Tài liệu Skkn ứng dụng google drive trong quản lý hoạt động chuyên môn hiệu quả

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc MÔ TẢ SÁNG KIẾN Mã số (do Thường trực Hội đồng ghi)………………………………….. 1. Tên sáng kiến: “ Ứng dụng Goole Drive trong quản lý hoạt động chuyên môn hiệu quả” (Nguyễn Thanh Bình, @THPT Trần Trường Sinh) 2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Quản lý. 3. Mô tả bản chất của sáng kiến: 3.1.Tình trạng giải pháp đã biết: Hiện nay, vấn đề sử dụng thông tin trong quản lý đã trở thành đòi hỏi tất yếu của sự phát triển. Thông tin quản lý như hệ thần kinh của hệ thống quản lý, nó có mặt và có tác động đến tất cả mọi khâu của quá trình quản lý. Cho nên, cũng có quan niệm “bản chất của quá trình quản lý là xử lý Thông tin”, hoặc “Thông tin vừa là sản phẩm vừa là đối tượng của hoạt động quản lý” Trong giáo dục, lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý giáo dục. Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý giáo dục cần rất nhiều thông tin. Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý. Trong nhà trường để cho các hoạt động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây d ự n g h ệ t h ố n g t h ô n g t i n t ố i ưu. Ngày nay, Công nghệ thông tin với những ưu thế vượt trội đã đi vào tất cả các lĩnh vực. Đối với giáo dụng và đào tạo, Công nghệ thông tin là công cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp dạy học, học tập và quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục. Tuy nhiên, làm thế nào để việc ứng dụng Công nghệ thông tin đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý giáo dục là vấn đề được ngành giáo dục đặc biệt quan tâm. Xuất phát từ thực tế trong quản lý hoạt động chuyên môn của nhà trường trong các năm qua: + Xây dựng hệ thống thông tin thông qua một hệ thống sổ sách: Sổ kế hoạch, sổ theo dõi công tác kiểm tra, sổ theo dõi chất lượng giảng dạy, sổ theo dõi ngày giờ công, sổ theo dõi phân công và điều chỉnh phân công , sổ theo dõi quá trình hoạt đông chuyên môn của giáo viên ( thành tích – hạn chế )…Tuy đáp ứng và phục vụ khá tốt cho công tác quản lý hoạt động chuyên môn trong các năm qua, nhưng hiệu quả chưa cao.Việc sử dụng nhiều sổ sách gây lãng phí về vật chất lẫn thời gian ( lưu trữ, cập nhật, truy xuất dữ liệu). Với thông tin chỉ nằm trên sổ sách chỉ phục vụ cho công tác của người quản lý trong thời gian làm việc tại cơ quan , không thể chia sẽ cho người khác khi cần thiết hoặc không thể tr uy xuất dữ liệu khi không có mặt tại cơ quan. +Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý thông tin cũng chỉ dừng lại ở việc xây dựng hệ thống các văn bản, các thống kê.. và lư u trữ chúng theo hệ thống các thư mục. Tuy cũng đáp ứng yêu câu công việc, nhưng với các file rời rạc lưu trữ theo thư mục thì việc truy xuất dữ liệu khôngdễ dàng gì mặc dù tên của các thư mục cũng được chọn tối ưu. V ì v ậ y v i ệ c ứ n g d ụ n g c ô n g n g h ệ xây dựng hệ thống thông tin tối ưu ( khắc phục các nhược điểm nêu trên) là vấn đề tôi đặc biệt quan tâm trong quản lý chuyên môn trong năm học 2017 – 2018. Và với việc “ ứng dụng Goole drive trong xây dựng và quản lý thông tin” đã phục vụ hiệu quả cho công tác tác quản lý hoạt động chuyên môn trong năm học 2017-2018. 