Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần aht tư vấn và đầu tư

Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội 1 Khoa Kinh Tế LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế nước ta chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập chung sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN. Điều đó ngày càng chi phối mạnh mẽ hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng. Tham gia hoạt động trong lĩnh vực thương mại, cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, là các doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là tổ chức lưu thông hàng hoá. Đặc biệt quá trình bán hàng được coi là khâu mấu chốt trong hoạt động kinh doanh thương mại, chính vì vậy hạch toán nghiệp vụ bán hàng hết sức cần thiết. Việc tổ chức tốt khâu bán hàng và kế toán bán hàng là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp, quyết định tới hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sự tồn tại phát triển của doanh nghiệp. Như vậy ta có thể thấy rằng, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có được tổ chức hợp lý hay không là một trong những điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. Với những nhận thức về tầm quan trọng của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, sau khi được trang bị những kiến thức lý luận ở nhà trường và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần AHT tư vấn và đầu tư, em đã chọn chuyên đề “Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần AHT tư vấn và đầu tư” làm chuyên đề cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng doanh trong doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Công ty Cổ phần AHT tư vấn và đầu tư. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần AHT tư vấn và đầu tư. Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 2 Khoa Kinh tế Sau quá trình thực tập, có điều kiện tiếp xúc với công tác kế toán nói chung, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng ở Công ty Cổ phần AHT tư vấn và đầu tư, tìm hiểu thực tế ở Công ty và được sự hướng dẫn tận tình của Th.S Phạm Thị Hồng Diệp, em đã hoàn thành được chuyên đề của mình. Nhưng với khoảng thời gian ngắn em chưa thể nghiên cứu kỹ về công tác kế toán bán hàng của công ty nên sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự quan tâm góp ý của các thầy cô giáo cũng như của các anh chị trong phòng kế toán Công ty Cổ phần AHT tư vấn và đầu tư giúp em hoàn thiện hơn nữa những hiểu biết của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 3 Khoa Kinh tế CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1. Sự cần thiết của việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.1.1 Khái niệm, ý nghĩa, vai trò, đặc điểm của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. a. Khái niệm: Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại và dịch vụ. Nó là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá từ tay người bán sang người mua để nhận quyền sở hữu về tiền hoặc quyền được đòi tiền . Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện: vốn của doanh nghiệp thương mại và dịch vụ được chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi được vốn bán ra bù đắp được chi phí và có nguồn vốn tích luỹ để mở rộng kinh doanh… b. Đặc điểm của quá trình bán hàng. Đặc điểm chủ yếu của quá trình bán hàng có thể được khái quát như sau: - Về mặt hành vi: Có sự thoả thuận trao đổi diễn ra giữa người mua người bán. Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, người bán xuất giao hàng hoá cho người mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền . - Về bản chất kinh tế : Bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá. Sau khi bán hàng quyền sở hữu hàng hoá chuyển cho người mua, người bán không còn quyền sở hữu về số hàng đã bán. Thực hiện quá trình bán hàng, đơn vị bán xuất giao cho khách hàng một khối lượng hàng hoá nhất định theo thoả thuận hoặc hợp đồng đã ký kết và sẽ nhận lại từ khách hàng một khoản tiền tương ứng với giá bán số hàng hoá đó. Doanh thu bán hàng được hình thành đó chính là nguồn bù đắp chi phí và hình thành Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 4 Khoa Kinh tế kết quả hoạt động kinh doanh Doanh nghiệp. - Về nguyên tắc chỉ khi nào chuyển quyền sở hữu hàng hoá từ đơn vị bán sang khách hàng và khách hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới được coi là bán, lúc đó mới phản ánh doanh thu. Do đó tại thời điểm xác nhận là bán hàng và ghi nhận doanh thu có thể Doanh nghiệp thu được tiền hàng hoặc cũng có thể chưa thu được vì người mua mới chấp nhận trả. c. Ý nghĩa của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. - Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn và nó là cơ sở để xác định kết quả bán hàng . - Với các Doanh nghiệp, bán được hàng thì mới có thu nhập để bù đắp chi phí đó bỏ ra và có lãi. Xác định chính xác doanh thu bán hàng là cơ sở để đánh giá chỉ tiêu Kinh tế - Tài chính, trình độ hoạt động của đơn vị và thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. - Đối với người tiêu dùng công tác bán hàng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Chỉ có thông qua bán hàng thì tính hữu ích của hàng hoá mới được thực hiện và được xác định về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian, sự phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng mới được xác định rõ. Như vậy có thể nói bán hàng là điều kiện để tái sản xuất xã hội. - Quá trình bán hàng còn ảnh hưởng đến quan hệ cân đối giữa các ngành, giữa các Doanh nghiệp với nhau, tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trường. Công tác bán hàng của Doanh nghiệp mà tổ chức tốt, thông suốt sẽ tác động đến hoạt động mua hàng, sản xuất, dự trữ, tạo điều kiện thúc đẩy quá trình kinh doanh tiến hành một cách nhanh chóng, đồng vốn được luân chuyển nhanh. Kinh doanh có lãi thì Doanh nghiệp mới có điều kiện mở rộng thị trường, nâng cao nghiệp vụ, trình độ quản lý và đời sống của cán bộ công nhân viên trong Doanh nghiệp, tạo nguồn tích luỹ quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Một Doanh nghiệp được coi là kinh doanh có hiệu quả nếu có tích luỹ và toàn bộ chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh đều được bù đắp lại bằng thu nhập về bán hàng . Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 5 Khoa Kinh tế - Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để Doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Do đó công tác bán hàng cần phải được nắm bắt, theo dõi chặt chẽ thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả kinh doanh đúng tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật. d. Vai trò của quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng Trong công tác quản lý của mỗi doanh nghiệp hoạt động kế toán bán hàng và xác định kết quả ở doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng. Các thông tin mà kế toán đưa ra không chỉ phục vụ công tác quản lý của bản thân doanh nghiệp mà còn phục vụ cho công tác quản lý của các bộ phận liên quan khác như( cơ quan thuế, bên tài chính …). Chính vì thế việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng là sự cần thiết ở mỗi một doanh nghiệp thương mại. Đối với công tác quản lý doanh nghiệp, việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sẽ cung cấp số liệu, thông tin phục vụ cho quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với công tác kế toán trong doanh nghiệp thương mại, việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa quan trọng, nó cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, quyền chủ động kinh doanh của doanh nghiệp( tiền vốn, tài sản …) Nếu doanh nghiệp tổ chức tốt được công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng không những tiết kiệm được chi phí hạch toán mà còn giúp doanh nghiệp có những phương pháp kinh doanh của doanh nghiệp trong thời tới. e. Xác định kết quả bán hàng: là khoảng chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn của hàng bán ra (bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) * Kết quả bán hàng của Doanh nghiệp có thể lãi hoặc lỗ: - Nếu chênh lệch thu nhập > chi phí thì kết quả bán hàng có lãi. - Nếu chênh lệch thu nhập < chi phí thì kết quả bán hàng lỗ. - Trường hợp thu nhập bằng chi phí thì kết quả bán hàng hoà vốn. Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 6 Khoa Kinh tế * Việc xác định kết quả bán hàng được xác định vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối năm, cuối quí tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp. 1.1.2 Yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Trong các doanh nghiệp thương mại hiện nay, kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng đã giúp cho doanh nghiệp và cơ quan Nhà nước đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch về giá vốn hàng hoá, chi phí và lợi nhuận, từ đó khắc phục được những thiếu sót và hạn chế trong công tác quản lý. Việc tổ chức, sắp xếp hợp lý giữa các khâu trong quá trình bán hàng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, đồng thời tạo nên sự thống nhất trong hệ thống kế toán chung của doanh nghiệp. Nhằm phát huy vai trò của kế toán trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán bán hàng cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về giá trị và số lượng hàng bán ra trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng. - Tính toán chính xác và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu,thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc( theo cửa hàng, quầy hàng… ) - Xác định giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách hàng nợ, theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách hàng nợ, thời hạn và tình hình trả nợ … - Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển( hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả bán hàng. Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 7 Khoa Kinh tế - Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát thực hiện nghĩa vụ với nhà nước - Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng. - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. Như vậy, Kế toán bán hàng thực hiện tốt những nhiệm vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho hoạt động của doanh nghiệp, giúp cho người sử dụng thông tin kế toán nắm được toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho nhà quản lý chỉ đạo kinh doanh kịp thời, phù hợp với tình hình biến động thực tế của thị trường và việc lập kế hoạch kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp. 1.2 Những lý luận cơ bản về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.2.1 Các phương thức bán hàng 1.2.1.1 Bán buôn hàng hoá a) Khái niệm và đặc điểm - Khái niệm: Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất … để thực hiện bán ra hoặc ra công, chế biến bán ra. - Đặc điểm: + Hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. + Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện + Hàng hoá thường được bán theo lô hoặc bán với số lượng lớn. + Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng hoá bán ra, phương thức bán và phương thức thanh toán. Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 8 Khoa Kinh tế b) Các phương thức bán buôn - Bán buôn hàng hoá qua kho: là phương thức bán trong đó hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho có thể được thực hiện dưới 2 hình thức: + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử người đại diện đến kho của người bán để nhận hàng. Doanh nghiệp xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó do bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại – dịch vụ chịu hay do bên mua chịu là do thoả thuận giữa hai bên. Nếu do doanh nghiệp chịu thì chi phí vận chuyển được ghi vào chi phí bán hàng. Nếu do bên mua chịu thì chi phí vận chuyển sẽ phải thu của bên mua. Chứng từ gửi hàng đi là phiếu gửi hàng, đơn vận chuyển. Chứng từ bán hàng cũng là hoá đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm hoá đơn. Chứng từ được lập với nhiều liên gửi cho các bộ phận liên quan và gửi kèm hàng hoá. Hình thức bán hàng này được áp dụng phổ biến ở đơn vị bán buôn có uy tín, có khả năng chủ động chuyển hàng, tổ chức vận chuyển hợp lý tiết kiệm. 1.2.1.2 Bán lẻ hàng hoá. a) Khái niệm và đặc điểm - Khái niệm: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức, đơn vị kinh tế…mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. - Đặc điểm: Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 9 Khoa Kinh tế + Giá trị hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng + Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. + Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. b) Phương thức bán lẻ hàng hoá - Bán lẻ thu tiền trực tiếp: theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. Trong phương thức này nhân viên bán hàng là người chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận ra quầy để bán lẻ. Để phản ánh rõ số lượng hàng nhận ra và đã bán thì nhân viên bán hàng phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ trên các thẻ hàng ở quầy hàng. Thẻ hàng được mở cho từng mặt hàng để ghi chép sự biến động của hàng hoá trong từng ca, từng ngày Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng hoá đã bán ra trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Xác định số lượng hàng bán ra trong ca, trong ngày của từng mặt hàng bằng công thức: Lượng hàng bán = ra trong ca, ngày Lượng hàng còn Lượng hàng nhận + lại đầu ca, ngày trong ca, ngày Lượng hàng còn lại cuối ca, ngày - Bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn cho khách và bảo quản hàng hoá ở quầy, kệ do mình phụ trách. - Bán trả góp: người mua trả tiền mua hàng thành nhiều lần trong một thời gian nhất định và người mua phải trả cho doanh nghiệp bán hàng một số tiền lớn hơn giá trị trả ngay một lần. 1.2.2 Các phương thức bán hàng 1.2.2.1 Phương thức bán hàng trực tiếp Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho của doanh nghiệp. Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua, doanh Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 10 Khoa Kinh tế nghiệp đã nhận được tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua, giá trị của hàng hoá đã hoàn thành, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã được ghi nhận. 1.2.2.2 Phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận Phương thức gửi hàng đi là phương thức bên bán gửi hàng đi cho khách hàng theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết. Số hàng gửi đi vẫn thuộc quyền kiểm soát của bên bán, khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì lợi ích và rủi ro được chuyển giao toàn bộ cho người mua, giá trị hàng hoá đã được thực hiện và là thời điểm bên bán được ghi nhận doanh thu bán hàng. 1.2.2.3 Phương thức bán hàng đại lý, ký gửi Bán hàng đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi để bán. Bên nhận làm đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và được hưởng hoa hồng. Kế toán căn cứ biên bản giao hàng đại lý và quyết toán số hàng đã bán. Tuy nhiên số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này. 1.2.2.4 Phương thức trả góp, trả chậm Hình thức bán hàng trả góp: theo hình thức này người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo. Ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm. Về thực chất người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ và bên bán ghi nhận doanh thu. Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 11 Khoa Kinh tế 1.2.2.5 Phương thức hàng đổi hàng Trường hợp này khác với các hình thức khác là người mua không trả bằng tiền mặt mà trả bằng hiện vật (hàng hoá, vật tư) việc trao đổi hàng hoá thường có lợi cho cả hai bên vì nó tránh được việc thanh toán bằng tiền mặt, tiết kiệm được vốn lưu động đồng thời lại tiêu thụ được hàng hoá. Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế mà hai bên đã ký kết với nhau, hai bên tiến hành trao đổi hàng hoá của mình cho nhau trên cơ sở ngang giá (có thể theo giá thị trường hoặc theo giá thoả thuận). Trong trường hợp này hàng gửi bán coi như đi bán và hàng nhận về coi là hàng mua. Nếu hàng đem đi trao đổi thuộc diện chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ và hàng nhận về được dùng cho hoạt động kinh doanh chịu thuế theo phương pháp khấu trừ. 1.2.3 Các phương thức thanh toán Sau khi giao hàng cho bên mua và nhận được chấp nhận thanh toán, bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tuỳ vào sự tín nhiệm, thoả thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp. Trong nền kinh tế thị trường, các hoạt động trao đổi hàng hóa, dịch vụ của các doanh nghiệp, tổ chức, dân cư cuối cùng đều kết thúc bằng khâu thanh toán. Việc quản lý quá trình thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động bán hàng, chỉ khi quản lý tốt các nghiệp vụ thanh toán doanh nghiệp mới tránh được những tổn thất về tiền hàng, giúp doanh nghiệp không bị chiếm dụng vốn, tạo điều kiện tăng vòng quay vốn, giữ uy tín với khách hàng: 1.2.3.1 Thanh toán bằng tiền mặt Đây là hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, ngân phiếu giữa người mua và người bán. Khi nhận được hàng hoá vật tư, lao vụ, dịch vụ thì bên mua xuất tiền ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán hay người cung cấp. Thanh toán bằng tiền mặt đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữa người mua và người bán. Khi đi mua hàng có thể bên mua nhận hàng rồi giao tiền ngay hoặc nhận nợ sau đó xuất quỹ tiền mặt thanh toán cho người bán. Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 12 Khoa Kinh tế 1.2.3.2 Thanh toán không dùng tiền mặt Theo phương thức này, hàng hoá của công ty sau khi giao cho khách hàng, khách hàng có thể thanh toán bằng séc, chuyển khoản, lệnh chi..(thanh toán qua ngân hàng). Thanh toán qua ngân hàng: Đối với những khoản giao dịch lớn, thường xuyên nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt vừa tốn kém chi phí, vừa không an toàn, khó khăn trong quản lý. Vì vậy cần phải thanh toán qua ngân hàng. Trong phương thức này ngân hàng đóng vai trò trung gian thực hiện việc chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp này sang tài khoản của doanh nghiệp khác hoặc bù trừ lẫn nhau khi nhận được yêu cầu của các bên tham gia mua bán. Trong phạm vi này có những phương thức thanh toán sau: + Thanh toán bằng séc: + Thanh toán bằng lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi: + Thanh toán bằng nhờ thu hoặc ủy nhiệm thu: + Thanh toán bằng thẻ ngân hàng: Ngoài các hình thức thanh toán trên, các doanh nghiệp còn áp dụng các hình thức thanh toán khác như: thanh toán bù trừ, thanh toán ủy thác thu, thanh toán bằng thư tín dụng, thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trước... 1.3 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.3.2 Kế toán Giá vốn hàng bán 1.3.2.1 Khái niệm Khái niệm: Giá vốn hàng bán phản ánh toàn bộ chi phí cần thiết để mua được số hàng bán hoặc để sản xuất số hàng bán đó. Đối với hoạt động thương mại, giá vốn hàng bán là giá thanh toán hàng mua và toàn bộ chi phí có liên quan đến việc mua hàng. 1.3.2.2 Các phương pháp xác định giá vốn hàng bán a) Phương pháp tính theo giá đích danh Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội Theo phương pháp lô và 13 này, hàng Khoa Kinh tế hoá được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất hàng hoá nào sẽ tính theo giá thực tế của hàng hoá đó. Phương pháp này thường sử dụng với các loại hàng hoá có giá trị cao và có tính tách biệt. Ưu điểm: Xác định được ngay giá trị hàng hoá xuất kho, nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý và theo dõi chặt chẽ từng lô hàng xuất, nhập kho Nhược điểm: Phương pháp này không thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng nhiều mặt hàng, có nhiều nghiệp vụ xuất, nhập kho. b) Phương pháp giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này, giá thực tế hàng hoá xuất trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hay bình quân sau mỗi lần nhập) Công thức: Giá thực tế hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá xuất kho x Đơn giá xuất kho bình quân Trong đó giá đơn vị bình quân được xác định theo một trong ba phương pháp sau: - Giá đơn vị bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền) Đơn giá xuất kho bình quân = cả kỳ dự trữ Trị giá thực tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng hàng hoá tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Ưu điểm: tính toán đơn giản Nhược điểm: tính chính xác không cao do việc tính giá chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến độ chính xác và tính kịp thời của thông tin kế toán - Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) Đơn giá xuất kho bình quân sau mỗi = Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 14 lần nhập Khoa Kinh tế Số lượng hàng hoá tồn kho sâu mỗi lần nhập Theo phương pháp này đơn giá hàng hoá vật tư xuất kho được tính lại sau mỗi lần nhập kho. Ưu điểm: đáp ứng được yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian và công sức tính toán - Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Đơn giá xuất kho Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho cuối kỳ trước (đầu kỳ) bình quân cuối kỳ = trước (đầu kỳ này) Số lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ trước (đầu kỳ) Ưu điểm: đơn giản, đáp ứng được yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán Nhược điểm: kết quả tính toán không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả hàng hoá trong kỳ. c) Phương pháp nhập trước, xuất trước( FIFO) Theo phương pháp này thì số hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước, xuất hết số hàng nhập trước mới xuất đến số hàng nhập sau theo giá thực tế giá trị thực tế của số hàng mua vào sau cùng sẽ là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. d) Phương pháp nhập sau, xuất trước( LIFO ) Phương pháp này ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước, tức là theo phương pháp này thì hàng nào nhập vào sau sẽ được xuất trước. Giá thực tế của hàng xuất kho sẽ tính theo giá của hàng nhập kho sau cùng. e) Phương pháp giá hạch toán Theo phương pháp này toàn bộ hàng hoá biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán. Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng, giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài, việc xuất nhập hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế theo công thức: Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán của hàng hoá xuất kho x Hệ số giá Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ theo thực tờ Hệ số giá = Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 15 Khoa Kinh tế Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ theo hạch toán Hệ số giá được tính cho từng loại hàng, từng nhóm hàng hoặc từng thứ hàng chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của từng đơn vị hạch toán. * Phân bổ chi phí thu mua: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất kho bán được căn cứ vào toàn bộ chi phí thu mua của hàng nhập kho rồi phân bổ theo các tiêu thức hợp lý, thường thì phân bổ theo trị giá mua. Phân bổ chi Tổng chi phí thu mua trong kỳ phí thu mua = cho hàng bán cần phân bổ Tổng tiêu thức phân x Tổng tiêu thức phân bổ cho hàng bán ra và hàng còn lại cuối kỳ bổ cho hàng bán trong kỳ 1.3.2.3 Chứng từ và tài khoản sử dụng a) Chứng từ sử dụng: - Phiếu xuất kho - Bảng kê bán lẻ hàng hoá Các chứng từ có liên quan khác b) Tài khoản sử dụng: Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng tài khoản sau: TK 632- Giá vốn hàng bán. Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Giá vốn hàng bán có thể là giá thành công xưởng thực tế của sản phẩm xuất bán hay giá thành thực tế của lao vụ, dịch vụ cung cấp hoặc trị giá mua thực tế của hàng hoá đem bán. 1.3.3 Kế toán Doanh thu bán hàng 1.3.3.1 Khái niệm doanh thu bán hàng Là tổng giá trị được thực hiện do việc tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm cho khách hàng trong một đơn vị thời gian nhất định. Doanh thu bán hàng là tổng số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng, trên các hợp đồng cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Đây Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 16 Khoa Kinh tế là chỉ tiêu khái quát để đánh giá quy mô của doanh nghiệp, là nguồn thu nhập để trang trải chi phí bán ra, thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh. * Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý, quyền kiểm soát sản phẩm. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Doanh thu bán hàng bao gồm: Doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ. 1.3.3.2 Xác định doanh thu bán hàng Tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh thu bán hàng được xác định như sau : - Đối với hàng hoá thuộc diện tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán - Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trõ, doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT - Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thu đặc biệt hoặc thuế xuất nhập khẩu thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất – nhập khẩu ). * Doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp thường được thực hiện riêng cho từng loại, đó là : + Doanh thu bán hàng hoá Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 17 Khoa Kinh tế + Doanh thu bán sản phẩm + Doanh thu cung cấp dịch vụ * Doanh thu bán hàng được phân loại thành doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ. Đối với doanh nghiệp, doanh thu bán hàng là nguồn thu chủ yếu trong thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh được xác định như sau : Khối lượng hàng Doanh thu bán hàng = hoá dịch vụ tiêu thụ Giá bán được xác định là x tiêu thụ * Doanh thu thuần về bán hàng là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu bán hàng với khoản giảm trừ doanh thu: Doanh thu thuần về bán hàng = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu 1.3.3.3 Chứng từ và tài khoản sử dụng a) Chứng từ sử dụng - Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho - Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi. - Thẻ quầy hàng, giấy nộp tiền, bảng kê nhận tiền và thanh toán hàng ngày - Các chứng từ thanh toán ( Phiếu thu, giấy báo có , .) b) Tài khoản sử dụng Để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng tài khoản sau: * TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 18 Khoa Kinh tế - Nội dung: TK này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hoạt động kinh doanh. * TK512- "Doanh thu nội bộ": - Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty…hạch toán toàn ngành. - TK 512 bao gồm 3 TK cấp 2: 1.3.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 1.3.4.1 Khái niệm các khoản giảm trừ doanh thu * Chiết khấu thương mại: Dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng hoá với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng Kết cấu và nội dung phản ánh * Hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ,đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như: Hàng kém phẩm chất, sai quy cách.... * Giảm giá hàng bán: là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách .... đã ghi trong hợp đồng. * Chiết khấu thanh toán: là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua do người mua đã thanh toán tiền mua hàng (sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ) trước thời hạn thanh toán đã thoả thuận (ghi trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết thanh toán việc mua hàng) hoặc vì một lý do ưu đãi khác. 1.3.4.2 Tài khoản sử dụng a) Chiết khấu thương mại Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 19 Khoa Kinh tế TK 521- Chiết khấu thương mại Để hạch toán vào TK 521 cần tôn trọng các qui định sau: - Chỉ hạch toán vào tài khoản này khoản chiết khấu thương mại (CKTM) người mua được hưởng đó thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại của doanh nghiệp đó quy định. - Phải theo dõi chi tiết chiết khấu thương mại đó thực hiện cho từng loại khách hàng và cho từng loại hàng bán. - Cuối kỳ, khoản chiết khấu thương mại được kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu thuần thực tế thực hiện trong kỳ. b) Hàng bán bị trả lại TK 531- Hàng bán bị trả lại. - Nội dung : TK này phản ánh doanh thu của số thành phẩm, hàng hóa đó tiêu thụ bị khách hàng trả lại do lỗi của doanh nghiệp. c) Giảm giá hàng bán * TK 532- Giảm giá hàng bán Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hóa, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đó tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. 1.4 Kế toán các khoản chi phí và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.4.1 Kế toán chi phí bán hàng a. Khái niệm chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình bảo quản, tiêu thụ và phục vụ trực tiếp cho quá trình tiêu thụ hàng hoá. Chi phí bán hàng được sử dụng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, lao vụ như chi phí bao gói, phân loại, chọn lọc, vận chuyển, bốc dỡ, giới thiệu, bảo hành sản phẩm, hàng hoá, hoa hồng trả cho đại lý bán hàng ...... Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội 20 Khoa Kinh tế * Nội dung : chi phí bán hàng được quản lý và hạch toán theo yếu tố chi phí. - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên đóng gói, bảo quản vận chuyển sản phẩm hàng hoá …bao gồm: tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp tiền ăn giữa ca, các khoản trích KPCĐ, BHXH, BHYT. - Chi phí vật liệu bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, chi phí vật liệu, nguyên liệu dùng cho bảo quản bốc vác vận chuyển, sản phẩm hàng hoá trong quá trình bán hàng vật liệu dùng cho sửa chữa bảo quản TSCĐ…của doanh nghiệp. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh các chi phí về công cụ phục vụ cho hoạt động bán sản phẩm, hàng hoá : Dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc… - Chi phí khấu hao TSCĐ : Phản ánh các chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng như: Nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ vận chuyển, phương tiện tính toán đo lường, kiểm nghiệm chất lượng. - Chi phí bảo hành: Phản ánh các khoản chi phí liên quan đến bảo hành sản phẩm hàng hoá, công trình xây dựng. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí mua ngoài phục vụ cho hoạt động bán hàng: Chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng cho đaị lý bán hàng cho các đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu. - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như: Chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí cho lao động nữ… b, Chứng từ và tài khoản sử dụng * Chứng từ sử dụng - Bảng thanh toán lương - Bảng tính trích khấu hao TSCĐ - Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng - Phiếu xuất kho Hà Thị Hiện Lớp KT06 – K1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp