Tài liệu Luận văn tốt nghiệp dược sĩ chuyên khoa cấp i phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại bệnh viện đa khoa huyện vĩnh thuận, tỉnh kiên giang năm 2015.

BỘ Y TẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC DƢỢC HÀ NỘI TRẦN THÀNH TRUNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN VĨNH THUẬN, TỈNH KIÊN GIANG NĂM 2015 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP DƢỢC SĨ CHUYÊN KHOA I HÀ NỘI 2017 BỘ Y TẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC DƢỢC HÀ NỘI TRẦN THÀNH TRUNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN VĨNH THUẬN, TỈNH KIÊN GIANG NĂM 2015 LUẬN VĂN DƢỢC SỸ CHUYÊN KHOA CẤP I CHUYÊN NGÀNH: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DƯỢC MÃ SỐ: CK 60 72 04 12 Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Nguyễn Thị Thanh Hƣơng Thời gian thực hiện: Từ tháng 6/2016 đến tháng 12/2016 HÀ NỘI 2017 LỜI CẢM ƠN Lời đầu, tôi xin gửi lời cám ơn chân thành đến Cô TS. Nguyễn Thị Thanh Hương đã giúp đỡ, dành nhiều thời gian và tâm huyết để truyền đạt những kiến thức quý báu, đồng thời hướng dẫn em tận tình để em hoàn thành tốt quyển luận văn này. Xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường Đại học Dược Hà Nội và phòng Đào tạo Sau Đại học đã cấp giấy giới thiệu giúp em thuận lợi hơn trong suốt quá trình thu thập số liệu. Tôi cũng xin chân thành cám ơn các cô chú, anh chị và ban lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình khảo sát để tôi có dữ liệu làm đề tài tốt nghiệp. Cuối cùng, tôi xin cám ơn các bạn lớp Chuyên khoa I đã động viên và quan tâm tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài. Kiên Giang, ngày….. tháng…… năm 2017 Học viên thực hiện Trần Thành Trung MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ .................................................................................................. 1 Chƣơng 1: TỔNG QUAN ............................................................................... 3 1.1. Tổng quan về tồn trữ thuốc .................................................................... 3 1.1.1 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc.......................................................... 3 1.1.2 Các mức tồn kho ............................................................................... 4 1.1.3 Chức năng của kho ........................................................................... 4 1.1.4 Kiểm soát tồn trữ bằng phân tích ABC ............................................ 5 1.1.5 Kiểm soát tồn trữ bằng phân tích VED ............................................ 6 1.2 Tổng quan về nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP”......... 7 1.2.1 Nhân sự ............................................................................................. 8 1.2.2 Địa điểm............................................................................................ 8 1.2.3 Thiết kế, xây dựng ............................................................................ 9 1.2.4 Trang thiết bị ..................................................................................... 9 1.2.5 Các quy trình bảo quản ................................................................... 10 1.2.6 Sắp xếp thuốc trong kho ................................................................. 11 1.2.7 Một số yêu cầu trong quy trình nhập hàng ..................................... 12 1.2.8 Thuốc trả về .................................................................................... 12 1.2.9 Hồ sơ tài liệu ................................................................................... 13 1.3 Sơ lược về thực trạng tồn trữ thuốc ....................................................... 14 1.3.1 Thực trạng tồn trữ thuốc tại các nước trên thế giới ........................ 14 1.3.2 Thực trạng công tác tồn trữ tại một số bệnh viện trong nước ........ 14 1.4 Vài nét về Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận ................................ 15 1.4.1 Vài nét về Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận ......................... 