Tài liệu Điều tra công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty cổ phần khánh hòa

LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài Hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường luôn chịu sự tác động bởi các quy luật vốn có của nó. Sự sống còn của mỗi doanh nghiệp luôn tồn tại và phát triển thì không chỉ riêng một doanh nghiệp nào mà hầu như tất cả các chủ thể sản xuất kinh doanh đều rất quan tâm đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Trong đó, tổ chức hạch toán kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong công tác tổ chức quản lý của mỗi doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, nên công tác tổ chức hạch toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở mỗi doanh nghiệp. Hơn thế nữa nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền hạn trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp Trong điều kiện hiện nay, khi mà nguồn lực thông tin đặt lên hàng đầu thì chất lượng thông tin kế toán được coi như là một tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng mang lại thắng lợi cho các quy định. Tổ chức hạch toán kế toán phụ thuộc vào quy mô hoạt động lĩnh vực ngành nghề, đặc điểm tổ chức quản lý và… cũng như các chế đô chính sách của cơ quan Nhà nước, vì vậy đòi hỏi công tác tổ chức hạch toán kế toán cho phù hợp với đặc điểm và tình hình của mỗi doanh nghiệp là công việc cần và nên làm hiện nay. Trên thực tế chưa có một đề tài hay một cuôc khảo sát điều tra nào đã tiến hành thống kê về công tác tổ chức hạch toán trong các công ty cổ phần địa bàn Nha Trang Khánh Hoà. Xuất phát từ những vấn đề trên cùng với qua thực tế tìm hiểu tại các công ty cổ phần Khánh Hòa, em đã quyết định chọn đề tài này cho luận văn tốt nghiệp “Điều tra công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty Cổ Phần Khánh Hòa” cùng với sự đồng ý cuả khoa kinh tế và ban lãnh đạo các công ty . 2. Mục tiêu nghiên cứu : - Tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hạch toán kế toán ở các công ty Cổ Phần. - Đánh giá thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán ở các công ty Cổ Phần. - Đề tài này vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế và học hỏi, trang bị thêm kiến thức cho bản thân về công tác tổ chức hạch toán kế toán ở các công ty. Đồng thời nêu nên một số đề xuất ý kiến nhằm nâng cao hơn về hiệu quả trong công tác hạch toán kế toán tại các công ty Cổ Phần Nha Trang - Khánh Hòa. 3. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ nghiên cứu công tác tổ chức hạch toán kế toán trên một số lĩnh vực gồm: Tổ chức về nhân sự trong phòng kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách trong công ty và tổ chức hạch toán các yếu tố cơ bản cho sản xuất: NVL&CCDC, TSCĐ và Lao động tiền lương. - Thời gian nghiên cứu : Đề tài nghiên cứu trong khoảng thời gian từ tháng 08 đến tháng 11 năm 2005. 4. Phương pháp nghiên cứu: Để thực hiện đồ án em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp thông kê, phân tích, điều tra, phỏng vấn. - Phương pháp điều tra, phỏng vấn - Sử dụng phần mềm SPSS for window 10.0 để thống kê các loại bảng. 5.Nội dung nghiên cứu của đề tài. Ngoài phần mở đầu và kết luận đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức hạch toán kế toán và cách thiết kế bảng câu hỏi. Chương 2: Kết quả điều tra thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty Cổ Phần Khánh Hòa. Chương 3: Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty Cổ Phần Khánh Hòa. 6. Những đóng góp khoa học của đề tài: - Đề tài đã hệ thống được những vấn đề lí luận về tổ chức hạch toán kế toán. - Đề tài đã thống kê được thực trạng công tác hạch toán kế toán ở một số công ty cổ phần trên địa bàn Khánh Hoà. - Đề tài đã đưa ra nhận xét kết quả thống kê về tổ chức hạch toán kế toán ở các công ty Cổ Phần. - Đề tài đã mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán ở các công ty Cổ Phần. Với thời gian thực tập có hạn, không có điều kiện đi sâu vào nghiên cứu hết hoạt động kinh doanh của các công ty Cổ Phần của Khánh Hòa. Do khả năng kiến thức có hạn, nên đề tài của em không sao tránh khỏi thiếu sót. Rất mong có đóng góp ý kiến, chỉ bảo của thầy cô và các cô chú anh chị ở các công ty Cổ Phần Khánh Hòa để giúp em hoàn thiện đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện cho em cơ hội để tìm hiểu thực tế, cảm ơn Cô Phan Thị Dung, Thầy Hồ Huy Tựu đã tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện cho em trong quá trình thực hiện đồ án này. Nha trang ngày 05 tháng 12 năm 2005 Sinh viên thực hiện VŨ THỊ LÊ I.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN I.1.1 Khái niệm: Tổ chức hạch toán kế toán là một trong ngững nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở Việt Nam. Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau. I.1.2 Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán: Hạch toán kế toán là hoạt động quản lý đặc biệt sản xuất ra các thông tin hữu ích về vốn phục vụ cho quản lý của đơn vị hạch toán. Do đó tổ chức kế toán cần phải tuân theo các nguyên tắc sau: I.1.2.1. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý Kế toán là một phân hệ trong hệ thông quản lý với chức năng thông tin kiểm tra và hoạt động tài chính của doang nghiệp hạch toán. Vì vậy nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán cần phải đảm bảo tính thống nhất chung trong cả hệ thống quản lý được thực hiện: - Bảo đảm tính thống nhấtgiữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý. - Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý. - Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức sản xuất. - Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở do tăng dần quy mô thông tin và sự hài hòa giữa kế toán và quản lý. - Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn liền với kế toán và không được tách rời các hoạt động kế toán, doanh nghiệp không được hoạt động nếu không có bộ phận kế toán. I.1.2.2.. Đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán. - Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy tròn kế toán . Lúc đó phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hóa với từng thành phần cụ thể . - Tùy tính phức tạp của đối tượng để thực hiện các bước của quy trình kế toán và chọn hình thức kế toán thích hợp. - Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ kế toán nâng cao có thể tăng thêm mức tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán. Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang thiết bị kỹ thuật phải hướng đến các chuẩn mực quốc tế. - Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quốc tế : đơn vị hạch toán, giá hạch toán, tính thận trọng, nguyên tắc hạch toán liên tục. I.1.3.Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán. I.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán. Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: Xác định số lượng nhân viên cần phải có, yêu cầu về trình độ nghề nghiệp, bố trí và phân công các nhân viên thực hiện các công việc cụ thể, xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan. I.1.3.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán. I.1.3.1.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Là mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà ở đó toàn bộ công việc xử lý thông tin kế toán trong toàn doanh nghiệp đựơc thực hiện tập trung ở phòng kế toán , còn các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thöïc hiện thu thập và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ theo yêu cầu của nhà quản lý về phòng kế toán đã xử lý và cung cấp thông tin nhanh nhạ. Tuy nhiên nó chỉ áp dụng trong điều kiện doanh nghiệp có tổ chức sản xuất và quản lý mang tính tập trung, cơ sở vật chất kỹ thuật được trang thiết bị đầy đủ, đồng bộ. Ưu điểm của mô hình kế toán tập trung là công việc tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh nhạy . Tuy nhiên nó áp dụng trong điều kiện doanh nghiệp có tổ chức sản xuất và quản lý và mang tính tập trung, cơ sở vật chất kỹ thuật được trang thiêt bị đầy đủ , đồng bộ . PHÒNG KẾ TOÁN. Chứng từ kế toán ở các phân xưởng, tổ đội. Chứng từ kế toán ở các quầy hàng đại lý. Chứng từ kế toán ở các kho hàng. Chứng từ kế toán ở các bợ phận khác. SƠ ĐỒ 01 : MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẬP TRUNG. I.1.3.1.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán phân tán. Là mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà ở đó công việc kế toán được phân công cho các bộ phận phát sinh tại bộ phận và đơn vị mình . Tức là những chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào thì cơ sở đó tự hạch toán chứ không phải gửi, chứng từ về phòng kế toán doanh nghiệp. Phòng kế toán của doanh nghiệp chỉ thực hiện những công việc kế toán đối với những nội dung phát sinh liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp. Dạng tổ chức này thường được tổ chức ở các doanh nghiệp coù quy mô sản xuất lớn có nhiều cơ sở kinh doan, địa bàn hoạt động của các đợn vị phân tán ở nhiều địa phương . Hoạt động kinh doanh mang tính chất đa ngành, đa lĩnh vực . Ưu điểm là đáp ứng được yêu cầu thông tin phục vụ cho quản lý nội bộ ở các bộ phận đơn vị trực thuộc. Nhưng nếu không khéo tổ chức thì bộ máy kế toán sẽ trở nên cồng kềnh , tốn kém và chồng chéo trong công việc chuyên môn. PHÒNG KẾ TOÁN. Chứng từ kế toán ở các đơn vị không tổ chức kế toán riêng. Báo cáo kế toán ở các đơn vị trực thuộc có TCHTKT độc lập. SƠ ĐỒ 02 : MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN PHÂN TÁN. I.1.3.1.1.3.Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán . Đây là hình thức kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên, tổ chức kế toán thì tổ chức tập trung tại phòng kế toán của đơn vị .Các đơn vị cơ sở trong nội bộ xí nghiệp thì ngoài việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần khác, ví dụ hạch toán tiền lương, chi phí quản lý doanh phát sinh tại đơn vị. Mức độ phân tán này phụ thuộc mức độ phân cấp quản lý, trình độ hạch toán kinh tế của doanh nghiệp . I.1.3.1.2. Cơ cấu bộ máy kế toán . • Bộ phận kế toán lao động tiền lương: - Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về số lương lao động , thời gian lao động và kết quả lao động: tính lương, BHXH, và các khoản phụ cấp, trợ cấp, phân bổ tiền lương và BHXH vào các đối tượng sử dụng lao động . - Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xưởng, các phòng ban lập đầy đủ chứng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương , mở sổ sách cần thiết và hạch toán doanh nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ phương pháp . - Lập báo cáo lao động tiền lương - Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương, năng suất lao động . • Bộ phận kế toán vật tư , công cụ dụng cụ ,TSCĐ - Bộ phận kế toán này đảm nhiệm công tác ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển nhập xuất tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ, tính giá thành thực tế của vật liệu, CCDC và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về cung ứng vật liệu, CCDC về sớ lượng chất lượng mặt hàng . - Hướng dẫn kiểm tra các phân xưởng, các kho và các phòng ban thực hiện chứng từ, ghi chép ban đầu về vật liệu, CCDC. Mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu, CCDC theo chế độ, phương pháp áp dụng. - Tính toán và phân bổ khấu hao tài sản cố định hàng tháng vào chi phí hoạt động. • Bộ phận kế toán sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản xuất sản phẩm, vận dung các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của xí nghiệp. - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất, từng phân xưởng theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm và công việc. - Tham gia việc xây dựng chi tiêu kế hoạch nội bộ và việc giao chỉ tiêu đó cho phân xưởng và các bộ phận có liên quan. - Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm, công việc hoàn thành, tổng hợp kết quả hạch toán kinh tế của các phân xưởng, tổ sản xuất, kiểm tra việc dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm. - Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. • Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản: - Tổ chức ghi chép và phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát. Sử dụng, thanh, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng. - Tính toán chi phí xây dựng mua sắm tài sản cố đinh. - Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi phí, kế hoạch giá thành xây lắp, tiến độ và chất lượng công trình. - Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản. • Bộ phận kế toán tổng hợp: - Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập xuất tiêu thụ thành phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của xí nghiệp, xác định kết quả lãi, lỗ, các khoản thanh toán với nhà nước, với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ xí nghiệp. - Ghi chép sổ cái và lập bản cân đối kế toán và các báo cáo thuộc các phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các nhiệm vụ kể trên. - Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của xí nghiệp. - Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán thống kê thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả cho bên ngoài. • Nhân viên hạch toán phân xưởng: - Tham gia kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang và các cuộc điều tra liên quan. - Cung cấp các tài liệu thuộc về phần việc mình phụ trách cho quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất, phòng kế toán và các phòng ban có liên quan. - Tham gia xây dựng các hợp đồng kinh tế với khách hàng, đặc biệt là việc quy định các điều kiện tài chính hợp đồng. • Kế toán trưởng: Kế toán trưởng có các vị trí, quyền hạn, trách nhiệm như sau: - Kế toán trưởng là người giúp đỡ thủ trưởng đơn vị tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế - tài chính của nhà nước tại đơn vị. - Tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong doanh nghiệp một cách hợp lý khoa học . - Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Tính toán và trích nộp đúng, đủ kịp thời các khoản phải nộp ngân sách nhà nước, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản nợ phải trả . - Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế toán tại đơn vị đang làm ở bất kỳ bộ phận nào . - Có nhiệm vụ yêu cầu tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra cuûa kế toán trưởng, mọi người, mọi bộ phận trong doanh nghiệp và các đơn vị cấp dưới phải tuân thủ những điều hướng dẫn và chịu sự kiểm tra của kế toán trưởng. Những người có nhiệm vụ lập , ký duyệt và gửi các tài liệu, chứng từ có liên quan đến công tác kế toán, phải chịu trách nhiệm về những sai sót không xác thực, không rõ ràng, không hợp lệ, không đúng thời hạn quy định làm ảnh hưởng đến công việc kế toán và công việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng. I.1.3.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán. I.1.3.2.1. Những vấn đề chung về chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về nhiệm vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuât kinh doanh của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ theo đúng quy định trong chế độ chứng từ kế toán và ghi chép đầy đủ kip thời . Chế độ chứng từ gồm hai hệ thống : • Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc. Là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này nhà nước chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chi tiêu phản ánh , phương pháp và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế. • Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Chủ yếu là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà nước những chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể, thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi biểu mẫu cho thích hợp với yêu cầu và nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ và phải có sự thỏa luận bằng văn bản của Bộ Tài Chính . Dù là chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc hay chứng từ kế toán hướng dẫn thì chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ các yếu tố sau đây: - Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…) - Ngày tháng năm lập chứng từ. - Số hiệu của chứng từ. - Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hay cá nhân lập chứng từ - Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hay cá nhân nhận chứng từ. - Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ. - Các chỉ tiêu về lượng và giá trị. - Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa phaùp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. I.1.3.3.2. Nội dung của tổ chức chứng từ: I.1.3.3.2.1.Tổ chức lập chứng từ Nội dung của tổ chức chứng từ được thể hiện như sau: -Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh . -Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ: Từ việc lập chứng từ một cách kịp thời đúng đắn, nói chung cần giảm bớt tối đa số người tham gia lập chứng từ để rút ngắn thời gian lập chứng từ. -Xác định thời gian lập chứng từ của từng nghiệp vụ kinh tế . I.1.3.3.2.2.Tổ chức luân chuyển và ghi sổ chứng từ. Quá trình luân chuyển và ghi sổ chứng từ được thực hiện theo quá trình sau: - Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập chứng từ, kiểm tra ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán như: Phòng vật tư, kế toán, kế hoạch… - Xác định rõ trách nhiệm vật chất của những người tham gia thực hiện và xác minh nghiệp vụ kinh tế . - Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán khi xuất phát (lập chứng từ) đến khi kết thúc (lưu trữ chứng từ kế toán), do vậy giúp người tổ chức kế toán rút ngắn thời gian vận động của chứng từ, thúc đẩy tốt hoạt động kinh doanh của đơn vị . - Trước khi tiến hành ghi vào sổ nhân viên kế toán phải tiến hành kiểm tra chứng từ, cho dù chứng từ đó do đơn vị lập ra hay bên ngoài chuyển vào. I.1.3.2.2.3. Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ: - Chứng từ kế toán là tài liệu của kế toán, do đó chứng từ sau khi đã được ghi vào sổ kế toán thì cần phải được đảm bảo tại nơi người giữ sổ, vì nó có thể dùng lại để tiến hành đối chiếu kiểm tra giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phân tích sự sai sót và tìm nguyên nhân dẫn đến sự nhầm lẫn. Do vậy người nào ghi sổ phải có trách nhiệm bảo quản chứng từ. Khi kết thúc năm, báo cáo quyết toán được duyệt thì lúc đó toàn bộ chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ theo chế độ. - Chứng từ do người sử dụng ghi sổ phải đánh số thứ tự theo thời gian. Nhân viên kế toán đó phải có trách nhiệm bảo quản trong thời gian đó, khi thay đổi nhân viên kế toán thì phải làm biên bản bàn giao. - Khi báo cáo kết toán đuợc duyệt thì toàn bộ chứng từ đưa vào lưu giữ phải sắp thứ tự theo nội dung kinh tế để tiện cho việc khi cần đem ra kiểm tra đối chiếu. I.1.3.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản. I.1.3.3.1.Khái quát chung về chứng từ kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng thống nhất trong doanh nghiệp là một mô hình phân loại đối tượng kế toán được Nhà nước quy định để thực hiện việc xử lý thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra kiểm soát. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thực chất là xây dựng mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin tổng quát về quá trình sản xuất diễn ra ở mỗi đơn vị kinh tế. Các nội dung cơ bản được quy định trong hệ thống tài khoản bao gồm: loại tài khoản, tên tài khoản, số lượng tài khoản, số hiệu tài khoản, công cụ và nội dung phản ánh vào từng tài khoản, một số quan hệ đối ứng giữa các tài khoản. Hệ thống tài khoản kế toán được quy định chung cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau nên doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu và khả năng quản lý để lựa chon các tài khoản phù hợp và sử dụng đúng theo quy định ghi chép trong từng tài khoản. Tùy theo yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cần thiết. I.1.3.3.2. Phân loại hệ thống chứng từ kế toán. I.1.3.3.2.1. Hệ thống tài khoản do nhà nước ban hành: Hệ thống tài khoản do nhà nước ban hành được áp dụng cho các doanh nghiệp bao gồm 10 loại tài khoản, trong đó các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 thực hiện theo phương pháp ghi kép, còn tại khoản loại 0 được thực hiện theo phương pháp ghi đơn. I.1.3.3.2.2. Tài khoản kế toán do doanh nghiệp tự mở. Đây là những tài khoản kế toán do doanh nghiệp tự mở ra để theo dõi các đối tượng hạch toán kế toán nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Do vậy nó thừong là những tài khoản chi tiết hay là tài khoản cấp con của các tài khoản trong hệ thống tài khoản do nhà nước ban hành. I.1.3.3.3. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán: Để lập ghi chép các số liệu phản ánh hoạt đọng sản xuất kinh doanh và trên cơ sở đó hình thành các thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp, thì các doanh nghiệp phải xây dựng 1 hệ thống tài khoản kế toán thích hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời tuân thủ các yêu cầu, quy định của hệ thống tài khoản thống nhất của nhà nước để đáp ứng yêu cầu đó thì hệ thống tài khoản phải đuợc xây dựng có căn cứ khoa học dựa trên các nguyên tắc sau: - Bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, trên các phương diện số lượng phân bổ, trên cơ sở đó đánh giá việc sử dụng vốn. - Xây dựng hệ thống tài khoản phải gắn với cơ chế quản lý. - Đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn của các quá trình kinh doanh chủ yếu cũng như từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh thì các nghiệp vụ ghi chép trên tài khoản được thực hiện theo trình tự sau: + Mở tài khoản: bằng cách chuyển số liệu trên bảng cân đối kế toán vào các tài khoản có liên quan. + Ghi chép trong năm số liệu của các chứng từ được ghi chép vào các bên của các tài khoản đối ứng trên cơ sở các định khoản, như sự phản ánh chính xác biến động tăng giảm của các tài khoản và các nguồn vốn kinh doanh cho phép theo dõi một cách liên tục và hệ thống sự vận động của chúng. + Kết thúc tài khoản: cuối niên độ kế toán cần phải tiến hành khóa sổ tài khoản đó là công việc tính phát sinh, số dư cuối kỳ của từng tài khoản. Thứ tự khóa sổ như sau: Các tài khoản doanh thu, Các khoản chi phí, Các tài khoản xác định kết quả kinh doanh, Các tài khoản tài sản, tài khoản nguồn vốn, Xây dựng các hệ thống cho từng tài khoản. I.1.3.4. Tổ chức vận dụng các loại sổ tài khoản. I.1.3.4.1.Khái quát về sổ kế toán. Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc và không có hệ thống chỉ được tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế có thể biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh khi được ghi chép một cách liên tục vào những sổ theo nhiều phương thức khác nhau đối với những đối tượng của kế toán hay từng loại hoạt động cụ thể. Những tờ sổ dùng để ghi chép liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bởi một phương thức nhất định nào đó được gọi chung là sổ kế toán . Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại khác nhau trong đó có những loại sổ được mở theo quy định chung của nhà nước và có những loại sổ được mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Để tổ chức hệ thông sổ kế toán phù hợp cần phải căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý, tính chất của quy trình sản xuất và đặc điểm về đối tượng kế toán của doanh nghiệp. Sổ kế toán có tác dụng rất quan trọng vì nó không những là công cụ đúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán . I.1.3.4.1.1.Các loại sổ kế toán: Để thuận tiện trong việc sử dụng caùc loại sổ kế toán người ta thường phân loại sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như: nội dung kinh tế, hình thức cấu trúc, hình thức bên ngoài, công dụng của sổ, trình độ khái quát của nội dung phản ánh. • Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ , có thể chia sổ kế toán thành các nhóm sau đây: - Sổ tài khoản chi tiết , sổ vật tư, sổ chi phí sản phẩm sản xuất, sổ bán hàng, sổ thanh toán, sổ tiền mặt. • Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán thành các loại :Sổ hai bên , sổ một bên, sổ nhiều cột và sổ bàn cờ. • Căn cứ vào hình thức bên ngo ài : Sổ được chia thành hai loại -Sổ đóng thành tập: Gồm một số tờ với số trang xác định được đánh thứ tự liên tục đóng lại thành tập . -Sổ tờ rời: Là những tờ sổ để riêng lẽ kẹp trong các bìa cứng thao trình tự nhất định để tiện ghi chép, bảo quản và sử dụng. • Căn cứ vào công dụng, sổ kế toán được chia thành hai loại: Sổ nhật ký và sổ phân loại. - Sổ nhật ký : Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian như sổ nhật lý chung hay sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ phân loại: Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ theo các đối tượng của kế toán hay các quá trình kinh doanh. Loại sổ này đuợc sử dụng phổ biến trong kế toán chi tiết và tổng hợp các đối tượng tài sản, nợ phải trả…và quá trình kinh doanh như: Sổ kho, sổ quỹ, sổ tài sản cố định, sổ chi phí sản xuất… Trong thực tế người ta còn sử dụng hình thức sổ kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo hệ thống như sổ “ Nhật ký _ sổ cái” • Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh: Sổ kế toán được chia thành hai loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Sổ kế toán tổng hợp: Phản ánh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh. Trong sổ này, mỗi nghiệp vụ kinh tế được ghi tổng quát và thường chỉ dùng chỉ tiêu giá trị. Sổ tổng hợp cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tổng hợp như Sổ cái. - Sổ kế toán chi tiết: là sổ phân tích các loại tài sản hoặc nguồn vốn theo các yêu cầu quản lý khác nhau. Loại sổ này được ứng dụng rộng rãi trong kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa tài sản cố định, chi phí sản xuất (kinh doanh)… như các sổ chi tiết vật tư, phải trả người bán…Nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh vào sổ chi tiết vừa được ghi theo chỉ tiêu giá trị vừa được ghi theo chỉ tiêu chi tiết khác như: số lượng hiện vật, đơn giá, thời gian thanh toán… I.1.3.4.1.2. Kỹ thuật ghi sổ và chữa sổ kế toán: Theo quy định việc lập chứng từ ghi chép vào sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh một cách toàn diện, liên tục, chính xác có hệ thống tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị dưới hình thức tiền tệ, hiện vật, thời gian lao động và phải đảm bảo cung cấp kịp thời, đúng đắn những tài liệu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán và phải tiên cho việc giám đốc các hoạt động kinh tế tài chính đồng thời phải rõ ràng dễ hiểu tránh trùng lặp và phức tạp. Sổ kế toán phải dùng giấy kẻ sẵn và phải đánh số trang. Trước khi dùng phải được kế toán đơn vị kiểm soát, ký duyệt số trang và xác nhận tên người giữ sổ. Sổ giao cho cán bộ nào thì cán bộ đó chịu trách nhiệm về những gì ghi trong sổ và về việc giữ sổ trong thời gian dùng sổ. Sổ kế toán có thể là sổ đóng thành quyển hay sổ tờ rời. Đối với sổ của phần kế toán tổng hợp, nếu dùng tờ rời làm sổ nhật ký (nhật ký chứng từ ) thì Sổ cái phải là sổ đóng thành quyển. Ngược lại nếu dùng sổ đóng thành quyển làm sổ nhật lý thì có thể dùng tờ rời làm Sổ cái nhưng sau đó phải đóng thành quyển. Sổ quỹ tiền mặt nhất thiết phải là sổ đóng thành quyển. I.1.3.4.2. Các hình thức kế toán: Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ánh các đối tượng của kế toán, kết cấu từng loại sổ, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán được gọi là hình thức kế toán . Theo hướng dẫn của nhà nước thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống sổ kế toán theo một trong 4 mô hình khác nhau như sau: I.1.3.4.2.1. Hình thức nhật ký – sổ cái. • Các loại sổ kế toán . Hình thức nhật ký – sổ cái bao gồm có các loại sổ kế toán sau đây: Nhật ký sổ cái , các sổ và thẻ kế toán chi tiết, sổ tài sản cố định, sổ tài sản theo đơn vị sử dụng, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết thanh toán người mua, sổ chi tiết các tài khoản, sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết đầu tư chứng khoán, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại, sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm, sổ chi tiết đầu tư cơ bản và cấp phát đầu tư cơ bản, thẻ tính giá thành sản phẩm & dịch vụ. - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thuộc các khoản khác tùy theo yêu cầu phân tích, kiểm tra và lập báo biểu trong từng ngành, từng xí nghiệp và tổ chức kinh tế. • Trình tự ghi sổ. CHỨNG TỪ GỐC SỔ QUĨ. NHẬT KÝ SỔ CÁI SỔ VÀ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT. BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. SƠ ĐỒ 03: HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI. I.1.3.4.2.2. Hình thức kế toán Nhật Ký Chung . • Các loại sổ kế toán . Hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây: - Sổ nhật ký chung, sổ cái - Sổ nhật ký đặc biệt như: nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký bán hàng. - Các sổ kế toán chi tiết như:sổ TSCĐ, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết thành phẩm ,vật tư, sổ chi phi sản xuất kinh doanh… • Trình tự ghi sổ. CHỨNG TỪ GỐC SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT. NHẬT KÝ CHUNG SỔ VÀ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT. SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT. BẢNG CÂN ĐỐI SỐ DƯ VÀ SỐ PHÁT SINH. BÁO CÁO TÀI CHÍNH. Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. Sơ đồ 04: HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG I.1.3.4.2.3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. • Các loại sổ kế toán . Hình thức chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây: - Sổ cái, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Bảng cân đối phát sinh. - Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết như: Sổ TSCĐ, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết thành phẩm, vật tư, sổ chi phí sản xuất kinh doanh… • Trình độ ghi sổ: Được thể hiện qua sơ đồ sau: CHỨNG TỪ GỐC SỔ QUĨ. BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT. CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ. SỔ CÁI. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT. BẢNG CÂN ĐỐI SỐ DƯ VÀ SỐ PHÁT SINH. BÁO CÁO TÀI CHÍNH. Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. Sơ đồ 05: HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ. I.1.3.4.2.4. Hình thức kế toán Nhật Ký Chứng Từ. • Các loại sổ kế toán. - Nhật ký chứng từ số1- ghi Nợ 111, - Nhật ký chứng từ số2-ghi Nợ 112 - Nhật ký chứng từ số3- ghi Nợ 113 - Nhật ký chứng từ số4-ghi có 331, 315 , 341, 342…. - Bảng kê số1- ghi Nợ 111 - Bảng kê số 2-ghi Nợ 112… - Ngoài các bảng kê vốn bằng tiền các bảng kê còn lại ghi Có như: bảng kê số 4- ghi có các tài khoản 152, 153, 214, 335… - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. • Trình tự ghi sổ. CHỨNG TỪ GỐC & CÁC BẢNG PHÂN BỔ. BẢNG KÊ. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ. SỔ CÁI. SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT. BÁO CÁO TÀI CHÍNH. Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. Sơ đồ 06: HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ. I.1.4. Tổ chức phần hành kế toán. I.1.4.1Tổ chức hạch toán kế toán lao động tiền lương. I.1.4.1.1.Chứng từ sử dung: Kế toán sử dụng các chứng từ sau để làm căn cứ hạch toán: bảng chấm công, phiếu nghi hưởng BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động, phiếu xác nhận công việc sản phẩm hình thành, hợp đồng giao khoán, bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng bảo hiểm xã hội. I.1.4.1.2.Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KTCĐ kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK334 “Phải trả công nhân viên” TK338 “Phải trả phải nộp khác” TK335 “Chi phí phải trả”. I.1.5.1.3.Quy trình tổ chức hạch toán: Tổ chức theo dõi tình hình tăng giảm di chuyển lao động kế toán căn cứ vào các hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng sa thải lao động, giấy cho thôi việc, giấy thuyên chuyển công việc nội bộ để phản ánh vào sổ theo dõi lao động. Tổ chức theo dõi tình hình sử dụng lao động: kế toán căn cứ vào bảng chấm công, giấy nghỉ hưởng BHXH. Tổ chức theo dõi kết quả lao động kế toán căn cứ vào: phiếu xác nhận công việc sản phẩm hoàn thành, hợp đồng giao khoán và bảng chấm công. Các bộ phận sử dụng lao động hàng tháng lập các chứng từ gốc về lao động và kết quả lao động như: Bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc sản phẩm hoàn thành, phiếu nghỉ hưởng BHXH… Toàn bộ các chứng từ này được chuyển về phòng kế toán, nhân viên kế toán phụ trách bộ phận kế toán tiền lương kiểm tra phân loại trên cơ sở đó lập bảng thanh toán lương. Để tính lương trả cho cán bộ công nhân viên ngoài việc căn cứ vào các chứng từ trên kế toán còn phải dựa vào các văn bản quy định chế độ trả lương, phụ cấp hiện hành của Nhà nước. Lựa chọn hình thức tính lương thích hợp cho từng loại lao động, tiến hành lựa chọn phương pháp chia lương cho từng người lao động và cho công việc được thực hiện. Trên cơ sở đó kế toán lao động tiền lương lập chứng từ bảng thanh toán lương. Chứng từ này phải được kế toán trưởng duyệt mới làm căn cứ để viết phiếu chi. Kế toán tiến hành lựa chọn phương án phân bổ lương, BHXH, BHYT, KPCĐ thích hợp cho từng đối tượng chịu chi phí sản xuất kinh doanh. Lập chứng từ ghi sổ cho số liệu phân bổ này để làm căn cứ ghi sổ tổng hợp theo nguyên tắc kế toán, sau đó tiến hành hạch toán vào các tài khoản theo quan hệ đối ứng với nội dung thanh toán và phân bổ tiền lương ở trên. I.1.4.2. Tổ chức hạch toán kế toán vật tư, công cụ dụng cụ. I.1.4.2.1.Chứng từ sử dụng: Kế toán tình hình nhập xuất kho công cụ dụng cụ liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau. Bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc lẫn những chứng từ có tính chất hướng dẫn. Tuy nhiên kế toán thường dùng các loại chứng từ sau làm căn cứ hạch toán: + Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất vật tư theo hạng mức, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Bảng phân bổ vật liệu sử dụng. I.1.4.2.2.Tài khoản sử dụng: Kế toán tổng hợp sử dụng các tài khoản sau để phản ánh tình hình biến động và giá trị hiện có của các loại vật tư, công cụ dụng cụ. TK151: “Hàng mua đang đi đường” tài khoản này được dùng để phản ánh tình hình biến động và giá trị hiện có của các loại vật tư, công cụ dụng cụ. TK152: “Nguyên liệu, vật liệu” tài khoản này dùng phản ánh tình hình nguyện liệu, vật liệu nhập xuất kho và tồn kho. TK153: “Công cụ, dụng cụ” tài khoản này dùng để phản ánh giá trị công cụ, dụng cụ nhập xuất và tồn kho. Các tài khoản nói trên phải mở chi tiết để theo dõi riêng cho từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ. I.1.4.2.3.Quy trình tổ chức hạch toán: Tổ chức hạch toán vật tư công cụ dụng cụ phải tiến hành cả hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Tổ chức đội ngũ thủ kho để tiến hành việc sắp xếp bảo quản vật tư, công cụ dụng cụ và ghi sổ kho. Căn cứ vào các hóa đơn chứng từ: Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật tư, kế toán vật tư phải tổ chức hạch toán vật tư cả chi tiết và tổng hợp, phải lựa chọn phương pháp xác định vật tư xuất kho cho hợp lý. Khi hạch toán chi tiết các hóa đơn chứng từ sau khi được hạch toán tổng hợp thì tiến hành vào sổ chi tiết cho từng vật tư, công cụ dụng cụ và cho từng kho. Kế toán chi tiết vật tư được thực hiện một trong ba phương pháp sau: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp số dư đối chiếu luân chuyển, Phương pháp sổ số dư. Tổ chức hạch toán ở kho vật tư, vào sổ kho vật tư đã về kiểm nhận theo thực tế và theo chứng từ… Bộ phận thủ kho chỉ quản lý về số lượng, thẻ kho sẽ mở theo hình thức thẻ kho cho từng loại vật tư. Ghi thẻ hoặc sổ kho theo số thực nhập, thực dự trữ và theo số thực tế nhập xuất, chỉ theo dõi về mặt hiện vật không theo dõi về mặt giá trị. Đối với vật tư xuất dùng thì kế toán cần phải xác định phạm vi và đối tượng hợp chi phí, phương pháp xác định giá trị vật tư xuất dùng để trên cơ sở đó thiết kế các chứng từ sổ sách cho vật tư xuất dùng, còn lại chưa dùng, vật tư không cần dùng.