Tài liệu Skkn quản lý, chỉ đạo ứng dụng cntt công tác văn phòng ở trường thpt tân phú.

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT TÂN PHÚ TỔ CHUYÊN MÔN: THIẾT BI,THƯ VIỆN, QUẢN LÝ **** Mã số: ……………….…… Sáng kiến kinh nghiệm QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO ỨNG DỤNG CNTT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở TRƯỜNG THPT TÂN PHÚ Người thực hiện : Nguyễn Đăng Tình Lĩnh vực nghiên cứu: Quản lý giáo dục…………………  Phương pháp dạy học…………….  Phương pháp giáo dục……………  Lĩnh vực khác ....................………  Có đính kèm :  Mô hình  Phần mềm  Phim ảnh 1  Hiện vật khác NĂM HỌC : 2011-2012 BM 02-LLKHSKKN SÔ LÖÔÏC LYÙ LÒCH KHOA HOÏC I.THOÂNG TIN CHUNG VEÀ CAÙ NHAÂN: : Nguyễn Đăng Tình 2.Ngaøy thaùng naêm sinh : 01-01-1954 3.Nam, nöõ : Nam 4.Ñòa chæ : Trường THPT TÂN PHÚ Huyện Ñònh Quaùn 5.Ñieän thoaïi : 0613. 851195 6.Fax : E-mail : [email protected] 7.Chöùc vuï : Hiệu Trưởng 8.Ñôn vò coâng taùc : Trường THPT TÂN PHÚ 1.Hoï vaø teân II.TRÌNH ÑOÄ ÑAØO TAÏO -Hoïc vò (hoaëc trình ñoä chuyeân moân nghieäp vuï) cao nhaát: Ñaïi Hoïc Sö Phaïm -Naêm nhaän baèng: 1977 -Chuyeân nghaønh ñaøo taïo: Ñaïi Hoïc Sö Phaïm Khoa Söû-Ñòa. III.KINH NGHIEÄM KHOA HOÏC - Lónh vöïc chuyeân moân coù kinh nghieäm : Quaûn lyù daïy-hoïc - Soá naêm coù kinh nghieäm : 9 - Caùc saùng kieán kinh nghieäm ñaõ coù trong 5 naêm gaàn ñaây :  Quaûn lyù “ daïy toát, hoïc toát” xaây döïng tröôøng ñaït chuaån quoác gia.  Xaây döng ñoäi nguõ GV thöïc hieän chöông trình phaân ban thí ñieåm.  Hieäu Tröôûng vôùi coâng taùc giaùo duïc höôùng nghieäp trong nhaø tröôøng.  Hieäu Tröôûng quaûn lyù thieát bò, ñoà duøng daïy hoïc naâng cao chaát löôïng.  Phaùt huy vai troø giaùo vieân ñoåi môùi phöông phaùp giaûng daïy.  Quản lý chỉ đạo dạy học theo phương pháp họat động nhóm, nhằm năng cao chất lượng giáo dục.  Quản lý, tổ chức bồi dưỡng HSG ở trường phổ thông. (2009).  Nâng cao chất lượng giáo dục đạo đức học sinh THPT gắn với cuộc vận động “Học tập, làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”. 2  Hiệu trưởng phát huy vai trò giáo viên chủ nhiệm quản lí lớp học bằng các biện pháp giáo dục kỷ luật tích cực. UBND HUYỆN ĐỊNH QUÁN Ñôn vò : Trường THPT Tân Phú CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------– — -----Định Quán, ngày 20 tháng 03 năm 2012 PHIẾU NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học : 2011-2012 Tên sáng kiến kinh nghiệm QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở TRƯỜNG THPT TÂN PHÚ Họ, tên tác giả: Nguyễn Đăng Tình Đơn vị (tổ): THIẾT BI-THƯ VIỆN-QUẢN LÝ Lĩnh vực : Quản lý giáo dục  Phương pháp dạy học bộ môn ..............  Phương pháp giáo dục  Lĩnh vực khác............................................  1.Tính mới : -Có giải pháp hoàn toàn mới -Có giải pháp cải tiến đổi mới từ giải pháp đã có   2.Hiệu quả : -Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao  -Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao  -Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao  -Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả  3.Khả năng áp dụng -Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối chính sách : Tốt  Khá  Đạt  -Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc sống Tốt  Khá  Đạt  -Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng Tốt  Khá  Đạt  XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN (Ký tên và ghi rõ họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên và ghi rõ họ tên và đóng dấu) 3 Sáng kiến kinh nghiệm HIỆU TRƯỞNG QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO ỨNG DỤNG CNTT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở TRƯỜNG THPT TÂN PHÚ A. Phần thứ nhất I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Thời đại công nghệ thông tin(CNTT) hiện nay chi phối trong hầu hết các công việc từ công chức, doanh nghiệp đến nhà nông. Trong nhà trường mọi họat động của người quản lí, giáo viên và nhân viên cũng không ngòai trừ sự chi phối đó, thậm chí còn đòi hỏi nhiều hơn vì phải kết hợp nhiều phần mềm phức tạp hơn nữa: ngòai Word, Excel, powerpoint còn có: Misa, School net, Pmis, Emis, Vmis, mindmanager, internet, mail,…. Hỗ trợ cho mọi họat động chuyên môn nghiệp vụ, trao đổi thông tin…nhằm nâng cao hiệu quả họat động của các tổ chức, bộ phận trong nhà trường. Trong những năm qua, những thành tựu mới của khoa học công nghệ, đặc biệt là của công nghệ thông tin đã tạo nên những biến đổi to lớn trong công cuộc phát triển kinh tế xã hội của các quốc gia, trong tất cả các lĩnh vực và trong cuộc sống của mỗi con người. Ý nghĩa và tầm quan trọng của tin học và CNTT cũng như những yêu cầu đẩy mạnh ứng dụng CNTT, đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu CNH, HĐH, hướng tới nền kinh tế tri thức ở nước ta đó được thể hiện qua nhiều văn bản của Đảng và Nhà nước. . Đối với ngành giáo dục và đào tạo, năm học 2008-2009, Bộ Giáo dục & Đào tạo xác định là: “Năm học đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin”. CNTT có tác dụng mạnh mẽ, làm thay đổi nội dung, phương pháp dạy và học. CNTT là phương tiện để tiến tới một “xã hội học tập”. Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng yêu cầu “đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong giáo dục - đào tạo ở tất cả các cấp học, bậc học, ngành học. Coi CNTT như là một công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho đổi mới phương pháp dạy học ở các môn”. Ý thức được tầm quan trọng đó, nhiều năm qua, nhà trường đã chỉ đạo việc ứng dụng CNTT vào quản lí và giảng dạy. Từ đó đến nay việc ứng dụng CNTT trong nhà trường đều có kế họach phát triển hàng năm. Tuy nhiên so với mức độ phát triển của ngành CNTT và yêu cầu công việc của cơ quan luôn đặt trường THPT Tân Phú trong tình trạng luôn phải đổi mới và phát triển một cách hiệu quả mới đáp ứng được. Quyết định 698/QĐ-TTg ngày 21 tháng 6 năm 2009 của Thủ Tướng Chính phủ phê duyệt kế hoạch tổng thể phát triển nguồn nhân lực CNTT đến năm 2015 và định hướng đến năm 2020 cũng nêu rõ: “Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong trường phổ thông nhằm đổi mới phương pháp dạy và học theo hướng giáo viên tự tích hợp CNTT vào từng môn học thay vì học trong môn tin 4 học. Giáo viên các bộ môn chủ động tự soạn và tự chọn tài liệu và phần mềm (mã nguồn mở) để giảng dạy, ứng dụng CNTT trong quản lý”. Vì thế, việc ứng dụng CNTT vào trong dạy học, quản lý đã được Bộ GD&ĐT quan tâm nhiều mặt: từ tổ chức đào tạo kiến thức CNTT cho đội ngũ cán bộ quản lí, giáo viên, dạy tin học cho học sinh đến các ứng dụng trong từng lĩnh vực của GD&ĐT như ứng dụng CNTT trong quản lí hồ sơ giáo viên, trong các loại hình báo cáo, xây dựng hệ thống thông tin giữa các nhà trường . Một mâu thuẩn luôn tồn tại trong quá trình phát triển đó là thực lực của ngành nói chung, của nhà trường nói riêng và yêu cầu cần đạt của ngành trước sự phát triển như vũ bão của CNTT. Để có thể giải quyết một phần mâu thuẩn trên chúng ta phải biết được nội lực và quá trình phát triển của việc ứng dụng CNTT trong nhà trường thế nào, mức độ ra sao, những giải pháp tối ưu để phát triển bền vững. Điều đó, cần phải nghiên cứu một cách khoa học. Vì thế , tôi chọn đề tài: “Hiệu trưởng quản lý, chỉ đạo việc ứng dụng CNTT trong công tác hành chính-văn phòng” nhằm góp nhặt lại những thành công cũng như hạn chế làm tiền đề cho những năm về sau. II. Tính cấp thiết của đề tài ( thực trạng, nhu cầu đổi mới về mặt lý luận và thực tiễn). Hầu hết các nước trên thế giới có nhiều chương trình quốc gia về tin học hoá cũng như ứng dụng CNTT trong đời sống xã hội, đặc biệt là ứng dụng vào khoa học công nghệ và giáo dục, quản lý hành chánh. Đây là vấn đề then chốt của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, là chìa khoá để xây dựng và phát triển nền kinh tế tri thức, hội nhập với các nước trong khu vực và trên toàn thế giới. Nước ta cũng đã có Chương trình quốc gia về CNTT (1996-2000) và Đề án thực hiện về CNTT tại các cơ quan Đảng(2003-2005) ban hành kèm theo Quyết định 47 của Ban Bí thư TƯ Đảng. Mặt khác, tại các cơ quan quản lý nhà nước đã có Đề án tin học hoá quản lý hành chính nhà nước (2001-2005) số: 112/2001/QĐ - TTg ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ về giáo dục... Bộ giáo dục và Đào tạo đã rất quan tâm đến ứng dụng CNTT trong các nhà trường thông qua Chỉ thị nhiệm vụ các năm học đặc biệt từ năm học 20082009 được chọn là năm học với chủ đề: “Năm học ứng dụng công nghệ thông tin và đổi mới quản lý tài chính”... những năm học sau đó Bộ giáo dục và Đào tạo vẫn tiếp tục chỉ đạo: “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục, thống nhất quản lý nhà nước về ứng dụng CNTT trong Giáo dục Đào tạo...” Trong nhà trường công tác văn phòng có nhiều loại công việc cần phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo chức năng tham mưu giúp cho HT quản lý hành chánh, chuyên môn một cách hiệu quả nhất. Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là một đòi hỏi cấp thiết của công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ năm 2006 qui định về việc “Giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước”. Thật vậy những yếu kém, bất cập phổ biến hiện nay của văn thư-lưu trử như: tình trạng lạm dụng nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong 5 quan hệ giải quyết công việc, in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tùy tiện, lãng phí, lưu giữ gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính giữa các cấp. Nhiều trường chậm ứng dụng và sử dụng chưa hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lí; chậm cập nhật sửa đổi, bổ sung những quy định của pháp luật về công tác văn thư, về quản lí văn bản, các vấn đề liên quan đến lĩnh vực chế độ chính sách, đánh giá xếp loại dạy học trong trường”. Yêu cầu hiện nay “Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để giảm văn bản, giấy tờ hành chính: Thực hiện việc gửi, trao đổi và xử lí văn bản, giấy tờ hành chính thông qua mạng tin học. Phát huy vai trò công nghệ thông tin, gửi nhận và xử lí văn bản giữa các cơ quan hành chính các cấp, không gửi văn bản qua bưu điện hoặc bằng fax như hiện nay. Thường xuyên sử dụng mạng, mở hộp thư điện tử để cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên giúp cho Hiệu trưởng quản lý công tác văn phòng của nhà trường hiệu quả, kịp thời. Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũng như trong các hoạt động của cơ quan nhà nước là nhằm mục tiêu nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và tiết kiệm. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, hoạt động quản lý của Hiệu trưởng là sự cần thiết tất yếu trong cải cách hành chính, thực hiện nền hành chính công khai, minh bạch hướng tới điều hành bằng chính phủ điện tử. Ứng dụng công nghệ thông tin trong nhà trường nói chung và trong quản trị-hành chánh, văn phòng là một chủ trương lớn của Đảng, Nhà nước và Bộ Giáo dục - Đào tạo. Tuy nhiên, việc tổ chức triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hành chánh văn phòng nhiều trường THPT ở tỉnh Đồng Nai nói chung, trường THPT Tân Phú nói riêng còn hạn chế và chưa nghiên cứu thành hệ thống vì thế đây là đề tài mang tính mới. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến thực trạng này trong đó có những nguyên nhân thuộc về công tác quản lý: CBQL nhận thức còn chưa đầy đủ về việc ứng dụng CNTT trong nhà trường hoặc do trình độ tin học còn hạn chế nên chưa có khả năng định hướng, nhận thức đúng về bản chất của việc ứng dụng CNTT, chưa quan tâm đến việc sử dụng phòng máy, mạng máy tính, các phần mềm quản lý để tạo môi trường làm việc giúp cho thông tin hai chiều, quản lý công việc hành chính-văn phòng hiệu quả, khoa học. Vì vậỵ Việc tổ chức triển khai ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng trong nhà trường của Hiệu trưởng trường THPT ở Đông Nai là việc làm hết sức cần thiết và quan trọng. Xuất phát từ thực tiễn đó, tôi đã mạnh dạn tìm tòi, thử nghiệm trong thực tiễn và rút ra được một số biện pháp tổ chức triển khai ứng dụng CNTT vào quản trị công việc văn phòng nhằm đổi mới công việc hành chính góp phần hỗ trợ nhà trường hoàn thành nhiệm vụ. 1. Mục đích nghiên cứu: Nhằm giúp đỡ cán bộ, nhân viên nhà trường làm việc nhanh, hiệu quả, kịp thời trong công tác văn thư lưu-trử, kế toán thống kê, đánh giá, khấu hao tài sản, sắp xếp thời khóa biểu, lịch tuần… Tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên có cơ hội giao lưu trao đổi kinh nghiệm trong công tác, cũng như kinh nghiệm trong cuộc sống hàng ngày. Rèn luyện cho cán bộ nhaa6n viên giáo viên có kỹ 6 năng truy cập Internet để tìm kiếm thông tin, cũng như tìm kiếm các tư liệu phục vụ nhiệm vụ công tác hành chánh văn phòng. Rèn luyện cho bản thân không ngừng học tập nâng cao trình độ, kinh nghiệm trong công tác khai thác, ứng dụng và sử dụng công nghệ thông tin. Trong quá trình nghiên cứu, người nghiên cứu sẽ hiểu rõ hơn về CNTT, từ đó quản lý vận dụng vào công tác văn phòng hiệu quả hơn. Xác định ý nghĩa và tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào quản lý. Đề xuất một số giải pháp nhằm đáp ứng tốt việc ứng dụng CNTT trong quản lý hành chánh đạt kết quả cao. 2. Đối tượng nghiên cứu: Từ cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên trong tổ văn phòng nhà trường. Nghiên cứu hệ thống Email điện tử được cấp từ hệ thống Email có tên miền của Bộ Giáo dục Đào tạo, của Sở . Các phần mềm giúp HT quản lý các khâu, phần việc trong công tác văn phòng nhà trường. Nghiên cứu sử dụng hệ thống website Tư liệu của Sở giáo dục, của Bộ Giáo dục Đào tạo. 3. Phạm vi nghiên cứu: Tại trường PTTH Tân Phú, Huyện Định Quán và một số đơn vị trường PTTH thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai. 4. Kế hoạch nghiên cứu: Thời gian nghiên cứu áp dụng trong vòng 02 năm. Bắt đầu từ năm học 2010-2011 tại trường PTTH Tân Phú, Huyện Định Quán. Bắt đầu nghiên cứu khai thác là từ hệ thống dịch vụ Internet miễn phí 2G (không dây) của viễn thông Viettel. Tiếp đó lắp đặt hệ thống Internet dịch vụ viễn thông (có dây) của VNPT Đồng Nai, Chương trinh School net của TT Tin học Bưu Điện Đồng Nai. Hệ thống mạng máy tính, các phần mềm phục vụ công tác quản lý hành chính. B- Phần thứ hai giải quyết vấn đề: I. THỰC TRẠNG TRƯỚC KHI THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP CỦA ĐỀ TÀI. 1. TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CNTT Ở TRƯỜNG THPT TÂN PHÚ. 1. Thực trạng: 1.1. Về đội ngũ: Trường PTTH Tân Phú có tổng số 90 cán bộ giáo viên, công nhân viên. Trong đó: CBQL: 04; Giáo viên: 78; Công nhân viên: 8 kể cả hợp đồng. Tổ chuyên môn chia thành 9 tổ trong đó Tổ văn phòng phụ trách mảng hành chính- kế toán, thống kê, CSVC, gồm có 8 nhân viên:1 kế toán thống kê làm tổ trưởng, 1 phụ trách văn phòng phụ trách văn thư- lưu trử, hồ sơ HS, 2 bào vệ. 1 tạp vụ. (kiêm nhiệm thêm 1 số việc: - Tổng hợp; - Vi tính; - Một cửa; - Tài vụ…. Hiệu phó chuyên môn quản lý thực hiện phần mềm quản lý HS, xếp thời khóa biểu. Về công tác ứng dụng CNTT trong quản lý: + CSVC có 5 máy vi tinh nối mạng + các thiết bị ngoai vi phục vụ cho công tác quản lý: chuyên môn, tài chánh CSVC, Văn thư- lưu trử, + Ứng dụng CNTT trong quản lý: Công tác ứng dụng công nghệ thông tin đã được nhà trường triển khai từ nhiều năm trước đây và đã mang lại những 7 hiệu quả. Như ứng dụng CNTT trong việc điều hành các hoạt động của nhà trường, trong việc quản lí tài chính, quản lí chất lượng học sinh, quản lí công tác phổ cập... Tuy nhiên công tác ứng dụng CNTT chỉ mới dừng lại chủ yếu ở một số nội dung nhỏ trong công tác quản lí, chưa thực sự đi vào nề nếp, còn làm thủ công, tị nạnh với nhau, đùn đẩy công việc. Thiếu trách nhiệm trong công tác. Nhân viên chưa biết và cũng chưa thể khai thác các thông tin trên mạng internet để phục vụ cho công tác của mình, thiếu tinh thần nâng cao tay nghề tự học, tự bồi dưỡng của mình. 1.3. Đánh giá chung: 1.3.1-Thuận lợi : - Đã có sự chỉ đạo mạnh mẽ trong việc ứng dụng CNTT của các cấp. - Được sự quan tâm, giúp đỡ của Lãnh đạo và Tổ CNTT VP Sở GD&ĐT Đồng Nai - CSVC, thiết bị kỉ thuật bước đầu cơ bản đáp ứng;Trường đã kết nối mạng internet, tất cả các máy và phòng máy được kết nối mạng nô ôi bô ô (mạng LAN). - CB-NV thực hiê ôn và quản lý dần nhận thấy CNTT phần mềm ứng dụng trong công tác đáp ứng được yêu cầu công viê ôc, hiệu quả . - Các phần mềm đang triển khai thực hiện được tập huấn; NV sử dụng khai thác được hầu hết các tính năng. - Trang thiết bị phục vụ công tác ứng dụng CNTT trong quản lý và giảng dạy cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc thực tế trong thời điểm hiện tại. - Ứng dụng CNTT rất tiện lợi trong công tác quản lý (lưu trữ khoa học, số liệu chính xác, dễ tìm…). 1.3.2- Khó khăn : - Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu : Thiếu thiết bị…(một số máy cũ không đáp ứng được yêu cầu cài đặt do cấu hình không phù hợp với phần mềm). Một số phần mềm quản lý đang vận hành vẫn còn bị lỗi; - Nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý các phần mềm còn thiếu; - Tinh thần tự học, tự rèn của CB-GV chưa cao, sự hiểu biết và sử dụng vi tính chỉ đảm bảo được yêu cầu tối thiểu đặt ra, chưa nâng cao theo yêu cầu; - Tập thể CB-GV chưa tích cực hưởng ứng việc thực hiện ứng dụng CNTT trong các hoạt động chuyên môn, văn phòng. - Do nhận thức về tầm quan trọng của CNTT trong giảng dạy và học tập còn khác nhau, nhất là việc sử dụng máy tính, nên trình độ và khả năng ứng dụng CNTT của đội ngũ CB-GV-NV chưa cao, việc ứng dụng các phần mềm trong quản lý và dạy học chưa đồng bộ, do GV tuổi đã cao; - Thời gian tập huấn ngắn, sự hiểu biết về CNTT có hạn, việc tổ chức thực hiện khá gấp nên việc triển khai thực hiện công việc còn chậm so với yêu cầu vì có một số nội dung chưa hiểu phải tự tìm hiểu thêm mới thực hiện được; - Một vài thông tin 2 chiều, báo cáo về sở còn chậm; do cơ cấu độ tuổi của nhân viên cao lại chủ quan nên việc nhận thức, tiếp cận với cái mới, với các ứng dụng CNTT có nhiều hạn chế. - Về kinh phí: Đầu tư cho CNTT chưa có nguồn kinh phí nhất định, tu dưỡng, bảo trì sửa chữa còn gặp nhiều khó khăn. . 