Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần vina food 1 thái bình

1 LỜI NÓI ĐẦU 1- Sự cần thiết của đề tài: Ngày nay nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển, thể chế pháp lý dần đi vào ổn định nhưng môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp thì càng ngày càng trở lên gay gắt. Các doanh nghiệp không những phải đương đầu với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Thể chế càng thông thoáng thì sự cạnh tranh này càng khó khăn, bởi các doanh nghiệp nước ngoài đã đi trước ta cả về công nghệ, trình độ quản lý và tiềm lực kinh tế. Nhiều biện pháp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được đặt ra trong đó việc “nâng cao nội lực, tăng sức cạnh tranh” rất được quan tâm. Theo đó, việc xây dựng được một Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần rất lớn trong việc phát huy nội lực, hạn chế rủi ro trong một Công ty. Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? Vì sao nó có tác dụng lớn đến thế? Và nó được thiết lập như thế nào? Để làm rõ những câu hỏi trên trong đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp được sự chấp thuận của ban chủ nhiệm Khoa Kinh Tế và ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình em đã thực hiện đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình” 2- Mục tiêu nghiên cứu: (1). Tìm hiểu thực trạng về hoạt động của Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình. (2). Đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty. 3- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng đề tài nghiên cứu chính là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình. Cụ thể, đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền và kế toán các khoản thanh toán tại Công ty. 2 4- Phương pháp nghiên cứu: Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát. - Phương pháp phân tích. - Phương pháp phỏng vấn. Bên cạnh đó sử dụng một số công cụ để thu thập các thông tin sau: - Bảng câu hỏi. - Lưu đồ. - Phần mềm vẽ lưu đồ: Microsoft Office Visio 2003. 5- Kết cấu đề tài: Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, đồ án gồm 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán. - Chương 2: Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty Cổ phần Vina food 1Thái Bình. - Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện HT KSNB đối với khoản mục kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty. 6- Những đóng góp của đề tài: Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình” đã có những đóng góp sau đây: - Tổng kết được cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ. - Nghiên cứu khái quát về cơ cấu tổ chức nhân sự, tổ chức kế toán, tổ chức chứng từ, tổ chức tài khoản và tổ chức sổ sách kế toán của Công ty. - Nghiên cứu về Hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc xử lý phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán các khoản thanh toán tại Công ty. - Đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. - Đưa ra các giải pháp giúp hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty. 3 Qua thời gian thực tập, được sự giúp đỡ của Công ty đặc biệt là phòng kế toán, sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Thành Cường em đã hoàn thiện đồ án tốt nghiệp với các nội dung như đã trình bày ở trên. Tuy nhiên do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung đề tài chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để bài luận văn này được hoàn thiện hơn. Qua đây em xin chân thành cảm ơn đến các thầy cô trong Khoa Kinh tế đặc biệt thầy Nguyễn Thành Cường – giảng viên trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận, cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình – những người đã giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập. 4 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN. 5 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ. 1.1.1. Sự cần thiết của HT KSNB đối với một Công ty. Trong đầu các nhà quản lý doanh nghiệp luôn hình thành rất nhiều câu hỏi: Làm thế nào để ban lãnh đạo kiểm soát được hoạt động của tất cả các bộ phận kể cả bộ phận đó xa trụ sở. Làm thế nào để các nhân viên thực hiện đúng công việc của mình mà không cần đến một người chuyên đi “nhắc nhở”. Làm thế nào để phân quyền, ủy quyền cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học? Làm sao để quản lý được rủi ro, đảm bảo được tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán, các báo cáo tài chính? ... Từ những vấn đề rất thiết thực này mà khái niệm “HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ” ra đời. Theo các Nhà quản lý: 2 yếu tố để thực hiện KSNB đó là: + Có các thủ tục ấn định bằng văn bản và nhân viên phải làm theo. + Khi ấn định các thủ tục đưa vào đó sự kiểm soát lẫn nhau và chúng trở thành nguyên tắc. Dựa trên các văn bản nhân viên KSNB sẽ kiểm tra thường xuyên mà không chờ các vi phạm đã xảy ra. Vậy Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là gì? Nó có tác dụng như thế nào trong công tác quản lý và kế toán của một doanh nghiệp? 1.1.2.Khái niệm: Năm 1992, tổ chức COSO (Committee of Sonsoring Organization) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đã đưa ra định nghĩa thiết thực nhất cho đến nay vẫn được nhiều người chấp nhận. Theo đó: “KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. 6 Để hiểu được bản chất của định nghĩa ta phải hiểu được 4 nội dung cơ bản sau: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. *) KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm nhiều hoạt động liên tục, hiện diện ở mọi nơi trong tổ chức và liên kết chặt chẽ với nhau trong một thể thống nhất. *) Yếu tố con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục, biểu mẫu... mà KSNB được xác lập, thực hiện và vận hành bởi toàn bộ con người trong tổ chức. *) KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải tuyệt đối trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Điều này xuất phát từ hạn chế vốn có của KSNB. Hạn chế này bao gồm sai sót của nhân viên quản lý, sự thông đồng, sự gian lận, sự lạm quyền của các cán bộ quản lý. Mặt khác người lãnh đạo luôn cân nhắc giữa yếu tố lợi ích và chi phí. Tuy người lãnh đạo có thể nhận thức được đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ cũng không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủỉ ro. *) Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: - Đối với các báo cáo tài chính: phải trung thực và hợp lý, phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ: KSNB phải đảm bảo được các thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị để hướng đến mục tiêu của đơn vị. - Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: Các nguồn lực của đơn vị là có giới hạn, bởi vậy làm sao để tận dụng triệt để chúng, tiết kiệm và có hiệu quả, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị… Vậy mục tiêu của HT KSNB rất rộng, chúng bao trùm mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một đơn vị. 7 1.1.3. Các bộ phận hợp thành HT KSNB . Tuy quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu của các đơn vị là khác nhau, việc tổ chức HT KSNB của mỗi đơn vị cũng khác nhau nhưng theo quan điểm phổ biến hiện nay: Có 5 yếu tố cơ bản hình thành lên HT KSNB của đơn vị như sau: 1- Môi trường kiểm soát. 2- Đánh giá rủi ro. 3- Hoạt động kiểm soát. 4- Thông tin và truyền thông. 5- Giám sát. 8 Bảng 1: BẢNG CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HT KSNB HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Bộ phận Các nhân tố 1. Môi trường kiểm - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà soát quản lý. - Sự trung thực và các giá trị đạo đức. - Chính sách nhân sự. - Cơ cấu tổ chức. - Hội đồng quản trị và ban kiểm soát. - Trình độ và phẩm chất đội ngũ nhân viên. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm. - Các nhân tố bên ngoài tổ chức 2. Đánh giá rủi ro. - Nhận diện và Đánh giá rủi ro. - Thiết lập mục tiêu. 3. Các hoạt động - Phân chia trách nhiệm đầy đủ. kiểm soát. - Ủy quyền đúng đắn. - Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin. - Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện. - Thiết kế chứng từ, sổ sách phù hợp. - Kiểm soát vật chất và thông tin. 4. Thông tin và - Hệ thống chứng từ. truyền thông - Hệ thống sổ sách. - Hệ thống báo cáo. 5. Giám sát - Giám sát thường xuyên. - Giám sát định kỳ. 9 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Bao gồm: - Tính chính trực và giá trị đạo đức: Để đáp ứng được yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy các nhà quản lý phải làm gương cho nhân viên noi theo, đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen riêng của mình, không tạo sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực. - Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình một cách hữu hiệu và hiệu quả. Không những thế phẩm chất đạo đức của nhân viên phải được xem trọng. Do đó, nhà quản lý phải quan tâm ngay từ công tác tuyển dụng, đào tạo, giám sát, và huấn luyện họ. - Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Khi Ủy ban kiểm toán có sự độc lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo được tính hữu hiệu. Ủy ban kiểm toán sẽ thông tin và cảnh báo đến Hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại có thể xảy ra trước khi chúng trở lên nghiêm trọng. - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Mỗi nhà quản lý đều có phong cách điều hành khác nhau: có người ưa dân chủ, người độc đoán trong phong cách lãnh đạo, bởi vậy cách dẫn dắt nhân viên đến mục tiêu của đơn vị là khác nhau và nó chi phối các hoạt động của đơn vị. - Cơ cấu tổ chức: Thực chất là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Hay nói cách khác nó là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế khi xây dựng bộ khung này phải phù hợp sao cho chức năng của các bộ phận không chồng chéo nhau và phải có sự kết hợp hài hòa giữa chúng. 10 - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý một cách cụ thể bằng văn bản nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ, báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền. - Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị. Chính sách nhân sự bao gồm: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên. - Các nhân tố ngoài tổ chức: Môi trường kiểm soát có thể chịu ảnh hưởng của các nhân tố đến từ bên ngoài của tổ chức như thay đổi của môi trường kinh doanh, các thay đổi của hệ thống pháp luật hay các thay đổi của Chế độ kế toán… Khi phân tích, đánh giá, môi trường kiểm soát thì cần phải xem xét, đánh giá, phân tích mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài đến các hoạt động của đơn vị đó. 1.1.3.2. Đánh giá rủi ro. Để giới hạn được rủi ro ở mức độ chấp nhận được, người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới kiểm soát được rủi ro. - Xác định mục tiêu của đơn vị: Các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung của toàn tổ chức và mục tiêu riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn. Thiết lập mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như các chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thông qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản là thông qua nhận thức và những phát biểu hàng ngày của người quản lý. - Nhận dạng phân tích rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể trong phạm vi từng hoạt động. Rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng đến toàn đơn vị. 11 Để nhận dạng và phân tích rủi ro có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương pháp phân tích dự báo dữ liệu quá khứ; rà soát thường xuyên các hoạt động. Việc phân tích và đánh giá rủi ro thường gồm những bước sau: + Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị. + Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp sử dụng để đối phó rủi ro. 1.1.3.3. Các hoạt động kiểm soát. Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quản lý, đảm bảo có các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu. Các hoạt động kiểm soát bao gồm: 1- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, một cá nhân không thực hiện quá nhiều trách nhiệm và các trách nhiệm của một cá nhân cần phải được xác định và phân chia đầy đủ, rõ ràng. Khi phân chia trách nhiệm cần tách bạch các chức năng sau: + Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ. + Chức năng ghi chép: lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị các tài liệu để đối chiếu, lập báo cáo thực hiện. + Chức năng bảo quản tài sản: gồm quản lý tiền, quản lý hàng tồn kho, nhận séc hay lập séc thanh toán. Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra thì sẽ phát hiện nhanh chóng, dễ khắc phục. Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện có thể gây ra và dấu diếm những sai phạm của mình. 2- Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động. Nếu có thể nắm bắt được tất cả các công việc trong một tổ chức, các nhà quản lý đã không cần sử dụng đến các nhân viên của mình. Điều này là không thể bởi vậy nhà quản lý phải thông qua các chính sách, các quy định tác động đến các 12 nhân viên của họ, đồng thời trao quyền cho các nhân viên thực hiện các hoạt động hay đề ra các quyết định lãnh đạo cấp thấp hơn. Việc này được gọi là sự ủy quyền chung và ủy quyền chi tiết. + Ủy quyền chung: liên quan đến tất cả các hoạt động trong tổ chức, trong nghiệp vụ. Ví dụ: Ban hành bảng giá. + Ủy quyền chi tiết: là trường hợp ủy quyền phê chuẩn một nghiệp vụ đơn lẻ và cụ thể, không phát sinh thường xuyên. Ví dụ: ủy quyền phê chuẩn nghiệp vụ mua sắm tài sản cố định. 3- Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ tục kiểm soát, các dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát kết xuất. DL đầu vào DL đầu ra Xử lý dữ liệu Kiểm soát hệ thống thông tin là kiểm soát chung