3.2 Nội dung sáng kiến 3.2.1 Mục đích sang kiến: Thông qua các tính năng nổi bật của Goole drive và các công cụ hỗ trợ của ( Goole trang tính, Goole trình bày, Goole tài liệu..) để xây dựng hệ thống quản lý thông tin tối ưu phục vụ cho công tác quản lý hoạt động chuyên môn trong trường học, đáp ứng yên cầu tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục của Bộ Giáo dục và đào tạo. 3.2.2.Giới thiệu về Goole drive Google drive là một trong những dịch vụ của google được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Google drive được hiểu là một dịch vụ lưu trữ và chia sẻ dữ liệu miễn phí có khả năng đồng bộ máy tính, điện thoại và máy tính bảng, dù bất kể ở nơi đâu chỉ cần bạn có internet và truy cập vào google drive là có thể lấy và sử dụng dữ liệu một cách dễ dàng không cần các thiết bị lưu trữ khác như USB, ổ cứng ngoài.Đặc biệt hơn bởi lẽ google drive được đông đảo người tin tưởng sử dụng là vì nó độ bảo mật rất cao, giúp bảo vệ dữ liệu người dùng được an toàn một cách tốt nhất. Đây là một dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí của google nên khí đăng ký tài khoản chúng ta sẽ được tặng không gian lưu trữ là 15GB. a. Một số tính năng nổi bật của Goole drive: Lưu trữ mọi tập tin: Như đã nói ở trên google drive cho phép bạn có thể lưu trữ mọi tập tin từ những file tài liệu, hình ảnh, âm thanh – video, các file cài đặt phần mềm…. Chia sẻ tệp hoặc thư mục: bạn có thể dễ dàng chia sẻ những dữ liệu cho người khác, mời người khác hoặc tải xuống.X Xem trực tiếp các file tài liệu: Google drive hỗ trợ bạn có thể dễ dàng xem trực tiếp trên google drive mà không cần đến các phần mềm hỗ trợ khác. Ví dụ: Bạn có 1 file tài liệu excel bạn có thể mở trực tiếp file đó nên mà không cần đến ứng dụng excel của microsoft. Đồng bộ mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị: Chỉ cần có mạng internet, tài khoản google drive và một thiết bị máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng là bạn có thể sử dụng dữ liệu ở bất cứ nơi đâu. b. Cách sử dụng Goole drive Đầu tiên bạn cần đăng nhập vào google drive bằng cách sử dụng chính tài khoản gmail của mình. Bạn có thể truy cập theo đường dẫn nay: drive.google.com và nhập tài khoản gmail vào là được. Khi truy cập thành công bạn sẽ thấy có giao diện như trong hình bên bên: Tại đây bạn có thể dễ dàng tạo mới một thư mục hoặc tải tập tin hoặc tải thư mục từ máy tính nên google drive bằng cách nhấn chuột phải vào click chuột vào “Mới” —> lúc này bạn sẽ thấy các tùy chọn bao gồm: • Thư mục mới: Cho phép bạn tạo 1 thư mục mới trên google drive. • Tải tệp lên: Cho phép bạn tải file tài liệu từ máy tính nên google drive. • • Tải thư mục lên: Cho phép bạn tải 1 hoặc nhiều thư mục lên google drive Google tài liệu: giúp bạn mở 1 trình soạn thảo văn bản, tại đây bạn có thể chỉnh sửa, gõ văn bản… nó • tương tự như microsoft word. Google trang tính: giúp mở 1 trang tính, nó cũng có chức năng gần giống với microsoft excel. • Google trang trình bày: giúp bạn mở ứng dụng giúp tạo hoăc chỉnh sửa silde giống như microsoft powerpoint. Đặc biệt: Google tài liệu Google, trang tính Google trang trình bày đều có tính năng tự lưu trữ các lịch sử thay đổi, rất hiệu quả khi ta khai thác sử dụng các đặc tính này để thiết kế các loại sổ theo dõi thông tin quản lý . Sau khi bạn đã tải được tập tin lên google drive nếu muốn chia sẻ tập tin đó bạn chỉ cần nhập chuột phải vào tập tin cần chia sẻ sau đó chọn “chia sẻ”.Lúc này bạn chỉ cần nhập tên hoặc địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ sau đó nhấn gửi là được. 3.2.3.