Tài liệu Tài liệu tin học ôn thi công chức phần excel

PHẦN 3. BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 2007 BÀI 1 - LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 2007 1. Giới thiệu về MS Excel Microsoft Excel (được viết tắt là MS Excel) là một chương trình nằm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. MS Excel được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng, trong quản lý kinh tế,... Ngoài những chức năng thông dụng của một bảng tính điện tử, MS Excel còn cung cấp nhiều công cụ giúp người sử dụng có thể xử lý hầu hết các vấn đề về tổ chức, khai thác và quản lý dữ liệu. MS Excel được Microsoft giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1983 cho các máy tính IBM chạy hệ điều hành DOS. Sau đó, cùng với sự phát triển của hệ điều hành, MS Excel đã trải qua các phiên bản: MS Excel for Window 3.x, MS Excel for Window 95, MS Excel for Window 98, MS Excel 2000, MS Excel XP, MS Excel 2003, MS Excel 2007, MS Excel 2010. Trong phần này tôi sẽ giới thiệu một số kiến thức cơ bản của MS Excel 2007. 2. Khởi động, thoát khỏi và giao diện chương trình 2.1. Khởi động chương trình Cách 1: Từ màn hình desktop của Windows kích chuột tại nút Start chọn All Programs  Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007: Hình 1.1: Minh họa khởi động chương trình Cách 2: Từ màn hình chính của Windows kích chuột vào biểu tượng MS Excel . 2.2. Thoát khỏi chương trình Để thoát khỏi Microsofft Excel ta làm như sau: Chọn close ở góc trên cùng bên phải. Hoặc chọn nút Office Exit. Chọn biểu tượng Excel trên thanh tác vụ click chuột phải chọn close, phím tắt là ALT+ F4 Lưu ý: Trong trường hợp thoát khỏi chương trình mà chưa ghi lại những thay đổi trong tệp đang làm việc, MS Excel sẽ đưa ra thông báo: Hình 1.2: Thông báo lưu lại thay đổi trong tệp bảng tính - Chọn Yes: lưu lại những thay đổi trong tệp hiện thời. - Chọn No: không lưu lại những thay đổi trước đó. - Chọn Cancel: huỷ thao tác đóng tệp, trở lại màn hình làm việc. 2.3. Màn hình giao tiếp của Excel 2007 Hình 1.3: Màn hình giao tiếp của MS Excel Nút lệnh office : chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tệp tin mới, mở tệp tin, lưu tệp tin,… và danh mục các tệp tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn File của các phiên bản trước. Hình 1.4: Các thành phần trong nút Office Thanh các lệnh truy cập nhanh: chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Kích chuột vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Để thêm vào một số nút lệnh chọn More Commands… để mở cửa sổ Excel Options. Hình 1.5: Các thành phần trong Customize Quick Access Toolbar Hình 1.6: Hộp thoại Excel Options Thanh tiêu đề: Gồm menu điều khiển, tên chương trình Microsoft Excel, tên tệp đang làm việc, nút phóng to thu nhỏ và nút đóng cửa sổ. Thanh menu: Gồm danh mục các nút lệnh được chia theo nhóm lệnh hay còn gọi là Ribbon. Vùng làm việc: Là phần danh cho người sử dụng nhập và xử lý dữ liệu. Trong cửa sổ bảng tính có con trỏ ô để xác định vị trí ô hiện thời. Thanh công thức (formula bar): gồm 3 phần: địa chỉ của ô hiện thời, biểu tượng chèn hàm (Insert Function) và phần chứa hiển thị dữ liệu của một ô hiện thời trên bảng tính. Thanh cuốn (scroll bar): dùng dịch chuyển khung nhìn để xem các phần của bảng tính. Có thanh cuốn dọc, nằm bên phải cửa sổ ứng dụng và thanh cuốn ngang, nằm phía dưới cửa sổ ứng dụng. Thanh trạng thái (status bar): hiển thị tình trạng của cửa sổ hiện tại hoặc ý nghĩa lệnh hiện thời của MS Excel. 