BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO
TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ, TP HOÀ CHÍ MINH
ĐINH THỤY NGÂN TRANG
HOAØN THIEÄN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT
NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS
VIEÄT NAM
LUAÄN VAÊN THAÏC SÓ KINH TEÁ
Ngöôøi höôùng daãn khoa hoïc: TS Traàn Anh Hoa
TP Hoà Chí Minh – Naêm 2007
MUÏC LUÏC
Lôøi caûm ôn
Muïc luïc
Danh muïc caùc chöõ vieát taét
Danh muïc caùc sô ñoà
LÔØI MÔÛ ÑAÀU ...................................................................................................... 1
CHÖÔNG 1: CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ .......................... 4
1.1 Khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä........................................................................ 4
1.1.1
Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. ............................... 5
1.1.2
Moâi tröôøng kieåm soaùt......................................................................... 5
1.1.2.1
Ñònh nghóa....................................................................................5
1.1.2.2
Traùch nhieäm .................................................................................5
1.1.2.3
Caùc yeáu toá cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt ...........................................6
1.1.3
Ñaùnh giaù ruûi ro................................................................................... 8
1.1.3.1
Ñònh nghóa....................................................................................8
1.1.3.2
Traùch nhieäm .................................................................................9
1.1.3.3
Caùc yeáu toá ñaùnh giaù ruûi ro ...........................................................9
1.1.4
Hoaït ñoäng kieåm soaùt ........................................................................ 10
1.1.4.1
Ñònh nghóa..................................................................................10
1.1.4.2
Traùch nhieäm ...............................................................................10
1.1.4.3
Caùc yeáu toá cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt ..........................................10
1.1.5
Thoâng tin vaø truyeàn thoâng ............................................................... 13
1.1.5.1
Heä thoáng thu nhaän, xöû lyù vaø ghi cheùp thoâng tin..........................13
1.1.5.2
Baùo caùo thoâng tin trong noäi boä vaø beân ngoaøi .............................14
1.1.6
Giaùm saùt ........................................................................................... 14
1.1.6.1
Giaùm saùt thöôøng xuyeân ...............................................................15
1.1.6.2
Giaùm saùt ñònh kyø ........................................................................15
1.2 Muïc tieâu cuûa kieåm soaùt noäi boä ............................................................... 15
1.2.1
Baûo ñaûm ñoä tin caäy vaø tính trung thöïc cuûa thoâng tin....................... 15
1.2.2
Baûo ñaûm söï tuaân thuû. ....................................................................... 15
1.2.3
Baûo veä taøi saûn cuûa doanh nghieäp..................................................... 15
1.2.4
Baûo ñaûm söû duïng tieát kieäm vaø hieäu quaû taøi nguyeân doanh
nghieäp. .......................................................................................................... 15
1.3 Kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng xöû lyù döõ lieäu ñieän töû .................... 16
1.3.1
Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng thoâng tin ñieän töû ............................... 16
1.3.2
Phöông phaùp toå chöùc vaø xöû lyù döõ lieäu ............................................. 17
1.3.2.1
Phöông phaùp toå chöùc döõ lieäu ......................................................17
1.3.2.2
Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu..........................................................17
1.3.3
Toå chöùc heä thoáng thoâng tin .............................................................. 18
1.3.4
Nhöõng thaùch thöùc cuûa moâi tröôøng tin hoïc ñeán kieåm soaùt noäi boä
trong doanh nghieäp ........................................................................................ 21
1.3.5
Thuû tuïc kieåm soaùt noäi boä trong moâi tröôøng xöû lyù döõ lieäu ñieän töû. .. 23
1.4 Haïn cheá cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ................................................ 25
1.4.1
Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc tieán haønh bôûi con ngöôøi............... 25
1.4.2
Quan heä giöõa lôïi ích vaø chi phí. ....................................................... 26
1.4.3
Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng bao quaùt ñöôïc nhöõng ruûi ro
khoâng löôøng tröôùc...........................................................................................26
KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 1 .................................................................................. 28
CHÖÔNG 2: THÖÏC TRAÏNG VEÀ HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ
TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM ............................................ 28
2.1 Toång quan veà coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam ...................................... 28
2.1.1
Lòch söû hình thaønh vaø phaùt trieån cuûa coâng ty................................... 28
2.1.1.1
Lòch söû hình thaønh......................................................................28
2.1.1.2
Lónh vöïc hoaït ñoäng.....................................................................28
2.1.1.3
Ñòa ñieåm hoaït ñoäng....................................................................28
