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay” năm 2008 của Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, do TS Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm. - Nghiên cứu về tài liệu điện tử cũng đã được nhận được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam như bài viết của tác giả Kiều Thị Ngọc Mai: Vài nét về ứng dụng công nghệ tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ” hoặc bài viết của tác giả Huỳnh Diệu Mỹ: “Quản lý quá trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại Văn phòng Chính phủ”. Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004; Đề án cấp cơ sở của tác giả Vũ Hồng Mây, công tác tại Cục Lưu 5 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn trữ Văn phòng Trung ương Đảng: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp uỷ từ trung ương đến cấp tỉnh” mã số KHBĐ (2005)-2008, đề tài đã được nghiệm thu và các kết quả nghiên cứu đề tài đang trong giai đoạn triển khai. 6- Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, trong đó chủ yếu là các phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, phương pháp tiếp cận và phân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của luận văn. Trong quá trình triển khai nghiên cứu, luận văn đã áp dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như: - Nghiên cứu và khảo sát thực tế, tổng kết, phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành như việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý và chuyển giao tài liệu điện tử tại Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng. - Vận dụng các phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích, mô tả chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành và đề xuất các giải pháp quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng. 7- Nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình nghiên cứu vấn đề, chúng tôi đã sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau: - Luật Lưu trữ của các nước và tổ chức quốc tế, phần quy định về tài liệu điện tử. - Các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; các văn bản do Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ đảng từ trung ương đến địa phương. - Nguồn tài liệu điện tử đi và đến được cập nhật trong cơ sở dữ liệu công văn đi, đến tại Văn phòng Trung ương Đảng. - Các bài viết, các công trình nghiên cứu liên quan đến tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử; các bài viết liên quan tới tài liệu điện tử tại các Hội nghị khoa học và đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam. - Các sách về tài liệu điện tử; các luận văn thạc sỹ liên quan tới tài liệu điện tử. 8- Những đóng góp của luận văn Kết quả nghiên cứu của luận văn có những đóng góp cơ bản như sau: Thứ nhất, luận văn đã khái quát được các nguồn tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng và thực trạng công 6 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn tác quản lý tài liệu điện tử. Luận văn cũng đã có sự phân tích tổng quát về vai trò của công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử như là một công cụ giải pháp cơ bản góp phần hoàn thiện việc quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng và các cơ quan đảng nói chung. Thứ hai, luận văn cũng đã nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu điện tử, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả việc khai thác sử dụng thông tin của tài liệu điện tử phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. 9- Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được cấu trúc thành 3 chương. Phần mở đầu giới thiệu khái quát về luận văn, mục đích ý nghĩa của đề tài nghiên cứu, lịch sử nghiên cứu vấn đề, các nguồn tư liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài và phương pháp nghiên cứu, đồng thời giới thiệu về bố cục của luận văn. Chương 1: Tổng quan về tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng Chương 2: Thực trạng của công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng Chương 3: Một số nhận xét và các giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng Phần kết luận nêu tóm tắt kết quả của luận văn trên cơ sở các nhiệm vụ đặt ra ở phần mở đầu. Ngoài ra để minh họa thêm cho đề tài, luận văn của chúng tôi còn có thêm phần phụ lục. Cuối cùng, vì các nguyên nhân chủ quan và khách quan trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Chúng tôi rất mong nhận được những góp ý, chỉ giáo của các nhà khoa học và của người đọc. Trong quá trình thực hiện luận văn, ngoài sự cố gắng của bản thân, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, của các cán bộ, nhân viên lưu trữ đang làm việc tại Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, cán bộ nhân viên Trung tâm Công nghệ thông tin và Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng. Đặc biệt, là sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chu đáo của Tiến sĩ Nguyễn Lệ Nhung, chúng tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc. Một lần nữa xin chân thành cảm ơn tất cả sự giúp đỡ ấy. 7 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 1.1 Giới thiệu về Văn phòng Trung ương Đảng và tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Lịch sử Văn phòng Trung ương Đảng được gắn liền với quá trình ra đời và lãnh đạo của Đảng, luôn phục vụ đắc lực cho hoạt động lãnh đạo của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư qua các thời kỳ cách mạng. Qua mỗi chặng đường lịch sử khác nhau thì công tác văn phòng cũng như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng có sự thay đổi phù hợp với yêu cầu thực tiễn đặt ra. 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ Căn cứ vào Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21-8-2007 của Bộ Chính trị thì chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng được quy định như sau: Chức năng: Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lí tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản của các cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Nhiệm vụ: - Giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây dựng, tổ chức thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác, sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế nếu thấy cần thiết. Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư và một số hoạt động của các đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư để thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị do Bộ Chính trị, Ban Bí thư triệu tập; các cuộc làm việc của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư. Giúp Thường trực Ban Bí thư xử lí công việc hằng ngày của Đảng. 8 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm lãnh đạo Văn phòng và các đơn vị trực thuộc sau: Vụ Tổng hợp, Vụ Thư ký, Vụ Kinh tế, Vụ Xã hội, Vụ Nội chính, Vụ Pháp luật và cải cách tư pháp, Vụ Địa phương I (tại Hà Nội), Vụ Địa phương II (tại thành phố Hồ Chí Minh), Vụ Địa phương III (tại Đà Nẵng), Vụ Hành chính, Vụ Thư từ - Tiếp dân, Vụ Tổ chức - Cán bộ, Vụ Tài chính, Vụ Quản lý đầu tư và xây dựng, Cục Quản trị A, Cục Quản trị T78 (tại Thành phố Hồ Chí Minh), Cục Quản trị T26 (tại Đà Nẵng), Cục Quản trị - Tài vụ, Cục Lưu trữ, Trung tâm Công nghệ thông tin, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ, Ban Quản lí dự án các công trình của Đảng ở Trung ương. Bên cạnh đó, Văn phòng Trung ương Đảng còn có 3 doanh nghiệp trực thuộc là Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến Bộ hoạt động theo luật doanh nghiệp và một số tổ chức đoàn thể như: Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh cơ quan. 1.1.4 Mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan Đảng và Nhà nước Văn phòng Trung ương Đảng có mối quan hệ công tác với các ban Trung ương Đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương và các tỉnh uỷ, thành uỷ trực thuộc Trung ương. 1.1.5 Tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Một trong những phương tiện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước là các văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của Văn phòng Trung ương Đảng. Hàng ngày, Văn phòng Trung ương Đảng tiếp nhận các văn bản của các cơ quan gửi đến cũng như phát hành một số lượng rất lớn các văn bản chỉ đạo của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bí thư và của Văn phòng Trung ương Đảng trả lời ý kiến của các cấp, các ngành gửi xin ý kiến và trao đổi công việc, có thể chia thành 3 loại như sau: Văn bản đi, văn bản đến và văn bản lưu hành nội bộ. * Tài liệu đến Tài liệu đến được hiểu là văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng và được tiếp nhận tại bộ phận Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng. * Tài liệu đi Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng được quyền ban hành các loại văn bản theo thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng. 9 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn * Tài liệu lưu hành nội bộ Bên cạnh nguồn tài liệu đi và đến, để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng được thông suốt, trong hệ thống văn bản của Văn phòng Trung ương Đảng phát sinh một nguồn văn bản nữa được gọi là văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ bao gồm một số loại sau: quyết định, công văn, báo cáo, thông báo, nội quy, quy chế, tờ trình. Nguồn văn bản này được hình thành trong nội bộ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, từ các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng và không ban hành ra bên ngoài. 1.2 Tổng quan về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử 1.2.1 Khái niệm tài liệu điện tử Theo ISO 15489, tài liệu điện tử cũng là tài liệu. Trong đề tài này, tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hoá (digitalised). 1.2.2 Đặc điểm của tài liệu điện tử - Hình thức thông tin điện tử. - Tính có thể tách rời giữa thông tin và vật mang tin. - Kết cấu vật lý và tính phức tạp của kết cấu đối với độ tin cậy của bối cảnh thông tin và dữ liệu. - Tính dễ sửa chữa, dễ phục chế. - Tính đa truy cập và khả năng cho phép nhiều người sử dụng cùng một tài liệu trong cùng một thời điểm. 1.2.3 Quản lý tài liệu điện tử Quản lý tài liệu điện tử là sự tác động có mục đích của cơ quan quản lý đến các đối tượng bị quản lý, bằng một hệ thống các quy chế, quy định nhằm mục tiêu quản lý được đầy đủ khối tài liệu điện tử của cơ quan sản sinh ra nhằm mục đích phục vụ cho việc bảo quản và khai thác tài liệu điện tử một cách nhanh chóng và thuận tiện. 1.3 Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng gồm có: Công văn đến: bao gồm các tài liệu của các cơ quan, đơn vị, cá nhân gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng được cập nhật đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đến của Văn phòng Trung ương Đảng Công văn đi: Bao gồm các tài liệu do Văn phòng Trung ương Đảng phát hành (văn bản của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng) được cập nhật vào cơ sở dữ liệu công văn đi của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng. 10 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn Tài liệu nội bộ của Văn phòng Trung ương Đảng gồm: Văn bản của các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng gửi trong nội bộ cơ quan. 1.3.1 Tài liệu điện tử đến Văn phòng Trung ương Đảng đăng ký cập nhật công văn đến và quản lý bằng máy vi tính có nối mạng LAN của cơ quan với các đơn vị trực thuộc, cán bộ, chuyên viên của cơ quan khi tiếp nhận văn bản để giải quyết phải có trách nhiệm quản lý văn bản theo quy định của cơ quan. 1.3.2 Tài liệu điện tử đi Tài liệu đi của Văn phòng Trung ương Đảng gồm có 2 loại: Công văn đi của Trung ương và công văn đi của Văn phòng Trung ương Đảng : các văn bản đi này đều được cập nhật và gắn tệp file văn bản đầy đủ 100% trên cơ sở dữ liệu công văn đi, sau khi phát hành chính thức các văn bản này được cập nhật đầy đủ toàn văn nội dung công văn vào cơ sở dữ liệu và tuỳ theo mức độ mật của văn bản mà được chuyển qua đường mạng đối với các cơ quan, đơn vị được nhận