2.4. Giới thiệu về Ribbon Excel 2007 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các thẻ chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, AddIns... Hình 1.7: Danh mục các thẻ thông dụng trên thanh Ribbon Khi trỏ chuột vào nút lệnh nào đó trên Ribbon, bạn sẽ thấy xuất hiện thông tin về nút lệnh đó, báo cho bạn biết công dụng của nút lệnh đang muốn sử dụng. Khi muốn sử dụng nút lệnh chỉ cần kích chuột vào nút lệnh. Việc này giống như ta thực hiện lệnh trên thanh công cụ và thanh thực đơn ở các phiên bản trước Thẻ Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,… Thẻ Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: Bảng biểu, biểu đồ, đồ thị, ký hiệu, … Thẻ Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Thẻ Data: Thực hiện các thao tác cơ sở dữ liệu như, tổng hợp dữ liệu phân tích dữ liệu, thiết lập các điều kiện ràng buộc dữ liệu, sắp xếp… Thẻ Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính. Thẻ View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,… Thẻ Developer: Ngăn này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này kích chuột vào nút Office  Excel  Options  Popular  Chọn Show Developer tab in the Ribbon. Thẻ Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… Truy cập Ribbon bằng bàn phím: Mới nhìn qua giao diện Excel chúng ta có thể tưởng rằng phải sử dụng Ribbon bằng chuột không thể dùng tổ hợp vì không có các ký gạch chân như các phiên bản trước. Tuy nhiên thanh Ribbon vẫn có thể truy cập bằng bàn phím. Hình 1.8: Các ký tự đại diện của thẻ, nhóm lệnh và lệnh Khi muốn truy cập đến các thẻ trên thanh Ribbon như Home, Insert, … ta nhấn phím ALT một lần (không cần giữ phím ALT). Các ký tự đại diện cho các nhóm lệnh sẽ hiện lên, chọn phím trên bàn phím tương ứng ký tự đại diện cần truy cập. Ngoài ra, có thể dùng các phím định hướng () để di chuyển trong thanh Ribbon. Để biết ký tự đại diện cho các nút lệnh, chọn tổ hợp phím . Ví dụ thẻ Page Layout (ký tự đại diện là P)  . Khi muốn thực hiện một lệnh nào đó trên thanh Ribbon thì ta di chuyển () đến lệnh đó và nhấn phím Enter hay dùng . Khi muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính, chọn phím ALT một lần hoặc phím ESC. 3. Cấu trúc của một tệp dữ liệu trong Excel Trong phiên bản MS Excel 2003 một tệp bảng tính có phần mở rộng “.XLS” tuy nhiên trong phiên bản MS Excel 2007 phần mở rộng là “.XLSX”. Tệp bảng tính còn được gọi tên là sổ tay (Workbook). Trong một Workbook có rất nhiều bảng tính (sheet), trong từng bảng tính lại gồm nhiều hàng và nhiều cột. Mỗi hàng hay cột lại gồm nhiều ô. Phần dưới đây chúng ta sẽ xem xét từng thành phần của một tệp dữ liệu. 3.1. Bảng tính (sheet) Bảng tính là thành phần chính của một tệp, bao gồm nhiều ô (cell) được hình thành bởi các hàng (Row) và các cột (Column). Một bảng tính Excel 2007 gồm 16 384 cột và 1 048 576 hàng (so với phiên bản Excel 2003 là 256 cột và 65 536 dòng). Trong một tệp, mỗi bảng tính được đặt một tên mặc định là Sheet N (trong đó N là một số tự nhiên khác không dùng để chỉ thứ tự của bảng tính). Trong quá trình sử dụng, người dùng thường đặt lại tên của bảng tính cho có ý nghĩa với nội dung của bảng tính. 3.2. Dòng (row) Dòng là tập hợp của các ô trong bảng tính theo chiều ngang. Mỗi dòng được gán tên theo số thứ tự là 1, 2, 3.... 3.3. Cột (column) Cột là tập hợp của các ô trong bảng tính theo chiều dọc. Mỗi cột được gán tên mặc định ký hiệu theo thứ tự chữ cái A, B, C... Tuy nhiên, trong MS Excel còn cho phép người sử dụng gán tên cho cột theo số thứ tự 1, 2, 3,.... Để đặt tên cột theo cách này kích chuột vào nút Office  Excel Options  Formulas trong mục Working with Formulas đánh dấu vào ô R1C1 reference style. 3.4. Ô (cell) Ô là giao điểm của một cột và một dòng. Một ô được xác định bởi địa chỉ của ô. Tuỳ theo cách chọn tên cột mà địa chỉ ô được xác định khác nhau. Trong tài liệu này chỉ giới thiệu về các xác định địa chỉ của ô theo cách dùng tên cột là các chữ cái. Khi đó, địa chỉ của một ô được xác định bởi: (tên cột trước sau đó là tên hàng). Ví dụ: Ô A2 là giao của cột A và dòng 2. Địa chỉ của ô được chia ra làm 3 loại:  Nếu địa chỉ của ô được xác định bởi thì gọi là địa chỉ tương đối.  