15 1.4.2 Vài nét về khoa Dược bệnh viện .................................................... 16 Chƣơng 2: ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.............. 19 2.1 Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu ........................................ 19 2.1.1 Đối tượng nghiên cứu ..................................................................... 19 2.1.2 Địa điểm nghiên cứu....................................................................... 19 2.1.3 Thời gian nghiên cứu ...................................................................... 19 2.2 Phương pháp nghiên cứu ....................................................................... 19 2.2.1 Thiết kế nghiên cứu ........................................................................ 19 2.2.2 Xác định biến số nghiên cứu .......................................................... 19 2.2.3 Chỉ số nghiên cứu ........................................................................... 21 2.2.5 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu ......................................... 23 Chƣơng 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ........................................................ 24 3.1 Thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo công tác tồn trữ thuốc tại bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận .................................... 24 3.1.1 Tổ chức nhân lực kho dược ............................................................ 24 3.1.2 Cơ sở hạ tầng kho Dược ................................................................. 26 3.1.3 Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm ............................................................ 28 3.2 Phân tích cơ cấu thuốc dự trữ tại Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận năm 2015 ..................................................................................................... 33 3.2.1 Giá trị, số lượng xuất nhập trong kho ............................................. 33 3.2.2 Giá trị xuất nhập tồn của một số nhóm thuốc................................. 34 3.2.3 Cơ cấu thuốc hết trong năm 2015 ................................................... 38 3.2.4 Kiểm soát tồn kho bằng phân tích ABC ......................................... 39 3.2.5 Kiểm soát tồn kho bằng phân tích VED ......................................... 40 Chƣơng 4: BÀN LUẬN ................................................................................. 42 4.1 Về thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị để đảm bảo công tác tồn trữ thuốc tại Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận ........................ 42 4.1.1 Tổ chức nhân lực khoa Dược và kho Dược .................................... 42 4.1.2 Cơ sở hạ tầng kho Dược ................................................................. 43 4.1.3 Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm ................................................................ 44 4.2 Về cơ cấu tồn trữ thuốc ......................................................................... 46 4.2.1 Về tổng giá trị xuất nhập tồn của các nhóm thuốc ......................... 46 4.2.2 Đối với tổng giá trị của từng nhóm ................................................ 47 4.2.3 Về cơ cấu thuốc hết ........................................................................ 49 4.2.4 Về phân tích ABC ........................................................................... 51 4.2.5 Về phân tích VED ........................................................................... 52 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ...................................................................... 54 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Giải nghĩa BHYT Bảo hiểm y tế BS Bác sỹ BVBVSKTT Bệnh viện bảo vệ sức khỏe tâm thần BVĐHY Bệnh viện Đại học Y BVĐK Bệnh viện đa khoa BVTW Bệnh viện trung ương CKI Chuyên khoa cấp I CKII Chuyên khoa cấp II CSSKND Chăm sóc sức khỏe nhân dân DLS Dược lâm sàng DSĐH Dược sỹ đại học DSTH Dược sỹ trung học GSP “Thực hành tốt bảo quản thuốc” (tiếng Anh: Good Storage Practices) HĐT&ĐT Hội đồng thuốc và điều trị PKKV Phòng khám khu vực TE Trẻ em TTYT Trung tâm y tế TYT Trạm y tế UBND Ủy ban nhân dân DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Cơ cấu nhân lực khoa Dược BV Vĩnh Thuận.................................. 