2.1.2
Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty Nuplex ................................................... 28
2.1.3
Toå chöùc thoâng tin vaø baùo caùo keá toaùn ............................................. 31
2.2 Thöïc traïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins ...... 35
2.2.1
Thöïc traïng veà moâi tröôøng kieåm soaùt ............................................... 36
2.2.1.1
Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù. ...................36
2.2.1.2
Cô caáu toå chöùc vaø phaân chia traùch nhieäm ..................................37
2.2.1.3
Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc laøm vieäc cuûa nhaân vieân...........37
2.2.1.4
Ban kieåm soaùt noäi boä. .................................................................38
2.2.2
Thuû tuïc kieåm soaùt cuûa caùc chu trình nghieäp vuï taïi coâng ty Nuplex
Resins Vieät Nam............................................................................................ 38
2.2.2.1
Chu trình mua haøng vaø thanh toaùn. ............................................38
2.2.2.2
Chu trình saûn xuaát......................................................................43
2.2.2.3
Chu trình baùn haøng vaø thu tieàn...................................................49
2.3 Ñaùnh giaù chung veà heä thoáng kieåm soaùt noäi boä...................................... 54
2.3.1
Moâi tröôøng kieåm soaùt....................................................................... 54
2.3.2
Hoaït ñoäng kieåm soaùt ........................................................................ 54
2.3.3
Thoâng tin vaø truyeàn thoâng ............................................................... 55
2.4 Caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi
coâng ty Nuplex Resins. ..................................................................................... 55
2.4.1
Ñoái vôùi moâi tröôøng kieåm soaùt.......................................................... 55
2.4.1.1
Cô caáu toå chöùc, söï phaân chia traùch nhieäm vaø quyeàn haïn ...........55
2.4.1.2
Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc laøm vieäc cuûa nhaân vieân ...........56
2.4.2
Ñoái vôùi hoaït ñoäng kieåm soaùt ........................................................... 56
2.4.2.1
Chu trình mua haøng – traû tieàn ....................................................56
2.4.2.2
Chu trình saûn xuaát ......................................................................57
2.4.2.3
Chu trình baùn haøng – thu tieàn. ...................................................57
2.4.3
Ñoái vôùi thoâng tin vaø truyeàn thoâng.................................................... 58
2.5 Nguyeân nhaân cuûa caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu heä thoáng kieåm
soaùt noäi boä ..........................................................................................................59
KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 2 ................................................................................... 61
CHÖÔNG 3: MOÄT SOÁ GIAÛI PHAÙP HOAØN THIEÄN HEÄ THOÁNG KIEÅM
SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI COÂNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM................... 61
3.1 Muïc tieâu vaø caên cöù xaây döïng caùc giaûi phaùp .......................................... 61
3.2 Giaûi phaùp veà hoaøn thieän heä thoáng KSNB taïi coâng ty Nuplex Resins.. 62
3.2.1
Giaûi phaùp hoaøn thieän moâi tröôøng kieåm soaùt .................................... 62
3.2.1.1
Thieát laäp cô caáu toå chöùc vaø söï phaân chia traùch nhieäm hôïp lyù. ...62
3.2.1.2
Chính saùch nhaân söï vaø naêng löïc cuûa nhaân vieân. ........................64
3.2.1.3
Quan ñieåm vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù. ..............65
3.2.2
Giaûi phaùp hoaøn thieän caùc thuû tuïc kieåm soaùt .................................... 66
3.2.2.1
Chu trình mua haøng vaø thanh toaùn .............................................66
3.2.2.2
Chu trình saûn xuaát......................................................................71
3.2.2.3
Chu trình baùn haøng – thu tieàn ....................................................72
3.2.3
Giaûi phaùp hoaøn thieän heä thoáng thoâng tin ......................................... 74
3.2.4
Caùc giaûi phaùp phuï trôï töø ñoái töôïng lieân quan ...................................74
KEÁT LUAÄN CHÖÔNG 3 ................................................................................... 76
KEÁT LUAÄN ....................................................................................................... 77
TAØI LIEÄU THAM KHAÛO
PHUÏ LUÏC
LÔØI CAÛM ÔN
Sau thôøi gian hoïc taäp vaø nghieân cöùu, luaän vaên “Moät soá giaûi phaùp
hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam”
ñaõ ñöôïc hoaøn thaønh. Ngoaøi nhöõng coá gaéng heát mình cuûa baûn thaân, taùc giaû ñaõ
nhaän ñöôïc söï khích leä vaø hoã trôï raát nhieàu töø phía thaày coâ, gia ñình, ñoàng
nghieäp vaø baïn beø.
Tröôùc heát taùc giaû xin caûm ôn gia ñình ñaõ ñoäng vieân vaø taïo ñieàu kieän
cho taùc giaû hoïc taäp vaø hoaøn thaønh luaän vaên toát nghieäp naøy.
Taùc giaû caûm ôn thaày coâ tröôøng Ñaïi hoïc Kinh Teá, Tp Hoà Chí Minh
ñaõ truyeàn ñaït nhöõng kieán thöùc quyù baùu trong thôøi gian taùc giaû hoïc taäp taïi
tröôøng. Ñaëc bieät, taùc giaû xin baøy toû loøng chaân thaønh saâu saéc tôùi coâ Traàn Anh
Hoa, ngöôøi ñaõ taän tình höôùng daãn vaø giuùp ñôõ taùc giaû trong quaù trình laøm
luaän vaên toát nghieäp naøy.
Xin caûm ôn giaùm ñoác taøi chính coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam vaø
ñoàng nghieäp coâng ty TNHH ATI, nôi taùc giaû coâng taùc, ñaõ taïo ñieàu kieän
thuaän lôïi ñeå taùc giaû hoaøn thaønh luaän vaên.
DANH MUÏC CAÙC CHÖÕ VIEÁT TAÉT
KSNB: Kieåm soaùt noäi boä
GTGT: Giaù trò gia taêng
KH & ÑT: Kế hoạch vaø Ñaàu tö
MS: Main System
UBKHNN: Uûy Ban Keá Hoaïch Nhaø Nöôùc
DANH MUÏC SÔ ÑOÀ
Trang
Sô ñoà 1.1 – Sô ñoà moâ taû thieát bò vi tính lieân quan ñeán heä thoáng.................. 17
Sơ đñồ 1.2 – Cơ cấu tổ chức bộ phận quản trị hệ thống thoâng tin .................. 21
Sô ñoà 2.1 – Sô ñoà toå chöùc cuûa coâng ty Nuplex............................................ 30
Sô ñoà 2.2 – Caáu truùc taøi khoaûn cuûa coâng ty Nuplex .................................... 33
Sô ñoà 2.3 – Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính............................................37
Sơ đồ 2.5 – Chu trình Mua hàng – Thanh toán ................................................42
Sơ đồ 2.5 – Chu trình sản xuất ..........................................................................47
Sơ đồ 2.6 – Chu trình Bán hàng – Thu tiền.......................................................53
Sơ đồ 3.1 – Quá trình mua hàng (kiến nghị) .....................................................71
Sơ đồ PL2.1 – Mối quan hệ trong Main System ...............................................vii
Sơ đồ PL2.2 – Mối quan hệ trong hệ thống Accpac ..........................................ix
-1-
LÔØI MÔÛ ÑAÀU
Söï caàn thieát cuûa ñeà taøi
Treân theá giôùi, khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä ra ñôøi ñaõ laâu vaø ñaëc bieät phaùt
trieån khi ñaïo luaät Sarbanes-Oxley cuûa Myõ ra ñôøi naêm 2002. Hieän nay vôùi keânh
thoâng tin roäng raõi, khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä cuõng khoâng coøn xa laï ñoái vôùi caùc
doanh nghieäp Vieät Nam. Tuy nhieân xu höôùng toaøn caàu hoùa ñang phaùt trieån
maïnh meõ, vaø Vieät Nam cuõng khoâng naèm ngoaøi xu theá ñoù. Tröôùc tình hình naøy,
caùc nhaø quaûn lyù doanh nghieäp raát caàn phaûi quan taâm tôùi hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa
doanh nghieäp. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä laø moät coâng cuï quaûn lyù höõu hieäu giuùp
caùc caáp laõnh ñaïo coù theå bieát ñöôïc söï keùm hieäu quaû xaûy ra ôû nhöõng khaâu cuï theå
vaø nhöõng nguyeân nhaân cuûa noù. Hoï cuõng coù theå xaùc ñònh roõ raøng traùch nhieäm
thuoäc veà ai.
Theo caùc baùo chí hieän nay, ña soá caùc söï thua loã, tham nhuõng trong caùc
doanh nghieäp taïi Vieät Nam ñeàu coù nguyeân nhaân laø söï quaûn lyù yeáu keùm, heä
thoáng kieåm soaùt noäi boä loûng leûo. Caùc doanh nghieäp muoán toàn taïi vöõng maïnh
trong moâi tröôøng caïnh tranh nhö hieän nay thì phaûi coù moät heä thoáng quaûn lyù hieäu
quaû. Theo oâng Chris Freund, Toång giaùm ñoác, Quyõ Ñaàu tö Mekong Capital: “Khi
ñaàu tö vaøo caùc coâng ty tö nhaân, chuùng toâi cho raèng vaán ñeà lôùn nhaát veà quaûn trò
doanh nghieäp laø tính minh baïch thaáp cuûa coâng ty naøy. Cuï theå laø phaàn lôùn heä
thoáng keá toaùn vaø heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuûa caùc coâng ty chöa ñöôïc phaùt
trieån, ñieàu naøy khieán cho caùc coå ñoâng khoù naém ñöôïc chính xaùc tình hình taøi
chính cuûa coâng ty.” (1). Hôn nöõa ñeå thu huùt voán ñaàu tö trong tình hình kinh teá
hieän nay, doanh nghieäp vöøa vaø nhoû khoâng chæ döïa vaøo keát quaû kinh doanh treân
baùo caùo taøi chính ñaõ ñöôïc kieåm toaùn, maø chính baûn thaân doanh nghieäp phaûi
kieåm soaùt ñöôïc hoaït ñoäng chính mình, bieát ñöôïc vò trí cuûa doanh nghieäp treân thò
tröôøng. Coù nhö vaäy doanh nghieäp môùi coù theå söû duïng ñoàng voán moät caùch coù
hieäu quaû.
-2-
Trong moät doanh nghieäp baát kyø, söï xung ñoät giöõa lôïi ích chung vaø lôïi
ích rieâng luoân luoân toàn taïi. Neáu khoâng coù heä thoáng kieåm soaùt noäi boä seõ khoâng
coù qui ñònh ñeå höôùng ngöôøi lao ñoäng haønh ñoäng khoâng vì lôïi ích rieâng cuûa mình
maø laøm toån haïi ñeå lôïi ích chung cuûa toaøn doanh nghieäp.
Beân caïnh ñoù, caùc doanh nghieäp hoaït ñoäng trong ñieàu kieän, moâi tröôøng
vaø ruûi ro kinh doanh luoân thay ñoåi. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuõng caàn phaûi
vaän ñoäng bieán ñoåi theo. Do ñoù, vieäc hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñeå
phuø hôïp vôùi caùc thay ñoåi laø moät yeâu caàu thieát yeáu cuûa caáp quaûn lyù doanh
nghieäp.
Muïc tieâu nghieân cöùu
Tìm hieåu vaø ñaùnh giaù heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex
Resins Vieät Nam ñeå tìm ra caùc nhaân toá ñe doïa söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm
soaùt noäi boä vaø caùc nguyeân nhaân cuûa caùc nhaân toá ñoù. Thoâng qua keát quaû tìm
hieåu, ñeà ra caùc bieän phaùp ñeå naâng cao tính höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi
boä.