Nếu địa chỉ của ô được xác định bởi <$tên cột><$tên dòng> thì gọi là địa chỉ tuyệt đối.  Nếu địa chỉ của ô được xác định bởi <$tên cột> hoặc được xác định bởi <$tên dòng> thì gọi là địa chỉ hỗn hợp. Đặc điểm cơ bản của các loại địa chỉ này là vị trí nào có kí hiệu $ đứng trước sẽ không thay đổi mỗi khi sao chép công thức đến vị trí mới. Ngược lại vị trí nào không có kí hiệu $ đứng trước sẽ thay đổi mỗi khi sao chép công thức đến vị trí mới. Cách viết địa chỉ ô khi tham chiếu trên các bảng tính khác nhau: Tham chiếu đến địa chỉ ở worksheet khác nhưng cùng workbook thì có dạng Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ: =A2*Sheet2!A2 =A2*’Thong so’!B4 Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’. Khi tham chiếu đến ô ở trên các bảng tính khác nhau của cùng một tệp hay trên các bảng tính của các tệp dữ liệu khác nhau, người sử dụng phải đưa thêm phần xác định tên của tệp dữ liệu và tên của bảng tính vào trước phần địa chỉ ô. Cụ thể cách viết như sau: [Tên tệp dữ liệu]Tên bảng tính!Địa chỉ của ô Ví dụ: Giả sử con trỏ ô đang ở Sheet 1 của tệp dữ liệu Book1. Để tham chiếu đến ô A1 của Sheet1 trong tệp dữ liệu Book2 ta dùng: [Book2]Sheet1!A1 3.5. Vùng (range) Vùng là một tập hợp của các ô có thể liên tục hoặc không liên tục. Có thể xem một ô cũng là một vùng. Vùng được xác định thông qua địa chỉ của các ô trong vùng hoặc thông qua tên gọi. Cách xác định vùng thông qua địa chỉ của các ô: Với các vùng gồm các ô liên tục thì địa chỉ của vùng xác định bởi ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, giữa hai phần địa chỉ ô ngăn cách bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ: ta có một vùng gồm các ô từ ô B1 đến ô E5, khi đó địa chỉ của vùng này sẽ được viết là B1:E5 nếu dùng địa chỉ tương đối. Với các vùng gồm các ô không liên tục thì phải liệt kê đầy đủ địa chỉ của từng thành phần trong địa chỉ của vùng, giữa các thành phần không liên tục thì dùng dấu phảy (,). Ví dụ: ta có một vùng gồm các ô từ ô B1 đến ô B5, ô C2 và các ô từ ô D1 đến ô D5 khi đó địa chỉ của vùng này sẽ được viết là B1:B5,C2,D1:D5 nếu dùng địa chỉ tương đối. Đặc biệt địa chỉ của một cột được xác định là : và địa chỉ của một dòng được xác định là :. Ví dụ cột A được xác định là A:A, dòng 4 được xác định là 4:4. Cách xác định vùng thông qua tên gọi: Ngoài cách xác định vùng thông qua địa chỉ của các ô MS Excel còn cho phép xác định vùng thông qua tên gọi. Việc đặt tên cho vùng dữ liệu giúp người sử dụng dễ nhớ và dễ sử dụng hơn trong quá trình làm việc. Đặt tên giúp việc tham chiếu tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay chọn các vùng đã đặt tên một cách nhanh chóng từ Name box ( hoặc dùng Go to F5). Để đặt tên cho vùng ta làm như sau: Chọn thẻ Formulas  chọn nhóm Defined names  Define name xuất hiện hộp thoại New Name: Hình 1.9: Hộp thoại New Name  Name: nhập vào tên vùng có thể dài không quá 255 kí tự, không chứa kí tự trống và một số kí tự đặc biệt như *, /,...)  Scope: chọn phạm vi áp dụng của vùng có thể là Workbook hay sheet 1, sheet2,…  Comment: ghi chú thích cho vùng dữ liệu  Refers to: Dùng để xác định lại địa chỉ của vùng cần đặt tên. Người dùng có thể đặt tên cho vùng bằng cách chọn vùng cần đặt tên sau đó nhấn chuột phải và chọn Name a Ranger khi đó hộp thoại New Name cũng hiển thị ra như trên. Để sử dụng tên các vùng đã đặt : nhấn phím F3, chọn tên vùng cần dùng trong danh sách và chọn Paste List. Hình 1.10: Hộp thoại Paste Name Để quản lý tên các vùng: Chọn thẻ Formulas chọn nhóm Defined Names  chọn Name manager xuất hiện hộp thoại Name Manager: Hình 1.11: Hộp thoại Name Manager  New: Thêm một vùng mới  Edit: Hiệu chỉnh tham