Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Giáo án - Bài giảng Sáng kiến kinh nghiệm Skkn ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu (tkb)...

Tài liệu Skkn ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu (tkb)

.PDF
21
2964
89

Mô tả:

Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu THÔNG TIN CHUNG VỀ SÁNG KIẾN 1. Tên sáng kiến: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu (TKB) 2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Giáo dục đào tạo 3. Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ ngày 20 tháng 8 năm 2011 4. Tác giả: Họ và tên: Đỗ Quốc Thiều Năm sinh:1982 Nơi thường trú:Xã Xuân Thượng-Huyện Xuân Trường-Tỉnh Nam Định Trình độ chuyên môn: Thạc sĩ Sư phạm Sinh học Chức vụ công tác: Thư ký hội đồng giáo dục nhà trường Nơi làm việc:Trường THPT Xuân Trường Địa chỉ liên hệ: Xóm 4 - Xã Xuân Thượng-Huyện Xuân Trường-Tỉnh Nam Định Điện thoại: 0917.625.619 Tỷ lệ đóng góp tạo ra sáng kiến: 100 % 5. Đơn vị áp dụng sáng kiến: Tên đơn vị: Trường THPT Xuân Trường Địa chỉ: Xã Xuân Hồng-Huyện Xuân Trường-Tỉnh Nam Định Điện thoại: 03503.886.167 1 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG HÀM EXCEL TRONG CÔNG TÁC XẾP THỜI KHÓA BIỂU ============ I. ĐIỀU KIỆN HOÀN CẢNH TẠO RA SÁNG KIẾN Công tác xếp thời khóa biểu trong các nhà trường là một việc quan trọng trong điều hành chuyên môn, do vậy đòi hỏi phải có độ chính xác cao và linh hoạt trong quá trình thực hiện, tạo điều kiện tốt nhất cho giáo viên và học sinh trong việc dạy và học. Ở trường THPT việc điều chỉnh chuyên môn của giáo viên luôn diễn ra thường xuyên, đặc biệt là với những trường đang trong giai đoạn chuyển giao thế hệ, có nhiều giáo viên trong độ tuổi sinh con hoặc nghỉ hưu. Mặt khác, vào đầu năm học thường có nhiều sự biến động về giáo viên: Giáo viên chuyển trường, giáo viên về nhận công tác, giáo viên về hợp đồng…, tất cả đều không diễn ra vào cùng một thời điểm nên việc điều chỉnh thời khóa biểu sẽ phức tạp và khó khăn hơn. Trong giai đoạn này, mỗi thời khóa biểu được điều chỉnh thường chỉ áp dụng được theo từng tuần. Do vậy, đòi hỏi phải có một công cụ hỗ trợ tích cực trong công tác này để tiết kiệm thời gian cũng như để hạn chế đến mức thấp nhất những sai sót trong quá trình thực hiện. II. MÔ TẢ GIẢI PHÁP 1. Giải pháp trước khi tạo ra sáng kiến Ngày nay có nhiều phần mềm Tin học được viết phục vụ cho công tác xếp thời khóa biểu ở các trường Trung học phổ thông. Tuy nhiên, do điều kiện thực tế công tác của giáo viên, đặc thù của môn học mà có nhiều ràng buộc về điều kiện nên thực tế hiện nay không có một phần mềm xếp thời khóa biểu nào có thể sắp xếp được 100% các tiết học đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu về các ràng buộc, mà thực tế khi có quá nhiều ràng buộc được yêu cầu thì phần mềm sẽ chỉ xếp 2 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu được khoảng 80% số tiết học, còn lại giáo viên sẽ phải xếp bằng tay theo phương thức thủ công (Điều chỉnh trực tiếp trên giấy bằng bút chì ). Trên thực tế có nhiều ràng buộc về môn học như: Môn Văn một lớp phải có 2 tiết liền nhau trong một tuần, môn Thể dục, Giáo dục quốc phòng an ninh không xếp tiết 5, mỗi một tổ chuyên môn phải có 2 tiết nghỉ cả tổ để sinh hoạt chuyên môn, thứ 6 các giáo viên chủ nhiệm đều phải có tiết để họp tổ Chủ nhiệm và sinh hoạt lớp. Ngoài ra, tùy theo điều kiện công tác của giáo viên để có thêm ràng buộc như: Giáo viên có con nhỏ thì hạn chế dạy tiết 1, tạo điều kiện cho giáo viên nhà xa không có tiết 1, giáo viên sức khỏe yếu không dạy tiết 5 hoặc không dạy 5 tiết liền…Chính vì vậy, bất cứ phần mềm xếp thời khóa biểu nào cũng không thể thực hiện đầy đủ được tất cả các yêu cầu của giáo viên cũng như môn học được. Đối với trường THPT Xuân Trường hiện nay đang sử dụng phần mềm xếp Thời khóa