Tài liệu Skkn sử dụng google drive; zalo trong việc điều hành, quản lí tổ chuyên môn

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc MÔ TẢ SÁNG KIẾN Mã số : .............................................. 1. Tên sáng kiến: Sử dụng Google Drive; Zalo trong việc điều hành, quản lí tổ chuyên môn 2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Quản lí tổ chuyên môn ở trường THPT. 3. Mô tả bản chất của sáng kiến: 3.1. Tình trạng giải pháp đã biết: Theo Nghị Quyết số: 29-NQ/TW của Ban chấp hành Trung ương ngày 4 tháng 11 năm 2013 về “Đồi mới căn bản, toàn diện Giáo dục và Đào tạo” một trong những nội dung quan trọng là tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lí; giảng dạy và học tập. Theo tinh thần Chị thị số 03/CT-UBND tỉnh Bến Tre ngày 23 tháng 8 năm 2017 về việc thực hiện nhiệm vụ năm học 2017-2018, đã nhắc đến Kế hoạch số 1970/KH-UBND tỉnh Bến Tre ngày 11/05/2017 về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí và hỗ trợ dạy học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo giai đoạn 2015-2020 định hướng đến 2025. Công văn số 2231/ SGDĐT-KTQLCLDG&CNTT, ngày 31/10/2017 về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu quả trong quản lí và nâng cao chất lượng giáo dục năm học 2017-2018. Trước đây, việc quản lí chuyên môn của tổ chuyên môn gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện hồ sơ quản lí, nặng nề và cập nhật khó khăn và không kịp thời đầy đủ, bên cạnh đó những thông tin thông báo gửi đến từng thành viên của tổ chuyên môn cần phải kịp thời nếu để trên thông báo của tổ (bảng thông báo ở trường) thì giáo viên không kịp đọc thông báo do đôi khi không có tiết dạy trong những thời điểm thông báo. Cần làm thế nào để quản lí tổ chuyên môn một cách Trang 1 thuận tiện, nhanh chóng, cập nhật đầy đủ thông tin quản lí tổ nhanh, gọn và kịp thời. Qua tìm hiểu, trao đổi với các đồng nghiệp trong trường cũng như theo dõi và tham khảo các trường bạn mà chúng tôi biết, nhận thấy việc quản lí và điều hành tổ chuyên môn vẫn theo hình thức cũ ít có ứng dụng vào công nghệ thông tin và chưa có giải pháp tốt để khắc phục tình trạng nói trên. Chúng tôi đã đặt ra vấn đề “Có cách nào để tận dung những phương tiện thiết bị có sẵn của giáo viên những tài nguyên miễn phí trên internet cụ thể là Google Drive và mạng xã hội- Zalo để phục vụ tốt cho việc quản lí và điều hành tổ chuyên môn đạt hiệu quả cao?” Hiện nay, 100% giáo viên trong tổ đều có nối mạng Internet và giáo viên đã sử dụng điện thoại thông minh có 3G -4G (nối mạng internet di động) cũng như có sẵn tài khoản Zalo và 100% giáo viên có tài khoản Gmail. Để tận dụng các phương tiện có sẵn đó kết hợp với nguồn tài nguyên "có sẵn và miễn phí" của Google mà cụ thể là Google driver và mạng xã hội - Zalo. Giải pháp để tận dụng được những thiết bị có sẵn và những tài nguyên miễn phí đó giúp quản lí và điều hành tổ chuyên môn các thành viên trong tổ có thể nhận được thông báo kế hoạch hoạt động của tổ chuyên môn . . . . mọi lúc. 3.2. Nội dung giải pháp đề nghị công nhận là sáng kiến: 3.2.1. Mục đích của giải pháp: Tận dụng phần mền Zalo và tài nguyên của Google drive trong việc quản lí tổ chuyên môn. Tổ trưởng chuyên môn có thể gửi thông báo, kế hoạch hoạt động tuần, tháng. . . . Giáo viên có thể nhận thông báo, kế hoạch hoạt động tháng, tuần, những thông tin cần thiết của tổ một cách nhanh chóng thông qua internet. 3.2.2. Nội dung giải pháp: a. Những điểm khác biệt, tính mới của giải pháp mới so với giải pháp cũ: Với cách làm cũ thì việc quản lí và điều hành tổ chuyên môn trên hồ sơ, việc thông tin một nội dung nào đó phải trên bảng thông báo tại trường giáo viên giáo viên đọc thông báo và việc phản hồi gặp khó khăn. Nếu chỉ sử dụng email thì phải thường xuyên kiểm tra email đây cũng là một việc không thuận tiện. Trang 2 Đối với cách làm mới thì có những ưu điểm như sau Ưu điểm: - Đối với tổ chuyên môn giảm thời gian của trong việc gửi thông tin và tiếp nhận phản hồi từ các thành viên trong tổ, thông tin được cập nhật kịp thời, các dữ liệu của tổ được “số hoá” lưu trữ một cách đầy đủ có hệ thống trên Google Drive, dễ dàng và nhanh chóng truy xuất số liệu, thông tin của tổ, báo cáo hoạt động của tổ chuyên môn nhanh, đúng thời gian ở mọi thời điểm và địa điểm. Tổ trưởng chuyên môn có thể gửi thông báo kế hoạch làm việc trong tuần đến tổ trong những lúc đi công tác không có mặt tại trường. - Đối với giáo viên là thành viên của tổ sớm nhận được những thông báo, thông tin, thuận tiện trong việc báo cáo các hoạt động của từng thành viên với tổ chuyên môn (không cần thiết phải đến tổ báo cáo; ở nhà cũng có thể báo cáo kịp thời) thông qua nhóm kết nối từ Zalo của tổ. Thành viên trong tổ phản hồi kịp thời các thông tin không phù hợp; hay những khó khăn gặp phải khi tiếp nhận được thông tin mới. Hạn chế của giải pháp: Với giải pháp trên chỉ thực hiện tốt trong điều kiện mỗi thành viên có kết nối Internet, trong những lúc không có kết nối internet thì không nhận được thông tin. b. Thưc hiêṇ giải pháp: Bước 1: Tạo tài khoản Google Drive – tạo nhóm bạn trên Zalo - Mỗi cá nhân khi đăng kí một tài khoản Gmail thì sẽ tạo được một vùng lưu trữ trực tuyến là Google Drive ( cài đặt sẵn trên máy tính) Trang 3 - Tạo nhóm trên Zalo sau khi giáo viên đã tạo tài khoản Zalo cá nhân - Sau khi đăng nhập vào google, chọn Drive - Vào Drive của tôi, tại đây ta có thể tạo một thư mục trực tuyến trên Google Drive, tải tệp lên, tải thư mục lên.... tạo một văn bản trực tuyến (khi thực hiện chương trình tự động cập nhật và lưu lại) Trang 4 Tạo một thư mục để lưu trữ trực tuyến hoặc soạn văn bản trực tuyến Mở một tệp có trong thư mục trực tuyến Trang 5 Soạn một tệp trên google tài liệu Bước 2: Gửi thông báo – kế hoạch đến các thành viên trong tổ Sau khi đã làm một kế hoạch (thông báo, hay một thông tin . . .) tổ trưởng chuyên môn chia sẻ file đã có lên nhóm Zalo cho tất cả các thành viên biết và sẽ nhận biết được kết quả (các thành viên có đọc được thông báo, phản hồi từ các thành viên trong tổ. . . .) Trang 6 - Sao chép liên kết được chia sẻ, nhập email cho người được chia sẻ, cấp quyền cho người được nhận ( chỉ xem; được chỉnh sửa; ...) Cài đặt các tính năng để chia sẻ dữ liệu - Dán liên kết vào trong nhóm Zalo Trang 7 Trang 8 Các thông tin gửi đến các thành viên Trang 9 3.3. Khả năng áp dụng của giải pháp: Kinh nghiệm này có khả năng ứng dụng quản lí và điều hành tổ chuyên môn ở các tổ trong trường, cũng như các tổ chuyên môn của các trường trên địa bàn tỉnh nhằm tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí. Việc áp dụng có hiệu quả sáng kiến này ở các tổ chuyên môn tạo điều kiện tiết kiệm thời gian, linh hoạt trong các hoạt động của tổ chuyên môn, giảm nhẹ bớt thủ tục hành chính trong việc quản lí tổ, nhóm chuyên môn và nâng cao chất lượng tổ sinh hoạt chuyên môn. 3.4. Hiệu quả, lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng giải pháp: Giảm bớt thủ tục hành chính trong quản lí tổ chuyên môn; tiết kiệm thời gian, chủ động và linh hoạt trong việc sinh hoạt tổ chuyên môn (nội dung sinh hoạt được gửi giáo viên thông qua các tin nhắn kèm theo các file dữ liệu), linh hoạt trong việc điều hành tổ chuyên môn (tổ trưởng chuyên môn có thể gửi thông báo, phân công công việc trong tuần mọi lúc không nhất thiết phải có mặt tại trường, chỉ cần có một chiếc điện thoại thông minh có nối mạng). 3.4. Tài liêụ kem theo gôm: không có Bến Tre, ngày 8 tháng 03 năm 2018 Nhóm tác giả: Trần Văn Dũng, Lê Thị Nga, Trường THPT Lê Hoàng Chiếu, huyện Bình Đại Trang 10