số cho vùng  Delete: Xóa vùng khỏi danh sách  Filter: Lọc tên các vùng theo các tham số có thể là theo workbook, sheet, tên… 4. Các kiểu dữ liệu cơ bản Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. MS Excel gồm các kiểu dữ liệu cơ bản sau: 4.1. Kiểu số Dữ liệu nhập vào bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9 hoặc các dấu +, - , (, ., $. Các kí hiệu tiếp theo phải là các số hoặc kí hiệu ) tương ứng. Mặc định của MS Excel, kiểu dữ liệu này được căn theo lề phải. 4.2. Kiểu ngày tháng, thời gian Dữ liệu kiểu ngày tháng được Excel lưu trữ dưới dạng một số tuần tự. Số tuần tự này được hình thành bằng cách quy đổi dữ liệu kiểu ngày tháng thành một con số theo một mốc thời gian. Để xem số tuần tự của dữ liệu ngày tháng dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + ~ (để quay trở lại dạng ngày tháng dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + #). Dữ liệu kiểu thời gian được lưu trữ dưới dạng phân số. Cách nhập dữ liệu kiểu ngày tháng hay thời gian phải tuỳ theo cách thiết lập của người dùng trong hệ điều hành Windows. Trong phần này, chúng ta sẽ sử dụng dạng mặc định của Windows. Khi đó, ngày tháng sẽ có dạng mm/dd/yyyy (tháng/ngày/năm) và thời gian sẽ là giờ:phút:giây. Có thể nhập vào theo các dạng: mm/dd/yyyyy, mm/dd/yy, mm/dd, mm/yyyy, giờ:phút:giây, giờ:phút, mm/dd/yyyy giờ:phút:giây,... 4.3. Kiểu chuỗi kí tự Dữ liệu nhập vào bắt đầu là các chữ cái hoặc dấu nháy đơn ( ‘). Các dữ liệu không thuộc kiểu số, ngày tháng, thời gian, công thức cũng có thể coi là kiểu chuỗi kí tự. Mặc định của MS Excel, kiểu dữ liệu này được căn theo lề trái. 4.4. Kiểu công thức Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu =, +, - và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Ví dụ: = 50000 – IF(C8>=25000,80%*C8,C8) Các phép toán sử dụng trong công thức:  Phép toán số học: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm).  Phép toán với chuỗi kí tự: & (nối chuỗi kí tự)  Phép toán so sánh: = (bằng), > (lớn hơn), < (nhỏ hơn), >= (lớn hơn hoặc bằng), <= (nhỏ hơn hoặc bằng), <> (khác nhau). 5. Các thao tác với tệp (workbook) 5.1. Tạo mới workbook Chọn nút Office  New, một hộp thoại hiện ra cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo một workbook trống, bạn chọn Blank workbook và kích chuột vào nút create. Hình 1.12: Hộp thoại New Workbook Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). 5.2. Mở workbook có sẵn trên đĩa Cách 1: Chọn nút Office  chọn tên tệp có trong danh sách Recent Document, có tối đa 50 tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì kích chuột vào nút Office  Excel Options  Avanced  phần Display mục Show this number of Recent Documents và thay đổi giá trị mặc định là 17 tại ô này). Cách 2: Chọn nút Office  Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open cần xác định ví trí và tên tệp cần mở, chọn Open để mở tập tin. Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Hình 1.13: Hộp thoại Open  Open (mở bình thường),  Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi),  Open as Copy (Tạo bản sao của tệp tin và mở ra),  Open in Browser (Mở tệp tin bằng trình duyệt web mặc định),  Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tệp tin bị lỗi). Cách 3: Có thể gọi nhanh hộp thoại Open bằng tổ hợp phím Ctrl+O. 5.3. Lưu workbook Một điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất dữ liệu trong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover chọn nút Office  Excel Options  Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save AutoRecover information every 10 minutes (có thể thay đổi thời gian tự động ghi dữ liệu). Một số cách lưu workbook: Cách 1: Chọn nút Office  Save, hoặc chọn trên thanh lệnh truy cập nhanh. Cách 2: Dùng tổ hợp phím hoặc . Nếu tệp tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel lưu tiếp các phần cập nhật, nếu là tệp tin được lưu lần đầu thì xuất hiện hộp thoại Save As: Hình 1.14: Hộp thoại Save as Khi đó cần xác định các tham số:  Ví trí của tệp cần lưu trữ (lựa chọn trực tiếp trên cây thư mục).  