văn bản. 1.3.3 Tài liệu điện tử nội bộ Trong hệ thống thông tin của Văn phòng Trung ương Đảng, văn bản lưu hành nội bộ là những văn bản do các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng ban hành. Văn bản do đơn vị nào ban hành sẽ lấy số và được đăng ký hệ thống số công văn đi của đơn vị đó và các đơn vị nhận văn bản sẽ đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đến của đơn vị mình. Văn bản lưu hành nội bộ có thể là văn bản được in ra giấy và được chuyển giao theo cách thức truyền thống, nhưng cũng có thể được hình thành và chuyển giao trên mạng nội bộ. Tuy nhiên, hình thức quản lý và chuyển giao văn bản trên mạng nội bộ hiện nay tại Văn phòng Trung ương Đảng vẫn chưa phải là hình thức phổ biến mà chủ yếu là các thông tin đưa lên mạng nội bộ phục vụ cho việc nắm thông tin chung của cơ quan. 1.4 So sánh tính ưu việt của tài liệu điện tử với tài liệu giấy - Nhất thể hóa thông tin tổng hợp. - Mật độ lưu giữ thông tin cao, không gian lưu giữ nhỏ, thống nhất trong quản lý. - Tự động hóa quản lý văn bản. Tiểu kết chương 1 Tài liệu điện tử được sản sinh ra ngày một nhiều theo sự phát triển của xã hội hiện đại, xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức. Nhu cầu quản lý tài liệu điện tử phục vụ cho tra cứu hàng ngày và về lâu dài là nhu cầu tất yếu khách quan và giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng. Quản lý tốt nguồn tài liệu điện tử này là mục tiêu của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, qua đó góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Qua những vấn đề đã trình bày ở trên, rõ ràng tài liệu điện tử tại Văn phòng 11 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn Trung ương Đảng có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin nhưng vẫn chưa hoàn toàn triệt để. Văn bản mới chỉ được đăng ký cập nhật vào cơ sở dữ liệu công văn đi, công văn đến, việc chuyển giao văn bản, xử lý và phối hợp xử lý văn bản vẫn mang tính truyền thống. Để quản lý tốt nguồn tài liệu điện tử phục vụ cho công tác lưu trữ đầy đủ và lâu dài thì một trong những giải pháp lựa chọn là ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử một cách triệt để hơn nữa. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin và trình độ, năng lực của cán bộ như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tốt tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng là hoàn toàn mang tính khả thi. CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 2.1 Tình hình quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng Quản lý tài liệu điện tử đi, tài liệu điện tử đến và tài liệu điện tử nội bộ và xử lý văn bản qua mạng trên phần mềm Lotus Notes tại Văn phòng Trung ương Đảng thực chất là quản lý toàn bộ các tài liệu điện tử trên cơ sở dữ liệu công văn đi, công văn đến và văn bản nội bộ trên mạng máy tính giúp cho việc lưu trữ tài liệu điện tử được đầy đủ nhằm phục vụ khai thác được nhanh chóng thuận tiện. Mục tiêu của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và điều hành bằng văn bản qua mạng nhằm góp phần kiểm soát thông tin kịp thời, loại trừ sự chậm trễ trong giải quyết công việc và từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu còn được coi là một giải pháp nhằm quản lý tập trung thống nhất Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. 2.2 Các văn bản quy định về quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng * Theo Quy định số 2114-QĐ/VPTW, ngày 01/9/2008 của Văn phòng Trung ương Đảng quy định về quản lý, cập nhật, phát hành, sử dụng tài liệu trên mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng. * Quy định số 2115-QĐ/VPTW, ngày 01/9/2008 của Văn phòng Trung ương Đảng Quy định về quản lý, sử dụng và bảo vệ mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng đã xác định trách nhiệm, nội dung quản lý, sử dụng và bảo vệ mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng để áp dụng thống nhất trong cơ quan. * Quy định số 01-QĐ/VPTW, ngày 07/4/2011 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc gửi, nhận văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng . 12 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn 2.3 Quy trình và phương pháp quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng Qua thực tế khảo sát đối với một số cơ quan nhà nước và cơ quan Đảng cho thấy các khâu nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu điện tử hiện hành còn mang tính tự phát, được tiến hành nhằm mục đích cơ bản là phục vụ cho các hoạt động có tính tác nghiệp hàng ngày. Xuất phát từ mục đích như vậy cho nên các khâu nghiệp vụ: từ thu thập xác định giá trị, tổ chức khoa học (phân loại, biên mục, sắp xếp…), bảo quản, lập các công cụ tra cứu đến công tác tổ chức sử dụng đều được tiến hành tùy thuộc vào trình độ hiểu biết của cán bộ thừa hành và trình độ nhận thức cũng như mối quan tâm của cán bộ lãnh đạo ở từng cơ quan. Nói một cách khái quát là công tác lưu trữ tài liệu điện tử hiện hành ở nước ta nói chung và tại Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng còn hạn chế, chưa có sự chỉ đạo thống nhất về mặt nghiệp vụ cũng như về mặt tổ chức. Các mối quan hệ giữa lưu trữ văn bản giấy hành chính với lưu trữ tài liệu điện tử chưa được xác lập một cách chính thức. Trong thực tế hiện nay song song tồn tại hai hệ thống lưu trữ: hệ thống lưu trữ tài liệu giấy và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử hoạt động độc lập nhau. 2.3.1 Đối với tài liệu điện tử đến - Quy trình xử lý văn bản trong chương trình “xử lý công văn” được xây dựng như sau: - Đối với công văn đến: + Văn thư tiếp nhận và đăng ký (cho số đến; nhập siêu dữ liệu); + Chuyển xin ý kiến hoặc chuyển xử lý tới các lãnh đạo hoặc chuyên viên trong cơ quan; + Lãnh đạo, chuyên viên xử lý công văn (đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết); + Chuyển công văn cho các chuyên viên khác xử lý (nếu cần); + Chuyển lãnh đạo kết thúc xử lý. Trong hoạt động quản lý nhà nước, việc quản lý tài liệu điện tử là một nội dung quan trọng không những có tác động trực tiếp đến hiệu quả công việc của cơ quan còn ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và hoạt động của công tác lưu trữ. Thực tế hiện nay, lưu trữ tài liệu điện tử hiện hành còn là một vấn đề chưa được thực hiện tại nhiều các cơ quan, tổ chức mà Văn phòng Trung ương Đảng là một trong số đó, thực tế này xuất phát từ nhiều lý do, cả về khách quan và chủ quan. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành phần nào đã khắc phục được vấn đề trên. Tất cả các văn bản đi và đến đều được quản lý tại một cơ sở dữ liệu. Việc quản lý chúng sẽ dựa trên các tiêu chí được xây dựng theo yêu cầu của người sử dụng. Trong chương trình phần mềm quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng, việc ứng dụng đối với chức năng lập hồ sơ hiện hành là một yêu 13 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn cầu nhằm nâng cao hơn nữa khả năng sử dụng của chương trình. Mỗi một văn bản khi được cập nhật vào cơ sở dữ liệu đều được quản lý theo các tiêu chí chung như tên loại văn bản, ngày tháng của văn bản, trích yếu nội dung văn bản... đây cũng là những tiêu chí cơ bản giúp cho việc lập hồ sơ điện tử được thực hiện một cách thuận lợi. Thực tế hiện nay Văn phòng Trung ương Đảng chưa tiến hành quét văn bản đến và số hóa văn bản đến được. Đặc điểm của các dữ liệu về văn bản được quản lý trong hệ thống là cấu trúc phân cấp, toàn bộ hệ thống văn bản gửi đến cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng được phân chia thành các cấp độ khác nhau. 2.3.2 Đối với tài liệu điện tử đi - Đối với công văn đi: + Tạo lập dự thảo (do chuyên viên thực hiện); + Chuyển xin ý kiến của các chuyên viên, lãnh đạo cơ quan; + Chuyên viên xử lý công văn đi bằng cách đọc dự thảo, xem xét ý kiến góp ý của các chuyên viên khác để đưa ra ý kiến xử lý của mình hoặc hoàn chỉnh lại dự thảo; + Chuyển lãnh đạo cơ quan ký duyệt và cho phép phát hành. Lãnh đạo cơ quan được phép đọc và duyệt dự thảo (có thể bổ sung chỉnh sửa thêm); quyết định cho phép phát hành công văn; + Công văn đi được chuyển tới văn thư để cho số công văn đi và làm thủ tục phát hành. Khi công văn đi đã phát hành là kết thúc quá trình xử lý. Trong quá trình hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng đã hình thành một khối lượng lớn các văn bản đi. Thực tế hiện nay các văn bản đi mới chỉ được đăng ký trích yếu và các trường trên máy sau đó gắn tệp (file) vào nội dung của tất cả văn bản nhưng chưa tiến hành quét các văn bản đã đóng dấu phát hành, do vậy việc khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu công văn đi vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu vì các văn bản chỉ có bản file không có chữ ký và dấu. 2.3.3 Đối với tài liệu điện tử nội bộ Đối với công văn nội bộ: quy trình xây dựng tương tự như công văn đi (không phát hành ra ngoài cơ quan mà chỉ phát hành trong nội bộ cơ quan). 2.4 Khai thác sử dụng tài liệu điện tử Việc tìm kiếm khai thác tài liệu điện tử ở Văn phòng được thực hiện một cách thường xuyên theo yêu cầu của lãnh đạo. Việc khai thác tài liệu điện tử dựa vào các tiêu chí để tìm kiếm như: số, ký hiệu của văn bản, nội dung trích yếu của văn bản, thời gian… trên cơ sở dữ liệu công văn đi, công văn đến. Tiểu kết chương 2 Nội dung chính chương này trình bày cụ thể thực trạng, ưu điểm và hạn chế công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng. Luận văn đã trình bày và có sự phân tích về mục tiêu của công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng 14 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn Trung ương Đảng. Trên cơ sở mục tiêu đã được xác định, luận văn mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng để quản lý tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu của hoạt động khai thác sử dụng thông tin của tài liệu điện tử để phục vụ Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 3.1 Nhận xét 3.1.1 Những kết quả đạt được Để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng đã chú trọng việc quản lý tốt nhất nguồn văn bản hình thành trong hoạt động của mình. Qua khảo sát của đề tài, việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương đã đạt được một số kết quả nhất định sau: - Quản lý tài liệu điện tử hiện hành trên cơ sở dữ liệu công văn đi, đến và văn bản lưu hành nội bộ giúp cho việc đăng ký, quản lý, thống kê và tra tìm văn bản một cách nhanh nhất, đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu của hoạt động quản lý hiện nay tại Văn phòng Trung ương Đảng. - Quản lý tài liệu điện tử giúp cung cấp thông tin cho lãnh đạo xử lý văn bản và theo dõi chặt chẽ quá trình xử lý văn bản của cán bộ chuyên viên. Với những tính năng như vậy, chương trình quản lý công văn trên mạng đã hỗ trợ đắc lực cho công tác văn thư của Văn phòng Trung ương Đảng, góp phần đáng kể vào việc nâng cao năng suất lao động của các cán bộ, chuyên viên trong cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, qua đó đã góp phần vào việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước của Văn phòng Trung ương Đảng. 3.1.2 Một số tồn tại Bên cạnh những kết quả đạt được như trên, việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành của Văn phòng Trung ương Đảng cũng vẫn còn một số những tồn tại cần khắc phục. Cụ thể là: * Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chưa đầy đủ Việc quản lý tài liệu điện tử của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng còn hạn chế. Trong thời gian vừa qua, các văn bản chỉ đạo mới chỉ tập trung vào các nội dung nghiệp vụ văn thư truyền thống (quản lý, chu chuyển, vận hành, giải quyết văn bản đi, đến) với đối tượng chủ yếu là tài liệu giấy. Các nội dung nghiệp vụ liên quan đến tài liệu điện tử và quản lý, xử lý tài liệu điện tử chưa được xây dựng và ban hành. Nhiều nội dung trong một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn 15 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn nghiệp vụ (ví dụ Quy định 403, 667 của Văn phòng Trung ương Đảng) không còn phù hợp với thực tiễn nhưng chậm được bổ sung, sửa đổi. * Chưa có quy định cụ thể về thể loại, danh mục tài liệu điện tử cần lưu Hiện nay, Văn phòng Trung ương Đảng chưa có quy định cụ thể về thể loại, danh mục tài liệu điện tử cần lưu trữ mà công văn đến chủ yếu là nhập trích yếu công văn đến hàng ngày và cập nhật cơ sở dữ liệu công văn đi có gắn tệp đính kèm theo từng thể loại của tài liệu. Việc quét các văn bản đến và văn bản đi chưa được tiến hành, nên việc khai thác thông tin của văn bản đi chỉ mang tính tham khảo, giá trị pháp lý không được bảo đảm. Còn khi khai thác các thông tin của văn bản đến chỉ biết trích yếu nội dung của văn bản và người tiếp nhận xử lý còn các thông tin khác thì phải gặp người xử lý trực tiếp văn bản giấy mới biết được thông tin. * Hiện nay, tại bộ phận văn thư của Văn phòng Trung ương Đảng tồn tại song song hai cách thức quản lý văn bản Văn bản sau khi được cán bộ văn thư cập nhật vào cơ sở dữ liệu của hệ thống sẽ phân cho các cá nhân và đơn vị tham gia xử lý thông qua hình thức sổ chuyển. Việc ứng dụng công nghệ thông tin thiếu triệt để và đồng bộ giữa các đơn vị trong cơ quan vô hình trung đã làm giảm tốc độ làm việc của hệ thống bởi hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các đơn vị trong cơ quan trình độ không đồng đều giữa các đơn vị nghiên cứu và các đơn vị phục vụ. * Cơ sở dữ liệu văn bản đi, đến không thể liên kết với chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ Chúng ta đều biết rằng tài liệu điện tử hiện hành là nguồn chủ yếu cho bổ sung vào các lưu trữ nói chung và tài liệu văn thư của Văn phòng Trung ương Đảng là nguồn bổ sung chủ yếu cho Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Khi mà toàn bộ cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử đi và đến của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng đã được quản lý chặt chẽ thì cần có sự liên kết với chương trình quản lý tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng để Kho Lưu trữ có thể kiểm soát tốt nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu này. Làm được điều đó sẽ tránh được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu trong quá trình hoạt động. * Quy trình xử lý văn bản đi, đến, nội bộ thực hiện chưa thống nhất Việc xử lý văn bản đi và văn bản đến nội bộ của cơ quan chưa được một số cục, vụ, công ty trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thực hiện thống nhất. Cụ thể: - Văn bản đi: Các đơn vị soạn thảo, trình lãnh đạo ban ký, chuyển văn thư cục, vụ cho số và làm thủ tục phát hành. Do vậy đã dẫn đến tình trạng văn bản sai thể thức (không thể sửa chữa được), cho số và ngày tháng năm ban hành văn bản bằng tay, không lưu được các tệp tin điện tử của các văn bản khi ban hành chính thức. 16 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn - Văn bản đến: văn thư cơ quan tiếp nhận, đăng ký, chuyển lãnh đạo phân phối và chuyển thẳng đến các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Đối với những trường hợp phải chuyển tiếp văn bản đến các đơn vị và cơ quan khác để xử lý nhưng không qua văn thư làm thủ tục chuyển tiếp. Do vậy, việc theo dõi quá trình luân chuyển văn bản đến trong cơ quan không thực hiện được. - Việc gửi nhận văn bản đi, đến trên mạng thông tin diện rộng giữa Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan Đảng ở Trung ương và các tỉnh, thành ủy chưa được duy trì thường xuyên, thậm chí rất ít. Những hạn chế trên đây là do từ nhiều nguyên nhân, nhưng có thể xét đến một số nguyên nhân như sau: - Nguyên nhân do thiếu quy định pháp lý - Nguyên nhân do tâm lý cán bộ - Nguyên nhân do đầu tư kinh phí chưa thoả đáng 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng Kinh nghiệm cho thấy để quản lý tốt tài liệu điện tử hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng cần phải tiến hành rà soát lại toàn bộ các quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Trung ương Đảng một cách chặt chẽ. Trước hết cần có cách tiếp cận hệ thống về tài liệu điện tử: phải nghiên cứu tổng thể, phân tích cẩn thận từng phần, nêu rõ mục đích, vai trò, đối tượng, xác định rõ số lượng và loại tài liệu điện tử thuộc diện cần quản lý. Chỉ có trên cơ sở kết quả nghiên cứu đó mới có thể quyết định, nên quản lý các loại tài liệu điện tử nào và sử dụng những phương tiện nào cho mục đích ấy. Đối với việc quản lý tài liệu điện tử, ngoài các biện pháp khắc phục hạn chế như chúng tôi đã nêu ở trên, để đảm bảo cho việc quản lý tài liệu điện tử có hiệu quả đòi hỏi phải có các quy định cụ thể và thống nhất việc thực hiện quản lý tài liệu điện tử. Sau đây chúng tôi xin đề xuất một số các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa việc quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng và của các cơ quan, tổ chức đảng khác nói chung như sau: 3.2.1 Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng cần phát huy vai trò đầu tầu trong việc hoàn thiện thể chế, đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy nghiên cứu và phát triển và không ngừng nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin làm nền cho sự phát triển tất cả hoạt động cũng như sự phát triển nguồn nhân lực con người. 3.2.2 Xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử và triển khai thực hiện đề án khi được duyệt Để quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng được đầy đủ, Văn 17 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn phòng Trung ương Đảng sớm giao cho Cục Lưu trữ phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin và Vụ Hành chính nghiên cứu, xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử của Đảng; trên cơ sở các tiêu chuẩn quốc tế, cần xây dựng các quy định về các chuẩn thông tin và các chuẩn công nghệ phục vụ cho việc quản lý và triển khai các hệ thống thông tin điện tử của Đảng. Đề án ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử cần được ứng dụng rộng rãi, hiệu quả trong các cơ quan Đảng và văn phòng cấp ủy giúp tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả, khả năng cạnh tranh, đáp ứng quá trình hoàn thiện các chính sách hỗ trợ ứng dụng công nghệ thông tin và triển khai hiệu quả các đề án lớn về ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống văn phòng cấp ủy. 3.2.2.1 Xây dựng chương trình phần mềm tối ưu phục vụ hoạt động quản lý tài liệu điện tử 3.2.2.2 Tiếp tục nghiên cứu, bổ sung, nâng cấp, hoàn thiện các phần mềm đang sử dụng trong các cơ quan Đảng 3.2.2.3 Xây dựng các yêu cầu cụ thể đối với việc thực hiện các giao dịch hành chính qua mạng điện tử 3.2.2.4 Đầu tư kinh phí 3.2.3 Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của Văn phòng Trung ương Đảng Để biến tiềm năng của công nghệ thông tin có thể đem lại cho Văn phòng Trung ương Đảng thành hiện thực trong việc quản lý tài liệu điện tử, lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng cần coi trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin có vị trí đặc biệt và cách tiếp cận sáng tạo không ngừng thúc đẩy việc nâng cao ý thức trách nhiệm của các cán bộ, công chức trong việc quản lý tài liệu điện tử một cách đầy đủ. 3.2.4 Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực Để có thể quản lý được tài liệu điện tử, trước hết, cán bộ văn thư lưu trữ cơ quan Đảng cần nắm vững lý luận và các nội dung nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ và có hiểu biết sâu sắc về chức năng, nhiệm vụ, cơ chế hoạt động của cơ quan. Đồng thời phải hiểu được công nghệ có tác dụng như thế nào trong việc lưu giữ tài liệu và xác định được những công việc cần làm để quản lý tài liệu điện tử. Để thực hiện được mục đích đã đề ra là quản lý đầy đủ tài liệu điện tử do Văn phòng Trung ương sản sinh ra ngay từ ban đầu thì nguồn nhân lực giữ một vai trò quyết định. Nói chung, việc đào tạo về công nghệ thông tin và kỹ năng quản lý tài liệu điện tử cho cán bộ, công chức của Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng và của các cơ quan Đảng nói chung đều nhằm đến 3 đối tượng chủ yếu, đó là: người sử dụng là 18