Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
Môc Lôc
PhÇn 1 : Kh¶o s¸t hÖ thèng hiÖn t¹i........................................2
1.1 Qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn:.................................................2
1.2)Qu¶n lý c«ng v¨n ®i:....................................................3
1.3) Qu¶n lý lu tr÷, cung cÊp th«ng tin:................................3
II. C¸c lo¹i biÓu mÉu, b¸o c¸o.............................................4
*Mét sè khã kh¨n hiÖn nay cña hÖ thèng hiÖn t¹i..................8
PhÇn 2: X©y dùng hÖ thèng míi.............................................9
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
PhÇn 1 : Kh¶o s¸t hÖ thèng hiÖn t¹i
- M« t¶ nghiÖp vô cña c«ng t¸c qu¶n lý c«ng v¨n cña c¸n bé
chuyªn tr¸ch v¨n phßng(v¨n th) – thèng kª cña trêng THCS
- Trong viÖc qu¶n lý c«ng v¨n, giÊy tê, ta x¸c ®Þnh ®îc c¸c
nghiÖp vô chÝnh nh sau: qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn; qu¶n lý
c«ng v¨n ®i; qu¶n lý lu tr÷, cung cÊp th«ng tin vÒ c«ng
v¨n phôc vô cho cÊp l·nh ®¹o.
1.1 Qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn:
- Quy tr×nh qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn gåm: tiÕp nhËn vµ
®¨ng ký c«ng v¨n ®Õn; ph©n phèi c«ng v¨n ®Õn cho c¸c ®¬n
vÞ, c¸ nh©n cã liªn quan ®Ó gi¶i quyÕt; gi¶i quyÕt c«ng v¨n
®Õn; theo dâi t×nh h×nh qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn (lËp b¸o c¸o,
thèng kÕ, nh¾c nhë).
- C«ng v¨n ®Õn cã thÓ lµ do c¬ quan göi ®Õn hoÆc c¸
nh©n göi ®Õn.
- TÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn ®îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng
– thèng kª ghi vµo sæ c«ng v¨n ®Õn, sau ®ã sÏ ph©n lo¹i c«ng
v¨n thµnh c¸c lo¹i: c«ng v¨n ®îc chuyÓn trùc tiÕp ®Õn bé phËn
nµo hoÆc c«ng v¨n lµ lo¹i th«ng b¸o, chØ thÞ, ®¬n tõ khiÕu n¹i.
- Sau ®ã c«ng v¨n sÏ ®îc chuyÓn ®Õn nh÷ng ngêi cã liªn
quan.
- C¸c c¸n bé chuyªn tr¸ch sÏ xem xÐt c«ng v¨n, nÕu tù gi¶i
quyÕt ®îc hä sÏ phª ký råi sÏ tr×nh lªn HiÖu trëng, nÕu kh«ng tù
gi¶i quyÕt ®îc, cÇn cã sù ®ång ý gi¶i quyÕt cña c¸n bé kh¸c th×
hä sÏ ký ®Ó chuyÓn ®i. Néi dung cña c«ng v¨n sau khi ký bao
gåm: chuyÓn cho ai (nÕu c«ng v¨n cÇn chuyÓn ®i), thêi h¹n gi¶i
quyÕt, ngµy ký (ký duyÖt hoÆc chuyÓn ®i).
- C¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª dùa vµo néi
dung ®Ó ghi nh÷ng th«ng tin vµo sæ c«ng v¨n vµ chuyÓn c«ng
v¨n ®i.
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
NÕu c«ng v¨n lµ nh÷ng th«ng b¸o th× c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n
phßng – thèng kª sÏ so¹n th¶o, tr×nh HiÖu trëng, nÕu ®îc hä sÏ
ban hµnh c«ng v¨n ®i.
C«ng v¨n ®Õn cã c¸c th«ng tin:
STTCV: sè thø tù c«ng v¨n
Sè CV: lµ sè ghi trªn c«ng v¨n, nÕu c«ng v¨n lµ do 1 c¬
quan göi.
Ngµy CV: ngµy ghi trªn c«ng v¨n.
Ngµy ®Õn: ngµy phêng nhËn c«ng v¨n.
Ngµy vµo sæ:
Ngêi ký: cã thÓ lµ ngêi viÕt ®¬n nÕu do c¸ nh©n göi; cã
thÓ lµ l·nh ®¹o cña c¬ quan nÕu do c¬ quan göi.
Ghi chó: sè trang, tµi liÖu ®Ýnh kÌm….
TrÝch yÕu néi dung: tãm t¾t néi dung cña v¨n b¶n.
1.2) Qu¶n lý c«ng v¨n ®i:
Quy tr×nh qu¶n lý c«ng v¨n ®i gåm: so¹n th¶o c«ng v¨n
®i; ban hµnh vµ göi c«ng v¨n ®i; vµo sæ c«ng v¨n; theo dâi håi
b¸o, theo dâi thùc hiÖn, triÓn khai c«ng v¨n ®i (lËp b¸o c¸o,
thèng kª, nh¾c nhë).
– C«ng v¨n sÏ ®îc so¹n th¶o bëi mét ngêi ®îc sù ph©n c«ng
cña c¸n bé chuyªn tr¸ch. Sau khi so¹n th¶o xong, c«ng v¨n
sÏ ®îc tr×nh lªn l·nh ®¹o ®Ó ký duyÖt hoÆc tù nh©n viªn
v¨n th ký nÕu n»m trong quyÒn h¹n cña m×nh.
– C«ng v¨n ®· ®îc ký sÏ ®îc in Ên vµ nh©n b¶n (copy) vµ sÏ
®îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª ®ãng dÊu vµ
göi ®i.
– C¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng – thèng kª tiÕn hµnh c¸c
c«ng viÖc: ®ãng dÊu, vµo sæ c«ng v¨n ®i, lu b¶n gèc, lµm
thñ tôc göi c«ng v¨n ®Õn c¸c ®Þa chØ cÇn thiÕt.
Nh÷ng c«ng v¨n ®i cÇn theo dâi håi b¸o ®îc x¸c ®Þnh râ
trong néi dung c«ng v¨n. C¸c c«ng v¨n ®Õn lµ håi b¸o cña
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
mét c«ng v¨n ®i nhÊt ®Þnh ®îc x¸c ®Þnh râ ë tiªu ®Ò cña
c«ng v¨n.
C«ng v¨n ®i cã c¸c th«ng tin:
Sè CV: sè cña c«ng v¨n ®i.
Ngµy CV: ngµy göi c«ng v¨n ®i.
Ngêi nhËn: cã thÓ lµ c¸ nh©n hoÆc l·nh ®¹o cña mét c¬
quan.
Ngêi ký: ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý c«ng v¨n.
Ghi chó: sè trang, tµi liÖu ®Ýnh kÌm….
TrÝch yªu c«ng v¨n: tãm t¾t néi dung.
1.3) Qu¶n lý lu tr÷, cung cÊp th«ng tin:
Gåm: lu tr÷ c«ng v¨n ®Õn, c«ng v¨n ®i; cung cÊp th«ng
tin phôc vô nhu cÇu tra cøu, t×m kiÕm phôc vô ®iÒu hµnh qu¶n
lý vµ gi¶i quyÕt c¸c c«ng v¨n.
C«ng v¨n ®îc s¾p xÕp vµ ph©n lo¹i theo 2 nhãm:
- Tªn lo¹i: lu tr÷ c«ng v¨n theo tªn lo¹i c«ng v¨n
- LÜnh vùc: lu tr÷ c¸c c«ng v¨n cã liªn quan ®Õn mét
vÊn ®Ò, mét c«ng viÖc nµo ®ã.
Danh môc lo¹i C«ng V¨n
M· lo¹i
M· lo¹i
CV
CV
M« t¶
M« t¶
LT
LuËt
BB
Biªn b¶n
PL
Ph¸p lÖnh
§TKH
§Ò tµi KH
N§
NghÞ ®Þnh
DA
Dù ¸n
NQ
NghÞ quyÕt
H§
Hîp ®ång
Q§
QuyÕt ®Þnh
§L
§iÒu lÖ
CT
ChØ thÞ
PC
PhiÕu chuyÓn
TT
Th«ng t
GB
GiÊy b¸o
TB
Th«ng b¸o
SL
Sao lôc
§B
§iÖn b¸o
§TKT
§¬n th khiÕu tè
C§
C«ng ®iÖn
KN
KiÕn nghÞ
BC
B¸o c¸o
GM
GiÊy mêi
BCN
B¸o c¸o nhanh
GT
GiÊy giíi thiÖu
TR
Tê tr×nh
§§
GiÊy ®i ®êng
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
CV
C«ng v¨n
NP
GiÊy nghØ phÐp
II. C¸c lo¹i biÓu mÉu, b¸o c¸o.
2.1) C¸c biÓu mÉu, b¸o c¸o C«ng v¨n ®Õn:
C¤NG V¡N §ÕN
MÉ
uD
01
STTCV: .................................................
Sè CV:..................................................
Ngµy c«ng v¨n ®Õn:............................
Ngµy vµo sæ:.......................................
Ngêi ký:................................................
Ghi chó:................................................
TrÝch yÕu:...........................................
MÉ
Sæ C¤NG V¡N §ÕN
uD
........................ (tªn sæ CV)
04
Tõ ngµy....................§Õn ngµy...................
Ngµy
vµo
sæ
N¬i
göi
Sè
CV
Ngµ Lo¹
y
i CV
CV
TrÝc
h
yÕu
Ngêi Ghi
nhËn, chó
xö lý
Sæ c«ng v¨n ®Õn ®îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng –
thèng kª dïng ®Ó ghi vµo tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn.
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
B¸O C¸O TÊT C¶ C¤NG V¡N §ÕN
ST
T
Sè
CV
Tªn
LÜnh
Vùc
Tªn
Lo¹i
Tªn CQ Göi
Hä Tªn NV
nhËn
Ngµ
y
vµo
sæ
Tæng sè:
B¸O C¸O C¤NG V¡N §ÕN THEO LO¹I
Ngµy:
Tªn Lo¹i:
ST
T
Sè
CV
Tªn
LÜnh
Vùc
Tªn C¬ Quan
göi
Hä tªn NV
nhËn
Ngµ
y
vµo
sæ
Tæng sè:
B¸o c¸o c«ng v¨n ®Õn theo lo¹i ®îc c¸n bé chuyªn tr¸ch
v¨n phßng _ thèng kª thùc hiÖn nh»m b¸o c¸o víi cÊp l·nh ®¹o
vÒ tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn theo tõng lo¹i c«ng v¨n cô thÓ.
B¸O C¸O C¤NG V¡N §ÕN THEO N¥I Göi
Ngµy:
Tªn CQ:
ST
T
Sè
CV
Tªn
Lo¹i
Tªn LÜnh
Vùc
Hä tªn NV nhËn
Ngµ
y
vµo
sæ
Tæng sè:
B¸o c¸o c«ng v¨n ®Õn theo n¬i göi ®îc c¸n bé chuyªn
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
tr¸ch v¨n phßng _ thèng kª thùc hiÖn nh»m b¸o c¸o víi cÊp l·nh
®¹o vÒ tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn theo n¬i göi cô thÓ.
B¸O C¸O C¤NG V¡N §ÕN THEO THêi GIAN VµO Sæ
Ngµy:
ST
T
Sè
CV
Tªn
Lo¹i
Tªn LÜnh
Vùc
Tªn C¬ Quan
Göi
……
Tæng sè:
B¸o c¸o c«ng v¨n ®Õn theo thêi gian vµo sæ ®îc c¸n bé
chuyªn tr¸ch v¨n phßng _ thèng kª thùc hiÖn nh»m b¸o c¸o víi
cÊp l·nh ®¹o vÒ tÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn mµ nh©n viªn nµy vµo sæ
trong mét kho¶ng thêi gian ®îc nh©n viªn chØ ®Þnh ra.
2.2) C¸c biÓu mÉu, b¸o c¸o C«ng V¨n §i:
MÈ
C¤NG V¡N §I
uD
12
Sè CV:..................................................
Ngµy c«ng v¨n ®i:...............................
Ngêi ký:................................................
Ngêi nhËn:...........................................
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
Ghi chó:................................................
TrÝch yÕu:...........................................
Sæ C¤NG V¡N §I
MÉ
uD
1
........................ (tªn sæ CV)
Tõ ngµy....................§Õn ngµy...................
Ngµ
y
vµo
cña
CV
Lo¹i
CV
Ngµy
ký
TrÝ N¬i
ch nhËn
yÕu
Ngêi
ký
Ngêi
so¹n
th¶o
Sæ c«ng v¨n ®i ®îc c¸n bé chuyªn tr¸ch v¨n phßng –
thèng kª dïng ®Ó ghi vµo tÊt c¶ c«ng v¨n ®i.
B¸O C¸O TÊT C¶ C¤NG V¡N §I
Ngµy:
Sè
CV
§i
Tªn
Lo¹i
Tªn
LÜn
h
Vùc
Hä tªn NV
göi
Ngµ
y CV
§i
Ngêi
nhËn
TrÝc
h
yÕu
Tæng
B¸O C¸O C¤NG V¡N §I THEO LO¹I
Ngµy:
Gh
i
ch
ó
sè:
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
Tªn Lo¹i:
Sè
CV
§i
Tªn
LÜ
nh
Vù
c
Hä tªn NV
göi
Ngµ
y
CV
§i
Ngêi nhËn
TrÝ
ch
yÕu
Ghi
chó
Tæng sè:
B¸O C¸O C¤NG V¡N §I THEO NH¢N VI£N GöI
Ngµy:
Tªn NV göi:
Sè
CV
§i
Tªn
Lo¹i
Tªn
LÜnh
Vùc
Ngµy
CV §i
Ngêi nhËn
TrÝ
ch
yÕu
Ghi
chó
Tæng sè:
B¸O C¸O C¤NG V¡N §I THEO THêi GIAN VµO Sæ
Ngµy:
Sè
CV
§i
Tªn
Lo¹i
Tªn LÜnh
Vùc
Tªn C¬ Quan
NhËn
Tæng sè:
C¸c tiªu chuÈn t×m kiÕm:
T×m kiÕm CV§Õn:
T×m kiÕm theo Sè thø tù c«ng v¨n (STTCV)
T×m kiÕm theo lo¹i
T×m kiÕm theo ®¬n vÞ göi
T×m kiÕm theo nh©n viªn nhËn
……
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
T×m kiÕm theo
T×m kiÕm theo
T×m kiÕm CV§i :
T×m kiÕm theo
T×m kiÕm theo
T×m kiÕm theo
T×m kiÕm theo
T×m kiÕm theo
ngµy c«ng v¨n ®Õn
ngµy vµo sæ
sè c«ng v¨n ®i (SO CV DI)
lo¹i
®¬n vÞ nhËn
nh©n viªn ký
ngµy c«ng v¨n ®i
*Mét sè khã kh¨n hiÖn nay cña hÖ thèng hiÖn t¹i
_
Do sè lîng c«ng v¨n lín vµ do thao t¸c thñ c«ng
nªn g©y ra sù chËm trÔ, tèn thêi gian lµm ¶nh hëng ®Õn
viÖc xö lý c«ng v¨n giÊy tê.
_
L÷u tr÷, trao ®æi b»ng giÊy tê, dÔ bÞ thÊt l¹c,
mÊt m¸t.
_
T×m kiÕm, tra cøu, tæng hîp, lËp b¸o c¸o khã
kh¨n.
PhÇn 2: X©y dùng hÖ thèng míi
§Ó kh¾c phôc ®îc nh÷ng nhîc ®iÓm cña hÖ thèng cò ta x©y
dùng mét hÖ thèng qu¶n lý c«ng v¨n míi víi nh÷ng môc tiªu sau:
Qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn, c«ng v¨n ®i (thªm, xãa, söa).
T×m kiÕm c«ng v¨n ®Õn, c«ng v¨n ®i (t×m theo STT CV,
theo lÜnh vùc, theo lo¹i, theo n¬i göi/ n¬i nhËn,.......), t×m
kiÕm lÜnh vùc, lo¹i, nh©n viªn...
LËp c¸c b¸o c¸o thèng kª (b¸o c¸o sè c«ng v¨n ®Õn, sè
c«ng v¨n ®i, theo lÜnh vùc, theo lo¹i, theo n¬i göi/ nhËn........).
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
Qu¶n lý c«ng v¨n
CËp nhËt c«ng v¨n
NhËp CV ®Õn
NhËp CV ®i
ChØnh söa
Tra cøu c«ng v¨n
Thèng kª
Tra CV §Õn
theo sè thø tù
B¸o c¸o tÊt
c¶ c«ng v¨n
Tra CV §Õn
theo lo¹i
B¸o c¸o tÊt
c¶ c«ng v¨n
Tra cøu CV
§Õn ®¬n vÞ
Tra cøu CV
§Õn theo NV
Tra CV §Õn
theo ngµy vµo
Tra CV §i theo
sè CV ®i
Tra CV §i theo
lo¹i
Tra cøu CV§
theo nh©n
Tra cøu CV§
theo ngµy göi
Tra cøu CV§
theo ®¬n vÞ
B¸o c¸o
c«ng v¨n
B¸o c¸o
c«ng v¨n
theo ®¬n vÞ
B¸o c¸o
c«ng v¨n
theo ®¬n vÞ
B¸o c¸o
c«ng v¨n
theo ngµy
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
BiÓu ®å luång d÷ liÖu
Møc khung c¶nh
Yªu cÇu
Qu¶n lý
c«ng
v¨n
CBQL
Ph¶n håi
Møc ®Ønh
BPQL
CËp
nhËt
c«ng
v¨n
C«ng v¨n
Tra cøu
c«ng
v¨n
Thèng
kª
BPQL
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
Møc díi ®Ønh
BPQL
Thªm
c«ng
v¨n ®i
Thªm
CV
®Õn
C«ng v¨n ®Õn
C«ng v¨n ®i
chØnh
söa
BPQL
Tra
cøu
theo
ngµy
CV
®Õm
Tra
cøu
theo
sè
hiÖu
CV
BPQL
Tra cøu
theo tªn
CV
C«ng v¨n ®Õn
Tra cøu
theo
n¬i
göi/nhË
c«ng v¨n ®i
Tra cøu
theo lo¹i
CV
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
BPQL
B¸o
c¸o
c«ng
v¨n
theo
lo¹i
B¸o c¸o
c«ng
v¨n theo
ngµy
vµo sæ
C«ng v¨n ®Õn
C«ng v¨n ®i
B¸o c¸o
c«ng
v¨n
®¬n vÞ
B¸o c¸o
tÊt c¶
c«ng v¨n
®Õn
BPQL
B¸o
c¸o tÊt
c¶
c«ng
v¨n ®i
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
X©y dung biÓu ®å cÊu tróc dùa theo m« h×nh thùc thÓ liªn kÕt
C¸c thùc thÓ: c«ng v¨n ®Õn,c«ng v¨n ®i,®¬n vÞ,nh©n viªn,
lo¹i c«ng v¨n
C«ng v¨n
®Õn
Nh©n viªn
C«ng v¨n
®Õn
§¬n vÞ ngoµi
C«ng v¨n
®Õn
Lo¹i c«ng v¨n
C«ng v¨n ®i
Nh©n viªn
C«ng v¨n ®i
§¬n vÞ ngoµi
C«ng v¨n
®Õn
Lo¹i c«ng v¨n
Ta cã:
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
PhÇn 3: ThiÕt kÕ hÖ thèng
Qua phÇn kh¶o s¸t ë trªn . §Ó ®a vµo thùc tÕ em ®· sö dông
ch¬ng tr×nh Microsoft Access 2007 ®Ó thøc hiÖn c«ng viÖc
qu¶n lý c«ng v¨n. Sau ®©y lµ mét sè giao diÖn sö dông:
1. Form nhËp th«ng tin c«ng v¨n ®Õn:
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
2. Form T×m kiÕm c«ng v¨n ®Õn theo sè thø tù
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
3.T×m kiÕm c«ng v¨n ®Õn theo M· c«ng v¨n
4.T×m kiÕm theo m· nh©n viªn
Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống
quản lý công văn
5. T×m kiÕm theo ngµy c«ng v¨n ®Õn
- Xem thêm -