18 Bảng 2.2 Các biến số nghiên cứu .................................................................... 19 Bảng 3.3 Cơ cấu nhân lực kho dược BVĐK huyện Vĩnh Thuận.................... 24 Bảng 3.4 Cơ cấu nhân lực kho thuốc ống - dịch truyền và kho thuốc viên dùng ngoài ....................................................................................................... 25 Bảng 3.5 Diện tích kho thuốc ống - dịch truyền và kho thuốc viên - dùng ngoài của khoa Dược....................................................................................... 26 Bảng 3.6 Trang thiết bị trong kho ................................................................... 27 Bảng 3.7 Bảng tổng hợp theo dõi nhiệt độ và độ ẩm trong kho ..................... 28 Bảng 3.8 Số ngày có/không theo dõi nhiệt độ, độ ẩm của các kho ................ 30 Bảng 3.9 Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm theo giờ quy định của các kho ................ 31 Bảng 3.10 Số ngày theo dõi nhiệt độ đạt/ không đạt ...................................... 31 Bảng 3.11 Số ngày theo dõi độ ẩm đạt/không đạt .......................................... 32 Bảng 3.12 Giá trị xuất nhập tồn trong kho năm 2015 ..................................... 33 Bảng 3.13 Giá trị xuất nhập tồn của nhóm Kháng sinh năm 2015 ................. 35 Bảng 3.14 Giá trị xuất nhập tồn của nhóm Tiêu hóa năm 2015 ..................... 36 Bảng 3.15 Giá trị xuất nhập tồn của nhóm Tim mạch năm 2015 ................... 37 Bảng 3.16 Số ngày hết thuốc của một số thuốc trong năm 2015.................... 38 Bảng 3.17 Phân tích ABC tại BVĐK huyện Vĩnh Thuận năm 2015 .............. 39 Bảng 3.18 Thuốc có tỷ lệ giá trị thuốc tồn cao trong nhóm A, B, C năm 2015 ...39 Bảng 3.19 Phân tích VED tại BVĐK huyện Vĩnh Thuận năm 2015 .............. 40 Bảng 3.20 Thuốc có tỷ lệ giá trị tồn cao trong nhóm V, E, D năm 2015 ........ 40 Bảng 3.21 Phân tích ma trận ABC/VED tại BVĐK huyện Vĩnh Thuận năm 2015 ................................................................................................................. 41 ĐẶT VẤN ĐỀ Thuốc là một trong những mắc xích quan trọng nhất giữa người bệnh và dịch vụ chăm sóc sức khỏe [20]. Mục tiêu chung của Chiến lược quốc gia phát triển ngành Dược Việt Nam đến năm 2020 là cung ứng đầy đủ, kịp thời, có chất lượng, giá hợp lý các loại thuốc theo cơ cấu bệnh tật tương ứng với từng giai đoạn phát triển kinh tế-xã hội và bảo đảm sử dụng thuốc an toàn, hợp lý [9]. Tình hình cung ứng, quản lý thuốc trong khu vực điều trị đã được chấn chỉnh. Trong mạng lưới cung ứng thuốc, bệnh viện là một mắt xích quan trọng, ở đó thuốc được cung cấp trực tiếp cho người bệnh. Quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện là các vấn đề liên quan đến thuốc trong bệnh viện, từ việc lựa chọn, mua sắm đến cấp phát và quản lý việc sử dụng thuốc trên bệnh nhân. Trong đó quản lý tồn trữ thuốc là một phần trong công tác quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện. Để thực hiện tốt mục tiêu cung ứng thuốc tốt thì phải đảm bảo tồn trữ thuốc sao cho thuốc luôn được cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng và giảm thiểu chi phí. Việc tồn trữ quá nhiều loại thuốc với số lượng lớn, có thể làm tăng chi phí bảo quản, tồn trữ thuốc. Để giảm chi phí tồn trữ, bệnh viện phải duy trì mức tồn trữ thấp, tuy nhiên khi đó khả năng thiếu thuốc cho bệnh nhân có thể xảy ra và trong một số trường hợp sẽ gây ra những vấn đề nghiêm trọng nếu không có thuốc kịp thời. Do đó quản lý tồn trữ thuốc hiệu quả là cân bằng được chi phí và nhu cầu về thuốc điều trị. Thực tế cho thấy, đây luôn là bài toán khó, làm đau đầu các nhà quản lý, từ việc theo dõi lượng tồn kho thuốc để đảm bảo thuốc luôn sẵn có cho bác sỹ kê đơn, cấp phát cho bệnh nhân đến việc dự trù mua thuốc hàng tháng. Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận được thành lập vào tháng 7/2007, đến nay đạt bệnh viện hạng II với quy mô hơn 200 giường bệnh. 1 Trong những năm gần đây, bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận đã và đang phát triển vượt bậc. Từ những lợi thế có được như sự phối hợp chặt chẽ giữa các ban ngành, đoàn thể cùng các bệnh viện trên địa bàn tỉnh; trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên trong bệnh viện được nâng cao; những kỹ thuật mới, tiên tiến được triển khai; bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận đã không ngừng hoàn thiện, phát triển về chất lượng khám chữa bệnh để phục vụ bà con trong và ngoài huyện. Xuất phát từ những vấn đề đã nêu trên, cùng với nhu cầu tìm hiểu, nhận thức rõ thực trạng tồn trữ thuốc của bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động bệnh viện, chúng tôi thực hiện đề tài: “Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận, tỉnh Kiên Giang năm 2015” nhằm mục tiêu: 1. Mô tả thực trạng về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị và nhân lực để đảm bảo công tác tồn trữ thuốc tại bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận năm 2015. 2. Phân tích cơ số dự trữ thuốc tại bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận năm 2015. 2 Chƣơng 1. TỔNG QUAN 1.1. Tổng quan về tồn trữ thuốc Tồn trữ bao gồm cả quá trình xuất, nhập hàng hóa vì vậy nó yêu cầu phải có hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép việc xuất nhập hàng hóa từng ngày [13]. Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả 1 quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho. Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích quan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đủ nhất và chất lượng tốt nhất, giảm tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc [13]. 1.1.1 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì những lý do sau đây: - Đảm bảo tính sẵn có: tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng. - Duy trì niềm tin trong hệ thống: nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe. - Tránh tình trạng thiếu kinh phí: nếu không có tồn kho hoặc tồn kho không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn. - Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: Những thay đổi trong nhu cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được. Do đó, lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó [12]. 3 1.1.2 Các mức tồn kho  Số tiêu thụ trung bình tháng Mức tồn kho phụ thuộc vào số tiêu thụ trung bình [5]. Tuy nhiên, lượng tiêu thụ hàng tháng không phải là không đổi và thời gian chờ nhận hàng từ các nhà cung cấp cũng luôn thay đổi. Do đó, hầu hết các hệ thống cung ứng thuốc đều tăng lượng tồn kho an toàn, ít nhất là cho các mặt hàng thiết yếu để đối phó với sự tăng giảm của lượng tiêu thụ cũng như thời gian nhận hàng.  Các mức tồn kho: Số tồn kho an toàn, số tồn kho tối thiểu, số tồn kho tối đa. Lượng dự trữ thường xuyên: theo khuyến cáo thì số lượng dự trữ thường xuyên cho kho thuốc bệnh viện bằng 1,5-2 lần số tiêu thụ trung bình/tháng. Lượng dự trữ bảo hiểm: đề phòng các biến động như giá USD tăng, mốc thời gian điểm điều chỉnh thuế nhập khẩu, dự phòng trong thời gian hết hợp đồng cũ nhưng chưa kịp tổ chức đấu thầu. Khoảng cách đặt hàng: theo nguyên tắc trong kho luôn phải lưu kho mức dự trữ tối thiểu cần thiết để đảm bảo quá trình khám chữa bệnh diễn ra liên tục trong mọi điều kiện cung ứng bình thường và không bình thường. Tuy nhiên nếu thời gian chuyển thuốc dài, nhu cầu sử dụng thuốc lớn thì lượng hàng dự trữ sẽ cao hơn [2]. 