Tài liệu Công tác tổ chức kế toán tại công ty cổ phần bóng đèn phích nước rạng động

Chương I Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiếp sản xuất : 1.1 Khái niệm và Đặc điểm của nguyên vật liệu : Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần thiết phải có các yếu tố cơ bản đó là : Tư liệu lao động , đối tượng lao động và sức lao động . ở mỗi doanh nghiệp sản xuất , nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất , là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm . Vậy đối tượng lao động là gì ? Theo Mác “ Tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động” . Trong quá trình tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu chỉ tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình sản xuất và không ngừng chuyển hoá cả về mặt hiện vật và giá trị . + Về mặt hiện vật : Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất , vật liệu được tiêu dùng và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu . + Về mặt giá trị : Nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra . Tuy nhiên giá trị chuyển dịch này lớn hay nhỏ trong giá trị sản phẩm , dịch vụ thì còn tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp . Thông thường trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về các loại nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm . Chính vì vậy tăng cường công tác quản lý , công tác kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiếc kiệm và hiệu quả nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất , gía thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng . 1.2 Phân loại nguyên vật liệu : Trong mỗi doanh nghiệp , do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên cần phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau . Mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế , vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất . Do đó việc phân loại nguyên vật liệu có cơ sở khoa học là điều kiện rất quan trọng để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hạch toán một cách chi tiết phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp . Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại , các nhóm , các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định . Tuỳ theo từng loại hình doanh nghiệp , nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có sự phân loại khác nhau như : Phân loại theo nội dung kinh tế , theo nguồn hình thành … - trang 1 - * Đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là :Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp theo đó nguyên vật liệu của doanh nghiệp bao gồm : - Nguyên vật liệu chính ( bao gồm nửa thành phẩm mua ngoài ) . Là những nguyên vật liệu giữ vai trò quyết định đến việc sản xuất chế tạo sản phẩm và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí nguyên vật liệu . ở các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau : ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu chính là : Sắt , thép ….; ở doanh nghiệp sản xuất đường nguyên vật liệu chính là cây mía ; ở doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo nguyên vật liệu chính là đường , nha , bột …. Có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu cho doanh nghiệp khác , đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế được coi là nguyên vật liệu chính . - Vật liệu phụ : là những loại vật liêu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ trong sản xuất , được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm , hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thường . - Nhiên liệu : là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình sản xuất kinh doanh . - Phụ tùng thay thế : là các loại phụ tùng , chi tiết được sử dụng để thay thế , sửa chữa những máy móc , thiết bị , phương tiện vận tải . - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : bao gồm những vật liệu , thiết bị , công cụ , khí cụ , vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản . - Vật liệu khác : là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên , thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất , hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định . Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên được chia thành từng nhóm từng thứ . Tác dụng của cách phân loại : Cách phân loại này là cơ sở xác định định mức tiêu hao , định mức dự trữ cho từng loại , từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp . *Căn cứ vào nguồn hình thành : Nguyên vật liệu đựơc chia thành hai nguồn - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài : Do mua ngoài , nhận vốn góp liên doanh , nhận biếu tặng … - Nguyên vật liệu tự chế : Do doanh nghiệp tự sản xuất . Tác dụng của cách phân loại : Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoặch thu mua và kế hoặch sản xuất nguyên vật liệu , là cơ sở xác định trị giá vốn nguyên vật liệu nhập kho . * Căn cứ vào mục đích công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành : - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm : + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho chế tạo sản xuất chế tạo sản phẩm . - trang 2 - + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng , dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp . - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác : + Nhượng bán . + Đem góp vốn liên doanh . + Đem quyên tặng . Tác dụng của cách phân loại : Cách loại này giup cho quá trình sản xuất , quá trình quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao . Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu các doanh nghiệp tiến hành phân loại tỷ mỷ nguyên vật liệu thông qua việc xây dựng sổ danh điểm vật tư , hàng hoá . Lập danh điểm vật tư là việc quy định cho mỗi loại vật tư một ký hiệu riêng ( mã số ) bằng hệ thống các chữ số , các chữ cái ( có thể kết hợp các chữ số với các chữ cái ) để thay thế tên gọi , quy cách , kích cỡ của chúng . Tuỳ theo từng doanh nghiệp hệ thống danh điểm vật tư hàng hoá có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản , dễ nhớ không trùng lặp . Sổ danh điểm vật liệu Nhóm 1521 152.2 152.3 Ký hiệu danh điểm vật tư 1521.01 1521.02 … 1522.01 1522.02 … 1523.01 1523.02 … Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 1.3 Đánh giá nguyên vật liệu : 1.3.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một bộ phận của tài sản lưu động được phản ánh trong sổ kế toán và trên các báo cáo tài chính theo trị giá vốn thực tế .Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định trị giá nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định . Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau : *Nguyên tắc giá gốc : Theo chuẩn mực số 02-Hàng tồn kho,nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc .Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu ,đó là toàn bộ các - trang 3 - chi phí mà doanh nghiệp dã bỏ ra để có đuợc nguyên vật liệu ở địa điểm và trạng thái hiện tại . *Nguyên tắc thận trọng : Nguyên vật liệu được đánh giá theo giá gốc nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo gía trị thuần có thể thực hiện được . Giá bán ước tính của Chi phí ước Chi phí ước tính Giá trị thuần hàng tồn kho trong = - tính để hoàn - cần thiết cho việc có thể thực trừơng hợp sản xuất thành sản phẩm tiêu thụ chúng . hiện được kinh doanh bình thường Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho , kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho . Do đó trên Báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu : - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu . - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ( đình chỉnh giảm giá ) * Nguyên tắc nhất quán : Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong xuất niên độ kế toán . Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực , hợp lý , đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó . * Sự hình thành trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu đựơc phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh . - Tại thời điểm mua vào : Trị gía vốn thực tế của nguyên vật liệu là số tiền thực tế phải trả cho người bán . + Nếu doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế giá trị giá tăng trừ đi các khoản giảm giá chiết khấu thương mại , hàng bán bị trả lại . + Nếu doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu là số tiền thanh toán cho người bán sau khi đã trừ đi các khoản giảm giá , chiết khấu , hàng bán bị trả lại . - Tại thời điểm nhập kho : + Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu mua nhập kho là trị giá mua thực tế cộng với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua nguyên vật liệu như chi phí vận chuyển , chi phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu ( nếu có ) . + Trị giá vốn của nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến và nhập kho là giá thực tế của nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các khoản chi chí vận chuyển , bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi chế biến về doanh nghiệp cộng với số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến . - trang 4 - + Nếu đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng nguyên vật liệu và nhập kho thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu là giá do hội đồng liên doanh đánh giá . + Đối với phế liệu thu hồi nhập kho thì trị giá thực tế được xác định theo giá ước tính . - Tại thời điểm xuất kho : + Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tại thời điểm nhập kho . 