biểu VnTimeTable 3.5, với một tuần có 1053 tiết, thực tế phần mềm chỉ xếp được khoảng hơn 900 tiết, số còn lại người xếp thời khóa biểu phải dò để tìm những chỗ trống hợp lý để xếp những vị trí còn lại. Mặt khác, trong những lần thay đổi thường xuyên do có sự thay đổi về chuyên môn: Giáo viên nghỉ công tác, giáo viên nghỉ chế độ, giáo viên nghỉ chế độ thai sản ra dạy… thì không thể sửa trong phần mềm được mà chủ yếu điều chỉnh thủ công trên giấy bằng bút chì và nhập lại vào máy. Việc nhập lại những điều chỉnh về thời khóa biểu vào máy tính phải nhập và sửa ở cả bảng TKB của giáo viên và học sinh, riêng TKB của giáo viên có bảng TKB theo tuần và theo giáo viên. Do vây rất dễ xảy ra sự nhầm lẫn do quá trình nhập vào máy hoặc không thống nhất giữa các bảng mà người xếp TKB không thể kiểm soát được, chỉ khi giáo viên dạy phát hiện hoặc khi thực tế thực hiện mới phát hiện sự sai sót đó rồi mới báo lại (trùng tiết, lớp không có giáo viên dạy…) cho người phụ trách xếp TKB để điều chỉnh. 3 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu Do vậy, việc thiết lập sẵn một Bảng Thời khóa biểu trên Excel ứng dụng hàm Vlookup, thiết lập định dạng Format conditional sẽ giúp cho người làm công tác xếp Thời khóa biểu tiết kiệm được tối đa thời gian vì chỉ cần nhập vào 1 thông tin và các thông tin khác sẽ được tự động thiết lập theo yêu cầu của người dùng. Mặt khác việc kiểm soát được việc trùng tiết, trống tiết đã hạn chế được rất nhiều những sai sót mà nếu chỉ làm thủ công chỉnh sửa trực tiếp trên giấy bằng bút chì chắc chắn sẽ mắc phải. 2. Giải pháp sau khi tạo ra sáng kiến Ngay từ khi được giao nhiệm vụ phụ trách xếp thời khóa biểu tôi đã không ngừng học hỏi để tìm ra một giải pháp tối ưu nhất cho việc xếp thời khóa biểu của mình. Cho đến nay tôi đã thiết lập được một form sẵn Thời khóa biểu được thiết khế bằng bảng tính excel, trong form Thời khóa biểu này tôi đã sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm và nội suy các giá trị trong các sheet: TKB giáo viên, TKB học sinh theo tên giáo viên, TKB học sinh theo môn. Như vậy khi nhập các giá trị ta chỉ cần nhập giá trị vào bảng TKB giáo viên theo tên sẽ tự suy ra được giá trị của các bảng Thời khóa biểu học sinh theo tên giáo viên và tên và TKB của học sinh theo môn mà không phải sửa và nhập lại thông tin vào từng bảng. Mặt khác, Trong sheet nhập dữ liệu đầu vào (bảng TKBGV) sẽ thiết lập chế độ cảnh báo, nếu nhập nhầm ô sẽ được hiện một cảnh báo 2 ô nhầm sẽ hiện lên màu đỏ, cụ thể là thiết lập định dạng có điều kiện (conditional Formatting) để phát hiện những giá trị trùng nhau trong một cột. Như vậy, khi phát hiện những giá trị cùng nhau trong 1 cột sẽ lập tức hiện màu thông báo để biết được khi đó giáo viên đã bị trùng tiết để xử lý. Với điều kiện này tôi đã kiểm soát được vấn đề trùng tiết, thiếu tiết dạy của giáo viên trong quá trình xếp thời khóa biểu. Ngoài ra, trong form thiết kế này tôi còn sử dụng hàm “sum” để cộng số tiết dạy thực tế 1 tuần của giáo viên, sử dụng hàm counif để kiểm soát cơ số tiết 4 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu trong bảng để phát hiện kịp thời trường hợp nhầm cơ số tiết của môn này sang môn khác do nhập nhầm hoặc giáo viên trùng tên hoặc tên giáo viên trùng với tên môn học… (ví dụ môn Anh và GV tên là Anh). Các bước làm cụ thể như sau; 2.1. Thiết lập một form Thời khóa biểu bằng bảng tính Excel T KB GV theo tên T KB HS theo môn Bảng gán tên GV-Môn dạy TKB HS Theo tªn GV Bảng: Thời khóa biểu giáo viên Trong đó: Sheet 1 là TKB giáo viên theo tên Sheet 2 là TKB của học sinh theo môn học Sheet 3 là TKB của học sinh theo tên Giáo viên Sheet 4 là bảng gán giá trị tên giáo viên với môn dạy tương ứng 5 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: T KB GV theo môn Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu Bảng: Thời khóa biểu học sinh 2.2. Sử dụng hàm Vlookup để nội suy ra TKB của giáo viên theo môn và TKB của học sinh 2.2.1 Giới thiệu hàm Vlookup sử dụng trong Excel Cú pháp hàm Vlookup: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]) Trong Đó: lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm table_array: Bảng giá trị dò, để ở dạng địa chỉ Tuyệt đối (có dấu $ phía trước bằng cách nhấn F4) col_index_num: Thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị dò. range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối). * Cách Dò Tìm Tương Đối VD: Căn cứ vào bảng quy định xếp loại tương ứng với điểm đã cho, tiến hành xếp loại học lực cho các sinh viên có tên trong danh sách dưới: 6 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu Ta sử dụng công thức ở cột D6 là: =VLOOKUP(C6,$C$16:$D$20,2,1) Kết quả thu được 7 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu * Cách Dò Tìm Tuyệt Đối. Với cách dò tìm tuyệt đối thì bạn sẽ tìm được chi tiết hơn cách dò tìm tương đối. VD: Điền thông tin Quê quán và trình độ của các nhân viên vào bảng căn cứ vào mã nhân viên đã cho tương ứng phía dưới. 8 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu Để điền thông tin quê quán của nhân viên ta dùng công thức Vlookup cho ô E6 như sau: =VLOOKUP(A6,$D$12:$F$17,2,0) A6 là giá trị đem dò tìm $D$12:$F$17 là bảng dò tìm 2 : số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò 0 : Kiểu dò tìm chính xác 9 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu Tương tự để điền vào ô trình độ của nhân viên ta làm như sau: Với ô F6 có công thức : =VLOOKUP(A6,$D$12:$F$17,3,0) 10 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu 2.1.2. Ứng dụng hàm Vlookup trong Form Thời khóa biểu Tại bảng TKB_GV khi ta nhập một giá trị chẳng hạn như nhập giá trị 11A1 vào ô C5 (như hình vẽ) tức là tiết 1 ngày thứ 2 giáo viên N.T.Thúy sẽ dạy lớp 11A1. Để liên kết kết quả này sang bảng TKB của lớp theo tên giáo viên và theo môn là làm như sau: Tại ô P4 ta lập hàm với cú pháp =VLOOKUP(P$4,TKBGV!$C$6:$AE$112,29,0) 11 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu Kết quả sẽ là N.T.Thúy tại ô P4 này. Như vậy với TKB của học sinh theo tên giáo (viên TKB_TENGV) tiết 1 ngày thứ 2 sẽ là môn do giáo viên N.T.Thúy dạy (kết quả này được tìm kiếm và lấy giá trị từ bảng TKB_GV). Đối với TKB của học sinh theo môn học, ta lập bảng gán giá trị tên giáo viên tương ứng với các môn học tương ứng (hình dưới) Tại bảng trên Giáo viên NT.Thúy được gán với môn học là Ngữ Văn 12 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu Sử dụng hàm Vlookup tại ô P4 của Sheet TKB môn học (TKB_MONHOC) theo cú pháp =VLOOKUP(THBTENGV!P4,'gv-monday'!$B$5:$C$128,2,0) Kết quả trả về tại ô C4 sẽ là Ngữ văn (theo giá trị gán trong bảng trên) Dùng lệnh sao chép công thức để sao chép công thức sang các ô còn lại ta sẽ được một thời khóa biểu hoàn chỉnh như sau 13 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu TKB theo thên giáo viên theo các tổ chuyên môn: TKB học sinh theo tên giáo viên 14 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu Thời khóa biểu học sinh theo môn học 2. 3. Sử dụng định dạng có điều kiện để kiểm soát sự trùng tiết trong TKB Trong quá trình chỉnh sửa TKB bằng tay (sửa bằng bút chì) và khi nhập vào máy rất dễ xảy ra nhầm lẫn do quá trình nhập hoặc do quá trình chỉnh sửa. Sử dụng định dạng có điều kiện (Format conditional ) để kiểm soát quá trình nhầm lẫn, cụ thể như sau: Trong cột C của bảng trên là tiết 1 của ngày thứ 2, do vậy đối với 1 lớp thì không thể có 2 giá trị cùng trong cột này được (Nếu có 2 giá trị tức là sẽ có 2 người cùng dạy tiết 1 ở 1 lớp như vậy là bị trùng tiết). 