Tài liệu Chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện hiệp đức, tỉnh quảng nam

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI PHẠM THANH BA CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ TỪ THỰC TIỄN HUYỆN HIỆP ĐỨC, TỈNH QUẢNG NAM Chuyên ngành : Luật Hiến pháp và Luật Hành chính Mã số : 8 38 01 02 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐỖ THỊ KIM ĐỊNH HÀ NỘI, năm 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là đề tài luận văn của riêng tôi, các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn “Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam” là hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và được trích dẫn đầy đủ theo quy định, không trùng lặp với các đề tài khác trong cùng lĩnh vực. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này. Quảng Nam, ngày tháng 6 năm 2020 Tác giả luận văn Phạm Thanh Ba LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian qua, tôi đã nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo hướng dẫn của các thầy cô giáo và sự giúp đỡ trọn vẹn, những ý kiến đóng góp quý báu của nhiều cá nhân và tập thể để hoàn thành bản Luận văn này. Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS. Đỗ Thị Kim Định, người đã trực tiếp hướng dẫn đề tài cho tôi với tất cả lòng nhiệt tình và sự quan tâm. Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn sự đóng góp chân thành của các thầy, cô giảng viên của Học viện khoa học xã hội đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi thực hiện đề tài. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Văn phòng UBND, UBMTTQ Việt Nam huyện, Phòng Tư pháp huyện huyện; UBND các xã và các cơ quan ban ngành liên quan; người thân, bạn bè, đồng nghiệp, luôn quan tâm tạo điều kiện, chia sẻ động viên tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu Luận văn. Bằng tất cả tấm lòng và những kiến thức, kinh nghiệm trong công tác để tôi có cơ hội được tìm hiểu, nghiên cứu và hoàn thành Luận văn này nhưng chắc chắn Luận văn sẽ có những hạn chế, lập luận chưa chặt chẽ, định hướng chưa cụ thể. Tôi mong nhận được sự góp ý của quý thầy, cô và bạn bè. Tôi xin chân thành cảm ơn. Tác giả Luận văn Phạm Thanh Ba MỤC LỤC MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ ........................................................9 1.1. Một số khái niệm cơ bản và đặc điểm chứng thực của UBND cấp xã ................9 1.2. Quy định pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã .......................17 1.3. Vai trò chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã ...............................................37 1.4. Nội dung, thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã .......................39 1.5. Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng thực .........................................40 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ TẠI HUYỆN HIỆP ĐỨC, TỈNH QUẢNG NAM .................................45 2.1. Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng thực của UBND cấp xã tại huyện Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam ............................................................................45 2.2. Thực tiễn chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã tại huyện Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam ...............................................................................................................47 2.3. Đánh giá chung về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã tại huyện Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam ...............................................................................................55 CHƯƠNG 3: QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ TỪ THỰC TIỄN HUYỆN HIỆP ĐỨC, TỈNH QUẢNG NAM .........................................................61 3.1. Quan điểm nâng cao chất lượng chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã ..............61 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã.........................................................................................................................63 KẾT LUẬN ..............................................................................................................74 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Nghĩa đầy đủ Từ viết tắt 1 CNXH Chủ nghĩa xã hội 2 CNH HĐH Công nghiệp hóa hiện đại hóa 3 HĐND Hội đồng nhân dân 4 KHKT Khoa học kỹ thuật 5 KTXH Kinh tế xã hội 6 QLNN Quản lý Nhà nước 7 TTHC Thủ tục hành chính 8 UBND Ủy ban nhân dân 9 VHXH Văn hóa xã hội 10 XDNTM Xây dựng nông thôn mới DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu Tên bảng bảng 1.1 1.2 2.1 Bảng phân biệt công chứng và chứng thực Phân biệt cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính Bảng tổng hợp kết quả chứng thực của UBND cấp xã giai đoạn 2015-2019 Trang 28 30 52 DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ Số hiệu Tên biểu đồ biểu đồ Trang Kết quả công tác chứng thực của UBND cấp xã trên địa 2.1 bàn huyện Hiệp Đức (2015-2019) 53 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu Tên sơ đồ sơ dồ 2.1 2.2 Mô hình chứng thực tại “một cửa” của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Hiệp Đức Trình tự, thủ tục, các bước thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch của Ủy ban nhân dân cấp xã tại huyện Hiệp Đức Trang 49 50 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Chứng thực là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định. Đây là chế định pháp lý quan trọng, liên quan mật thiết đến quyền và lợi ích của công dân và doanh nghiệp, qua đó bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia các giao dịch và đảm bảo an toàn cho quản lý Nhà nước. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16-2-2015 của Chính phủ “Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch” đã phân cấp về thẩm quyền chứng thực giữa cấp huyện, cấp xã, văn phòng công chứng; cũng như thay đổi nhiều thủ tục, giấy tờ hành chính theo hướng thuận lợi cho người dân. Theo đó, UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của công dân và tổ chức; chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; hợp đồng, giao dịch liên quan đến lĩnh vực đất đai, nhà ở .... Áp dụng các quy định này đã giúp công tác chứng thực các xã trên địa bàn huyện Hiệp Đức được thực hiện một cách rõ ràng, đi vào nề nếp, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân hoàn tất thủ tục nhanh, gọn, hiệu quả. Trình tự, thủ tục chứng thực được thực hiện theo quy định, được ghi chép vào sổ; niêm yết công khai các thủ tục, văn bản liên quan đến hoạt động chứng thực như lịch làm việc, lệ phí chứng thực tại UBND cấp xã... Trong những năm qua, UBND cấp xã trên địa bàn huyện đã thực hiện chứng thực hàng trăm ngàn hồ sơ, chủ yếu là chứng thực bản sao từ bản chính, người dân có nhu cầu đến giao dịch và được trả hồ sơ ngay trong buổi làm việc. Chứng thực các văn bản, giấy tờ, giao dịch của công dân do UBND cấp xã thực hiện có ý nghĩa quan trọng đối với quyền lợi của công dân cũng như đóng góp cho phát triển kinh tế - xã hội, đặc biệt là trong mối quan hệ với cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp. Những năm qua, công tác chứng thực luôn được các 1 cấp, các ngành trên địa bàn huyện quan tâm, chỉ đạo, trong đó hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã đã đi vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng nhu cầu chứng thực ngày càng tăng của công dân và các tổ chức. Sau 8 năm thực hiện Nghị định 79/2007/ND-CP, ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Để phù hợp tình hình mới trong việc phát triển kinh tế, xã hội, Chính phủ đã ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Từ những quy định đã tạo điều kiện cho việc yêu cầu giải quyết công tác chứng thực của công dân được nhanh gọn, kịp thời, đồng thời quy định mở rộng thẩm quyền chứng thực cho các cấp chính quyền địa phương. Qua đó góp phần cải cách thủ tục hành chính, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ, đáp ứng nguyện vọng của mọi tổ chức và cá nhân ở các địa phương. Ngoài những kết quả đạt được trong những năm qua, trên thực tế tại địa bàn huyện Hiệp Đức còn gặp một số khó khăn, hạn chế nhất định, khối lượng công việc ngày càng nhiều song về con người trên địa bàn huyện cơ bản mới chỉ có 1 công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện nhiệm vụ tại 1 đơn vị cấp xã, trong khi ngoài việc thực hiện nhiệm vụ tham mưu về công tác chứng thực công chức tư pháp - hộ tịch còn phải tham mưu công tác hộ tịch, hòa giải, tuyên truyền pháp luật....; vẫn còn tình trạng nhiều cơ quan tổ chức yêu cầu công dân khi nộp hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính phải nộp bản sao có chứng thực, trong khi pháp luật đã quy định nâng cao trách nhiệm đối chiếu bản sao với bản chính tránh lạm dụng việc sử dụng bản sao có chứng thực dẫn tới quá tải cho cán bộ làm công tác này. Một số xã trên địa bàn huyện bố trí công chức tư pháp - hộ tịch chưa đúng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, chính vì vậy trong quá trình thực hiện còn lúng túng, chưa đáp ứng được nhiệm vụ được giao, chưa đáp ứng được nguyện vọng của người dân tại địa phương. Các cấp chính quyền địa phương cần nâng cao vai trò, trách nhiệm trong việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực, quan tâm, coi trọng 2 công tác chứng thực, bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức có năng lực, trình độ phù hợp để thực hiện công tác chứng thực tại các địa phương trong thời gian đến. Xuất phát từ những lý do trên, tôi chọn đề tài “Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam” làm đề tài nghiên cứu cho Luận văn thạc sĩ ngành Luật hiến pháp và luật hành chính. 2. Tình hình nghiên cứu đề tài Liên quan đến công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, lý luận và thực trạng công tác chứng thực ở cơ sở đã có nhiều Đề tài, Chuyên đề đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu. Sau đây là một số công trình tiêu biểu: - Trần Ngọc Nga (1996), “Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực; công chứng nhà nước, những vấn đề lý luận và thực tiễn ở nước ta”, Luận văn thạc sỹ Luật học. Có thể nói đây là một trong những công trình khoa học đầu tiên nghiên cứu một cách có hệ thống về vấn đề Quản lý Nhà nước đối với hoạt động công chứng và chứng thực dưới góc độ luật học. - Ngô Sỹ Trung (2009), “Quản lý Nhà nước về chứng thực hiện nay – Qua nghiên cứu thực tiễn trên địa bàn thành phố Hà Nội”, Hà Nội, năm 2009. Luận văn đi sâu vào việc phần tích hoạt động chứng thực và nội dung Quản lý Nhà nước về chứng thực theo tinh thần của Nghi định số 79/2007/NĐ-CP; nêu lên thực trạng và thách thức trong QLNN đối với hoạt động chứng thực của chính quyền và ngành tư pháp thành phố Hà Nội, từ đó đề xuất những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực, về tổ chức – điều hành của cơ quan uỷ ban nhân dân và cơ quan tư pháp các cấp địa phương. - An Khánh (2015), “Một số bất cập trong công tác chứng thực”, Khánh Hòa. Tác giả đã nêu lên một số bất cập trong quá trình thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ như về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch như về chứng thực hợp đồng, giao dịch: người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao 3 dịch; Điều này dẫn đến các cơ quan chứng thực rất lúng túng khi tiếp nhận giải quyết, có khả năng tranh chấp hoặc hợp đồng giao dịch vô hiệu khi người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối… Về tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch: vấn đề đặt ra là đối với người dịch là công dân Việt Nam có bằng cấp do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp nhưng chưa thực hiện thủ tục công nhận văn bằng thì có được coi là hợp lệ không? Với các bất cập nêu trên, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cần được nghiên cứu, sửa đổi bổ sung nhằm đảm bảo chặt chẽ, phù hợp với thực tiễn. - Nguyễn Thành Trung (2019), “Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp phường từ thực tiễn quận Ba Đình, thành phố Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ; Tác giả đã nêu khái quát những bất cập quy định của pháp luật về công tác chứng thực, đồng thời xác định hoạt động chứng thực nói chung, chứng thực của UBND phường nói riêng không chỉ mang tính chất dịch vụ công, phục vụ lợi ích thiết thực của Nhân dân, mà còn góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính phục vụ, hiện đại trong giai đoạn hiện nay. - Lương Xuân Hùng (2017), “Hệ thống văn bản Quản lý Nhà nước về chứng thực ở cấp xã, từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuật, tỉnh Đak Lak”, Luận văn thạc sĩ Quản lý công. Công trình nghiên cứu một cách có hệ thống hoá và làm rõ một số vấn đề lý luận về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực chứng thực, tác giả mong muốn khi được hoàn thiện Luận văn sẽ đóng vai trò thiết thực vào việc hoàn thiện hệ thống quản lý Nhà nước về chứng thực. Đồng thời nêu lên các giải pháp áp dụng để hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực chứng thực ở các địa phương, nhất là UBND cấp xã. - Ngô Sỹ Trung [Trường Đại học Nội vụ Hà Nội] và Thái Ngọc Thảo [Ủy ban nhân dân thị trấn Phong Điền, huyện Phong Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế] (2018), Công trình nghiên cứu “Cải cách thủ tục hành chính về chứng thực tại các xã, thị trấn của huyện Phong Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế”, Thừa Thiên Huế. Kết quả khảo sát của nhóm tác giả qua tổng hợp thông tin từ Báo cáo công tác tư pháp - hộ tịch của các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Phong Điền qua các năm 2015-2018 cho thấy, qua việc rà soát, các địa phương của huyện Phong Điền đã phát hiện nhiều vấn 4 đề chưa hợp lý của TTHC về chứng thực. Từ cách tiếp cận cải cách TTHC trong hoạt động quản lý nhà nước, nhóm tác giả đã góp phần làm sáng tỏ thực trạng cải cách TTHC về chứng thực tại các xã, thị trấn của huyện Phong Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế. Nhóm tác giả hy vọng kết quả nghiên cứu sẽ cung cấp thêm những thông tin hữu ích đối với lãnh đạo các cơ quan chính quyền địa phương huyện Phong Điền, cũng như các cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền để có những điều chỉnh kịp thời nhằm hoàn thiện TTHC về chứng thực trong thời gian tới. Từ những tìm hiểu trên, những công trình tiêu biểu, những chuyên đề hay đã tiếp cận ở những góc độ khác nhau xung quanh vấn đề chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực, để làm phong phú thêm về lý luận cũng như thực tiễn thực hiện chứng thực ở nước ta trong thời gian vừa qua. Tuy nhiên trong giai đoạn giao thời hiện nay giữa quy định của pháp luật cũ và pháp luật mới ban hành, giữa thực tiễn thực hiện nhiệm vụ và các vấn đề bất cập ở cơ sở vẫn đang diễn ra. Trong quá trình triển khai thực hiện công tác chứng thực ở cơ sở cho thấy những quy định của pháp luật từ thực tiễn còn nhiều bất cập, vướng mắc ở các địa phương. Do đó, vận dụng những kiến thức cơ bản và những nghiệm thực tiễn tôi muốn trao đổi, đóng góp những ý kiến và phương pháp chọn lọc để thực hiện công tác chứng thực của UBND cấp xã đạt hiệu quả cao hơn trong thời gian đến. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của Luận văn 3.1. Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài là làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn về chứng thực của UBND cấp xã huyện Hiệp Đức trong điều kiện pháp luật hiện hành của Việt Nam, từ đó đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng chứng thực của địa phương trong thời gian đến. Đồng thời, thực hiện tốt công tác này sẽ góp phần từng bước cải cách hành chính, ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội được đảm bảo, nâng cao chất lượng hành chính phục vụ nhân dân, từng bước nâng cao đời sống nhân dân tại địa phương. Qua đó để tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích những quy định của pháp luật cũ, mới và quá trình triển khai thực hiện công tác chứng thực tại các xã trên địa bàn huyện Hiệp Đức, để có một cách nhìn nhận toàn diện hơn nội dung 5 Đề tài này. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Xác định rõ mục tiêu để triển khai thực hiện những nhiệm vụ nghiên cứu qua những nội dung sau: - Làm sáng tỏ những vấn đề lý luận và pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã như: khái niệm, vai trò, nội dung cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã. - Phân tích, đánh giá, làm rõ thực trạng chứng thực của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Hiệp Đức, trong đó bao gồm những nguyên tắc, thẩm quyền, vai trò, các yếu tố ảnh hưởng đến công tác chứng thực và kết quả công tác chứng thực của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Hiệp Đức, từ đó rút ra những hạn chế, nguyên nhân và những bất cập của quy định pháp luật hiện nay. - Trên cơ sở những đánh giá, nhận định trên đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã tại địa phương. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu - Luận văn tập trung nghiên cứu những quy định pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã; hoạt động chứng thực của UBND cấp xã tại huyện Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Về thời gian: Nghiên cứu thực trạng chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã từ năm 2015 đến năm 2019. Về không gian: Nghiên cứu hoạt động chứng thực của UBND cấp xã tại huyện Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam. 5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 5.1. Cơ sở lý luận Luận văn dựa trên cơ sở những quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh và những quan điểm của Đảng ta về cải cách thủ tục hành chính, thực hiện mô hình “một cửa”, “một cửa liên 6 thông”, chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện, xã. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện nghiên cứu Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu. Trong đó phương pháp phân tích được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ nội dung của Luận văn để giải quyết những vấn đề mang tính lý luận như khái niệm, đặc điểm của hoạt động chứng thực, đánh giá thực trạng của pháp luật về chứng thực và các quy định của pháp luật về chứng thực. Tác giả sử dụng phương pháp chứng minh, thống kê tổng hợp các thông tin, số liệu để phân tích nhận định, làm rõ những vấn đề cơ bản trong luận văn. Trên cơ sở lý luận về những quy định của pháp luật và đối chiếu từ thực tiễn triển khai thực hiện công tác chứng thực ở các địa phương. Luận văn sử dụng phương pháp so sánh để thể hiện rõ hơn các quy định của pháp luật và áp dụng thi hành pháp luật chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Hiệp Đức. 6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của Luận văn 6.1. Ý nghĩa lý luận: Nhiệm vụ cải cách hành chính, cải cách tư pháp, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, giao thẩm quyền mạnh về cho cơ sở… đó là những chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước ta. Phân tích, làm rõ lý luận về công tác chứng thực của UBND cấp xã sẽ góp phần từng bước cải cách, hiện đại thủ tục hành chính tại các địa phương. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn: Trên cơ sở lý luận, phân tích, đánh giá sẽ có những đúc kết, bài học kinh nghiệm cho các cấp chính quyền địa phương trong việc tăng cường công tác cải cách thủ tục hành chính, giải quyết nhanh chóng kịp thời các hồ sơ, thủ tục, giấy tờ liên quan đến công dân, nhất là công tác chứng thực của cấp xã, tác động trực tiếp đến đời sống nhân dân. Qua đó, có một cách nhìn tổng thể những hạn chế, vướng mắc, những bất cập từ cơ chế, công tác cán bộ đến quy định của pháp luật để các cơ quan chuyên môn cấp trên kịp thời sửa đổi, bổ sung phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ mới, đáp ứng được nguyện vọng của mọi tầng lớp nhân dân, các 7 tổ chức, doanh nghiệp. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, Luận văn được kết cấu như sau: Chương 1. Những vấn đề lý luận và pháp luật về chứng thực thực của Ủy ban nhân dân cấp xã. Chương 2. Thực trạng chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã tại huyện Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam. Chương 3. Quan điểm và giải pháp nâng cao chất lượng chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam. 8 CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ 1.1. Một số khái niệm cơ bản và đặc điểm chứng thực của UBND cấp xã 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1.1. Khái niệm chứng thực Từ khái niệm chứng thực thể hiện rõ vai trò của công tác này, với mô hình tổ chức, cơ chế hoạt động, phạm vi, nội dung, quyền, nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức, thẩm quyền giải quyết.... được quy định cụ thể tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Căn cứ theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có thể nhận định, xem xét khái niệm chứng thực với những khía cạnh cụ thể: - Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. - Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên giao kết hợp đồng, giao dịch. Từ góc độ pháp lý, khái niệm “chứng thực” còn có nhiều quan điểm và cách hiểu khác nhau trong từng giai đoạn, thời kỳ, từ những nghiên cứu khoa học pháp lý trong và ngoài nước. - Theo nghĩa rộng: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật thực hiện chứng thực bản sao từ sổ gốc ; chứng thực sao y bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản được chứng thực theo qu định của pháp luật. 9 - Theo nghĩa hẹp: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, cơ quan đại diện ngoại giao, và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo luật định: Cấp bản sao từ sổ gốc; sao y bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, hợp đồng giao dịch ...của các cá nhân và tổ chức.... Hoạt động chứng thực ở nước ta, trải qua nhiều giai đoạn của lịch sử và quá trình xây dựng, ban hành các văn bản pháp luật như ban hành Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 của Chủ tịch nước về việc ấn định thể lệ việc thị thực các giấy tờ; Sắc lệnh 85, ngày 29/2/1952 của Hồ Chủ tịch quy định về thể lệ trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất; Nghị định 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của công chứng Nhà nước; Nghị định 75/NĐ – CP ngày 