Noäi dung nghieân cöùu
Thoâng qua muïc tieâu nghieân cöùu, noäi dung nghieân cöùu taäp trung vaøo caùc
vaán ñeà sau:
− Tìm hieåu vaø ñaùnh giaù caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä
trong coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam
− Xaùc ñònh caùc nhaân toá ñe doïa ñeán söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt
noäi boä vaø nguyeân nhaân cuûa caùc nhaân toá ñoù.
− Ñeà ra caùc bieän phaùp ñeå naâng cao hieäu quaû cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt
noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam.
Phaïm vi nghieân cöùu
Phaân chia hoaït ñoäng coâng ty Nuplex Resins Vieät Nam thaønh caùc chu
trình kinh teá: chu trình chi phí, chu trình chuyeån ñoåi, chu trình doanh thu vaø chu
-3-
trình taøi chính. Taäp trung vaøo nghieân cöùu chu trình chi phí, chu trình chuyeån ñoåi
vaø chu trình doanh thu.
Ñaùnh giaù vaø tìm nguyeân nhaân, caùc nhaân toá ñe doïa ñeán söï höõu hieäu cuûa
moâi tröôøng kieåm soaùt vaø caùc thuû tuïc kieåm soaùt.
Ñeà taøi khoâng ñeà caäp ñeán kieåm soaùt noäi boä cuûa chu trình taøi chính. Phaàn
ñaùnh giaù ruûi ro, thoâng tin truyeàn thoâng vaø giaùm saùt chæ ñöôïc ñeà caäp moät caùch sô
löôïc.
Phöông phaùp nghieân cöùu
Luaän vaên döïa treân phöông phaùp luaän duy vaät bieän chöùng ñeå heä thoáng
hoùa cô sôû lyù luaän vaø thöïc tieãn nghieân cöùu taïi coâng ty. Töø ñoù ñöa ra caùc giaûi
phaùp hoaøn thieän heä thoáng.
Boá cuïc cuûa luaän vaên nhö sau:
Lôøi môû ñaàu.
Chöông 1: Cô sôû lyù luaän veà kieåm soaùt noäi boä
Chöông 2: Thöïc traïng heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty Nuplex Resins
Vieät Nam.
Chöông 3: Moät soá giaûi phaùp naâng cao hoaït ñoäng kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty
Nuplex Resins Vieät Nam
Keát luaän.
Taøi lieäu tham khaûo
Phụ lục
-4-
CHÖÔNG 1: CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ
1.1
Khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä
Kieåm soaùt noäi boä laø moät quaù trình do ban giaùm ñoác, nhaø quaûn lyù vaø caùc
nhaân vieân cuûa ñôn vò chi phoái, ñöôïc thieát laäp ñeå cung caáp moät söï baûo ñaûm hôïp
lyù nhaèm thöïc hieän ba muïc tieâu döôùi ñaây:
− Baùo caùo taøi chính ñaùng tin caäy.
− Caùc luaät leä vaø qui ñònh ñöôïc tuaân thuû.
− Hoaït ñoäng höõu hieäu vaø coù hieäu quaû. (4, 70).
Khaùi nieäm treân nhaán maïnh ñeán 3 vaán ñeà sau:
Moät laø, moïi ngöôøi thuoäc moïi caáp baäc trong moät toå chöùc ñeàu taùc ñoäng
ñeán kieåm soaùt noäi boä. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, theo 1 möùc ñoä naøo ñoù, laø
traùch nhieäm cuûa moïi ngöôøi. Caùc nhaø quaûn lyù ñöôïc coi laø chuû sôû höõu heä thoáng
kieåm soaùt noäi boä trong phaïm vi traùch nhieäm cuûa hoï. Moãi moät nhaân vieân ñoùng
moät vai troø nhaát ñònh trong qui trình kieåm soaùt noäi boä.
Hai laø, moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu giuùp doanh nghieäp ñaït
ñöôïc caùc muïc tieâu veà hoaït ñoäng, baùo caùo taøi chính vaø söï tuaân thuû. Heä thoáng
kieåm soaùt noäi boä laø moät boä phaän caáu thaønh cuûa caû moät qui trình quaûn lyù (bao
goàm laäp keá hoaïch, toå chöùc, höôùng daãn, kieåm soaùt …). Noù giöõ cho moät toå chöùc
luoân hoaït ñoäng höôùng veà caùc muïc tieâu hoaøn thaønh nhieäm vuï vaø toái thieåu hoùa
caùc yeáu toá khoâng mong ñôïi trong quaù trình hoaït ñoäng.
Ba laø, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä chæ coù theå cung caáp moät söï ñaûm baûo
hôïp lyù trong vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu chöù khoâng phaûi laø söï ñaûm baûo chaéc
chaén. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu giuùp doanh nghieäp ñaït ñöôïc caùc muïc
tieâu nhöng khoâng coù nghóa laø ñaûm baûo söï thaønh coâng cuûa doanh nghieäp. Coù
-5-
nhieàu lyù do taïi sao heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng theå cho moät söï ñaûm baûo
chaéc chaén. Caùc lyù do ñoù seõ ñöôïc ñeà caäp ñeán trong muïc haïn cheá cuûa kieåm soaùt
noäi boä cuûa luaän vaên naøy.
1.1.1
Caùc thaønh phaàn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä.
Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä seõ khaùc nhau giöõa caùc doanh nghieäp do coù
söï khaùc bieät veà qui moâ, ñaëc ñieåm kinh doanh, vaên hoùa… Nhöng moät heä thoáng
kieåm soaùt noäi boä ñöôïc coi laø höõu hieäu caàn bao goàm 5 yeáu toá sau:
− Moâi tröôøng kieåm soaùt
− Ñaùnh giaù ruûi ro
− Thuû tuïc kieåm soaùt
− Thoâng tin vaø truyeàn thoâng
− Giaùm saùt
1.1.2
Moâi tröôøng kieåm soaùt
1.1.2.1 Ñònh nghóa
Moâi tröôøng kieåm soaùt, moät yeáu toá voâ hình, laø neàn taûng ñoái vôùi caùc boä
phaän khaùc trong heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, cung caáp qui taéc öùng xöû vaø caáu
truùc, vaø bao goàm naêng löïc kyõ thuaät vaø giaù trò ñaïo ñöùc.
Moät moâi tröôøng kieåm soaùt hieäu quaû laø moät moâi tröôøng taïi ñoù con ngöôøi
coù naêng löïc, hieåu traùch nhieäm cuûa hoï, giôùi haïn quyeàn löïc cuûa hoï vaø hoï thaønh
thaïo vaø taän taâm trong vieäc laøm nhöõng caùi ñuùng vaø laøm theo ñuùng caùch.
1.1.2.2 Traùch nhieäm
Caùc nhaø quaûn lyù chòu traùch nhieäm trong vieäc “taïo khoâng khí” cho toå
chöùc. Nhaø quaûn lyù seõ naâng cao ñöôïc moâi tröôøng kieåm soaùt khi hoï thieát laäp vaø
thoâng tin baèng vaên baûn caùc qui trình, chính saùch, caùc giaù trò ñaïo ñöùc vaø tieâu
-6-
chuaån cö xöû. Ngoaøi ra, hoï cuõng naâng cao ñöôïc moâi tröôøng kieåm soaùt khi hoï cö
xöû ñuùng möïc ñeå nhaân vieân laøm göông vaø yeâu caàu moïi ngöôøi trong toå chöùc ñeàu
phaûi tuaân theo caùc chuaån möïc ñaõ ñöa ra.
1.1.2.3 Caùc yeáu toá cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt
Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù.
Trieát lyù quaûn lyù ñöôïc theå hieän qua quan ñieåm vaø nhaän thöùc cuûa ngöôøi
quaûn lyù. Phong caùch ñieàu haønh laïi theå hieän qua caù tính, tö caùch vaø thaùi ñoä cuûa
hoï khi ñieàu haønh ñôn vò. Trieát lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù
ñöôïc theå hieän qua caùc yeáu toá ñieån hình nhö:
− Tính chaát caùc ruûi ro kinh doanh ñöôïc chaáp nhaän. Cuï theå laø caùc nhaø
quaûn lyù saün saøng daán thaân vaøo caùc döï aùn coù ruûi ro cao hay coù thaùi ñoä
baûo thuû vôùi vieäc chaáp nhaän ruûi ro.
− Söï töông taùc thöôøng xuyeân giöõa quaûn lyù caáp cao vaø quaûn lyù caáp hoaït
ñoäng, ñaëc bieät khi hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp dieãn ra ôû nhöõng ñòa
ñieåm coù söï caùch bieät ñòa lyù.
− Thaùi ñoä vaø haønh ñoäng ñoái vôùi baùo caùo taøi chính, bao goàm caû caùc thaûo
luaän veà öùng duïng caùc caùch xöû lyù keá toaùn (ví duï nhö löïa choïn caùc
chính saùch keá toaùn baûo thuû hay roäng raõi, thoaùi maùi, caùc nguyeân taéc
coù ñöôïc aùp duïng? caùc thoâng tin keá toaùn quan troïng coù ñöôïc khai
baùo?...)
Trieát lyù vaø phong caùch quaûn lyù coù theå aûnh höôûng raát lôùn ñeán moâi tröôøng
kieåm soaùt vaø taùc ñoäng ñeán vieäc thöïc hieän caùc muïc tieâu cuûa ñôn vò.
Caùch phaân quyeàn haïn vaø traùch nhieäm
Ñoù laø vieäc cuï theå hoùa traùch nhieäm vaø quyeàn haïn cuûa töøng thaønh vieân
trong caùc hoaït ñoäng cuûa ñôn vò. Thoâng qua vieäc phaân nhieäm, caùc nhaân vieân
-7-
phaûi xaùc ñònh ñöôïc coâng vieäc cuï theå cuûa mình laø gì. Hoï phaûi yù thöùc ñöôïc raèng
hoaït ñoäng cuûa hoï seõ aûnh höôûng ñeán ngöôøi khaùc nhö theá naøo trong quaù trinh thöïc
hieän muïc tieâu cuûa doanh nghieäp. Do ñoù, moâ taû coâng vieäc caàn phaûi ñöôïc dieãn
giaûi baèng nhöõng nhieäm vuï cuï theå cho töøng thaønh vieân vaø xaùc ñònh moái quan heä
trong vieäc baùo caùo giöõa caùc thaønh vieân vôùi nhau. Ngoaøi ra, caùch thöùc phaân chia
traùch nhieäm vaø quyeàn haïn coøn lieân quan tôùi vieäc xaùc ñònh soá löôïng nhaân vieân
thích hôïp cho coâng vieäc. Noù ñoøi hoûi phaûi xaùc ñònh kyõ naêng caàn thieát coù lieân
quan, xem xeùt tôùi qui moâ doanh nghieäp, tính chaát kinh doanh vaø möùc ñoä phöùc
taïp cuûa caùc hoaït ñoäng.
Tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc
Tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc lieân quan ñeán taát caû con ngöôøi tham
gia trong heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Ñoù laø caùc chuaån möïc ñaïo ñöùc vaø nguyeân
taéc cö xöû maø caùc nhaø quaûn lyù ñaët ra nhaèm ngaên caûn vaø haïn cheá nhaân vieân trong
toå chöùc thöïc hieän caùc haønh vi bò coi laø phaïm phaùp vaø thieáu ñaïo ñöùc. Tính chính
tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc coøn bao goàm caû vieäc laøm göông cuûa nhaø quaûn lyù veà vieäc
cö xöû ñuùng ñaén, tuaân thuû caùc chuaån möïc vaø giaûm caùc aùp löïc thoûa maõn caùc muïc
tieâu haõo huyeàn.
Naêng löïc laøm vieäc
Ñoù laø söï ñaûm baûo nhaân vieân ñöôïc phaân coâng coâng vieäc phuø hôïp vôùi
trình ñoä vaø kyõ naêng cuûa töøng ngöôøi. Caùc nhaø quaûn lyù caàn ñaûm baûo taát caû caùc
coâng vieäc ñeàu coù söï moâ taû chi tieát vaø coù phaân tích nhöõng yeâu caàu veà kieán thöùc,
kyõ naêng caàn thieát ñeå thöïc hieän coâng vieäc. Töø ñoù nhaân vieân môùi coù theå ñöôïc boá
trí coâng vieäc thích hôïp.
Cô caáu toå chöùc
Cô caáu toå chöùc ñöôïc theå hieän qua sô ñoà toå chöùc cuûa doanh nghieäp. Ñoù
laø söï xaùc ñònh traùch nhieäm, quyeàn haïn vaø loä trình baùo caùo giöõa caùc thaønh vieân
-8-
trong doanh nghieäp. Khi xaây döïng cô caáu toå chöùc caàn xaùc ñònh ñöôïc caùc vò trí
then choát cuøng vôùi traùch nhieäm vaø quyeàn haïn töông öùng. Moät cô caáu toå chöùc
hôïp lyù giuùp cung caáp doøng thoâng tin caàn thieát ñeå quaûn lyù caùc hoaït ñoäng trong
doanh nghieäp töø laäp keá hoaïch, ñieàu haønh, thöïc hieän vaø kieåm soaùt.
Chính saùch nhaân söï
Laø caùc qui ñònh vaø qui trình veà tuyeån duïng, huaán luyeän, boå nhieäm,
thaêng tieán vaø xöû phaït nhaân vieân. Chính saùch nhaân söï caàn coù söï lieân heä chaéc cheõ
vôùi nhaân toá giaù trò ñaïo ñöùc vaø ñaûm baûo naêng löïc ñeå coù theå tuyeån duïng nhöõng
nhaân vieân toát cho doanh nghieäp. Vì vaäy moät chính saùch nhaân söï ñuùng ñaén coù
theå boå sung cho söï yeáu keùm cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt.
Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc thöïc hieän bôûi con ngöôøi, trong khi ñoù
moâi tröôøng kieåm soaùt laø taäp theå con ngöôøi, laø giaù trò cuûa moãi con ngöôøi trong toå
chöùc. Do ñoù, coù theå noùi moâi tröôøng kieåm soaùt laø yeáu toá trung taâm heä thoáng
kieåm soaùt noäi boä. Noùi nhö vaäy khoâng coù nghóa laø moâi tröôøng kieåm soaùt toát hay
xaáu seõ quyeát ñònh heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu hay khoâng. Thöïc chaát
thoâng qua ñoù chæ xaùc ñònh ñöôïc chi phí cho duy trì heä thoáng kieåm soaùt noäi boä
trong toå chöùc laø ít hay nhieàu maø thoâi.
1.1.3
Ñaùnh giaù ruûi ro
1.1.3.1 Ñònh nghóa
Ñaùnh giaù ruûi ro laø vieäc xaùc ñònh vaø phaân tích caùc ruûi ro lieân quan ñeán
vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu hoaït ñoäng hieäu quaû, baùo caùc taøi chính ñaùng tin caäy
vaø söï tuaân thuû caùc qui ñònh. Do ñoù, ñaùnh giaù ruûi ro laøm cô sôû cho vieäc quyeát
ñònh quaûn lyù ruûi ro nhö theá naøo.
-9-
1.1.3.2 Traùch nhieäm
Ñeå quaûn lyù caùc hoaït ñoäng moät caùch ñuùng ñaén, caùc nhaø quaûn lyù caàn xaùc
ñònh möùc ñoä ruûi ro veà hoaït ñoäng, taøi chính vaø söï tuaân thuû maø hoï saün saøng chaáp
nhaän. Ñaùnh giaù ruûi ro laø moät trong nhöõng traùch nhieäm cuûa nhaø quaûn lyù vaø cho
pheùp hoï haønh ñoäng ñeå giaûm nhöõng söï vieäc baát ngôø, khoâng mong ñôïi. Söï thaát
baïi trong quaûn lyù nhöõng ruûi ro naøy coù theå daãn ñeán vieäc caùc muïc tieâu hoaït ñoäng,
baùo caùo taøi chính vaø söï tuaân thuû khoâng ñaït ñöôïc.
