Tài liệu Phân tích thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh vĩnh long

Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 MỤC LỤC CHƯƠNG 1....................................................................................................... 1 GIỚI THIỆU ..................................................................................................... 1 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU................................................................. 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ...................................................................... 2 1.2.1 Mục tiêu chung ....................................................................................2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ....................................................................................2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU......................................................................... 3 1.3.1 Không gian ..........................................................................................3 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu...........................................................................3 1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU ......................................................................................................................... 3 CHƯƠNG 2....................................................................................................... 4 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .................... 4 2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN ........................................................................... 4 2.1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ...............................4 2.1.2 Các biến tham gia vào mô hình OLS ..................................................17 2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU............................................................ 19 2.2.1 Phương pháp chọn vùng nghiên cứu...................................................19 2.2.2 Phương pháp thu thập số liệu .............................................................19 2.2.3 Phương pháp phân tích số liệu............................................................19 CHƯƠNG 3..................................................................................................... 21 THỰC TRẠNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở VĨNH LONG................... 21 3.1 TỔNG QUAN VỀ CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở VĨNH LONG ............................................................................................................ 21 3.1.1 Sơ lược về địa bàn Vĩnh Long () .........................................................21 3.1.2 Sơ lược về các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Tỉnh Vĩnh Long...............24 3.1.3 Thực trạng số mẫu điều tra về tình hình doanh nghiệp........................26 3.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở VĨNH LONG ..................................................... 29 3.2.1 Môi trường kiểm soát .........................................................................30 GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung -v- PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 3.2.2 Đánh giá rủi ro ...................................................................................44 3.2.3 Hoạt động kiểm soát ..........................................................................46 3.2.4 Thông tin và truyền thông ..................................................................55 3.2.5 Giám sát.............................................................................................57 3.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở VĨNH LONG ...................................... 60 3.3.1 Môi trường kiểm soát .........................................................................60 3.3.2 Đánh giá rủi ro ...................................................................................60 3.3.3 Hoạt động kiểm soát ..........................................................................61 3.3.4 Thông tin, truyền thông......................................................................61 3.3.5 Giám sát.............................................................................................62 3.3.6 Hệ thống kiểm soát nội bộ..................................................................62 CHƯƠNG 4..................................................................................................... 63 PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP ........................................ 63 4.1 MÔ TẢ DỮ LIỆU ................................................................................... 63 4.2 XÂY DỰNG MÔ HÌNH.......................................................................... 65 4.2.1 Mô hình kỳ vọng................................................................................65 4.2.2 Kết quả ..............................................................................................66 4.3 PHÂN TÍCH MÔ HÌNH.......................................................................... 68 4.3.1 Biến loại hình doanh nghiệp: LDN.....................................................68 4.3.2 Biến trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp: CSR................................68 4.3.3 Biến chính sách hỗ trợ gia đình nhân viên: HTGD .............................69 4.3.4 Biến quy mô doanh nghiệp: LOG(QMDN) ........................................69 4.3.5 Biến trình độ Ban giám đốc: TDGD ...................................................69 CHƯƠNG 5..................................................................................................... 