8 II/ Giải quyết vấn đề 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN 1.1 Cơ sở khoa học Một số khái niệm cơ bản ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng- hành chính. 1.1.1Văn phòng: Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc của nhà trường, thủ trưởng cơ quan. Những cơ quan lớn thì có văn phòng, những cơ quan nhỏ có tổ văn phòng-hành chính. Theo nghĩa hẹp là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại và các hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Văn phòng là bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, cho HT, thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lí nhà trường được tập trung thống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục, có hiệu quả. 1.1.2. Công tác văn phòng: là các công việc cần thực hiện để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ được giao. Hai chức năng chính của văn phòng là: Tham mưu, tổng hợp, là công việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất (sưu tầm chính sách, biện pháp) để giúp lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc; Bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật cho mọi hoạt động của lãnh đạo và cán bộ, giáo viên, học sinh của nhà trường để dạy-học thuận lợi, hiệu quả được nâng cao. Nhiệm vụ của tổ văn phòng thể hiện tập trung vào ba nhóm công việc sau: Công tác tham mưu, tổng hợp. Công tác hành chính tổ chức. Công tác quản trị, tài vụ như: - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan bao gồm: chương trình năm, quý, tháng; sắp xếp lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan - Biên tập các đề án, báo cáo của cơ quan., phân công soạn thảo để trình lãnh đạo cơ quan quyết định; - Bảo đảm thu thập, xử lí thông tin, cung cấp thông tin cho lãnh đạo được thường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định; - Biên tập và quản lí hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiên cứu đề xuất xử lí các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận những đề nghị của cấp dưới để trình lãnh đạo cơ quan xem xét, giải quyết. - Tổ chức quản lí công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ của cơ quan theo quy định của Nhà nước; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với nhân dân, với các cơ quan, tổ chức khác. Tiếp dân - Ứng dụng công nghệ thông tin và các công việc hành chính khác. - Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc cho lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan làm việc thuận lợi và có hiệu quả; - Quản lí tài sản công, ngân sách của cơ quan theo chế độ tài chính của Nhà nước. 1.1.3. Khái niệm CNTT. 9 CNTT là một lĩnh vực khoa học rộng lớn nghiên cứu các khả năng và các phương pháp thu thập, lưu trữ, truyền và xử lý thông tin một cách tự động dựa trên các phương tiện kỹ thuật (máy tính điện tử và các thiết bị thông tin khác). 1.2.3.1. Khái niệm tin học. “Tin học là một lĩnh vực khoa học nghiên cứu cấu trúc và tính chất của thông tin khoa học, cùng với việc thu thập, xử lý, lưu trữ, biến đổi và truyền gửi chúng”. CNTT và tin học đều là lĩnh vực khoa học rộng lớn nhưng có nhiều chuyên ngành hẹp. Khi nói đến ứng dụng CNTT vào công tác hành chính-văn phòng nhà trường nghĩa là: - Tăng cường đầu tư cho việc CSVC, thiết bị phương tiện cho cán bộ, nhân viên như phần cứng, phần mền thiết thực xử lý công việc hàng chánh-văn phòng . - Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý của nhà trường về các mặt: quản lý nhân sự (cả giáo viên và học sinh), quản lý tài chính nói riêng, quản lý tài sản nói chung, quản chuyên môn….... 1.1.3.2. Khái niệm mạng, mạng máy tính. Mạng máy tính là thuật ngữ để chỉ nhiều máy tính được kết nối với nhau qua cáp truyền tin và làm việc với nhau. Một số mạng được gọi là Local Area Network (LAN) kết nối những máy tính ở những khoảng cách ngắn, sử dụng cáp và phần cứng đã cài đặt trên máy. Mạng LAN thường dùng phổ biến trong các trường học, nội bộ cơ quan. Internet là một liên mạng của vô số máy tính trên toàn thế giới. Mạng WAN còn gọi là internet có khả năng đóng vai trò của một phương tiện hiệu quả và cực kỳ thuận lợi cho công tác sưu tập, thông tin hai chiều, hội thảo, họp hành. 2. TIN HỌC - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN: 2.1. Tin học hóa: Giải pháp nhằm đạt tới mục tiêu "tối ưu hoá" công việc văn phòng từ phương pháp, thủ tục cho đến việc trang bị, sử dụng và khai thác mọi nguồn lực có khả năng làm gia tăng không ngừng giá trị vật chất và tinh thần, hiệu quả trong nhà trường dựa trên nền tảng khoa học là Tin học. 2.2. Ứng dụng Công nghệ thông tin: là công việc sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lí, truyền và thu thập thông tin. Thành tựu của công nghệ trong việc liên kết máy tính điện tử và thông tin viễn thông đã làm cho hoạt động của các cơ quan, nhà trường thay đổi. Công nghệ thông tin đã có tác động mạnh đến cơ cấu cũng như hoạt động quản lí trong nhà trường . 2.3. Hệ thống thông tin quản lí: Hệ thống thông tin quản lí được hiểu như là một hệ thống dùng để tiến hành quản lí cùng với những thông tin cần thiết được cung cấp thường xuyên để hỗ trợ cho việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định của các cấp quản lí. thông tin quản lí có thể hiểu như là một tập hợp của nhiều hệ thống thông tin con trong tổ chức như: - Các hệ thống thông tin văn phòng: bao gồm thư điện tử, bộ phận xử lí dữ liệu, mạng máy tính… như thảo các văn bản… 10 - Hệ thống xử lí dữ liệu: bao gồm hệ thống xử lí dữ liệu kế toán, lương bổng, kiểm soát tài sản, khấu hao, tồn kho, ghi chép, xử lí và lập báo cáo. Hỗ trợ ngành thuế thu thuế thu nhập. Trong thời đại ngày nay, xây dựng hệ thống thông tin quản lí được xem như đồng nghĩa với việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong các hoạt động nội bộ của cơ quan và giữa cơ quan nhà nước, trong giao dịch, phối kết hợp giửa nhà trường và gia đình. Tuy nhiên, về mặt bản chất, hệ thống thông tin quản lí vẫn chỉ là một hệ thống các công cụ hỗ trợ, chúng không thể thay thế cái đầu người ra quyết định. 3. SỰ CẦN THIẾT ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG-HÀNH CHÁNH. Trong nhà trường công tác văn phòng có nhiều loại công việc cần phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo chức năng tham mưu giúp việc quản lý của BGH hiệu quả nhất, đồng thời tổng hợp báo cáo lên cấp trên thống nhất, chính xác. Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là một đòi hỏi cấp thiết của công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ năm 2006 qui định về việc “Giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước”. Một trong những yếu kém, bất cập phổ biến hiện nay của văn thư-lưu trử như: tình trạng lạm dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc, in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tùy tiện, lãng phí gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính. Nhiều trường chậm ứng dụng và sử dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lí; chậm cập nhật sửa đổi, bổ sung những quy định của pháp luật về công tác văn thư, về quản lí văn bản, các vấn đề liên quan đến lĩnh vực chế độ chính sách, đánh giá xếp loại dạy học trong trường”. Yêu cầu “Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để giảm văn bản, giấy tờ hành chính: Thực hiện việc gửi, trao đổi và xử lí văn bản, giấy tờ hành chính trong cơ quan và với các cơ quan, tổ chức khác thông qua mạng tin học, tiến tới chủ yếu thực hiện qua mạng tin học. Phát huy vai trò mạng tin học trong công tác thông tin, gửi nhận và xử lí văn bản giữa các cơ quan hành chính các cấp, không gửi văn bản qua bưu điện hoặc bằng fax như hiện nay. Thường xuyên sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho nhà trường. Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũng như trong các hoạt động của cơ quan nhà nước là nhằm mục tiêu nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và tiết kiệm. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, trong hoạt động quản lý của nhà trường là sự cần thiết tất yếu trong cải cách hành chính, thực hiện nền hành chính công khai, minh bạch hướng tới điều hành bằng chính phủ điện tử. 2 Cơ sở thực tiễn. Thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà 11 nước. Chỉ thị số 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30/9/2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008-2012. Công văn số: 4937/BGDĐTCNTT ngày 18 tháng 8 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo V/v Hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2010 – 2011. Trong đó có đề cập đến vấn đề triển khai tạo lập địa chỉ e-mail @moet.edu.vn và cung cấp cho các phòng GDĐT để giao dịch điện tử, tiếp nhận thông báo văn bản từ Bộ đến cấp phòng. Cán bộ văn phòng sử dụng hàng ngày các địa chỉ e-mail này trong công tác trao đổi thông tin, liên lạc với Bộ GDĐT. Mỗi cán bộ và giáo viên có ít nhất một địa chỉ e-mail của ngành, có tên dưới dạng @tên-cơ-sở-giáodục.edu.vn. Đối với công tác quản lý giáo dục tại nhà trường, việc vận dụng CNTT đã tạo ra một phương thức nhẹ nhàng trong việc thực hiện lập hồ sơ sổ sách và báo cáo. Trong quá trình đổi mới đã tham gia đầy đủ các lớp tập huấn và bồi dưỡng cho đội ngũ CBQL và giáo viên những kỹ năng cơ bản để vận dụng CNTT vào quản lý và giảng dạy. Qua các lớp tập huấn này, trình độ tin học, phương pháp quản lý và giảng dạy của đội ngũ CBQL, giáo viên đã từng bước được nâng lên rõ rệt. Tất cả đội ngũ đều nhận thấy việc áp dụng những thành tựu CNTT vào qúa trình thực hiện nhiệm vụ giáo dục là một việc làm vô cùng cần thiết và hợp lý. Hiện nay không chỉ ngành giáo dục mà ở tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật đều triển khai, áp dụng rộng rãi mô hình quản lý và triển khai hiệu quả công việc bằng Email điện tử và đăng tải công khai thông tin trên website. Đối với đơn vị nhà trường rất cần thiết áp dụng hệ thống Email để triển khai nhiệm vụ công tác hàng tuần đến tổ trưởng chuyên môn (ban liên tịch nhà trường), và tới toàn thể cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường. Đối với cán bộ giáo viên rất cần thiết sử dụng Email, website để cập nhật thông tin từ các cấp ngành quản lý; Cập nhật kế hoạch chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ công tác từ phía lãnh đạo nhà trường. B. Phần thứ hai II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO ỨNG DỤNG CNTT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Để đưa tin học vào ứng dụng trong công tác- Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý. hành chính văn phòng, đã đạt được những hiệu quả trong công tác quản lý, tôi đã vận dụng một số biện pháp sau: I- Làm tốt công tác tuyên truyền, vận động Để mọi người hiểu tầm quan trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hơn ai hết Người cán bộ quản lý phải thông suốt về nhận thức sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và dạy học ở trường. Chỉ có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý ở trường mới có thể đưa nhà trường phát triển một cách toàn diện, nâng cao được chất lượng giáo dục một cách vững chắc, đáp ứng đuợc yêu cầu hiện nay. Không thể nói đến chất lượng 12 khi năng suất lao động thấp, không có phương tiện và điều kiện kỹ thuật hỗ trợ... Chính vì vậy mà bản thân người CBQL phải nhận thức đúng đắn và có thái độ học tập, tìm hiểu, tích lũy kinh nghiệm nghiêm túc mới có thể tổ chức thực hiện thành công việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và dạy học trong nhà trương. Tránh tư tưởng ngại khó khi thấy yêu cầu quá cao. Khi nhận thức đúng và có quyết tâm thì mọi khó khăn có thể từng bước tháo gở và đi đến thành công. Mặt khác, cần làm tốt công tác tuyên truyền, vận động mọi người cùng nhận thức đúng và thực hiện. Bất cứ công việc gì nếu không có sự đồng lòng đồng sức của mọi người liên quan sẽ khó thành công. Bởi vậy, cần làm tốt công tác vận động, tuyên truyền về sự cần thiết việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và dạy học ở trường THPT không những trong cán bộ giáo viên mà trong cả các tổ chức, các ban ngành, cán bộ, nhân dân, các em học sinh. II- Đầu tư và xây dựng những điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chánh văn phòng. Điều hành một hoạt động dù đơn giản đến đâu cũng không thể thiếu kế hoạch. Xây dựng kế hoạch là bước quan trọng có tính quyết định sự thành công hoặc thất bại của mọi công việc. 1- Để xây dựng kế hoạch khoa học, người Hiệu trưởng cần: a) Nghiên cứu các Chỉ thị Nghị quyết của Đảng, văn bản hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ năm học của cấp trên, quy định và yêu cầu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý . b) Điều tra nắm rõ tình hình, các điều kiện liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin; chất lượng đội ngũ CBNV; Điều kiện về CSVC, thiết bị của Nhà trường; Công tác xã hội hoá Giáo dục ở địa phương... c) Hiệu trưởng cần dự báo được khả năng thực hiện, các nguồn đầu tư về tài chính, tranh thủ ý kiến của tập thể để chọn những giải pháp tối ưu để đạt được kết quả cao và nhanh nhất. Phân công người phụ trách từng công việc cụ thể, tránh hình thức, chung chung. Định rõ thời gian, phải thực hiện và hoàn thành từng nội dung trong kế hoạch, cụ thể hoá các công việc đó trong kế hoạch hàng tuần, tháng, học kỳ hoặc năm. Chọn những giải pháp khả thi, cụ thể; Không nên làm kế hoạch với những giải pháp chung chung. 2- Các giải pháp đầu tư xây dựng các điều kiện: a- Tìm nguồn đầu tư: + Từ các chương trình quốc gia: + Đầu tư từ nguồn quỹ học phí và xây dựng: Đây là nguồn thu do trường chủ động chi, cần dành phần chi thích đáng cho việc mua sắm máy móc, thiết bị phục vụ công việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và dạy học ở trường. + Sử đụng định mức cho phép của ngân sách đựơc bố trí hàng năm. + Vận động CBGV tự mua thêm máy tính ở nhà để học tập, nghiên cứu. nhận mail thông tin, kế hoạch từ nhà trường, từ các nguồn khác. b-Những gì chưa biết cần tham quan, học hỏi và rút kinh nghiệm thêm các đơn vị khác trước khi tổ chức thực hiện. 13 c-Vấn đề quan trọng hơn thế, đó là làm thế nào để phát huy hiệu quả sử dụng, bảo quản tốt CSVC-Thiết bị: Đây là vấn đề quan trọng và không dễ thực hiện, bởi đầu tư nhiều nhưng không sữ dụng được hoặc thiếu sự bảo quản thì không đem lại kết quả và mất lòng tin. Là người cán bộ quản lý phải biết tự học hỏi thêm để quản lý được các vấn đề nầy. Mặt khác, cần tính toán thật kỹ vấn đề duy trì, tạo nguồn sống các hoạt động nầy và phục vụ đắc lực cho việc thực hiện mục tiêu nhà trường. Bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ tin học đủ để ứng dụng CNTT vào các lĩnh vực công tác của mình, hoặc phần việc được giao thêm. Sử dụng vi tính tắt mở phải đúng quy trình. Đối với đội ngũ nhân viên cần có kiến thức và kĩ năng cơ bản về CNTT: nắm được các kiến thức cơ bản về cấu tạo máy tính, hệ điều hành thông dụng, biết sử dụng Internet để tìm kiếm và khai thác thông tin phục vụ cho hoạt động văn phòng, hành chính. III Ứng dụng một số phần mềm trong công tác quản lí trường học: - Ứng dụng trong việc điều hành các hoạt động quản lí: như triển khai cải cách hành chính, quản lí công tác hồ sơ sổ sách, lịch công tác, công văn đi đến, trong việc điều hành các hoạt thông qua hệ thống thư điện tử và website của trường. - Phần mềm Quản lí nhân sự của Sở GD&ĐT đồng Nai trường học : Được sự hỗ trợ của Phòng TCCB Sở tổ CNTT Sở GD&ĐT, nhà trường đưa vào sử dụng. Kết quả bước đầu cho thấy việc ứng dụng phần mềm này đã mang lại những hiệu quả thiết thực. 14 - Phần mềm Hỗ trợ khai thuế do Phòng Tài Chánh Huyện cung cấp, nhà trường đã tiến hành đưa phần mềm quản lí tính thuế thu nhập hàng năm. Kết quả bước đầu cho thấy việc ứng dụng phần mềm này đã mang lại những hiệu quả thiết thực. Các số liệu thu nhập của CB-GV-CNV nhà trường được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng, giao diện thân thiện. 15 - Phần mềm quản lí tài chính Misa Đây là phần mềm quản lí tài chính được Bộ Tài chính đặt hàng với Công ty Misa đã được triển khai 3 năm nay. Đây cũng là một phần mềm có nhiều tiện ích nó giúp cho công tác quản lí tài chính của nhà trường từ việc quản lí thu - chi, kiểm tra, đối chiếu, kết nối số liệu tài chính giữa chứng từ - sổ sách - các mẫu biểu quyết toán một cách cụ thể, nhanh chóng, chính xác và thuận tiện. 16 - Phần mềm Quản lí Tài sản của Sở GD&ĐT Nồng Nai : Được sự hỗ trợ của Phòng Kế hoạch-Tài chính Sở, tổ CNTT Sở GD&ĐT, nhà trường đưa vào sử dụng. Kết quả bước đầu cho thấy việc ứng dụng phần mềm này đã mang lại những hiệu quả thiết thực. 17 - Phần mềm Quản lí trường học (School Net): Được sự hỗ trợ của Phòng CNTT Sở GD&ĐT và chương trình quản lý điểm với VNPT Đồng Nai nhà trường đã tiến hành đưa phần mềm Quản lí trường học (School Net) vào quản lí. Kết quả bước đầu cho thấy việc ứng dụng phần mềm này đã mang lại những hiệu quả thiết thực. Các số liệu của nhà trường về đội ngũ, học sinh, chất lượng dạy học giáo dục được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng, giao diện thân thiện. 18 Phần mềm Sắp xếp thời khóa biểu (School Net): của công ty School Net Co. nhà trường đã tiến hành đưa phần mềm (School Net) Sắp xếp thời khóa biểu vào quản lí trong 7 năm liền. Việc ứng dụng phần mềm này đã mang lại những hiệu quả thiết 19 thực. Phần mềm được cập nhật đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng. Sắp xếp được theo yêu cầu GV, sắp xếp môn học khoa học, chính xác, và có thể điều chỉnh thủ công. Phần mềm Quản lí công văn đi đến: Được sự hỗ trợ của công ty Vạn Luật trình quản lí công văn đi đến trong nhà trường, Văn phòng đưa phần mềm Quản lí trường học này vào sử dụng. Kết quả bước đầu cho thấy việc ứng dụng phần mềm này đã 20