1.1.3 Chức năng của kho - Bảo quản: hàng hóa trong kho được bảo quản tốt về số lượng và chất lượng, hạn chế hao hụt hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát có nghĩa là kho góp phần vào việc đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng năng suất lao động xã hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển. Đồng thời góp phần cho mạng lưới phân phối, lưu thông thuốc đạt hiệu quả kinh tế cao. 4 - Dự trữ: đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục. Đồng thời kho cũng góp phần mở rộng lưu thông hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân. - Kiểm tra, kiểm soát: khi xuất nhập và trong quá trình bảo quản, kho dược góp phần tạo ra những sản phẩm thuốc có đủ tiêu chuẩn chất lượng, ngăn ngừa hàng giả, kém chất lượng, quá hạn lọt vào lưu thông, góp phần bảo vệ quyền lợi cho người sử dụng. - Cân đối nhu cầu: kho là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn vật tư hàng hóa. Do đó nó đảm bảo cho việc điều hòa vật tư hàng hóa từ nơi thừa sang nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời cho các nhu cầu phòng và chữa bệnh, góp phần thực hiện cân đối cung cầu [13]. Kho Dược được xây dựng theo đúng yêu cầu chuyên môn và an toàn. Nhà kho được thiết kế, trang bị, sửa chữa, duy tu một cách có hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng, đảm bảo thuốc có chất lượng ổn định. 1.1.4 Kiểm soát tồn trữ bằng phân tích ABC Phân tích ABC là một công cụ quản lí phân tích cơ bản. Nó còn được biết đến là "Always Better Control" được dựa trên giá trị sử dụng của mặt hàng mỗi năm. A - (sử dụng hàng năm cao nhất) khoảng 10 - 20% của các loại thuốc sẽ có chi phí khoảng 70 - 80% của các nguồn tiền. B - (sử dụng hàng năm mức trung bình) 10 - 20% của các loại thuốc thông thường tiêu thụ 15-20% nguồn tiền. C - (sử dụng hàng năm thấp) còn lại 60-80% các loại thuốc sẽ tiêu thụ chỉ khoảng 5-10% nguồn tiền. 5  Các bƣớc thực hiện phân tích ABC: 1. Danh sách tất cả các mặt hàng được mua hoặc sử dụng và nhập các chi phí đơn vị. 2. Nhập số lượng sử dụng (trên một thời gian xác định ví dụ như trong một năm). 3. Tính giá trị sử dụng. 4. Tính phần trăm tổng giá trị đại diện của mỗi thuốc. 5. Sắp xếp lại danh sách các mục theo thứ tự giảm dần với giá trị bắt đầu là giá trị cao hơn. 6. Tính phần trăm tích lũy của tổng số cho mỗi mục bắt đầu với mục đầu tiên ở đầu. 7. Chọn điểm cắt hoặc ranh giới cho thuốc nhóm A, B, C [14]. 1.1.5 Kiểm soát tồn trữ bằng phân tích VED Những mặt hàng có thể được phân thành ba loại: Vital, Essential, Desirable. Nhóm Vital: Có một số sản phẩm thiết yếu trong tồn trữ của một bệnh viện mà có thể tạo ra sự khác biệt giữa sự sống và cái chết. Có thể có sự xáo trộn chức năng nghiêm trọng khi chăm sóc bệnh nhân khi thuốc đó không có thậm chí trong 1 thời gian ngắn ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của bệnh viện. Các sản phẩm như vậy luôn luôn phải được dự trữ với số lượng đủ để đảm bảo tính sẵn có liên tục. Nhóm sản phẩm này cần được kiểm soát quản lí hàng đầu. Nhóm Essential: Sự thiếu hụt các sản phẩm nhóm này có thể được chấp nhận trong một thời gian ngắn. Nếu các sản phẩm này không có sẵn trong vài ngày hoặc một tuần, hoạt động của bệnh viện có thể bị ảnh hưởng xấu. Những mặt hàng tốt nên được kiểm soát bởi quản lí cấp cao hay cấp trung. Nhóm Desirable (mong muốn): Sự thiếu hụt của các sản phẩm này sẽ không ảnh hưởng xấu đến việc chăm sóc bệnh nhân hoặc hoạt động bệnh viện 6 ngay cả khi sự thiếu hụt kéo dài, như vitamin. Nhóm này nên được kiểm soát bởi quản lí cấp trung hoặc thấp hơn.  Các bƣớc thực hiện phân tích VED: 1. Phân loại tất cả các loại thuốc trong danh sách vào các nhóm V, E, D. 2. Phân tích các thuốc nhóm D, nếu có thể, giảm số lượng được mua hoặc loại bỏ hoàn toàn. 3. Xác định và hạn chế trùng lặp điều trị. 4. Xem xét lại số lượng mua đề xuất. 5. Tìm quỹ bổ sung nếu cần thiết.  Ứng dụng của phân tích VED: 1. Phân loại VED nên được thực hiện ở cơ sở thường xuyên như danh sách được cập nhật thường xuyên và ưu tiên y tế công cộng cũng thay đổi. 2. Thuốc đặt hàng và theo dõi tồn trữ cần được hướng vào các loại thuốc thiết yếu và cần thiết. 3. Tồn trữ an toàn nên cao hơn cho các loại thuốc thiết yếu và cần thiết. 4. Các loại thuốc thiết yếu và cần thiết phải được mua đầu tiên với đủ số lượng. 5. Mua sắm và tồn trữ thuốc VED đảm bảo tất cả thời gian đều sẵn có thuốc cần thiết trong cơ sở y tế. Sau khi phân tích VED được thực hiện, một sự so sánh nên được thực hiện giữa phân tích ABC và VED để xác định liệu có mối liên quan chi phí cao đối với thuốc ưu tiên thấp. Đặc biệt, nỗ lực cần được thực hiện để xóa nhóm thuốc "D" có trong danh mục chi phí cao của phân tích ABC [14]. 1.2 Tổng quan về nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP” GSP: viết tắt của Good Storage Practices – Thực hành tốt bảo quản thuốc. Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP là biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu ở tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản, 7 tồn trữ và phân phối thuốc để đảm bảo cho thuốc có chất lượng đã định khi đến tay người tiêu dùng. Theo quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29.06.2001, Bộ trưởng Bộ Y Tế quy định về việc triển khai áp dụng nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc” ở tất cả các đơn vị sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, buôn bán, tồn trữ thuốc, kinh doanh dịch vụ kho, bảo quản thuốc, khoa dược bệnh viện, viện nghiên cứu và trung tâm y tế [7]. Do đó khoa Dược bệnh viện phải đáp ứng được các yêu cầu về nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như các tài liệu cần thiết về thực hiện GSP tại bệnh viện nhằm mục tiêu cung ứng đủ thuốc, hiệu quả, an toàn và kinh tế đáp ứng nhu cầu điều trị. 1.2.1 Nhân sự Theo quy mô của đơn vị, kho thuốc có đủ nhân viên, có trình độ phù hợp với công việc được giao làm việc tại khu vực kho. Tất cả nhân viên phải thường xuyên được đào tạo về “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, về kỹ năng chuyên môn và phải được quy định rõ trách nhiệm, công việc của từng người bằng văn bản [3]. Thủ kho: Phải có trình độ tối thiểu là trung cấp dược đối với kho thuốc tân dược; trình độ lương dược hoặc trung cấp dược đối với kho thuốc đông dược. Thủ kho thuốc độc, thuốc gây nghiện và thuốc hướng tâm thần phải đáp ứng được đúng các quy định của pháp luật có liên quan [8]. 1.2.2 Địa điểm Kho được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, có hệ thống cống rãnh thoát nước để đảm bảo thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt. Kho có địa chỉ xác định, nằm ở nơi thuận tiện cho việc xuất nhập, vận chuyển và bảo vệ [3]. 8 1.2.3 Thiết kế, xây dựng - Kho đủ rộng, cần có sự phân cách giữa các khu vực sao cho có thể bảo đảm việc bảo quản cách ly từng loại thuốc, từng lô hàng theo yêu cầu. - Quy mô: kho cần có những khu vực xác định, được xây dựng, bố trí hợp lý, trang bị phù hợp. - Nhà kho được thiết kế, xây dựng, bố trí đáp ứng các yêu cầu về đường đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy. - Trần, tường, mái nhà kho được thiết kế, xây dựng đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt. - Nền kho đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc và được xử lý thích hợp để chống ẩm, chống thấm, đảm bảo hoạt động của nhân viên làm việc trong kho, và hoạt động của các phương tiện cơ giới. Nền kho không được có các khe, vết nứt gãy, là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng [3]. 1.2.4 Trang thiết bị Nhà kho cần đáp ứng các yêu cầu sau: - Có các phương tiện, thiết bị phù hợp: quạt thông gió, hệ thống điều hòa không khí, nhiệt kế, ẩm kế... để đảm bảo các điều kiện bảo quản. - Có đủ ánh sáng bảo đảm để các hoạt động trong khu vực kho được chính xác và an toàn. - Có đủ các trang bị, giá, kệ để sắp xếp hàng hoá. Không được để thuốc, nguyên liệu trực tiếp trên nền kho. Khoảng cách giữa các giá kệ, giữa giá kệ với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra, đối chiếu, cấp phát và xếp, dỡ hàng hóa. - Có đủ các trang thiết bị, các bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng chống cháy nổ, như: hệ thống báo cháy tự động, thùng cát, hệ thống 9 nước và vòi nước chữa cháy, các bình khí chữa cháy, hệ thống phòng chữa cháy tự động... - Có nội quy quy định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép. - Có các quy định và biện pháp để chống sự xâm nhập, phát triển của côn trùng, sâu bọ, loài gặm nhấm... [3]. 