Tài liệu ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp ilib tại các thư viện trên địa bàn hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NGUYỄN THUỲ LINH ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB TẠI CÁC THƯ VIỆN TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Khoa học Thư viện Hà Nội-2011 BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN CMCSoft Công ty TNHH Giải pháp Phần mềm CMC (CMC Software Solution Company Limited) CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu iLib Hệ quản trị thƣ viện tích hợp (Integrated Library Solutions) MARC21 Khổ mẫu biên mục đọc máy (Machine Readable Cataloguing) OPAC Tra cứu công cộng trực tuyến (Online Public Access Catalog) UNIMARC Khổ mẫu biên mục máy tính đọc đƣợc (Universal Machine Readable Catalogue) TV Thƣ viện TVQG Thƣ viện Quốc gia TT-TV Thông tin – thƣ viện CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU Hình 1.1. Mô hình Hệ quản trị thƣ viện tích hợp trên Web Hình 1.2. Các phiên bản của Hệ quản trị thƣ viện iLib Hình 2.1. Màn hình chính của phân hệ Bổ sung Hình 2.2. Màn hình chính của phân hệ Lƣu thông Hình 2.3. Màn hình quản lý thông tin bạn đọc Hình 2.4. Màn hình Quản lý kho Hình 2.5. Màn hình Phân quyền sử dụng Hình 2.6. Quy trình Hỗ trợ khách hàng áp dụng tại công ty CMCSoft Hình 2.7. Quy trình gửi yêu cầu dành cho khách hàng Hình 2.8. Quy trình giải quyết yêu cầu Hình 2.9. Quy trình ghi nhận cập nhật yêu cầu Hình 3.1: Mô hình mạng cơ bản trong thƣ viện Hình 3.2: Mô hình các loại máy chủ cần có của thƣ viện Hình 3.3: Mô hình cổng thông tin cho thƣ viện CÁC BẢNG THỐNG KÊ SỐ LIỆU Bảng 2.1. Trang thiết bị của 6 thƣ viện Bảng 2.2. Trình độ học vấn của cán bộ 6 thƣ viện Bảng 2.3. Chuyên môn đƣợc đào tạo của cán bộ 6 thƣ viện Bảng 2.4. Phân bố nguồn nhân lực của 6 cơ thƣ viện Bảng 2.5. Tình hình ứng dụng phân hệ bổ sung tại 6 thƣ viện Bảng 2.6. Tình hình ứng dụng phân hệ biên mục tại 6 thƣ viện Bảng 2.7. Tình hình ứng dụng phân hệ Lƣu thông tại 6 thƣ viện Bảng 2.8. Tình hình ứng dụng phân hệ Kho tại 6 thƣ viện Bảng 2.9. Tình hình ứng dụng phân hệ Opac tại 6 thƣ viện Bảng 2.10. Thông tin gói hỗ trợ của nhà cung cấp Bảng 2.11. Mức độ hài lòng của khách hàng với nhà cung cấp MỤC LỤC Trang MỤC LỤC .............................................................................................................. 1 MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 3 1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................ 3 2. Tình hình nghiên cứu .................................................................................... 5 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................ 7 3.1. Mục đích.................................................................................................... 7 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................. 7 4. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................... 7 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 8 5.1. Đối tƣợng nghiên cứu ................................................................................ 8 5.2. Phạm vi nghiên cứu ................................................................................... 8 6. Phƣơng pháp nghiên cứu .............................................................................. 8 6.1. Phương pháp luận ..................................................................................... 8 6.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể ................................................................ 9 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài ...................................................... 9 8. Kết quả nghiên cứu ....................................................................................... 9 CHƢƠNG 1: CÁC THƢ VIỆN TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI VỚI HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP ILIB ......................................................................... 10 1.1. Nội hàm các khái niệm ............................................................................... 10 1.1.1. Khái niệm quản trị, hệ quản trị ............................................................. 10 1.1.2. Khái niệm Tích hợp .............................................................................. 10 1.1.3. Khái niệm Hệ quản trị thư viện tích hợp ............................................... 11 1.2. Ý nghĩa việc ứng dụng hệ quản trị thƣ viện tích hợp của các thƣ viện ở Hà Nội ............................................................................................................... 13 1.2.1. Xuất xứ hệ quản trị thư viện tích hợp iLib. ............................................ 13 1.2.2. Đặc điểm hệ quản trị thư viện tích hợp iLib. ......................................... 17 1.2.3. Khái quát các thư viện ở Hà Nội đã ứng dựng hệ quản trị thư viện tích hợp iLib ................................................................................................... 18 1.2.2. Vai trò của việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các thư viện ở Hà Nội ........................................................................................... 19 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP TẠI CÁC THƢ VIỆN TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI ............... 22 2.1. Cơ sở hạ tầng và kinh phí đảm bảo việc ứng dụng hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib ...................................................................................................... 22 2.1.1. Trang thiết bị và cơ sở vật chất để ứng dụng ........................................ 22 2.1.2. Kinh phí dành cho hoạt động ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp ................................................................................................................. 25 1 2.2. Nguồn nhân lực để ứng dụng hệ quản trị thƣ viện tích hợp của các thƣ viện 26 2.2.1. Trình độ của đội ngũ cán bộ ................................................................. 27 2.2.2. Chuyên môn được đào tạo .................................................................... 28 2.2.3. Bố trí nguồn nhân lực .......................................................................... 28 2.3. Các phân hệ của hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib đã đƣợc ứng dụng ......... 30 2.3.1. Thực trạng ứng dụng phân hệ Bổ sung ................................................. 30 2.3.2. Thực trạng ứng dụng phân hệ Biên mục ............................................... 38 2.3.3. Thực trạng ứng dụng phân hệ lưu thông và quản lý bạn đọc ................. 44 2.3.4. Thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý Kho .......................................... 48 2.3.5. Thực trạng ứng dụng phân hệ tra cứu trực tuyến Opac ......................... 50 2.3.6. Thực trạng ứng dụng phân hệ Bảo mật phân quyền, sao lưu dữ liệu ..... 55 2.4. Các sản phẩm, dịch vụ và vấn đề chia sẻ thông tin ...................................... 57 2.4.1. Sản phẩm và dịch vụ thông tin điện tử .................................................. 57 2.4.2. Vấn đề chia sẻ dữ liệu ........................................................................... 58 2.5. Công tác hỗ trợ của nhà cung cấp hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib............ 59 2.5.1. Nội dung và cách thức hỗ trợ sử dụng phần mềm ................................. 60 2.5.1. Hiệu quả công việc hỗ trợ ..................................................................... 64 CHƢƠNG 3 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP TẠI CÁC THƢ VIỆN Ở HÀ NỘI ................ 67 3.1. Một số nhận xét việc ứng dụng hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib tại các thƣ viện ở Hà Nội .............................................................................................. 67 3.1.1. Những ưu điểm ..................................................................................... 67 3.1.2. Những vấn đề còn tồn tại ...................................................................... 