Tài liệu Năng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh lâm đồng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ HẰNG NĂNG LỰC VIÊN CHỨC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI TỈNH LÂM ĐỒNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60340403 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Đắk Lắk, Năm 2017 Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Lê Thị Hƣơng Phản biện 1: PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân Phản biện 2: TS. Nguyễn Thành Dũng Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia (Phân viện khu vực Tây Nguyên) Địa điểm: Phòng số 3, Phân viện khu vực Tây Nguyên, Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Phân viện Khu vực Tây Nguyên, Học viện Hành chính Quốc gia - Số 51 Phạm Văn Đồng - TP Buôn Ma Thuột - Tỉnh Đắk Lắk Thời gian: vào hồi 07 giờ 30, ngày 27 tháng 5 năm 2017 Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức. Hầu hết các hoạt động trong quản lý hành chính, điều hành, thực thi công vụ trên tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với công tác công văn, giấy tờ (văn thư, lưu trữ). Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Để thực hiện một cách đầy đủ, đúng quy định và phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ cần đến rất nhiều yếu tố. Trong đó, yếu tố con người là quan trọng nhất và có ảnh hưởng rất lớn trong việc đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và phát triển. Trong những năm qua, đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng đã từng bước trưởng thành và đáp ứng được yêu cầu công việc. Tuy nhiên, khi đất nước tiến hành công cuộc đổi mới và thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế thì đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị này đã bộc lộ nhiều bất cập về năng lực, trình độ, kể cả công tác đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ và tổ chức bộ máy; chưa đáp ứng được ngang tầm với sự phát triển sâu sắc, toàn diện trên các lĩnh vực khác của đất nước. Vì vậy, cần nghiên cứu một cách toàn diện, đánh giá đúng thực trạng và tìm ra các giải pháp nhằm nâng cao năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới. 1 Xuất phát từ thực trạng năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ hiện nay và yêu cầu nâng cao năng lực công tác của đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng, đề tài “Năng lực viên chức Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng” được tác giả lựa chọn làm đề tài luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Quản lý công. 2. Tình hình nghiên cứu Những năm vừa qua có khá nhiều bài viết được công bố trên các tạp chí chuyên ngành và công trình nghiên cứu khoa học về vấn đề đào tạo, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức; một số công trình nghiên cứu khác đề xuất các giải pháp cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả công tác của đội ngũ cán bộ công chức, viên chức. Tuy nhiên, về cải cách công tác văn thư, lưu trữ và nâng cao năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ còn quá ít công trình khảo cứu một cách đầy đủ đặc biệt là tại tỉnh Lâm Đồng. Tác giả đề tài đã thừa kế những kết quả ở các công trình của các tác giả đi trước đồng thời đi sâu phân tích làm rõ thực trạng năng lực đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ và tìm các giải pháp nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn - Mục đích Làm rõ cơ sở khoa học năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng. Khảo sát, đánh giá thực trạng năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; từ đó tìm ra những ưu điểm và hạn chế và đề xuất giải pháp cơ bản nhằm nâng cao năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng. - Nhiệm vụ 2 Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ và năng lực viên chức. Thứ hai, khảo sát, thu thập tài liệu liên quan đến năng lực viên chức văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng hiện nay. Đánh giá thực trạng, làm rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân. Thứ ba, đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng trong giai đoạn hiện nay. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu luận văn - Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu chủ yếu là thực trạng năng lực viên chức văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng. - Phạm vi nghiên cứu + Về không gian: trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng. + Về thời gian: Từ năm 2012 đến năm 2016 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn - Phương pháp luận Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác - Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh để nhìn nhận, phân tích, đánh giá các vấn đề nghiên cứu; chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và xây dựng đội ngũ cán bộ trong giai đoạn mới; nghiên cứu trên quan điểm khách quan, toàn diện, lịch sử cụ thể trong toàn bộ sự vận động chung của xã hội. - Phương pháp nghiên cứu Trên cơ sở tài liệu, phương pháp nghiên cứu khoa học, kế thừa có chọn lọc các công trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụng các phương pháp điều tra, khảo sát, thu thập, thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích thực trạng năng lực viên chức văn thư, lưu trữ, khái quát những vấn đề cần vận dụng phù hợp với đặc điểm của tỉnh. 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Ý nghĩa về mặt lý luận + Luận văn góp phần làm phong phú thêm kho tàng lý luận về năng lực viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ thông qua việc phân tích khái niệm, đặc điểm cũng như các yếu tố cấu thành và các yếu tố ảnh hưởng đến năng lực của viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, từ đó xác định các giải pháp nâng cao năng lực viên chức văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới. + Các giải pháp của luận văn nêu ra có thể sử dụng để đánh giá năng lực của viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ nước ta hiện nay. + Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, nghiên cứu - Ý nghĩa thực tiễn + Đề xuất một số giải pháp có giá trị thực tiễn cao, nhằm mục đích nâng cao năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo số lượng, chất lượng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. + Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo để các nhà lãnh đạo, quản lý nghiên cứu trong việc đề ra những chính sách phù hợp trong công tác nâng cao năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tham khảo, luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở khoa học về năng lực viên chức văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ và thực trạng năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng Chương 3: Phương hướng và giải pháp nâng cao năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng 4 Chƣơng 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ NĂNG LỰC VIÊN CHỨC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1. Nhận thức chung về viên chức văn thƣ, lƣu trữ 1.1.1. Quan niệm về công tác văn thư, lưu trữ 1.1.1.1. Quan niệm về công tác văn thư - Công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động ở các cơ quan, bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con dấu. - Đặc điểm công tác văn thư Thứ nhất: Công tác văn thư mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật Thứ hai: Công tác văn thư mang tính chính trị cao Thứ ba: Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Thứ tư: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, mà là những công việc cụ thể, đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức. - Vai trò của công tác văn thư + Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của cơ quan, tổ chức. + Phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ. + Góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan. + Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. 1.1.1.2. Quan niệm về công tác lưu trữ 5 - Công tác lưu trữ: là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. - Đặc điểm công tác lưu trữ: + Công tác lưu trữ có tính chính trị + Công tác lưu trữ có tính cơ mật + Công tác lưu trữ có tính khoa học - Vai trò công tác lưu trữ + Công tác lưu trữ có vai trò đảm bảo thông tin và cung cấp kịp thời những thông tin cho các yêu cầu hết sức rộng lớn của xã hội. + Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. + Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến. + Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt 1.1.2. Quan niệm về viên chức và viên chức văn thư, lưu trữ 1.1.2.1. Khái niệm viên chức văn thư, lưu trữ Căn cứ Điều 2 Luật Viên chức số 58/2010/QH12 ngày 15 tháng 11 năm 2010 quy định: Viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật. Tại Điều 7 Luật Lưu trữ quy định người làm lưu trữ như sau: “Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào 6 tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật”. Có thể nói, cho đến nay chưa có một định nghĩa nào về viên chức văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, căn cứ vào các quy định pháp luật hiện hành có thể hiểu: Viên chức văn thư, lưu trữ là những người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các đơn vị sự nghiệp công lập có đủ các tiêu chuẩn theo quy định; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi, phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật. 1.1.2.2. Tiêu chuẩn của viên chức văn thư, lưu trữ - Tiêu chuẩn của viên chức văn thư: được quy định tại Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức ngành văn thư (Thông tư này áp dụng cho viên chức văn thư tại các đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp). - Tiêu chuẩn của viên chức lưu trữ: được quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ. 1.2. Năng lực của viên chức văn thƣ, lƣu trữ 1.2.1. Quan niệm về năng lực, năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ 1.2.1.1. Quan niệm về năng lực: Năng lực là khả năng làm việc của một người để làm một công việc hay một nhiệm vụ nào đó 7 trong điều kiện hoàn cảnh nhất định. Khả năng đó là quá trình biến tiềm năng của người đó như kiến thức, kỹ năng và các phẩm chất để đạt được mục tiêu đã định trước. 1.2.1.2. Quan niệm về năng lực của viên chức Năng lực của viên chức là khả năng thực tế của viên chức để hoàn thành nhiệm vụ được giao trong điều kiện, hoàn cảnh nhất định. 1.2.1.3. Năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ Năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ bao gồm từ trình độ chuyên môn, lý luận chính trị, tác phong, phẩm chất đạo đức…. mà người viên chức sử dụng để hoàn thành được nhiệm vụ mà mình đảm trách một cách tốt nhất, hay đó là khả năng thực hiện nhiệm vụ ở các cơ quan, đơn vị. 1.2.2. Yêu cầu về năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ - iến thức chuyên môn: Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao thì viên chức cần có kiến thức chuyên môn, chuyên sâu về lĩnh vực được phân công. Yêu cầu về trình độ đào tạo như thế nào? Yêu cầu về chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ? Yêu cầu về trình độ ngoại ngữ, tin học… - Kiến thức quản lý nhà nước: Tất cả các công chức, viên chức nói chung và viên chức văn thư, lưu trữ nói riêng sau khi được tuyển dụng vào làm việc tại các cơ quan đơn vị đều phải qua lớp bồi dưỡng quản lý nhà nước tương ứng với ngạch, chức danh nghề nghiệp đang đảm nhiệm. - Kỹ năng và kinh nghiệm công tác: Yêu cầu người viên chức văn thư, lưu trữ phải có kỹ năng làm việc theo chương trình, kế hoạch; phải thận trọng, tỉ mỉ, cẩn thận trong công tác lưu trữ, nhanh nhạy trong công tác văn thư, chắc về nghiệp vụ để xử lý kịp thời, nhanh chóng các công việc một cách chuyên nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần có kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng lập hồ sơ công việc…. 8 1.3. Các yếu tố cấu thành và các yếu tố ảnh hƣởng đến năng lực của viên chức văn thƣ, lƣu trữ 1.3.1. Các yếu tố cấu thành năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ: Kiến thức; Kỹ năng; Kinh nghiệm; Thái độ hành vi; Sức khỏe Sơ đồ 1.1. Các yếu tố cấu thành năng lực viên chức văn thư, lưu trữ Trình độ kiến thức Sức khỏe Kỹ năng Năng lực viên chức VTLT Thái độ/ hành vi Kinh nghiệm 1.3.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ 1.3.2.1. Các yếu tố chủ quan - Định hướng giá trị của cá nhân. - Cơ hội thăng tiến 1.3.2.2. Các yếu tố khách quan: - Tuyển dụng viên chức; - Chính sách tiền lương và chế độ ưu đãi; - Công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và công tác kiểm tra, đánh giá viên chức. 9 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG ĐỘI NGŨ VIÊN CHỨC VĂN THƢ, LƢU TRỮ VÀ THỰC TRẠNG NĂNG LỰC VIÊN CHỨC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TỈNH LÂM ĐỒNG 2.1. Thực trạng đội ngũ viên chức văn thƣ, lƣu trữ tỉnh Lâm Đồng 2.1.1. Khái quát về đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng 2.1.1.1. Về số lượng Tính đến ngày 31/12/2016, theo thống kê của Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng, viên chức văn thư, lưu trữ trên toàn tỉnh là 226 người, trong đó viên chức nữ 215 người, chiếm 95 %; viên chức nam 11 người, chiếm 5%. Số lượng viên chức văn thư, lưu trữ tại các thành phố, các huyện trên địa bàn tỉnh được nêu trong Bảng 2.1. Bảng 2.1. Số lượng viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng Đơn vị tính: Người Số lƣợng Số lƣợng viên chức hợp đồng Thành phố Đà Lạt 46 0 Thành phố Bảo Lộc 21 0 Huyện Lâm Hà 19 0 Huyện Đơn Dương 19 0 Huyện Bảo Lâm 19 0 Huyện Cát Tiên 12 0 Huyện Đức Trọng 16 0 Huyện Đạ Tẻh 20 0 Huyện Đạ Huoai 12 0 Huyện Lạc Dương 11 0 Huyện Di Linh 20 0 Huyện Đam Rông 11 0 (Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016) 2.1.1.2. Về chất lượng - Theo giới tính: Số TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Đơn vị 10 Do đặc thù ngành văn thư, lưu trữ đòi hỏi tính cẩn thận, tỷ mỉ, vì vậy nhìn biểu đồ ta có thể thấy, viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng đa số là nữ, chiếm tỉ lệ lớn và có biến động nhẹ qua các năm; số lượng viên chức nam ổn định, không thay đổi (11 người). (Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016) Biểu đồ 2.1. Biểu đồ số lượng so sánh các tỷ lệ nam, nữ từ năm 2012-2016 của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng - Theo dân tộc: Số viên chức văn thư, lưu trữ là người dân tộc Kinh chiếm tỉ lệ lớn, cụ thể 215 người (chiếm 95,13%); Ngoài ra còn có viên chức văn thư, lưu trữ là người dân tộc ít người như dân tộc Cơho, Cil, Thổ, Churu, Tày, Thái, mỗi dân tộc từ 01 người đến 05 người (chiếm 4,87%). (Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016) Biểu đồ 2.2. Biểu đồ số lượng so sánh tỷ lệ viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng là người dân tộc 11 - Theo nhóm tuổi: + Dưới 30 tuổi: 119 người (chiếm 52,65%) + Từ 31 đến 40 tuổi: 79 người (chiếm 34,95%) + Từ 41 đến 60 tuổi: 28 người (chiếm 12,40%) (Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016) Biểu đồ 2.3. Biểu đồ số lượng so sánh tỷ lệ các nhóm tuổi của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng - Theo cơ cấu chức danh nghề nghiệp: Đối với chức danh nghề nghiệp văn thư: Nhân viên văn thư: 91 người (chiếm 85,85%); Văn thư trung cấp: 13 người (chiếm 12,26%); Văn thư: 02 người (chiếm 1,89%) Đối với chức danh nghề nghiệp lưu trữ: Lưu trữ viên trung cấp: 113 người (chiếm 94,17%); Lưu trữ viên: 7 người (chiếm 5,83%) - Theo trình độ văn hóa: trung học phổ thông: + Bậc 10/10: 03 người (chiếm 1,33%); + Bậc 12/12: 223 người (chiếm 98,67%) - Theo trình độ chuyên môn: trong đó trung cấp: 191 người (chiếm 84,51%), cao đẳng: 19 người (chiếm 8,41%), đại học: 16 người (chiếm 7,08%) và thạc sỹ: 0 người (chiếm 0%). Bảng 2.2. Trình độ chuyên môn viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng năm 2016 12 Đơn vị tính: Người Chia ra Thành phố/huyện Tổng số Thạc sĩ Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp hoặc chƣa qua đào tạo Thành phố Đà Lạt Thành phố Bảo Lộc Huyện Lâm Hà Huyện Đơn Dương Huyện Bảo Lâm Huyện Cát Tiên Huyện Đức Trọng Huyện Đạ Tẻh Huyện Đạ Huoai Huyện Lạc Dương Huyện Di Linh Huyện Đam Rông 46 21 19 19 19 12 16 20 12 11 20 11 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 2 2 1 0 0 1 1 0 2 0 0 1 3 6 4 2 1 1 0 0 1 0 0 38 16 11 14 17 11 14 19 12 8 20 11 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Tổng cộng 226 0 16 19 191 0 (Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016) - Theo thời gian công tác Bảng 2.3. Thời gian công tác của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng Thời gian công tác Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Dưới 5 năm 51 22,57 Từ 5 đến 15 năm 162 71,68 Từ 16 đến 30 năm 13 5,75 (Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016) 2.1.2. Đánh giá chung về đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng - Ưu điểm 13 Viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng có bản lĩnh chính trị vững vàng, chấp hành tốt các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước; có ý thức tổ chức kỷ luật, gương mẫu trong sinh hoạt, lối sống, quan hệ tốt với đồng nghiệp, gắn bó với địa phương nơi cư trú, có năng lực, trình độ đào tạo đáp ứng được yêu cầu công việc. Trong thực hiện nhiệm vụ, luôn giữ vững nguyên tắc tập trung dân chủ, thể hiện được sự đoàn kết nhất trí, nhiệt tình, năng động, hăng hái thực hiện tốt chức trách, nhiệm vụ được giao. - Hạn chế + Trình độ chuyên môn còn bất cập, năng lực và kinh nghiệm nghiệp vụ chưa ngang tầm với yêu cầu của nhiệm vụ mới; khả năng xử lý tình huống còn gặp nhiều lúng túng. Chất lượng đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng không đồng đều, trình độ đào tạo chủ yếu ở bậc trung cấp, trình độ cao đẳng, đại học rất ít chưa đáp ứng được nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế. + Chưa thực hiện việc bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư 13, 14. Vì vậy, một số lượng lớn người làm công tác văn thư mặc dù trình độ đáp ứng tiêu chuẩn văn thư trung cấp nhưng vẫn giữ ngạch nhân viên văn thư (01008) và xếp lương nhân viên văn thư, 100% viên chức chưa qua đào tạo về trình độ lý luận chính trị, trình độ quản lý nhà nước còn thấp (1,33%); 1,33% viên chức chưa có trình độ ngoại ngữ và 0,89 viên chức chưa có trình độ tin học. + Lực lượng viên chức văn thư, lưu trữ tuy được trẻ hóa khá nhiều nhưng trình độ không tương xứng. Viên chức tuy trẻ nhưng đa số không được đào tạo đúng về chuyên ngành văn thư, lưu trữ, mà đa số tốt nghiệp các chuyên ngành khác và học thêm chứng chỉ về 14 nghiệp vụ văn thư, lưu trữ sau đó bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp văn thư, lưu trữ. 2.2. Thực trạng năng lực viên chức văn thƣ, lƣu trữ tỉnh Lâm Đồng 2.2.1. Về trình độ kiến thức - Trình độ văn hóa: Hầu hết viên chức văn thư, lưu trữ đều đã tốt nghiệp trung học phổ thông, đạt yêu cầu 100%. - Trình độ chuyên môn: Hiện nay, viên chức văn thư, lưu trữ có trình độ trung cấp là 84,51%, trình độ cao đẳng là 8,41% và đại học là 7,08 %. Theo số liệu Sở Nội vụ cung cấp thì chỉ có 1/4 viên chức văn thư, lưu trữ có bằng đúng theo chuyên văn thư, lưu trữ; số còn lại chủ yếu tốt nghiệp các chuyên ngành khác và có chứng chỉ văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư 13 và Thông tư 14. - Trình độ lý luận chính trị: do đặc thù nghề nghiệp nên viên chức văn thư, lưu trữ chưa được quan tâm cử đi học. Vì vậy, 100% viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng không được cử đi đào tạo về trình độ lý luận chính trị. - Quản lý nhà nước: Theo thống kê của Sở Nội vụ năm 2016 có tới 98,67% viên chức chưa qua đào tạo quản lý nhà nước, đây là một con số cho thấy một lượng lớn viên chức trong ngành văn thư, lưu trữ đang thiếu hụt lượng kiến thức này. Bảng 2.4. Trình độ QLNN của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng Trình độ Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Chuyên viên 3 1,33 Chuyên viên chính 0 0 (Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016) - Trình độ ngoại ngữ, tin học: Hầu như viên chức văn thư, lưu trữ đều có chứng chỉ, cụ thể: 15 ngoại ngữ: 223 người (chiếm 98,67%); tin học: 224 người (chiếm 99,11%) Số viên chức chưa qua đào tạo ngoại ngữ: 03 người (chiếm 1,33%); tin học: 02 người (chiếm 0,89%) Bảng 2.5. Trình độ ngoại ngữ, tin học của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng Trình độ Ngoại ngữ Tin học Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) 223 98,67% 224 99,11% (Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016) 2.2.2. Về kinh nghiệm công tác: Viên chức có thời gian công tác trên 5 năm là 71,68%, điều này chứng tỏ rằng viên chức văn thư, lưu trữ có kinh nghiệm nhất định trong việc thực hiện nhiệm vụ tuy nhiên còn lúng túng trong việc xử lý các công việc mới, phát sinh khó khăn, nhưng đối với công việc sự vụ hàng ngày thì kinh nghiệm đã giúp viên chức nhận định đúng tình trạng từng công việc và đối tượng nên thực hiện tương đối tốt. 2.2.3. Về kỹ năng Trong số các kỹ năng hiện có của viên chức văn thư, lưu trữ, kỹ năng tin học là kỹ năng tương đối thành thục (99,11%); kỹ năng ngoại ngữ cũng chiếm tỷ lệ 98,67 %. Kỹ năng giao tiếp; thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu,…thực hiện tốt. Tuy nhiên, kỹ năng làm việc theo chương trình, kế hoạch còn rất hạn chế, vẫn còn tình trạng lơ là và tùy tiện, chạy theo các công việc sự vụ, thiếu tính chủ động; kỹ năng lập hồ sơ công việc, soạn thảo văn bản, chỉnh lý tài liệu còn yếu, … 2.2.4. Về tác phong làm việc - Thái độ của viên chức văn thư, lưu trữ khi thực hiện nhiệm vụ - Phương pháp làm việc 16 - Trách nhiệm công việc, ý thức tổ chức kỷ luật - Đạo đức nghề nghiệp 2.2.5. Về sức khỏe Số lượng thống kê của Sở Nội vụ thì tính đến cuối năm 2016 số lượng viên chức dưới 30 tuổi đến chiếm 52,65%, cho nên có thể nhìn nhận trên mặt bằng chung thì viên chức có sức khoẻ tốt và đáp ứng được công việc với cường độ cao. 2.3. Nhận xét về năng lực viên chức văn thƣ, lƣu trữ tại tỉnh Lâm Đồng 2.3.1. Ưu điểm và nguyên nhân 2.3.1.1. Ưu điểm Đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ không ngừng tích cực học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp. Đa số viên chức có trình độ chuyên môn, kiến thức về tin học, ngoại ngữ; có các kỹ năng, năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ đang dần nâng cao về năng lực và rèn luyện các kỹ năng cần thiết trong ứng xử, giao tiếp, có sự hiểu biết, tôn trọng lẫn nhau, có trách nhiệm với công việc được giao, có thái độ đúng đắn trong trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Phần lớn viên chức văn thư, lưu trữ biết vận dụng những kiến thức chuyên môn được đào tạo, vận dụng các văn bản, quy định của nhà nước trong giài quyết công việc và ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc hàng ngày. Chất lượng của đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ nhìn chung có sự biến chuyển tích cực, có sự nâng cao chất lượng trên các mặt đạo đức nghề nghiệp, các kỹ năng, nghiệp vụ. Viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng trẻ chiếm hơn 50%, vì vậy tác phong làm việc năng động, chủ động và sáng tạo. 17 2.3.1.2. Nguyên nhân - Nguyên nhân khách quan: Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ ngày được hoàn thiện, góp phần đòi hỏi viên chức văn thư, lưu trữ ngày phải hoàn thiện mình phải đáp ứng tiêu chuẩn nghiệp vụ. Viên chức có điều kiện tiếp xúc với môi trường quốc tế, được mở mang kiến thức, được áp dụng những công nghệ tiên tiến về văn thư, lưu trữ của các nước trên thế giới vào thực tiễn cơ quan, đơn vị. - Nguyên nhân chủ quan: Nhận thức của lãnh đạo và đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ đang từng bước được nâng cao, thường xuyên cử viên chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ đáp ứng tiêu chuẩn chức danh theo quy định. Bên cạnh đó một số viên chức có ý thức trong việc tự hoc tập, rèn luyện để hoàn thiện mình. 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân 2.3.2.1. Hạn chế Chất lượng của viên chức văn thư, lưu trữ không đồng đều, nhận thức và phong cách làm việc thiếu đi tính năng động, sáng tạo, vẫn còn có tư tưởng ngồi chờ giao việc. Đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ vẫn còn thiếu tiêu chuẩn so với quy định, đa số chưa được bồi dưỡng đầy đủ những kiến thức theo tiêu chuẩn quy định: trình độ lý luận chính trị, kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước, chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp, soạn thảo văn bản, … Một bộ phận viên chức văn thư, lưu trữ chưa tu dưỡng, học tập, rèn luyện thường xuyên, chưa trao dồi phẩm chất đạo đức, đồng thời làm giảm hiệu quả, hiệu lực quản lý, điều hành. Những hạn chế cụ thể như sau: 18