1.2.5 Các quy trình bảo quản • Yêu cầu chung - Thuốc, nguyên liệu được bảo quản trong các điều kiện đảm bảo ổn định chất lượng. Thuốc, nguyên liệu cần được luân chuyển, những lô nhận trước hoặc có hạn dùng trước sẽ đem sử dụng trước, đảm bảo nguyên tắc nhập trước - xuất trước (FIFO - First In/First Out) hoặc hết hạn trước - xuất trước (FEFOFirst Expired/ First Out). - Thuốc chờ loại bỏ phải có nhãn rõ ràng và được biệt trữ nhằm ngăn ngừa việc đưa vào sản xuất, lưu thông, sử dụng. - Tuỳ theo tính chất và điều kiện bảo quản của sản phẩm, phải quy định chương trình kiểm tra, đánh giá định kỳ hoặc đột xuất để xác định chất lượng sản phẩm. - Có hệ thống sổ sách, các quy trình thao tác chuẩn đảm bảo cho công tác bảo quản, kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập và chất lượng thuốc [3]. • Các điều kiện bảo quản trong kho: Nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn thuốc. Theo quy định của Tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bình thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng, và nhiệt độ từ 15-250C hoặc tuỳ thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 300C. Phải tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác. 10 Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản, thì bảo quản ở điều kiện bình thường. Trường hợp ghi là bảo quản ở nơi mát, đông lạnh,... thì vận dụng các quy định sau: + Nhiệt độ: Kho nhiệt độ phòng: Nhiệt độ trong khoảng 15-250C, trong từng khoảng thời gian nhiệt độ có thể lên đến 300C. Kho mát: Nhiệt độ trong khoảng 8-150C. Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 80C. Tủ lạnh: Nhiệt độ trong khoảng 2-80C. Kho đông lạnh: Nhiệt độ không vượt quá - 100C. + Độ ẩm: Điều kiện bảo quản "khô" được hiểu là độ ẩm tương đối không quá 70%. Các thiết bị sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt kế, ẩm kế được kiểm tra định kỳ, hiệu chỉnh khi cần, và kết quả kiểm tra, hiệu chỉnh này phải được ghi lại và lưu trữ. Định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc trong kho theo cách so sánh thuốc hiện còn và lượng hàng còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc. Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu được tiến hành khi mỗi lô hàng đã sử dụng hết. Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc nhập trước - xuất trước hoặc hết hạn trước- xuất trước được tuân thủ và để phát hiện hàng gần hết hoặc hết hạn dùng. Định kỳ kiểm tra chất lượng của hàng lưu kho để phát hiện các biến chất, hư hỏng trong quá trình bảo quản do điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc [3]. 1.2.6 Sắp xếp thuốc trong kho Thuốc sau khi nhập vào kho được phân loại thành từng nhóm để thuận lợi cho việc sắp xếp, bảo quản và cấp phát. Có thể phân loại theo nhóm tác dụng 11 dược lý (thuốc kháng sinh, thuốc tim mạch) hoặc theo dạng thuốc (thuốc tiêm, thuốc viên, thuốc đông dược,…). Sắp xếp hàng hóa trong kho là nhiệm vụ quan trọng của kho. Thông thường: - Với mỗi nhóm thuốc, việc sắp xếp theo dựa vào tên thuốc theo trình tự ABC của danh pháp thông thường. - Với mỗi loại thuốc, việc sắp xếp dựa trên nguyên tắc FIFO: thuốc có hạn dùng ngắn, sắp hết hạn phải xếp ở phía ngoài, dễ quan sát, tiện theo dõi, cấp phát [13]. 1.2.7 Một số yêu cầu trong quy trình nhập hàng Việc tiếp nhận thuốc được thực hiện tại khu vực dành riêng cho việc tiếp nhận thuốc, tách khỏi khu vực bảo quản. Khu vực này phải có các điều kiện bảo quản để bảo vệ thuốc tránh khỏi các ảnh hưởng xấu của thời tiết trong suốt thời gian chờ bốc dỡ, kiểm tra thuốc. - Thuốc trước khi nhập kho được kiểm tra, đối chiếu với các tài liệu chứng từ liên quan về chủng loại, số lượng, và các thông tin khác ghi trên nhãn như tên hàng , nhà sản xuất, nhà cung cấp, số lô, hạn dùng... - Các thuốc đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt (các thuốc gây nghiện, thuốc độc, các thuốc cần bảo quản ở nhiệt độ lạnh...) phải nhanh chóng được kiểm tra, phân loại và bảo quản theo các chỉ dẫn ghi trên nhãn và theo các quy định của pháp luật. - Phải có và lưu các hồ sơ ghi chép cho từng lần nhập hàng, với từng lô hàng. Các hồ sơ này phải thể hiện được tên thuốc, dạng thuốc, nồng độ hàm lượng, chất lượng, số lượng, số lô sản xuất, hạn dùng, thời gian nhận hàng, và mã số (nếu có). Cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ. 1.2.8 Thuốc trả về Tất cả các thuốc đã xuất ra khỏi kho, bị trả về phải được bảo quản tại khu biệt trữ. Các thuốc này chỉ được đưa trở lại kho thuốc để lưu thông, phân 12