Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Phân tích thiết kế hệ thống quản lý công văn...

Tài liệu Phân tích thiết kế hệ thống quản lý công văn

.DOC
22
272
107

Mô tả:

Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn Môc Lôc PhÇn 1 : Kh¶o s¸t hÖ thèng hiÖn t¹i........................................2 1.1 Qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn:.................................................2 1.2)Qu¶n lý c«ng v¨n ®i:....................................................3 1.3) Qu¶n lý lu tr÷, cung cÊp th«ng tin:................................3 II. C¸c lo¹i biÓu mÉu, b¸o c¸o.............................................4 *Mét sè khã kh¨n hiÖn nay cña hÖ thèng hiÖn t¹i..................8 PhÇn 2: X©y dùng hÖ thèng míi.............................................9 Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn PhÇn 1 : Kh¶o s¸t hÖ thèng hiÖn t¹i - M« t¶ nghiÖp vô cña c«ng t¸c qu¶n lý c«ng v¨n cña c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng(v¨n th) – thèng kª cña trêng THCS - Trong viÖc qu¶n lý c«ng v¨n, giÊy tê, ta x¸c ®Þnh ®îc c¸c nghiÖp vô chÝnh nh sau: qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn; qu¶n lý c«ng v¨n ®i; qu¶n lý lu tr÷, cung cÊp th«ng tin vÒ c«ng v¨n phôc vô cho cÊp l·nh ®¹o. 1.1 Qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn: - Quy tr×nh qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn gåm: tiÕp nhËn vµ ®¨ng ký c«ng v¨n ®Õn; ph©n phèi c«ng v¨n ®Õn cho c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n cã liªn quan ®Ó gi¶i quyÕt; gi¶i quyÕt c«ng v¨n ®Õn; theo dâi t×nh h×nh qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn (lËp b¸o c¸o, thèng kÕ, nh¾c nhë). - C«ng v¨n ®Õn cã thÓ lµ do c¬ quan göi ®Õn hoÆc c¸ nh©n göi ®Õn. - TÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn ®îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª ghi vµo sæ c«ng v¨n ®Õn, sau ®ã sÏ ph©n lo¹i c«ng v¨n thµnh c¸c lo¹i: c«ng v¨n ®îc chuyÓn trùc tiÕp ®Õn bé phËn nµo hoÆc c«ng v¨n lµ lo¹i th«ng b¸o, chØ thÞ, ®¬n tõ khiÕu n¹i. - Sau ®ã c«ng v¨n sÏ ®îc chuyÓn ®Õn nh÷ng ngêi cã liªn quan. - C¸c c¸n bé chuyªn tr¸ch sÏ xem xÐt c«ng v¨n, nÕu tù gi¶i quyÕt ®îc hä sÏ phª ký råi sÏ tr×nh lªn HiÖu trëng, nÕu kh«ng tù gi¶i quyÕt ®îc, cÇn cã sù ®ång ý gi¶i quyÕt cña c¸n bé kh¸c th× hä sÏ ký ®Ó chuyÓn ®i. Néi dung cña c«ng v¨n sau khi ký bao gåm: chuyÓn cho ai (nÕu c«ng v¨n cÇn chuyÓn ®i), thêi h¹n gi¶i quyÕt, ngµy ký (ký duyÖt hoÆc chuyÓn ®i). - C¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª dùa vµo néi dung ®Ó ghi nh÷ng th«ng tin vµo sæ c«ng v¨n vµ chuyÓn c«ng v¨n ®i. Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn NÕu c«ng v¨n lµ nh÷ng th«ng b¸o th× c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª sÏ so¹n th¶o, tr×nh HiÖu trëng, nÕu ®îc hä sÏ ban hµnh c«ng v¨n ®i. C«ng v¨n ®Õn cã c¸c th«ng tin: STTCV: sè thø tù c«ng v¨n Sè CV: lµ sè ghi trªn c«ng v¨n, nÕu c«ng v¨n lµ do 1 c¬ quan göi. Ngµy CV: ngµy ghi trªn c«ng v¨n. Ngµy ®Õn: ngµy phêng nhËn c«ng v¨n. Ngµy vµo sæ: Ngêi ký: cã thÓ lµ ngêi viÕt ®¬n nÕu do c¸ nh©n göi; cã thÓ lµ l·nh ®¹o cña c¬ quan nÕu do c¬ quan göi. Ghi chó: sè trang, tµi liÖu ®Ýnh kÌm…. TrÝch yÕu néi dung: tãm t¾t néi dung cña v¨n b¶n. 1.2) Qu¶n lý c«ng v¨n ®i: Quy tr×nh qu¶n lý c«ng v¨n ®i gåm: so¹n th¶o c«ng v¨n ®i; ban hµnh vµ göi c«ng v¨n ®i; vµo sæ c«ng v¨n; theo dâi håi b¸o, theo dâi thùc hiÖn, triÓn khai c«ng v¨n ®i (lËp b¸o c¸o, thèng kª, nh¾c nhë). – C«ng v¨n sÏ ®îc so¹n th¶o bëi mét ngêi ®îc sù ph©n c«ng cña c¸n bé chuyªn tr¸ch. Sau khi so¹n th¶o xong, c«ng v¨n sÏ ®îc tr×nh lªn l·nh ®¹o ®Ó ký duyÖt hoÆc tù nh©n viªn v¨n th ký nÕu n»m trong quyÒn h¹n cña m×nh. – C«ng v¨n ®· ®îc ký sÏ ®îc in Ên vµ nh©n b¶n (copy) vµ sÏ ®îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª ®ãng dÊu vµ göi ®i. – C¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª tiÕn hµnh c¸c c«ng viÖc: ®ãng dÊu, vµo sæ c«ng v¨n ®i, lu b¶n gèc, lµm thñ tôc göi c«ng v¨n ®Õn c¸c ®Þa chØ cÇn thiÕt. Nh÷ng c«ng v¨n ®i cÇn theo dâi håi b¸o ®îc x¸c ®Þnh râ trong néi dung c«ng v¨n. C¸c c«ng v¨n ®Õn lµ håi b¸o cña Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn mét c«ng v¨n ®i nhÊt ®Þnh ®îc x¸c ®Þnh râ ë tiªu ®Ò cña c«ng v¨n. C«ng v¨n ®i cã c¸c th«ng tin: Sè CV: sè cña c«ng v¨n ®i. Ngµy CV: ngµy göi c«ng v¨n ®i. Ngêi nhËn: cã thÓ lµ c¸ nh©n hoÆc l·nh ®¹o cña mét c¬ quan. Ngêi ký: ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý c«ng v¨n. Ghi chó: sè trang, tµi liÖu ®Ýnh kÌm…. TrÝch yªu c«ng v¨n: tãm t¾t néi dung. 1.3) Qu¶n lý lu tr÷, cung cÊp th«ng tin: Gåm: lu tr÷ c«ng v¨n ®Õn, c«ng v¨n ®i; cung cÊp th«ng tin phôc vô nhu cÇu tra cøu, t×m kiÕm phôc vô ®iÒu hµnh qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt c¸c c«ng v¨n. C«ng v¨n ®îc s¾p xÕp vµ ph©n lo¹i theo 2 nhãm: - Tªn lo¹i: lu tr÷ c«ng v¨n theo tªn lo¹i c«ng v¨n - LÜnh vùc: lu tr÷ c¸c c«ng v¨n cã liªn quan ®Õn mét vÊn ®Ò, mét c«ng viÖc nµo ®ã. Danh môc lo¹i C«ng V¨n M· lo¹i M· lo¹i CV CV M« t¶ M« t¶ LT LuËt BB Biªn b¶n PL Ph¸p lÖnh §TKH §Ò tµi KH N§ NghÞ ®Þnh DA Dù ¸n NQ NghÞ quyÕt H§ Hîp ®ång Q§ QuyÕt ®Þnh §L §iÒu lÖ CT ChØ thÞ PC PhiÕu chuyÓn TT Th«ng t GB GiÊy b¸o TB Th«ng b¸o SL Sao lôc §B §iÖn b¸o §TKT §¬n th khiÕu tè C§ C«ng ®iÖn KN KiÕn nghÞ BC B¸o c¸o GM GiÊy mêi BCN B¸o c¸o nhanh GT GiÊy giíi thiÖu TR Tê tr×nh §§ GiÊy ®i ®êng Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn CV C«ng v¨n NP GiÊy nghØ phÐp II. C¸c lo¹i biÓu mÉu, b¸o c¸o. 2.1) C¸c biÓu mÉu, b¸o c¸o C«ng v¨n ®Õn: C¤NG V¡N §ÕN MÉ uD 01 STTCV: ................................................. Sè CV:.................................................. Ngµy c«ng v¨n ®Õn:............................ Ngµy vµo sæ:....................................... Ngêi ký:................................................ Ghi chó:................................................ TrÝch yÕu:........................................... MÉ Sæ C¤NG V¡N §ÕN uD ........................ (tªn sæ CV) 04 Tõ ngµy....................§Õn ngµy................... Ngµy vµo sæ N¬i göi Sè CV Ngµ Lo¹ y i CV CV TrÝc h yÕu Ngêi Ghi nhËn, chó xö lý Sæ c«ng v¨n ®Õn ®îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª dïng ®Ó ghi vµo tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn. Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn B¸O C¸O TÊT C¶ C¤NG V¡N §ÕN ST T Sè CV Tªn LÜnh Vùc Tªn Lo¹i Tªn CQ Göi Hä Tªn NV nhËn Ngµ y vµo sæ Tæng sè: B¸O C¸O C¤NG V¡N §ÕN THEO LO¹I Ngµy: Tªn Lo¹i: ST T Sè CV Tªn LÜnh Vùc Tªn C¬ Quan göi Hä tªn NV nhËn Ngµ y vµo sæ Tæng sè: B¸o c¸o c«ng v¨n ®Õn theo lo¹i ®îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng _ thèng kª thùc hiÖn nh»m b¸o c¸o víi cÊp l·nh ®¹o vÒ tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn theo tõng lo¹i c«ng v¨n cô thÓ. B¸O C¸O C¤NG V¡N §ÕN THEO N¥I Göi Ngµy: Tªn CQ: ST T Sè CV Tªn Lo¹i Tªn LÜnh Vùc Hä tªn NV nhËn Ngµ y vµo sæ Tæng sè: B¸o c¸o c«ng v¨n ®Õn theo n¬i göi ®îc c¸n bé chuyªn Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn tr¸ch v¨n phßng _ thèng kª thùc hiÖn nh»m b¸o c¸o víi cÊp l·nh ®¹o vÒ tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn theo n¬i göi cô thÓ. B¸O C¸O C¤NG V¡N §ÕN THEO THêi GIAN VµO Sæ Ngµy: ST T Sè CV Tªn Lo¹i Tªn LÜnh Vùc Tªn C¬ Quan Göi …… Tæng sè: B¸o c¸o c«ng v¨n ®Õn theo thêi gian vµo sæ ®îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng _ thèng kª thùc hiÖn nh»m b¸o c¸o víi cÊp l·nh ®¹o vÒ tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn mµ nh©n viªn nµy vµo sæ trong mét kho¶ng thêi gian ®îc nh©n viªn chØ ®Þnh ra. 2.2) C¸c biÓu mÉu, b¸o c¸o C«ng V¨n §i: MÈ C¤NG V¡N §I uD 12 Sè CV:.................................................. Ngµy c«ng v¨n ®i:............................... Ngêi ký:................................................ Ngêi nhËn:........................................... Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn Ghi chó:................................................ TrÝch yÕu:........................................... Sæ C¤NG V¡N §I MÉ uD 1 ........................ (tªn sæ CV) Tõ ngµy....................§Õn ngµy................... Ngµ y vµo cña CV Lo¹i CV Ngµy ký TrÝ N¬i ch nhËn yÕu Ngêi ký Ngêi so¹n th¶o Sæ c«ng v¨n ®i ®îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª dïng ®Ó ghi vµo tÊt c¶ c«ng v¨n ®i. B¸O C¸O TÊT C¶ C¤NG V¡N §I Ngµy: Sè CV §i Tªn Lo¹i Tªn LÜn h Vùc Hä tªn NV göi Ngµ y CV §i Ngêi nhËn TrÝc h yÕu Tæng B¸O C¸O C¤NG V¡N §I THEO LO¹I Ngµy: Gh i ch ó sè: Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn Tªn Lo¹i: Sè CV §i Tªn LÜ nh Vù c Hä tªn NV göi Ngµ y CV §i Ngêi nhËn TrÝ ch yÕu Ghi chó Tæng sè: B¸O C¸O C¤NG V¡N §I THEO NH¢N VI£N GöI Ngµy: Tªn NV göi: Sè CV §i Tªn Lo¹i Tªn LÜnh Vùc Ngµy CV §i Ngêi nhËn TrÝ ch yÕu Ghi chó Tæng sè: B¸O C¸O C¤NG V¡N §I THEO THêi GIAN VµO Sæ Ngµy: Sè CV §i Tªn Lo¹i Tªn LÜnh Vùc Tªn C¬ Quan NhËn Tæng sè: C¸c tiªu chuÈn t×m kiÕm: T×m kiÕm CV§Õn:  T×m kiÕm theo Sè thø tù c«ng v¨n (STTCV)  T×m kiÕm theo lo¹i  T×m kiÕm theo ®¬n vÞ göi  T×m kiÕm theo nh©n viªn nhËn …… Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn  T×m kiÕm theo  T×m kiÕm theo T×m kiÕm CV§i :  T×m kiÕm theo  T×m kiÕm theo  T×m kiÕm theo  T×m kiÕm theo  T×m kiÕm theo ngµy c«ng v¨n ®Õn ngµy vµo sæ sè c«ng v¨n ®i (SO CV DI) lo¹i ®¬n vÞ nhËn nh©n viªn ký ngµy c«ng v¨n ®i *Mét sè khã kh¨n hiÖn nay cña hÖ thèng hiÖn t¹i _ Do sè lîng c«ng v¨n lín vµ do thao t¸c thñ c«ng nªn g©y ra sù chËm trÔ, tèn thêi gian lµm ¶nh hëng ®Õn viÖc xö lý c«ng v¨n giÊy tê. _ L÷u tr÷, trao ®æi b»ng giÊy tê, dÔ bÞ thÊt l¹c, mÊt m¸t. _ T×m kiÕm, tra cøu, tæng hîp, lËp b¸o c¸o khã kh¨n. PhÇn 2: X©y dùng hÖ thèng míi §Ó kh¾c phôc ®îc nh÷ng nhîc ®iÓm cña hÖ thèng cò ta x©y dùng mét hÖ thèng qu¶n lý c«ng v¨n míi víi nh÷ng môc tiªu sau:  Qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn, c«ng v¨n ®i (thªm, xãa, söa).  T×m kiÕm c«ng v¨n ®Õn, c«ng v¨n ®i (t×m theo STT CV, theo lÜnh vùc, theo lo¹i, theo n¬i göi/ n¬i nhËn,.......), t×m kiÕm lÜnh vùc, lo¹i, nh©n viªn...  LËp c¸c b¸o c¸o thèng kª (b¸o c¸o sè c«ng v¨n ®Õn, sè c«ng v¨n ®i, theo lÜnh vùc, theo lo¹i, theo n¬i göi/ nhËn........). Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn Qu¶n lý c«ng v¨n CËp nhËt c«ng v¨n NhËp CV ®Õn NhËp CV ®i ChØnh söa Tra cøu c«ng v¨n Thèng kª Tra CV §Õn theo sè thø tù B¸o c¸o tÊt c¶ c«ng v¨n Tra CV §Õn theo lo¹i B¸o c¸o tÊt c¶ c«ng v¨n Tra cøu CV §Õn ®¬n vÞ Tra cøu CV §Õn theo NV Tra CV §Õn theo ngµy vµo Tra CV §i theo sè CV ®i Tra CV §i theo lo¹i Tra cøu CV§ theo nh©n Tra cøu CV§ theo ngµy göi Tra cøu CV§ theo ®¬n vÞ B¸o c¸o c«ng v¨n B¸o c¸o c«ng v¨n theo ®¬n vÞ B¸o c¸o c«ng v¨n theo ®¬n vÞ B¸o c¸o c«ng v¨n theo ngµy Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn BiÓu ®å luång d÷ liÖu  Møc khung c¶nh Yªu cÇu Qu¶n lý c«ng v¨n CBQL Ph¶n håi  Møc ®Ønh BPQL CËp nhËt c«ng v¨n C«ng v¨n Tra cøu c«ng v¨n Thèng kª BPQL Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn  Møc díi ®Ønh BPQL Thªm c«ng v¨n ®i Thªm CV ®Õn C«ng v¨n ®Õn C«ng v¨n ®i chØnh söa BPQL Tra cøu theo ngµy CV ®Õm Tra cøu theo sè hiÖu CV BPQL Tra cøu theo tªn CV C«ng v¨n ®Õn Tra cøu theo n¬i göi/nhË c«ng v¨n ®i Tra cøu theo lo¹i CV Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn BPQL B¸o c¸o c«ng v¨n theo lo¹i B¸o c¸o c«ng v¨n theo ngµy vµo sæ C«ng v¨n ®Õn C«ng v¨n ®i B¸o c¸o c«ng v¨n ®¬n vÞ B¸o c¸o tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn BPQL B¸o c¸o tÊt c¶ c«ng v¨n ®i Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn X©y dung biÓu ®å cÊu tróc dùa theo m« h×nh thùc thÓ liªn kÕt C¸c thùc thÓ: c«ng v¨n ®Õn,c«ng v¨n ®i,®¬n vÞ,nh©n viªn, lo¹i c«ng v¨n C«ng v¨n ®Õn Nh©n viªn C«ng v¨n ®Õn §¬n vÞ ngoµi C«ng v¨n ®Õn Lo¹i c«ng v¨n C«ng v¨n ®i Nh©n viªn C«ng v¨n ®i §¬n vÞ ngoµi C«ng v¨n ®Õn Lo¹i c«ng v¨n Ta cã: Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn PhÇn 3: ThiÕt kÕ hÖ thèng Qua phÇn kh¶o s¸t ë trªn . §Ó ®a vµo thùc tÕ em ®· sö dông ch¬ng tr×nh Microsoft Access 2007 ®Ó thøc hiÖn c«ng viÖc qu¶n lý c«ng v¨n. Sau ®©y lµ mét sè giao diÖn sö dông: 1. Form nhËp th«ng tin c«ng v¨n ®Õn: Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn 2. Form T×m kiÕm c«ng v¨n ®Õn theo sè thø tù Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn 3.T×m kiÕm c«ng v¨n ®Õn theo M· c«ng v¨n 4.T×m kiÕm theo m· nh©n viªn Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn 5. T×m kiÕm theo ngµy c«ng v¨n ®Õn
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan