Tài liệu Hoàn thiện công tác kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty tnhh kiểm toán và kế toán aac thực hiện

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. 1 Lý do chọn đề tài Trong những năm gần đây, lĩnh vực kiểm toán đã và đang cho thấy tầm ảnh hưởng ngày càng lớn của mình đối với nền kinh tế của một quốc gia. Điều này xuất phát từ vai trò của nó là đảm bảo một môi trường kinh doanh minh bạch và hiệu quả. Hơn nữa, một số sự kiện phá sản gần đây của nhiều công ty lớn trên thế giới có liên quan đến dịch vụ kiểm toán càng làm cho những đối tượng sử dụng BCTC như ngân hàng, cổ đông, nhà đầu tư… quan tâm hơn nữa đến sự trung thực và hợp lý trên BCTC của mỗi đơn vị. Trong đó, nợ phải trả nhà cung cấp là khoản mục chứa đựng rủi ro tiềm tàng cao và phản ánh khả năng chiếm dụng vốn cũng như bị chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa các doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao công tác kiểm toán đối với khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp hay còn gọi là nợ phải trả người bán đóng vai trò rất quan trọng trong một cuộc kiểm toán. Trong thời gian thực tập vừa qua tại Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC Đà Nẵng, tôi đã được tiếp xúc với quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp nằm trong chu trình mua hàng-thanh toán vốn là chu trình mở đầu cho các chu trình kế tiếp khác của doanh nghiệp. Nhằm hệ thống lại những gì đã thu nhận từ thực tế cùng những nét tương đồng với lý thuyết đã được trang bị trên ghế nhà trường về phần hành này, tôi lựa chọn đề tài cho khóa luận của mình như sau: “Hoàn thiện công tác kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC thực hiện”. Hơn nữa, thông qua tìm hiểu thư viện luận văn của Trường đại học Kinh tế Huế, từ năm 2011 trở lại đây, việc chưa có sinh viên nào thực hiện đề tài này cũng góp phần vào lý do để tôi lựa chọn đề tài như đã nêu trên. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Mục tiêu đặt ra khi nghiên cứu, tìm hiểu về thực trạng công tác kiểm toán nợ phải trả nhà cung cấp do Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC Đà Nẵng thực hiện như sau: SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi - Nắm được cơ sở lý luận của một quy trình kiểm toán BCTC nói chung hay quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp nói riêng từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn tất công việc kiểm toán. - Tìm hiểu và phân tích được thực trạng thực hiện công tác kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp tại công ty cổ phần XYZ do Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC thực hiện. - Hoàn thiện kĩ năng phân tích, tổng hợp thông tin, chọn lọc thông tin để đưa ra các đánh giá và góp ý nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp. - Vận dụng những kiến thức đã thu thập được về quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp để đưa ra những hướng nghiên cứu mới. 1.3 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp tại Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC Đà Nẵng. Cụ thể hơn là nghiên cứu qua ba giai đoạn: lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp mà Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC đã xây dựng cũng như thực hiện đối với khách hàng thực tế là công ty cổ phần XYZ. 1.4 Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp tại công ty. Cụ thể: - Thời gian nghiên cứu từ ngày 22/12/2014 đến ngày 18/05/2015 - Địa điểm: Khách hàng của công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC tại Đà Nẵng là Công ty cổ phần XYZ - Số liệu đề tài thu thập được từ các giấy làm việc lưu trong hồ sơ làm việc của công ty AAC và báo cáo kiểm toán của công ty từ các năm 2014-2015. - Nội dung nghiên cứu: Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu quy trình kiểm toán nợ phải trả người bán mà không tiến hành nghiên cứu quy trình kiểm toán của tòan bộ các SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi phần hành khác trong kiểm toán BCTC do Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC tại Đà Nẵng thực hiện. 1.5 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để tổng hợp những kiến thức nền tảng cũng như mở rộng nhằm soi sáng cho đề tài thông qua tìm hiểu và nghiên cứu: các văn bản pháp luật, Hệ thống chuẩn mực kế toán và kiểm toán Việt Nam; Chương trình kiểm toán mẫu của Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) và tham khảo các khóa luận, chuyên đề hay bài viết có liên quan. - Phương pháp thu thập tài liệu, số liệu nghiên cứu bao gồm: + Quan sát trên thực tế cách tiến hành quy trình kiểm toán cụ thể để từ đó có thể nắm bắt được từng bước thực hiện của quy trình. + Phỏng vấn đơn vị kiểm toán nhằm tìm hiểu về nội dung của các bước trong quy trình kiểm toán liên quan đến đề tài thực hiện. + Trực tiếp tham gia vào một số công đoạn của quy trình kiểm toán với vai trò Trợ lý Kiểm toán viên. + Sao chép tài liệu, số liệu được đơn vị kiểm toán cung cấp. - Phương pháp xử lý, phân tích số liệu: Tổng hợp, chọn lọc số liệu phù hợp với mục đích nghiên cứu; tính toán số học, so sánh và phân tích số liệu để từ đó có thể rút ra các nhận xét từ các số liệu thu thập được. 1.6 Kết cấu đề tài Đề tài nghiên cứu quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp tại Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC gồm ba phần chính: Phần I: Đặt vấn đề Trong phần này nêu lên tính cấp thiết của đề tài, mục tiêu nghiên cứu đề tài, đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu. Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi Trong phần này các nội dung được nghiên cứu bao gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Chương 2: Thực trạng công tác kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp tại khách hàng do công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC Đà Nẵng thực hiện. Chương 3: Một số ý kiến đánh giá và giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC Đà Nẵng thực hiện. Phần III: Kết luận và kiến nghị SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TRONG KIỂM TOÁN BCTC 1.1 Cơ sở lý luận về khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp 1.1.1 Khái niệm và phân loại a. Khái niệm Nợ phải trả nhà cung cấp là một bộ phận quan trọng thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp, dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Nợ phải trả nhà cung cấp là khoản nợ phát sinh thường xuyên trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và có mối liên hệ rất mật thiết với nghiệp vụ mua hàng. Đây là một khoản mục quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Bên cạnh các khoản nợ tiền mua hàng thì có những trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp. b. Phân loại Trong công tác hạch toán kế toán, để kiểm tra quản lý thì khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp được phân loại dựa trên tiêu chí thời hạn thanh toán gồm hai loại sau: + Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong khoảng thời gian từ 1 năm trở xuống hay một chu kỳ sản xuất kinh doanh của đơn vị. + Nợ dài hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả sau một khoảng thời gian từ một năm trở lên kể từ ngày lập bảng cân đối kế toán hoặc qua nhiều kỳ kinh doanh của đơn vị. Ngoài ra, một tiêu chí khác để phân loại khoản phải trả là dựa trên mối quan hệ giữa đơn vị và nhà cung cấp bao gồm: khoản phải trả nhà cung cấp bên ngoài và khoản phải trả nhà cung cấp nội bộ. SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi 1.1.2 Đánh giá ảnh hưởng của khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp Những sai lệch về các khoản nợ phải trả có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến: a. Tình hình tài chính Sau đây là những tỷ suất quan trọng phản ánh khả năng thanh toán và tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp có liên quan đến khoản mục nợ phải trả: - Nhóm tỷ suất phản ánh khả năng thanh toán: + Tỷ suất thanh toán nhanh (=Tiền và các khoản tương đương tiền+các khoản phải thu+các khoản đầu tư ngắn hạn/Nợ ngắn hạn): Tỷ số này nhỏ hơn 1 cho thấy công ty sẽ khó có khả năng hoàn trả các khoản nợ ngắn hạn và phải được xem xét cẩn thận. + Tỷ số thanh toán hiện hành(=Tài sản ngắn hạn/Nợ ngắn hạn): Tỷ số này