Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoả...

Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty tnhh mtv thương mại và đầu tư khánh hòa

.PDF
145
371
103

Mô tả:

MỤC LỤC Trang phụ bìa ............................................................................................................ Quyết định................................................................................................................ Lời cám ơn ............................................................................................................... Nhận xét của công ty thực tập................................................................................... Mục lục .................................................................................................................... Danh mục sơ đồ........................................................................................................ Danh mục bảng biểu................................................................................................. Danh mục chữ viết tắt............................................................................................... LỜI NÓI ĐẦU ......................................................................................................... Chương 1.................................................................................................................1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN................................. 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ..................2 1.1.1.Sự cần thiết của HT KSNB đối với một Công ty.............................................2 1.1.2.Khái niệm .......................................................................................................2 1.1.3.Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB..........................................................4 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát..................................................................................6 1.1.3.2. Đánh giá rủi ro............................................................................................7 1.1.3.3. Các hoạt động kiểm soát .............................................................................8 1.1.3.4. Thông tin và truyền thông .........................................................................11 1.1.3.5. Giám sát....................................................................................................12 1.1.4. Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB .................................................13 1.1.5. Hoàn thiện cơ cấu kiểm soát nội bộ trong tổ chức ........................................13 1.1.6. Cách thức tìm hiểu hệ thống KSNB .............................................................15 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI PHẦN HÀNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG CÔNG TY ..........17 1.2.1. KSNB đối với kế toán vốn bằng tiền............................................................17 1.2.1.1.Yêu cầu của KSNB ....................................................................................17 1.2.1.2. Các nguyên tắc của KSNB ........................................................................17 1.2.1.3. KSNB đối với tiền thu tiền .......................................................................18 1.2.1.4. KSNB đối với chi tiền...............................................................................18 1.2.2. KSNB đối với các khoản thanh toán ............................................................18 1.2.2.1. KSNB đối với phải thu khách hàng...........................................................19 1.2.2.2. KSNB đối với nợ phải trả..........................................................................20 Chương 2...............................................................................................................21 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA................................................ 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA ................................................................................................22 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển................................................................22 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ ...............................................................................23 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty .............................................................25 2.1.3.1. Cơ cấu quản lý..........................................................................................25 2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ ............................................................................25 2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của công ty........................27 2.1.4.1. Các nhân tố bên trong ...............................................................................27 2.1.4.2. Các nhân tố bên ngoài...............................................................................28 2.1.5. Đánh giá khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công Ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa trong thời gian qua ........................................29 2.1.6. Phương hướng phát triển của công ty...........................................................31 2.2. KHÁI QUÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA.............................................32 2.2.1. Cơ cấu tổ chức.............................................................................................32 2.2.2. Hệ thống chính sách quy định ......................................................................32 2.2.3. Sự kiểm soát của Công Ty đối với các đơn vị trực thuộc..............................33 2.2.4. Nguyên tắc phân quyền, ủy quyền ...............................................................33 2.2.5. Kiểm tra độc lập ..........................................................................................34 2.2.6. Phân tích rà soát...........................................................................................34 2.2.7. Hệ thống thông tin kế toán ...........................................................................35 2.2.7.1. Chính sách kế toán....................................................................................35 2.2.7.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty .........................................................36 2.8. Đánh giá hệ thống KSNB ...............................................................................42 2.3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA ......................................................43 2.3.1. KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty......................................................43 2.3.1.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán vốn bằng tiền....................43 2.3.1.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán vốn bằng tiền ....................46 2.3.1.3. Xử lý nghiệp vụ trong chu trình ................................................................55 2.3.1.4. Sổ sách, chứng từ minh họa ......................................................................60 2.3.1.5. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền.........................................61 2.3.2. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản thanh toán................................67 2.3.2.1. Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu ...................................................67 2.3.2.2.Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản phải trả ................................77 2.4. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN NÓI RIÊNG TẠI CÔNG TY......................................88 2.4.1. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty...........................88 2.4.2. Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán ..........................................................................................93 Chương 3: ...........................................................................................................96 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA.......... 3.1. KIẾN NGHỊ 1: TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHẶT CHẼ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI CÔNG TY ...................................................................................................97 3.2. KIẾN NGHỊ 2: TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC THU HỒI NỢ VÀ NÂNG CAO KHẢ NĂNG THANH TOÁN ........................................................................... 101 3.3. KIẾN NGHỊ 3: TỔ CHỨC BỘ PHẬN KIỂM SOÁT NHẬN HÀNG RIÊNG .......................................................................................................................... 103 3.4. KIẾN NGHỊ 4: CÔNG TY NÊN MỞ THÊM CÁC SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT .......................................................................................................................... 104 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty .............................................25 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán ...........................................................................37 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kế toán máy ................................................................................40 Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng tiền mặt tại quỹ...............47 Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán giảm tiền mặt tại quỹ..............49 Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng tiền gửi ngân hàng ..........51 Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán giảm tiền gửi ngân hàng .........54 Sơ đồ 2.8: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng các khoản phải thu do bán chịu hàng hóa ........................................................................................................69 Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng các khoản phải trả do mua chịu hàng hóa ........................................................................................................79 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Bảng các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ...........................5 Bảng 2.1: Bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm 2009, 2010................................................................................................. ………29 Bảng 2.2: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với tiền ............................................61 Bảng 2.3: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với tiền ..........................................64 Bảng 2.4: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu .....................71 Bảng 2.5: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu ...................74 Bảng 2.6: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với mua hàng – trả tiền ....................81 Bảng 2.7: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với mua hàng – trả tiền ..................84 Bảng 2.8: Bảng đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty ..............89 Bảng 3.1: Bảng hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với tiền......................99 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT - KSNB : Kiểm soát nội bộ - TNHH MTV: Trách nhiệm hữu hạn một thành viên. - TNHH TM & ĐT: Trách nhiệm hữu hạn Thương Mại và Đầu Tư. - BCH TW : Ban chấp hành Trung Ương. - SXKD : Sản xuất kinh doanh - BH : Bảo hiểm - BHXH : Bảo hiểm xã hội - BHYT : Bảo hiểm y tế - BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp - TSCĐ :Tài sản cố định. - BP :Bộ phận - KTT : Kế toán trưởng - CT : Chứng từ. - BCLQ : Báo cáo liên quan. - GBC : Giấy báo có. - GBN : Giấy báo nợ. - UNT : Ủy nhiệm thu. - UNC : Ủy nhiệm chi - SNKC : Sổ nhật ký chung - TNDN : Thu nhập doanh nghiệp. - KH : Khách hàng. - NCC : Nhà cung cấp. - BB : Biên bản. - PĐX : Phiếu đề xuất - HĐ : Hóa đơn. - HĐGTGT : Hóa đơn giá trị gia tăng LỜI NÓI ĐẦU 1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI: Cùng với tiến trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của đất nước, các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện, từng bước vươn lên khẳng định vai trò chủ đạo trong nền kinh tế. Nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển, thể chế pháp lý dần đi vào ổn định nhưng môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp càng ngày càng trở nên gay gắt. Các doanh nghiệp không những phải đương đầu với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Thể chế càng thông thoáng thì sự cạnh tranh này càng khó khăn, bởi các doanh nghiệp nước ngoài đã đi trước ta cả về công nghệ, trình độ quản lý và tiềm lực kinh tế. Nhiều biện pháp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được đặt ra trong đó việc “ nâng cao nội lực, tăng sức cạnh tranh” rất được quan tâm. Theo đó, việc xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần rất lớn trong việc phát huy nội lực, hạn chế rủi ro trong một công ty.  Vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ là gì ?  Vì sao nó có tác dụng lớn đến thế?  Và nó được thiết lập như thế nào ? Để làm rõ những câu hỏi trên trong đợt thực hiện đồ án tốt nghiệp được sự chấp thuận của ban chủ nhiệm khoa kế toán – tài chính và ban lãnh đạo công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa em đã thực hiện đề tài : “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa” 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU:  Tìm hiểu thực trạng về hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa.  công ty. Đề xuất những kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU: Đối tượng đề tài nghiên cứu chính là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa. Cụ thể, đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát - Phương pháp phân tích. - Phương pháp phỏng vấn. Bên cạnh đó sử dụng công cụ để thu thập thông tin: - Bảng câu hỏi. Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, đồ án gồm 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán. - Chương 2: Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa. - Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện Hệ thống kiếm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa. 6. NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI: Đề tài: “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa” đã có những đóng góp sau đây: - Tổng kết được cơ sở lí luận về hệ thống kiểm soát nội bộ. - Nghiên cứu khái quát về cơ cấu tổ chức nhân sự, tổ chức kế toán, tổ chức chứng từ, tổ chức tài khoản và tổ chức sổ sách kế toán của Công ty. - Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc xử lý phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán các khoản thanh toán tại Công ty. - Đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty - Đưa ra các kiến nghị giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty. Tuy nhiên do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung đề tài chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để bài luận văn này được hoàn thiện hơn. Qua đây em xin chân thành cám ơn đến các thầy cô trong Khoa Kế Toán – Tài Chính, cô Nguyễn Ngọc Chi – Kế toán trưởng Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành tốt khóa luận, cùng toàn thể các anh chị trong phòng tài chính Công Ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa – những người đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN. 2 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ. 1.1.1. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với một công ty. Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? ….Từ những vấn đề rất thiết thực này mà khái niệm “ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ “ ra đời. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ . Vậy Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là gi? Nó có tác dụng thế nào trong công tác quản lý và kế toán tại một doanh nghiệp? 