70 GIẢI PHÁP CẢI THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP........................................................................................... 70 5.1 NHẬN XÉT CHUNG.............................................................................. 70 5.1.1 Thuận lợi............................................................................................70 5.1.2 Khó khăn ...........................................................................................70 GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung -vi- PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 5.2 GIẢI PHÁP CẢI THIỆN HỆ TRỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP.......................................................................................... 71 5.2.1 Đối với môi trường kiểm soát.............................................................71 5.2.2 Đánh giá rủi ro ...................................................................................72 5.2.3 Hoạt động kiểm soát ..........................................................................72 5.2.4 Thông tin và truyền thông ..................................................................73 5.2.5 Giám sát.............................................................................................73 CHƯƠNG 6..................................................................................................... 74 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ......................................................................... 74 6.1 KẾT LUẬN ............................................................................................. 74 6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................ 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................. 76 PHỤ LỤC ........................................................................................................ 77 GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung -vii- PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 DANH MỤC BIỂU BẢNG Bảng 1: THỐNG KÊ DOANH NGHIỆP THEO LOẠI HÌNH QUA CÁC NĂM TẠI TỈNH VĨNH LONG ...................................................................................24 Bảng 2: SỐ LƯỢNG CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ NẾU PHÂN THEO QUY MÔ NGUỒN VỐN (< 10 TỶ ĐỒNG)...........................................25 Bảng 3: SỐ LƯỢNG CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ NẾU PHÂN THEO QUY MÔ LAO ĐỘNG (<300 NGƯỜI) .................................................26 Bảng 4: THỐNG KÊ SỐ MẪU DOANH NGHIỆP THEO LOẠI HÌNH............27 Bảng 5: THỐNG KÊ SỐ MẪU DOANH NGHIỆP THEO VỐN ĐIỀU LỆ .......27 Bảng 6: THỐNG KÊ SỐ MẪU DOANH NGHIỆP THEO LƯỢNG LAO ĐỘNG ..........................................................................................................................27 Bảng 7: THỐNG KÊ SỐ MẪU DOANH NGHIỆP THEO NĂM THÀNH LẬP28 Bảng 8: THỐNG KÊ SỐ MẪU DOANH NGHIỆP THEO LĨNH VỰC KINH DOANH ............................................................................................................29 Bảng 9: ĐIỂM TRUNG BÌNH CỦA CÁC THÀNH PHẦN...............................30 Bảng 10: THỐNG KÊ SỐ MẪU DOANH NGHIỆP THEO CÁC CHỈ TIÊU THỂ HIỆN TÍNH CHÍNH TRỰC VÀ GIÁ TRỊ ĐẠO ĐỨC ......................................31 Bảng 11: THỐNG KÊ DOANH NGHIỆP THEO TRÌNH ĐỘ CÁC CẤP..........33 Bảng 12: THỐNG KÊ SỐ DOANH NGHIỆP THEO CƠ CẤU GIỚI TÍNH......35 Bảng 13: THỐNG KÊ DOANH NGHIỆP THEO ĐỘ TUỔI NGƯỜI LÃNH ĐẠO CAO NHẤT .............................................................................................36 Bảng 14: CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ TRIẾT LÝ QUẢN LÝ VÀ PHONG CÁCH ĐIỀU HÀNH CỦA NHÀ QUẢN LÝ ................................................................37 Bảng 15: MỨC ĐỘ THAM GIA HOẠT ĐỘNG XÃ HỘI CỦA CÁC DOANH NGHIỆP ............................................................................................................40 Bảng 16: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÁCH THỨC PHÂN ĐỊNH QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM .........................................................................................41 Bảng 17: CÁC CHỈ TIÊU ĐO LƯỜNG CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ ..................42 Bảng 18: CÁC CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ RỦI RO ................................................45 Bảng 19: PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM GIỮA CÁC CHỨC NĂNG ...............47 Bảng 20: HỆ THỐNG CHỨNG TỪ ..................................................................48 GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung -viii- PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 Bảng 21: HỆ THỐNG SỔ SÁCH.......................................................................49 Bảng 22: THỜI GIAN ĐỐI CHIẾU TÀI SẢN ĐỊNH KỲ..................................51 Bảng 23: HÌNH THỨC KIỂM TRA ..................................................................52 Bảng 24: CẤP THỰC HIỆN VIỆC SO SÁNH...................................................53 Bảng 25: MỤC ĐÍCH SO SÁNH.......................................................................54 