nhỏ hơn 1 cho thấy công ty đang ở trong tình trạng tài chính tiêu cực, có khả năng không trả được các khoản nợ khi đáo hạn. Mặt khác, nếu tỷ số này quá cao cũng không phải là một dấu hiệu tốt bởi vì nó cho thấy doanh nghiệp đang sử dụng tài sản chưa được hiệu quả. - Nhóm tỷ suất về cấu trúc tài chính: + Tỷ suất nợ (=Tổng số nợ phải trả/ Tổng nguồn vốn): Tỷ suất nợ càng cao thì khả năng tự chủ của doanh nghiệp càng thấp. + Tỷ suất tự tài trợ (=1- Tỷ suất nợ): Tỷ suất tự tài trợ càng cao (có nghĩa là tỷ suất nợ càng thấp) thì khả năng độc lập về mặt tài chính của doanh nghiệp càng lớn. - Nhóm tỷ suất về hiệu quả hoạt động: + Vòng quay các khoản phải trả (Tổng tiền hàng mua chịu/ Bình quân khoản phải trả): Chỉ số vòng quay các khoản phải trả phản ánh khả năng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp. Chỉ số vòng quay các khoản phải trả quá thấp có thể ảnh hưởng không tốt đến xếp hạng tín dụng của doanh nghiệp. SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi Chỉ số vòng quay các khoản phải trả năm nay nhỏ hơn năm trước chứng tỏ doanh nghiệp chiếm dụng vốn và thanh toán chậm hơn năm trước. Ngược lại, nếu chỉ số này năm nay lớn hơn năm trước chứng tỏ doanh nghiệp chiếm dụng vốn và thanh toán nhanh hơn năm trước. Nếu chỉ số vòng quay các khoản phải trả quá nhỏ (các khoản phải trả lớn) thì sẽ tiềm ẩn rủi ro về khả năng thanh khoản. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý việc chiếm dụng khoản vốn này có thể sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí về vốn, đồng thời thể hiện uy tín về quan hệ thanh toán đối với nhà cung cấp và chất lượng sản phẩm đối với khách hàng. Tóm lại, những sai lệch về nợ phải trả nói chung và nợ phải trả người bán nói riêng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến đến tình hình tài chính của doanh nghiệp b. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Khi có những sai lệch xáy ra đối với khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp, thì hầu hết các khoản mục khác như: hàng tồn kho, chi phí, … cũng có khả năng bị ảnh hưởng do nguyên nhân là tác động của bút toán ghi sổ kép. Điều này sẽ kéo theo sự ảnh hưởng đến tính đúng đắn của những chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: giá vốn hàng bán, lợi nhuận trước thuế… 1.1.3 Tài khoản, quy tắc và chu trình hạch toán tài khoản a. Tài khoản hạch toán Tài khoản 331: Nợ phải trả nhà cung cấp Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao; SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán; - Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp; - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập BCĐKT, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. b. Quy tắc hạch toán - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. - Kế toán không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua ngân hàng). SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi - Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. - Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hóa đơn hàng hóa. c. Chu trình hạch toán tài khoản TK 111, 112 TK 331 Trả tiền mua hàng hoặc đặt cọc tiền hàng TK 152,153, 156 Mua hàng hóa, vật tư chưa thanh toán TK 131 TK 133 Thuế GTGT Bù trừ giữa nợ phải thu nếu có TK 211, 213 và nợ phải trả Mua TSCĐ TK 515 Chiết khấu thanh toán được hưởng trừ vào nợ phải trả TK 152, 156, 211 chưa thanh toán TK 142, 642, 627 Mua vật tư, hàng hóa, DV dùng cho Giảm giá hàng mua, CKTM hàng mua trả lại SXK TK 133 Thuế GTGT nếu có TK 241 Phải trả cho người nhận thầu XDCB, người sửa chữa lớn TSCĐ Sơ đồ 1.1: Chu trình hạch toán tài khoản nợ phải trả nhà cung cấp SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi 1.1.4 Chứng từ và sổ sách liên quan đến khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp a. Chứng từ sử dụng  Hợp đồng mua bán hoặc cung cấp dịch vụ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp  Các hóa đơn mua hàng và hóa đơn giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mà nhà cung cấp đã thực hiện với doanh nghiệp  Sổ chi tiết theo dõi công nợ… b. Hệ thống sổ sách Tùy theo đặc thù ngành nghề kinh doanh và yêu cầu của nhà quản lý, mỗi doanh nghiệp sẽ thiết kế sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.Tuy nhiên, hệ thống sổ sách về cơ bản sẽ bao gồm:  Sổ cái TK 331: dùng để ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh với các khoản phải trả trong năm tài chính hay niên độ kế toán.  Sổ nhật ký mua hàng: theo dõi theo trình tự thời gian tất cả các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ trong đó có chi tiết các hóa đơn, tên nhà cung cấp, ngày lập hóa đơn và số tiền trên mỗi hóa đơn để theo dõi.  Sổ chi tiết thanh toán với người bán: được mở chi tiết theo từng nhà cung cấp, dùng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với từng nhà cung cấp.  Sổ chi tiết thanh toán bằng ngoại tệ: được sử dụng khi những nhà cung cấp có dùng ngoại tệ trong việc thanh toán… 1.1.5 Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả nhà cung cấp Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả nhà cung cấp cần được nghiên cứu trong mối quan hệ với các thủ tục kiểm soát khác trong chu trình mua hàng-trả tiền. Đây là chu trình thực hiện mua sắm các yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và ảnh hưởng đến nhiều khoản mục trên BCTC của đơn vị như: hàng hóa, nguyên vật liệu, tiền mặt, tiền gửi…và trong đó có cả khoản mục nợ phải trả cung cấp. Sau đây là những thủ tục kiểm soát nội bộ trong các bước của chu trình: Yêu cầu mua hàng Kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho chuẩn bị và lập phiếu đề nghị mua hàng để gửi về cho bộ phận mua hàng. Một liên của chứng từ này được lưu để SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 10 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi theo dõi về tình hình thực hiện các yêu cầu. Khi nghiệp vụ mua hàng đã hoàn thành, sau khi đã đối chiếu, chứng từ này sẽ được lưu trữ và được đính kèm theo các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho… Lập đơn đặt hàng Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp thông qua đấu thầu hoặc có mối quan hệ kinh doanh lâu dài với doanh nghiệp. Khi đã xác định được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng, đánh số liên tục và lập thành nhiều liên. Ngoài gửi cho nhà cung cấp, các liên còn lại sẽ gửi cho bộ phận kho, bộ phận nhận hàng và kế toán nợ phải trả. Nhận hàng hóa và lưu kho Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng lô hàng, và cân đo, đong đếm… Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải được lập phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho… Phiếu này phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng, được lập thành nhiều liên và chuyển ngay cho các bộ phận liên quan như kho hàng, mua hàng, kế toán nợ phải trả. Tổ chức hệ thống chứng từ Trong bộ phận kế toán nợ phải trả, các chứng từ cần được đóng dấu ngày xác nhận. Các chứng từ thanh toán và những chứng từ khác phát sinh tại bộ phận này phải được kiểm soát bằng cách đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Ở mỗi công đoạn kiểm tra, người thực hiện phải ghi ngày và ký tên để xác nhận trách nhiệm của mình. Thông thường có những cách kiểm tra, đối chiếu như sau:  So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) và đơn đặt hàng, mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng thực nhận.  So sánh giá cả, chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảm bảo không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng thực nhận. SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 11 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi  Xét duyệt thanh toán Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Sự tách rời giữa hai chức năng là kiểm tra và chấp thuận thanh toán (do bộ phận kế toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do bộ phận tài vụ đảm nhận) là một biện pháp kiểm soát hữu hiệu. Trước khi chuẩn chi, thông qua xem xét sự đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ, bộ phận tài vụ kiểm tra mọi mặt của nghiệp vụ. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ để chúng không bị tái sử dụng. Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chức năng tài vụ và kế toán được kết hợp trong một phòng chức năng và không tôn trọng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, điều này có thể dẫn đến khả năng xảy ra sai phạm trong công tác tài chính kế toán.  Đối chiếu sổ sách cuối kỳ Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán (hoặc hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả tiền) với sổ cái. Việc đối chiếu này thực hiện trên bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này phải được lưu lại để chứng minh là đã đối chiếu, cũng như để tạo thuận lợi khi hậu kiểm. Gửi xác nhận công nợ cho khách hàng Để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ, nhiều nhà cung cấp thực hiện thủ tục: hàng tháng gửi cho khách hàng một bảng kê các hóa đơn đã thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và số dư cuối tháng. Vì thế, ở góc độ là người mua, ngay khi nhận được bảng này, kế toán đơn vị phải tiến hành đối chiếu với sổ chi tiết để tìm hiểu mọi sai biệt (nếu có) và sửa chữa sai sót trên sổ sách để thông báo cho người bán (nếu cần thiết). 1.2 Những vấn đề lý luận chung về kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán BCTC 1.2.1 Mục tiêu kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp a. Mục tiêu của kiểm toán BCTC - Giúp cho KTV đưa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, tuân thủ pháp luật liên quan và phản ánh trung thực, hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không. SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 12 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi - Giúp cho đơn vị được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính của đơn vị. b. Mục tiêu kiểm toán cụ thể quy trình kiểm toán nợ phải trả người bán - Trước hết, mục tiêu cụ thể là mục tiêu kiểm toán riêng cho từng khoản mục hoặc chu trình và được xác định dựa trên bốn cơ sở sau: mục tiêu kiểm toán chung, đặc điểm của khoản mục hay chương trình, đặc điểm hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến khoản mục hay chu trình đó. - Sau đây là mục tiêu kiểm toán cụ thể khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp tương ứng với từng cơ sở dẫn liệu liên quan: Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp Cơ sở dẫn liệu Mục tiêu kiểm toán cụ thể Hiện hữu và Khoản phải trả người bán được ghi nhận trình bày là có thực tại phát sinh ngày lập BCĐKT. Tất cả các khoản phải trả người bán phải được ghi nhận đầy đủ tại Đầy đủ ngày lập BCĐKT. Đây là mục tiêu được chú trọng nhất khi kiểm toán khoản mục này. Chính xác Các khoản nợ phải trả được cộng dồn chính xác và thống nhất với sổ cái và sổ chi tiết vào ngày lập BCĐKT. Quyền và Các khoản phải trả người bán thật sự thuộc về nghĩa vụ thanh toán nghĩa vụ của doanh nghiệp vào ngày lập BCĐKT. Đánh giá Trình bày và công bố Khoản phải trả phải được đánh giá đúng giá trị phải trả vào ngày lập BCĐKT. Các khoản phải trả người bán phải được trình bày phân loại và trình bày đúng đắn trên BCTC phù hợp các chuẩn mực kế toán. SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 13 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi 1.2.2 Một số gian lận, sai sót thường gặp đối với nợ phải trả nhà cung cấp Đối với khoản nợ phải trả người bán, những gian lận, sai sót xảy ra sẽ làm cho BCTC không phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính của đơn vị trên thực tế. Những gian lận, sai sót thường gặp đối với khoản mục này như sau:  Việc đối chiếu công nợ thực hiện chưa đầy đủ - Các khoản nợ phải trả chưa có đủ Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo quy định - Công nợ phải trả chênh lệch giữa sổ kế toán và biên bản đối chiếu công nợ, chưa xác định được nguyên nhân * Riêng các doanh nghiệp xây dựng, đa số không đối chiếu nợ hoặc đối chiếu nợ có chênh lệch và có nhiều khoản công nợ không có đối tượng rõ ràng * Một số đơn vị có các khoản công nợ nội bộ không đối chiếu bằng văn bản. Khi phát hiện ra sai lệch lúc tổng hợp số liệu, kế toán đã điều chỉnh số liệu của đơn vị cấp dưới, tuy nhiên các điều chỉnh này chưa được thống nhất và thông báo hết cho các đơn vị cấp dưới. Cho nên, khi đi kiểm toán các đơn vị cấp dưới, số liệu trước kiểm toán có thể khác với số liệu để tổng hợp toàn đơn vị.  Công tác theo dõi chi tiết công nợ còn hạn chế - Việc mở sổ kế toán chi tiết chưa đảm đảm bảo yêu cầu của chế độ kế toán. + Một số đối tượng công nợ được mở nhiều tài khoản chi tiết để theo dõi (kể cả trường hợp cùng một loại giao dịch kinh tế), thể hiện trên nhiều tài khoản nên không thể bù trừ được công nợ + Các khoản công nợ phải trả không được theo dõi theo từng nhà cung cấp mà theo đối tượng là các bộ phận gây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu. - Đơn vị không theo dõi chi tiết công nợ theo nguyên tệ đối với công nợ phải trả có gốc ngoại tệ hay không đánh giá lại số dư các khoản nợ phải trả người bán có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch liên NH tại thời điểm lập BCTC.  Hạch toán chưa đúng quy định - Việc bù trừ công nợ phải thu và phải trả không phải của cùng một đối tượng SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 14 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi - Đơn vị không thực hiện bù trừ công nợ của một khách hàng, cùng một nội dung công việc - Các khoản công nợ chưa được hạch toán kịp thời mặc dù đã có hóa đơn và thanh lý trong năm tài chính đó; các khoản nợ phải trả liên quan tới việc mua sắm hàng hoá, dịch vụ không được ghi sổ kế toán ngay khi phát sinh nghĩa vụ trả nợ mà chỉ được ghi nhận khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Do vậy, chỉ tiêu phải trả người bán trên BCTC trong năm thấp hơn thực tế. - Các khoản chi phí thực tế phát sinh trong năm đó nhưng chưa ước tính, mà chỉ hạch toán khi có hóa đơn do bên bán phát hành trong năm tài chính tiếp theo - Theo dõi một số khoản nợ phải thu, phải trả trong cùng một tài khoản chi tiết công nợ làm cho số dư tài khoản phải trả khác và khoản phải trả người bán cùng bị phản ánh thấp hơn thực tế do đã bị bù trừ. - Các khoản công nợ phải trả giữa các đơn vị trực thuộc với nhau và một số khoản công nợ phải thu, phải trả khác giữa đơn vị trực thuộc với công ty không được phản ánh trên các tài khoản theo dõi công nợ nội bộ mà đang phản ánh như quan hệ giao dịch với các khách hàng, nhà cung cấp thông thường - Đơn vị chưa hạch toán đúng chênh lệch tỷ giá trong kỳ và chưa đánh giá lại số dư cuối năm.  Xử lý các khoản nợ tồn đọng - Công nợ phải trả tồn đọng lâu ngày chưa xử lý - Một số khoản công nợ thực tế không phải trả nhưng chưa có biện pháp xử lý. 1.3 Quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp Quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp được tiến hành theo quy trình gồm ba giai đoạn như sau: lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. 1.3.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả của toàn bộ cuộc kiểm toán. Để giúp cho việc lập kế hoạch kiểm toán được hiệu quả, giám đốc kiểm toán và KTV cao cấp SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 15 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi thường lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và kế hoạch kiểm toán cụ thể, gồm năm bước công việc chủ yếu như sau: Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán Tìm hiểu về khách hàng Nghiên cứu HTKSNB và đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát Xác định mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán và soạn thảo chương trình kiểm toán Sơ đồ 1.2: Các bước công việc trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán 1.3.1.1 Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán Quy trình kiểm toán bắt đầu khi KTV và công ty kiểm toán tiếp nhận một khách hàng. Trên cơ sở xác định được đối tượng khách hàng có thể phục vụ trong tương lai, công ty sẽ tiến hành cân nhắc các vấn đề sau để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: a. Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán Việc đánh giá này dựa vào khả năng có thể kiểm toán của khách hàng bao gồm: - Tính liêm chính của Ban giám đốc công ty khách hàng: Những nghi ngại về tính liêm chính của Ban quản trị thuộc bộ phận cấu thành then chốt của môi trường kiểm soát ảnh hưởng rất lớn đến đánh giá của KTV về việc chấp nhận kiểm toán. - Liên lạc với KTV tiền nhiệm: CMKTVN yêu cầu KTV kế tục phải liên lạc với KTV tiền nhiệm về những vấn đề liên quan đến việc KTV kế tục quyết định có chấp nhận hợp đồng kiểm toán hay không. Ngoài ra, KTV có thể xem xét hồ sơ kiểm toán của KTV tiền nhiệm để hỗ trợ cho KTV kế tục trong việc lập kế hoạch kiểm toán. + Đối với khách hàng mới: Đầu tiên, KTV sẽ tìm hiểu lý do mời kiểm toán của khách hàng, tìm hiểu các thông tin về các khía cạnh như lĩnh vực kinh doanh, tình hình SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 16 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi tài chính…thông qua các phương tiện thông tin như: sách báo, tạp chí chuyên ngành hay từ các nguồn như: luật sư của khách hàng, ngân hàng hay các doanh nghiệp có mối quan hệ với khách hàng. + Đối với khách hàng cũ: Hàng năm, KTV cập nhật các thông tin khách hàng và đánh giá xem liệu có rủi ro nào khiến KTV phải ngừng cung cấp dịch vụ cho họ hay không? - Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng: Thực chất của việc nhận diện các lý do kiểm toán của khách hàng là việc xác định người sử dụng BCTC và mục đích sử dụng báo cáo của họ, thông qua phỏng vấn trực tiếp ban giám đốc khách hàng hoặc dựa vào kinh nghiệm của cuộc kiểm toán trước đó hay tìm hiểu trong quá trình kiểm toán. Khi đó, KTV sẽ ước lượng được quy mô phức tạp của công việc kiểm toán cần thực hiện, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp. b. Hợp đồng kiểm toán Hợp đồng kiểm toán: là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên tham gia ký kết (công ty kiểm toán, khách hàng) về các điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm toán của khách hàng và công ty kiểm toán, bao gồm: xác định mục tiêu, phạm vi kiểm toán, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình thức báo cáo kiểm toán, thời gian thực hiện và các điều khoản về phí, về xử lý khi tranh chấp hợp đồng. Như vậy, hợp đồng kiểm toán phải được lập và ký chính thức trước khi tiến hành công việc kiểm toán nhằm bảo vệ quyền lợi của khách hàng và của công ty kiểm toán. c. Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán Việc lựa chọn đội ngũ KTV thường do ban giám đốc công ty kiểm toán trực tiếp chỉ đạo dựa trên: yêu cầu về số người, trình độ khả năng của KTV, yêu cầu về chuyên môn và có kinh nghiệm hay kiến thức về ngành nghề kinh doanh của khách hàng... Việc quan tâm đầy đủ đến bước lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán sẽ góp phần giúp công ty kiểm toán thực hiện cuộc kiểm toán có chất lượng và hiệu quả. d. Danh mục tài liệu khách hàng cần cung cấp Bao gồm các tài liệu, chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu khác liên quan... mà khách hàng cần cung cấp cho đội ngũ KTV nhằm thực hiện cuộc kiểm toán. SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 17 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi 1.3.1.2 Tìm hiểu về khách hàng Sau khi kí hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu lập kế hoạch kiểm toán tổng quát. Theo CMKTVN số 300 Lập kế hoạch kiểm toán, KTV thu thập hiểu biết về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, hệ thống kế toán, kiểm soát nội bộ và các bên liên quan. Đây là nền tảng để đánh giá rủi ro và khả năng có những sai sót trọng yếu; đưa ra đánh giá ban đầu về mức trọng yếu; thực hiện các thủ tục phân tích để xác định thời gian kiểm toán cần thiết và mở rộng các thủ tục kiểm toán khác. a. Thu thập thông tin - Thu thập thông tin cơ sở: KTV phải có hiểu biết chung về nền kinh tế, về mức độ lạm phát, về các chính sách của chính phủ. Ngoài ra, KTV còn phải hiểu biết về môi trường kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh, các thay đổi trong công nghệ, rủi ro kinh doanh, các điều kiện kinh doanh bất lợi của khách hàng. Hơn thế nữa, một yếu tố không thể thiếu khi tìm hiểu về ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng đó là cơ cấu quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh và cơ cấu vốn. Thu thập được các thông tin đó, kiểm toán viên có thể giải thích được một số điểm bất thường của doanh nghiệp như: sự tăng giảm bất thường của lợi nhuận, của chi