Tài liệu Tổ chức khai thác, dùng tài liệu lưu trữ của ubnd cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương ( qua khảo sát vài ubnd cấp quận thuộc thành phố hà nội)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THỊ MAI TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG (Qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc Thành phố Hà Nội) Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành : Lưu trữ HÀ NỘI - 2015 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THỊ MAI TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG (Qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội) Chuyên ngành : Lưu trữ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Đào Xuân Chúc XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học PGS.TS. Đào Xuân Chúc PGS.TS. Vũ Thị Phụng HÀ NỘI - 2015 2 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của cơ quan Nhà nước, UBND cấp quận nhưng đã được chú thích cụ thể. Công trình này chưa được tác giả nào công bố. Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2015 TÁC GIẢ Trần Thị Mai 3 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................................. 6 1.Lý do chọn đề tài............................................................................................................ 6 2. Mục tiêu của đề tài ....................................................................................................... 7 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................................. 8 4.Nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................................................... 8 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề............................................................................................. 8 6. Phương pháp nghiên cứu............................................................................................... 11 7. Tài liệu tham khảo......................................................................................................... 12 8. Đóng góp của đề tài....................................................................................................... 13 9. Bố cục của đề tài............................................................................................................ 13 NỘI DUNG Chương 1. THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND CẤP QUẬN........................... 16 1.1.Vai trò, vị trí của UBND cấp quận ............................................................................. 16 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp quận ........................................ 16 1.2.1. Chức năng............................................................................................................... 16 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn............................................................................................ 18 1.2.3. Đặc điểm hoạt động của UBND quận..................................................................... 19 1.3. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ở UBND cấp quận................................................................................................................................... 22 1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận ........................................................... 22 1.3.2. Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận ................................................................ 25 1.3.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận................................................. 26 1.3.4. Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận.......................................................... 32 Tiểu kết chương 1.............................................................................................................. 38 Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG (qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà 39 Nội).................................................................................................................................... 2.1. Một số khái niệm có liên quan................................................................................... 4 39 2.1.1. Khái niệm ‘‘Quản lý nhà nước”.............................................................................. 39 2.1.2. Khái niệm ‘‘Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ’’ ..................................... 40 2.2. Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương....................................................................................... 42 2.3. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội............................................................................................................... 2.3.1. Phân loại tài liệu của UBND cấp quận................................................................... 47 48 2.3.2. Xác định giá trị tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ của UBND cấp quận................................................................................................................................... 49 2.3.2.1. Xác định giá trị tài liệu......................................................................................... 49 2.3.