Tài liệu đánh giá thực trạng dịch vụ outsourcing (cho thuê ngoài nhân lực) của công ty cổ phần le & associates

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung luận văn tốt nghiệp này là đề tài nghiên cứu thực sự của cá nhân tôi, được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, khảo sát tình hình thực tiễn, dưới sự hướng dẫn của Ths. Nguyễn Thị Thu Thảo. Các số liệu trích dẫn trong luận văn tốt nghiệp là trung thực, không sao chép dưới bất cứ hình thức nào. Một lần nữa tôi xin khẳng định về sự trung thực của lời cam đoan trên. TP.HCM, ngày 20 tháng 08 năm 2012 Sinh viên thực hiện Phạm Thị Thảo LỜI CẢM ƠN Bài luận tốt nghiệp này hoàn thành là kết quả của sự giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất của các quý thầy cô, các anh chị và các bạn. Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến: Cô, Ths. Nguyễn Thị Thu Thảo, người trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và tạo mọi điều kiện giúp em hoàn thành bài luận tốt nghiệp này một cách tốt nhất. Chị Nguyễn Hoàng Gia Uyên, là một người thầy, một người chị đã hư ớng dẫn, chỉ bảo tận tình, giúp đỡ em vượt qua khó khăn trong quá trình tìm hiểu thực tế. Anh Lê Hữu Hòa, luôn quan tâm, giúp đỡ, theo dõi quá trình làm việc và cho em những lời khuyên rất hữu ích. Các anh chị: chị Tươi, anh Thụy, chị Sương, chị Thư, chị Tuyền và tập thể lớp 08DQN1 đã luôn hỗ trợ em rất nhiều suốt quá trình làm việc cũng như học tập. Ban lãnh đ ạo công ty cổ phần Le & Associates đã tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành đề tài. Ban giám hiệu Trường Đại học Kỹ Thuật Công Nghệ TP. HCM, ban chủ nhiệm Khoa Quản Trị Kinh Doanh, cùng tất cả quý thầy cô đã truyền đạt kiến thức cho em trong suốt quá trình học tập tại trường. Cảm ơn ba mẹ cùng em trai đã động viên, khuyên bảo và cổ vũ tinh thần để con hoàn thành tốt bốn năm đại học. Em xin chân thành cảm ơn! Tp Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 08 năm 2012 Phạm Thị Thảo Khóa luận tốt nghiệp MỤC LỤC Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt........................................................................ iii Danh sách các bảng sử dụng ...................................................................................iv Danh sách các biểu đồ, đồ thị, sơ đồ, hình ảnh....................................................... v Lời mở đầu ................................................................................................................. 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN .............................................................................. 3 1.1. Khái niệm chung .................................................................................................. 3 1.1.1 Nguồn nhân lực là gì? .................................................................................. 3 1.1.2 Outsourcing là gì? ........................................................................................ 4 1.2. Tại sao các doanh nghiệp cần dịch vụ Outsourcing ............................................. 5 1.2.1 Lợi ích của Outtsourcing .............................................................................. 5 1.2.2 Những khó khăn của Outsourcing ................................................................ 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG DỊCH VỤ OUTSOURCING CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LE & ASSOCIATES ............................................................................ 8 2.1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần Le & Associates ........................................ 8 2.1.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức ............................................................................... 10 2.1.2 Đặc điểm kinh doanh.................................................................................. 