15 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu Dùng lệnh: Format conditional  Highlight cells rules  Duplicate Values ( Bôi đen cột C, chọn Format conditional  Highlight cells rules  Duplicate Values - Đối với Office 2007 trở lên ) Khi đó nếu có 2 giá trị cùng nhau thì sẽ hiện lên cùng một màu Bảng trên ta thấy tiết 1 ngày thứ 2 có 2 giáo viên cùng dạy do đó sẽ hiện màu đỏ của 2 tiết trùng nhau. Trên cơ sở đó người xếp TKB sẽ kiểm tra lại xem bị nhầm lẫn chỗ nào để chỉnh sửa lại. Trong trường hợp một tiết nào đó của lớp bị nhầm (trùng hoặc thiếu ) thì bên bảng TKB của Học sinh (hoặc TKB của học sinh theo tên giáo viên) sẽ không cho ra giá trị đúng mà hiện cảnh báo lỗi #N/A. Như vậy ta cũng có thể biết được là tiết học nào của lớp nào đang có vấn đề để kiểm tra lại và điều chỉnh cho đúng 16 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu Bảng trên ta thấy các tiết bị lỗi: Tiết 1,2 thứ 2 của lớp 11A1 hiện đang có vấn đề sai sót. Có thể nói, với cách làm đó người xếp thời khóa biểu có thể kiểm soát được gần như tuyệt đối sự nhầm lẫn và sai sót của thời khóa biểu khi đã dán cho mọi người thực hiện. 2. 4. Sử dụng hàm “SUM” để tính tổng số tiết dạy trong 1 tuần của Giáo viên 17 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu Tại ô AD6 (tổng số tiết dạy của giáo viên NT.Thúy) thiết lập hàm sum theo cú pháp: =sum(C6:AC6) Kết quả trả về sẽ thực hiện lệnh tính tổng số tiết của Giáo viên NT.Thúy từ cột C6 đến cột AC6 (tương đương giá trị đã gán là tiết 1 thứ Hai đến tiết 4 thứ Bảy). Thực hiện lệnh sao chép công thức từ dòng AD6 đến hết thời khóa biểu để thực hiện lệnh tính tổng với tất cả các giáo viên khác. III. HIỆU QUẢ DO SÁNG KIẾN ĐEM LẠI Với việc xây dựng được một form thời khóa biểu bằng excel có sử dụng hàm Vlookup và sử dụng định dạng có điều kiện trên đã giúp cho những người làm công tác xếp thời khóa biểu giảm bớt được thời gian xếp rất nhiều. Nếu như trước kia mỗi sự điều chỉnh TKB phải chỉnh sửa và nhập lại vào máy ở cả TKB của giáo viên và TKB của học sinh thì bây giờ chỉ phải nhập vào thời khóa biểu của giáo viên mà các giá trị sẽ tự động xuất sang TKB của học sinh. Và sử dụng lệnh định dạng có điều kiện (Format conditional ) đã giúp cho ta kiểm soát được sự trùng lặp trong quá trình xếp thời khóa biểu do đó sẽ không còn xảy ra hiện tượng bị trùng tiết hoặc trống tiết của một lớp nào đó. Như vậy, Với ứng dụng này đã giải quyết được - Giảm thiểu tối đa thời gian khi điều chỉnh thời khóa biểu - Kiểm soát được tuyệt đối việc trùng tiết, trống tiết do nhầm lẫn trong quá trình điều chỉnh hoặc nhập dữ liệu vào TKB - Có cái nhìn tổng quát về mặt bằng phân công lao động trên cơ sở tổng số tiết dạy được thể hiện trong TKB IV. CAM KẾT KHÔNG SAO CHÉP HOẶC VI PHẠM BẢN QUYỀN. Tôi xin cam kết sáng kiến kinh nghiệm này của tôi không được sao chép ở bất kì đâu cũng như không vi phạm bản quyền tác giả của bất kì ai. Nếu sai sự thật tôi xin chịu mọi hình thức kỉ luật của cơ quan công tác và cơ quan chủ quản. 18 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu Trên đây là báo cáo sáng kiến của tôi được đúc rút trong quá trình trực tiếp làm công tác xếp thời khóa biểu của mình, chắc chắn sẽ có nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý vị và các bạn đồng nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn. TÁC GIẢ SÁNG KIẾN CƠ QUAN ĐƠN VỊ ÁP DỤNG SÁNG KIẾN (xác nhận, đánh giá, xếp loại ) Đỗ Quốc Thiều 19 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường Sáng kiến kinh nghiệm: Ứng dụng hàm excel trong công tác xếp thời khóa biểu PHỤ LỤC KÈM THEO SÁNG KIẾN  Danh mục các tài liệu tham khảo Trần Thanh Phong, Trần Thanh Thái, 2007. Giáo trình Excel 2007 toàn tập, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.  Một Bảng TKB của trường THPT Xuân Trường thực hiện trong năm học 2015-2016  Đĩa CD 20 Đỗ Quốc Thiều : Trường THPT Xuân Trường
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan

Tài liệu vừa đăng