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu .................................................................................... 51 2.4. Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa 54 phương............................................................................................................................... 2.4.1 Những quy định của UBND quận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ...................................................................................................................................... 54 2.4.2. Số lượng và thành phần độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương.......................................... 58 2.4.3. Số lượng, loại hình và nội dung tài liệu lưu trữ khai thác, sử dụng phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương................................................................................. 60 2.4.4. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở UBND quận............................ 62 2.4.5. Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ…………………………………. 66 2.5. Hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương....................................................................................... 67 2.6. Nhận xét về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở UBND quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương......................................................................... 70 2.6.1. Ưu điểm................................................................................................................... 70 2.6.2. Hạn chế.................................................................................................................... 71 2.7. Nguyên nhân của những hạn chế trong tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận ......................................................................................................... Tiểu kết chương 2.............................................................................................................. 5 73 76 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG................................. 3.1.Các giải pháp tổng thể ................................................................................................ 78 79 3.1.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với tình hình thực tiễn của UBND cấp quận........................................... 79 3.1.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ…………………………………….. 80 3.1.3. Đầu tư về cơ sở vật chất………………………………………………………….. 82 3.1.4. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ………………………………………………... 83 3.1.5. Bảo quản, sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ UBND quận …………… 86 3.1.6. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về giá trị của tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận đối với công tác quản lý nhà nước tại địa phương................................ 87 3.1.7. Đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền giới thiệu về giá trị của tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận.......................................................................................................... 89 3.1.8. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, tổng kết về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ......................................................................................................................... 91 3.1.9. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở UBND quận …………………………………………………………………... 3.2. Các giải pháp quan trọng và cần thiết ……………………………………………... 92 93 3.2.1. Chủ động đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận....................................................................................................................... 3.2.2. Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận.................. 93 95 3.2.3. Hoàn thiện hệ thống phương tiện theo dõi, quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận............................................................................................... 3.2.4. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại UBND quận…………… 97 98 Tiểu kết chương 3……………………………………………………………………….. 102 KẾT LUẬN…………………………………………………………………………….. 103 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………... 105 PHỤ LỤC......................................................................................................................... 111 6 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN Stt Chữ viết tắt Diễn giải 1. DMTL Danh mục tài liệu 2. DQTV Dân quân tự vệ 3. HĐND Hội đồng Nhân dân 4. LĐLĐ Liên đoàn Lao động 5. QLNN Quản lý Nhà nước 6. UBND Ủy ban Nhân dân 7. QLDA Quản lý dự án 8. TCKTSD Tổ chức khai thác sử dụng 9. TC-KH Tài chính kế hoạch 10. TNMT Tài nguyên môi trường 11. TAND Tòa án Nhân dân 12. TLLT Tài liệu lưu trữ 13. VKSND Viện kiểm sát Nhân dân 14. VT-LT Văn thư – Lưu trữ 7 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài: Trong báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng trình bày tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, đã nêu rõ nhiệm vụ trọng trách của ngành lưu trữ là:‘‘Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia’’ [19]. Tài liệu lưu trữ phải cùng các nguồn lực khác trong cả nước tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phải đóng góp trực tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng và phát triển xã hội. Không chỉ sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ mà còn là nhu cầu cấp bách hàng ngày của toàn dân. Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là công đoạn cuối cùng của cả quá trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ. Sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích hoạt động của ngành lưu trữ và kết quả cuối cùng để đánh giá trình độ phát triển của công tác lưu trữ với tư cách là một lĩnh vực hoạt động của xã hội, đồng thời đánh giá kết quả đóng góp của ngành lưu trữ vào sự nghiệp chung của đất nước. Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản đặc biệt quý báu của dân tộc, là nguồn sử liệu quan trọng, đáng tin cậy để nghiên cứu lịch sử của mỗi quốc gia đó. Nguồn thông tin trong tài liệu lưu trữ phản ánh trực tiếp sự kiện, hiện tượng xảy ra, có tính chính xác cao bởi nó là bản gốc, bản chính cho nên việc sử dụng tài liệu lưu trữ thông qua việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ, là phát huy giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ phục vụ quốc gia, phục vụ xã hội và phục vụ người dân. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào khâu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ các nhu cầu nghiên cứu khác nhau đó. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một mặt hoạt động thông tin khoa học và là một trong những chức năng quan trọng, tất yếu của các phòng, kho lưu trữ. Chức năng này đòi hỏi các phòng kho, các trung tâm lưu trữ có biện pháp tích cực để làm cho tài liệu lưu trữ được sử dụng thuận lợi bởi tài liệu là sự kết tinh của một quá trình hoạt động sáng tạo của hàng triệu người. Vì vậy, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc nói chung và ở các địa phương nói riêng. Hiện nay, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận là vấn đề đang được quan tâm bởi thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ UBND quận khá đa dạng bao gồm nhiều loại hình khác nhau như: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa 8 học công nghệ, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử...chúng phản ánh sự hình thành và phát triển qua hoạt động của nhân dân theo từng thời kỳ lịch sử của Hà Nội. Ý nghĩa của tài liệu được thể hiện trên nhiều lĩnh vực: kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử… phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý hàng ngày của các cơ quan, tổ chức thông tài liệu lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng bởi lẽ chúng chứa đựng các thông tin cần thiết cho hoạt động của cơ quan đó. Nguồn tài liệu lưu trữ không chỉ được khai thác, sử dụng với mục đích giải quyết các công việc hiện hành của cơ quan mà chúng còn cung cấp các thông tin hữu ích và đáng tin cậy để phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương. Trên thực tế, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở UBND quận hầu như chưa được thực hiện, do việc phân cấp quản lý tài liệu lưu trữ không được rõ ràng giữa các đơn vị trực thuộc quận. Văn bản pháp lý hầu như chưa có quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại UBND quận. Từ đó, việc quy định các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đa dạng và phong phú, hạn chế việc tiếp cận tài liệu của độc giả. Xuất phát từ những lý do và thực trạng trên, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương’’ (qua khảo sát một số UBND cấp thuộc thành phố Hà Nội) làm đề tài luận văn thạc sỹ. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài này nhằm hướng tới một số mục tiêu như sau: - Tìm hiểu, phân tích đánh giá về thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu được hình thành ở UBND cấp quận, nhằm khẳng định giá trị tài liệu đối với công tác quản lý nhà nước tại địa phương. - Đánh giá thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận qua khảo sát tại một số UBND quận thuộc thành phố Hà Nội. - Đề xuất các giải pháp hữu hiệu giúp cho lưu trữ UBND cấp quận nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương. 9 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1.Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là vấn đề tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận thuộc thành phố Hà Nội. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung khảo sát về tài liệu lưu trữ và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận để khẳng định giá trị của tài liệu lưu trữ, từ đó đánh giá những hiệu quả của tài liệu lưu trữ mang lại đối với hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương. Để có tư liệu thực tế, chúng tôi đã tiến hành khảo sát trực tiếp 5 quận gồm: UBND Cầu Giấy, UBND quận Ba Đình, UBND quận Hoàn Kiếm, UBND quận Long Biên, UBND quận Tây Hồ. Ngoài ra, chúng tôi gửi phiếu khảo sát đến các UBND quận còn lại như: UBND Đống Đa, UBND quận Hai Bà Trưng, UBND quận Hà Đông, UBND quận Hoàng Mai, UBND quận Thanh Xuân để có cơ sở so sánh và đưa ra các giải pháp cụ thể. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Một là: Khảo sát vị trí, chức năng, nhiệm vụ của UBND các quận và giới thiệu nội dung, thành phần, khối lượng và tình hình thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung và tổ chức khoa học tài liệu UBND quận. Bên cạnh đó, làm rõ ý nghĩa của tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương, là nguồn tư liệu phục vụ nghiên cứu lịch sử và là căn cứ xác minh nhu cầu của độc giả ở UBND cấp quận. Hai là: Khảo sát những quy định hiện hành của UBND quận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; nhu cầu độc giả khai thác sử dụng tài liệu. Trên cơ sở đó chúng tôi đưa ra đánh giá về kết quả đạt được cũng như nhưng tồn tại trong công tác này; đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chế đó. Ba là: Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp cụ thể đối cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm giúp hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND đạt kết quả tốt hơn trong thời gian tới. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa, là tài sản đặc biệt của quốc gia. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin phong phú có độ tin cây cao; phản ánh một cách toàn 10 diện, trung thực mọi mặt cua đời sống xã hội; có ý nghĩa to lớn trong công cuộc xây dựng bảo vệ đất nước. Tuy vậy, tài liệu lưu trữ sẽ không thể phát huy được ý nghĩa to lớn, quan trọng của nó nếu không tiến hành cung cấp thông tin, chủ động đưa những thông tin chứa đựng trong tài liệu ra phục vụ xã hội, phục vụ lợi ích chính đáng của con người. Từ nhận định trên, Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm chỉ đạo các ngành, các cấp, các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Đảng ta coi mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ phục vụ tốt nhất cho mọi yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của xã hội, coi đó là biểu hiện tính chính trị sâu sắc nhất của công tác quan trọng này. Có thể khẳng định, chức năng cơ bản của công tác lưu trữ là đảm bảo thông tin quá khứ, phục vụ lãnh đạo và quản lý, phục vụ nghiên cứu khoa học, biên soạn lịch sử, tổng kết kinh nghiệm, giáo dục truyền thống và phục vụ các quyền lợi chính đáng của nhân dân... thông qua công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số UBND quận hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế. Nhiều cơ quan, tổ chức chưa quan tâm tới tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như một nguồn lực cung cấp thông tin thường xuyên và tích cực phục vụ cho hoạt động quản lý. Nhiều tài liệu đã hết thời hạn bí mật vẫn còn nằm trong danh mục tài liệu hạn chế sử dụng. Nhiều tài liệu quý hiếm chưa được quan tâm đánh giá, sử dụng đúng mục đích. Các hình thức khai thác sử dụng còn nghèo nàn, thủ công nên trong thực tế tài liệu lưu trữ chưa phát huy hết giá trị của nó. Cho đến nay trong lưu trữ học ở nước ta nghiên cứu về vấn đề “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” không phải là một vấn đề mới. Từ trước đến nay đã có rất nhiều nhà khoa học, nhiều cán bộ công tác trong ngành đã quan tâm, nghiên cứu về công tác này. Có những công trình nghiên cứu mang tính lý luận, và cũng có những công trình đi vào tìm hiểu thực tiễn và đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội. Qua khảo sát thực tế, chúng tôi đã tổng hợp được một số đề tài, luận văn, bài viết… có liên quan đến vấn đề: ‘Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” cụ thể như sau: Thứ nhất: về cơ sở lý luận công tác lưu trữ có giáo trình bậc đại học "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, 11 Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản, năm 1990 đây là cuốn sách viết về những cơ sở lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta trước những năm 90 của thế ký XX. Thứ hai: nghiên cứu vấn đề công tác lưu trữ ở cấp huyện : Luận văn thạc sỹ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện tại thành phố Hà Nội” của Phạm Diệu Linh năm 2009 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn); Luận văn thạc sỹ “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” của Trần Văn Quang năm 2014 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn); Luận văn thạc sỹ“Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La” của Kim Huyền Trang năm 2014 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) Thứ ba: nghiên cứu về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cụ thể như: Luận văn thạc sỹ "Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo”của Phạm Thị Chung, năm 2002 ( Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn), Luận văn thạc sỹ "Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp Bộ” của Trần Phương Hoa, năm 2007 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn), Luận văn thạc sỹ "Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Ủy ban Kiểm tra trung ương Đảng – thực trạng và giải pháp” Nguyễn Thị Út Trang, năm 2008 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn); Khóa luận tốt nghiệp "Tổng luận các công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Thị Thảo năm 2011(Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn), Luận văn thạc sỹ "Tổ chức, sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ trung ương Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng (giai đoạn 1930-1994) của Hoàng Thị Bạch Yến năm 2001 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn), Thứ tư: các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu đăng trên các báo, tạp chí, website như: Cơ quan nào sẽ giúp ủy 12 ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa phương của tác giả Trần Việt Hà đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2005; Mấy suy nghĩ về đổi mới công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/2009; Nên tổ chức lưu trữ cấp tỉnh như thế nào cho hợp lý của tác giả Hà Huề đăng trên Tạp chí văn thư-lưu trữ số 6/2005; Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta của tác giả Vũ Thị Phụng đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 12/1990; Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện của tác giả Hồ Văn Quýnh đăng trên tạp chí Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 1/1978; Một số ý kiến về tình hình quản lý công văn giấy tờ và hồ sơ lưu trữ ở các cơ quan nhà nước cấp huyện của tác giả Phạm Thân đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 4/1971. Qua khảo sát các nguồn tư liệu trên cho ta thấy hầu hết các công trình và bài viết chỉ tập trung vào một số chủ đề chủ yếu của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ như về những vấn đề lý luận chung trong công tác lưu trữ, lý luận về các nghiệp vụ lưu trữ như khai thác, sử dụng tài liệu ở một số cơ quan, tổ chức mà chúng tôi đã đề cập ở trên với những công trình nghiên cứu trên chúng tôi có thể khẳng định rằng hầu hết chưa có công trình, bài viết nào bàn luận một cách chuyên sâu và hệ thống về ‘Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý Nhà nước tại địa phương”. Có thể nói, kết quả nghiên cứu của các công trình trên đây đã cho chúng tôi cái nhìn khá tổng quan về tình hình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta nói chung và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức để chúng tôi thực hiện luận văn này một cách tổng quát nhất tại một số UBND quận thuộc thành phố Hà Nội. 6. Phương pháp nghiên cứu Thực hiện luận văn này, trước hết chúng tôi vận dụng cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và một số phương pháp nghiên cứu thông dụng sau: - Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụng phương pháp này, chúng tôi đã đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận để xác định nguồn gốc hình thành và nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ ở UBND quận. - Phương pháp điều tra, thăm dò, khảo sát sát về tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu: Phương pháp này được thực hiện bằng các phiếu khảo sát thực tế từ các 13 quận thuộc thành phố Hà Nội. Phiếu khảo nêu những yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận. Như vậy, phương pháp này sẽ giúp chúng tôi thu thập được nhiều thông tin từ các cán bộ, nhân viên và độc giả về tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu . - Phương pháp phỏng vấn : Bằng phương pháp này chúng tôi sẽ tiếp nhận được những thông tin từ những cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ và lãnh đạo Phòng Nội vụ, lãnh đạo Văn phòng các UBND quận một cách chính xác nhất về tình hình thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu UBND quận thuộc thành phố Hà Nội. - Phương pháp so sánh: Qua các số liệu tiếp nhận từ việc khảo sát thực tế phỏng vấn sẽ giúp chúng tôi sẽ so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế, từ đó rút ra được những ưu điểm và tồn tại trong công tác này để có những giải pháp phù hợp. Ngoài các phương pháp nêu trên chúng tôi còn sử dụng phương pháp truyền thống quan trọng là việc nghiên cứu các nguồn tài liệu. Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu chúng tôi đã nghiên cứu nguồn tư liệu khác nhau như các tư liệu lý luận, hệ thống văn bản qui phạm pháp luật trong công tác lưu trữ, các báo cáo tổng kết đánh giá về công tác lưu trữ ở địa phương trong thời gian qua. Đặc biệt chúng tôi còn khai thác hồ sơ lưu trữ về công tác lưu trữ địa phương đang được bảo quản tại kho lưu trữ UBND quận gồm nhiều loại tài liệu như: các Quyết định thành lập UBND quận, Quyết định ban hành danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ UBND quận, quy chế hoạt động của UBND quận, Quy định về quản lý công tác lưu trữ địa phương, các bản báo cáo về tình hình nghiệp vụ lưu trữ tại UBND quận thuộc thành phố Hà Nội… 7. Tài liệu tham khảo - Các giáo trình, sách viết về tổ chức quản lý công tác lưu trữ, cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn trong công tác lưu trữ - Các luận văn thạc sỹ, các khóa luận có liên quan đến vấn đề “khai thác, sử dụng tài liệu” trên tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. - Các bài viết, nghiên cứu trên tạp chí Văn thư Lưu trữ liên quan đến đề tài nghiên cứu này 14 - Các văn bản quy định về công tác lưu trữ do Chính phủ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ và các cơ quan có liên quan ban hành. - Nguồn tài liệu từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư –Lưu trữ thành phố Hà Nội, Phòng Nội vụ của các quận đến khảo sát. 8. Đóng góp của đề tài Đề tài nhằm giải quyết được những hạn chế trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận góp phần vào việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ nghiên cứu quản lý nhà nước tại địa phương. Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế. 9. Bố cục của đề tài Ngoài các phần mở đầu, phần kết luận, đề tài được kết cấu với 3 chương như sau: Chương 1. Thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND cấp quận Nội dung của chương này giới thiệu về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của UBND quận và đặc điểm, tình hình công tác lưu trữ tại UBND quận để làm rõ giá trị tài, thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND quận. Chương 2. Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý Nhà nước tại địa phương (qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội) Chương này phản ánh tình hình thực tế khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ tại một số quận thuộc Thành phố Hà Nội: Nội dung cơ bản của khai thác, sử dụng tài liệu, đối tượng và các loại hình tài liệu được khai thác; mục đích khai thác, sử dụng tài liệu; các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu; đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ; nhận xét chung về công tác khai thác, sử dụng tài liệu; nguyên nhân của UBND cấp quận. 15 Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương Từ những cơ sở lý luận ở chương 1, tình hình thực tế ở chương 2, chúng tôi đưa ra một số giải pháp như: Xây dựng các văn bản pháp lý về công tác lưu trữ; công tác khai thác, sử dụng tài liệu đặc biệt là các hình thức khai thác và quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Để có thể thực hiện được việc nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ của cơ quan đến khảo sát như: của lãnh đạo UBND quận, lãnh đạo Phòng Nội vụ, lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND, cán bộ làm công tác lưu trữ của một số UBND quận như: UBND Cầu Giấy, UBND quận Ba Đình, UBND quận Hoàn Kiếm, UBND quận Long Biên, UBND quận Tây Hồ đồng thời chúng tôi cũng nhận được sự giúp đỡ của các giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. Đặc biệt là sự giúp đỡ của PGS.TS. Đào Xuân Chúc là người trực tiếp hướng dẫn cho chúng tôi nghiên cứu đề tài này. Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi gặp không ít khó khăn trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin. + Việc tiếp cận cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn tại UBND quận rất khó nên việc phỏng vấn, tổng hợp cho đề tài không dễ. + Một số cơ quan chưa có cán bộ chuyên trách làm lưu trữ nên khi xin những ý kiến đề xuất, đóng góp về chuyên môn không có sự tương tác (họ học chuyên ngành khác như: Học viện hành chính… nên không có chuyên môn về lưu trữ) + Một số Quận chúng tôi đã đến trực tiếp nhưng không thể tiếp cận nơi bảo quản hồ sơ mà chỉ lấy thông tin qua phiếu khảo sát (như UBND quận Ba Đình, UBND quận Long Biên...) Với những khó khăn trên, luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những khiếm khuyết. Do đó, chúng tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn để luận văn hoàn thiện hơn. 16 Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, các ông, bà lãnh đạo UBND quận và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý cho tôi trong quá trình thực hiện đề tài. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Đào Xuân Chúc là người hướng dẫn khoa học đã giúp tôi hoàn thiện đề tài. Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2015 HỌC VIÊN Trần Thị Mai 17 Chương 1 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND CẤP QUẬN 1.1.Vai trò, vị trí của UBND cấp quận Trong hệ thống hoạt động của bộ máy nhà nước theo Hiến pháp 2013, các huyện, thị xã và thành phố thuộc tỉnh, quận, huyện thị xã của thành phố trực thuộc trung ương vẫn được coi là đơn vị hành chính cấp trung gian giữa tỉnh và xã. Quận và huyện đều là đơn vị hành chính có địa vị pháp lý như nhau nhưng quận là đơn vị hành chính trong nội thành của các thành phố trực thuộc trung ương như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh...; còn huyện là đơn vị hành chính của các tỉnh. Tương đương với quận và huyện còn có các thị xã và các thành phố trực thuộc tỉnh. Quận và thành phố thuộc tỉnh có tính chất đặc trưng của đô thị, huyện có đặc trưng của nông thôn, còn thị xã là tên gọi của cấp hành chính tương đương quận, huyện nhưng có tính chất của vùng nông thôn bán đô thị với tốc độ đô thị hóa cao. Tuy nhiên, các thành phố và thị xã trực thuộc tỉnh thường là trung tâm hành chính của tỉnh nên trong một tỉnh thường chỉ có 01 thành phố hoặc thị xã, còn các quận chỉ là đơn vị hành chính trong nội thành, một thành phố có thể gồm nhiều quận. Chẳng hạn như thành phố Hà Nội theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ về việc điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận và 23 phường thuộc thành phố Hà Nội (quận Bắc Từ Liêm và Nam Từ Liêm) đến nay Hà Nội bao gồm 12 quận là các Quận Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Tây Hồ, Thanh Xuân, Cầu Giấy, Hoàng Mai, Long Biên, Hà Đông, Bắc Từ Liêm, Nam Từ Liêm. Với vị trí là một đơn vị hành chính cấp trung gian, chính quyền cấp quận được thiết lập bộ máy nhà nước với đầy đủ ba hệ thống cơ quan: cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan hành chính – hành pháp và cơ quan tư pháp 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp quận 1.2.1. Chức năng Quản lý địa phương là công việc đa dạng, phong phú và phức tạp. Các chức năng quản lý Nhà nước được pháp luật hiện hành quy định cho các cơ quan cấp quận gồm 18 HĐND và UBND, các cơ quan chuyên môn, trong đó UBND chiếm một ví trí quan trọng. Theo quy định của Hiến pháp 2013 và Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 thì UBND quận là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính – hành pháp nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở: chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND (Điều 2, Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003. Theo đó ở UBND quận vừa là cơ quan chấp hành của HĐND quận vừa là cơ quan hành chính Nhà nước địa phương vì vậy thực chất hoạt động quản lý địa phương của UBND quận là hoạt động chấp hành và điều hành, quản lý phạm vi lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật ... Mặt chấp hành trong hoạt động quản lý địa phương của UBND quận biểu hiện ở chỗ sự tuân thủ pháp luật và Nghị quyết của HĐND quận. Trong quá trình thực hiện các văn bản, mọi quy định đều được tuân thủ nghiêm ngặt kể cả nội dung và biện pháp. Ví dụ: Theo Luật thuế chuyển quyền sử dụng đất, UBND quận phải theo quyết định và hướng dẫn về giá đất để quy định giá cho từng loại đất, để tính thuế đúng với thực tế đất của địa phương. Như vậy, việc chấp hành văn bản của cấp trên sát thực, chính xác với địa phương làm cho Nhà nước không bị thất thoát về thuế đất, mà người chuyển nhượng đất không bị thiệt hại. Mặt điều hành trong hoạt động quản lý Nhà nước của UBND quận thể hiện trong việc tổ chức chỉ đạo hoạt động của các cơ quan đơn vị thuộc quyền quản lý của UBND quận. Đây là một chuỗi tổ chức chỉ đạo hoạt động kế tiếp nhau từ khâu thu thập thông tin, lên kế hoạch hoạt động, tổ chức lực lượng, giao nhiệm vụ và tổ chức thực hiện. Trong quá trình điều hành, UBND quận có quyền nhân danh Nhà nước ban hành những Quyết định, Chỉ thị cụ thể có hiệu lực bắt buộc thi hành đối với các cơ quan và cá nhân thuộc đối tượng quản lý. Các đối tượng của hoạt động này phải phục tùng mệnh lệnh của UBND quận. Hoạt động điều hành UBND quận đảm bảo việc chấp hành cụ thể, chi tiết các đạo luật, các Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố, Nghị quyết của HĐND cùng cấp. 19 Nội dung quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực trên bao gồm xây dựng quy chế quản lý thuộc thẩm quyền của quận, tổ chức thực hiện, phổ biến, hướng dẫn, lập kế hoạch, xác định các biện pháp, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện của đơn vị, các ngành, bộ phận trên địa bàn quận. VD: Quyết định số: 12/2008/QĐ-UBND ngày 18/11/2008 của UBND quận Tây Hồ về việc ban hành các Quy định về hồ sơ, trình tự, trách nhiệm và thời gian giải quyết công việc theo cơ chế ‘Một cửa liên thông” đối với các thủ tục hành chính được tiếp nhận bước đầu tại UBND các phường thuộc quận Tây Hồ Ngoài ra hoạt động tư pháp của UBND quận liên quan đến hoạt động quản lý hộ tịch, thi hành án... Như vậy, tổ chức của các cơ quan tư pháp ở quận tương đối đơn giản và có hoạt động độc lập với chính quyền địa phương. Mối liên hệ của các cơ quan tư pháp với chính quyền địa phương thể hiện rõ nhất ở sự ràng buộc về tổ chức và hoạt động của chúng với vai trò HĐND, trong đó HĐND có quyền giám sát hoạt động của các cơ quan này và bầu ra Chánh án TAND nhằm đảm bảo thực hiện quyền lực của nhân dân địa phương. Bên cạnh đó cũng có sự phối hợp chặt chẽ với UBND trong việc triển khai công tác điều tra, xét xử, giáo dục pháp luật cho người dân. UBND cần đảm bảo các điều kiện để cơ quan tư pháp có thể tiếp cận tài liệu, con người nhằm phục vụ hoạt động điều tra, xét xử. Hơn thế nữa, UBND cũng quản lý và thực hiện công tác thi hành án do Chánh án TAND quyết định dưới sự giám sát của VKSND. 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn UBND quận thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận được quy định thống nhất tại các điều từ Điều 97 đến Điều 109 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003. Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, UBND quận thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn trên các lĩnh vực như: Kinh tế; nông nghiệp; lâm nghiệp; ngư nghiệp; thủy lợi và đất đai; công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; xây dựng; giao thông vận tải; thương mại; dịch vụ và du lịch; giáo dục; y tế; văn hóa; xã hội; thông tin và thể dục thể thao; khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường; quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội; thực hiện chính sách dân tộc và và chính sách tôn giáo; thi hành pháp luật; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện 20