12 2.1.2.1 Tư vấn nguồn nhân lực ...................................................................... 12 2.1.2.2 Tư vấn tuyển dụng.............................................................................. 12 2.1.2.3 Thuê ngoài nhân lực .......................................................................... 13 2.1.2.4 Đào tạo doanh nghiệp........................................................................ 13 2.1.2.5 Tư vấn chiến lược doanh nghiệp ....................................................... 14 2.1.3. Đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây .......................................................................................................................14 2.1.3.1 Sự tăng trưởng doanh thu của công ty giai đoạn 2009-2011 ............ 14 2.1.3.2 Kết quả chi phí của công ty giai đoạn 2009-2011 ............................. 16 2.1.2.3 Kết quả lợi nhuận của công ty giai đoạn 2009-2011 ........................ 17 2.2. Thực trạng dịch vụ Outsourcing của công ty cổ phần Le & Associates ............ 19 2.2.1 Công tác quản lý dịch vụ Outsourcing ....................................................... 19 2.2.1.1 Qui trình Outsourcing........................................................................ 19 i Khóa luận tốt nghiệp 2.2.1.2 Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự HRM ....................................... 21 2.2.2 Các dịch vụ Outsourcing ............................................................................ 24 2.2.2.1 Quản lý lương và phúc lợi (Payroll).................................................. 24 2.2.2.2 Cung ứng và quản lý nhân sự (Staff contracting).............................. 26 2.2.2.3 Thầu phụ nhân lực (Staff outsourcing) .............................................. 27 2.2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh bộ phận PS ................................................ 28 2.2.4 Đánh giá công tác Outsourcing của công ty cổ phần Le & Associates ..... 34 2.2.4.1 Ưu điểm .............................................................................................. 34 2.2.4.2 Nhược điểm ........................................................................................ 35 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN DỊCH VỤ OUTSOURCING CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LE & ASSOCIATES .............. 38 3.1. Phương hướng và mục tiêu phát triển của công ty............................................. 38 3.1.1 Phương hướng phát triển của công ty ........................................................ 38 3.1.2 Mục tiêu phát triển của công ty .................................................................. 38 3.2. Căn cứ đề ra giải pháp........................................................................................ 39 3.2.1 Thị trường lao động dồi dào ....................................................................... 39 3.2.2 Sự cạnh tranh của các công ty dịch vụ nhân sự ......................................... 40 3.2.3 Những điểm yếu của công ty....................................................................... 40 3.2.4 Sự phối hợp của đội ngũ bộ phận Marketing ............................................. 41 3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện dịch vụ Outsourcing của công ty cổ phần Le & Associates ....................................................................................................... 41 3.3.1 Giải pháp mở rộng kênh tuyển dụng .......................................................... 41 3.3.2 Giải pháp đánh giá năng lực thực hiện công việc và thù lao người lao động ........................................................................................................................... 43 3.3.3 Giải pháp quản lý hồ sơ khoa học và chặt chẽ .......................................... 45 3.3.4 Giải pháp tăng sự phối hợp giữa các bộ phận ........................................... 47 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ ......................................................................... 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 50 ii Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Diễn giải Admin Phòng Tổ chức hành chính BHYT Bảo hiểm y tế BHXH Bảo hiểm xã hội BHTN Bảo hiểm thất nghiệp BOD Ban Giám Đốc BP Bộ phận Consultant Phòng Dịch vụ Tư Vấn C&B Bảo hiểm và phúc lợi CNTT Công nghệ thông tin CV Hồ sơ ứng viên ESS Phòng Dịch vụ Tìm Kiếm và Tuyển chọn Quản Trị Viên F&A Phòng Kế toán HĐLĐ Hợp đồng lao động HĐQT Hội đồng quản trị HR Phòng nhân sự nội bộ IT Phòng hỗ trợ Kỹ Thuật L&A Công ty cổ phần Le & Associates Marketing Phòng Marketing NV Nhânviên PRIDE Niềm tự hào PS Phòng Dịch vụ Thuê ngoài nhân lực (Personel Services) R&D Phòng Nghiên Cứu và Phát Triển Sản Phẩm-Dịch Vụ TNCN Thu nhập cá nhân Training Phòng Dịch vụ Đào Tạo iii Khóa luận tốt nghiệp DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Trang Tên bảng Bảng 2.1. Bảng số liệu doanh thu của công ty trong 3 năm (2009-2011) ................ 14 Bảng 2.2. Bảng số liệu chi phí của công ty trong 3 năm (2009-2011) ..................... 16 Bảng 2.3. Bảng số liệu lợi nhuận của công ty trong 3 năm (2009-2011) ................. 17 Bảng 2.4. Bảng thống kê số lượng nhân viên làm việc trong 3 năm (2009-2011) ... 29 Bảng 2.5. Bảng số liệu doanh thu, chi phí của bộ phận PS trong 3 năm gần đây (2009-2011) .............................................................................................. 31 Bảng 2.6. Bảng doanh thu và chi phí các bộ phận năm 2011 ................................... 33 Bảng 3.1. Bảng chỉ tiêu phấn đấu lợi nhuận của các bộ phận năm 2012.................. 38 iv Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Trang Tên sơ đồ, biểu đồ, hình ảnh Sơ đồ 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Le & Associates ........................... 8 Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần Le & Associates ..................................... 10 Biểu đồ 2.1. Sự tăng trưởng doanh thu của công ty trong 3 năm (2009-2011) ........ 14 Biểu đồ 2.2. Tình hình chi tiêu của công ty trong 3 năm (2009-2011)..................... 16 Biểu đồ 2.3. Kết quả lợi nhuận của công ty trong 3 năm (2009-2011)..................... 18 Sơ đồ 2.3. Sơ đồ qui trình dịch vụ Outsourcing công ty Le & Associates ............... 20 Sơ đồ 2.4. Sơ đồ tổng quan phần mềm quản lý nhân sự ........................................... 21 Hình 2.1. Một số hình ảnh về phần mềm Eviet......................................................... 23 Biểu đồ 2.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh bộ phận PS trong 3 năm (2009-2011) ...............................................................................................................31 Biểu đồ 2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của các bộ phận năm 2011 .................. 34 v Khóa luận tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do hình thành đề tài Trong thời kỳ kinh tế khó khăn, hầu hết các doanh nghiệp đều đứng trước bài toán vô cùng nan giải là sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực. Những doanh nghiệp sống sót và thịnh vượng trên thị trường chính là những doanh nghiệp biết kinh doanh bằng phương pháp hiệu quả hơn đối thủ cạnh tranh, giảm chi phí kinh doanh trong khi vẫn đảm bảo chất lượng của hàng hóa hay dịch vụ. Từ những yêu cầu trên của doanh nghiệp và theo xu hướng phát triển chung của Thế giới, loại hình sử dụng thuê ngoài nhân lực (Outsourcing) và các công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài nhân lực ra đời. Công ty giải pháp nhân lực Le & Associates (L&A) là công ty chuyên gia về tư vấn nhân sự. L&A sẽ giúp doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ quản lý nhân sự như: tuyển dụng, ký kết và quản lý hợp đồng lao động (HĐLĐ), theo dõi s ố liệu chấm công, tính lương, trả lương, giải quyết các chế độ thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, các chế độ lao động,… của người lao động. L&A giúp cho các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng sản xuất nhưng không muốn mở rộng qui mô nhân sự hoặc họ không muốn đối mặt với công việc quản lý nhân sự với các thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp. Nhận thấy nhu cầu thị trường đang hướng tới các công ty dịch vụ thuê ngoài, tôi đã quyết định chọn đề tài báo cáo tốt nghiệp là: “Đánh giá thực trạng dịch vụ Outsourcing (cho thuê ngoài nhân lực) của công ty cổ phần Le & Associates”, nhằm cung cấp những hiểu biết sâu sắc hơn về dịch vụ này cũng như giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả khi thuê các công ty bên ngoài đảm nhiệm một phần hoặc toàn bộ chức năng phòng nhân sự của doanh nghiệp mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu: phận tích thực trạng động kinh doanh dịch vụ Outsourcing.của công ty L&A qua chất lượng dịch vụ cung ứng, số lượng khách hàng ký kết nhằm tìm ra những tồn tại, hạn chế của dịch vụ này của công ty từ đó đưa ra những biện pháp nhằm hoàn thiện hơn dịch vụ. Nhiệm vụ nghiên cứu: 1 Khóa luận tốt nghiệp Thứ nhất, phân tích đặc điểm kinh doanh của công ty L&A. Thứ hai, phân tích thực trạng sử dụng dịch vụ Outsourcing của công ty L&A. Thứ ba, đề xuất một số giải pháp nhằm thúc đẩy dịch vụ Outsourcing của công ty L&A. 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: tình hình sử dụng dịch vụ Outsourcing của công ty L&A. Phạm vi nghiên cứu: Về không gian: dịch vụ Outsourcing. Về thời gian: từ năm 2009 đến năm 2011. 4. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu lý thuyết dựa vào những tài liệu thu thập được từ internet, sách tham khảo, đặc biệt dựa vào vấn đề thuê làm bên ngoài được miêu tả trong tác phẩm “ Thế giới phẳng” của Thomas L.Friedman. Nghiên cứu thực trạng dịch vụ Outsourcing của công ty cổ phần Le & Associates. 5. Kết cấu đề tài Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận. Chương 2: Thực trạng dịch vụ Outsourcing của công ty cổ phần Le & Associates. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả dịch vụ Outsourcing công ty cổ phần Le & Associates. 2 Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Khái niệm chung 1.1.1 Nguồn nhân lực là gì? Nguồn nhân lực được hiểu là toàn bộ trình đ ộ chuyên môn mà con người tích luỹ được, có khả năng đem lại thu nhập trong tương lai (Beng, Fischer & Dornhusch, 1995). Theo định nghĩa c ủa Liên Hiệp Quốc, nguồn nhân lực là trình đ ộ lành nghề, là kiến thức và năng lực của toàn bộ cuộc sống con người hiện có thực tế hoặc tiềm năng để phát triển kinh tế - xã hội trong một cộng đồng. Nguồn nhân lực, theo GS. Phạm Minh Hạc (2001), là tổng thể các tiềm năng lao động của một nước hay một địa phương sẵn sàng tham gia một công việc lao động nào đó. Nguồn nhân lực theo nghĩa h ẹp và để có thể lượng hoá được trong công tác kế hoạch hoá ở nước ta được qui định là một bộ phận của dân số, bao gồm những người trong độ tuổi lao động có khả năng lao động theo qui định của Bộ luật lao động Việt Nam (nam đủ 15 đến hết 60 tuổi, nữ đủ 15 đến hết 55 tuổi). Trên cơ sở đó, một số nhà khoa học Việt Nam đã xác đ ịnh nguồn nhân lực hay nguồn lực con người bao gồm lực lượng lao động và lao động dự trữ. Trong đó lực lượng lao động được xác định là người lao động đang làm việc và người trong độ tuổi lao động có nhu cầu nhưng không có việc làm (người thất nghiệp). Lao động dự trữ bao gồm học sinh trong độ tuổi lao động, người trong độ tuổi lao động nhưng không có nhu cầu lao động. Khi nói đến nguồn nhân lực, người ta bàn đến trình đ ộ, cơ cấu, sự đáp ứng với yêu cầu của thị trường lao động. Chất lượng nguồn nhân lực phản ánh trong trình độ kiến thức, kỹ năng và thái độ của người lao động. Tóm lại, nguồn nhân lực là một bộ phận của dân số, gồm những người trong độ tuổi lao động có khả năng lao động sẵn sàng tham gia vào một công việc nào đó đem lại thu nhập cho tương lai. 3 Khóa luận tốt nghiệp 1.1.2 Outsourcing là gì? Trong tiếng việt, có nhiều cách nói khác nhau về Business Process Outsourcing (BPO): “Thuê ngoài qui trình kinh doanh” hoặc “Dịch vụ nghiệp vụ doanh nghiệp” hoặc “Dịch vụ thuê ngoài”, hoặc “Gia công quy trình kinh doanh”. “Outsourcing là một thuật ngữ trong lĩnh v ực kinh tế. Đó là việc một thể nhân hay pháp nhân chuyển giao việc thực hiện toàn bộ một chức năng sản xuất-kinh doanh nào đó, bao gồm cả tài sản vật chất và nhân lực cho một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài chuyên môn hóa trong lĩnh v ực đó, gọi là nhà thầu phụ. Dịch vụ có thể được cung cấp bên trong hay bên ngoài công ty khách hàng; có thể thuộc nước sở tại hoặc ở nước ngoài.”[1] Các chuyển giao như vậy nhằm mục đích hạ giá thành và nâng cao tính cạnh tranh. Điều đó khác với việc mua bán sản phẩm từ nhà cung cấp ở chỗ giữa hai bên có sự trao đổi thông tin để quản lý việc sản xuất-kinh doanh đó, tức là có sự hợp tác trong sản xuất. Ví dụ: một doanh nghiệp thuê công ty Outsourcing làm những chức năng mà trước đây doanh nghiệp vẫn đảm nhận như dịch vụ dọn dẹp văn phòng, bảo vệ 24/24, vận chuyển văn phòng trọn gói, kế toán, báo cáo thuế, lắp đặt/quản trị mạng hoặc bảo trì máy tính/thiết bị văn phòng,… Chúng ta cần phân biệt giữa Outsourcing (thuê làm bên ngoài hay ta gọi là dịch vụ thuê ngoài) với Offshoring (chuyển sản xuất ra nước ngoài) và Insourcing (thuê làm bên trong). Offshoring nghĩa là di chuy ển các chức năng và qui trình s ản xuất của doanh nghiệp ra nước ngoài. Ví dụ: các công ty phần mềm lớn ở Mỹ ồ ạt đổ bộ vào các quốc gia mới phát triển ở châu Á như Ấn Độ, Trung Quốc hay để tận dụng lợi thế chi phí nhân công rẻ nhằm tạo ra ưu thế cạnh tranh, hay các tập đoàn lớn tại Mỹ xây dựng nhà máy, các trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm tại các quốc gia châu Á. Ngược lại với Outsourcing, Insourcing thường được định nghĩa như việc ủy quyền một phần hoạt động sản xuất cho một bộ phận chuyên biệt nằm ngay bên trong doanh nghiệp nhưng lại độc lập đối với bộ máy của doanh nghiệp đó. Insourcing được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh v ực sản xuất chuyên biệt nhằm giảm chi phí về thuế, lao động (ví dụ: lao động Mỹ thường rẻ hơn lao động Châu Âu), chi phí đi lại,… 4 Khóa luận tốt nghiệp 1.2. Tại sao các doanh nghiệp cần dịch vụ Outsourcing? Việc sử dụng dịch vụ nhân sự thuê ngoài là một giải pháp hay đối với các doanh nghiệp mà khả năng tài chính thường có hạn. Thứ nhất, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được chi phí và gánh nặng hành chính. “Thay vì doanh nghiệp đang thuê một chuyên viên C&B và mức lương phải trả cho chuyên viên này lên đến 1,000 USD mỗi tháng. Nhưng thật ra, doanh nghiệp phải chịu gánh nặng chi phí lên tới 1,720.5 USD vì ngoài khoản lương 1,000 USD trên doanh nghiệp phải trả thêm nhiều chi phí khác như: thưởng, trợ cấp, phụ cấp đi lại, bảo hiểm cũng như chi phí m ặt bằng, chi phí thiết bị văn phòng, chi phí đào t ạo... Trong khi đó, chỉ cần tốn một khoản chi phí cố định hàng tháng, các đối tác cung cấp dịch vụ tính lương ngoài sẽ thực hiện hết giúp doanh nghiệp.”[2] Thứ hai, doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian hơn tập trung cho các vấn đề cốt lõi, chiến lược, không phải tốn nhiều thời gian để thực hiện các vấn đề phức tạp luôn biến động như thuế, bảo hiểm,... Nhờ đó sẽ tập trung được nguồn lực cho các hoạt động quan trọng khác của công ty như kinh doanh, phát triển sản phẩm,… Thứ ba, doanh nghiệp cũng không phải vất vả với các vấn đề như: sự rò rỉ thông tin ra ngoài, tính bảo mật, làm việc với chính quyền có liên quan để giải quyết các thủ tục giấy tờ,… 1.2.1 Lợi ích của Outsourcing Để giải quyết các vấn đề về lợi ích và chi phí, có một giải pháp chung: Outsourcing một phần hoặc toàn bộ dịch vụ về công nghệ thông tin (CNTT). Điều này mang đến những điểm lợi về: Chuyên môn: nhà cung cấp Outsourcing là đơn vị chuyên nghiệp về CNTT nên có hệ thống đào tạo bài bản cho nhân viên, cũng như các phòng lab đ ể thử nghiệm giải pháp trước khi đưa ra cho khách hàng. Nhà cung cấp cũng có các h ệ thống giám sát về chất lượng công việc của nhân viên và đảm bảo qui trình dịch vụ. Do đó, các dịch vụ của nhà cung cấp có tính chuyên nghiệp cao. Hiệu suất: nhà cung cấp Outsourcing có thể điều phối nhân lực, do đó với những nhân lực quý hiếm nhà cung cấp sẽ sử dụng triệt để. Kết quả là nhà cung cấp có thể 5 Khóa luận tốt nghiệp tính mức phí thấp hơn là khách hàng tự làm. Hầu hết các công ty chuyển sang dùng Outsourcing đều ghi nhận mức chi phí hỗ trợ CNTT giảm từ 20-30%. Dự phòng: là thế mạnh rõ ràng của Outsourcing. Với lực lượng đông đảo, các nhà cung cấp không khó khăn gì để đảm bảo khách hàng được phục vụ liên tục. Nhà cung cấp thường có cơ chế để luôn luôn có một số nhân viên có thể thay thế lẫn nhau cho một khách hàng. Nhiều nhà cung cấp Outsourcing cẩn thận cất giữ một bản sao các tham số hoặc cơ sở dữ liệu hệ thống của từng khách hàng, để nếu có rủi ro vật lý (cháy, thiên tai) thì vẫn có thể khôi phục lại hệ thống. Các rủi ro về gián đoạn hoạt động do thiếu dự phòng của doanh nghiệp do đó sẽ chuyển hết sang nhà cung cấp Outsourcing. Tâm lý: đối với nhà cung cấp Outsourcing, nhân viên CNTT là lực lượng lao động chính nên nhà cung cấp có thể cất nhắc nhân viên lên các vị trí cao, thậm chí là lãnh đ ạo công ty. Do đó các nhân viênũng cóc đ ộng lực mạnh hơn để trau dồi chuyên môn và gắn bó với nhà cung cấp. Tiết kiệm chi phí: chi phí cho dịch vụ Outsourcing thường thấp hơn so với chi phí xây dựng một cơ cấu làm việc trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ phải trả thêm khoản thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên, đó là chưa kể các khoản tiền đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Tiết kiệm chỗ ngồi làm việc: việc tạo dựng cơ cấu tổ chức nhân sự làm việc toàn phần trong doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ diện tích văn phòng, các trang thiết bị làm việc (bàn ghế, máy tính, máy fax, văn phòng ph ẩm, nước uống…) Đảm bảo công việc luôn được vận hành: nhân viên làm việc toàn thời gian của doanh nghiệp có quyền lợi nghỉ phép, nghỉ ốm, trong khi doanh nghiệp cần đảm bảo khối lượng công việc được liên thông. Bên nhận dịch vụ Outsourcing của doanh nghiệp đảm bảo công việc luôn luôn được vận hành. Tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng. Hình thức gia công bên ngoài giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian đồng thời đảm bảo chất lượng. 1.2.1 Những khó khăn của Outsourcing Việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài trên lý thuyết là đơn giản và mang lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên, trên thực tế có khá nhiều vấn đề cần phải xem xét khi quyết định có nên thuê ngoài hay không? 6 Khóa luận tốt nghiệp Bảo mật: là vấn đề nhiều nhà quản trị lo ngại nhất. Họ sợ các nhân viên Outsourcing sẽ tiết lộ thông tin của công ty ra ngoài, thậm chí cho các đối thủ. Trách nhiệm: nhà cung cấp thiếu trách nhiệm, chậm trễ và không cung cấp nhân viên với phẩm chất cần thiết sẽ làm gián đoạn công việc của doanh nghiệp. Chất lượng: đây thường là vấn đề của giai đoạn chuyển tiếp từ dịch vụ nội bộ sang Outsourcing. Trong thời gian đầu (có thể kéo dài cả năm) nhân viên Outsourcing chưa nắm rõ hệ thống của doanh nghiệp, gây chậm trễ trong giải quyết sự cố hoặc sai sót. Chi phí: thống kê chung cho thấy sử dụng Outsourcing tiết kiệm hơn so với tự làm, nhưng điều đó không có nghĩa là c ứ Outsourcing thì sẽ tiết kiệm chi phí. Hợp đồng Outsourcing không chặt chẽ có thể gây phát sinh chi phí lớn cho doanh nghiệp (chẳng hạn khi phát hiện những nội dung dịch vụ chưa có trong hợp đồng). 7 Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG DỊCH VỤ OUTSOURCING CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LE & ASSOCIATES 2.1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần Le & Associates Công ty cổ phần L&A chính thức được thành lập vào ngày 06/04/2001, là nhà cung cấp trọn gói các giải ,,,,,,,,,,,pháp về nguồn nhân lực phù hợp cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp do Bà Phạm Thị Mỹ Lệ - Chủ tịch HĐQT sáng lập. Tên chính thức của công ty: công ty giải pháp nhân lực Le & Associates (L&A) Địa chỉ: 19M Nguyễn Hữu Cảnh, Phường 19, Quận Bình Thạnh, TP.HCM. Điện thoại: (84.8) 5445 6626 – 5445 6628 Website: www.l-a.com.vn Email: [email protected] Fax: (84.4) 6285 0506 Quá trình hình thành và phát triển của L&A có thể được mô tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty Le & Associates Le &Associates (tức là Lệ và các cộng sự) mang một ý nghĩa sâu s ắc mà người sáng lập công ty tâm sự: “Luôn xem những người làm trong công ty dù ở cương vị 8 Khóa luận tốt nghiệp nào cũng như là ngư ời cộng sự thân thiết mà mình luôn tin tưởng và tôn trọng. Công ty L&A phấn đấu trở thành nhà cung cấp dịch vụ nhân lực thành công và đáng tin cậy ở Châu Á để đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng đội ngũ chuyên gia giàu năng lực, sáng tạo và tận tâm. Với sứ mệnh gia tăng hiệu quả đầu tư vào nguồn nhân lực của khách hàng, công ty tạo dựng giá trị cốt lõi “mong đ ợi về chính mình cũng là mong đợi của khách hàng”. PRIDE (NIỀM TỰ HÀO) P = Professional : Chuyên nghiệp R = Responsible : Trách nhiệm I = Initiative : Sáng tạo D = Dedicated : Tận tâm E = Enduring : Bền bỉ L&A cam kết sẽ làm cho khách hàng đạt được hiệu quả cao nhất với một chi phí đầu tư thấp nhất, không chỉ được 1 vốn 4 lời mà còn đư ợc nhân lên nhiều lần nữa (A venue 4 value). 9 Khóa luận tốt nghiệp 2.1.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức TỔNG GIÁM ĐỐC THƯ KÝ TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng Kế toán Phòng Marketing Phòng Phòng Kỹ thuật Nhân sự Phòng Nghiên Phòng dịch Phòng dịch Phòng dịch vụ Phòng dịch vụ cứu và Phát triển vụ Tư vấn vụ Đào tạo Tư vấn và Tìm Thuê ngoài kiếm quản trị nhân lực viên Bộ phận quản lý lương và Bộ phận cung ứng và quản lý nhân Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức công ty Le & Associates (Nguồn: phòng nhân sự) 10 Bộ phận thầu phụ nhân lực Khóa luận tốt nghiệp Hiện nay, tổng số nhân viên của công ty là hơn 4000 nhân viên. Trong đó, hơn 80 nhân viên chính thứ 4000 là nhân viên thầu phụ . L&A có tất cả 10 phòng ban:  Ban Giám đốc (Board of Directors-BOD) Có chức năng chỉ đạo, quyết định và điều hành mọi hoạt động kinh doanh trong khuôn khổ qui định bởi pháp luật và nội qui công ty.  Phòng kế toán (Finance and Accounting-F&A) Bảo đảm các hoạt động Tài chính – Kế toán tuân thủ các qui định hiện hành của luật pháp và nội qui công ty.  Phòng tổ chức hành chính (Administration-Admin) Hỗ trợ giám đốc và nhân viên các phòng ban khác về các vấn đề liên quan đến hành chính như: quản lý tài sản, con dấu công ty, lưu trữ văn thư, dụng cụ văn phòng, biểu mẫu, tài liệu, công văn trong công ty...  Phòng marketing (Marketing) ể của công ty.  Phòng nhân sự (Human Resources-HR) Đảm bảo các chức năng hoạt động nhân sự được thực hiện phù hợp với các qui định của pháp luật về chế độ, chính sách của Nhà nước, nội qui công ty và các chỉ thị, quyết định của tổng giám đốc; tạo môi trường làm việc cởi mở, thân thiện.  Phòng dịch vụ đào tạo (Training) Dựa trên nhu cầu đào tạo của khách hàng, thiết kế nội dung khoá học phù hợp. Tìm kiếm, chăm sóc khách hàng, giảng viên & giới thiệu, tư vấn khoá học đến các công ty, doanh nghiệp trong nước.  Phòng dịch vụ tư vấn (Consultant) Triển khai các giải pháp tư vấn cho khách hàng theo đúng yêu cầu về chất lượng và tiến độ mà phòng tư v ấn đã cam k ết với khách hàng. Đảm bảo các yêu cầu củ ất lượ ịch vụ ợc thỏa mãn ở mức cao nhất. 11 Khóa luận tốt nghiệp  Phòng dịch vụ tìm kiếm và tuyển chọn quản trị viên (Executive Search & Selection-ESS) Thực hiện các hoạt động tư vấn tuyển dụng, tương tác với khách hàng thuộc lĩnh vực kinh doanh được giao để đáp ứng tốt nhu cầu tuyển dụng từ khách hàng.  Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm-dịch vụ (Research and Development-R&D) Là người hoạch định, nghiên cứu và phát triển các sản phẩm dịch vụ, tư vấn chiến lược phát triển kinh doanh và sử dụng nguồn lực hiệu quả cho công ty.  Phòng dịch vụ thuê ngoài nhân lực (Personel Services-PS) Lập kế hoạch, hỗ trợ, giám sát và thực hiện các dịch vụ quản lý nhân sự như: cho thuê nhân lực, thầu phụ nhân lực chính xác, nhanh chóng; quản lý việc chấm công, nghỉ phép nhằm đảm bảo các chế độ, quyền lợi, phúc lợi cho các nhân viên cho thuê hoặc thầu phụ nhân lực tuân thủ các qui định hiện hành của luật pháp và nội qui công ty.  Phòng hỗ trợ kỹ thuật (Informational Technology-IT) Hỗ trợ hoạt động của nhân viên sử dụng máy tính trong toàn công ty. 2.1.2 Đặc điểm kinh doanh 2.1.2.1 Tư vấn nguồn nhân lực ện trạng doanh nghiệp qua:  Bản đồ chiến lược (Strategy Map) và thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard BSC).  Phân phối quỹ tiền lương theo mô hình công ty mẹ-con.  Tái cấu trúc-tổ chức nguồn nhân lực.  Xây dựng hệ thống lương và phúc lợi.  Quản lý thành tích. 2.1.2.2 Tư vấn tuyển dụng Chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm trong từng nhóm ngành sẽ tư vấn giải pháp phù hợp và thỏa mãn khách hàng và ứng viên. Hơn 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh v ực cung cấp các giải pháp nhân lực, L&A được đánh giá là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam 12 Khóa luận tốt nghiệp chuyên tư vấn và tuyển dụng nhân sự cấp cao nhằm đáp ứng nhu cầu tìm kiếm các nhân lực cấp cao của các tập đoàn trong và ngoài nước trên đà phát triển nhanh. Chìa khóa thành công của L&A trong mảng tư vấn và tuyển dụng nhân sự cấp cao là “đúng người đúng việc”. 2.1.2.3 Thuê ngoài nhân lực  Quản lý lương và phúc lợi (Payroll) Chịu trách nhiệm như là bộ phận quản lý lương và phúc l ợi của công ty khách hàng với các tính năng. Đảm bảo:  Tính lương chính xác và đúng hạn.  Giảm thiểu chi phí/công việc hành chánh/giấy tờ.  Tránh các xung đột về chính sách lương.  Chuyên nghiệp và bảo mật.  Cung ứng và quản lý nhân sự (Staff Contracting) Bao gồm các hoạt động: tuyển dụng, quản lý các hợp đồng lao động ngắn hạn và dài hạn, quản lý lương và phúc lợi, hành chính nhân sự. Đã cung ứng hơn 4000 nhân viên ở các lĩnh v ực: hàng tiêu dùng nhanh, dược phẩm, thực phẩm & đồ uống, dầu & gas, công nghiệp nặng… cho hơn 40 khách hàng ở Bình Dương, Đ ồng Nai, Tp.HCM, Long An, Hà Nội, Hưng Yên… cụ thể như các công ty: Honda, La Vie, Castrol Bp Petco, P&G (Procter&Gamble), AD (Avery Dension), Shell, ICP (công ty cổ phần Sản Xuất Hàng Gia Dụng Quốc Tế), DKSH,…  Thầu phụ nhân lực (Staff Outsourcing) Chịu trách nhiệm tất cả các khâu quản lý nguồn nhân lực như tuyển dụng, đào tạo, qui trình/thủ tục làm việc, an toàn, giám sát để thực hiện các dự án ngắn hạn và dài hạn. 2.1.2.4 Đào tạo doanh nghiệp L&A đã thiết kế, tùy biến và thường xuyên cập nhật các khóa đào tạo để mang đến những kiến thức ưu việt nhất. Các khóa học của L&A nhấn mạnh vào thay đổi một cách tích cực hành vi của nhân viên, lấp các lỗ hổng về năng lực và cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên; 13