File name: nhập vào tên tệp tin.  Save as type: xác định kiểu tệp tin. Lưu tệp bảng tính với tên khác: Chọn nút Office  Save As rồi thực hiện tương tự như phần trên (hoặc ấn phím F12). Để bảo mật tệp tin: Bạn có thể gán mật mã bảo vệ tránh các truy nhập trái phép. Chỉ khi cung cấp mật mã mới được phép mở tệp tin. 1. Chọn nút Office  Save As, hộp thoại Save As hiện ra. 2. Chọn nút Tools  chọn General Options: Hình 1.15: Hộp thoại General Options  Always create backup: tạo bản sao có đuôi *.xlk trước khi gán mật mã.  Password to Open: nhập mật khẩu để mở  Password to modify: nhập mật khẩu để hiệu chỉnh workbook (hai mật khẩu này nên khác nhau để tăng bảo mật).  Read - only recommended: mở dưới dạng chỉ đọc. 5.4. Đóng một workbook đang mở Cách 1: Chọn nút Office  Close Cách 2: Dùng chuột chọn nút đóng cửa sổ ở góc trên bên phải. Cách 3: Dùng tổ hợp phím hoặc . Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi. 6. Các thao tác với bảng tính (Sheet) Trong một workbook chứa nhiều sheet. Tuy nhiên khi mở một workbook mới thì số lượng sheet mặc định trong workbook là 3. Người sử dụng có thể thay đổi số sheet mặc định này bằng một giá trị nhỏ hơn 255. Để thay đổi giá trị mặc định của sheet trong một workbook ta làm như sau: Kích chuột vào nút Office  Excel Options  General  Thay đổi giá trị 3 mặc định trong ô Include this many sheets bằng giá trị mong muốn. Cần chú ý là số lượng sheet thực tế trong một workbook là rất lớn, lớn hơn số lượng 255 rất nhiều. Giá trị 255 ở đây chỉ là giá trị mặc định lớn nhất chứ không phải số lượng sheet lớn nhất trong một workbook. 6.1. Chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính Mặc định mỗi bảng tính thường có tên gọi là Sheet1, Sheet2,... Từng bảng tính được định danh bằng một tab bảng tính tại đáy cửa sổ. Để chuyển đổi giữa các bảng tính người sử dụng chỉ cần kích chuột tại tên của bảng tính cần chuyển đến làm việc hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + PageUp hoặc Ctrl + PageDown để chuyển sang trái hoặc sang phải bảng tính hiện thời. Trong trường hợp các sheet bị che khuất ta kích chuột vào các nút mũi tên phải/trái tương ứng trên thanh sheet tab để quan sát các sheet bị khuất bên phải/bên trái. 6.2. Đặt tên cho bảng tính Cách 1: Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Format  chọn Rename Sheet. Cách 2: Kích kép chuột tại tên của bảng tính cần đổi tên  gõ vào tên mới. Cách 3: Kích chuột phải  Rename  gõ vào tên mới. Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : / \ ? *. 6.3. Xoá bảng tính Cách 1: Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Delete  chọn Delete Sheet. Cách 2: Kích phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK. 6.4. Chèn bảng tính Cách 1: Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Insert  chọn Insert Sheet. Cách 2: Kích chuột vào nút trên thanh sheet tab Cách 3: Kích phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet và nhấn nút OK. Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành. Cách 4: Dùng tổ hợp phím chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành. Cách 5: Chọn bảng tính, sau đó rê chuột để chuyển bảng tính sang vị trí khác. 6.5. Sao chép, di chuyển bảng tính Cách 1: Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Format  chọn Move or Copy Sheet, xuất hiện hộp thoại Move or Copy: Hình 1.16: Hộp thoại Move or Copy  Create a copy: chọn sẽ là thao tác sao chép, ngược lại sẽ là di chuyển bảng tính.  To book: xác định vị trí chuyển đến (đến workbook nào) và Before sheet (vị trí của sheet trong workbook). Cách 2: Kích phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Move or Copy. Cách 3: Chọn bảng tính, sau đó giữ phím Ctrl đồng thời rê chuột để sao chép bảng tính sang vị trí khác. 6.6. Chọn màu cho sheet tab Việc tô màu giúp quản lý thanh sheet tab được tốt hơn. Để tô màu cho các sheet tab chỉ cần chọn sheet sau đó: Cách 1: Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Format  chọn Tab Color  chọn màu thích hợp. Cách 2: Kích phải chuột chọn Tab Color  chọn màu thích hợp. Hình 1.17: Minh họa tô màu cho sheet tab 6.8. Ẩn/ hiện một sheet Khi bạn không muốn người khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì có thể ẩn nó đi. Không thể ẩn hết các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheet không bị ẩn. Muốn ẩn/hiện sheet chỉ cần chọn sheet sau đó: Cách 1: Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Format  chọn Hide & Unhide  Hide Sheet (Hoặc Unhide Sheet). Cách 2: kích phải chuột  chọn Hide. Khi muốn cho hiện trở lại một sheet, kích phải chuột lên thanh Sheet tab và chọn Unhide… sau đó chọn tên sheet cần cho hiện và nhấn nút OK. Hình 1.18: Minh họa cách ẩn/hiện một sheet 7. Thao tác với dữ liệu trong bảng tính 7.1. Di chuyển trong bảng tính Tại một thời điểm luôn luôn tồn tại một con trỏ ô trong bảng tính. Khi nhập dữ liệu vào thanh công thức hay thao tác lệnh sẽ tác động đến chỉ tại vị trí của con trỏ ô. Các phím di chuyển con trỏ ô thông dụng gồm:  Lên một dòng  Xuống một dòng , Tab Sang phải một cột , Shift_Tab Sang trái một cột PgUp Lên một trang PgDn Xuống một trang Alt+PgUp Sang trái một trang Alt+PgDn Sang phải một trang Ctrl+Home Về ô A1 Ấn phím F5, sẽ xuất hiện hộp thoại Go To sẽ cho phép nhập địa chỉ của ô cần chuyển đến Ngoài ra có thể kích chuột tại một ô để di chuyển con trỏ ô đến ô đó. 7.2. Nhập dữ liệu  Chọn ô cần nhập dữ liệu.  Nhập dữ liệu tuỳ theo kiểu dữ liệu.  Kết thúc việc nhập dữ liệu bằng một trong những cách sau: - Ấn phím Enter. - Kích chuột vào ô khác (hay dùng các phím di chuyển để kết thúc việc nhập dữ liệu và di chuyển ô hiện hành theo hướng phím). Để huỷ bỏ việc nhập dữ liệu đang thực hiện bấm phím ESC hoặc bấm nút Cancel trên thanh công thức. Khi nhập dữ liệu mới vào ô đang chứa dữ liệu thì Excel sẽ tự động ghi đè lên dữ liệu cũ. 7.3. Sửa dữ liệu  Chọn ô có dữ liệu cần sửa.  Thực hiện theo một trong những cách sau: - Ấn phím F2 - Kích kép chuột tại ô cần sửa - Kích chuột tại dữ liệu của ô trên thanh công thức - Xuất hiện chỉ báo Edit trên dòng trạng thái. Thực hiện việc thay đổi dữ liệu trên thanh công thức hoặc ngay trong ô thực hiện.  Kết thúc việc điều chỉnh dữ liệu trong ô giống như kết thúc nhập dữ liệu. 7.4. Xoá dữ liệu 1. Lựa chọn ô (hoặc vùng) cần xoá. 2. Thực hiện thẻ Home  chọn nhóm Editing  Clear  lựa chọn các mục tương ứng:  Clear All: xoá toàn bộ nội dung, định dạng, ghi chú có trong ô.  Clear Formats: chỉ xoá định dạng  Clear Contents: chỉ xoá nội dung  Clear Comments: chỉ xoá ghi chú  Clear Hyperlinks: chỉ xóa liên kết dữ liệu Lưu ý: Nếu chỉ muốn xoá nội dung của ô có thể thực hiện:  Lựa chọn ô cần xoá.  Ấn phím Delete (hoặc kích chuột phải chọn Clear Contents). 7.5. Di chuyển dữ liệu 1. Lựa chọn ô (hoặc vùng) chứa dữ liệu. 2. Thực hiện theo một trong các cách:  Chọn thẻ Home  chọn nhóm Clipboard   Kích chuột phải  chọn Cut  Ấn tổ hợp phím Ctrl+X Cut 3. Di chuyển ô hiện thời đến nơi cần chuyển đến. 4. Thực hiện theo một trong các cách  Chọn thẻ Home  chọn nhóm Clipboard   Kích chuột phải chọn Paste  Ấn tổ hợp phím Ctrl+V Paste Lưu ý: Có thể thực hiện thao tác trên theo cách làm tắt như sau:  Lựa chọn ô (hoặc vùng) chứa dữ liệu cần thực hiện  Di chuyển con trỏ chuột đến những cạnh viền của phạm vi lựa chọn cho đến khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên.  Rê chuột để đưa đến vị trí cần chuyển đến. 7.6. Sao chép dữ liệu 1. Lựa chọn ô (hoặc vùng) chứa dữ liệu. 2. Thực hiện theo một trong các cách:  Chọn thẻ Home  chọn nhóm Clipboard   Kích chuột phải  chọn Copy  Ấn tổ hợp phím Ctrl+C Copy 3. Di chuyển ô hiện thời đến nơi cần sao chép đến. 4. Thực hiện theo một trong các cách  Chọn thẻ Home  chọn nhóm Clipboard   Kích chuột phải chọn Paste  Ấn tổ hợp phím Ctrl+V Paste Lưu ý: Có thể thực hiện thao tác trên theo cách làm tắt như sau:  Lựa chọn ô (hoặc vùng) chứa dữ liệu cần thực hiện  Di chuyển con trỏ chuột đến những cạnh viền của phạm vi lựa chọn cho đến khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên.  Giữ phím Ctrl đồng thời rê chuột để đưa đến vị trí cần chuyển đến. Sao chép dữ liệu có tính toán: Các bước thực hiện giống như trong phần trên, nhưng ở bước 4 thực hiện thẻ Home  chọn nhóm Clipboad  Paste  Paste Special (có thể kích chuột phải chọn Paste Spacial), sẽ xuất hiện hộp thoại Paste Special và người sử dụng lựa chọn các tham số cần dùng: Hình 1.19: Hộp thoại Paste Special  Phần Paste - All: sao chép tất cả (nội dung, định dạng,…) - Formulas: chỉ sao chép công thức - Values: chỉ sao chép giá trị - Formats: chỉ sao chép định dạng - Comments: chỉ sao chép chú thích - Validation: chỉ sao chép phần thiết lập quy tắc nhập liệu - All except borders: sao chép tất cả trừ đường kẻ khung - Columns width: chỉ sao chép độ rộng của cột - Formulas and number formats: chỉ sao chép công thức và định dạng dữ liệu kiểu số - Values and number formats: chỉ sao chép giá trị và định dạng của dữ liệu kiểu số  Các tham số trong phần Operation: - None: sao chép không kết hợp với các phép toán - Add: sao chép và cộng thêm với các giá trị trong ô nguồn - Subtract: sao chép và trừ bớt với các giá trị trong ô nguồn - Multiply: sao chép và nhân với các giá trị trong ô nguồn - Divide: sao chép và chia với các giá trị trong ô nguồn  Các tham số khác: - Skips blank: có/không bỏ qua không dán dữ liệu khi gặp các ô trống. - Transpose: có/không chuyển hướng dữ liệu từ dạng dòng thành dạng cột và ngược lại. - Paste Link: sao chép và tạo mối liên kết với dữ liệu nguồn 7.7. Điền dữ liệu  Điền dữ liệu có cùng nội dung vào phạm vi lựa chọn - Chọn vùng dữ liệu. - Di chuyển con trỏ chuột vào mốc vuông nhỏ ở cạnh dưới bên phải của phạm vi lựa chọn sao cho con trỏ chuột đổi thành hình +, sau đó rê chuột ra phía ngoài vùng dữ liệu (hoặc chọn thẻ Home chọn nhóm Editing  Fill, sau đó trong danh sách đổ xuống chọn mục Down để điền dữ liệu xuống phía dưới, chọn mục Right để điền dữ liệu sang phía bên phải, chọn mục Up để điền dữ liệu theo hướng đi lên, chọn mục Left để điền dữ liệu sang phía bên trái).  Điền dữ liệu có nội dung thay đổi vào phạm vi lựa chọn - Lựa chọn phạm vi ô chứa dữ liệu dạng ngày, số, chuỗi có chứa giá trị số.... Ô đầu chứa giá trị bắt đầu, giá trị trong ô thứ hai dùng để tính trị số bước nhảy. Nếu giá trị trong ô thứ hai lớn hơn thì bước nhảy tăng và ngược lại. - Di chuyển con trỏ chuột vào mốc vuông nhỏ ở cạnh dưới bên phải của phạm vi lựa chọn sao cho con trỏ chuột đổi thành hình +, sau đó rê chuột ra phía ngoài vùng dữ liệu. (hoặc thực hiện bằng cách chọn thẻ Home  chọn nhóm Editing  Fill, sau đó trong danh sách đổ xuống chọn mục Series  xuất hiện hộp thoại Series chọn các tham số phù hợp để điền dữ liệu.) 7.8. Khôi phục một thao tác  Để huỷ bỏ một thao tác vừa làm kích chuột vào biểu tượng Undo Quick Access Toolbar (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+Z). trên thanh  Để lặp lại thao tác vừa huỷ bỏ kích chuột vào biểu tượng Redo Quick Access Toolbar (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+Y). trên thanh 8. Thao tác với ô, cột, dòng trong bảng tính 8.1. Thay đổi độ rộng cột Độ rộng của cột mặc định là 8.34 ký tự, khi độ rộng của cột bằng 0 thì cột đó được ẩn đi. Để thay đổi độ rộng của cột ta làm như sau:  Chọn các cột cần tay đổi độ rộng.  Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Format  Chọn Column Width (hoặc kích chuột phải  chọn Column Width).  Nhập vào giá trị cho độ rộng cột trong cửa sổ Column Width. Chú ý: Ta cũng có thể thay đổi độ rộng cột bằng cách đưa con trỏ chuột đến đường gianh giới giữa các cột ở hàng chứa tên các cột sao cho con trỏ chuột có dạng đổi kích thước. . Rê chuột để thay 8.2. Thay đổi chiều cao dòng Chiều cao của hàng mặc định là 12.75 point, khi chiều cao của hàng bằng 0 thì hàng đó bị ẩn đi. Để thay đổi chiều cao của hàng ta làm như sau:  Chọn các dòng cần thay đổi chiều cao.  Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Format  Chọn Row Height (hoặc kích chuột phải  chọn Row Height).  Nhập vào giá trị cho chiều cao dòng trong cửa sổ Row Height. Chú ý: Ta cũng có thể thay đổi độ rộng cột bằng cách đưa con trỏ chuột đến đường gianh giới giữa hai dòng ở cột chứa tên các dòng sao cho con trỏ chuột có dạng . Rê chuột để thay đổi kích thước. 8.3. Chèn cột  Chọn một hay nhiều cột liên tục mà bạn muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái các cột này.  Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Insert  Insert Sheet Column (hoặc kích chuột phải  chọn Insert). 8.4. Chèn dòng  Chọn một hay nhiều dòng liên tục mà bạn muốn chèn số dòng tương ứng phía trên các dòng này.  Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Insert  Insert Sheet Rows (hoặc kích chuột phải  chọn Insert). 8.5. Chèn ô  Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trông vào đó (Muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl và chọn các ô).  Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Insert  Insert Cells (hoặc kích chuột phải  chọn Insert, hoặc Ctrl + Shift + =). Sau đó chọn tham số phù hợp trong hộp thoại Insert: Hình 1.20: Hộp thoại Insert - Shift cells right: chuyển dữ liệu sang bên phải các ô chèn. - Shift cells down: chuyển dữ liệu xuống phía dưới các ô chèn. - Entire Row: chèn dòng. - Entire Column: chèn cột. 8.6. Xoá cột  Chọn các cột muốn xoá.  Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Delete  Delete Sheet Column (hoặc kích chuột phải  chọn Delete). 8.7. Xoá dòng  Chọn các dòng muốn xoá.  Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Delete  Delete Sheet Rows (hoặc kích chuột phải  chọn Delete). 8.8. Xoá ô  Chọn ô muốn xoá.  Chọn thẻ Home  chọn nhóm Cells  Delete  Delete Cells (hoặc kích chuột phải  chọn Delete, hoặc tổ hợp phím Ctrl + -). Sau đó chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Delete. Hình 1.21: Hộp thoại Delete - Shift cells left: chuyển dữ liệu từ bên phải sang các ô bị xoá. - Shift cells up: chuyển dữ liệu từ phía dưới lên các ô bị xoá. - Entire row: xoá cả dòng chứa ô đã chọn. - Entire column: xoá cả cột chứa ô đã chọn. 8.9 Hợp nhất ô Khi hợp nhất nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hết dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm vì chỉ có dữ liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa. Để hợp nhất các ô lại với nhau ta làm như sau:  Chọn các ô cần thực hiện  Chọn thẻ Home  Alignment  chọn Merge & Center  có thể chọn tham số: - Merge & Center: hợp nhất và căn giữ - Merge Across: hợp nhất theo hàng ngang - Merge Cells: hợp nhất các ô. 8.10. Phân tách ô Sau khi chuyển ô đã hợp nhất về thành nhiều ô thì dữ liệu sẽ hiện tại ô góc trên cùng bên trái. Để chuyển một ô đã hợp nhất về thành nhiều ô ta làm như sau:  Chọn ô đang bị hợp nhất  Chọn thẻ Home Alignment  chọn Merger & Center  Unmerger Cells. Chú ý: Thao tác hợp nhất ô và bỏ hợp nhất ô hoàn toàn thực hiện được trong mục Algnment của hộp thoại Format cell.