1.3.2 Các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu : 1.3.2.1 Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập . *Nhập do mua ngoài : Trị giá vốn Các khoản giảm Giá mua ghi Các chi phí thực tế Thuế nhập + giá thu mua được = trên hoá đơn + thu mua nguyên vật khẩu (nếu có ) hưởng ,chiết khấu người bán thực tế liệu nhập kho thương mại +Trường hợp nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ ,giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế giá trị gia tăng . +Trưòng hợp ngưyên vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoặc sử dụng cho mục đích phúc lợi ,các dự án …..thì giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (là tổng giá thanh toán ). *Nhập kho do tự sản xuất : Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhạp kho là giá thành sản xuất của nguyên vật liệu tự gia công chế biến *Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến : Trị giá vốn Trị giá vốn thực tế Số tiền phải trả thực tế của của nguyên vật liệu = + cho người nhận + nguyên vật liệu thuê ngoài gia công gia công chế biến nhập kho chế biến *Nhập kho do nhận vốn góp liên doanh : Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận Giá do hội đồng liên Các chi phí phát sinh khi + doanh thoả thuận tiếp nhận nguyên vật liệu *Nhập nguyên vật liệu do được cấp : Trị giá vốn thực tế Giá ghi trên biên = + nguyên vật liệu nhập kho bản giao nhận *Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng ,tài trợ : - trang 5 - Các chi phí phát sinh khi nhận nguyên vật liệu Trị giá vốn thực tế của = Giá trị hợp lý + Các chi phí khác phát sinh nguyên vật liệu nhập kho 1.3.2.2 Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho : Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau ,ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau .Do đó khi xuất kho nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động ,yêu cầu ,trình độ quản lý và điều kiện tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp tính giá sau: *Phương pháp tính theo giá đích danh : Theo phương pháp này khi xuất kho nguyên vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn gía thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho . -Ưu điểm : +Nhập kho theo giá nào ,xuất kho theo giá đó +Đảm bảo nguyên tắc phù hợp chi phí ,doanh thu +Theo dõi chính xác giá lúc nhập và xuất của từng lô hàng ,hạch toán kế toán chính xác kịp thời - Nhược điểm : Khó theo dõi nếu có nhiều mặt hàng nhiều chủng loại nguyênvật liệu ,công việc bảo quản vật tư phức tạp. -Điều kiện áp dụng :Phưong pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít và nhận diện được lô hàng . *Phương pháp bình quân gia quyền : Theo phương pháp này trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền ,theo công thức . Trị giá vốn thực tế nguyên Số lượng nguyên vật liệu = vật liệu xuất kho xuất kho Đơn giá bình quân có hai cách tính : Cách 1:Bình quân gia quyền cố định : Đơn giá bình quân gia quyền cố định của nguyên vật liệu xuất kho Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + x Đơn giá bình quân gia quyền Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập trong kỳ = Số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ -Ưu điểm :Dễ làm ,đơn giản ,dễ tính toán . - trang 6 - + Số lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ -Hạn chế :Việc ghi chép kế toán không kịp thời ,công việc thường dồn vào cuối kỳ làm chậm chễ công tác kế toán và gây khó khăn lập báo cáo tài chính ,và có xu hướng che đậy sự biến động của nguyên vật liệu. -Điều kiện áp dụng :Thích hợp với doanh nghiệp xuất ,nhập nguyên vật liệu nhiều và tính cho từng doanh điểm nguyên vật liệu hoặc giống nhau về chất . Cách 2:Bình quân gia quyền liên hoàn : Đơn giá bình quân gia quyền liên hoàn của nguyên vật liệu i xuất kho = Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu i tại thời điểm xuất kho Số lượng nguyên vật liệu i tại thời điểm xuất kho ` -Ưu điểm : Giá cả nguyên vật liệu sát với sự vận động che đậy về giá ,giảm bớt sự che đậy biến động về giá . -Hạn chế :Khối lượng tính toán nhiều phức tạp trong điều kiện kế toán thủ công . -Điều kiện áp dụng :Thuận lợi áp dụng trong kế toán máy . *Phương pháp nhập trước –xuất trước (FIFO): Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập .Trị giá của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng . -Ưu điểm :Thích hợp khi hạch toán nguyên vật liệu xuất kho theo từng lần nhập ,đảm bảo thu hồi vốn nhanh ,giá trị hàng tồn kho nhỏ . -Nhược điểm :Chi phí mang tính chất quá khứ ,doanh thu mang tính chất hiện tại và khó áp dụng trong cơ giới hoá hoặc tin học hoá công tác kế toán . -Điều kiện áp dụng :áp dụng thích hợp khi doanh nghiệp theo dõi được đơn giá cuẩ từng lần nhập ,số lượng các nghiệp vụ nhập ,xuất không quá nhiều . *Phương pháp nhập sau –xuất truớc (LIFO): Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước ,lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập .Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên . -Ưu điểm : Nguyên tắc phù hợp củâ kế toán được đảm bảo do trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo đơn giá của lần nhập gần với lần xuất đó nhất . -Hạn chế :Khối lượng tính toán khá phức tạp . -Điều kiện áp dụng :áp dụng đối với doanh nghiệp nhập xuất kho không thường xuyên ,chủng loại nguyên vật liệu có điều kiện theo dõi từng loại nguyên vật liệu . *Phưong pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ : - trang 7 - Phương pháp này tính trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ . Trị giá vốn thực tế Số lượng nguyên vật Đơn giá thực tế = x nguyên vật liệu xuất kho liệu xuất kho tồn đầu kỳ *Phương pháp tính theo giá hạch toán . Về mặt truyền thống nếu kkhông ảnh hưởng tính trọng yếu kế toán doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp hệ số giá để tính trị giá vốn thực tế củâ nguyên vật liệu xuất kho Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài .Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị nguyên vật liệu nhập kho ,xuất kho .Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo hệ số giá . Giá hạch toán chỉ có tác động trong nội bộ doanh nghiệp và chỉ ghi chép sổ kế toán chi tiết . Phải xác định được hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu. Hệ số giá (H) = Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán nguên vật liệu tồn đầu kỳ + + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ Trị giá hạch toán nguyên vật liệu nhập trông kỳ Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính theo công thức : Trị giá vốn thực tế = Trị giá hạch toán x Hệ số giá nguyên vật liệu xuất kho nguyên vật liệu xuất kho 1.4 Yêu cầu trong công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu : Nguyên vật liệu là một yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm , có tính chất quyết định đối với việc xác định giá thành cao hay thấp . Vậy để giảm giá thành một trong những biện pháp cơ bản là giảm chi phí nguyên vật liệu trong khâu thu mua , bảo quản , sử dụng và dự trữ . - ở khâu thu mua : đòi hỏi phải quản lý sao cho đúng về chất lượng , đủ về số lượng , chủng loại , gía cả hợp lý và cung cấp kịp thời đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục . - ở khâu bảo quản : đòi hỏi phải tuân theo đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu , tổ chức kho tàng bến bãi và đảm bảo an toàn không hao hụt là yêu cầu quản lý ở khâu này . - trang 8 - - ở khâu sử dụng : đòi hỏi sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức để hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm . Do vậy trong khâu này cần tổ chức ghi chép tốt tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu . - ở khâu dự trữ : đòi hỏi phải xác định mức dự trữ tối đa , tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục , tránh tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều . Vậy : Đối với công tác quản lý sử dụng trong doanh nghiệp , phải luân ở thế chủ động trong tất cả các khâu , quản lý chặt chẽ từng khâu trên những quy định về kiểm soát nội bộ ở đơn vị , từ đó có thể đảm bảo thực hiện được yếu cầu quản lý . 1.5 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu : Kế toán nguyên vật liệu là công cụ thu nhận , xử lý , cung cấp thông tin và hỗ trợ đắc lực cho quản trị doanh nghiệp . Để kế toán nguyên vật liệu thực sự trở thành công cụ đắc lực , kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau : - Tổ chức đánh giá , phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc , quản lý thống nhất của nhà nước , yêu cầu quản trị của doanh nghiệp . - Tổ chức chứng từ kế toán , tài khỏan kế toán , sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp đăng ký áp dụng .Từ đó phản ánh tình hình nhập – xuất - tồn kho nguyên vật liệu , cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm . - áp dụng phương pháp hạch toán nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp . Kiểm tra các phân xưởng các kho và các phòng ban , thực hiện chứng từ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu , mở sổ sách cần thiết và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu . - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản , dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu , kiểm kê , đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ quy định, lập báo cáo về nguyên vật liệu phục vụ công tác quản lý . - Phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoặch thu mua, tình hình thanh toán với người bán , tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất để đưa ra các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý . Qua nghiên cứu cho thấy nguyên vật liệu có vị trí quan trọng và vai trò to lớn đối với quá trình sản xuất kinh doanh , do vậy kế toán nguyên vật liệu thực hiện công tác kiểm tra giám sát tình hình hiện có , sự biến động của nguyên vật liệu để cung cấp thông tin cho quản trị doanh nghiệp ra các quyết định quản lý nói chung và quản trị nguyên vật liệu nói riêng . Do vậy cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp . 1.6 Nội dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu : Thực hiện tốt yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán đặt ra thì đòi hỏi quá trình hạch toán nguyên vật liệu phải gồm những nội dung sau : - Phân loại và lập thang điểm nguyên vật liệu . - Xây dựng các nội quy , quy chế bảo quản sử dụng nguyên vật liệu . - trang 9 - Doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản nguyên vật liệu , phải trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản , nguyên vật liệu trong kho phải được sắp xếp gọn gàng đúng kỹ thuật và thuận tiện cho việc nhập xuất nguyên vật liệu . Về nhân sự cần có nhân viên bảo vệ , thủ kho hạch toán hợp lý , khoa học . - Tổ chưc vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán tổng hợp một cách hợp lý . - Tổ chức công tác kiểm tra , kiểm kê đối chiếu nguyên vật liệu . - Tổ chức phân tích về tình hình nguyên vật liệu và những thông tin kinh tế . 2 .Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1 Yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập , xuất kho , nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại , nhóm , thứ nguyên vật liệu về số lượng và giá trị . Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ , mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp để góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu . 2.2 Chứng từ kế toán sử dụng : Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141/ QĐ / CĐKT ngày 01 /11 /1995 và theo quyết định 885 / 1998 / QĐ / BTC ngày 16/07/1998 của Bộ trưởng bộ tài chính . Các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu bao gồm : - Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT ) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 – VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư , sản phẩm , hàng hoá ( mẫu 08 – VT ) - Hoá đơn ( GTGT ) – MS 01 GTKT – 2LN. - Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT – 2LN . - Hoá đơn cước vận chuyển ( mẫu 03 – BH ) . Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời , đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu , nội dung , phương pháp lập , người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh . Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước , các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn . - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 – VT ) . - Biên bản kiểm nghiệm ( mẫu 05 – VT ) . - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 – VT ) . 2.3 Các phương pháp hạch toán chi tiết : 2.3.1 Phương pháp ghi thẻ song song : * Nội dung : - ở kho : Thủ kho dùng “ Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập , xuất tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng . Khi nhận chứng từ nhập , xuất nguyên vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến - trang 10 - hành ghi chép số thực nhập , thực xuất vào chứng từ và thẻ kho , cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho . Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập – xuất đã phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán . - ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất kho cho từng loại nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị .Kế toán khi nhận được chứng từ nhập , xuất của thủ kho gửi lên kế toán kiểm tra lại chứng từ , hoàn chỉnh chứng từ . Căn cứ vào các chứng từ nhập , xuất kho để ghi vào sổ (Thẻ ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu mỗi chứng từ ghi một dòng . Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập – xuất – tồn sau đó đối chiếu : + Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho . + Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp . + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế . * Ưu điểm : Ghi chép đơn giản ,dễ kiểm tra , đối chiếu . * Nhược điểm : Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng , khối lượng ghi chép còn nhiều . * Điều kiện áp dụng : Thích hợp áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu , việc nhập – xuất diễn ra không thường xuyên . Đặc biệt trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên . Do đó xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng rộng rãi . Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê nhập –xuất –Tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú : - trang 11 - : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng 2.3.2.Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển . *Nội dung . - ở kho :Thủ kho sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song . - ở phòng kế toán :Kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng , mỗi thứ nguyên vật liệu được ghi một dòng trên sổ . Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập –xuất kho , kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ . Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ nguyên vật liệu , chứng từ nhập riêng , chứng từ xuất riêng , hợc kế toán có thể lập “bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”. Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào “sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tiền cuối tháng . Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song nhưng tiến hành vào cuối tháng . *Ưu điểm :Khối lượng ghi chép được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng . * Nhược điểm :Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng ,việc kiểm tra đối chiếu giưã kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán . *Điều kiện áp dụng :Thích hợp áp dụng với doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít , không có điều kiện ghi chép , theo dõi tình hình nhập , xuất hàng ngày , phương pháp này ít được áp dụng trong thực tế . *Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập Bảng kê nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển - trang Sổ 12 kế -toán tổng hợp Bảng kê xuất Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng 2.3.3 Phương pháp ghi sổ số dư. *Nội dung . - ở kho :Thủ kho vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép như hai phướng pháp trên . Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “sổ số dư” số tiền kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu . -“Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho , được mở cho cả năm .Trên “sổ số dư” nguyên vật liệu được sắp xếp thứ , nhóm ,loại . Sau mỗi nhóm , loại ,có dòng cộng nhóm , cộng loại . Cuối mỗi tháng “sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép . - ở phòng kế toán : Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “Thẻ kho” và trực tiếp nhận chứng từ nhập , xuất kho . Sau đó kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ . Tại phòng kế toán nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ , hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán ) theo từng nhóm , loại nguyên vật liệu để ghi chép vào cột “số tiền” trên “Phiếu giao nhận chứng từ” , số liệu này được ghi chép vào “Bảng kê luỹkế nhập”và “Bảng kê luỹ kế xuất” nguyên vật liệu . Cuối tháng , căn cứ vào “Bảng kê luỹ kế nhập” và “Bảng kê luỹ kế xuất” để tổng cộng số tiền theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào “Bảng kê nhập –xuất –tồn” . Đồng thời sua khi nhận được “sổ số dư”do thủ kho chuyển lên , kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm nguyên vật liệu tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền . Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “sổ số dư”với cột trên “Bảng kê nhập –xuất-tồn” .Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập –xuất –tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp . *Ưu điểm : + Giảm được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chép theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo nhóm nguyên vật liệu . +Phưong pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán .Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho . +Công việc được dàn đều trong tháng *Nhược điểm : - trang 13 - +Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ nguyên vật liệu nên để có thông tin về tình hình nhập , xuất , tồn của nguyên vật liệu nào thì căn cứ vào số liệu trên thẻ kho . +Việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp . *Điều kiện áp dụng : +Doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu việc nhập –xuất diễn ra thường xuyên . +Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu , trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng . *Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau : - trang 14 - Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập Bảng kê N-X -T Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kế xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu hàng ngày 2.3.4 Sổ kế toán nguyên vật liệu . Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ kế toán sau : - Thẻ kho - Sổ chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Trong đó thẻ kho do phòng kế toán lập không phân biệt kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp nào . Riêng đối với các loại sổ kế toán chi tiết vật liệu , sổ đối chiếu luân chuyển , sổ số dư chỉ được áp dụng tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở đơn vị . Ngoài ra doanh nghiệp có thể mở thêm các bảng kê nhập , bảng kê xuất , bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản , nhanh chóng , kịp thời . 3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập , xuất kho thường xuyên , tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp mà - trang 15 - có phương thức kiểm kê khác nhau . Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất nhưng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ . Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên trong hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp là : Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ . 3.1 Phương pháp kê khai thường xuyên . 3.1.1 Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên . Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục , các nghiệp vụ nhập kho , xuất kho và tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoảnkế toán hàng tồn kho . - Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho . - Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho được xác định ngay trên tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán . - Định kỳ tiến hành kiểm kê và căn cứ vào biên bản kiểm nếu có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán thì phải tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh số liệu cho phù hợp . - Phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu có giá trị thấp , thường xuyên xuất dùng sử dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức . 3.1.2 Tài khoản sử dụng . * Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu , kế toán sử dụng TK152 – Nguyên vật liệu . Kết cấu của TK này như sau : TK152 D xxx + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ . + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại + Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ + Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua . + Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại . + Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê . SDCK : Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. - trang 16 - TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các tài khoản cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp , bao gồm : TK1521: Nguyên vật liệu chính. TK1522: Vật liệu phụ. TK1523: Nhiên liệu. TK1524: Phụ tùng thay thế. TK1525: Thiết bị xây dựng cơ bản . TK1528: Vật liệu khác . Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết tài khoản cấp 3, cấp ….tới từng nhóm , thứ nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp . *TK151- Hàng mua đang đi đường : Phản ánh trị giá vốn thực tế cuẩ nguyên vật liệu đã mua về nhưng chưa nhập kho . Kết cấu của tài khoản này như sau : TK151 D xxx Trị giá vật tư , hàng hoá đang đi đường . Trị giá vật tư , hàng hoá đang đi đường tháng trước , tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay . SDCK : Phản ánh trị giá vật tư , hàng hoá đang đi đường cuối kỳ . TK331 : Phải trả người bán : phản ánh tình hình thanh toán với người bán hoặc người nhận tiền về các khoản vật tư , hàng hoá , lao vụ , dịch vụ . Kết cấu TK331 TK331 D xxx + Các khoản phải trả người bán + Số tiền phải trả cho người bán đầu kỳ + Số tiền ứng trước cho người + Các khoản phải trả cho người bán bán phát sinh trong kỳ SDCK :Số tiền trả trước cho người bán SDCK :Số tiền cần phải trả người bán - trang 17 - TK 331 được mở theo dõi chi tiết cho từng khách hàng Ngoài TK trên kế toán tổng hợp NVL còn sử dụng một số TK sau : - TK 111 : Tiền mặt - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng - TK 141 : Tạm ứng - TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 627 : Chi phí sản xuất chung - TK 641 : Chi phí bán hàng - TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 133 : Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 3.1.3 Phương pháp hạch toán . Nguyên vật liệu được nhập kho từ rất nhiều nguồn khác nhau : - Do mua ngoài - Do tự chế, thuê ngoài ra công chế biến - Do nhận góp vốn liên doanh - Do được quyên tặng … Trong mọi trường hợp , doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho , lập các chứng từ theo đúng quy định . Căn cứ vào chứng từ nhập , hoá đơn giá trị gia tăng ( Hoá đơn bán hàng ) và các chứng từ liên quan khác . Kế toán phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào các tài khoản , sổ chi tiết tổng hợp có liên quan . Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu kiểm tra đối chiếu với số liệu của sổ kế toán chi tiết . * Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp bao gồm : - Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu - Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu * Sổ kế toán tổng hợp tăng , giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyênn ( Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ ) - trang 18 - TK152 TK111,112,141 TK621 Xuất NVL để trực tiếp Nhập kho do mua ngoài TK133 chế biến sản phẩm Thuế GTGT được khấu trừ TK333 TK627,641,642 Xuất dùng tính ngày vào Thuế nhập khẩu CPSX, cho bán hàng,…. TK151 Nhập kho hàng đang đi đưòng kỳ trước TK128.222 Xuất NVL góp vốn liên doanh TK411 Nhận góp vốn liên doanh , cổ phần TK154 TK711 Nhận do được biếu tặng Xuất thuê ngoài ra công chế biến TK154 Nhận do tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK632 Xuất NVL gửi bán hoặc Xuất giao bán trực tiếp TK3381,632 TK1338,1368 Thừa phát hiện kiểm kê tại kho ( trong hoặc ngoài định mức ) Xuất NVL cho vay tạm thời TK128,222 TK1381,632 Nhận lại vốn góp liên doanh TK621,627,642 Nhập kho nguyên vật liệu đã xuất ra , sử dụng không hết đem lại nhập kho TK412 Đánh giá tăng - trang 19 - NVL thiếu phát hiện qua kiểm kê tại kho ( trong hoặc ngoài định mức ) TK412 Đánh giá giảm * Sơ đồ kế toán tăng , giảm NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên ( Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ). TK111,112,141… TK152 Nhập kho do mua ngoài TK621 Xuất chuyển giá trị NVL đang đi đường TK151 Nhập kho hàng đang đi đường kỳ trước TK411 TK627,641,642 Xuất dùng tính ngày vào CPSX, cho bán hàng,…. Nhận góp vốn liên doanh , cổ phần TK128.222 Xuất NVL góp vốn liên doanh TK711 Nhận do được biếu tặng TK154 TK154 Xuất thuê ngoài ra công chế biến Nhận do tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK632 TK3381,632 Thừa phát hiện kiểmkê tại kho ( trong hoặc ngoài định mức ) Xuất NVL gửi bán hoặc Xuất giao bán trực tiếp TK1338,1368 TK128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất NVL cho vay tạm thời TK621,627,642 TK1381,632 Nhập kho nguyên vật liệu đã xuất ra , sử dụng không hết đem lại nhập kho TK412 Đánh giá tăng NVL thiếu phát hiện qua kiểm kê tại kho ( trong hoặc ngoài định mức ) TK412 Đánh giá giảm - trang 20 -