liên quan đến toàn hệ thống thông tin. Ví dụ: Quy trình kiểm soát truy cập hệ thống. Kiểm soát chung là môi trường chung cho kiểm soát ứng dụng. 4- Kiểm soát độc lập và soát xét về thực hiện. Một phần quan trọng của kiểm soát là: Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện và xử lý chính xác.Việc kiểm tra này được thực hiện một cách độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu. Việc kiểm tra được gọi là kiểm tra độc lập khi người thực hiện kiểm tra không phải là người chuẩn y, người thực hiện nghiệp vụ hay người ghi sổ kế toán. Kiểm tra độc lập bao gồm: - Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập. (Ví dụ: đối chiếu số liệu giữa số kế toán với số liệu của ngân hàng.) - So sánh giữa số liệu thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách thông qua quá trình kiểm kê. 13 - Thực hiện việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên Bảng cân đối số phát sinh. - Xem xét độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ (Ví dụ: kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ). Kiểm tra độc lập cần được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét lại việc thực hiện thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, giữa dự toán với thực tế. Các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm thường cung cấp thông tin hữu ích cho quá trình này. 5- Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp. Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp đảm bảo cho việc ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu cần thiết của một nghiệp vụ kinh tế. Hình thức và nội dung của chứng từ, sổ sách không nên phức tạp, phải thỏa mãn dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình ghi chép. Nội dung của chứng từ và sổ sách cần thể hiện đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho kiểm soát. Việc thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ kế toán còn quy định về các quá trình bảo quản, lưu trữ, truy xuất để đảm bảo tính an toàn cho các tài liệu kế toán đó. 6- Đảm bảo an toàn cho vật chất và thông tin. Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một tổ chức. Do đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lý và quy định trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan. An toàn về mặt vất lý thông thường bao gồm các thủ tục kiểm soát: - Giám sát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ. - Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật chất và thông tin. - Hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, thông tin lưu trữ, phương tiện lưu trữ thông tin (đặc biệt là các tổ chức có mạng máy tính). - Bảo vệ sổ sách, các tệp tin, các tài liệu và chứng từ kế toán. - Kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức. 14 - Giới hạn tiếp cận với các trung tâm dữ liệu. 1.1.3.4. Thông tin và truyền thông. Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cho cả nội bộ và bên ngoài. Tất cả các cấp quản lý và tác nghiệp trong một tổ chức đều cần thông tin để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận, xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin. Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin cho cả nội bộ tổ chức và cả bên ngoài. Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ, hay có thể là các lệnh miệng, các hành vi của nhà quản lý. Thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể được thực hiện một cách có hiệu quả và ngược lại, kiểm soát tốt có thể đảm bảo sự an toàn và trung thực của thông tin. Hệ thống thông tin của một tổ chức bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán được thiết lập tốt sẽ đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là ghi nhận, xử lý và lưu trữ, tổng hợp và chuyển giao, truyền đạt các thông tin tài chính của một tổ chức. Điều này có nghĩa rằng nhân viên kế toán phải hiểu được bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cách thức ghi nhận dữ liệu trên các phương tiện xử lý hay cách thức chuyển đổi dữ liệu từ chứng từ gốc sang các hình thức máy có thể đọc được, các phương thức truy cập, cập nhật thông tin. Để đạt được mục tiêu trên, cần phải chú ý đến 2 bộ phận quan trọng trong hệ thống thông tin đó là chứng từ và sổ sách kế toán. *) Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế, ngoài ra còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị. 15 *) Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp cận các thông tin ban đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành các thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ, … sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép thông tin vào sổ sách, để hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán. Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính. Những người xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào đến người khác và yêu cầu phải báo cáo các tình huống bất thường lên cấp trên. 1.1.3.5. Giám sát. Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện các hoạt động kiểm soát một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hiện hữu của mình qua các giai đoạn khác nhau. Tổ chức của một đơn vị thay đổi thì phương thức kiểm soát nội bộ cũng bị thay đổi. Trong điều kiện này, giám sát có thể giúp cho các nhà quản lý xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế về các hoạt động kiểm soát và thực hiện các hoạt động điều chỉnh cần thiết. Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. *) Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động do các nhân viên và nhà quản lý thực hiện. Ví dụ: kiểm tra trước khi ký duyệt chứng từ, kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối mỗi ngày… *) Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được vận hành có đủ 5 thành phần trên một cách có hiệu quả thì hệ thống này chắc chắn sẽ mang lại những lợi ích về quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, hiệu quả của kiểm 16 soát nội bộ cao chỉ khi các kiểm toán viên nội bộ có sự độc lập và chịu sự điều hành, chỉ đạo từ các nhà quản lý cao cấp trong tổ chức. 1.1.4. Những hạn chế vốn có của Hệ thống kiểm soát nội bộ. Mặc dù doanh nghiệp có thiết kế một HT KSNB tưởng chừng như hoàn hảo thì vẫn có những sai phạm xảy ra. Bởi hiệu quả của HT KSNB tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người (tức là phụ thuộc vào tính đáng tin cậy và năng lực làm việc của lực lượng nhân sự). HT KSNB chỉ giúp hạn chế tối đa những sai phạm vì nó có các rủi ro tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau: - Do yêu cầu của nhà quản lý: lợi ích phải lớn hơn chi phí. - Các biện pháp kiểm tra thường hướng đến sai phạm dự kiến, khó phát hiện được các sai phạm bất thường. - Sai phạm xuất phát từ nhân viên trong tổ chức do thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán hay hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên. - Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu khi có sự thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. - Các thủ tục kiểm soát không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi. 1.1.5. Cách thức tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.1.5.1. Các phương pháp mô tả hệ thống. - Sử dụng các bảng tường thuật trình bày văn bản về trình tự tiến hành các thủ tục hay hoạt động của đơn vị. - Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát và nhân viên các bộ phận thông qua bảng câu hỏi. - Kiểm tra các loại tài liệu, sổ sách. - Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của hệ thống trong thực tiễn. - Mô tả hệ thống qua các công cụ: lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu. 1.1.5.2. Trình tự tìm hiểu và đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ. - Tìm hiểu về môi trường kiểm soát: quan trọng nhất là tìm hiểu thái độ, nhận thức và hành động có liên quan đến môi trường kiểm soát của nhà quản lý. - Tìm hiểu về đánh giá rủi ro. 17 - Tìm hiểu về thông tin và truyền thông theo trình tự: + Tìm hiểu các nghiệp vụ chính trong đơn vị. + Xem xét các nghiệp vụ xem chúng được ghi nhận như thế nào? Liên quan tới các đối tượng nào? ... + Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo, các chính sách… + Tìm hiểu về các hoạt động kiểm soát kết hợp trong quá trình tìm hiểu các bộ phận khác của hệ thống. + Tìm hiểu việc giám sát có liên quan đến việc lập báo cáo và có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào? + Đánh giá sự hữu hiệu của HT KSNB trong việc ngăn chặn và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong đơn vị. 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI PHẦN HÀNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN TR ONG DOANH NGHIỆP. 1.2.1. KSNB đối với kế toán vốn bằng tiền. Rủi ro tiềm tàng của khoản mục vốn bằng tiền trong đơn vị thường được đánh giá rất cao bởi: - Tiền là khoản mục đầu tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong tài sản ngắn hạn. Được dùng để phân tích khả năng thanh toán. - Tiền là khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng. Ví dụ: để thổi phồng doanh thu, che dấu chi phí. - Số lượng nghiệp vụ liên quan đến tiền và số phát sinh tiền thường lớn. - Tiền là tài sản rất nhạy cảm, tính thanh khoản cao dễ xảy ra gian lận và biển thủ. Do đó trong đơn vị yêu cầu của kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền thường rất được chú trọng. 