phí… - Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng: + Giấy phép thành lập và điều lệ công ty + Báo cáo tài chính và các báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của một vài năm trước. + Các biên bản họp Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc. + Các hợp đồng cam kết quan trọng như hợp đồng mua bán, sử dụng bản quyền. + Các nội quy, chính sách của khách hàng: chính sách tín dụng, tiếp thị. + Tài liệu khác - Phỏng vấn, trao đổi với những người có thẩm quyền về tình hình tài chính của đơn vị, hệ thống kiểm soát nội bộ, cơ cấu tổ chức. SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 18 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi - Thăm quan đơn vị để có thể quan sát được hoạt động của đơn vị từ đó có thể đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ. b. Phân tích sơ bộ báo cáo tài chính - Thủ tục phân tích là việc so sánh các thông tin tài chính, các chỉ số, các tỷ lệ để phát hiện ra những biến động bất thường. Mục đích của việc sử dụng các thủ tục phân tích là nhằm hiểu được công việc kinh doanh của khách hàng, đánh giá khả năng hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện các dấu hiệu của việc sai sót trên báo cáo tài chính cũng như giúp KTV có thể giảm bớt các kiểm tra chi tiết. - Một số các thủ tục phân tích đối với khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp được thực hiện trong giai đoạn này là : + So sánh số liệu ngành với của số liệu của công ty khách hàng. + So sánh chi tiết số dư tổng hợp với chi tiết số dư tương tự năm trước, ví dụ như so sánh các chi tiết của nợ phải trả vào cuối năm hiện hành với các chi tiết đó vào cuối năm trước + Tính tỷ số và mối quan hệ tỷ lệ để so sánh với năm trước, ví dụ như các tỷ số về nợ phải trả người bán được tính theo tỷ lệ với tổng nợ phải trả của năm nay và thực hiện so sánh với năm trước… 1.3.1.3 Nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát a. Nghiên cứu HTKSNB - KTV cần phải có sự hiểu biết đầy đủ về các bộ phận hợp thành HTKSNB của doanh nghiệp để phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Sự hiểu biết này bao gồm hai phương diện, đó là HTKSNB có được thiết kế phù hợp không, và chúng có được đơn vị thực hiện trên thực tế hay không. - KTV sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu về kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả người bán kết hợp với chu trình mua hàng-thanh toán. Chu trình mua hàng-thanh toán gồm các thủ tục và chính sách liên quan đến việc đặt hàng, mua hàng và thanh toán như: đơn đặt hàng, kiểm tra hàng khi tiếp nhận, lập báo cáo mua hàng, ghi chép nợ phải trả, phê chuẩn việc thanh toán, trả tiền và ghi chép số tiền đã trả… SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 19 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Nguyên Phi Bảng 1.2: Bảng câu hỏi tìm hiểu HTKSNB khoản mục nợ phải trả người bán Trả lời Câu hỏi Không áp dụng Có Không Yếu kém Quan Thứ trọng yếu Ghi chú 1. Tất cả các Đơn đặt hàng có được phê chuẩn bởi Trưởng bộ phận mua hàng hay không? 2. Hóa đơn mua hàng có được kiểm tra, tính toán chính xác và đối chiếu với Đơn đặt hàng, Phiếu nhập hay không? 3. Người phụ trách kế toán có độc lập với chức năng phê duyệt thanh toán hay không? 4. Có quy định về số tiền thanh toán tối đa mà một người có trách nhiệm được quyền phê duyệt không? 5. Các chứng từ có được đánh dấu khi xét duyệt nhằm tránh sử dụng lại không? 6. ……………………………… KTV có thể mô tả hoặc vẽ thành các lưu đồ đối với chu trình mua hàng để đánh giá về tính hữu hiệu của HTKSNB. Ngoài ra, KTV có thể quan sát, phỏng vấn các nhân sự của công ty, kiểm tra các chứng từ hoặc sổ sách và quan sát các hoạt động trong quy trình mua hàng và theo dõi công nợ phải trả. - Phép thử Walk-through: + Mục đích: Đây là thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối chu trình kinh doanh để xác định xem các kiểm soát chính có hoạt động đúng như thiết kế và như KTV đã tìm hiểu hay không. + Phương pháp: KTV chọn một vài nghiệp vụ và lần theo từng bước thực hiện xem có diễn ra phù hợp với bảng mô tả hay không. SVTH: Nguyễn Thị Trang– K45B Kiểm toán 20