Tài liệu Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại ubnd phường lê lợi, thị xã sơn tây, thành phố hà nội.

Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám đốc Sở Tư pháp Hà Nội và các anh chị đồng nghiệp phòng Kiểm soát thủ tục hành chính đã tạo điều kiện tốt nhất cho em hoàn thành khóa học. Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban Giám đốc Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, cô giáo Chủ nhiệm lớp K3A-2015 Nguyễn Thị Diệu Hà và tập thể giảng viên trong trường đã luôn chỉ dạy, hướng dẫn cho chúng em những kiến thức, kỹ năng về công tác quản lý hành chính nhà nước trong toàn khóa học Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên. Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Học viên ĐẶNG THỊ KIM QUYÊN Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 1 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên MỤC LỤC PHẦN 1: LỜI NÓI ĐẦU…………………………………………………3 1.1 Lý do lựa chọn đề tài…………………………………………………3 1.2 Mục tiêu của đề tài……………………………………………………4 1.3 Phương pháp của đề tài………………………………………………4 1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài…………………………………………….4 1.5 Bố cục…………………………………………………………………5 PHẦN 2: NỘI DUNG……………………………...……………………..6 2.1. Mô tả tình huống………………………………………….………….6 2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống…………………….…………..8 2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả……………………….…………9 2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết…………….11 2.4.2 Phương án 1…………………………………………………….….11 2.4.2 Phương án 2……………………………………………….………13 2.4.3 Phương án 3……………………………………………….………14 2.5. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn………………..16 PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ……………………..………..19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………….22 Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 2 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên PHẦN I. LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài: Kiểm soát thủ tục hành chính là nhiệm vụ trực tiếp, cụ thể, thiết thực, có hiệu quả, góp phần bảo đảm thực hiện mục tiêu về cải cách hành chính, giúp hoàn thiện và nâng cao chất lượng văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của bộ máy hành chính nhà nước trong bối cảnh hội nhập khu vực và quốc tế. Hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính là hoạt động mang tính chuyên môn, nghiệp vụ cao, được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, từ khâu kiểm soát quy định thủ tục hành chính ở giai đoạn soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật đến việc tổ chức thực hiện, rà soát, đánh giá thủ tục hành chính và kiểm tra việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Thực hiện tốt nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm thành công của công tác cải cách thủ tục hành chính. Từ thực tiễn đó, vào cuối năm 2013, hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính đã được chuyển giao từ Văn phòng Chính phủ về Bộ Tư pháp để khẳng định rõ vị trí, vai trò của hoạt động này trong hệ thống quản lý hành chính nhà nước. Ở địa phương, Sở Tư pháp có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Theo đó, Sở Tư pháp được tiếp nhận Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính để tham mưu, giúp Giám đốc Sở Tư pháp tổ chức thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Bản thân em là chuyên viên Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, thuộc Sở Tư pháp Hà Nội - là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố Hà Nội, thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND thành phố quản lý nhà nước về kiểm soát thủ tục hành chính, đã công tác tại phòng trong khoảng thời gian gần 01 năm, bản thân em đã dần được tiếp cận và xử lý các công việc, nhiệm vụ của Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 3 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên phòng, được tìm hiểu về hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính và được tham gia vào Đoàn kiểm tra liên ngành của thành phố thực hiện công tác kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính của một số quận huyện, sở ngành trên địa bàn thành phố Hà Nội. Bên cạnh đó, trải qua khóa học Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước về ngạch chuyên viên tại lớp Chuyên viên K3A-2015 của Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, em được trang bị những kiến thức về quản lý nhà nước và các kĩ năng trong thực hiện công vụ. Em xin vận dụng các kiến thức đã học và thực tiễn xử lý các công việc tại Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính vào bài tiểu luận cuối khóa về “ Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội”. 2. Mục tiêu của đề tài: Giúp cho bản thân rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống, nắm bắt được tình hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, phát hiện kịp thời những sai phạm của cán bộ, công chức trong khi thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Hiểu được những khó khăn, vướng mắc và tổng kết kinh nghiệm để kịp thời hướng dẫn các đơn vị triển khai có hiệu quả công tác kiểm soát thủ tục hành chính. 3. Phương pháp nghiên cứu của đề tài: Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở sử dụng phương pháp luận khoa học của Chủ nghĩa Mác – Lênin: chủ nghĩa duy vật lịch sử và chủ nghĩa duy vật biến chứng; kết hợp với các phương pháp nghiên cứu phân tích, so sánh, tổng hợp, thống kê. 4. Phạm vi nghiên cứu đề tài: Tình huống diễn ra tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội. Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 4 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên 5. Bố cục: Tiểu luận gồm 3 phần: PHẦN 1: LỜI NÓI ĐẦU PHẦN 2: NỘI DUNG 2.1. Mô tả tình huống. 2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống. 2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả. 2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết. 2.5. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn. PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 5 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên PHẦN 2. NỘI DUNG 2.1. Mô tả tình huống. Ngày 22/7/2015, thực hiện Quyết định số 1849/QĐ-UBND ngày 05/05/2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về thành lập Đoàn kiểm tra liên ngành và Kế hoạch số 31/KH-ĐKTLN ngày 04/06/2015 của Trưởng Đoàn kiểm tra liên ngành, đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính tại UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội. Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra về công tác chỉ đạo điều hành; công tác rà soát, công khai thủ tục hành chính; công tác giải quyết thủ tục hành chính; tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và việc thực hiện quy định hành chính của UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội. Khi kiểm tra về công tác giải quyết thủ tục hành chính, đoàn kiểm tra xem xét Sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết TTHC của đơn vị, phát hiện có nhiều trường hợp giải quyết quá thời hạn quy định. Cụ thể, với hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, trú tại phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, Hà Nội. Trong hồ sơ lưu tại Bộ phận một cửa gồm có: 01 Tờ khai đăng ký kết hôn; 01 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của anh Nguyễn Hoàng Nam; 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, 02 bản sao chứng thực Sổ hộ khẩu của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh. Trong sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết thủ tục hành chính, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả trên phiếu là 16/4/2015 và ngày công dân nhận kết quả là 16/4/2015. Đoàn kiểm tra tiếp tục kiểm tra xác suất một số hồ sơ về đăng ký khai sinh, cụ thể hồ sơ đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, hồ sơ gồm: 01 Giấy Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 6 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên chứng sinh, 01 Tờ khai đăng ký khai sinh, 01 Bản sao chứng thực Giấy Chứng nhận kết hôn của anh Đinh Công Anh và chị Hoàng Thị Mai, 01 bản sao Sổ hộ khẩu và 02 bản sao Chứng minh nhân dân của anh Công Anh và chị Mai ( các bản sao này đều đóng dấu “đã đối chiếu bản chính”). Đoàn kiểm tra yêu cầu Trưởng bộ phận một cửa phường Lê Lợi giải trình về việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh vượt quá thời hạn quy định 05 ngày làm việc và việc đơn vị đã lưu các giấy tờ xuất trình của công dân khi làm thủ tục mà không phải là giấy tờ yêu cầu công dân phải nộp, dẫn tới tình trạng lưu thừa thành phần hồ sơ trong hầu hết các thủ tục mà đoàn đã kiểm tra. Đại diện Bộ phận một cửa đã trả lời, trong thời gian đó, UBND phường có tổ chức cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại UBND phường đi nghỉ mát tại Nghệ An, thời gian đó cán bộ phòng chuyên môn chưa xử lý được hồ sơ, vậy nên bộ phận một cửa đã đẩy thời gian hẹn trả lên thêm vài ngày để giải quyết. Còn về việc lưu thừa thành phần hồ sơ, đơn vị giải trình rằng đơn vị lưu cả những giấy tờ xuất trình của công dân với giấy tờ công dân cần nộp khi làm thủ tục, vì hiện nay chưa có quy định rõ ràng về việc lưu giấy tờ xuất trình. Vấn đề này cũng được đưa ra tại cuộc họp giao ban 06 tháng với Sở Tư pháp, tuy nhiên vẫn chưa có thống nhất việc cần lưu hay không cần lưu các tài liệu xuất trình. Vì vậy, cán bộ một cửa đã tự photo các giấy tờ khi công dân xuất trình và đóng dấu “ đã đối chiếu bản chính” để lưu, không cần công dân nộp, để làm căn cứ xác định trách nhiệm khi xảy ra vấn đề. Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các vấn đề trên vào biên bản kiểm tra và thông qua tại cuộc họp với UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn tây, thành phố Hà Nội. Phân tích tình huống: Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 7 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên Thứ nhất, trong tình huống trên, xét về thời hạn giải quyết thủ tục hành chính đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét hai bên nam nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình thì UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho hai bên nam nữ. Trong trường hợp cần xác mình, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 05 ngày. Nhưng trong hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh, không có việc phải xác minh, nên thời hạn giải quyết là 03 ngày. Tuy nhiên, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả là 16/4/2015, là 10 ngày, nếu xét ngày làm việc 09 ngày làm việc, vượt quá thời hạn quy định về giải quyết thủ tục hành chính. Thứ hai, xét về thành phần hồ sơ. Với thủ tục đăng ký kết hôn, công dân phải nộp Tờ khai đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người cư trú tại nơi khác đến đăng ký kết hôn. Xuất trình chứng minh nhân dân để đối chiếu. Tuy nhiên, cán bộ một cửa phường Lê Lợi đã thu cả 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của chị Hạnh và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu, mà đây là những giấy tờ xuất trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm về việc lưu hay không lưu những giấy tờ xuất trình này. Tương tự như vậy, với thủ tục đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, cán bộ bộ phận một cửa đã lưu giấy tờ công dân cần xuất trình. Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ, do cán bộ bộ phận một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có quy định, chưa có sự thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình, nên đoàn kiểm tra đã ghi nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp giao ban với UBND phường, sẽ đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toàn thành phố để trao đổi lấy ý kiến. 2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống. Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 8 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên Giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra: Nếu không thực hiện quá trình kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại Phường Lê Lợi, sẽ không phát hiện ra rất nhiều trường hợp giải quyết hồ sơ quá thời hạn của cán bộ tư pháp tại đây. Kịp thời chấn chỉnh những sai phạm của các cán bộ, công chức tư pháp, bảo đảm pháp chế, quyền lợi ích chính đáng của công dân. Nắm bắt được thực tế thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính và những vướng mắc chưa được thống nhất trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính. Có hướng chỉ đạo và hướng dẫn kịp thời trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính. Giải quyết hài hòa giữa tính pháp lý, lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội. 2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả: Nguyên nhân chủ quan dẫn đến tình huống: Xét về vấn đề giải quyết hồ sơ quá thời hạn, nguyên nhân chủ quan là do tinh thần trách nhiệm làm việc của cán bộ tư pháp và cán bộ bộ phận một cửa của UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội. Hoạt động ngoại khóa, du lịch mà UBND phường tổ chức là rất thiết thực và cần thiết, tuy nhiên cần có sự sắp xếp về thời gian và bố trí nhân sự hợp lý, tránh việc cả cơ quan đi nghỉ mát, không có cán bộ trực tiếp công dân, và việc giải quyết thủ tục hành chính không đúng theo quy định. Lỗi dẫn đến việc giải quyết quá hạn là do lỗi trực tiếp của cán bộ, công chức phường Lê Lợi. Mặt khác, cán bộ một cửa đã tự ý hẹn trả kết quả quá thời hạn quy định của pháp luật mà chưa thông qua lãnh đạo UBND phường. Nguyên nhân khách quan dẫn đến tình huống: Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 9 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên Xét về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ do sự không rõ ràng giữa các quy định của pháp luật dẫn đến việc không thống nhất trong việc lưu hồ sơ. Bởi hiện nay, chưa có văn bản nào quy định rõ ràng việc lưu giấy tờ xuất trình, theo Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố Hà Nội về việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc thay thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội, đã tách phần giấy tờ cần xuất trình và giấy tờ yêu cầu công dân nộp thành 02 mục tách biệt nhau, như vậy công dân chỉ cần nộp những giấy tờ yêu cầu phải nộp. Và thực tiễn hiện nay là cải cách hành chính, hướng đến việc đơn giản hóa thủ tục theo hướng có lợi cho người dân và cho cả cơ quan nhà nước. Việc cắt giảm một số thành phần hồ sơ không quan trọng trong thủ tục hành chính là cần thiết, vì vậy không cần lưu những giấy tờ xuất trình của công dân. Tuy nhiên, có một số ý kiến lại cho rằng, giấy tờ cần công dân xuất trình vẫn phải lưu thành bộ hồ sơ, để làm căn cứ khi xác định trách nhiệm, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch chỉ quy định “ các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ hồ sơ” . Vấn đề này cũng đã được đưa ra tại Cuộc họp giao ban của Sở Tư pháp và các phòng Tư pháp trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhưng chưa thống nhất, do vậy một số phòng Tư pháp của các quận huyện vẫn hướng dẫn việc lưu các giấy tờ xuất trình, nhưng các giấy tờ này do cán bộ một cửa tự photo để lưu mà không yêu cầu công dân nộp. Khi nghe đơn vị giải trình và xét trên thực tiễn kiểm tra tại một số đơn vị khác trên địa bàn thành phố Hà Nội, đoàn kiểm tra cũng ghi nhận thực tế này xảy ra ở một số các quận huyện, xã phường mà đoàn đã tiến hành kiểm tra. Phân tích hậu quả: Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 10 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên Thứ nhất, sự thiệt hại về kinh tế: việc lưu các giấy tờ xuất trình của công dân, Trưởng bộ phận một cửa UBND phường Lê Lợi giải trình rằng là do cán bộ một cửa tự photo khi công dân xuất trình để làm căn cứ, lập thành hồ sơ lưu. Như vậy, đặt ra câu hỏi, vậy chi phí về máy photo, giấy photo, mực,… do ai bỏ ra? Trên thực tế, chi phí này do tự UBND chi trả, tốn một khoản ngân sách của Nhà nước. Mặt khác, đơn vị giải trình rằng không yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, nhưng trên thực tế, khi kiểm tra có thấy rằng một số giấy tờ xuất trình như Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu,… trong hồ sơ lưu là bản sao có chứng thực. Khi đoàn kiểm tra hỏi về việc đơn vị tự photo, nhưng một số hồ sơ lại là bản sao có chứng thực, đơn vị giải trình rằng do công dân xuất trình bản sao có chứng thực nên cán bộ một cửa lưu luôn mà không photo lại. Do vậy, chưa thể xác thực tính chính xác có hay không việc cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình. Nếu cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, đã vi phạm, gây tốn kém chi phí cho công dân. Thứ hai, việc cán bộ một cửa hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn của chị Hạnh và anh Nam quá thời gian quy định là vi phạm quy định của pháp luật, giảm sút tính nghiêm minh của pháp luật, mất uy tín và lòng tin của công dân vào cơ quan, cán bộ công chức nhà nước. 2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết. 2.4.1. Phương án 1: Nội dung phương án 1: Trong khoảng thời gian UBND phường Lê Lợi tổ chức đi nghỉ mát cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại phường. Lãnh đạo phường cần sắp xếp thời gian hợp lý vào cuối tuần, ngày nghỉ để không ảnh hưởng đến công việc của UBND. Ngoài ra, nếu UBND phường tổ chức trong ngày hành chính, cần sắp xếp một số cán bộ ở lại trực, để tiếp và trả kết quả cho công dân, tránh để tình Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 11 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên trạng cả cơ quan nghỉ trong ngày làm việc. Trước đó, các cán bộ phòng chuyên môn cần giải quyết hồ sơ trong thời hạn quy định, hoặc giải quyết trước hạn chuyển ra bộ phận một cửa để trả cho công dân đúng trong thời hạn quy định. Đối với việc lưu hồ sơ, những giấy tờ tài liệu cần công dân xuất trình, cán bộ một cửa không lưu, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch quy định “ các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ hồ sơ” và đối với một số thủ tục như thủ tục đăng ký khai sinh có quy định “Trong trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của cha mẹ trẻ em, thì không bắt buộc phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn”. Như vậy, các giấy tờ này chỉ cần công dân xuất trình, hoặc không cần xuất trình nên không cần lưu. Trong trường hợp này, đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản về việc giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh Nguyễn Hoàng Nam quá thời hạn quy định, và việc lưu thừa thành phần hồ sơ, những giấy tờ công dân chỉ cần xuất trình mà không phải nộp. Những lợi thế, thuận lợi của phương án 1: Với phương án này, các vi phạm của cán bộ, công chức phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm trong việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương. Đoàn kiểm tra sớm phát hiện những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn chặn kịp thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm. Yêu cầu chấm dứt và nghiêm túc thực hiện theo quy định của pháp luật. Chấn chỉnh ý thức trách nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công chức trên địa bàn, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng cho công dân. Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 12 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên Đối với việc không cần lưu hồ sơ xuất trình, cán bộ một cửa sẽ không mất nhiều thời gian, UBND không mất nhiều chi phí cho việc photo tài liệu, tiết kiệm nhân lực và kinh phí cho nhà nước. Hạn chế của phương án 1: Tuy nhiên, phương án này cũng có một số những hạn chế. Việc không lưu các giấy tờ xuất trình sẽ gặp phải khó khăn trong một số trường hợp xảy ra, có sự mâu thuẫn, hoặc có vấn đề trong việc giải quyết hoặc trả kết quả hồ sơ, khi đó khó xác định trách nhiệm của người đi làm các thủ tục hành chính. 2.4.2 Phương án 2: Nội dung của phương án 2: Đối với việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, xem xét lý do của đơn vị giải trình do UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội tổ chức nghỉ mát cho cán bộ, công chức, nhân viên tại phường. Đoàn kiểm tra có thể ghi vào biên bản với mức độ nhắc nhở, cảnh cáo, và hướng dẫn đơn vị nên có sự sắp xếp hợp lý về thời gian cũng như nhân sự để bảo đảm công việc. Đối với việc lưu cả các giấy tờ xuất trình của công dân, đoàn kiểm tra thống nhất với ý kiến của cán bộ phường Lê Lợi, sẽ tự photo để làm căn cứ mà không cần yêu cầu công dân nộp, và không ghi vào biên bản kiểm tra. Những lợi thế, thuận lợi của phương án 2: Phương án 2 này mang tính nhắc nhở, răn đe những sai phạm của cán bộ UBND phường Lê Lợi, bởi thực chất kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính để nắm bắt tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn, có hướng chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, không mang tính Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 13 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên xử phạt nặng nề. Đối với việc lưu các giấy tờ công dân xuất trình sẽ có căn cứ xác định trách nhiệm của cá nhân khi xảy ra vấn đề. Những hạn chế của phương án 2: Phương án này cũng bộc lộ rất nhiều hạn chế, việc chỉ nhắc nhở, răn đe những hành vi sai phạm sẽ tạo tiền lệ xấu, sự không cứng rắn trong việc xử lý các sai phạm, dễ xảy ra tình trạng tương tự, vi phạm các quy định trong thời gian sau đó trong việc thực hiện giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội nói riêng cũng như trên toàn địa bàn nói chung. Việc cho lưu hồ sơ xuất trình như cán bộ UBND phường Lê Lợi đang làm sẽ gây tốn kém nhân lực cũng như những kinh phí về photo tài liệu cho Nhà nước. Có thể xảy ra một số trường hợp, cán bộ một cửa yêu cầu công dân phải nộp để lưu, gây tốn kém, phiền hà cho công dân, đi ngược với quy định tinh giảm gọn nhẹ thủ tục hành chính, ảnh hưởng quyền và lợi ích của công dân. 2.4.3 Phương án 3: Nội dung của phương án 3: Đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản những hành vi sai phạm về việc quy định quá thời hạn hẹn trả kết quả hồ sơ đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh Nguyễn Hoàng Nam. Với những giấy tờ công dân xuất trình, đoàn kiểm tra sẽ ghi vào biên bản thực tế diễn ra, vì đây là thực trạng chung trên một số địa bàn. Đoàn kiểm tra sẽ không lập biên bản đây là hành vi sai phạm về việc lưu thừa thành phần hồ sơ trong việc giải quyết thủ tục hành chính, mà sẽ ghi thực trạng tại những địa bàn này và sẽ đưa vấn đề này vào trao đổi tại cuộc họp giao ban với thị xã và thành phố. Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 14 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên Những lợi thế, thuận lợi của phương án 3: Phương án này các vi phạm của cán bộ, công chức phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm trong việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương. Đoàn kiểm tra sớm phát hiện những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn chặn kịp thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm. Yêu cầu chấm dứt và nghiêm túc thực hiện theo quy định của pháp luật. Chấn chỉnh ý thức trách nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công chức trên địa bàn, bảo vệ quyền và lợi ích cho công dân. Việc lưu thành phần hồ sơ xuất trình, vì đây là vấn đề mà trong các quy định của pháp luật còn chưa rõ ràng, nên việc xác định đây là sai phạm của đơn vị là chưa hợp lý. Vì vậy, đoàn kiểm tra sẽ ghi nhận thực tiễn và đưa ra trao đổi để có quyết định thống nhất, hướng dẫn trên toàn địa bàn thành phố Hà Nội. Những hạn chế của phương án 3: Phương án này sẽ dẫn đến tình trạng UBND phường Lê Lợi vẫn sẽ tiếp tục lưu những giấy tờ xuất trình của công dân cho đến khi có sự chỉ đạo, hướng dẫn chính thức của UBND thành phố. Kết luận: Từ những phân tích về nội dung, những lợi thế, thuận lợi và hạn chế của phương án trên, em sẽ lựa chọn hướng giải quyết theo phương án 3. Bởi đây là phương án giải quyết hợp tình hợp lý, vừa bảo đảm xử lý những hành vi sai phạm của cán bộ công chức UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, bảo vệ quyền và lợi ích của công dân. Mặt khác, với những quy định chưa thống nhất của pháp luật, đoàn kiểm tra có sự ghi nhận thực tiễn tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính ở địa phương để báo cáo với UBND thành phố, có hướng chỉ đạo mang tính hướng dẫn, linh hoạt, không cứng nhắc trong việc Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 15 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên thực hiện giải quyết thủ tục hành chính mà vẫn bảo đảm quyền và lợi ích của nhà nước, của công dân và của cả những cán bộ công chức làm nhiệm vụ. 2.5. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn. ĐK cơ sở STT phương Nội dung công Chủ thể Thời gian vật chất, án thực việc thực hiện thực hiện kinh phí hiện 1 Giám sát, kiểm tra thực hiện thực hiện Lập biên bản Thành những sai phạm viên Ngay tại Dự toán - Các thành của thời điểm kinh phí viên của Đoàn trong việc hẹn trả Đoàn kiểm kiểm tra trong kết quả quá thời tra hoạch hạn quy định của kiểm tra số cán bộ một cửa 31/KH- UBND ĐKTLN phường Lê Lợi. ngày Yêu cầu đơn vị không kế kiểm tra. lưu các giấy tờ xuất trình của công dân. 04/6/2015 - Lãnh đạo phòng tư pháp thị xã Sơn Lãnh đạo Tây. - UBND phường Lê Lợi. - Cán bộ một cửa, cán bộ tư pháp UBND phường Lê Lợi. Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 16 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên 2 Nhắc nhở những Thành sai phạm của cán viên bộ Ngay tại Dự toán - Các thành của thời điểm kinh phí viên của Đoàn UBND Đoàn kiểm kiểm tra trong kế kiểm tra. phường Lê Lợi, tra hoạch thị xã Sơn Tây. kiểm tra số 31/KH- - Lãnh phòng tư pháp thị ĐKTLN đạo xã Sơn Lãnh đạo Tây. ngày 04/6/2015 - UBND phường Lê Lợi. - Cán bộ một cửa, cán bộ tư pháp UBND phường Lê Lợi. 3 Lập biên bản Thành những sai phạm viên Ngay tại Dự toán - Các thành của thời điểm kinh phí viên của Đoàn trong việc hẹn trả Đoàn kiểm kiểm tra trong kết quả quá thời tra hoạch hạn quy định của kiểm tra số cán bộ một cửa 31/KH- UBND ĐKTLN phường Lê Lợi. Ghi nhận vấn đề Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 kế kiểm tra. ngày 04/6/2015 - Lãnh đạo phòng tư pháp thị xã Sơn Lãnh đạo Tây. - UBND Page 17 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên lưu hồ sơ vào phường biên bản kiểm tra. Lợi. Lê - Cán bộ một cửa, cán bộ tư pháp UBND phường Lê Lợi. Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 18 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Hoạt động kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính là trách nhiệm của toàn hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, được thực hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh trực tiếp hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cấp có thẩm quyền về công tác này. Đây là tình huống đã xảy ra tại UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, Hà Nội trong quá trình Đoàn kiểm tra liên ngành của UBND thành phố thực hiện việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại đây. Qua thực tiễn kiểm tra, đoàn đã nắm bắt được tình hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, những khó khăn vướng mắc bởi hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính là công việc mới được chuyển giao cho phòng tư pháp, mà đây là công việc khó, đòi hỏi cán bộ, công chức phải có trách nhiệm, kỹ năng chuyên môn cao. Tuy nhiên, hầu hết cán bộ đầu mối thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại các xã phường thị trấn cũng như tại các quận, huyện thị xã đều là cán bộ kiêm nhiệm nên chưa có nhiều thời gian cho công việc. Do vậy, đoàn kiểm tra ghi nhận những sai phạm và thực tế công tác giải quyết thủ tục hành chính tại địa phương để kịp thời chấn chỉnh, đưa ra những hướng dẫn chỉ đạo trong công tác giải quyết thủ tục hành chính nói riêng và công tác kiểm soát thủ tục hành chính nói chung. Từ tình huống trên, và từ thực tiễn được tham gia vào Đoàn kiểm tra liên ngành của thành phố, em xin kiến nghị một số ý kiến sau: Thứ nhất, cần tăng cường quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra đối với công tác kiểm soát thủ tục hành chính để hiểu rõ tình hình triển khai, phát hiện những sai phạm trong công tác thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Ngày 31/12/2014 Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 25/2014/TT-BTP hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, trong quy định về thẩm quyền Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 19 Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên kiểm tra tại Điều 6, chỉ quy định thẩm quyền kiểm tra cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan; UBND cấp tỉnh tiến hành lập kế hoạch kiểm tra. Như vậy, UBND cấp quận huyện thị xã không được quy định thẩm quyền về kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính, mà UBND cấp huyện là cơ quan trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn UBND cấp xã phường trong việc triển khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Do đó, cần quy định thêm thẩm quyền cho UBND cấp quận huyện trong việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Thứ hai, quán triệt, chỉ đạo các phòng ban liên quan, bố trí cán bộ có năng lực, trách nhiệm làm nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính; tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị liên quan trong thực hiện thủ tục hành chính. Xem xét bổ sung biên chế và cán bộ đầu mối làm công tác kiểm soát thủ tục hành chínhmang tính chuyên trách cho các đơn vị cấp quận, huyện, thị xã cũng như xã phường thị trấn. Quan tâm bổ sung nguồn kinh phí để đầu tư áp dụng công nghệ thông tin và chế độ chính sách mang tính ưu đãi cho các địa phương xã phường thị trấn. Thứ ba, các cơ quan cấp trên cần ban hành những quy định cụ thể rõ ràng trong một số vấn đề chưa thống nhất, hướng dẫn các đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện giải quyết thủ tục hành chính cũng như các công việc liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính. Thứ tư, bố trí đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho bộ phận tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn về công tác kiểm soát thủ tục hành chính cho cán bộ bộ phận một cửa, cán bộ tư pháp làm công tác này để nâng cao trình độ, kỹ năng thực hiện nhiệm vụ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. Trên đây là những nội dung về tình huống và phương án giải quyết tình huống xảy ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của bản thân em tại Phòng Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015 Page 20