1.1.3.3 Caùc yeáu toá ñaùnh giaù ruûi ro
Nhaän dieän ruûi ro sau khi xaùc ñònh caùc muïc tieâu
Ruûi ro laø nhöõng gì coù theå ñe doïa vieäc ñaït ñöôïc moät muïc tieâu naøo ñoù.
Vôùi moãi moät muïc tieâu cuûa töøng phoøng ban, caùc ruûi ro neân ñöôïc nhaän dieän. Khi
nhaän dieän ruûi ro caàn bao quaùt caû ruûi ro beân trong vaû ruûi ro beân ngoaøi. Caùc nhaø
quaûn lyù coù theå ñaët ra haøng loaït caâu hoûi ñeå nhaän dieän caùc ruûi ro, ví duï nhö: Coù
theå xaûy ra nhöõng sai phaïm naøo? Nhöõng yeáu keùm cuûa chuùng ta laø ôû ñaâu? Laøm
sao bieát ñöôïc chuùng ta coù ñang ñaït ñeán muïc tieâu hay khoâng? …
Phaân tích ruûi ro
Laø söï saép xeáp thöù töï caùc ruûi ro sau khi ñaõ nhaän dieän noù. Ñeå saép xeáp thöù
töï caùc ruûi ro, tröôùc heát caàn xem xeùt ñeán möùc ñoä thöôøng xuyeân xaûy ra cuûa caùc
ruûi ro. Sau ñoù tieán haønh ñònh tính vaø ñònh löôïng toån thaát khi ruûi ro xaûy ra. Töø ñoù
xaùc ñònh haønh ñoäng naøo laø caàn thieát ñeå quaûn lyù ruûi ro.
Vieäc saép xeáp thöù töï caùc ruûi ro giuùp caùc phoøng ban taäp trung vaøo giaûi
quyeát caùc ruûi ro coù aûnh höôûng ñaùng keå.
- 10 -
1.1.4
Hoaït ñoäng kieåm soaùt
1.1.4.1 Ñònh nghóa
Hoaït ñoäng kieåm soaùt laø caùc haønh ñoäng ñöôïc cuï theå hoùa töø caùc chính
saùch vaø thuû tuïc maø khi ñöôïc thöïc hieän thích hôïp vaø ñuùng luùc seõ giuùp quaûn lyù
hoaëc giaûm thieåu caùc ruûi ro ñaõ ñöôïc nhaän dieän.
1.1.4.2 Traùch nhieäm
Moät khi caùc nhaø quaûn lyù chòu traùch nhieäm chính trong vieäc nhaän dieän
ruûi ro ñoái vôùi caùc hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp, hoï cuõng chính laø ngöôøi coù traùch
nhieäm chính trong vieäc thieát keá, trieån khai vaø giaùm saùt caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt
ñeå ngaên chaën hoaëc giaûm caùc ruûi ro ñoù.
1.1.4.3 Caùc yeáu toá cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt
Qui trình pheâ chuaån, uûy quyeàn
Ñaây laø moät hoaït ñoäng kieåm soaùt quan troïng. Pheâ chuaån, uûy quyeàn laø
vieäc caáp quaûn lyù cho pheùp nhaân vieân thöïc hieän caùc hoaït ñoäng nhaát ñònh naøo ñoù.
Noù bao goàm uûy quyeàn chung vaø uûy quyeàn cuï theå. Vieäc cho pheùp moät phoøng
ban chi tieâu moät soá tieàn nhaát ñònh töø ngaân saùch laø moät ví duï veà uûy quyeàn chung.
Qui trình pheâ chuaån vaø uûy quyeàn cuï theå thì lieân quan ñeán töøng nghieäp vuï ñôn
leû, coù nghóa laø moãi moät nghieäp vuï ñoøi hoûi phaûi coù chöõ kyù hay söï pheâ chuaån
ñieän töû cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn.
Trong hoaït ñoäng uûy quyeàn vaø pheâ chuaån, ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ
chuaån neân xem xeùt caùc chöùng töø coù lieân quan, ñaët nghi vaán nhöõng ñieàu baát
thöôøng, vaø ñaûm baûo raèng coù ñaày ñuû thoâng tin caàn thieát ñeå ñaùnh giaù, chöùng minh
cho nghieäp vuï ñoù tröôùc khi kyù duyeät. Vieäc kyù teân tröôùc treân vaên baûn traéng laø
tuyeät ñoái bò ngaên caám.
- 11 -
Trong baát kyø tröôøng hôïp naøo moät ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ chuaån cuõng
khoâng neân noùi cho ngöôøi khaùc ñaïi dieän ngöôøi pheâ chuaån kyù teân cuûa ngöôøi pheâ
chuaån. Töông töï, trong baát kyø tröôøng hôïp naøo moät ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ
chuaån ñieän töû cuõng khoâng neân chia seû maät maõ vôùi ngöôøi khaùc.
Coâng taùc ñoái chieáu
Ñoái chieáu laø vieäc so saùnh vôùi nhau giöõa caùc taäp hôïp döõ lieäu khaùc nhau,
nhaän dieän vaø tìm ra söï khaùc bieät vaø coù caùc chænh söûa khi caàn thieát ñeå giaûi quyeát
söï khaùc bieät. Hoaït ñoäng kieåm soaùt naøy giuùp ñaûm baûo söï chính xaùc vaø ñaày ñuû
cuûa nghieäp vuï. Moät ví duï cuûa ñoái chieáu laø so saùnh soá dö löông pheùp, löông
beänh cuûa töøng phoøng ban vôùi soá dö löông pheùp, löông beänh cuûa heä thoáng tính
löông. Nhaân toá chuû choát cuûa qui trình ñoái chieáu laø phaùt hieän vaø giaûi quyeát söï
khaùc bieät. Neáu chæ ghi nhaän söï khaùc bieät maø khoâng laøm gì caû thì ñoái chieáu cuõng
voâ ích. Vieäc ñoái chieáu phaûi coù chöùng töø vaø ñöôïc pheâ chuaån bôûi caáp quaûn lyù.
Soaùt xeùt laïi coâng vieäc ñaõ thöïc hieän
Vieäc caáp quaûn lyù xem xeùt laïi caùc baùo caùo, caùc ghi cheùp ñoái chieáu vaø
caùc thoâng tin khaùc coù lieân quan cuõng laø moät hoaït ñoäng kieåm soaùt quan troïng.
Caáp quaûn lyù neân xem xeùt laïi tính chaéc chaén vaø hôïp lyù cuûa thoâng tin. Vieäc soaùt
xeùt laïi quaù trình thöïc hieän cung caáp cô sôû ñeå phaùt hieän caùc vaán ñeà caàn phaûi giaûi
quyeát. Trong hoaït ñoäng soaùt xeùt laïi, caáp quaûn lyù seõ so saùnh soá lieäu thöïc teá vôùi
soá lieäu keá hoaïch, döï toaùn, döï baùo, hoaëc soá lieäu giöõa caùc kyø vôùi nhau. Noù laøm
caên cöù ñeå ño löôøng möùc ñoä ñaït ñöôïc muïc tieâu vaø ñeå nhaän dieän nhöõng keát quaû
khoâng mong ñôïi caàn phaûi tieáp tuïc giaûi quyeát. Cuõng nhö coâng taùc ñoái chieáu, vieäc
soaùt xeùt laïi baùo caùo, ñoái chieáu vaø caùc thoâng tin khaùc neân ñöôïc ghi cheùp thaønh
taøi lieäu.
Baûo veä taøi saûn
- 12 -
Caùc taøi saûn coù tính thanh khoaûn cao vôùi nhieàu muïc ñích söû duïng khaùc
nhau, caùc taøi saûn nguy hieåm, chöùng töø quan troïng, caùc thoâng tin coù tính baûo maät
phaûi ñöôïc baûo quaûn caän thaän. Cuï theå, söû duïng caùc kieåm soaùt tieáp caän laø caùch
toát nhaát ñeå baûo veä caùc taøi saûn naøy. Ví duï veà kieåm soaùt tieáp caän laø: khoùa cöûa, heä
thoáng queït theû, maät maõ maùy tính..
Trong hoaït ñoäng baûo veä taøi saûn, ñoái vôùi haøng toàn kho quan troïng, coù giaù
trò lôùn thì phaûi ghi cheùp thöôøng xuyeân hoaït ñoäng mua vaøo vaø xuaát ra. Ñònh kyø,
caùc maët haøng phaûi ñöôïc kieåm keâ bôûi moät ngöôøi ñoäc laäp vôùi coâng taùc thu mua,
uûy quyeàn vaø thuû kho. Keát quaû kieåm keâ phaûi ñöôïc so saùnh vôùi soá dö treân soå ghi
cheùp thöôøng xuyeân. Nhöõng maët haøng bò thieáu huït caàn ñöôïc phaân tích vaø tìm
hieåu nguyeân vaø töø ñoù ñeà ra bieän phaùp giaûi quyeát.
Phaân chia traùch nhieäm
Phaân nhieäm laø yeáu toá then choát ñoái vôùi heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu
hieäu. Noù giuùp giaûm ruûi ro veà sai soùt vaø khoâng phuø hôïp. Moät nguyeân taéc chung
laø chöùc naêng pheâ chuaån, ghi cheùp keá toaùn, ñoái chieáu vaø quaûn lyù taøi saûn phaûi
ñöôïc taùch rieâng bieät. Khi caùc chöùc naêng naøy khoâng theå taùch bieät do qui moâ nhoû,
thì vieäc giaùm saùt chi tieát caùc hoaït ñoäng coù lieân quan caàn phaûi coù nhö laø moät
hoaït ñoäng kieåm soaùt buø ñaép. Phaân chia traùch nhieäm laø cuõng laø hoaït ñoäng ngaên
ngöøa vaø haïn cheá gian laän vì caàn phaûi coù söï thoâng ñoàng vôùi nhieàu nhaân vieân
khaùc môùi coù theå thöïc hieän haønh vi gian laän.
Moät soá ví duï cuï theå cuûa hoaït ñoäng phaân nhieäm laø:
− Ngöôøi laäp phieáu yeâu caàu mua haøng thì khoâng theå laø ngöôøi pheâ chuaån
vieäc mua haøng.
− Ngöôøi pheâ chuaån vieäc mua haøng thì khoâng theå laø ngöôøi ñoái chieáu caùc
baùo caùo taøi chính haøng thaùng
- Xem thêm -