Bảng 26: CHỈ TIÊU HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN...............................55 Bảng 27: HỆ THỐNG THỐNG TIN..................................................................56 Bảng 28: TRÌNH ĐỘ, CHUYÊN NGÀNH CỦA BAN KIỂM SOÁT (HOẶC BỘ PHẬN KIỂM TOÁN NỘI BỘ) ..........................................................................58 Bảng 29: THỐNG KÊ DOANH NGHIỆP THEO ĐIỂM TRUNG BÌNH CỦA MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT............................................................................60 Bảng 30: THỐNG KÊ DOANH NGHIỆP THEO ĐIỂM TRUNG BÌNH CỦA ĐÁNH GIÁ RỦI RO .........................................................................................60 Bảng 31: THỐNG KÊ DOANH NGHIỆP THEO ĐIỂM TRUNG BÌNH CỦA HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT..............................................................................61 Bảng 32: THỐNG KÊ DOANH NGHIỆP THEO ĐIỂM TRUNG BÌNH CỦA THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG................................................................61 Bảng 33: THỐNG KÊ DOANH NGHIỆP THEO ĐIỂM TRUNG BÌNH CỦA GIÁM SÁT ........................................................................................................62 Bảng 34: THỐNG KÊ DOANH NGHIỆP THEO ĐIỂM TRUNG BÌNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.........................................................................62 Bảng 35: BẢNG THỐNG KÊ DỮ LIỆU ...........................................................64 Bảng 36: BẢNG PHÂN TÍCH MỐI TƯƠNG QUAN GIỮA CÁC BIẾN .........65 Bảng 37: KẾT QUẢ XỬ LÝ MÔ HÌNH HỒI QUY (1) .....................................66 GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung -ix- PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 DANH MỤC HÌNH Hình 1: CÁC THÀNH PHẦN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .....................5 Hình 2: BẢN ĐỒ RANH GIỚI HÀNH CHÍNH TỈNH VĨNH LONG ................23 Hình 3: THAM GIA HOẠT ĐỘNG XÃ HỘI CỦA CÁC DOANH NGHIỆP ....40 Hình 4: THỜI GIAN ĐỐI CHIẾU SỔ TỔNG HỢP VÀ SỔ CHI TIẾT .............52 Hình 5: CẤP KIỂM TRA...................................................................................53 Hình 6: THỜI GIAN THỰC HIỆN VIỆC SO SÁNH.........................................54 Hình 7: CẤP LẬP SỔ TAY HƯỚNG DẪN CÁC CHÍNH SÁCH VÀ THỦ TỤC KẾ TOÁN..........................................................................................................55 Hình 8: HÌNH THỨC TIẾP NHẬN Ý KIẾN KHÁCH HÀNG, NHÀ CUNG CẤP ..........................................................................................................................57 GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung -x- PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT CSR: Corporate Social Responsibility OLS: Ordinary Least Squares IFC: International Finance Corporation GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung -xi- PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 TÓM TẮT NỘI DUNG ĐỀ TÀI Theo nguồn của IFC (Công ty Tài chính quốc tế) thì hiện nay có đến 58% các công ty tại Việt Nam đang phải gánh chịu ảnh hưởng của những yếu kém trong quản trị. Thêm vào đó, khi đầu tư vào các doanh nghiệp Việt Nam vấn đề lo ngại nhất về quản trị doanh nghiệp đối với hầu hết các nhà đầu tư là sự thiếu minh bạch. Hầu hết các doanh nghiệp này thiếu hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được xây dựng tốt. Công tác kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế tài chính và kết quả cuối cùng chứ ít khi các doanh nghiệp biết được việc tổ chức kiểm tra, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp nhằm mục tiêu ngăn ngừa mới là quan trọng nhất. Điều này gây khó khăn cho các cổ đông khi tìm hiểu về khả năng tài chính thực tế của công ty mà mình đầu tư. Chính vì vậy, trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc tập trung quan tâm cao độ về hệ thống kiểm soát nội bộ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Nhưng cách thức và chất lượng quan tâm như thế nào để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả thì cho đến nay vẫn chưa có một cuộc nghiên cứu cụ thể nào về vấn đề này. Do đó, tôi chọn đề tài: “Phân tích thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Long” để nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết trên. Sở dĩ Vĩnh Long được chọn là địa bàn nghiên cứu vì đây là một trong những tỉnh có tiềm năng phát triển kinh tế mạnh ở Đồng bằng sông Cửu Long, và từ khi có sự ra đời của cầu Mỹ Thuận, việc giao thông thuận lợi nên thu hút đầu tư càng mạnh hơn và môi trường cạnh tranh cũng trở nên khốc liệt hơn. Nội dung đề tài gồm sáu chương với vấn đề nghiên cứu lần lượt như sau: - Chương 1: Giới thiệu về vấn đề nghiên cứu. - Chương 2: Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu - Chương 3: Phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Long. - Chương 4: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ. - Chương 5: Qua kết quả phân tích thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng, tiến hành đề ra giải pháp góp phần cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. - Chương 6: Kết luận và kiến nghị. GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung -xii- PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung, quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức; người sử dụng lao động làm sao quản lý được các rủi ro, làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính. Theo nguồn của IFC (Công ty Tài chính quốc tế) thì hiện nay có đến 58% các công ty tại Việt Nam đang phải gánh chịu ảnh hưởng của những yếu kém trong quản trị. Trong khi đó, khi đầu tư vào các doanh nghiệp Việt Nam vấn đề lo ngại nhất về quản trị doanh nghiệp đối với hầu hết các nhà đầu tư là sự thiếu minh bạch. Hầu hết các doanh nghiệp này thiếu hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được xây dựng tốt. Điều này gây khó khăn cho các cổ đông khi tìm hiểu về khả năng tài chính thực tế của công ty mà mình đầu tư. Tuy nhiên, hiện tại, các khái niệm về quản trị, quản lý rủi ro cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các doanh nghiệp Việt Nam chưa được hiểu một cách thấu đáo. Công tác kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế tài chính và kết quả cuối cùng chứ ít khi các doanh nghiệp biết được việc tổ chức kiểm tra, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp nhằm mục tiêu ngăn ngừa mới là quan trọng nhất. Hơn nữa, bên cạnh những lợi ích mà việc hội nhập kinh tế thế giới mang lại, có thể điều này sẽ khiến các doanh nghiệp cũng gặp nhiều rủi ro do sự cạnh tranh cao. Chính vì vậy, cùng với sự chuyển mình của nền kinh tế, sự phát triển ngày càng nhanh của thị trường chứng khoán cũng như các quy định của pháp luật có liên quan, hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp phải ngày càng được hoàn thiện hơn mới có thể nâng cao sức cạnh tranh trong nền kinh tế hội nhập toàn cầu. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...); GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung 1 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần). Hiện nay, cũng có rất nhiều bài viết trên các tạp chí đề cập đến việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào cho phù hợp và tốt nhất đối với các doanh nghiệp. Thế nhưng, một điều tra về thực trạng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp chưa được thực hiện, cụ thể cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Long. Chính vì lý do đó, việc thực hiện đề tài nghiên cứu: “PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở TỈNH VĨNH LONG” sẽ giúp cho chúng ta có cái nhìn tổng quát hơn về thực trạng hiện nay của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp, xác định các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó có thể tìm ra những giải pháp hữu hiệu và hiệu quả nhất cho việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Long nói riêng và Đồng bằng sông Cửu Long nói chung. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Phân tích thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vĩnh Long, từ đó đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể Để đạt được mục tiêu chung trên, cần đạt được các mục tiêu cụ thể sau: a. Phân tích thực trạng hiện nay về việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vĩnh Long. b. Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vĩnh Long. c. Đề xuất các giải pháp cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp. GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung 2 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian: Tỉnh Vĩnh Long. 1.3.2 Thời gian: đề tài nghiên cứu được thực hiện trong năm 2008. - Số liệu thứ cấp: được thu thập từ năm 2006 đến nay. - Số liệu sơ cấp: số liệu được thu thập trong tháng 04 năm 2008 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu: hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Long. 1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Hiện nay cũng chỉ có những bài viết trên các tạp chí đề cập đến việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào cho phù hợp và tốt nhất đối với các doanh nghiệp. Thế nhưng, một điều tra về thực trạng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp chưa được thực hiện. Vì vậy, các tài liệu có liên quan bao gồm các bài viết đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp trên sách, báo, tạp chí, internet. GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung 3 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN 2.1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ a. Định nghĩa kiểm soát nội bộ theo COSO Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi nơi trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Nó là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu trên. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu,…mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên khác,…Chính con người đặt ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do những sai lầm của con người dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai lầm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát sẽ không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá lớn thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát có liên quan đến rủi ro. GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung 4 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 b. Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. => Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. c. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ ĐÁNH GIÁ RỦI RO GIÁM SÁT MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Hình 1: CÁC THÀNH PHẦN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nguồn: Tài liệu học tập Kiểm Toán, bộ môn Kế Toán-Kiểm Toán, Đại Học Cần Thơ. GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung 5 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 - Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị. Nó được xem là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm: + Tính chính trực và giá trị đạo đức: Ø Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Đáp ứng yêu cầu này, những nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản mọi nhân viên trong đơn vị không tham gia vào các hoạt động được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn hiệu quả hơn, những nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến đến mọi nhân viên bằng những cách thức thích hợp. Ø Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những động cơ dẫn nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. Ví dụ, việc gian lận khi lập báo cáo tài chính có thể xuất phát từ các mục tiêu hão huyền của các nhà quản lý. Những hành động không đúng cũng có thể phát sinh khi quyền lợi của nhà quản lý gắn chặt với số liệu báo cáo về thu nhập của công ty (như các khoản thưởng dựa trên lợi nhuận), nghĩa là có phát sinh mâu thuẫn về quyền lợi. + Đảm bảo về năng lực: Là đảm bảo cho các nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của họ. Nếu nhân viên thiếu những kỹ năng và hiểu biết cần thiết, chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và huấn luyện họ thật đầy đủ và thường xuyên. + Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Ø Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và cả thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng sẽ thu được nhiều lợi GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung 6 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 nhuận. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và ác cảm với các rủi ro. Rõ ràng sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể tạo ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Ø Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong đường lối quản lý đơn vị. Có nhiều nhà quản lý cấp cao trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên. Ngược lại, có nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị. + Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Điều này có nghĩa là một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động của đơn vị. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt về quyền hạn, trách nhiệm và các lộ trình báo cáo cho phù hợp. Tuy nhiên, điều này sẽ phụ thuộc một phần vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ảnh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo. + Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị và mỗi người phải tự hiểu rằng mỗi hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của đơn vị, và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì. Do đó khi mô tả công việc cần phải diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên và quan hệ về mặt báo cáo giữa các thành viên này. + Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát. Ví dụ, chính sách tuyển dụng giành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo về việc năng lực và phẩm chất của đội ngũ nhân viên. Có thể xem đây là nhân tố bổ GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung 7 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 sung cho nhân tố đảm bảo về năng lực và một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ bù đắp cho những yếu kém của môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro: + Đây là một bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Như mọi người đều biết, tất cả hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu (kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động) của đơn vị có thể không thực hiện được, và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này. + Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới có thể kiểm soát được rủi ro. Ø Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hay dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý. Ø Nhận dạng rủi ro: ü Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro đó là sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách của nhà nước, trình độ nhân viên không đáp ứng yêu cầu hoặc thay đổi cán bộ quản lý...Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán…rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn đơn vị. ü Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động. Trong các GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung 8 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng,…hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ. Ø Phân tích và đánh giá rủi ro: ü Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên , một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro. ü Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị; đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán; khai báo không đầy đủ thu nhập và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán… ü Các rủi ro trên có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị hoặc từ yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy, việc xem xét các rủi ro này thường được kiểm toán viên quan tâm rất nhiều trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán. - Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và các thủ tục này nhằm thúc đẩy những hành động với mục đích chính là nhắm vào các rủi ro mà đơn vị đang đối phó. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau được thực hiện trong một đơn vị, và sau đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu thích hợp cho việc kiểm soát kế toán của đơn vị: + Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Ø Được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Yêu cầu của những nguyên tắc này là không để cho một bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc, mà cần phân chia cho nhiều người, nhiều bộ phận thực hiện. Cũng tương tự như thế, không một cá nhân nào được thực hiện nhiều hơn một trong bốn chức năng: phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản. GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung 9 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 Ø Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ cá nhân nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai sót hoặc hành vi gian lận của mình. Ø Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau: ü Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho phép một nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế toán về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Vì khi một nhân viên thực hiện cả hai chức năng trên có thể xảy ra rủi ro là nhân viên đó sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích của cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che dấu trách nhiệm của mình. ü Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Có nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm nhiệm việc bảo quản tài sản vì có khả năng thâm lạm tài sản. Ví dụ, nếu cùng một người vừa phê chuẩn việc tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương cho nhân viên có thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm đoạt phần tiền lương của các nhân viên không có thật này. ü Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc của khu vực mình. Nhằm không để cho thông tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện, thường là bộ phận kế toán. + Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Ø Để thông tin kế toán đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Có hai loại hoạt động kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. ü Kiểm soát chung: là hoạt động kiểm soát được áp dụng cho tất cả các hoạt động có liên quan đến quá trình xử lý thông tin. Ví dụ, đơn vị đề ra các chính sách và những thủ tục hạn chế việc tiếp cận toàn bộ hệ thống thông tin GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung 10 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 của đơn vị. Như vậy kiểm soát chung sẽ tạo được sự tin tưởng về toàn bộ các thông tin do hệ thống cung cấp. ü Kiểm soát ứng dụng: là hoạt động kiểm soát chỉ được áp dụng cho từng hoạt động cụ thể. Ví dụ, kiểm soát quá trình thanh toán lương để giúp đảm bảo rằng kế toán chỉ xử lý những nghiệp vụ thanh toán nào đã được phê chuẩn, và nghiệp vụ thanh toán lương được phê chuẩn đã xử lý đầy đủ và xác thực. Như thế những kiểm soát ứng dụng này chỉ ảnh hưởng đến độ tin cậy của riêng quá trình xử lý nghiệp vụ về thanh toán lương. Ø Để thực hiện kiểm soát ứng dụng, cần đảm bảo rằng: phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn. Cụ thể: ü Muốn có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt cần phải chú ý những vấn đề sau: w Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết w Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt. w Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau. Ví dụ, như hóa đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán, và tính hoa hồng bán hàng. w Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo. w Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát,… w Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn và dễ dàng truy cập khi cần thiết. ü Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động: Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bởi lẽ nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều có quyền trong việc mua sắm hoặc chi dùng tài sản thì sự GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung 11 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên Luận văn tốt nghiệp Năm 2008 hỗn loạn tất yếu sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể: w Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Các nhân viên cấp dưới căn cứ trên chính sách này để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách đề ra. Thí dụ Ban giám đốc ban hành bảng giá bán cố định cho sản phẩm, dịch vụ, hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng,… w Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt cho từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra một chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh, ví dụ như mua sắm máy móc, thiết bị…Phê chuẩn nghiệp vụ cũng được áp dụng đối với những nghiệp vụ thường xuyên xảy ra nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn đến một mức nhất định nào đó. w Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện phê chuẩn phải giữ chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Ví dụ như quyết định về mua sắm những tài sản cố định có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do Hội đồng quản trị phê chuẩn. + Kiểm soát vật chất: Ø Hoạt động này được thực hiện cho sổ sách và những tài sản khác, kể cả những chứng từ đã được đánh số trước nhưng chưa phát hành, cũng như những sổ sách khác (sổ nhật ký, sổ cái,…), hạn chế việc tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Ø Chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị. Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ,…nhằm hạn chế việc tiếp cận đối với chúng. Ø Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ sự chênh lệch nào cần phải điều tra xem xét nguyên nhân, qua đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp. GVHD: Cô Vũ Thị Hồng Nhung 12 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com SVTH: Nguyễn Ngọc Quyên