Ứng dụng Goole drive trong quản lý hoạt động chuyên môn 3.2.3.1. Nội dung giải pháp trình bày sau đây chính là điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm: Kế thừa việc ứng dụng công nghệ thông tin ở v i ệ c x â y d ự n g h ệ t h ố n g c á c t à i liệu, các văn bản, các thống kê.. và lưu trữ chúng theo hệ thống các thư mục, ta sẽ lưu trữ chúng trên Goole drive bằng phương phương pháp đồng b ộ h ó a d ữ l i ệ u m á y t í n h v ớ i G o o l e d r i v e ( s ẽ t r ì n h b à y ở p h ầ n c h i t i ế t ) . Khi đó mọi tài liệu ta đã được lưu trữ đồng thời trên máy tính và Goole drive, mọi chỉnh sửa đều được lưu trữ đồng thời trên máy tính và Goole drive. Với tính năng của Goole drive ta có thể chia sẽ dữ liệu cho bất kỳ ai khi cần và làm việc với dữ liệu bất kỳ đâu miễn là kết nối được với Goole drive. Vấn đề còn lại là làm sao truy xuất dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng. Khi này ta sử dụng tính năng của Goole trang tính ( giống excel), đặc biệt mỗi ô trong goole trang tính có thể cho ta liên kết đến một dữ liệu bất kỳ bằng hàm HYPERLINK(url; [nhãn_liên_kết]). Vậy với thiết kế một bảng Goole trang tính với các ô là các liên kết dữ liệu mà ta đã lưu trữ trên Goole drive ( khi lưu trữ dữ liệu trên Goole drive mỗi dữ liệu có một địa chỉ url) ta sẽ có một hệ thống thông tin đầy đủ, dễ dàng truy xuất, dễ dàng chia sẻ. Ngoài ra, với tính năng giống như tính năng của excel của trang tính, ta sẻ sử dụng các hàm để phục vụ cho theo dõi thông tin như: tự động tính số tuần thực hiện kế hoạch dạy học, tự động tính số tiết tiết dư giờ của từng giáo viên, tính tiết đang thực hiện ở tuần lễ hiện tại theo kế hoạch dạy học v.v Đặc biệt: Google tài liệu Google, trang tính, Google trang trình bày đều có tính năng tự lưu trữ các lịch sử thay đổi, rất hiệu quả khi ta khai thác sử dụng các đặc tính này để thiết kế các loại sổ theo dõi thông tin quản lý như: sổ quản lý thông tin giáo viên, S ổ k ế h o ạ c h , s ổ theo dõi công tác kiểm tra, sổ theo dõi chất lượng giảng dạy, sổ theo dõi ngày giờ công, sổ theo dõi phân công và điều chỉnh phân công, sổ theo dõi q u á t r ì n h h o ạ t đ ô n g c h u y ê n m ô n c ủ a g i á o v i ê n ( t h à n h t í c h – h ạ n c h ế ) . Mỗi lần cập nhật, hệ thống tự lưu lại tương ứng với một trang sổ bằng văn bản. 3.2.3.2.Mô tả chi tiết các bước thực hiện và kết quả của ứng dụng a. Đồng bộ hóa dữ liệu giữa máy tính với Goole drive: Tải và cài đặt Google Drive trên máy tính Windows. Truy cập https://www.google.com/drive/, chọn menu Tải xuống ở phía trên màn hình, sau đó chọn Download for PC để tải về máy tính Sau khi đã tải về, tiến hành cài đặt như phần mềm bình thường. Sau khi cài đặt xong, màn hình yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản Google sẽ hiển thị, lúc này cần đăng nhập bằng tài khoản Gmail của mình. Tiếp tục nhấn Next cho đến bước cuối cùng. Nhấn Done để hoàn thành. Sử dụng Google Drive để đồng bộ dữ liệu Sau khi cài đặt xong, shortcut của thư mục có tên Google Drive sẽ xuất hiện ở Desktop, đồng thời thư mục này cũng tự động được tạo trong My Computer, tại mục Favorites. Việc còn lại là chỉ cần chuyển tất cả các tài liệu, dữ liệu của mình đang dùng vào thư mục Google Drive này để đồng bộ. Các file hay thư mục khi đã được đồng bộ sẽ có biểu tượng dấu màu xanh ở góc trái. Sau khi đồng bộ xong, ta tiếp tục làm việc với các dữ liệu này như bình thường. Quá trình đồng bộ sau đó diễn ra hoàn toàn tự động khi có bất kỳ thay đổi nào đến dữ liệu tại thư mục này (sửa, xóa,...). Sử dụng Google Drive trên trình duyệt web Với trình duyệt web bất kỳ, để xem và tải dữ liệu đã được lưu trữ trên Google Drive, ta chỉ cần: + Đăng nhập vào https://drive.google.com/ bằng tài khoản Gmail của mình + Chọn Drive của tôi để xem các dữ liệu đã được đồng bộ b. Chèn liên kết trên ô Goole trang tính Mở trang Goole trang tính. Mở tài liệu cần liên kết Địa chỉ : url của dữ liệu, chúng ta có thể copy để chèn liên kết Chọn ô muốn chèn liên kết, click chuột phải chọn chèn liên kết Điền hoặc dán địa chỉ cần liên kế Click vào chèn liên kết c. Kết quả của ứng dụng c.1.Giao diện chính: bảng quản lý hoạt động chuyên môn được thiết kế bằng Goole trang tính với nhiều thông tin: thông tin giáo viên, thông tin về công tác kiểm tra đối với từng giáo viên, thông tin về việc thực hiên ngày giờ công đối với từng giáo viên trong thời gần đây, theo dõi hoạt động chuyên môn với những thành tích và những hạn chế...và nhiều liên kết thông tin: bảng phân công, sổ theo dõi ngày giờ công, chất lượng giảng dạy của từng giáo viên, kế hoạch giảng dạy của từng bộ môn, thông tin theo dõi các lớp học, các văn bản hướng dẫn thực nhiệm vụ liên quan đến hoạt động chuyên môn, các kế hoạch năm, tháng về hoạt động chuyên môn c.2 Bảng quản lý hoạt động chuyên môn: được thiết kế bằng Goole trang tính thể hiện thông tin và chi tiết các hàm với các địa chỉ liên lết. c.3. Thông tin trả về thời gian hiện tại, số ngày, số tuần thực hiện kế hoạch dạy học: việc cập nhật tự động số tuần đang thực hiện hỗ trợ rất nhiều trong quản lý hoạt động chuyên môn, nhất là quản lý thực hiện kế hoạch dạy học, quản lý kiểm tra đánh giá học sinh, tiến độ điểm... Bằng cách sử dụng các hàm trong excell, máy tính sẽ tự động tính sẽ tự động cập nhật ngày hiện tại, cũng như tính số tuần dang hiện Hàm thực TODAY() trảkế về hoạch dạy học, cụ thể bằng hình ản sau thời gian hiện tại 2) Hàm DATEDIF DATEDIF(ngày_tháng_bắt_đầu; ngày_tháng_kết_thúc; đơn _vị) Ví dụ DATEDIF("16/07/1969"; "24/07/1969"; "Y") Hàm INT(giá trị) Tóm tắt Tính toán số ngày, tháng hoặc năm giữa hai ngày tháng. ngày_tháng_bắt_đầu Ngày tháng bắt đầu để xem xét trong phép tính. Phải là một tham chiếu đến một ô có chứa một ngày tháng, một hàm trả về một loại ngày tháng hoặc một số. ngày_tháng_kết_thúc Ngày tháng kết thúc để xem xét trong phép tính. Phải là một tham chiếu đến một ô có chứa một ngày tháng, một