1.2.1.1.Yêu cầu của KSNB. Hệ thống này có thể chia thành 2 loại: - Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ. 18 Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ, đối chiếu với ngân hàng. - Muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu sau: - Thu đúng. - Chi đủ. - Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý. 1.2.1.2. Các nguyên tắc KSNB. - Nhân viên phải có đủ năng lực và liêm chính. - Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm. - Tập trung đầu mối thu tiền. - Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu. - Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng. - Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai, phiếu thu. - Thực hiện tối đa các khoản thu chi qua ngân hàng, hạn chế thu bằng tiền - Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế. mặt. 1.2.1.3. KSNB đối với thu tiền. *) Thu trực tiếp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ: - Phân chia trách nhiệm tách rời giữa chức năng bán hàng và thu tiền. - Sử dụng chứng từ bắt buộc (phiếu thu, biên lai…) có đánh số liên tục làm cơ sở thu tiền. - Sử dụng hệ thống máy tính tiền, in phiếu tính tiền khuyến khích khách hàng nhận phiếu. - Cần quản lý số thu trong ngày đối chiếu với các báo cáo, tổng số thu trong sổ sách. - Nộp tiền vào quỹ cuối mỗi ngày. *) Thu nợ của khách hàng. - Phân chia trách nhiệm tách rời giữa chức năng quản lý công nợ và chức năng thu tiền. - Khuyến khích khách hàng sau khi nộp tiền lấy phiếu thu hoặc biên lai. 19 - Thường xuyên đối chiếu công nợ đối với khách hàng (tránh thủ thuật labbing). - Đối với những công nợ lớn khuyến khích thanh toán qua ngân hàng. - Nếu thanh toán qua bưu điện: cần phải phân nhiệm cho các nhân viên đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau: lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ, đối chiếu sổ sách. 1.2.1.4. KSNB đối với chi tiền. - Sử dụng tối đa việc thanh toán qua ngân hàng. - Xây dựng thủ tục xét duyệt các khoản chi. - Vận dụng đúng các nguyên tắc xét duyệt và ủy quyền. - Đối chiếu định kỳ giữa số dư tiền mặt và sổ quỹ; số dư tiền gửi và sổ phụ ngân hàng. 1.2.2. KSNB đối với kế toán các khoản thanh toán. 1.2.2.1. KSNB đối với nợ phải thu khách hàng. Nợ phải thu khách hàng thông thường là các khoản mục: - Nhậy cảm với những gian lận. - Liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh. - Được phản ánh theo giá trị thuần có thể thực hiện được, liên quan đến việc lập dự phòng phải thu khó đòi có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra. 1.2.2.1.1. Yêu cầu của KSNB. - Các khoản phải thu phải có thực và được ghi nhận đầy đủ, tránh nhầm lẫn. - Các khoản nợ phải thu phải có khả năng thu hồi, giảm thiểu thất thoát. - Khoản mục doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ phải có thực, được ghi nhận đầy đủ, phù hợp với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. - Hạn chế các khoản phải thu (bị bên ngoài chiếm dụng) ở mức vừa phải. 1.2.2.1.2. Các nguyên tắc KSNB. - Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính. - Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm. - Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn. 20 - Sử dụng các loại chứng từ, chính sách tín dụng nhằm ràng buộc khách hàng. - Thường xuyên đối chiếu số liệu sổ sách với khách hàng. 1.2.2.1.3. KSNB đối với chu trình bán hàng. Muốn kiểm soát tốt công nợ phải thu doanh nghiệp cần tổ chức HT KSNB của toàn bộ chu trình bán hàng. Ở một doanh nghiệp lớn chu trình bán hàng thông thường được phân chia thành các chức năng sau: 1- Lập lệnh bán hàng. 2- Xét duyệt bán chịu. 3- Xuất kho. 4- Gửi hàng đi. 5- Lập và kiểm tra hóa đơn. 6- Theo dõi thanh toán. 7- Xét duyệt hàng bán bị trả lại hay giảm giá. 8- Xem xét xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được. 1.2.2.2. KSNB đối với nợ phải trả. Cũng như nợ phải thu, nợ phải trả là một khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính. Những sai lệch về Nợ phải trả có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.2.2.1. Yêu cầu của KSNB. - Các khoản Nợ phải trả được ghi chép đầy đủ, chính xác, tránh nhầm lẫn. - Các khoản Nợ phải trả được đánh giá đúng, được khai báo đầy đủ, được duy trì ở mức hợp lý. - Giám sát, đảm bảo khả năng chi trả các khoản nợ. 1.2.2.2.2. Các nguyên tắc KSNB. - Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính. - Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm. - Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn.