Tài liệu Skkn một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường thpt cẩm mỹ

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ Mã số: ................................ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ Người thực hiện: Nguyễn Thị Đông Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục : .............................  - Phương pháp dạy học bộ môn: ....................  - Lĩnh vực khác: Văn thư lưu trữ  Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN  Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác (các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm) Năm học: 2016 - 2017 1 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ SƠ YẾU LÝ LỊCH KHOA HỌC  THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN. Họ và tên: NGUYỄN THỊ ĐÔNG Sinh ngày 03 tháng 12 năm 1963 Nam /nữ: Nữ Địa chỉ: Ấp Láng Lớn -Xã Xuân Mỹ -Huyện Cẩm Mỹ- Tỉnh Đồng Nai Điện thoại: 0915228081 Email: [email protected] Chức vụ: Tổ trưởng tổ Hành chính Đơn vị công tác: Trường THPT Cẩm Mỹ  TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: - Học vị (hoặc trình độ chuyên môn,nghiệp vụ) cao nhất: Trung cấp - Chuyên ngành: Văn thư, lưu trữ  KINH NGHIỆM KHOA HỌC: - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư, lưu trữ - Số năm có kinh nghiệm: 27 năm - Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong năm năm gần đây: 2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT THPT: Trung học phổ thông MỤC LỤC I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI…………………………………………………………….1 II. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN………………………………………………3 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP………………………………………...7 IV. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI…………………………………………………………..16 V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG………………………………17 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ 4 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Tôi vào làm ngành công tác văn thư hành chính đã được trên 27 năm, nhận thấy trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo văn bản ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, và với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng qua các hệ thống văn bản quy định công tác văn thư, lưu trữ. Cần phải được triển khai áp dụng và lưu trữ đầy đủ tại các cơ sở giáo dục, các cá nhân có liên quan phải được cung cấp và lưu trữ văn bản các tài liệu này để thực hiện bao gồm: 1. Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước. 2. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu. 3. Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước. 4. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 5. Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành , phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. 6. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 7. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 14/6/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. 8. Quyết định số 244/QĐ-SGDĐT ngày 18/3/2016 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng nai ban hành Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành, phổ biến trong hoạt động của Sở Giáo dục và Đào tạo và các cơ sở giáo dục và đào tạo trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai. Người làm công tác văn thư lưu trữ phải bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý cung cấp các tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan. Cần nhận thức đúng đắn về vị trí vai trò của công tác văn thư lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp, nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp trong các trường THPT nói chung và trường THPT Cẩm Mỹ nói riêng. Trên thực tế, nhà trường không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu 5 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc nhà trường đ ư ợ c tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau: +Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường. Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. +Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. + Góp phần quan trọng trong hoạt động đối nội, đối ngoại của Đảng, nhà nước. Sự phát triển ổn định của nhà nước chế độ xã hội chủ nghĩa phòng ngừa ngăn chặn làm thất bại mọi âm mưu, hoạt động tình báo của cơ quan, đặc biệt của nước ngoài. Bảo vệ tiềm lực nâng cao sức mạnh tổng hợp của quốc gia, thúc đẩy quan hệ đối ngoại của nước ta với các đối tác nước ngoài. +Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức doanh nghiệp và các bí mật quốc gia. Từ những yếu tố trên có thể thấy được nếu quan tâm và làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt và được vận hành một cách trơn tru hoàn thiện. Nhờ vậy nên góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. 6 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng đúng chế độ giữ bí mật của Đảng và nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và lợi dụng văn bản nhà nước để làm những việc trái pháp luật, góp phần thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế và bảo vệ đất nước mỗi quốc gia. Đảng và nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó công tác văn thư lưu trữ được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. II. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Để làm tốt công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp không ngừng học hỏi tập huấn nghiệp vụ chuyên môn để nắm vững hoàn thiện việc soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt hữu hiệu nhất. Trường THPT Cẩm Mỹ là một trường thuộc vùng sâu vùng xa của tỉnh nên việc đi lại của cán bộ, giáo viên, công nhân viên cũng như học sinh tương đối khó khăn đoạn đường nhiều đèo dốc nguy hiểm nên số lượng học sinh cũng hạn chế. Tuy nhiên được sự quan tâm của Sở Giáo dục và Đào tạo cũng như Ban giám hiệu nhà trường, chính quyền địa phương và Hội cha mẹ học sinh nên bản thân tôi trong thời gian làm chức vụ văn thư lưu trữ của nhà trường có nhiều tiến bộ đáng kể. Thiết nghĩ mỗi cơ quan trường học cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Đó là lý do mà tôi thực hiện đề tài này. III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP 1. Một số khái niệm liên quan đến biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ Biện pháp: Cách giải quyết một vấn đề cụ thể. Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật. 2. Nội dung Thu thập bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hiện hành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị. Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp 7 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định. Theo điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư gồm: a) Soạn thảo và ban hành văn bản - Thảo văn bản - Duyệt bản thảo - Đánh máy, sao, in văn bản - Ký văn bản b) Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Tổ chức quản lý văn bản đến. - Tổ chức quản lý văn bản đi. - Tổ chức quản lý văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ. - Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. c) Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. - Các loại con dấu - Phương pháp bảo quản - Quản lý và sử dụng con dấu. Xây dụng kế hoạch văn bản theo thời gian. Khi vào sổ đăng bộ học sinh hàng năm cần phải ghi đầy đủ thông tin các cột, mục theo quy định, cập nhật kịp thời cuối năm phải trình hiệu trưởng ký duyệt. Về học bạ học sinh, phải xếp theo từng khối lớp và phải theo vần abc, theo định kỳ giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết quả học tập của học sinh và lưu giữ cẩn thận. Cuối năm cần kiểm tra kỹ trước khi trình hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng ký duyệt đúng thời gian quy định. Sổ điểm lớn phải lưu giữ hàng năm cẩn thận khi giao cho gíao viên ký cần phải ký sổ mượn, trả tránh tình trạng thất lạc sắp xếp ngăn nắp theo từng ngăn tủ có ghi tên dán rõ ràng khi cần tìm sẽ dễ dàng và nhanh chóng. Văn bằng chứng chỉ của học sinh đã tốt nghiệp từng khóa học phải được lưu giữ cẩn thận, bảo quản tốt tránh thất lạc hoặc bị mối mọt xâm nhập. Học sinh hoặc phụ huynh khi đi nhận bằng phải mang theo hộ khẩu và chứng minh nhân dân để nhân viên văn thư dễ biết được và xác nhận đó là bố hoặc mẹ của học sinh mới được ký nhận và ghi họ tên rõ ràng. Nhờ vậy đã giúp cho nhân viên văn thư và lãnh đạo quản lý kiểm tra dễ dàng. Việc quản lý hồ sơ giáo viên: Mỗi hồ sơ của giáo viên được lưu giữ trong một bì giấy gồm có các loại giấy tờ như: Lý lịch công chức, quyết định, bằng cấp, phiếu đánh giá cán bộ công chức hàng năm, quyết định nâng lương, các chứng nhận thi đua khen thưởng…Trong quá trình lưu trữ tôi sắp xếp theo tổ chuyên môn tại một vị trí nhất định để khi cần thiết tìm bổ sung rất dễ dàng và thuận lợi. 1.Yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ cần phải: 8 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ a) Nhanh chóng - Đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời. - Giúp công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng. Vì công tác văn thư là cung cấp thông tin bằng văn bản phải được thực hiện một cách nhanh chóng thì mới đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức và hoạt động của cơ quan, tổ chức nhanh chóng được thể hiện như sau: nhanh chóng từ khâu soạn thảo văn bản đến người ký văn bản cũng phải nhanh chuyển cho văn thư cũng phải nhanh chóng. b) Chính xác - Chính xác trong từng công việc cụ thể. - Chính xác về nội dung, thể thức văn bản. - Chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng, số liệu, trích dẫn, từ ngữ, dấu, câu. - Chính xác thành phần và đúng mẫu trình bày văn bản do nhà nước quy định. - Chính xác so với bản thảo. Vì để đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý và hoạt động của cơ quan, tổ chức tốt thì công tác văn thư phải được thực hiện một cách chính xác thì mới ung cấp được những thông tin chính xác cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức và hoạt động của cơ quan, tổ chức. c) Bí mật - Giữ gìn bí mật trong từng khâu công việc. - Bố trí phòng làm việc của văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư đảm bảo các yêu cầu về công tác bảo mật do nhà nước quy định. Vì công tác văn thư là hoạt động đản bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý và hoạt động của cơ quan, tổ chức nên trong từng khâu công việc của công tác văn thư phải giữ bí mật nhằm đảm bảo giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức. d) Hiện đại: - Phương tiện, thiết bị văn phòng. - Từng bước, phù hợp. - Ứng dụng công nghệ thông tin. - Phương pháp làm việc mới. Vì việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với sử dụng các phương tiện, thiết bị văn phòng.vì vậy phải hiện đại hóa công tác văn thư là yêu cấu cần thiết của mọi cơ quan tổ chức nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Trong công tác văn thư lưu trữ ngoài công việc trên còn một số giấy tờ biểu mẫu khác như: - Giấy đi đường - Giấy giới thiệu (dành cho CB-GV- CNV) - Giấy giới thiệu chuyển trường đi và đến 9 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ - Giấy xác nhận học sinh đang học trong trường THPT,…điều phải quản lý chặt chẽ đồng thời phải vào sổ để tiện việc theo dõi. Khi nhận được công văn đến phải đóng dấu công văn đến, vào sổ công văn đến để lưu kịp thời và chuyển cho các bộ phận có liên quan nhận để thực hiện và ký nhận vào sổ đầy đủ khi nhận công văn. - Nếu làm tốt công tác văn thư lưu trữ là góp phần thức đẩy công tác văn thư hành chính văn phòng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện cải cách hành chính. Góp phần quan trọng bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi của công dân. Cần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức doanh nghiệp và các bí mật quốc gia. Với 27 năm làm công tác văn thư lưu trữ, tôi mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệp về “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường THPT Cẩm Mỹ” nhằm trao đổi kinh nghiệm học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn của mình mà đã tích lũy được qua thực tiễn nhiều năm công tác. 2. Thực trạng vấn đề: - Theo tôi nhận thấy trong công tác văn thư lưu trữ ở nhiều cơ quan đơn vị chưa được quan tâm đúng mức và không coi trọng mà chỉ coi đây là một công việc đơn thuần. Người ta chưa tìm thấy vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan đơn vị trường học. Cán bộ văn thư lưu trữ chưa được đào tạo kỹ càng do đó đôi khi kiến thức còn hạn hẹp chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới trong công tác văn thư lưu trữ. - Nguời làm công tác văn thư lưu trữ cần có trí nhớ tốt để khi cần tìm kiếm các văn bản đã lưu trữ được một cách nhanh chóng kịp thời và khi soạn thảo văn bản phải đúng yêu cầu, chính xác nội dung để trình ký. - Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian nghiên cứu tìm tòi sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ. Đặc biệt là khâu soạn thảo văn bản. - Theo tôi nhận thấy trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong trường học đã được các cấp lãnh đạo quan tâm và được triển khai tập huấn tại sở giáo dục và đào tạo được thực hiện theo đúng các văn bản hướng dẫn cụ thể. Việc thực hiện văn bản cần phải dựa vào đặc điểm tình hình của đơn vị về công tác văn thư lưu trữ để xây dựng kế hoạch phù hợp thực tế đảm bảo cụ thể hơn các mục tiêu, nhiệm vụ giải pháp chung của ngành tập trung khắc phục những hạn chế yếu kém của đơn vị trong công tác văn thư lưu trữ. - Xây dựng kế hoạch văn thư lưu trữ hàng năm của sở giáo dục và đào tạo phải đảm bảo đầy đủ cụ thể hóa nội dung kế hoạch của sở giáo dục và đào tạo phù hợp với thực tế của đơn vị mình. - Cải cách hành chính: về niêm yết công khai thủ tục hành chính trong trường phổ thông, kiểm soát thủ tục hành chính nâng cao chất lượng thực hiện qui chế tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của tổ chức cá nhân qui định hành chính do sở giáo dục ban hành. 10 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ - Cải cách thủ tục hành chính cần phải niêm yết công khai thủ tục hành chính về công tác kiểm soát thủ tục hành chính về nâng cao chất lượng cơ chế một cửa về thực hiện quy chế tiếp nhận phản ánh kiến nghị của tổ chức cá nhân về quy định hành chính do sở giáo dục và đào tạo ban hành. - Rà soát chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ quản lý giáo viên, nhân viên so với quy định hiện hành, đảm bảo đúng theo quy định cải cách bộ máy hành chính. - Hiện đại hóa nền hành chính, xây dựng kế hoạch hàng năm để trao đổi văn bản trong nội bộ đơn vị trường học phổ thông có liên quan đến việc lưu trữ quản lý hồ sơ công việc. - Niêm yết công khai thủ tục hành chính, thông báo công khai các hoạt động của nhà trường trên trang thông tin điện tử của trường THPT. - Trong quá trình đánh giá thủ tục hành chính của đơn vị là cơ sở để đề nghị thực hiện đơn giản hóa thủ tục hành chính. - Người làm công tác văn thư lưu trữ cần nâng cao trách nhiệm nhận thức đúng đắn, hợp lý. Tham gia đầy đủ các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ hang năm (nếu có). - Cập nhật bổng sung thủ tục hành chính, văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính mới được ban hành hoặc sửa đổi bổ sung hoặc bị thay thế bãi bỏ thuộc cơ quan có thẩm quyền giải quyết. - Báo cáo tình hình kết quả thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận xử lý các phản ánh kiến nghị về quy định hành chính. Nhân viên văn thư lưu trữ là đầu mối liên hệ với cá nhân tổ chức có phản ánh kiến nghị, là đầu mối trao đổi được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau như: + Bằng văn bản + Bằng điện thoại + Bằng thư điện tử Trường hợp cần thiết có thể mời cá nhân tổ chức đến tao đổi trực tiếp về phản ánh kiến nghị (nếu có). Nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ lúc nào cũng nên thường xuyên vui vẻ, hòa nhã với bạn bè đồng nghiệp cũng như ngoài xã hội. Nhiệt tình trong công tác, ăn nói phải nhẹ nhàng nhất là khi tiếp đón phụ huynh đến liên hệ khi cần thiết. Tận tình phục vụ CB-GV- CNV cũng như học sinh khi cần liên hệ công việc. Tiếp tục thực hiện một số biện pháp nhằm nâng cao tính hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ. Tiếp tục thực hiện đồng bộ việc đổi mới nâng cao chất lượng hoạt động giáo dục và đào tạo. Đẩy mạnh học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh theo chỉ thị số 05/CT-TW ngày 15/5/2016 của Bộ Chính trị khóa XII. Đẩy mạnh cải cách hành chính, thực hiện tốt cơ chế một cửa phát huy hiệu quả các thủ tục hành chính. Tăng cường kiểm tra nội bộ trong trường học. 11 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ Đảm bảo đúng quy định pháp luật về trình tự thủ tục soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân tỉnh. Từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác xây dựng văn bản, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước ở địa phương. 3. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề: * Biện pháp 1: a. Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký: - Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu với Ban Giám Hiệu nhà Trường - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. - Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo. b. Báo cáo: Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo. - Phần mở đầu: + Những căn cứ có tính pháp lý. + Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị. Đồng thời nếu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên. - Phần nội dung: + Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. + Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. + Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan. + Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. - Phần kết thúc: + Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. + Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. + Những kiến nghị với cấp trên. + Nhận định những triển vọng. * Mẫu của một loại báo cáo: Sở GD&ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT Cẩm Mỹ Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc /BC-THPT Cẩm Mỹ ngày ……. Tháng …… năm 12 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ 20… BÁO CÁO …………………………………….. Căn cứ: ………………………………………………………………………….. Căn cứ: ……………………………………………………………………………. I. Đặc điểm tình hình: 1. Nhận xét về khái quát tình hình cơ quan, đơn vị về: - Tổ chức về bộ máy, nhân sự. - Trình độ văn hóa, kỹ thuật của đội ngũ cán bộ công nhân viên chức. - Tình hình nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác. 2. Khó khăn và thuận lợi: - Thuận lợi - Khó khăn * Lưu ý: Chỉ nêu những khó khăn, thuận lợi của đời sống kinh tế xã hội … trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, đơn vị. II. Kết quả đạt được: Có thể trình bày nội dung của báo cáo theo các mặt hoạt động hay theo kết quả đạt được của cơ quan, đơn vị. (Có thể đối chiếu, so sánh số liệu cùng kỳ). Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan. Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. III. Kết luận: Đánh giá khái quát về toàn bộ các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị đã báo cáo phần trên, từ đó tự xếp loại kết quả đạt được. Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. Những kiến nghị với cấp trên. Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ - Tên đơn vị nhận văn bản; - ………………………… - Lưu VT. Họ và tên * Phương pháp soạn thảo một văn bản thường dùng: b. Tờ trình: Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt. - Phần mở đầu: + Những căn cứ có tính pháp lý. 13 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ + Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. - Phần nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. + Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng. + Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biện pháp cần khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị. + Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị. - Phần kết thúc: + Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết. * Mẫu của một loại Tờ trình Sở GD ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT Cẩm Mỹ Số: /TTR-THPT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Cẩm Mỹ, ngày ……. Tháng …… năm 20… TỜ TRÌNH Căn cứ …………………………………………………………………….. Căn cứ……………………………………………………………………… Nêu lý do, những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị đối với hoạt động của đơn vị. Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất. Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Tên đơn vị nhận văn bản; ( Kí, ghi rõ họ tên) - Lưu VT. Sau đây là tủ đựng hồ sơ học bạ của Trường THPT Cẩm Mỹ sắp xếp theo từng khối lớp: 14 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ IV. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Qua thời gian thực hiện công tác văn thư lưu trữ, các biện pháp trên của đề tài đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống nhất hợp tác cộng đồng trách nhiệm trong tất cả các thành viên của tổ văn 15 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ phòng, phối hợp và hỗ trợ tốt cho các tổ chức đoàn thể, trong công tác soạn thảo văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ. Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay. Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát. Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, đơn vị. Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện, đối với mọi đối tượng, mọi nơi không đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực của nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao. Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phòng về công tác văn thư lưu trữ. Chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của việc làm công tác văn thư lưu trữ là góp phần cho hoạt động của nền hành chính nhà nước thông suốt, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước, đẩy nhanh cuộc cải cách hành chính hiện nay. Cần đưa ra các biện pháp phù hợp để công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan đơn vị mình đi vào nề nếp nâng cao hiệu lực, hiệu quả của nhà trường THPT. Thuận lợi: Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ tại Trường THPT Cẩm Mỹ, tôi nhận thấy rằng một người làm công tác văn thư lưu trữ như tôi phải hết sức kỹ càng, tỷ mỉ. Vì nó đòi hỏi mức độ chính xác cao và là nguồn cung cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lý nhất .Trong việc nghiên cứu thực hiện cần làm đúng văn bản, đúng thủ tục để có căn cứ thực hiện ban hành. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường Nhờ được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai, của Đảng của Ban Giám Hiệu nhà trường và chính quyền địa phương cùng các ban ngành đoàn thể và nhân dân trong thời gian gần đây đã rất quan tâm đến sự nghiệp giáo dục nói chung và ngành văn thư lưu trữ nói riêng. Đội ngũ quý thầy cô giáo đa số là giáo viên trẻ nhiệt tình, có năng lực chuyên môn nhưng vẫn không ngừng học hỏi kinh nghiêm từ những thầy cô lâu năm để đúc kết lắng nghe mọi ý kiến để khắc phục những mặt còn hạn chế trong công việc. Về phần cơ sở vật chất : Do trường vừa mới được xây xong nên trang thiết bị vật chất cũng như máy móc và đồ dùng học tập đầy đủ. Phòng học cũng như các phòng chức năng rộng rãi thoáng mát, tạo cho người làm công tác văn thư như tôi thuận lợi và yên tâm công tác hơn. Nên tôi nhận 16 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ thật tự hào và đầy nghị lực để phấn đấu vươn lên. V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG Theo bản thân tôi cảm thấy cần được Sở Giáo Dục và Đào tạo tổ chức các đợt tập huấn về nghiệp vụ văn thư lưu trữ nhiều hơn để nâng cao hiệu quả trong công tác. Nên có chế độ ưu đãi hợp lý hơn để người làm công tác văn thư như tôi nói chung và văn thư các đơn vị khác nói riêng được an ủi một phần về kinh tế. Tuy bản thân tôi là người sắp nghỉ hưu con đường từ nhà đến trường đèo dóc nhưng tôi vẫn tích cực đến đúng giờ không bê trễ công việc, là người lớn tuổi nên tôi luôn phấn đấu để làm gương cho các thành viên trong tổ noi theo. BM01b-CĐCN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ ––––––––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Cẩm Mỹ, ngày 22 tháng 5 năm 2017 PHIẾU ĐÁNH GIÁ, CHẤM ĐIỂM, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2016 - 2017 Phiếu đánh giá của giám khảo thứ nhất 17 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ ––––––––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ” Họ và tên tác giả: Nguyễn Thị Đông Chức vụ: Tổ trưởng Hành chính Đơn vị: .............................................................................................................................................. Họ và tên giám khảo 1: ............................................................ Chức vụ: ........................................ Đơn vị: .............................................................................................................................................. Số điện thoại của giám khảo: ............................................................................................................ * Nhận xét, đánh giá, cho điểm và xếp loại sáng kiến kinh nghiệm: 1. Tính mới ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... Điểm: …………./6,0. 2. Hiệu quả ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... Điểm: …………./8,0. 3. Khả năng áp dụng ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... Điểm: …………./6,0. Nhận xét khác (nếu có): ...................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... Tổng số điểm: ....................../20. Xếp loại: ........................................................................ GIÁM KHẢO 1 (Ký tên, ghi rõ họ và tên) BM01b-CĐCN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ ––––––––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Cẩm Mỹ, ngày 22 tháng5 năm 2017 PHIẾU ĐÁNH GIÁ, CHẤM ĐIỂM, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2016-2017 Phiếu đánh giá của giám khảo thứ hai ––––––––––––––––– 18 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ Tên sáng kiến kinh nghiệm: “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ” Họ và tên tác giả: Nguyễn Thị Đông - Chức vụ: Tổ trưởng Hành chính Đơn vị: .............................................................................................................................................. Họ và tên giám khảo 2: ............................................................ Chức vụ: ........................................ Đơn vị: .............................................................................................................................................. Số điện thoại của giám khảo: ............................................................................................................ * Nhận xét, đánh giá, cho điểm và xếp loại sáng kiến kinh nghiệm: 1. Tính mới ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... Điểm: …………./6,0. 2. Hiệu quả ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... Điểm: …………./8,0. 3. Khả năng áp dụng ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... Điểm: …………./6,0. Nhận xét khác (nếu có): ...................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... Tổng số điểm: ....................../20. Xếp loại: ........................................................................ GIÁM KHẢO 2 (Ký tên, ghi rõ họ và tên) BM04-NXĐGSKKN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ ––––––––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Cẩm Mỹ, ngày 22 tháng 5 năm 2017 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2016-2017 ––––––––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại 19 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Cẩm Mỹ trường THPT Cẩm Mỹ” Họ và tên tác giả: Nguyễn Thị Đông - Chức vụ: Tổ trưởng Hành chính Đơn vị: Trường THPT Cẩm Mỹ Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn: ...............................  - Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác: ........................................................  Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị x Trong Ngành  1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô dưới đây) - Đề ra giải pháp thay thế hoàn toàn mới, bảo đảm tính khoa học, đúng đắn  - Đề ra giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, bảo đảm tính khoa học, đúng đắn x - Giải pháp mới gần đây đã áp dụng ở đơn vị khác nhưng chưa từng áp dụng ở đơn vị mình, nay tác giả tổ chức thực hiện và có hiệu quả cho đơn vị  2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 5 ô dưới đây) - Giải pháp thay thế hoàn toàn mới, đã được thực hiện trong toàn ngành có hiệu quả cao  - Giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, đã được thực hiện trong toàn ngành có hiệu quả cao  - Giải pháp thay thế hoàn toàn mới, đã được thực hiện tại đơn vị có hiệu quả cao  - Giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, đã được thực hiện tại đơn vị có hiệu quả x - Giải pháp mới gần đây đã áp dụng ở đơn vị khác nhưng chưa từng áp dụng ở đơn vị mình, nay tác giả tổ chức thực hiện và có hiệu quả cho đơn vị  3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây) - Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT x Trong ngành  - Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc sống: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT x Trong ngành  - Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT x Trong ngành  Xếp loại chung: Xuất sắc  Khá x Đạt  Không xếp loại  Cá nhân viết sáng kiến kinh nghiệm cam kết không sao chép tài liệu của người khác hoặc sao chép lại nội dung sáng kiến kinh nghiệm cũ của mình. Tổ trưởng và Thủ trưởng đơn vị xác nhận sáng kiến kinh nghiệm này đã được tổ chức thực hiện tại đơn vị, được Hội đồng khoa học, sáng kiến đơn vị xem xét, đánh giá, cho điểm, xếp loại theo quy định. Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của tác giả và người có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi cuốn sáng kiến kinh nghiệm. NGƯỜI THỰC HIỆN SKKN XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN Nguyễn Thị Đông Hoàng Nguyễn Quỳnh Quyên 20 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Đỗ Huy Khánh