08/02/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực; Nghị định 79/2007/ND-CP, ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Nghị định 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐCP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Sau đó là việc ban hành Luật đất đai năm 2013, Bộ Luật dân sự 2015 đã quy định những nội dung cơ bản về giao dịch trong lĩnh vực đất đai, bất động sản, giao dịch dân sự, nhận di sản và từ chối nhận di sản, di chúc... những nội dung này đều liên quan đến công tác chứng thực trong các giao dịch của cá nhân và tổ chức ở các địa phương. Khái niệm chứng thực: Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính [khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP]. Chủ thể chứng thực: Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan 10 đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài [Khoản 9 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ]. Đối tượng chứng thực: Cấp bản sao từ sổ gốc; Chứng thực bản sao từ bản chính; Hợp đồng, giao dịch; Chữ ký trong giấy tờ, văn bản; Chữ ký của người dịch. Phạm vi của hoạt động chứng thực: Chỉ chứng thực về mặt hình thức của các đối tượng được chứng thực, cụ thể như sau: + Hợp đồng, giao dịch: Thời gian, địa điểm giao kết; năng lực, hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của các bên; chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. + Bản sao: Chứng thực tính chính xác của bản sao đúng với bản chính (sao y bản chính). + Chữ ký: Chứng thực tính xác thực của chữ ký là đúng với chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Giá trị pháp lý chứng thực [Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP]: Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau: Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. 11 Từ những phân tích trên, theo quan điểm của tác giả Luận văn định nghĩa khái niệm chứng thực như sau: Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo luật định thực hiện chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản từ bản chính và sổ gốc; xác nhận chữ ký, các hợp đồng giao dịch của cá nhân, tổ chức thuộc thẩm quyền được giao. 1.1.1.2. Khái niệm sao y bản gốc Công tác văn thư chính thức được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ, trong đó có nội dung quy định về các hình thức bản sao văn bản hành chính với những nội dung sau: * Sao y Theo Khoản 1 Điều 25 Nghị định này, sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. Trong đó: - Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy. - Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy. - Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức. * Sao lục Khoản 2 Điều 25 Nghị định 30 quy định, sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y. * Trích sao Theo Khoản 3 Điều 25 Nghị định 30, trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. 12 Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao. Về giá trị pháp lý: Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao có giá trị pháp lý như bản chính. Trước đây, Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 09/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, chỉ nêu các hình thức bản sao gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục mà không quy định chi tiết, cũng như không có sự phân biệt rõ ràng về các hình thức bản sao như hướng dẫn nêu trên tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. [Nguyễn Trinh (2020), Phân biệt bản sao y, sao lục và trích sao theo quy định mới từ 05/3/2020, Trang thông tin điện tử https://thukyluat.vn/, cập nhật ngày 12/3/2020]. Bản sao là bản ghi chép, thể hiện một cách nguyên văn, đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính hay bản gốc hay phần cần sao và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao phải được thực hiện từ bản chính hoặc bản sao y bản chính, ghi rõ ngày, tháng, năm và phải được cá nhân, cơ quan có thẩm quyền kí chứng thực xác nhận, ví dụ như bản sao bìa hộ khẩu, bản sao giấy khai sinh,... Thẩm quyền cấp bản sao: 1) Cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và có lưu trữ bản chính có thẩm quyền cấp bản sao; 2) Phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân có thẩm quyền công chứng, chứng thực cấp bản sao cho cá nhân, tổ chức có bản chính trình cấp. Bản sao có thể là: 1) Bản sao y bản chính với nội dung y bản chính được thực hiện từ bản chính; 2) Bản trích sao là bản có nội dung thể hiện một phần nội dung của văn bản chính, được thực hiện từ bản chính; 13