hàm trả về một loại ngày tháng hoặc một số. đơn_vị Một chuỗi viết tắt cho đơn vị thời gian. Chẳng hạn, "M" cho tháng. Giá trị được chấp nhận là "Y","M","D","MD","YM","YD" ( ngày Kết quả: Ví dụ INT(99,44) Tóm tắt Làm tròn số xuống số nguyên gần nhất nhỏ hơn hoặc bằng chính nó c.4. Thông tin giáo viên: tùy theo công việc phụ trách mà người quản lý cần nắm một số thông tin về giáo viên. Việc quản lý đầy đủ thông tin giáo viên là hết sức quan trọng trong quản lý hoạt động chuyên môn. Thông tin cần thể hiện trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác, thành tích nổi bật..Ngoài ra thông tin giáo viên phục vụ rất nhanh trong các báo cáo có liên quan đến giáo viên. c.5.Theo dõi thông tin về phân công: ngoài việc thể hiện thông tin chính về phân công chuyên môn từng giáo viên, trang quản lý chuyên môn còn liên kết đến bảng phân công chi tiết của nhà trường. Đặc biệt việc tự động tiết dư, thiếu giờ hỗ trợ rất nhiều trong việc theo dõi và điều chỉnh phân công một cách nhanh chóng. Link liên kết bảng phân công chi tiết G Click vào đây ➔ Bảng phân công chi tiết Tự động tính số tiết dư, thiếu tính tới thời điểm hiện tại Việc tính thông qua số tuần hiện tại đã nêu ở trên và số tiết dư / tuần + số dư trước = = c.6.Theo dõi thực hiện nghỉ - bù của giáo viên: Link liên kết đến sổ theo dõi ngày giờ công. Click vào ta được: Theo dõi ngày nghỉ của giáo viên gần đây. Đặc biệt có ghi chú đã bù chưa, bù ngày nào c.7.Theo dõi chất lượng giảng dạy của giáo viên Click Vào ta được Click Vào ta được c.7. Theo dõi công tác kiểm tra giáo viên: Liên kết đến kế hoạch kiểm tra của trường Tên viết tắt của nội dung, chuyên đề kiểm tra Chèn ghi chú ghi tên đầy đủ của chuyên đề. c.8 Theo dõi hoạt động chuyên môn của giáo viên ( thành tích và hạn chế ): Việc theo dõi các thành tích cũng như hạn chế của từng giáo viên, thông báo và chia sẻ công khai góp phần thúc đẩy sự phấn đấu của giáo viên, rút kinh nghiệm và hạn chế sai sót, nâng cao hiệu quả công tác, đống thời tạo thuận lợi trong đánh giá và xét thi đua cuối năm học. c.9 Hệ thống các liên kết đến các văn bản liên quan đến hoạt động chuyên môn: khi cần truy xuất dữ liệu chúng ta chỉ cần click vào liên kết, không cần tìm kiếm trên các thư mục lưu trữ. Kế hoạch chuyên môn Các kế hoạch tháng Chỉ thị UBND, HD đổi mới, HD nhiệm vụ GDTrh, HD dạy học các môn… Ứng dụng Goole trình bày để tổ chức thi Học kỳ 1 c.10. Theo dõi thực hiện kế hoạch dạy học: Thực hiện liên kết từng kế hoạch dạy học của từng môn, tính tiết dạy hiện hành theo kế hoạch dạy học bằng hàm if() của goole trang tính theo kế hoạch dạy học tương ứng Công thức tính số tiết hiện hành c.11. Theo dõi thông tin lớp học: Từng lớp học đều có link liên kết đến một Goole trang tính chứa các thông tin về lớp, tùy theo yêu cầu của công việc quản lý chúng ta có thể điều chỉnh nội dung thông tin cho phù hơp. K.12 Theo thi THPT Quốc Gia c.11. Theo dõi thông tin lớp học: Từng lớp học đều có link liên kết đến một Goole trang tính chứa các thông tin về lớp, tùy theo yêu cầu của công việc quản lý chúng ta có thể điều chỉnh nội dung thông tin cho phù hơp. K.11 – K10 Theo dõi các học sinh yếu kém nhằm có kế hoạch nâng cao CL