69 3.1.3. Một số nguyên nhân.............................................................................. 70 3.2. Tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất hạ tầng công nghệ thông tin.................... 70 3.2.1. Mở rộng diện tích ................................................................................. 70 3.2.2. Tăng cường phát triển hạ tầng kỹ thuật thông tin.................................. 71 3.2.3 Đầu tư kinh phí cho duy trì và nâng cấp hệ quản trị thư viện tích hợp iLib .......................................................................................................... 74 3.3. Hoàn thiện hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib .............................................. 75 3.4. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ................................................................ 77 3.5. Đào tạo ngƣời dùng tin ............................................................................... 81 3.6. Tăng cƣờng công tác chia sẻ thông tin giữa các thƣ viện ............................. 82 KẾT LUẬN ........................................................................................................... 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 85 2 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Xây dựng và phát triển thƣ viện điện tử đang là xu thế phát triển chung của thế giới. Các cơ quan thông tin và thƣ viện Việt Nam không nằm ngoài xu thế phát triển đó. Nắm bắt xu hƣớng này, trong Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX, Đảng ta đã định ra đƣờng lối phát triển ngành thƣ viện Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa nhƣ sau: “…phát triển mạng lƣới thƣ viện, hiện đại hóa công tác thƣ viện, lƣu trữ…”. Đƣờng lối đó một lần nữa lại đƣợc khẳng định trong kết luận của Hội nghị lần thứ sáu Ban chấp hành Trung ƣơng khóa 9 về tiếp tục thực hiện Nghị quyết TW 2 khóa VIII, đề ra phƣơng hƣớng phát triển giáo dục, đào tạo, khoa học và công nghệ từ nay đến 2005 và đến 2010 là: “…Tổ chức hệ thống thông tin khoa học và công nghệ quốc gia, các thƣ viện điện tử theo hƣớng hiện đại. Mở rộng mạng thông tin để đƣa tri thức, khoa học đến với mọi ngƣời…”. Đặc biệt ngày 17 tháng 10 năm 2000, Ban chấp hành TW Đảng đã ban hành Chỉ thị số 58-CT/TƢ về đẩy mạnh công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong đó khẳng định: “Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin là nhiệm vụ ƣu tiên trong chiến lƣợc phát triển kinh tế-xã hội, là phƣơng tiện chủ lực để đi tắt, đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nƣớc đi trƣớc.” đồng thời Chỉ thị cũng chỉ rõ: “Mọi lĩnh vực hoạt động kính tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng đều phải ứng dụng công nghệ thông tin để phát triển.” Bên cạnh đó, theo Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT ngày 4 tháng 5 năm 2007 của Bộ trƣởng Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) Phê duyệt Quy hoạch phát triển ngành Thƣ viện Việt Nam đến năm 2010 và định hƣớng đến năm 2020, quy định đã đề cập đến những vấn đề hết sức cơ bản của 3 sự nghiệp thƣ viện Việt Nam đó là: “Phát triển thƣ viện điện tử và thƣ viện kỹ thuật số” Chính vì vậy, trong lĩnh vực thông tin thƣ viện, ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa các cơ quan thông tin thƣ viện đã và đang trở thành mục tiêu chiến lƣợc phát triển của sự nghiệp Thông tin – thƣ viện Việt Nam. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thƣ viện ở Việt Nam tuy mới diễn ra trong vòng mấy chục năm gần đây nhƣng đã làm thay đổi diện mạo của ngành thƣ viện: tăng nhanh tốc độ ở tất cả các công đoạn xử lý thông tin, cải tiến toàn bộ quy trình công nghệ hiện hành. Với mục đích ứng dụng công nghệ thông tin đạt hiệu quả, việc lựa chọn phần mềm phù hợp với mỗi thƣ viện để sao cho phần mềm đó có thể đem lại hiệu quả cao trong công tác nghiệp vụ, phục vụ bạn đọc cũng nhƣ chia sẻ và trao đổi thông tin với các thƣ viện khác luôn là vấn đề đƣợc quan tâm hàng đầu. Giải pháp Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib (Integrated Library Solutions) là phần mềm do công ty TNHH Giải pháp Phần mềm CMC (CMC Software Solution Co. ltd.) nghiên cứu và phát triển để ứng dụng trong hoạt động của các cơ quan thông tin – thƣ viện của Việt Nam từ năm 1999. Đây là một hệ thống thƣ viện tích hợp với các module đƣợc thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu tin học hóa hoạt động trong toàn mạng lƣới các cơ quan thông tin thƣ viện Việt Nam. Từ các thƣ viện công cộng đến các cơ quan thông tin – thƣ viện của các Bộ, các Ngành, thƣ viện các trƣờng đại học, thƣ viện chuyên ngành đến các trung tâm thông tin. iLib có đầy đủ các tính năng quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một cơ quan thông tin thƣ viện hiện đại. Từ hoạt động bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến (OPAC), quản lý lƣu thông tài liệu (ấn phẩm và các nguồn tin điện tử), quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (tạp chí, tập san, 4 báo,...), quản lý kho tài liệu, quản lý thông tin về bạn đọc đến hoạt động mƣợn liên thƣ viện, quản trị hệ thống – tất cả đều có thể kết hợp dùng mã vạch. Đặc biệt, tất cả các module đƣợc tích hợp vào trong một hệ thống thống nhất và có thể liên thông và chuyển đổi tƣơng tác với nhau một cách dễ dàng. Đặc biệt là khả năng tích hợp và xử lý tiếng Việt. Tính đến thời điểm hiện nay, ngoài Hệ thống thƣ viện công cộng, Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib cũng đã đƣợc sử dụng tại nhiều cơ quan thông tin - thƣ viện của các trƣờng đại học, cao đẳng, các thƣ viện chuyên ngành và trung tâm thông tin. Trong đó, có một số cơ quan thông tin thƣ viện thuộc dự án giáo dục đại học với vốn vay của Ngân hàng thế giới. Qua thời gian ứng dụng, Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib đã mang lại những hiệu quả rõ rệt trong hoạt động của các cơ quan thông tin thƣ viện theo hƣớng hiện đại, Tuy nhiên, thực tế đến nay vẫn còn có một số hạn chế do các yếu tố chủ quan và khách quan khác nhau mang lại. Để có đánh giá đúng đắn có cơ sở khoa học về phần mềm và khả năng ứng dụng của các cơ quan thông tin thƣ viện, tôi mạnh dạn chọn đề tài “Ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib tại các thƣ viện trên địa bàn Hà Nội” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình với mong muốn nắm bắt đƣợc thực trạng áp dụng phần mềm iLib của các cơ quan thông tin thƣ viện ở Việt Nam nói chung và các cơ quan thông tin thƣ viện ở Hà Nội nói riêng, trên cơ sở đó góp phần hoàn thiện phần mềm và nâng cao hiệu quả hoạt động đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin cho ngƣời dùng tin. 2. Tình hình nghiên cứu Tại Việt Nam, trong quá trình các cơ quan thông tin thƣ viện sử dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib, đã có một số hội thảo, hội nghị tổng kết tình hình áp dụng iLib, và một số khóa luận tìm hiểu về vấn đề 5 ứng dụng phần mềm này, nhƣng thời gian cũng đã lâu và mới ở mức đánh giá hiệu quả ứng một của một/một số module. Các khóa luận đã nghiên cứu về Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib với các đề tài cụ thể nhƣ: “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao Thông Vận Tải, thực trạng và giải pháp”. Tác giả Đỗ Tiến Vƣợng bảo vệ năm 2006. “Đánh giá hệ quản trị Thư viện tích hợp Ilib” của tác giả Phạm Tiến Toàn bảo vệ năm 2004. “Tìm hiểu việc triển khai ứng dụng phân hệ bổ sung và phân hệ biên mục của phần mềm iLib tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của tác giả Trƣơng Thị Thu Phƣơng bảo vệ năm 2006. “Nghiên cứu các phân hệ của phần mềm hệ quản trị tích hợp Ilib”. của tác giả Đoàn Đức Vĩnh bảo vệ năm 2008. “Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB vào công tác tra cứu và lưu thông tài liệu tại thư viện Quốc gia Việt Nam”: của tác giả Tuấn Quang Minh bảo vệ năm 2008 “Phần mềm quản trị thư viện Ilib tại trung tâm TTTV trường Đại học Giao thông vận tải” của tác giả Nguyễn Thị Ngọc bảo vệ năm 2010. “Phần mềm quản trị thư viện Ilib tại trung tâm TTTV trường Đại học Ngoại thương Hà Nội” của tác giả Vũ Kim Trang bảo vệ năm 2010. Về Hội thảo nghiên cứu về iLib có “Hội nghị Hội thảo phần mềm Ilib với việc xây dựng thư viện điện tử trong Hệ thống Thư viện công cộng tại Quảng Ninh, ngày 19/7 - 21/7/2006. Tuy nhiên, vấn đề nghiên cứu thực trạng ứng dụng toàn bộ Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib trong hoạt động của nhiều cơ quan thông tin thƣ viện trên địa bàn Hà Nội thì chƣa có đề tài nào đề cập đến. Vì vậy đề tài “Ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib tại các thƣ viện trên địa 6 bàn Hà Nội” là vấn đề nghiên cứu hoàn toàn mới không trùng với đề tài nào trƣớc đó. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích Nghiên cứu hiện trạng ứng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib ở một số thƣ viện trên địa bàn Hà Nội nhằm có cơ sở căn cứ khoa học để đề xuất những giải pháp có tính khả thi cho việc hoàn thiện Hệ quản trị và nâng cao hiệu quả ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib trong hoạt động phục vụ thông tin cho ngƣời dùng tin. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài. - Nghiên cứu xuất xứ của Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib - Khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib tại 6 thƣ viện trên địa bàn Hà Nội. - Đƣa ra những nhận xét đánh giá và đề xuát giải pháp, kiến nghị hoàn thiện Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib, đẩy mạnh quá trình ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan thông tin và thƣ viện. 4. Giả thuyết nghiên cứu Đề tài “Ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib tại các thƣ viện trên địa bàn Hà Nội” thành công sẽ mang lại nhiều hiệu quả thiết thực nhƣ sau: Nắm đƣợc tình hình ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib tại các thƣ viện trên địa bàn Hà Nội. Các thƣ viện thấy đƣợc mặt mạnh, hạn chế của mình khi áp dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib trong hoạt động nghiệp vụ. Đƣa ra đƣợc những hạn chế của Hệ quản trị thƣ viện tích hợp và yêu cầu đối với nhà cung cấp phần mềm. Đồng thời nhà cung cấp phần 7 mềm cũng có cơ sở để hoàn thiện và giải đáp một số thắc mắc của các thƣ viện trong khi sử dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tượng nghiên cứu Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib và việc ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib tại một số cơ quan Thông tin thƣ viện trên địa bàn Hà Nội. 5.2. Phạm vi nghiên cứu Trên địa bàn Hà Nội, có rất nhiều thƣ viện và Trung tâm Thông tin đã ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib trong hoạt động nghiệp vụ, tuy nhiên do hạn chế về thời gian và trong khuôn khổ một luận văn nên tôi tập trung nghiên cứu, khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib trong các khâu nghiệp vụ của 6 thƣ viện vì 6 thƣ viện này có thời gian sử dụng dài gần nhƣ nhau, đại diện cho các hệ thống thông tin thƣ viện khác nhau và có địa điểm cùng trên địa bàn Hà Nội. - Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Thƣ viện Đại học Ngoại Thƣơng Hà Nội Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Văn Hóa Hà Nội Trung tâm Thông tin khoa học & Tƣ liệu giáo khoa Học viện An ninh Nhân dân - Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Viện Dƣợc Liệu - Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Viện Chiến Lƣợc và Phát triển 6. Phương pháp nghiên cứu 6.1. Phương pháp luận Sử dụng phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Duy vật biện chứng khi xem xét, nghiên cứu quá trình ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib trong hoạt động thông tin, thƣ viện theo các nguyên tắc khách quan, toàn diện, phát triển, lịch sử - cụ thể và thực tiễn. 8 6.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể - Nghiên cứu tƣ liệu: phân tích, tổng hợp, so sánh các thông tin trên cơ sở tƣ liệu thu thập đƣợc. - Điều tra bằng bảng hỏi một số thƣ viện đang ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib. - Phƣơng pháp quan sát, điều tra thực tiễn. - Phƣơng pháp phỏng vấn, trao đổi, mạn đàm với các cán bộ đang trực tiếp sử dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib trong hoạt động nghiệp vụ. 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài Luận văn đóng góp một phần nhỏ trong việc đánh giá đƣợc thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib tại các cơ quan thông tin thƣ viện. Giúp các cơ quan thông tin, thƣ viện rút ra kinh nghiệm khi triển khai và áp dụng phần mềm thƣ viện trong hoạt động nghiệp vụ. Giúp công ty CMC ngày càng hoàn thiện và nâng cấp phần mềm đáp ứng yêu cầu hoạt động nghiệp vụ thông tin thƣ viện trên cả nƣớc. 8. Kết quả nghiên cứu Là công trình có độ dài 88 trang khổ giấy A4, ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn chia thành 3 chƣơng. Chương 1: Các thư viện trên địa bàn Hà Nội với Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib. Chương 2: Thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các thư viện ở Hà Nội. 9 CHƢƠNG 1: CÁC THƢ VIỆN TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI VỚI HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 1.1. Nội hàm các khái niệm 1.1.1. Khái niệm quản trị, hệ quản trị Quản trị: Là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tƣợng quản trị nhằm đạt đƣợc những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trƣờng. Hệ Quản trị: Gồm 2 phân hệ: Chủ thể quản trị và đối tƣợng quản trị, chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động quản trị nhằm dẫn dắt đối tƣợng quản trị đi đến mục tiêu. Chủ thể có thể là một ngƣời, một bộ máy quản trị gồm nhiều ngƣời hay một thiết bị. Đối tƣợng quản trị tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị. Quản trị dữ liệu: Thuật ngữ chung mô tả một cách tổng thể các chức năng của một hệ thống tin học trong việc tổ chức và khai thác các hệ thống thông tin dữ liệu, nhƣ thâm nhập, tổ chức, sắp xếp, phân loại, tìm kiếm và bảo trì dữ liệu, điều hoà việc sử dụng các thiết bị phần cứng để thực hiện các công việc đó. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: là phần mềm hay hệ thống đƣợc thiết kế để quản trị một cơ sở dữ liệu (CSDL). Cụ thể, các chƣơng trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lƣu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong một CSDL. Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính. 1.1.2. Khái niệm Tích hợp Tích hợp là việc phối hợp các đối tƣợng thiết bị và công cụ khác nhau để chúng cùng làm việc với nhau trong một hệ thống nhằm giải quyết những nhiệm vụ chung nào đó. Trong ứng dụng tin học, chẳng hạn 10 để xây dựng một hệ thống thông tin quản lí, tích hợp hệ thống bao gồm việc lựa chọn các máy tính, các thiết bị phụ cận, các giải pháp mạng và thiết bị kết nối, các phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng... cùng với việc cài đặt, ghép nối chúng với nhau thành hệ thống cùng thực hiện đƣợc các nhiệm vụ thu thập, lƣu trữ, truyền đƣa và xử lí thông tin theo yêu cầu đề ra. 1.1.3. Khái niệm Hệ quản trị thư viện tích hợp Hiện nay, khi triển khai các ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin – thƣ viện hai loại phần mềm chuyên dụng thƣờng đƣợc sử dụng là: Phần mềm tƣ liệu và Phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện. Phần mềm tư liệu: là phần mềm dùng để quản lý, lƣu trữ, và tìm kiếm tài liệu, đồng thời tạo ra các sản phẩm thông tin thƣ mục. Đối tƣợng quản lý của phần mềm tƣ liệu là các tài liệu nhƣ: sách, báo, tạp chí, các bài trích,…CSDL đƣợc tạo ra bới phần mềm tƣ liệu là CSDL thƣ mục. Đó chính là bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa. Ví dụ nhƣ phần mềm CDS/ISIS là một trong những phần mềm tƣ liệu rất hữu hiệu trong khâu tùy biến xây dựng CSDL và tìm kiếm thông tin. Tuy nhiên, ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và viễn thông, sự xuất hiện Internet, thì phần mềm tƣ liệu đơn lẻ không còn phù hợp nữa. thực tế hoạt động thông tin thƣ viện đòi hỏi cần có phần mềm hệ quản trị thƣ viện mạnh hơn có khả năng quản lý hàng triệu biểu ghi, quản trị các định dạng số của tài liệu (Âm thanh, toàn văn, hình ảnh), có khả năng khai thác trực tuyến và chia sẻ thông tin, đặc biệt có khả năng tự động hóa quy trình dây chuyền thông tin tƣ liệu từ khâu bổ sung, biên mục, tìm tin, quản lý bạn đọc, quản lý kho đến lƣu thông tài liệu, chia sẻ tài liệu để phục vụ ngƣời dùng tin. Chính vì vậy đã xuất hiện các phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện. 11 Nhƣ vậy, khái niệm nội hàm Hệ quản trị thƣ viện tích hợp có thể hiểu là: Hệ quản trị thư viện tích hợp: là phần mềm có khả năng thực hiện toàn diện các chức năng quản lý của thƣ viện, bao gồm: theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tự động hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lƣu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thông tin thƣ mục với các đơn vị khác. Về mặt cấu trúc, Hệ quản trị thƣ viện tích hợp bao gồm 2 nhóm chính là: Nhóm tác nghiệp và nhóm ngƣời sử dụng. - . - . 12 1.2. Ý nghĩa việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp của các thư viện ở Hà Nội 1.2.1. Xuất xứ hệ quản trị thư viện tích hợp iLib. Trong những năm gần đây, việc hiện đại hoá các cơ quan thông tin thƣ viện đều hƣớng vào việc ứng dụng CNTT nhằm tự động hoá các hoạt động nghiệp vụ của thƣ viện truyền thống, hỗ trợ để thƣ viện thực sự trở thành trung tâm cung cấp các dạng thông tin cần thiết cho đông đảo ngƣời dùng tin nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ. Trong việc triển khai thực hiện các dự án hiện đại hoá mạng lƣới các thƣ viện, việc lựa chọn phần mềm quản trị thƣ viện có ý nghĩa quyết định. Nguyên tắc chung để hiện đại hoá mạng lƣới các thƣ viện phải bảo đảm là: - Tính thống nhất trong hệ thống các thƣ viện thể hiện qua việc đảm bảo sự liên thông giữa các thƣ viện; - Tính hợp chuẩn quốc tế và quốc gia về thƣ viện và Công nghệ thông tin; - Tính kế thừa dữ liệu từ các phần mềm cũ (nhƣ từ phần mềm CDS/ISIS – Computer Documentation System – Intergreted Set of Information System); - Tính dễ khai thác và sử dụng; - Tính ổn định: hệ thống đƣợc phát triển và dùng ổn định qua một số năm. Giải pháp quản lý thƣ viện tích hợp iLib của Công ty CMCSoft đƣợc thiết kế đáp ứng các nguyên tắc chung trên nhƣ mô tả dƣới đây: Tính thống nhất trong toàn hệ thống đảm bảo sự liên thông giữa các thư viện thành viên trong hệ thống 13 Giải pháp iLib đƣợc thiết kế đảm bảo các qui trình nghiệp vụ của các thƣ viện nói chung, tuân thủ các chuẩn về nghiệp vụ thƣ viện, các chuẩn liên thông và các chuẩn CNTT, trong các hệ thống đƣợc áp dụng. Tính hợp chuẩn quốc gia và quốc tế về Thư viện Giải pháp iLib tuân thủ hoàn toàn các chuẩn quốc gia và quốc tế về hoạt động thông tin thƣ viện, đảm bảo các khâu trong qui trình hoạt động. Tính hợp chuẩn quốc gia và quốc tế về CNTT Giải pháp iLib tuân thủ hoàn toàn các chuẩn về CNTT đã đƣợc nêu ra đối với các phần mềm thƣ viện bao gồm: - Chuẩn tiếng việt Unicode TCVN6909, hỗ trợ chuẩn TCVN5712; - Chuẩn định dạng XML; - Chuẩn giao thức truyền thông TCP/IP. Tính thừa kế dữ liệu từ các phần mềm cũ Giải pháp iLib cung cấp khả năng xuất và nhập dữ liệu hai chiều với các hệ thống dựa trên hệ quản trị CSDL tƣ liệu CDS/ISIS, khổ mẫu thƣ viện UNIMARC, MARC21 (hay USMARC). Khách hàng có thể tự mình hoặc với sự trợ giúp của Công ty CMC trực tiếp xuất và nhập dữ liệu, nhập toàn bộ dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới sử dụng iLib. Tính dễ khai thác và sử dụng Giải pháp iLib đƣợc thiết kế dựa trên các công nghệ chuẩn, làm việc cả trên môi trƣờng giao diện Web, lẫn môi trƣờng cửa sổ của Windows. Ngoài ra, iLib còn kết hợp đƣợc tính dễ khai thác của giao diện WEB (tiết kiệm tối đa thời gian cài đặt và triển khai cho khách hàng) và tính sử dụng dễ dàng, hiệu suất cao của môi trƣờng giao diện cửa sổ Windows, bằng việc ứng dụng công nghệ JAVA. Với công nghệ JAVA, cơ quan có thể không cần cài đặt máy trạm, nhƣng vẫn có đƣợc 14 môi trƣờng làm việc dễ dàng và năng suất cao, tránh đƣợc hạn chế của giao diện WEB là làm việc kém năng suất, cũng nhƣ hạn chế của giao diện cửa sổ là khó khăn trong cài đặt. Là giải pháp tổng thể về quản lý thƣ viện hiện đại, iLib là một hệ tích hợp bao gồm nhiều phân hệ (module) đáp ứng tự động hoá các nghiệp vụ chuẩn của thƣ viện với các chức năng: - Bổ sung; - Biên mục; - Tra cứu Trực tuyến (OPAC); - Quản lý Lƣu thông; - Quản lý Xuất bản phẩm nhiều kỳ; - Quản lý kho; - Mƣợn liên thƣ viện; - Quản trị Hệ thống. Các phân hệ của phần mềm đƣợc thiết kế: Bảo đảm các nghiệp vụ chuẩn của thƣ viện, dễ sử dụng và có khả năng tuỳ biến cao. Các phân hệ là độc lập, có chế độ phân quyền cho ngƣời sử dụng, nhƣng có khả năng liên kết với nhau trong những chức năng nghiệp vụ liên quan. iLib quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thƣ viện hiện đại nhƣ bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến, quản lý lƣu thông tài liệu (ấn phẩm và các nguồn tin điện tử), quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (tạp chí, tập san, báo,...), quản lý kho tài liệu, quản lý thông tin về bạn đọc, quản lý mƣợn liên thƣ viện, quản trị hệ thống - tất cả đều có thể kết hợp dùng mã vạch. Đặc biệt, tất cả các phân hệ đƣợc tích hợp vào trong một hệ thống thống nhất và có thể liên thông và chuyển đổi tƣơng tác với nhau một cách dễ dàng. Ngoài lĩnh vực quản lý thƣ viện truyền thống, Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib bổ sung các tính năng của thƣ viện điện tử, thƣ viện số, biến thƣ viện thành trung tâm thông tin hiện đại, tạo 15 cho ngƣời sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin, dù là xuất bản phẩm đƣợc in ấn, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh,.... Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib cũng đƣợc thƣờng xuyên cập nhật nhằm nắm bắt đƣợc các công nghệ hiện đại và đáp ứng nhu cầu đổi mới của thƣ viện. iLib tƣơng thích với cả Internet, Extranet và Intranet. Nói tóm lại, dựa trên một quan điểm tổng thể khi thiết kế xây dựng chƣơng trình, Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib đã thể hiện cố gắng tuân thủ một phƣơng pháp luận khoa học chặt chẽ, có một cái nhìn toàn diện đối với toàn bộ hệ thống chƣơng trình, tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học thƣ viện. Giải pháp Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib do công ty CMC thực hiện, đƣợc phát triển và không ngừng đƣợc hoàn thiện từ 1999. Đến nay, iLib đã trải qua các phiên bản: - Trƣớc năm 2004: iLib 3.0; - Đến tháng 8/2004: iLib 3.5; - Cuối năm 2004: iLib 3.6; - Năm 2005: iLib 4.0; - Năm 2006: iLib 4.2, và đến nay có các phiên bản sau. Hình 1.2. Các phiên bản của Hệ quản trị thư viện iLib 16 Với sự tƣ vấn của nhiều chuyên gia trong và ngoài nƣớc, đến nay, hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib đã đƣợc ứng dụng thành công ở trên 100 đơn vị khách hàng, trong đó có 34 đại học và cao đẳng, 31 thƣ viện công cộng ở các tỉnh thành, gần 40 các cơ quan thông tin và các viện nghiên cứu…. 1.2.2. Đặc điểm hệ quản trị thư viện tích hợp iLib. Các phân hệ chức năng – hầu hết các hệ thống cung cấp: biên mục, tra cứu và lƣu thông. Một số hệ thống có thêm các phân hệ nhƣ bổ sung, quản lý báo tạp chí và WebPAC Hệ điều hành – Một số hệ thống sử dụng hệ điều hành độc quyền. Hầu hết các hệ thống sử dụng hệ điều hành Windows. Một vài hệ thống sử dụng LINUX, một hệ điều hành mã nguồn mở. Các Hệ Cơ sở dữ liệu – các hệ thống chính thƣờng dùng Hệ thống quản trị CSDL đƣợc cung cấp bởi các công ty nhƣ Oracle và Informix. Các hệ thống mã nguồn mở cũng sẵn sàng và có thể tải xuống từ Internet Tính tích hợp: Các phân hệ của Bộ Phần mềm phải đƣợc tích hợp trong một hệ thống với cơ sở dữ liệu chung, với giao diện nhất quán và đặc biệt là có các mối liên kết theo chu trình phản ánh đúng logic của những chu trình diễn ra trong thực tế hoạt động của thƣ viện. Tính mở và tuỳ biến: cho phép thay đổi dễ dàng các tính năng có sẵn và bổ sung các tính năng mới vào chƣơng trình. Khả năng tuỳ biến cao cũng giúp thƣ viện ít phải lệ thuộc vào nhà phát triển trong một số nghiệp vụ đặc thù nhƣ tạo sản phẩm thƣ mục, định khung biên mục, tạo các báo cáo, khuôn dạng văn bản,... Hỗ trợ đa ngữ và đa mã tiếng Việt: Quản lý dữ liệu đa ngữ bằng mã UNICODE và cung cấp giao diện làm việc theo nhiều bảng mã tiếng Việt (Unicode, ABC, VNI,.. ), và ngôn ngữ khác nhau (Anh, Pháp, Nga…). 17