1.1.2. Khái niệm: Năm 1992, tổ chức COSO ( Committee of Sonsoring Organization) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đã đưa ra định nghĩa thiết thực nhất cho đến nay vẫn được nhiều người chấp nhận. Theo đó: 3 “ KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Để hiểu được bản chất của định nghĩa ta phải hiểu được bốn nội dung cơ bản sau: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. - KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm nhiều hoạt động liên tục, hiện diện ở mọi nơi trong tổ chức và liên kết chặt chẽ với nhau trong một thể thống nhất. - Yếu tố con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục, biểu mẫu…mà KSNB được xác lập, thực hiện và vận hành bởi toàn bộ con người trong tổ chức. - KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải tuyệt đối trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Điều này xuất phát từ hạn chế vốn có của KSNB. Hạn chế này bao gồm sai sót của nhân viên quản lý, sự thông đồng, sự gian lận, sự lạm quyền của các cán bộ quản lý. Mặt khác người lãnh đạo luôn cân nhắc giữa yếu tố lợi ích và chi phí. Tuy người lãnh đạo có thể nhận thức được đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ cũng không áp dụng các thủ tục để kiểm soát các rủi ro. * Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: - Đối với các báo cáo tài chính: phải trung thực và hợp lý, phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ: KSNB phải đảm bảo được các thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị để hướng dẫn đến mục tiêu của đơn vị. - Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: Các nguồn lực của đơn vị là có giới hạn, bởi vậy làm sao để tận dụng triệt để chúng, tiết kiệm và có hiệu 4 quả, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị… Vậy mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một đơn vị. 1.1.3. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu của đơn vị là khác nhau, việc tổ chức hệ thống KSNB của mỗi đơn vị cũng khác nhau nhưng theo quan điểm phổ biến hiện nay: có 5 yếu tố cơ bản hình thành lên hệ thống KSNB của đơn vị như sau: 1- Môi trường kiểm soát. 2- Đánh giá rủi ro. 3- Hoạt động kiểm soát. 4- Thông tin và truyền thông. 5- Giám sát. 5 Bảng 1.1: BẢNG CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH H THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Bộ phận 1. Môi trường kiểm soát Các nhân tố - Triết quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. - Sự trung thực và các giá trị đạo đức. - Chính sách nhân sự. - Cơ cấu tổ chức. - Hội đồng quản trị và ban kiểm soát. - Trình độ và phẩm chất đội ngũ nhân viên. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm. - Các nhân tố bên ngoài tổ chức. 2. Đánh giá rủi ro. - Nhận diện và đánh giá rủi ro. - Thiết lập mục tiêu. 3. Các hoạt động kiểm - Phân chia trách nhiệm đầy đủ. soát. - Ủy quyền đúng đắn. - Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin. - Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện. - Thiết kế chứng từ, sổ sách phù hợp. - Kiểm soát vật chất và thông tin. 4. Thông tin và truyền - Hệ thống chứng từ. thông. - Hệ thống sổ sách. - Hệ thống báo cáo. 5. Giám sát - Giám sát thường xuyên. - Giám sát định kỳ. 6 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. bao gồm: - Tính chính trực và giá trị đạo đức: Để áp ứng được yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy các nhà quản lý phải làm gương cho nhân viên noi theo, đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của riêng mình, không tạo sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực. - Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình một cách hữu hiệu và hiệu quả. Không những thế phẩm chất đạo đức của nhân viên phải được xem trọng. Do đó, nhà quản lý phải quan tâm ngay từ công tác tuyển dụng, đào tạo, giám sát, và huấn luyện họ. - Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Khi Ủy ban kiểm toán có sự độc lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo được tính hữu hiệu. Ủy ban kiểm toán sẽ thông tin và cảnh báo đến Hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại có thể xảy ra trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Mỗi nhà quản lý đều có phong cách điều hành khác nhau: có người ưa dân chủ, người độc đoán trong phong cách lãnh đạo, bởi vậy cách dẫn dắt nhân viên đến mục tiêu của đơn vị là khác nhau và nó chi phối các hoạt động của đơn vị. - Cơ cấu tổ chức: Thực chất là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Hay nói cách khác nó là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng bộ khung này phải phù hợp sao cho chức năng của các bộ phận không chồng chéo nhau và phải có sự kết hợp hài hòa giữa chúng. 7 - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý một cách cụ thể bằng văn bản nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ, báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền. - Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị. Chính sách nhân sự bao gồm: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên. - Các nhân tố ngoài tổ chức: Môi trường kiểm soát có thể chịu ảnh hưởng của các nhân tố từ bên ngoài của tổ chức như thay đổi của môi trường kinh doanh, các thay đổi của hệ thống pháp luật hay các thay đổi của chế độ kế toán…Khi phân tích, đánh giá, môi trường kiểm soát thì cần phải xem xét, đánh giá, phân tích mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài đến các hoạt động của đơn vị đó. 1.1.3.2. Đánh giá rủi ro: Để giới hạn được rủi ro ở mức độ chấp nhận được, người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới kiểm soát được rủi ro. - Xác định mục tiêu của đơn vị: Các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung của toàn tổ chức và mục tiêu riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn. Thiết lập mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thông qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản là thông qua nhận thức và những phát biểu hàng ngày của người quản lý. - Nhận dạng phân tích rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể trong phạm vi từng hoạt động. Rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng đến toàn đơn vị. 8 Để nhận dạng và phân tích rủi ro có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương pháp phân tích dự báo dữ liệu quá khứ; rà soát thường xuyên các hoạt động. Việc phân tích và đánh giá rủi ro thường gồm những bước sau:  Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị.  Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp sử dụng để đối phó rủi ro. 1.1.3.3. Các hoạt động kiểm soát. Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quản lý, đảm bảo có các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu. Các hoạt động kiểm soát bao gồm: 1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, một cá nhân không thực hiện quá nhiều trách nhiệm và các trách nhiệm của một cá nhân cần phải được xác định và phân chia đầy đủ, rõ ràng. Khi phân chia trách nhiệm cần tách bạch các chức năng sau: + Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ. + Chức năng ghi chép: lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị các tài liệu để đối chiếu, lập báo cáo thực hiện. + Chức năng bảo quản tài sản: gồm quản lý tiền, quản lý hàng tồn kho, nhận séc hay lập séc thanh toán. Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát được nhau, nếu có sai sót xảy ra thì sẽ phát hiện nhanh chóng, dễ khắc phục. Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình. 2. Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động. Nếu có thể nắm bắt được tất cả các công việc trong một tổ chức, các nhà quản lý đã không cần sử dụng đến nhân viên của mình. Điều này là không thể bởi vậy 9 nhà quản lý phải thông qua các chính sách, các quy định tác động đến các nhân viên của họ, đồng thời trao quyền cho các nhân viên thực hiện các hoạt động hay đề ra các quyết định lãnh đạo cấp thấp hơn. Việc này được gọi là sự ủy quyền chung và ủy quyền chi tiết. + Ủy quyền chung: liên quan đến tất cả các hoạt động trong tổ chức, trong nghiệp vụ. Ví dụ: Ban hành bảng giá. + Ủy quyền chi tiết: là trường hợp ủy quyền phê chuẩn một nghiệp vụ đơn lẻ và cụ thể, không phát sinh thường xuyên. Ví dụ: ủy quyền phê chuẩn nghiệp vụ mua sắm tài sản cố định. 3. Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ tục kiểm soát, các dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát kết xuất Đầu vào Xữ lý dữ liệu Đầu ra Kiểm soát hệ thống thông tin là kiểm soát chung liên quan đến toàn hệ thống thông tin. Ví dụ: quy trình kiểm soát truy cập hệ thống. Kiểm soát chung là môi trường chung cho kiểm soát ứng dụng. 4. Kiểm soát độc lập và soát xét về thực hiện. Một phần quan trọng của kiểm soát là: Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện và xử lý chính xác. Việc kiểm tra này được thực hiện một cách độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu. Việc kiểm tra này được gọi là kiểm tra độc lập khi người thực hiện kiểm tra không phải là người chuẩn y, người thực hiện nghiệp vụ hay người ghi sổ kế toán. Kiểm tra độc lập bao gồm: - Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập.( Ví dụ: đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với số liệu của ngân hàng) - So sánh giữa số liệu thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách thông qua quá trình kiểm kê. 10 - Thực hiện việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh. - Xem xét độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ ( Ví dụ: kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ). Kiểm tra độc lập cần được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét lại việc thực hiện thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, giữa dự toán với thực tế. Các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm thường cung cấp thông tin hữu ích cho quá trình này. 5. Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp. Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp đảm bảo cho việc ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu cần thiết của một nghiệp vụ kinh tế. Hình thức và nội dung của chứng từ, sổ sách không nên phức tạp, phải thõa mãn dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình ghi chép. Nội dung của chứng từ và sổ sách cần thể hiện đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho kiểm soát. Việc thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ kế toán còn quy định về các quá trình bảo quản, lưu trữ, truy xuất để đảm bảo tính an toàn cho các tài liệu kế toán đó. 6. Đảm bảo an toàn cho vật chất và thông tin. Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một tổ chức. Do đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lý và quy định trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan. An toàn về mặt vật lý thông thường bao gồm các thủ tục kiểm soát: - Giám sát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ. - Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật chất và thông tin. - Hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, thông tin lưu trữ, phương tiện lưu trữ thông tin ( đặc biệt là các tổ chức có mạng máy tính). - Bảo vệ sổ sách, các tệp tin, các tài liệu và chứng từ kế toán. - Kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức.
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan

Tài liệu vừa đăng