Tài liệu Skkn quản lý học viên bằng phần mềm tại trung tâm ngoại ngữ và tin học tỉnh gia lai

A. PHẦN THỨ NHẤT: ĐẶT VẤN ĐỀ I. Lý do chọn đề tài 1. Cơ sở lý luận: Trung tâm ngoại ngữ và tin học tỉnh Gia Lai là đơn vị sự nghiệp có thu công lập trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo Gia Lai được UBND tỉnh giao quyền tự chủ tài chính, tổ chức thực hành nhiệm vụ hàng năm; hoạt động theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của Thủ tướng Chính phủ nay được thay bằng Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Thủ tướng Chính phủ V/v "Quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập". Chức năng nhiệm vụ chính của Trung tâm được quy định tại Thông tư số 03/2011/TTBGDĐT ngày 28/01/2011 của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Với chức năng nhiệm vụ được giao, hàng năm Trung tâm mở các lớp đào tạo giảng dạy bằng cách đa dạng hóa các loại hình, thời gian đào tạo; góp phần nâng cao mặt bằng dân trí, giải quyết việc làm, phát triển kinh tế xã hội; góp sức xây dựng xã hội học tập trên địa bàn tỉnh nhà trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế. Mặt khác Trung tâm cũng gặp không ít khó khăn và áp lực, như việc quản lí hồ sơ học viên, kiểm tra định kỳ, thu học phí, thống kê số liệu báo cáo,  Lĩnh vực quản lý này khá phức tạp và đòi hỏi thường xuyên, liên tục tại Trung tâm. Vì vậy yêu cầu đưa công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lí là hết sức cần thiết, đặc biệt là trong giai đoạn đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản lí, giảng dạy như hiện nay. 2. Cơ sở thực tế: Trong thời gian trước đây, việc quản lý học viên chủ yếu là trên sổ sách và sử dụng phần mềm Microsoft Word, Microsoft Excel để lập hồ sơ, quản lí danh sách, theo dõi học phí,  Điều này dẫn đến một số hạn chế trong việc quản lí hồ sơ: Hồ sơ không tập trung; Không đồng bộ; Dữ liệu rời rạc khó tra cứu, tổng hợp, thống kê, báo cáo;… Hiện nay, qua các máy tìm kiếm trên Internet thì có rất nhiều “phần 1 mềm quản lý học viên” tại các trung tâm; có thể miễn phí hoặc không; một số xem được toàn bộ chương trình nguồn (source) từ đó bạn có thể tự do chỉnh sửa, thiết kế lại theo cá nhân của mình nhưng rất tốn thời gian, không phù hợp với mô hình tại đơn vị và “gần như phải thiết kế lại từ đầu”. Qua thực tế công việc quản lí học viên các lớp ngoại ngữ, tin học ở Trung tâm ngoại ngữ và tin học tỉnh với đặc thù nhiều mô hình lớp học theo nhiều thời gian đào tạo khác nhau, chúng tôi nhận thấy cần phải có một phần mềm chuyên dụng thích hợp để quản lí thông tin và hồ sơ học viên một cách thuận lợi và hữu hiệu hơn. “Phần mềm quản lý học viên” có thể được xây dựng và phát triển trên nhiều ngôn ngữ khác nhau: ASP.Net – SQL Server, PHP – MySQL, Java, Visual Basic, Microsoft – Access, Visual Foxpro, … Với Microsoft – Access thường chạy độc lập cho mỗi máy tính cá nhân và có ưu điểm gọn nhẹ, dễ sử dụng, gần gũi và thân thiện với người dùng nên được chúng tôi sử dụng để viết phần mềm này. Từ những lí do trên cộng với kinh nghiệm thực tế nhiều năm quản lý, giảng dạy ở Trung tâm ngoại ngữ và tin học tỉnh Gia Lai, từ năm học 20132014 chúng tôi đã tự viết một phần mềm “Quản lý học viên” Trung tâm ngoại ngữ và tin học tỉnh Gia Lai (bằng Microsoft Access2003) để quản lý học viên trên máy vi tính. Qua hai năm sử dụng chúng tôi nhận thấy việc quản lý học viên bằng phần mềm này hiệu quả hơn và phần nào khắc phục được những hạn chế nêu trên. Năm học 2014 – 2015 chúng tôi quyết định sử dụng phần mềm này để đăng kí đề tài sáng kiến kinh nghiệm với tên “QUẢN LÝ HỌC VIÊN BẰNG PHẦN MỀM TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ VÀ TIN HỌC TỈNH GIA LAI”. Hy vọng được sự ủng hộ và đóng góp ý kiến của quý đồng nghiệp để phát triển phần mềm ngày càng hoàn thiện và ứng dụng rộng rãi hơn trong thực tế tỉnh nhà. 2 II. Phạm vi ứng dụng và phương pháp nghiên cứu: 1. Phạm vi ứng dụng: Phần mềm Quản lí học viên được viết dựa trên các qui định về tổ chức đào tạo và cấp chứng chỉ ngoại ngữ, tin học của Bộ GD&ĐT và Sở GD&ĐT Gia Lai, có thể áp dụng cho các đơn vị đào tạo và cấp các loại chứng chỉ khác trên địa bàn tỉnh. Chức năng chủ yếu là hỗ trợ việc quản lí hồ sơ học viên, danh sách đăng kí, theo dõi học phí, lập hồ sơ kiểm tra, tổng hợp báo cáo,… theo qui định của ngành Giáo dục và Đào tạo. Đối với bộ phận quản lý: Đây là công cụ để người quản lý tra cứu thông tin nhiều lĩnh vực khi cần để đưa ra các quyết định quản lý sát thực và hiệu quả,… Đối với học viên: Đây là phần mềm tham khảo giúp học viên hệ thống toàn bộ kiến thức liên quan đã học trong chương trình chứng chỉ Tin học trình độ B - phần Microsoft Access, đồng thời giúp học viên hiểu rõ hơn và ứng dụng trong thực tế khi học chương trình của chứng chỉ này. Đối với giáo viên: Đây có thể coi là một tài liệu tham khảo tra cứu các thông tin liên quan về học viên, về lớp học và cũng là tài liệu dành cho giáo viên Tin học trong lĩnh vực thực hành chuyên môn của mình. Đối với các đơn vị đào tạo: Có thể sửa đổi, vận dụng phù hợp với thực tế đơn vị mình. 2. Phương pháp nghiên cứu: Đọc Giáo trình Microsoft Access 2003, tham khảo thêm các sách viết về phần mềm Microsoft Access và thông qua Internet, tham khảo thêm các ứng dụng viết bằng Microsoft Access để xây dựng chương trình. Phân tích thông tin, tổng hợp, nghiên cứu, thống kê,… thông qua các loại hình lớp học và các qui định về tổ chức đào tạo, thi chứng chỉ ngoại ngữ, tin học của Bộ GD&ĐT và Sở GD&ĐT Gia Lai. Tham khảo, tiếp thu ý kiến của đồng nghiệp, sửa đổi những chỗ chưa hợp lí và bổ sung thêm những vấn đề cần thiết… 3 B. PHẦN THỨ HAI: NỘI DUNG Chúng tôi sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu (QTCSDL) Microsoft Access 2003 để viết phần mềm này, vì vậy phần mềm này là một file cơ sở dữ liệu (CSDL) “QLHV_TTNNTH.mdb”. I. Các loại hình lớp học tại Trung tâm: Lĩnh vực đào tạo ngoại ngữ, tin học ở Trung tâm ngoại ngữ và tin học tỉnh Gia Lai gồm các loại hình như sau: - Ngoại ngữ: + Các lớp cấp chứng chỉ trình độ A, B, C tiếng Anh của Bộ giáo dục và Đào tạo bao gồm thời gian học cấp tốc và thường xuyên; + Các lớp tiếng Anh trẻ em (EFC); - Tin học: Các lớp cấp chứng chỉ trình độ A, B (Pascal, Access, Excel nâng cao), các lớp hỗ trợ bồi dưỡng các ứng dụng chuyên ngành. Với hình thức tổ chức trên thì việc quản lí thông tin, hồ sơ học viên các lớp bao gồm: Đơn đăng ký nhập học gồm đầy đủ thông tin cá nhân môn đăng ký học, danh sách đầu vào thí sinh, các biểu mẫu kiểm tra định kỳ, thống kê báo cáo II. Hoạt động của phần mềm: 1. Vài nét về phần mềm: Phần mềm được thiết kế dựa trên các nhu cầu thực tế cần quản lý của đơn vị. Với các loại hình lớp như trên, một số thông tin cần quản lý giống nhau, đồng thời có nhiều thông tin khác nhau tùy theo loại lớp học; ví dụ: Các lớp chứng chỉ Tin học A, B và các lớp tiếng Anh chứng chỉ A, B, C học theo dạng cấp tốc thì số lần đóng học phí có thể 1 lần hoặc 2 lần, nhiều nhất là 3 lần; Các lớp chứng chỉ tiếng Anh thường xuyên đóng học phí theo tháng; Các lớp tiếng Anh trẻ em (EFC) thì đóng học phí theo đợt. Số bài kiểm tra các lớp cấp chứng chỉ cũng khác nhau. Một học viên có thể đăng ký học nhiều chứng chỉ không trùng ca học,… Từ đó dẫn đến việc thiết kế các bảng (Table) được chia thành 3 loại: Bảng các lớp tiếng Anh cấp tốc và Tin học, bảng các lớp tiếng Anh thường 4 xuyên và Bảng các lớp tiếng Anh trẻ em. Dựa trên yêu cầu thực tế tại đơn vị, phần mềm được thiết kế theo các chức năng sau: - Nhập dữ liệu: + Nhập danh sách lớp: Lớp tiếng Anh trẻ em; lớp tiếng Anh thường xuyên; lớp tiếng Anh cấp tốc và tin học. + Nhập danh sách học viên cho các lớp trên. - Học phí: nhập học phí, thống kê học phí (chưa nộp, đã nộp), in thông báo,… - Kiểm tra định kỳ: lập danh sách kiểm tra, nhập điểm, in bảng điểm, thống kê,… 2. Mô tả một số hoạt động chính của phần mềm: Phần mềm có tên: QUANLY TTNNTH.mdb Đăng nhập sử dụng phần mềm Để sử dụng phần mềm người dùng gõ mật khẩu là 123 và nhấn OK Giao diện chính của phần mềm 5 Để mở chức năng nào ta có thể chọn trên menu hoặc các nút lệnh bên dưới. 2.1 Phần nhập dữ liệu: gồm các nội dung: - Nhập danh sách các lớp: Các lớp tiếng Anh trẻ em (EFC), các lớp tiếng Anh thường xuyên, các lớp tiếng Anh cấp tốc và Tin học. - Nhập danh sách học viên theo các loại lớp trên. Giao diện chính như sau: 2.1.1. Nhập danh sách các lớp: Chọn loại lớp (tiếng Anh trẻ em) và chọn OK Tại đây người dùng tiến hành nhập các thông tin cần thiết, sau đó có thể xem theo ca học, in danh sách các lớp. 6 Tương tự cho các loại lớp còn lại. 2.1.2. Nhập danh sách học viên theo lớp: Giả sử chọn lớp tiếng Anh trẻ em Nhập danh sách các lớp tiếng Anh trẻ em (EFC) Tại đây chọn lớp cần nhập học viên (các lớp này được chọn từ các lớp đã tạo ở trên), nhập đầy đủ thông tin học viên; in danh sách lớp. Ngoài ra có thể tìm kiếm học viên theo yêu cầu (có thể tìm theo họ, tên, ngày sinh hoặc cả 3 nội dung trên). 2.2 Phần quản lý học phí: Có giao diện chính như sau: 7 Đây được coi là nội dung phức tạp đòi hỏi thiết kế tốn nhiều thời gian nhất trong phần mềm vì mỗi loại lớp có cách đóng học phí khác nhau và mỗi học viên có thời gian đăng ký học khác nhau,... Trong phần này có 3 nội dung chính: - Xem học phí theo lớp bằng cách chọn lớp cần xem; (Có thể in ra danh sách) Xem học phí các lớp tiếng Anh cấp tốc và Tin học - Thông tin học viên chưa đóng học phí: + Các lớp EFC xem theo đợt; + Các lớp tiếng Anh thường xuyên xem theo tháng,… Có thể in danh sách 8 và in thông báo nộp học phí - Thống kê chung tình hình học phí các lớp 2.3. Phần quản lý kiểm tra định kỳ: Có giao diện chính như sau: Các lớp đào tạo cấp chứng chỉ theo qui định phải có 2 bài kiểm tra định kỳ đối với môn Tin học và 3 bài đối với môn tiếng Anh. 9 Trong phần này có hai nội dung chính: - In danh sách kiểm tra Chọn bài kiểm tra, đánh số báo danh (từ 1 đến 15), ngày kiểm tra và nhấn nút lệnh In danh sách KT (ngoài ra có thể chọn In DS bổ sung). Kết quả như hình bên dưới: Danh sách kiểm tra theo phòng 10 Danh sách được sắp xếp tăng dần theo tên học viên và chia phòng theo số báo danh đã chọn (số lượng học viên trong từng phòng được tự chọn dựa vào cách đánh số báo danh. Giả sử lớp có 31 học viên, dự kiến chia thành 2 phòng thì chọn số báo danh từ 1 đến 15 để chia phòng 1, và từ 16 đến 31 để chia phòng 2). - Nhập điểm kiểm tra theo lớp Chọn lớp cần nhập điểm, nhập điểm các bài kiểm tra, viết công thức tính ĐTB và Xếp loại. sau khi nhập xong có thể in bảng điểm. Bảng điểm kiểm tra của học viên theo lớp Tương tự cho các lớp tiếng Anh cấp tốc và Tin học. 2.4. Phần quản lý giáo viên: Ngoài các nội dung trên trong phần mềm này còn có quản lý một số thông tin về giáo viên giảng dạy tại Trung tâm. Vì phần mềm chủ yếu là quản lý về học 11 viên nên phần này chỉ quản lý một số nội dung chính, nên cần được bổ sung hoàn thiện hơn. Một số thông tin chính về giáo viên: - Hồ sơ giáo viên - Các lớp giảng dạy của từng giáo viên Xem thống kê lớp dạy của giáo viên 12 - Lương giáo viên Nhập các thông tin về lớp dạy, số tiết từng tháng và định mức tiết dạy; In bảng lương theo tháng, xem thống kê số tiết đã dạy và lương của từng giáo viên. Thống kê số tiết dạy của giáo viên Thống kê lương giáo viên theo tháng 13 III. Kết quả thực hiện đề tài: Với tính năng gọn nhẹ, dễ sử dụng phần mềm này có thể dành cho mọi cán bộ, giáo viên, nhân viên chỉ cần biết thao tác máy tính cơ bản và hiểu rõ mô hình hoạt động của Trung tâm là có thể sử dụng và khai thác một cách thuận tiện, hiệu quả, đảm bảo phục vụ tốt nhu cầu công việc và tiết kiệm nhiều thời gian. Qua việc ứng dụng phần mềm quản lí học viên trên, đến nay tất cả dữ liệu các lớp đào tạo trong hai năm học vừa qua của đơn vị đều được cập nhật đầy đủ. Việc tra cứu thông tin học viên, lớp học, kết quả kiểm tra của học viên, theo dõi học phí, thống kê, báo cáo và in ấn các biểu mẫu,… rất tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt là đã khắc phục được những hạn chế theo phương pháp quản lí truyền thống đã nêu ở trên (hồ sơ không tập trung; không đồng bộ; dữ liệu rời rạc, khó tra cứu, tổng hợp, thống kê, báo cáo,…). Từ đó dữ liệu hàng năm của đơn vị sẽ được quản lí đồng bộ, kế thừa từ đó giúp cho việc lưu trữ gọn nhẹ, công tác tra cứu, tổng hợp rất tiện ích, hữu hiệu. Hướng phát triển của đề tài: Phần mềm này chủ yếu quản lý các thông tin cơ bản về học viên trên cơ sở yêu cầu thực tế tại đơn vị nên còn thiếu một số nội dung khác có thể bổ sung đưa vào phần mềm khác như: quản lý về giáo viên, kiểm tra cuối khóa, cấp phát chứng chỉ,… đặc biệt là về vấn đề thống kê chi tiết theo yêu cầu hiện nay của ngành Giáo dục và Đào tạo. 14 PHẦN THỨ BA: KẾT LUẬN 1. Bài học kinh nghiệm: Từ những kết quả có ý nghĩa của giải pháp xây dựng phần mềm nêu trên cho thấy việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý và giảng dạy là hết sức cần thiết; muốn vậy: - Công tác tổ chức các lớp học phải có nền nếp, chặt chẽ từ khi khai giảng đến kết thúc; tuân thủ các qui định về chương trình (tên lớp, ngày khai giảng, ngày kết thúc, ngày đăng ký học,…); cần thực hiện công tác tổ chức và biểu mẫu do Sở GD&ĐT Gia Lai qui định… - Thường xuyên cập nhật thông tin kịp thời, chính xác vào phần mềm để quản lí. - Cần quan tâm đến phát triển cơ sở hạ tầng, trang thiết bị công nghệ trong quản lí và đào tạo; hướng dẫn, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác chiêu sinh, quản lí hồ sơ học viên các lớp để hình thành kỹ năng ứng dụng phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin… - Có kế hoạch tổ chức tuyên truyền ứng dụng phần mềm này trong quản lí học viên; tranh thủ ý kiến đóng góp của quý đồng nghiệp để từng bước nhân rộng và cập nhật phần mềm ngày càng hoàn thiện hơn. 2. Kết luận: Ngày nay CNTT đã đi sâu vào cuộc sống, công việc của mỗi con người chúng ta và không ngừng phát triển, vươn tới những thành tựu cao hơn. Chính vì vậy tiếp cận với công nghệ là tiếp cận với tri thức, với khoa học. Hiện nay bài toán quản lí là bài toán phổ biến trong mọi hoạt động kinh tế xã hội của mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân. Ứng dụng phần mềm trong quản lý là công cụ quan trọng để giải quyết hữu hiệu các yêu cầu đặt ra của công việc. Sử dụng hiệu quả phần mềm này có thể coi là bước đầu trong việc ứng dụng những sản phẩm mới vào trong cuộc sống, công việc một cách hiệu quả nhất tại Trung tâm ngoại ngữ và tin học tỉnh Gia Lai trong thời gian qua và sắp tới,… Với phần mềm quản lí học viên này, đơn vị chúng tôi đã thu được những 15 thành tựu, kết quả đáng kể. Đây là giải pháp hoàn toàn gần gủi, có thể đưa vào thực tiễn và nhân rộng đến tất cả các đơn vị đào tạo trên địa bàn tỉnh Gia Lai. Mặc dù đã cố gắng nhiều cho đề tài “QUẢN LÝ HỌC VIÊN BẰNG PHẦN MỀM TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ VÀ TIN HỌC TỈNH GIA LAI” song, phần mềm này không thể tránh khỏi sai sót. Rất mong nhận được sự góp ý của quý đồng nghiệp cùng bạn đọc nhằm nâng cao hiệu quả quản lí và giảng dạy tại Trung tâm trong tình hình hiện nay. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn! NGƯỜI VIẾT Nguyễn Đình Chính Trần Quang Tuyến 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Thông tư số 03/2011/TT-BGDĐT ngày 28/01/2011 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữ, tin học. 2. Quyết định số 30/2008/QĐ-BGDĐT ngày 06 tháng 6 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy định về tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, kiểm tra và cấp chứng chỉ ngoại ngữ, tin học theo chương trình giáo dục thường xuyên. 3. Giáo trình MicroSoft Access 2003. 4. Website ThuthuatAccess.com và một số trang mạng khác liên quan đến Microsoft Access. 5. Quy chế tổ chức đào tạo và bồi dưỡng ngoại ngữ, tin học của Trung tâm ngoại ngữ và tin học tỉnh Gia Lai. 17 Mục lục Đề mục Trang A. Phần thứ nhất: ĐẶT VẤN ĐỀ ....................................................... 1 I. Lí do chọn đề tài ............................................................................. 1 1. Cơ sở lí luận .................................................................................... 1 2. Cơ sở thực tế.................................................................................... 1 II. Phạm vi ứng dụng và phương pháp nghiên cứu ....................... 3 1. Phạm vi ứng dụng: .......................................................................... 3 2. Phương pháp nghiên cứu ................................................................. 3 B. Phần thứ hai: NỘI DUNG ............................................................. 4 I. Các loại hình lớp học tại Trung tâm.............................................. 4 II. Hoạt động của phần mềm: ........................................................... 4 1. Giới thiệu chung .............................................................................. 4 2. Mô tả một số hoạt động chính của phần mềm: ................................. 5 2.1. Phần nhập dữ liệu ................................................................................ 6 2.1.1. Nhập danh sách các lớp: .................................................................. 6 2.1.2. Nhập danh sách học viên theo lớp .................................................. 7 2.2 Phần quản lý học phí ............................................................................ 7 2.3. Phần quản lý kiểm tra định kỳ............................................................ 9 2.4. Phần quản lý giáo viên ........................................................................ 11 III. Kết quả thực hiện đề tài ............................................................. 14 Phần thứ ba: KẾT LUẬN .................................................................. 15 1. Bài học kinh nghiệm .............................................................................. 15 2. Kết luận ............................................................................................................ 15 Tài liệu tham khảo ............................................................................... 17 18