Tài liệu kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại cty tnhh yujin vina

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA GV : Ths. Trần Thị Thu Hằng LỚP : K11405B TP.HCM, 26/4/2015 Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 0 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ Tên MSSV Công việc Nguyễn Thị Mỹ Hạnh K114050858 Tìm hiểu chính sách tiền lƣơng Nguyễn Thị Hằng K114050860 Vẽ lƣu đồ quy trình tiền lƣơng Đỗ Thị Thuỳ Mai K114050886 Giới thiệu đặc điểm kinh doanh và cơ cấu của công ty Võ Thị Kim Nhung K114050894 Tìm hiểu chức năng – mục tiêu của quy trình tiền lƣơng Trần Thị Hồng Nhƣ K114050898 Mô tả quy trình tiền lƣơng Vũ Thị Huyền Thanh K114050913 Vẽ lƣu đồ quy trình nghiệp vụ Võ Thị Huyền Thƣơng K114050931 Tìm hiểu hệ thống chứng từ Đặng Thị Vân Mô tả quy trình nghiệp vu K114050952 Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 1 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B MỤC LỤC Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 5 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ........................................................................5 1.2 Chức năng và nhiệm vụ. ....................................................................................6 1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: ....................................................................7 1.4 Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng ......................8 Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA .............13 2.1 Khái quát về chu trình tiền lƣơng ....................................................................13 2.2 Các chính sách liên quan đến tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina .......14 2.3 Thực trạng chu trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina .....................17 2.4 Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình .....................................................22 Phần 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG ..................................................................................................34 3.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ về quy trình tính lƣơng: ..........34 3.2 Rủi ro quy trình chấm công: ............................................................................35 3.3 Rủi ro quy trình tính lƣơng: .............................................................................37 3.4 Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng:...................................................................37 Kết luận..........................................................................................................................39 Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 2 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B DANH MỤC BẢNG BIỀU, HÌNH VẼ Bảng 1.1: Chính sách chuyên cần Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lƣơng Bảng 3.1: Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng Hình 1.1: Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công Hình 2.2: Mẫu bảng chấm công thêm giờ Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lƣơng Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng Hình 2.5: Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Hình 2.6: Mẫu Phiếu lƣơng nhân viên Hình 2.7: Mẫu Giấy Ủy nhiệm chi Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý Sơ đồ1.2: Sơ đồ Phòng kế toán Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lƣơng Sơ đồ 2.2: Lƣu đồ quy trình chấm công Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ thanh toán lƣơng Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 3 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Lời mở đầu --- Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, các yếu tố doanh thu và chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị, đặc biệt là chi phí tiền lƣơng luôn đƣợc xem là một trong vấn đề quan trọng. Có thể nói, tiền lƣơng đóng vai trò nhƣ một phần thu nhập của ngƣời lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân, nhân viên tham gia sản xuất đạt đƣợc hiệu quả cao nhất. Liệu có giải pháp nào giúp các nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu quả hay mức độ rủi ro của quy trình tính lƣơng của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng? Điều gì sẽ xảy ra nếu nhƣ công ty không có quy trình tính lƣơng một cách chặt chẽ? Giải pháp để tìm ra hƣớng sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Để trả lời cho những câu hỏi trên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động tìm giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro nhất là đối với các doanh nghiệp có số lƣợng công nhân viên lớn. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, bài tiểu luận này nhằm mục đích tìm hiểu về vấn đề “Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina”. Qua đó, nhóm em đƣa ra những phân tích, nhận định tổng quát đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại đơn vị. Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 4 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển - Tên công ty : CÔNG TY TNHH YUJIN VINA - Địa chỉ : Khu Chế Xuất Linh Trung, Phƣờng Linh Trung, Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh - Ngày thành lập : 30/10/1997 - Mã số thuế : 0301484202 - Vốn điều lệ : 50 tỷ đồng - Số tài khoản - Số điện thoại : 08 38975952 - Fax : 08 38975955 - Giám Đốc : Dae Ki Moon : 47110000015335 (NH Techcombank CN Sài Gòn) Hình 1.1 Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 5 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B  Lịch sử hình thành. - Ngày 30/10/1997 Công ty TNHH Yujin Vina đƣợc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ Việt Nam cấp giấy phép hoạt động. - Tháng 1/1998 Công Ty TNHH Yujin Vina đƣợc khởi công xây dựng tại khu chế xuất Linh Trung, quận Thủ Đức, với diện tích 12.000 m2, với số vốn đầu tƣ ban đầu là 162 tỷ đồng tƣơng đƣơng với 9,6 triệu USD. Công suất 43,400,000 sản phẩm/ 1 năm.  Quá trình phát triển. - Tháng 07/1998 Công ty TNHH Yujin Vina đi vào hoạt động với một xƣởng sản xuất chính. Và đến ngày 03 tháng 10 năm 1998 chuyến hàng đầu tiên đƣợc xuất xƣởng trong niềm hân hoan phấn khởi của Ban Giám Đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty. - Đến năm 2000 do nhu cầu sản xuất kinh doanh, Công ty quyết định đầu tƣ thêm một phân xƣởng mới với diện tích là 5430 m2và công xuất 21,600,000 sản phẩm/ 1 năm. Nâng tổng mức vốn đầu tƣ lên 16,6 triệu USD. - Hiện nay, với sự phát triển công ty đang sử dụng một lƣợng lao động tƣơng đối lớn: khoảng 1000 công nhân viên. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ.  Chức năng của công ty: Công ty TNHH Yujin Vina có chức năng sản xuất, kinh doanh và cung ứng cho thị trƣờng các sản phẩm nhƣ muỗng, nĩa, dao, móc khóa bằng thép không gỉ chất lƣợng cao, đáp ứng nhu cầu nội địa và xuất khẩu.  Nhiệm vụ của công ty: Đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng với chất lƣợng tốt nhất. Đảm bảo quyền lợi của ngƣời lao động ngoài ra công ty có nhiệm vụ mở rộng thị trƣờng kinh doanh trong và ngoài nƣớc nhằm tăng cƣờng vị thế, tăng giá trị vốn góp cho các cổ đông và tạo nhiều công ăn việc làm góp phần ổn định xã hội. Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 6 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B 1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý BAN GIÁM ĐỐC Phòng Nhân Sự Phòng Kế toán Phòng KD Phòng QLCL Phòng XNK Kho, Phân xƣởng Nguồn: Phòng Nhân sự Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: - Ban Giám đốc: Điều hành chung hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trƣớc hội đồng quản trị. Xây dựng chiến lƣợc và triển khai thực hiện chiến lƣợc sau khi đƣợc hội đồng quản trị phê duyệt. - Phòng Nhân sự. Xây dựng quy hoạch công tác tuyển dụng, đánh giá và phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lƣợc phát triển và kế hoạch sản xuất của công ty. Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lƣơng, phân bổ và quyết toán quỹ tiền lƣơng. Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hƣu trí và các chế độ chính sách khác cho ngƣời lao động trong .Quản lý công tác thi đua khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên và ngƣời lao động. Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, ngƣời lao động theo quy định hiện hành. - Phòng Kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tài chính của công ty. Tổ chức hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đúng quy dịnh và lập báo cáo mỗi kỳ. Hằng năm phối hợp với phòng kinh doanh để phân tích tình hình hoạt động của công ty, đề xuất giải pháp cho Ban giám đốc Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 7 GV: Trần Thị Thu Hằng - Lớp K11405B Phòng Kinh doanh: Liên hệ với khách hàng và ký kết các hợp đồng kinh tế. Nghiên cứu, lựa chọn thị trƣờng mục tiêu, thiết kế, hoạch định chiến lƣợc kinh doanh. Kết hợp với các phòng xuất nhập khẩu làm thủ tục xuất và nhập khẩu hàng hóa. - Phòng Quản lý chất lƣợng: Kiểm soát, quản lý chất lƣợng sản trong quá trình sản xuất. Cập nhật và xây dựng các tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lƣợng sản phẩm. - Phòng Xuất nhập khẩu: Quản lý các nghiệp vụ xuất-nhập khẩu trong công ty. Phụ trách khâu bán hàng, nhận đơn hàng từ khách hàng, chuyển phòng sản xuất làm lệnh sản xuất. Khai thác trong nƣớc hay nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất. - Kho, phân xƣởng: Có nhiệm vụ sản xuất ra sản phẩm (muỗng, nĩa, dao…) đảm bảo chất lƣợng và số lƣợng sản phẩm theo kế hoạch đề ra. Bào quản, phân phối sản phẩm và nguyên vật liệu cho sản xuất và nhận nguyên vật liệu từ nhà cung ứng. Nhận thành phẩm từ xƣởng sản xuất và xuất thành phẩm theo phiếu xuất kho hàng hóa. 1.4. Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng 1.4.1. Cơ cấu phòng Kế toán: - Hình thức tổ chức kế toán tập trung, đơn vị có sơ đồ bộ máy kế toán gồm 6 thành viên cụ thể nhƣ sau: Sơ đồ1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế Toán Trƣởng Kế toán Tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán kho Thủ Quỹ Kê toán bán hàng (Nguồn: Phòng kế toán) Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 8 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên. Kế toán trƣởng: - Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán Có ý kiến bằng văn bản với ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật ngƣời làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ; Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán. Báo cáo bằng văn bản cho ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra các phần hạch toán của các phần hành kế toán trƣớc khi số liệu đƣợc chính thức chấp nhận trong phần mềm kế toán Lập và phân bổ các khoản chi phí trả trƣớc ngắn hạn, dài hạn, phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định. Lập các bút toán kết chuyển doanh thu- chi phí, lãi lỗ cuối tháng. Lập Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kết quả họat động kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của nhà quản trị, báo cáo thuế, báo cáo thống kê, báo cáo nội bộ. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Công ty, ghi chép và phản ảnh một cách đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt vào sổ quỹ. Thực hiện việc thu- chi theo chứng từ đã đƣợc ký duyệt và báo cáo quỹ hàng ngày và kiểm kê quỹ hàng tuần Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 9 GV: Trần Thị Thu Hằng - Lớp K11405B Kế toán thanh toán: Thu thập chứng từ, hóa đơn, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải thu, phải trả, hàng tháng thực hiện bút toán ghi nhận chi phí lƣơng, các khoản trích theo lƣơng, đồng thời lập Ủy nhiệm chi thực hiện thanh toán lƣơng cho nhân viên công ty bằng chuyển khoản ngân hàng. Theo dõi, lập chứng từ thanh toán công nợ theo đúng đối tƣợng, thời gian quy định và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán. - Kế toán kho: Thực hiện công tác nhập- xuất hàng hóa theo đúng đối tƣợng kế toán. Lập báo cáo nhập xuất- tồn vào cuối tháng. Phối hợp với thủ kho, nhân viên kho để tồ chức kiểm kê hàng tháng. - Kế toán bán hàng: Lập hóa đơn bán hàng và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , theo dõi công nợ phải thu theo từng đối tƣợng khách hàng, chi tiết theo tuổi nợ. Lập báo cáo bán hàng, báo cáo phân tích bán hàng và báo cáo tình hình nợ phải thu hàng tháng và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng. 1.4.2. Tổ chức công tác phòng Nhân sự: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự Trƣởng phòng Tuyển dụng Chính sách Đào tạo Chế độ Tiền lƣơng (Nguồn: Phòng Nhân sự ) Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 10 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Chức năng, nhiệm vụ cùa từng thành viên - Trƣởng phòng Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lƣợc của công ty.Tƣơng tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự. Tham mƣu cho Ban giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty và xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chánhNhân sự. - Nhân sự Tuyển dung – Đào tạo Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút ngƣời tài cho công ty đồng thời lập kế hoạch tuyển dụng lao động theo yêu cầu của các phòng ban trong công ty. Xây dựng chính sách thăng tiến và luân chuyển nhân sự trong công ty. Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo và phát triển nhân viên.Phối hợp với các phòng ban khác xác định nhu cầu đào tạo để lựa chọn hƣớng phát triển đào tạo theo yêu cầu của công ty. Phối hợp với các phòng ban tổ chức hƣớng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc. Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty. Nhân sự Chính sách – chế độ - Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện. Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định, chính sách nhân sự cho công ty và, thực hiện các chế độ cho ngƣời lao động. Xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích ngƣời lao động làm việc và giải quyết những thắc mắc của nhân viên trong hợp đồng lao động hay trong chính sách của công ty. - Nhân sự tiền lƣơng Hàng tháng dựa vào bảng chấm công của từng phòng ban, tiến hành lập bảng thanh toán lƣơng và phiếu lƣơng nhân viên để tính lƣơng và các khoản trích theo Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 11 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B lƣơng cho từng lao động. Tiến hành cập nhật số lƣợng lao động để tạo tài khoản Ngân hàng cho từng lao động. Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 12 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 2.1. Khái quát về chu trình tiền lƣơng a. Khái niệm về tiền lƣơng Có nhiều cách hiểu về tiền lƣơng, xét trên góc độ ngƣời lao động thì tiền lƣơng có thể là thu nhập của ngƣời lao động. Xét trên góc độ ngƣời sử dụng lao động thì tiền lƣơng là chi phí của ngƣời sử dụng lao động. Xét trên góc độ thị trƣờng, tiền lƣơng là giá cả hàng hoá sức lao dộng. Trong quy trình tiền lƣơng, tiền lƣơng sẽ đƣợc hiểu là các khoản thu nhập mang tính thƣờng xuyên mà nhân viên của công ty đƣợc hƣởng từ công ty. Tiền lƣơng là yếu tố quan trọng trong quá trình sử dụng và quản lý nhân sự trong công ty. Có thể kể ra một số chức năng cơ bản của tiền lƣơng nhƣ sau: kích thích lao động, giám sát lao động, điều hoà lao động. b. Các chức năng cơ bản, mục tiêu của chu trình tiền lƣơng Định nghĩa chu trình tiền lƣơng Quy trình tiền lƣơng đƣợc ghi nhận từ thời gian làm việc của ngƣời lao động khi quét thẻ và ghi nhận trong Bảng chấm công cho đến khi việc thanh toán lƣơng đƣợc thực hiện và ghi nhận một cách chính xác vào hệ thống kế toán. Các chức năng cơ bản - Xác định mức lƣơng - Chấm công - Tính lƣơng - Trả lƣơng - Ghi nhận và báo cáo Mục tiêu của quy trình - Mục tiêu chức năng xác định mức lƣơng: Xác định mức lƣơng phù hợp với quy định của pháp luật, chính sách của công ty và phù hợp với năng lực, chức vụ cho từng nhân viên. Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 13 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B - Mục tiêu chức năng chấm công: Chấm đúng, chấm đủ - Mục tiêu chức năng tính lƣơng: Tiền lƣơng của từng nhân viên đƣợc tính toán một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.  Nhân sự của công ty luôn đƣợc cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.  Sức lao động của từng nhân viên luôn đƣợc đánh giá theo quy định về chấm công của công ty.  Tiền lƣơng công ty đƣợc tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở chấm công. - Mục tiêu chức năng thanh toán lƣơng: Tiền lƣơng của nhân viên toàn công ty luôn đƣợc chi trả đầy đủ, chính xác từng ngƣời, chính xác số lƣợng và kịp thời. - Mục tiêu chức năng ghi nhận và báo cáo: Ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu về tất cả các chức năng của công ty quy định. 2.2.Các chính sách liên quan đến tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina a. Chính sách tính lƣơng  Lực lƣợng lao động bao gồm: nhân viên văn phòng, công nhân phân xƣởng  Công ty ký hợp đồng lao động với nhân viên làm công việc ổn định, lâu dài sau thời gian thử việc là 2 tháng. Trong thời gian thử việc công nhân viên đƣợc trả 75% lƣơng chính thức.  Theo quy định của công ty, thời gian làm việc hàng ngày là 8 tiếng, cụ thể nhƣ sau: - Buổi sáng bắt đầu từ 7h30 đến 11h30 - Buổi chiều bắt đầu từ 12h30 đến 16h30  Công nhân làm việc quá 16h30 đƣợc tính vào thời gian tăng ca. Thời gian tăng ca chỉ đƣợc tính khi có sự yêu cầu làm thêm của tổ trƣởng (trƣởng phong) và yêu cầu tính thêm giờ cần có sự phê duyệt của trƣởng phòng. Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 14 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B - Khi công nhân về sớm hay ra cổng phải điền đầy đủ thông tin vào giấy ra cổng, có xác nhận của tổ trƣởng (trƣởng phòng), công nhân ra cổng chuyển giấy ra cổng cho bảo vệ. - Công nhân nghỉ có lý do chính đáng (ốm đau, bố mẹ mất,…) phải thông báo trƣớc 3 ngày trừ trƣờng hợp đột xuất phải nêu rõ lý do. Nếu công nhân tự ý nghỉ phép, trong giới hạn 3 ngày tùy theo mức độ nghiêm trọng thì tổ trƣởng đánh giá tính chuyên cần và nếu nghỉ quá 3 ngày thì mỗi ngày trừ 2% lƣơng.  Quy định về chính sách chuyên cần đối với nhân viên trong công ty: Bảng2.1: Chính sách chuyên cần Thời gian công tác Trên 4 năm Công tháng Dƣới 4 năm và thử việc Đủ công 4 công chuyên cần 2 công chuyên cần Nghỉ một ngày 2 công chuyên cần 1.5 công chuyên cần (1 công chuyên cần = 1 ngày lƣơng)  Trƣởng của mỗi bộ phận sẽ là ngƣời phê duyệt số giờ làm cho nhân viên của họ trên bảng chấm công. Vào cuối mỗi tháng, công ty sẽ tổng hợp bảng chấm công để hoàn thành bảng thanh toán tiền lƣơng trình cho Kế toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt.  Nhân viên văn phòng và công nhân phân xƣởng đƣợc trả lƣơng 1 lần trong một tháng (vào ngày 05 của mỗi tháng).  Công ty trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, những khoản phụ cấp và những thu nhập khác theo lƣơng đƣợc quy định phù hợp với quy định của pháp luật và chính sách nội bộ của công ty. Cơ sở tính lương  Công thức tính lƣơng: ) )+ Phụ cấp – Các khoản giảm trừ lương Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 15 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B  Trên tổng số lƣơng trả cho ngƣời lao động, công ty sẽ giữ lại một phần của bảo hiểm y tế (1,5%) và bảo hiểm xã hội (8%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) từ ngƣời lao động.  Công ty sẽ chịu 18% bảo hiểm xã hội và 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp, 2% kinh phí công đoàn trên mức lƣơng cơ bản.  Máy quẹt thẻ ghi lại số ngày và thời gian làm việc của ngƣời lao động ở văn phòng và nhà máy (bảng chấm công do tổ trƣởng và các bộ phận có liên quan ghi nhận).  Lƣơng của ngƣời lao động đƣợc theo dõi và tính toán dựa trên số giờ làm việc trên bảng chấm công khi đã đối chiếu dữ liệu từ máy quẹt thẻ.  Các trƣờng hợp sau sẽ không đƣợc tính lƣơng - Quẹt đúng 1 lần trong ngày (có quẹt thẻ vào mà không quẹt thẻ ra hoặc ngƣợc lại). - Trƣờng hợp quên thẻ, phải báo với cấp trên có trách nhiệm liên quan, nếu không sẽ không đƣợc tính vào thời gian làm việc chính thức. - Nhân viên có quyền lợi quẹt thẻ ra hoặc vào trong một số trƣờng hợp đặc biệt có phê duyệt của cấp trên. Ngoài ra, thời gian vệ sinh cho mỗi cá nhân là 3 – 5 phút/lần. Giờ ra và vào ăn trƣa 1 tiếng/ngƣời/ngày.  Nhân sự tiền lƣơng tính tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng và thuế thu nhập cá nhân trên excel theo luật lao động của Việt Nam và chính sách lƣơng của công ty.  Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập Ủy nhiệm chi gửi lên ngân hàng yêu cầu thanh toán lƣơng qua tài khoản ngân hàng cho từng nhân viên. Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 16 GV: Trần Thị Thu Hằng 3. Lớp K11405B Thực trạng chu trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina Chu trình tiền lƣơng tại công ty gồm 3 hoạt động cơ bản: - Chấm công - Tính lƣơng - Thanh toán lƣơng và ghi nhận, báo cáo Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lƣơng NHÂN VIÊN Đi làm CÁC BỘ PHẬN Chấm công hàng ngày Ký xác nhận bảng chấm công Ký nhận BP NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG PB KẾ TOÁN BAN GIÁM ĐỐC Tập hợp bảng chấm công và các chứng từ liên quan Tính lƣơng, in phiếu lƣơng Kế toán trƣởng phê duyệt bảng TT lƣơng Phê duyệt bảng thanh toán lƣơng Phiếu lƣơng Lập UNC Lập Thanh lƣơng Phê UNC duyệt bảng toán Thanh toán, Hạch toán lƣơng Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 17 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B a. Quy trình chấm công Sơ đồ 2.2: Lƣu dồ quy trình chấm công CÁC BỘ PHẬN Lập bảng chấm công Bảng chấm công BỘ PHẬN NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG Nhập dữ liệu vào Excel và tổng hợp Bảng chấm công Tập tin BCC Bảng chấm công Ký xác nhận Bảng chấm công đã phê duyệt Hàng ngày, ngƣời lao động quét thẻ vào và ra công ty. Tổ trƣởng các bộ phận ghi nhận giờ lao động, ăn trƣa, tăng ca của công nhân vào bảng chấm công, đồng thời theo Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 18 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B dõi những thông tin bất thƣờng trong tổ của mình nhƣ công nhân nghỉ trong ngày, công nhân về sớm, công nhân đến muộn… Sau đó cuối ngày, tổ trƣởng gửi bảng chấm công có xác nhận cho phòng nhân sự nhập liệu và sáng ngày hôm sau nhận lại để theo dõi. Cuối tháng, nhân viên nhân sự tiền lƣơng có trách nhiệm tổng hợp thời gian lao động của tất cả công nhân viên trên bảng chấm công (số công, thời gian làm thêm, công chuyên cần…). Sau khi tổng hợp, đối chiếu với dữ liệu từ máy quét thẻ, bảng chấm công đƣợc in ra giao cho trƣởng các bộ phận (sản xuất, kinh doanh, kế toán, kho,…) xác nhận. b. Quy trình tính lƣơng Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng BP NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG KẾ TOÁN TRƢỞNG GIÁM ĐỐC Các bộ phận Bảng chấm công Nhập liệu và lập bảng thanh toán lƣơng Bảng TT lƣơng KT tổng hợp Xét duyệt Bảng TT lƣơng Xét duyệt Bảng TT lƣơng Tập tin Bảng TT KT thanh toán Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 19