Tài liệu Tài liệu ghi chú phát hành openerp 7

Tài liệu ghi chú phát hành OpenERP 7.0 Tài liệu ghi chú phát hành OpenERP 7.0......................................................................................................1 1. Giới thiệu................................................................................................................................................5 2.Năng suất người dùng: được cải tiến nhiều hơn....................................................................................5 2.1. Thanh trạng thái, các nút bấm, và thanh đi ều h ướng cho b ạn th ấy làm th ế nào đ ể đi ều h ướng và tiếp tục xử lý công việc ..........................................................................................................6 2.2. Giao diện màn hình hiển thị nh ư tài li ệu th ực .............................................................................7 2.3.Giao diện đẹp hơn với giao diện Kanban.........................................................................................8 2.4. Hướng dẫn các bước bằng họat ảnh ..............................................................................9 2.5. Tìm kiếm dễ dàng hơn, với nhiều tùy ch ọn nâng cao ......................................................................9 2.6. Cấu trúc menu mới: tiếp cận các m ục nhanh chóng ..................................................11 2.7. "Need Action" : làm nổi bật những tác v ụ, hành đ ộng mà ng ười dùng c ần th ực hi ện .................13 2.8. Cấu hình của tất cả các mô đun đ ược tập trung l ại m ột ch ỗ......................................................14 2.9. Loại bỏ sự mập mờ giữa “Stage” và “State” ............................................................................15 2.10. Quyền truy cập của người dùng được thể hiện qua n ội dung màn hình giao di ện ...................17 2.11. Hệ thống phản hồi thông minh hơn............................................................................................18 3. Các ứng dụng mới được phát triển và ứng dụng cũ đ ược c ải ti ến ......................................................18 3.1. Mạng xã hội...................................................................................................................................18 3.1.1. Các tính năng trò chuyện.............................................................................................................19 3.1.2. Nhóm và mailing list....................................................................................................................21 3.1.3. Nội dung hộp thư đến được thể hiện theo dòng liên t ục, giúp b ạn n ắm b ắt thông tin nhanh hơn........................................................................................................................................................22 3.1.4. Trao đổi, thảo luận ngay trên các tài liệu, ch ứng t ừ liên quan ..................................................23 3.1.5. Người dùng có thể theo dõi những gì họ thích...........................................................................24 3.2. POS: nhiều tính năng và mạnh mẽ h ơn.........................................................................................25 3.3. Các công cụ để giúp nâng cao năng suất làm vi ệc nh ư: ghi chú, b ảng công vi ệc và các b ảng c ộng tác..........................................................................................................................................................33 3.4. Tổ chức sự kiện..............................................................................................................................34 3.5. Quản lý hợp đồng..........................................................................................................................37 3.6. Quản lý dự án.................................................................................................................................39 3.7. Nhập bảng chấm công nhanh chóng.............................................................................................40 3.8. Quản lý chấm công với chức năng vào ca/ ra ca đ ược c ải thi ện ...................................................41 3.9. OpenERP có thêm chức năng quản lý phương tiện đi l ại..............................................................42 3.10. Quy trình Quản Lý Chi Phí được tinh gi ản ....................................................................................45 3.11. Quản lý Các Liên Hệ tốt hơn........................................................................................................46 3.11.1. OpenERP thích ứng với mô hình B2C (Business to Customer): "Đ ối Tác" tr ở thành "Liên H ệ" . 46 3.11.2. Người Dùng OpenERP cũng được xem là m ột Liên H ệ.............................................................48 3.11.3. Tự động tạo các liên hệ bằng cách tích h ợp v ới LinkedIn ........................................................48 3.12. Hỗ trợ đa ngôn ngữ tốt hơn.........................................................................................................51 3.12.1. Định dạng địa chỉ và báo cáo tốt hơn.......................................................................................51 3.12.2. Định dạng tiền tệ phù hợp hơn................................................................................................52 3.13. Quản lý bữa ăn công ty................................................................................................................52 4. Các tính năng mới được phát triển và các tính năng cũ đ ược c ải ti ến .................................................53 4.1. Phân loại bằng cách sử dụng các thẻ tag......................................................................................53 4.2. Import dữ liệu đơn giản hơn.........................................................................................................54 4.3. Đăng nhập với Google và Facebook ..............................................................................................57 4.4. Sử dụng phím tắt để thao tác........................................................................................................57 4.5. Dữ liệu trực quan : giao diện biểu đ ồ mới ....................................................................................57 4.6. Tích hợp Google Docs: sử dụng bảng tính và các t ập tin văn b ản .................................................59 4.7. Dịch tự động: Tích hợp với Gengo.................................................................................................60 4.8. Cải tiến trao đổi dữ liệu qua: Portal và EDI ...................................................................................61 4.9. Mô tả mô đun chi tiết hơn.............................................................................................................64 4.10. Email chuyển tiếp.........................................................................................................................66 4.11. Cấu hình sản phẩm, hàng hóa dễ dàng đ ể chạy các quy trình t ự đ ộng .....................................66 4.12. Dữ liệu demo tốt hơn..................................................................................................................67 5. Cải tiến các Quy trình nghiệp vụ..........................................................................................................67 5.1 Cải tiến Đơn Đặt Hàng....................................................................................................................67 5.2. Cải tiến đơn mua hàng...................................................................................................................70 5.3. Cải tiến giao hàng...........................................................................................................................72 5.4. Cải tiến nhận hàng.........................................................................................................................72 5.5. Cải tiến hóa đơn............................................................................................................................73 5.6. Thanh toán......................................................................................................................................75 5.7. Đối chiếu........................................................................................................................................76 6. OpenERP trở thành một bộ ứng dụng..................................................................................................79 6.1. Tách Sales & Stock Management....................................................................................................79 6.2. Tách Calendar và CRM....................................................................................................................79 6.3. Tách Project và Accounting.............................................................................................................80 6.4. Tách Expenses và Invoicing.............................................................................................................80 6.5. Tách Reception và delivery.............................................................................................................80 6.6. Tách Address book và Sales / CRM.................................................................................................80 6.7. Tách Timesheets và Attendances....................................................................................................80 6.8. Tính năng "Đính Kèm" được chuyển sang ứng d ụng Qu ản lý Tài Li ệu ..........................................81 7. Các dịch vụ OpenERP nâng cao.............................................................................................................81 7.1. Cài đặt mô đun bất kì bằng một cái nh ấn chu ột ..........................................................................81 7.2. Bảo trì.............................................................................................................................................82 7.3. Cập nhật.........................................................................................................................................82 7.4. Chuyển đổi, nâng cấp....................................................................................................................82 7.5. Tóm tắt thông tin...........................................................................................................................82 8. Các mô đun mới, bị chuyển đổi hoặc xóa bỏ.......................................................................................83 8.1. Những mô đun được thêm vào bản phát hành chính th ức ...........................................................83 8.2. Các module đã bị gỡ bỏ khỏi bản phát hành chính th ức ...............................................................84 8.3. Các modules được đổi tên lại........................................................................................................86 Bạn cũng có thể đọc tài liệu ghi chú phát hành d ưới d ạng PDF t ại đây. Nhấn vào đây để xem phiên bản tiếng Pháp. 1. Giới thiệu Bước đột phá đầu tiên mà OpenERP đạt được ở bản 7.0 là loại b ỏ đ ược s ự ph ức t ạp, đi ều mà luôn tồn tại trong bất cứ một hệ thống ERP nào. T ừ đó s ẽ giúp giảm th ời gian tri ển khai; chi phí th ực hi ện thấp hơn, giảm thời gian đào tạo cho người dùng m ới và tạo điều ki ện cho m ọi công ty đ ều có th ể tiếp cận với ERP. Theo ghi nhận thực tế, một ng ười dùng ch ưa bao gi ờ đ ược ti ếp xúc, ch ưa t ừng đ ược đào tạo về OpenERP, có thể hoàn tất một quy trình đ ơn gi ản nh ư t ạo ra m ột đ ơn hàng, giao hàng, l ập hóa đơn và tạo phiếu thanh toán trong thời gian ít h ơn 7 phút; đây là m ột trong nh ững thành t ựu chúng tôi tự hào nhất. Với phiên bản 7.0, OpenERP đang thực hiện chuy ển đ ổi t ừ m ột h ệ th ống ERP thành m ột b ộ các ứng dụng kinh doanh tích hợp. Hiện nay có sự phân chia gi ữa các h ệ th ống ERP v ới các h ệ th ống ph ần mềm. Với 7.0, OpenERP kết hợp các ưu điểm chính c ủa các ứng d ụng đ ộc l ập (d ễ s ử d ụng, tri ển khai nhanh chóng, tính tùy biến cao, ...) và tích h ợp v ới các tính năng ch ỉ có trong ERP, đ ể cung c ấp cho khách hàng. Điều này sẽ giúp các công ty nhanh chóng tri ển khai m ột ho ặc hai mô đun t ại m ột th ời điểm với chi phí rất thấp và có thể mở rộng sau này. OpenERP 7.0 không chỉ là một phần mềm tốt, d ễ dùng mà nó còn c ải ti ến nhi ều tính năng hi ện có và bổ sung thêm một số tính năng mới để phù h ợp v ới nhu c ầu c ủa nhi ều doanh nghi ệp. Tích h ợp m ạng xã hội, email chuyển tiếp cho từng đối tượng, tích h ợp v ới Google Docs và LinkedIn, qu ản lý h ợp đ ồng, quản lý sự kiện, POS, sổ địa chỉ, quản lý phương tiện, ... ch ỉ là m ột s ố trong r ất nhi ều tính năng m ới của OpenERP 7.0. 2.Năng suất người dùng: được cải tiến nhiều hơn Chúng tôi thiết kế phần mềm cho người sử d ụng. Chúng tôi nghĩ r ằng ph ần m ềm qu ản lý doanh nghiệp không nên chỉ phục vụ cho bản thân doanh nghi ệp mà còn ph ải làm tăng năng su ất làm vi ệc cho mỗi nhân viên trong công việc hàng ngày c ủa h ọ. Tăng năng su ất nhân viên là m ột trong nh ững c ải tiến chính của OpenERP 7.0. Chúng tôi đã thực hiện hàng trăm buổi th ử nghi ệm ng ười dùng đ ể ki ểm tra và xác nh ận nh ững c ải tiến này. Dưới đây là một số thành công mà chúng tôi đã đ ạt đ ược trong b ản 7.0. Trung bình tất cả các quy trình (ví dụ nh ư: mua hàng → ti ếp nh ận, t ạo và gia h ạn h ợp đ ồng, c ấu hình sản phẩm, vv) trên OpenERP 7.0 được thực hiện nhanh h ơn 38% so v ới OpenERP 6.1; Chúng tôi đã thử nghiệm toàn bộ quy trình bán hàng v ới nh ững ng ười ch ưa bao gi ờ ti ếp xúc, s ử d ụng OpenERP. Họ được bắt đầu với một cơ sở dữ liệu rỗng, chưa có d ữ liệu hoặc mô đun nào đ ược cài đặt. Rồi sau đó chúng tôi hỏi họ cách tạo ra một báo giá, g ửi nó cho khách hàng, chuy ển nó thành đ ơn hàng, giao hàng cho khách hàng, lập và thanh toán hóa đ ơn. Trung bình, nh ững ng ười này m ất kho ảng 7 phút để thực hiện đầy đủ quy trình bán hàng; Trung bình những người chưa bao giờ được tiếp xúc v ới OpenERP thì c ần kho ảng 21 phút đ ể s ử d ụng, áp dụng OpenERP vào mô hình kinh doanh c ụ th ể c ủa h ọ. Trong khi đó, ch ỉ nh ững ng ười dùng có kinh nghiệm mới làm được như vậy trong bản OpenERP 6.1. Trong quá trình thử nghiệm này, chúng tôi đã s ử d ụng các s ố li ệu có s ẵn c ủa m ột công ty trung gian, rồi sau đó chúng tôi ghi nhận lại số lần nhấp chu ột, s ố t ổ h ợp phím c ần b ấm, và kho ảng cách gi ữa mỗi lần di chuyển trỏ chuột từ lúc người dùng bắt đ ầu cho đ ến khi k ết thúc quy trình. Với toàn bộ quy trình bán hàng đã nói ở trên, bản 7.0 đã gi ảm h ơn 1/4 l ần s ố l ần nh ấp chu ột và t ổ hợp phím, và giảm hơn 1/2 khoảng cách các l ần di chuy ển tr ỏ chu ột. Trong quy trình khác thì chúng tôi cũng ghi nhận được kết quả tương đương. Các số liệu này cho th ấy s ự c ải ti ến v ượt b ậc c ủa b ản 7.0 so với bản 6.1. OpenERP 7.0 sẽ làm giảm thời gian và chi phí tri ển khai, gi ảm th ời gian đào t ạo cho nhân viên, tăng năng suất làm việc của họ. « Thời gian là tiền bạc ». Để đạt được mức độ hiệu quả như vậy, chúng tôi đã ph ải phân tích và c ải ti ến t ừng chi ti ết c ủa m ỗi màn hình, kết quả là đã có hơn 500 chỗ cải tiến trong b ản OpenERP 7.0. D ưới đây là m ột s ố ch ỗ c ải tiến. 2.1. Thanh trạng thái, các nút bấm, và thanh điều hướng cho b ạn th ấy làm thế nào để điều hướng và tiếp tục xử lý công việc Thanh trạng thái mới đã được thiết kế lại để đ ưa ra cho ng ười dùng m ột cái nhìn rõ ràng v ề t ất c ả các bước họ sẽ đi qua để hoàn thành một công việc nào đó. Ng ười dùng ch ỉ c ần nhìn vào thanh tr ạng thái trên góc phải màn hình biểu mẫu là họ đã biết đ ược ti ến đ ộ xúc ti ến đ ầu m ối kinh doanh, báo giá, đơn hàng...tới đâu. Đoạn màu xanh trên thanh tr ạng thái cho bi ết ti ến đ ộ đã t ới đâu. Hình 2.1.1. Các giai đoạn được hiển thị trong thanh tr ạng thái Các nút bấm để xử lý công việc được gộp lại và đặt ở phía bên tay trái c ủa trang và có th ể mang nhi ều màu sắc khác nhau. Hầu hết các nút đ ược sắp xếp trong thanh tr ạng thái, và n ằm theo th ứ t ự quy trình kinh doanh. Việc có ít nút và đ ược đặt t ập trung l ại m ột ch ỗ trên màn hình s ẽ giúp ng ười dùng có một điều hướng trực quan hơn và tiết kiệm đ ược th ời gian. Các nút màu đỏ và màu xám được thiết kế để ch ỉ dẫn cho ng ười dùng trong các quy trình. Nút màu đ ỏ chỉ ra bước tiếp theo là gì, giúp cho việc chuy ển t ừ màn hình này sang màn hình khác tr ực quan h ơn. Hình 2.1.2. Các nút tác vụ trên thanh trạng thái Cuối cùng là thanh điều hướng giúp bạn dễ dàng quay tr ở l ại các trang tr ước. Đây là m ột tính năng thú vị, vì bạn có thể chọn trở lại màn hình nào mà bạn mu ốn. Nó t ương t ự nh ư ch ức năng c ủa m ột nút "Back", nhưng hay hơn ở chỗ là bạn có khả năng tr ở l ại trang đ ầu tiên ho ặc th ứ hai ho ặc b ất c ứ trang nào bạn muốn. Hình 2.1.3. Điều hướng trang 2.2. Giao diện màn hình hiển thị như tài liệu thực Trong OpenERP 7.0. các màn hình biểu m ẫu c ủa t ừng đ ối t ượng đ ược thi ết k ế l ại cho gi ống nh ư m ột tài liệu thực tế. Vì vậy, bây giờ khi một ng ười dùng đang t ạo m ột hóa đ ơn, thì h ọ s ẽ th ấy các thông tin trên màn hình được hiển thị giống như một hoá đ ơn giấy; t ạo đ ơn hàng thì màn hình đ ơn hàng s ẽ tương tự như mẫu đơn hàng ngoài đời. Hình 2.2.1. Các màn hình biểu mẫu đ ược thiết k ế lại tr ực quan gi ống tài li ệu th ực. Điều này sẽ làm cho người dùng rất thoải mái khi làm việc v ới OpenERP vì h ọ s ẽ hi ểu ngay l ập t ức h ọ cần làm gì .Ví dụ, khi thêm một dòng trên m ột đ ơn hàng, h ọ s ẽ th ấy ngay dòng th ứ hai c ủa đ ơn hàng trên màn hình. Khi người dùng in hóa đ ơn ra, h ọ s ẽ th ấy nó gi ống nh ư trên màn hình làm vi ệc c ủa h ọ. 2.3.Giao diện đẹp hơn với giao diện Kanban Điểm tốt nhất trong giao diện Kanban mới là bạn có th ể dùng và tùy ch ỉnh nó tho ải mái. B ạn không cần phải cấu hình bằng cách duyệt qua từng menu n ữa; mà b ạn có th ể làm tr ực ti ếp t ừ màn hình Kanban.Bạn có thể thêm các cột mới, đóng các c ột l ại, hoặc s ắp x ếp l ại các c ột b ằng cách kéo và th ả và chỉnh sửa / xóa các cột hiện có. Hình 2.3.1. Đóng cột lại trong giao diện Kanban Giao diện Kanban trong bản 7.0 rõ ràng h ơn so v ới bản 6.1. B ạn cũng có th ể thêm m ới b ản ghi m ột cách nhanh chóng bằng cách sử dụng biểu t ượng d ấu c ộng, sau đó gõ tr ực ti ếp văn b ản vào mà không cần phải nhấn vào nút tạo mới như trong bản 6.1. T ương t ự, bạn cũng có các tùy ch ọn nh ư "Send email" hoặc "Schedule a meeting" ngay trên màn hình Kanban. Hình 2.3.2. Menu sổ xuống trong thẻ Kanban 2.4. Hướng dẫn các bước bằng họat ảnh Chúng tôi đã thêm vào một tính năng đ ể gi ảm bớt r ủi ro khi ng ười dùng không đ ể ý trong lúc s ử d ụng OpenERP. Các hoạt ảnh được kích hoạt lúc bạn mu ốn th ực hi ện m ột hành đ ộng nào đó trong khi h ệ thống không cho phép bạn thực hiện ở trạng thái hi ện t ại. Ví dụ: ở biểu mẫu thông tin khách hàng: n ếu bạn nhấn vào tên c ủa khách hàng đ ể s ửa đ ổi nó, trong khi bạn đang ở trong chế độ xem, nút Edit sẽ nh ảy lên nh ảy xu ống đ ể thu hút s ự chú ý c ủa b ạn, đ ể chỉ ra rằng bạn phải chuyển sang chế độ chỉnh sửa m ới có th ể thay đ ổi đ ược. Một ví dụ khác, khi nhấp vào một chỗ trống trong giao diện Kanban, d ấu c ộng s ẽ b ắt đ ầu nh ảy lên nhảy xuống để chỉ cho người sử dụng biết rằng có th ể nh ấp vào dấu c ộng đ ể t ạo ra m ột b ản ghi mới. 2.5. Tìm kiếm dễ dàng hơn, với nhiều tùy chọn nâng cao Ô tìm kiếm mới rất đơn giản, tốn ít không gian h ơn vì v ậy s ẽ có nhi ều không gian h ơn đ ể hi ển th ị d ữ liệu của bạn. Chúng tôi đã tích hợp tất cả nh ững bộ l ọc có trong b ản 6.1 vào trong ch ức năng tìm ki ếm ở bản 7.0 này. Bây giờ, bạn chỉ có một ô tìm kiếm tích h ợp, không còn nhi ều ô nh ư lúc tr ước n ữa. Nó đã được thiết kế lại cho trực quan hơn. Dưới đây là m ột so sánh gi ữa phiên b ản 6.1 (bên trái) và phiên bản 7.0 (bên phải): Hình 2.5.1. Chức năng tìm kiếm được đơn giản hóa Khi bạn tìm kiếm một từ khóa, nó sẽ tự động tìm kiếm trên các tr ường khác nhau và hi ển th ị cho b ạn các gợi ý trong thời gian thực. Giống như tìm ki ếm v ới Google v ậy: khi b ạn b ắt đ ầu gõ t ừ ho ặc c ụm t ừ mà bạn cần tìm, bạn nhận được gợi ý tìm kiếm ngay t ức thì. Hình 2.5.2. Tính năng tìm kiếm tự động hoàn thành: khi b ạn gõ vào "Oper" thì h ệ th ống s ẽ t ự đ ộng b ổ sung thêm bộ lọc "Sự kiện: Oper" vào ô tìm kiếm và hi ển th ị các d ữ li ệu đ ược tìm th ấy liên quan đ ến tiêu chí tìm kiếm Tính năng tìm kiếm thông minh mới này k ết h ợp m ột h ộp tho ại tìm ki ếm nâng cao đ ể th ực hi ện các hành động nâng cao khác như các tạo bộ lọc riêng, thêm vào b ảng đi ều khi ển, tính năng "g ộp nhóm" , vv. Vì vậy, bạn có thể tạo các bộ lọc riêng cho các tùy ch ọn trong ô tìm ki ếm . Ví d ụ: n ếu b ạn mu ốn xem những đơn hàng (1) nào đã tạo hóa đ ơn (2), và bán hàng cho khách hàng (3) nào, thì b ạn ch ỉ c ần nhấn chuột vào 3 bộ lọc tương ứng, nhấn Enter và bạn sẽ nh ận đ ược k ết qu ả tìm ki ếm. Bạn có thể lưu các bộ lọc lại, để sau này có th ể s ử d ụng ti ếp (nh ư b ộ l ọc: đ ơn hàng, đã t ạo hóa đ ơn, cho khách hàng nào ở ví dụ trên); các bộ lọc mà bạn mu ốn l ưu l ại s ẽ đ ược đ ặt vào d ưới ph ần "Custom Filters" trong ô tìm kiếm. Bạn cũng có th ể chia sẻ b ộ l ọc này v ới các ng ười dùng khác và thêm nó vào bảng điều khiển của bạn. Hình 2.5.3. Sử dụng lại bộ lọc của bạn 2.6. Cấu trúc menu mới: tiếp cận các mục nhanh chóng Trong OpenERP 7.0, chúng tôi đã tái cấu trúc các menu: menu Report và Setting đ ược g ộp l ại m ột ch ỗ. Đa số các menu được mở sẵn trên màn hình, nên ng ười dùng không còn ph ải nh ấn chu ột vào t ừng menu cha để xem bên trong nó có gì nữa. Hình 2.6.1. Các menu được mở sẵn giúp ng ười dùng điều h ướng nhanh h ơn Số lượng các menu đã được cắt giảm đáng kể, các tùy ch ọn trong ph ần c ấu hình đ ược nhóm l ại trong màn hình thiết lập mới, và tất cả các báo cáo đ ược đ ặt chung trong menu «Report». Tất cả các bảng điều khiển, báo cáo và phân tích th ống kê đ ược đ ặt vào bên trong menu Report. Menu Report được đặt ngay phía sau menu c ủa các ứng d ụng bạn đã cài đ ặt. Khi b ạn nh ấn vào menu Report, sẽ có một thông báo chỉ cho bạn làm thế nào đ ể thêm báo cáo đ ầu tiên c ủa b ạn vào b ảng điều khiển. Hình 2.6.2. Menu Report chứa các bảng điều khi ển, bi ểu đ ồ, báo cáo …. Khi bạn thực hiện theo các hướng dẫn, bạn sẽ thấy d ữ li ệu trong "My Dashboard". N ếu trên b ảng điều khiển của bạn có quá nhiều thông tin, bạn có th ể d ễ dàng l ọc b ớt b ằng cách thu nh ỏ chúng l ại hoặc xóa bớt. Hình 2.6.3. Một bảng điều khiển MRP nằm trong ph ần bảng điều khi ển c ủa ng ười dùng 2.7. "Need Action" : làm nổi bật những tác vụ, hành động mà ng ười dùng c ần thực hiện Một số công ty dùng các giai đoạn để đánh dấu khách hàng c ủa h ọ nh ư "đang giao d ịch" ho ặc "t ạm dừng"; từ đó họ sẽ biết họ cần làm gì tiếp theo ho ặc s ố ph ản h ồi c ủa khách hàng mà h ọ đang ch ờ. Trong bản 7.0, chỉ số "Action Needed" đ ược t ạo ra cho m ục đích t ương t ự. Ch ỉ s ố "Action Needed" là một con số nằm trên các menu. Các con s ố này cho bi ết s ố l ượng các công vi ệc c ủa t ừng đ ối t ượng mà người dùng cần thực hiện; hoặc nó cho biết s ố các đ ơn xin ngh ỉ phép mà ng ười qu ản lý c ần xác nh ận; hoặc số lượng các hồ sơ mới mà người nhân viên tuyển d ụng c ần ph ải xem xét. Hình 2.7.1. Need Action: để xem các tác v ụ cần ph ải làm, ng ười dùng ch ỉ c ần nh ấn vào con s ố n ằm trên các menu con. Để xem các Cơ Hội hoặc Đầu Mối Kinh Doanh m ới nhất c ủa mình, b ạn ch ỉ c ần b ấm vào con s ố bên cạnh chúng. Để xem toàn bộ danh sách, bạn ch ỉ c ần nh ấn vào menu Leads ho ặc Opportunities trên thanh trình đơn bên tay trái. 2.8. Cấu hình của tất cả các mô đun được tập trung lại một chỗ Sau khi cài đặt các ứng dụng thích hợp, bạn có th ể s ử d ụng ngay OpenERP 7.0 mà không c ần ph ải c ấu hình thêm gì cả. Nhưng khi bắt đầu dùng ph ần mềm, bạn c ần ch ỉnh s ửa m ột s ố thông tin cho phù hợp. Ví dụ, bạn cần phải nhập thông tin về công ty đ ể hi ển th ị trên đ ơn hàng, hóa đ ơn ... Ngoài ra, sau khi bạn đã cài đặt các ứng dụng mà bạn mu ốn,các ph ần thi ết l ập, cài đ ặt đ ược t ập trung vào trong menu Setting; giúp bạn tùy ch ỉnh ph ần m ềm phù h ợp v ới cách b ạn làm vi ệc. Hình 2.8.1. Các menu thiết lập, cài đặt cho mô đun Sales đ ược đ ặt trong menu Setting. Trong ví dụ trên, mỗi công ty có một cách lập hóa đ ơn khác nhau; ng ười dùng s ẽ ch ọn cách l ập hóa đơn cho phù hợp với công ty của mình bằng cách vào menu Configuration / Sales trong menu Settings để thiết lập. Người dùng cũng có thể vào menu này để thi ết l ập: s ố các b ước xác nh ận mua hàng, theo dõi số serial của hàng hóa ... Ở các phiên bản cũ, để thay đổi các thiết lập, c ấu hình; b ạn ph ải chuy ển đ ổi gi ữa giao di ện Đ ơn Gi ản và Mở Rộng. Trong giao diện Mở Rộng, người dùng có thể truy c ập t ất c ả các tính năng nâng cao, ngay cả những phần không liên quan đến công việc c ủa h ọ. Hình 2.8.2. Trình đơn Settings 2.9. Loại bỏ sự mập mờ giữa “Stage” và “State” OpenERP 6.1 phân biệt "Stage" và "State" nh ư sau: "Stage" ch ỉ ra ng ười dùng đang t ới đâu trong quy trình của một đối tượng nào đó; còn "State" chỉ ra đ ối t ượng đó là: "M ới T ạo", "M ở", "T ạm D ừng" hoặc "Đóng Lại". Hai khái niệm trùng lắp v ới nhau và gây nh ầm l ẫn cho ng ười dùng. Với phiên bản 7.0, để đơn giản, chúng tôi ch ỉ giữ l ại khái niệm Stage. Ví d ụ, trong C ơ H ội Kinh Doanh, bạn có thể chọn một trong những stage sau: Mới Tạo , Xác Đ ịnh, Báo Giá, Đàm Phán, Thành Công ho ặc Thất Bại. Vì không còn các nút bấm hoặc các tabs không c ần thi ết n ữa; nên b ạn ch ỉ c ần nhìn vào các giai đo ạn, bạn sẽ biết rõ công việc của bạn đã tiến tri ển đến giai đo ạn nào r ồi; và c ần ph ải làm gì ti ếp theo. Hình 2.9.1. "Stage" và "State": thanh trạng thái mô t ả các giai đo ạn "State" chỉ được giữ để tương thích ngược với các phiên bản tr ước c ủa OpenERP, nh ưng s ẽ không còn được sử dụng trong phiên bản 7.0. Khi bạn tạo thêm một cột mới, tương đương với một giai đoạn m ới, bạn s ẽ th ấy ngay s ự thay đ ổi c ủa các giai đoạn trên thanh trạng thái; Hình 2.9.2. "Stage" và "State": các giai đoạn c ủa m ột C ơ H ội Kinh Doanh tr ước khi chèn thêm vào m ột giai đoạn mới. Hình 2.9.3. "Stage" và "State": thêm một c ột m ới t ương đ ương v ới việc t ạo thêm m ột giai đo ạn m ới trong CRM Hình 2.9.4. Năng suất người dùng - "Stage" và "State": tạo m ột c ột m ới (giai đo ạn m ới) Hình 2.9.5. Năng suất người dùng - "Stage" và "State": các giai đo ạn c ủa C ơ H ội Kinh Doanh sau khi thêm một giai đoạn mới vào. Các giai đoạn được đặt ngay bên phía trên bên ph ải c ủa m ỗi C ơ H ội Kinh Doanh. Và t ương t ự nh ư v ậy cho các đối tượng khác, khi bạn xem thông tin c ủa các đ ối t ượng ở d ạng bi ểu m ẫu, b ạn s ẽ th ấy các giai đoạn của đối tượng đó ngay trên bên phải c ủa màn hình hi ển th ị. Ở các phiên bản trước, để chuyển đổi qua lại giữa các giai đo ạn; b ạn ph ải nh ấn vào các nút b ấm « Mark as Qualification », « Previous Stage », « Set to Negotiation ». Còn ở trong b ản 7.0, b ạn ch ỉ c ần nhấn vào ngay trên các giai đoạn để chuy ển đ ổi. 2.10. Quyền truy cập của người dùng được thể hiện qua nội dung màn hình giao diện Trong bản 7.0, giao diện của người dùng đ ược phân theo quy ền c ủa h ọ. Ví d ụ, n ếu m ột ng ười dùng không được phép chỉnh sửa đơn hàng, thì người đó s ẽ không th ấy nút b ấm "Edit" trên màn hình c ủa đơn hàng. Trước đây, mặc dù người dùng không có quyền ch ỉnh s ửa m ột đ ơn hàng, nh ưng h ọ v ẫn th ấy nút Edit trong giao diện của mình; họ sẽ tưởng hệ thống bị lỗi khi h ọ nh ấn vào nút Edit. Trong OpenERP 7.0, chúng tôi chỉ cho hiển thị các nút bấm hoặc màn hình t ương ứng v ới quy ền c ủa ng ười dùng; đ ể h ệ thống không còn phải thông báo lỗi khi ng ười dùng th ực hi ện m ột s ố ch ức năng không đ ược phép. 2.11. Hệ thống phản hồi thông minh hơn Phản hồi của hệ thống rõ ràng hơn, ví dụ: khi bạn đang n ạp ứng d ụng thì h ệ th ống s ẽ hi ển th ị m ột biểu tượng báo bận trên màn hình, và lời giải thích lý do ở phía d ưới. Hình 2.11.1. Hệ thống phản hồi: rõ ràng hơn Một ví dụ khác là khi người dùng muốn lưu thông tin c ủa m ột bi ểu m ẫu nào đó, mà ch ưa nh ập d ữ li ệu vào các ô bắt buộc phải nhập, thì hệ thống sẽ hiển th ị lên m ột popup đ ể nh ắc nh ở. Hình 2.11.2. Hệ thống phản hồi: cảnh báo 3. Các ứng dụng mới được phát triển và ứng dụng cũ đ ược cải tiến 3.1. Mạng xã hội Những nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng (nguồn: Viện McKinsey Global; IDC; http://tinyurl.com/cx8ja88) : chúng ta mất 61% thời gian làm việc để đ ọc và tr ả l ời email, tìm ki ếm và thu th ập thông tin ho ặc giao tiếp và cộng tác nội bộ. Nên nếu người dùng có các công cụ giải quyết các v ấn đ ề trên trong công vi ệc c ủa h ọ, thì s ẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc lên nhiều lần. Do đó, chúng tôi đã k ết h ợp các ứng d ụng và m ạng xã h ội v ới nhau. Các ứng dụng mạng xã hội dựa trên nền OpenChatter và có nh ững đ ặc đi ểm chính sau đây: • Có thể trao đổi, thảo luận dễ dàng, nhanh chóng trong n ội b ộ công ty ho ặc bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp …) bằng tin nhắn, hoặc email. • Sắp xếp, gộp nhóm các chủ đề thảo luận; không còn ph ải g ửi th ư theo ki ểu chung nh ư mailing list; • Người dùng có thể trao đổi, thảo luận xung quanh các ch ứng t ừ, tài li ệu liên quan. • Hệ thống sẽ có các cảnh báo tùy vào các sự kiện phát sinh • Hiển thị tất cả tin nhắn và thông báo theo ch ủ đề trên trang cá nhân c ủa ng ười dùng. 3.1.1. Các tính năng trò chuyện OpenChatter đưa ra một công cụ giao tiếp đ ơn gi ản đ ể ng ười dùng có th ể th ảo lu ận riêng, hay chung nhóm với các đồng nghiệp bên trong nội bộ hoặc các đ ối tác bên ngoài. Người dùng có thể thảo luận hoặc trao đổi tài liệu bằng cách chát theo th ời gian th ực ho ặc g ửi emails. Hình 3.1.1.1. Tính năng trò chuyện, chát theo th ời gian th ực Hình 3.1.1.2. Các phản hồi và hộp thư thay cho emails truy ền th ống Bạn có thể gửi tin nhắn tới các người dùng khác trong n ội b ộ công ty, ho ặc có th ể g ửi ra ngoài cho khách hàng, nhà cung cấp. Hệ thống email gateway sẽ t ự đ ộng chuy ển các email đ ến thành các tin nhắn trên đăng trên tường của bạn và các tin nh ắn mà b ạn vi ết cho đ ối tác bên ngoài s ẽ đ ược chuy ển thành email để chuyển ra ngoài. Ngày nay, mỗi người sẽ nhận được email từ rất nhiều ng ười khác. OpenERP 7.0 làm vi ệc ở c ả 2 ch ế độ "kéo" và "đẩy" để tránh tình trạng tràn hộp th ư. OpenERP phân chia như sau: • Tin nhắn “thông tin”: bạn không cần phải đ ọc nh ưng tin nh ắn lo ại này h ằng ngày, b ạn ch ỉ c ần xem khi muốn biết thông tin chi tiết. Bạn s ẽ ch ỉ nh ận đ ược nh ững tin nh ắn nào mà b ạn mu ốn theo dõi. Đa số email của bạn sẽ thuộc loại này (90%). Bạn có th ể xem chúng trong menu “Inbox” • Tin nhắn “tác vụ”: bạn phải để ý tới và cần phải xử lý tất c ả nh ững tin nh ắn lo ại này. B ạn có thể xem chúng trong menu « To : me ». Với cách phân chia này, người dùng chỉ cần t ập trung vào các tin nh ắn “tác v ụ” (b ằng kho ảng 10% email nhận được hàng ngày). Người dùng có thể kiểm tra tin nh ắn “thông tin” ch ỉ khi nào h ọ c ần m ột thông tin cụ thể, hoặc khi họ có thời gian xử lý. Hình 3.1.1.3. Soạn và gửi thư 3.1.2. Nhóm và mailing list Bạn có thể tạo nhóm để thảo luận tùy theo yêu cầu c ủa mình, ví d ụ nh ư nhóm «Thành viên Ban Đi ều Hành», nhóm «Nhân viên kinh doanh», nhóm «R&D», hoặc nhóm «Ý t ưởng qu ảng cáo». Người dùng có thể gửi tin nhắn cho một nhóm, đính kèm tài li ệu theo, tr ả l ời ch ủ đ ề tr ước, bình ch ọn hoặc tìm kiếm lại nội dung các cuộc thảo lu ận trước đây. Người dùng có thể tham gia hoặc được mời vào m ột nhóm nào đó. N ếu h ọ tham gia vào thì h ọ s ẽ nhận được nội dung các cuộc trao đổi, thảo luận c ủa nhóm trong h ộp th ư "Inbox" c ủa h ọ. Mỗi nhóm sẽ có chế độ bảo mật riêng, nếu một nhóm công khai thông tin, thì b ạn có th ể xem đ ược tất cả thông tin của nhóm đó, cho dù bạn không tham gia vào nhóm này. Hình 3.1.2.1. Menu "Nhóm người dùng" Bạn có thể thiết lập bảo mật của từng nhóm nh ư sau: • Public: tất cả mọi người đều có thể xem các tin nhắn liên quan t ới nhóm này, k ể c ả khách hàng, nhà cung cấp quả trang portal c ủa h ọ. Ví d ụ, bạn có th ể t ạo ra các nhóm công khai nh ư: « Tin tức Công Ty », « Tuyển dụng », « Sự Kiện Mới », … • Private: chỉ có những người theo đuôi của nhóm m ới th ấy đ ược thông tin. Đ ể tr ở thành ng ười theo đuôi, bạn cần phải có một người theo đuôi khác m ời vào. Ví d ụ nh ư các nhóm riêng t ư: « Nhóm Ban Giám Đốc », « Nhân sự », « Dự án Y » … • Selected Groups Only (chỉ cho các nhóm sau): ch ỉ nh ững ng ười dùng thu ộc các nhóm đ ược chọn(giống như nhóm người dùng trong phần Quy ền truy xu ất) m ới có th ể xem thông tin. Bạn cũng có thể tạo các nhóm mà người dùng sẽ đ ược t ự đ ộng theo dõi tùy theo quy ền truy c ập c ủa họ trong hệ thống.Ví dụ, khi bạn cài đặt OpenERP, m ột nhóm đ ược g ọi là «C ả công ty» đ ược t ự đ ộng tạo ra với tất cả các nhân viên của bạn. Điều này cho phép d ễ dàng g ửi tin nh ắn đ ến t ất c ả các nhân viên trong công ty. Hình 3.1.2.2. người dùng được thêm vào một nhóm Mua Hàng thông qua menu Home/My Groups/Join a group 3.1.3. Nội dung hộp thư đến được thể hiện theo dòng liên tục, giúp b ạn nắm bắt thông tin nhanh hơn Chúng tôi mong muốn hệ thống tin nhắn trong OpenERP 7.0 s ẽ thay th ế hoàn toàn cho h ệ th ống emails cũ. Người dùng sẽ toàn quyền kiểm soát h ộp th ư c ủa h ọ; ch ỉ v ới m ột cái nh ấn chu ột là có th ể xử lý tin nhắn đến một cách dễ dàng. Hộp thư trong OpenERP k ết h ợp tính năng c ủa h ộp th ư email truyền thống và danh sách việc làm (todo list) giúp b ạn qu ản lý công vi ệc t ốt h ơn. Khi kiểm tra thư, bằng 1 click chuột bạn có thể th ực hiện m ột s ố công vi ệc nh ư sau: • Trả lời nhanh cho một tin nhắn nào đó. Bạn không c ần ph ải vi ết ch ủ đ ề, ng ữ c ảnh, ch ọn người nhận tin nhắn … • Bạn có thể chuyển tin nhắn thành dạng todo để nh ắc vi ệc, tin nh ắn này s ẽ đ ược chuy ển qua mục todo list • Lưu trữ/ đánh dấu một tin nhắn; • Đánh dấu là bạn đồng ý với nội dung tin nhắn bằng cách nh ấn vào nút « Like » • Chuyển ngay tới chứng từ, tài liệu liên quan để xử lý ti ếp công vi ệc (ví d ụ nh ư xác nh ận m ột đơn hàng hoặc duyệt đơn xin nghỉ phép) Cách này giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng h ơn. 3.1.4. Trao đổi, thảo luận ngay trên các tài liệu, chứng từ liên quan Trong OpenERP, mỗi trạng thái của tài liệu, ch ứng t ừ đ ều có m ột s ố tác v ụ, hành đ ộng t ương ứng, ví dụ: ta có thể tạo ra email để gửi báo giá cho đ ối tác ch ỉ b ằng m ột cái nh ấn chu ột, email này đ ược t ạo ra dựa vào một số mẫu có sẵn. Ngoài ra, người dùng có thể tham gia trao đ ổi, th ảo luận bên trong màn hình c ủa các tài li ệu, ch ứng từ. Khi bạn gửi hoặc nhận tin nhắn từ một khách hàng nào đó, thì các tin nh ắn đó s ẽ n ằm trong h ộp thư của bạn, và trong màn hình của tài liệu, ch ứng t ừ liên quan. OpenChatter tích hợp với các ứng dụng quản lý d ự án trong OpenERP giúp cho các thành viên trong d ự án có thể trao đổi với nhau trong các dự án đ ược tham gia. Bạn có thể thêm một người dùng nào đó vào trong d ự án c ủa b ạn b ằng cách nh ấn vào nút Invite. Hoặc người dùng có thể nhấn vào nút “Following” để nhận đ ược các thông báo, thông tin liên quan đến dự án. Hình 3.1.4.1. Trao đổi, thảo luận ngay trên các đ ối t ượng. L ựa ch ọn thông tin theo dõi m ột d ự án nào đó. Khi người dùng mở một đối tượng nào đó trong h ệ th ống (m ột d ự án ch ẳng h ạn) thì h ọ s ẽ th ấy toàn bộ các cuộc trò chuyện, thảo luận về đối tượng này nằm g ọn gàng ngay phía bên d ưới c ủa màn hình. Tất cả các bình luận, tin nhắn và các lần thay đ ổi tr ạng thái c ủa đ ối t ượng s ẽ giúp cho ng ười dùng có cái nhìn tổng quan hơn. Áp dụng tính năng này, ng ười dùng có th ể theo dõi tình tr ạng, thông tin c ủa đối tượng mà họ đã chọn, giám sát các hoạt động diễn ra liên quan t ới đ ối t ượng đó, n ếu ng ười dùng là người quản lý chất lượng thì họ có thể đánh giá chất l ượng b ằng cách xem các thông tin liên quan tới đối tượng. Hình 3.1.4.2. Các tin nhắn liên quan t ới m ột C ơ H ội C ơ Doanh đ ược hi ển th ị bên d ưới màn hình. Từ các tin nhắn, thông tin được hiển thị trên t ường trong trang ch ủ, ng ười dùng có th ể chuy ển t ới ngay các đối tượng (vd: một Cơ Hội Kinh Doanh, Công Vi ệc hoặc V ấn Đ ề trong m ột D ự Án..) b ằng cách nhấn chuột vào đường link liên kết. Các tin nhắn được tích hợp với cơ chế nhắc việc « need action » s ẽ giúp cho ng ười dùng bi ết khi nào xử lý công việc dựa vào các tin nhắn gửi đến (vd: h ệ th ống s ẽ nhắc nh ở ng ười dùng khi có khách hàng xác nhận đơn hàng qua mail) 3.1.5. Người dùng có thể theo dõi những gì họ thích Từ các thông tin được tạo ra từ các sự kiện, OpenERP 7.0 s ẽ thông báo ngay cho ng ười dùng bi ết, t ừ đó sẽ giúp cho hiệu suất công việc làm việc c ủa ng ười dùng, và công ty tăng lên. Ng ười dùng có th ể theo dõi các hoạt động mà người đó cho là quan tr ọng ho ặc ng ười qu ản lý có th ể giao cho m ột ng ười dùng giám sát một phần quan trọng nào đó trong quy trình. Khi tham gia vào m ột nhóm, ng ười dùng có thể nắm bắt tất cả các sự kiện, thông tin liên quan t ới m ột phòng ban nào đó. Hình 3.1.5.1. Màn hình của một phiếu Lênh Sản Xuất. Màn hình bi ểu m ẫu n ằm bên tay trái; con các tác vụ "create" và "confirm" lệnh sản xuất này n ằm trong ph ần đ ược tô đ ỏ. 3.2. POS: nhiều tính năng và mạnh mẽ hơn Chúng tôi đã cải thiện mô đun POS sao cho đáp ứng t ất c ả các m ục tiêu: • Dễ dùng, phát triển dựa trên nền web đ ể tăng năng hi ệu su ất s ử d ụng; • Tính chính xác, cho dù chạy ở chế độ kết nối hoặc không có k ết n ối v ới máy ch ủ; • Có thể tích hợp với nhiều thiết bị POS khác. Sau khi cài mô đun POS, bạn có thể biết cách dùng nó ngay l ập t ức Hình 3.2.1. menu chính và màn hình PoS ban đ ầu Chỉ cần nhìn vào các giai đoạn trên thanh tr ạng thái, b ạn s ẽ bi ết công vi ệc bán hàng c ủa b ạn đã x ử lý tới đâu. Để sử dụng POS, bạn chỉ cần nhập số tiền vào đ ầu ca, r ồi b ắt đ ầu bán. Hình 3.2.2. Nhập số tiền đầu ca trước khi bán Người dùng có thể dùng trên các thiết bị cảm ứng ho ặc không ph ải c ảm ứng nh ư laptop, chúng tôi đã thiết kế lại để giúp thu ngân làm việc nhanh h ơn. Hình 3.2.3. Thanh trượt để làm việc với các thiết bị c ảm ứng Bạn có thể tìm nhanh sản phẩm, hàng hóa nhờ vào các danh m ục hàng hóa, ô tìm ki ếm ho ặc b ằng cách quét mã vạch. Hình 3.2.4. đơn giản hóa chức năng tìm kiếm Bạn có thể bán một lần nhiều đơn hàng bằng cách nh ấn vào nút d ấu + trên thanh tr ạng thái. Hình 3.2.5. thực hiện nhiều phiên bán hàng trong POS Bạn có thể thêm vào phương thức thanh toán m ột cách nhanh chóng thông qua menu c ấu hình và ti ếp tục bán hàng. Hình 3.2.6. tạo mới hoặc chọn các phương thức thanh toán Hình 3.2.7. một ví dụ về thanh toán bằng th ẻ ghi n ợ Sau khi hết ca làm việc, bạn có thể kiểm tra lại s ố tiền m ặt c ủa b ạn m ột cách nhanh chóng b ằng cách kiểm tra, so sánh với bảng kê mà OpenERP ghi nh ận khi ng ười dùng vào ca, ra ca. Chúng tôi cũng có thêm vào chức năng để khách hàng t ự quét mã v ạch s ản ph ẩm. Hình 3.2.8. màn hình ban đầu của giao diện mà khách hàng t ự quét mã nói trên Hình 3.2.9. sản phẩm được hiển thị sau khi khách hàng quét mã v ạch Hình 3.2.10. màn hình thanh toán khi khách hàng t ự ch ọn s ản ph ẩm POS trong OpenERP được chúng tôi thiết kế sao cho các đ ối tác có th ể d ễ dàng cài đ ặt v ới các thi ết b ị khác nhau như máy quét, ngăn kéo tiền m ặt, cân đi ện t ử, máy in và các thi ết b ị thanh toán m ột cài d ễ dàng. Chúng tôi đã phát triển một bộ API chuẩn để khi bạn c ần tích h ợp mô đun c ủa b ạn v ới m ột thi ết b ị phần cứng cụ thể nào đó, bạn chỉ cần viết thêm driver cho ph ần c ứng đó d ựa vào b ộ API này. Chúng tôi cũng đã phát triển một chương trình debug mô ph ỏng quá trình t ương tác v ới ph ần c ứng đ ể giúp bạn debug khi làm việc với các thiết bị ngoại vi trên. Hình 3.2.11. mô phỏng tương tác khi chạy ở chế đ ộ debug Khi lần đầu mở chương trình POS lên, tất cả các sản ph ẩm và hình ảnh liên quan t ới s ản ph ẩm đ ược tải về máy người dùng, do đó quá trình khởi đ ộng sẽ lâu h ơn m ột chút, nh ưng ng ược l ại nó s ẽ giúp chương trình có thể chạy được cho dù không có kết n ối t ới server. Tất cả các dữ liệu khi làm việc ở chế độ offline sẽ đ ược đ ồng bộ v ới c ơ s ở d ữ li ệu ngay khi có k ết n ối lại với server. Chúng tôi đã cải thiện nhiều th ứ đ ể giúp cho ch ương trình POS có th ể làm vi ệc t ốt trong chế độ offline: không giới hạn số lượng sản phẩm, tìm ki ếm sản ph ẩm nhanh, qu ản lý t ốt v ấn đ ề v ề thuế (tính theo giá cơ bản, phần trăm, giá cố đ ịnh) 3.3. Các công cụ để giúp nâng cao năng suất làm vi ệc như: ghi chú, b ảng công việc và các bảng cộng tác OpenERP không chỉ giúp cho hợp lý hóa quy trình kinh doanh mà còn giúp m ọi nhân viên làm vi ệc hi ệu quả hơn. Ứng dụng «Notes» mới giúp bạn có thể ghi lại các nh ắc nh ở, s ắp x ếp ý t ưởng, danh sách công việc cần làm, và các cuộc họp…của bạn. Người dùng có thể thiết kế bảng ghi chú đ ể qu ản lý thông tin hi ệu qu ả b ằng cách tùy ch ỉnh các c ột d ữ liệu, màu sắc, các tag, và bộ lọc dữ liệu. Hình phía d ưới minh h ọa cách ng ười dùng s ử d ụng ph ương pháp « Getting Things Done » để quản lý th ời gian c ủa h ọ. Hình 3.3.1. Ví dụ về cách quản lý thời gian bằng ph ương pháp GTD Các bảng ghi chú này sẽ được bảo mật, chỉ có ng ười dùng t ạo ra nó m ới có th ể th ấy đ ược. Nh ưng bạn cũng có thể mời người khác làm việc chung trên b ảng ghi chú c ủa b ạn, ví d ụ nh ư tr ường h ợp b ạn muốn chia sẻ bản ghi chú cuộc họp chẳng h ạn. Nếu bạn cài ứng d ụng pad trong OpenERP, h ệ th ống sẽ cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa cùng m ột tài li ệu cùng m ột lúc. Khi b ảng ghi chú đ ược chia s ẻ giữa các người dùng, hình đại diện của những người dùng đó s ẽ đ ược hi ển th ị trong màn hình Kanban. Các ghi chú được trình bày một cách rõ ràng và bắt m ắt gi ống nh ư các ghi chú d ạng sticky. B ạn có th ể xem hình minh họa phía dưới. Hình 3.3.2. đóng hoặc mở các cột, chuyển các ghi chú, thêm ghi chú m ới, kéo và th ả ghi chú t ới v ị trí khác hoặc thả vào cột khác. 3.4. Tổ chức sự kiện Ứng dụng mới trong OpenERP sẽ giúp cho việc t ổ ch ức và qu ản lý các s ự ki ện n ội và ngo ại b ộ đ ơn giản và dễ dàng hơn. Bao gồm các bước: • Mô tả sự kiện; • Lên kế hoạch; • Gửi thư mời và xác nhận đăng ký; • Đăng ký tham dự sự kiện; • Xác nhận số lượng khách mời; Sau khi cài đặt ứng dụng Quản lý Sự kiện, bạn có th ể dùng ngay lập t ức. Hình 3.4.1. tạo ra sự kiện đầu tiên sau khi cài đ ặt các ứng d ụng Qu ản lý S ự ki ện Nếu sự kiện này lặp đi lặp lại, bạn nên tạo ra m ột Type of Event, l ưu l ại đ ể sau này dùng. B ạn có th ể chỉ ra một số chỉ tiêu như: • Số lượng người tham gia tối thiểu; • Số lượng người tham gia tối đa; • Địa chỉ email mà bạn muốn liên kết tới loại sự kiện này; • Định sẵn mẫu email đăng ký và xác nhận tham gia s ự ki ện; Hình 3.4.2. tạo và lưu một mẫu loại sự kiện Ứng dụng mạng xã hội sẽ được cài tự động khi bạn cài ứng d ụng Quản lý S ự ki ện, cho phép ng ười dùng có thể trao đổi, thảo luận về một sự kiện bất kì. Nh ững ng ười đăng ký và tham gia, cũng nh ư t ất cả các tin nhắn thảo luận về sự kiện sẽ được hiển th ị phía bên d ưới thông tin v ề s ự ki ến đó. Hình 3.4.3.: thêm các tính năng trao đ ổi, giao tiếp cho đ ối t ượng "S ự Ki ện" Người dùng có thể xác nhận hay hủy bỏ đăng ký tham gia s ự ki ện ngay bên trong màn hình bi ểu m ẫu của một sự kiện nào đó. Các đối tác có thể xác nhận tham gia s ự ki ện thông qua trang portal (vd nh ư sự kiện huy động?? chăm sóc khách hàng), và sẽ đ ược ng ười có th ẩm quy ền xác nh ận. T ừ trong menu Registration, bạn có thể gửi mail cho từng ng ười tham gia, và theo dõi quá trình tham gia c ủa h ọ. T ất cả thông tin về sự kiện sẽ được thống kê và hiển th ị trong ph ần báo cáo. Hình 3.4.4. Người dùng đăng ký tham gia sự kiện bằng cách nh ấn vào nút Subcribe trong màn hình Kanban. Ngoài ra, với ứng dụng mở rộng Event Moodle, bạn có thể tích h ợp OpenERP v ới n ền t ảng Moodle. Ứng dụng này cho phép bạn tạo các khóa học và các sinh viên tham gia trong n ền t ảng Moodble, do đó dữ liệu sẽ nhất quán hơn, vì không phải nh ập d ữ li ệu nhi ều l ần. Đ ể s ử d ụng mô đun này, b ạn c ần cấu hình một số bước như sau: • Kích hoạt web service trong Moodle; o Bật giao thức XML RPC; o Tạo token; o Kích hoạt web service; • Nhập token hoặc tên đăng nhập và mật khẩu trong biểu m ẫu Events/Configurations c ủa OpenERP; • Sửa đổi mẫu email Đăng ký tham gia sự kiện cho t ừng s ự ki ện; bao g ồm: URL t ới Moodle, tên đăng nhập và mật khẩu của các sinh viên đã đăng ký. 3.5. Quản lý hợp đồng Ứng dụng quản lý hợp đồng sẽ giúp bạn: • Quản lý tốt các yếu tố của hợp đồng như: thời gian, s ố lượng gi ờ làm, các đi ều kho ản và đi ều kiện.. • Xử lý các hóa đơn theo thời gian: hợp đồng có giá c ố đ ịnh, th ời gian và v ật li ệu c ơ b ản, chi phí làm lại hóa đơn, hóa đơn theo từng giai đoạn, điều ki ện đ ổi m ới; • Bao gồm giá của hợp đồng: giá theo giờ tùy thu ộc vào ng ười s ử d ụng, giá c ố đ ịnh, đi ều ki ện theo số lượng, vv; • Dự báo hóa đơn, các khoản định phí; phân tích chi phí và doanh thu; • Liên kết hợp đồng với các tài khoản quản trị (chi phí và doanh thu) và các d ự án (qu ản lý các công việc liên quan, bảng chấm công hoặc các vấn đ ề) • Theo dõi: cứ mỗi tuần, hệ thống sẽ tự động gửi những c ảnh báo các h ợp đ ồng s ắp tr ễ h ạn cho những người chịu trách nhiệm của từng hợp đ ồng. Hình 3.5.1. màn hình biểu mẫu của hợp đồng Khi bạn đánh dấu chọn “Timesheets” và “Tasks” trong h ợp đ ồng thì h ệ th ống s ẽ t ự đ ộng sinh ra các dự án tương ứng trong phần Project Management, để bạn có th ể qu ản lý các công vi ệc liên quan t ới dự án đó. Nút “Cost and Revenues” sẽ cho phép ng ười dùng nh ập các dòng bút toán (doanh thu và chi phí) cho hợp đồng này, nhờ vào các tính năng c ủa k ế toán qu ản tr ị. Hình 3.5.2. tạo một hóa đơn cho cho các hợp đ ồng c ủa cùng m ột đ ối tác Khi hợp đồng sắp tới ngày gia hạn, hệ thống sẽ thông báo cho b ạn bi ết qua email, và con s ố n ằm ngay bên cạnh của menu Contract sẽ tự động được tăng lên và hiển th ị cho b ạn th ấy. Mỗi nhân viên kinh doanh sẽ có một màn hình quản lý đ ể ki ểm soát tình hình ti ến tri ển c ủa h ợp đ ồng. Nhìn vào màn hình này họ sẽ biết các công việc đã hoàn thành, tình hình hóa đ ơn, gia h ạn h ợp đ ồng ... Người dùng có thể tạo ra và cấu hình sẵn cho m ột s ố m ẫu h ợp đ ồng đ ể s ử d ụng l ại sau này, ví d ụ như hợp đồng hỗ trợ trả trước, hợp đồng cho một dự án nào đó, h ợp đ ồng cho các đ ại lý bán l ẻ …) 3.6. Quản lý dự án Chúng tôi đã xem xét lại toàn bộ ứng d ụng Dự Án. Ở các phiên b ản tr ước, khi b ạn ch ọn các Công Vi ệc, thì hệ thống sẽ đưa ra cho bạn tất cả các d ự án, rồi sau đó b ạn ph ải l ọc l ại đ ể đ ược k ết qu ả mong muốn. Giao diện màn hình có nhiều c ột, làm cho bạn khó n ắm b ắt và tìm nhanh thông tin. Trong OpenERP 7.0, bạn nhấn vào Project , sau đó bạn có th ể t ạo m ới và c ấu hình toàn b ộ cho d ự án mới của bạn. Hình 3.6.1. Màn hình tạo dự án mới Trong phiên bản này, tất cả các cấu hình cho d ự án đ ược t ập trung vào m ột ch ỗ, b ạn có th ể c ấu hình ngay trong màn hình của dự án: • Xác định các giai đoạn của dự án; • Tạo ra các công việc; • Ghi nhận lại các dòng chấm công (dựa vào hợp đ ồng ho ặc tài kho ản qu ản tr ị); • Ghi nhận các vấn đề phát sinh; • Tập trung tài liệu liên quan tới dự án; • Xác định các thành viên trong nhóm; Khi nhấn chuột vào các thẻ trên màn hình Kanban c ủa d ự án, b ạn s ẽ th ấy nhanh đ ược t ất c ả công việc liên quan tới dự án mà bạn đã chọn. Chúng tôi đã cải thiện khả năng tích h ợp gi ữa công việc và b ảng ch ấm công. Khi b ạn t ạo m ột dòng chấm công trong mục công việc của một dự án, thì dòng này cũng s ẽ đ ược ghi nh ận thành m ột dòng chấm công trong ứng dụng Quản lý Nhân Sự, cũng nh ư trên màn hình Task to Invoice và Task Work. 3.7. Nhập bảng chấm công nhanh chóng Ứng dụng Timesheets được chúng tôi chỉnh sửa lại đ ể giúp ng ười dùng nh ập li ệu m ột cách nhanh chóng hơn. Người dùng có thể nhập thời gian mà h ọ đã tham gia cho t ừng d ự án m ột l ần trên cùng một màn hình. Hình 3.7.1. nhập liệu cho mỗi dự án; có con số t ổng cho t ừng ngày và cho t ừng d ự án. Nhân viên có thể tự chấm công theo từng dự án trong nguyên m ột tu ần ho ặc m ột tháng. B ảng ch ấm công này được dựa vào sự phân chia công việc. Con s ố cu ối trong t ừng c ột cho bi ết th ời gian mà b ạn đã tham gia và các dự án trong một ngày, con s ố cu ối trong t ừng dòng cho bi ết th ời gian mà b ạn đã tham gia vào trong một dự án nào đó; giúp cho bạn và ng ười qu ản lý có th ể xác nh ận d ễ dàng. Bạn có thể xem lại hoặc chỉnh sửa nội dung chi ti ết công việc mà b ạn đã làm trong t ừng ngày trong tab Daily. Ngay khi bạn nhập dữ liệu vào trong tab Daily thì d ữ liêu trong tab Weekly s ẽ đ ược thay đ ổi ngay, nhưng vẫn chưa được lưu vào hệ thống. Hình 3.7.2. tab công việc hàng ngày hiển th ị chi ti ết công vi ệc, và cho phép t ạo ghi chú ho ặc ch ỉnh s ửa dữ liệu hàng ngày đó. 3.8. Quản lý chấm công với chức năng vào ca/ ra ca được cải thi ện Chúng tôi đã phát triển một chức năng đ ể giúp cho ng ười dùng đánh d ấu vào ca/ ra ca d ễ dàng h ơn. Widget chức năng này được đặt trên thanh menu l ớn phía trên tay ph ải c ủa trình duy ệt, n ằm ngay bên trái chỗ thiết lập người dùng. Bây giờ bạn ch ỉ vi ệc nh ấn chu ột vào widget này là đi ểm danh xong. Ở các phiên bản OpenERP trước đây, người dùng ph ải vào menu “Human Resources/Attendance: Sign-in or Sign-out”, để điểm danh. Chúng tôi đã bỏ ch ức năng này trong b ản 7.0. Widget điểm danh này sẽ có sau khi bạn cài xong ứng d ụng Timesheets. Hình 3.8.1. đánh dấu vào ca/ ra ca chỉ v ới m ột cái nhấn chu ột Bây giờ người dùng có thể chấm công dễ dàng v ới ch ức năng vào ca/ra ca; và ng ười qu ản lý có th ể kiểm tra xem dữ liệu trong bảng chấm công c ủa ng ười dùng có đúng hay không. Trong màn hình Timesheets, bạn có thể so sánh d ữ li ệu gi ữa các l ần vào ca/ ra ca v ới b ảng ch ấm công, bạn sẽ biết dữ liệu nhập bởi người dùng có đúng hay không. Hình 3.8.2. dữ liệu Vào Ca / Ra Ca so sánh v ới các dòng ch ấm công trong màn hình Timesheet. 3.9. OpenERP có thêm chức năng quản lý phương tiện đi lại Ứng dụng mới này được thêm vào trong OpenERP, giúp bạn có th ể qu ản lý ph ương ti ện đi l ại c ủa công ty bạn. Bạn có thể theo dõi các hợp đ ồng v ề xe cộ, d ịch v ụ b ảo trì xe, b ản ghi v ề xăng d ầu cũng như tình hình xử dụng xe cộ, người sử dụng xe, và c ập nh ật đ ồng h ồ đo km .. m ột cách d ễ dàng. Hình 3.9.1. Quản lý phương tiện: giao diện màn hình Kanban Mục đích của ứng dụng này là xác định và theo dõi s ố ti ền chi tiêu cho t ừng xe trong công ty b ạn. Các chi phí định kì như hợp đồng thuê xe sẽ đ ược t ự đ ộng t ạo ra vào đ ầu m ỗi kì (th ời gian c ủa m ỗi kì được xác định trong hợp đồng như: ngày/tuần/tháng/năm) Các chi phí này được thể hiện dưới dạng danh sách ho ặc đ ồ th ị tùy vào c ấu hình c ủa b ạn. Các danh sách và đồ thị này sẽ giúp bạn nắm bắt nhanh, và có cái nhìn t ổng quan v ề chi phí mà b ạn đã b ỏ ra cho xe cộ. Hình 3.9.2. Đồ thị cho thấy chi phí hàng tháng và các c ảnh báo. Hình 3.9.3. Đồ thị cho thấy chi phí bảo trì và chi phí nhiên li ệu Bằng các công cụ báo cáo, bạn có thể so sánh, phân tích xem b ạn đã b ỏ chi phí ra cho xe nào nhi ều nhất, những xe đó đã bảo trì, sửa chữa những gì … Hình 3.9.4. Báo cáo phân tích chi phí Ứng dụng này có một tiện ích khác là bạn sẽ không c ần nh ớ nh ững ngày ph ải gia h ạn h ợp đ ồng thuê xe của bạn. Khi một hợp đồng nào đó đến hạn, hệ thống sẽ t ự đ ộng g ởi m ột email c ảnh báo và đ ưa ra một số công cụ trực quan khác để giúp bạn biết để gia h ạn ho ặc k ết thúc h ợp đ ồng. 3.10. Quy trình Quản Lý Chi Phí được tinh giản Quy trình quản lý chi phí được tinh giản, bạn không c ần ph ải ch ờ hóa đ ơn t ừ nhà cung c ấp r ồi m ới tr ả tiền lại cho nhân viên. Tất cả các bút toán chi phí đ ược sinh ra ngay sau khi b ạn xác nh ận các kho ản chi phí đó. Người quản lý sẽ được cảnh báo qua hệ thống tin nh ắn khi có m ột kho ản chi phí nào đó c ần đ ược xác nhận. Nhân viên hoặc người quản lý có thể xem xét khoản chi phí đó có phù h ợp hay không; n ếu không thì chỉ cần giải thích lý do ngay trên hệ th ống. Ng ười qu ản lý s ẽ bi ết đ ược mình c ần ph ải xác nhận bao nhiêu khoản chi phí nhờ các con s ố hi ển th ị trên menu đ ược t ạo ra b ởi tính năng « need action » (đã đề cập ở trên). Dựa vào kế toán quản trị và ứng dụng Quản Lý Hợp Đồng, ứng d ụng này cho phép t ự đ ộng t ạo l ại hóa đơn cho các hợp đồng mà bạn phải bỏ chi phí cho khách hàng c ủa b ạn. 3.11. Quản lý Các Liên Hệ tốt hơn 3.11.1. OpenERP thích ứng với mô hình B2C (Business to Customer): "Đ ối Tác" trở thành "Liên Hệ" Ở các phiên bản trước, người dùng hay có sự nh ầm lần gi ữa Đ ối Tác, Đ ịa Ch ỉ và Liên H ệ; và vi ệc giao dịch với những khách hàng là cá nhân mà không ph ải là m ột công ty (mô hình B2C) có h ơi ph ức t ạp; do đó trong bản 7.0 này, chúng tôi đã có m ột s ố thay đ ổi nh ư sau: Chúng tôi vẫn giữ lại các tính năng cũ; nh ưng đã sát nh ập hai menu Liên H ệ và Công Ty l ại v ới nhau. Nên bây giờ khi bạn thêm một Liên Hệ vào hệ th ống, bạn ph ải ch ỉ ra Liên H ệ này là m ột cá nhân hay là một công ty bằng cách sử dụng checkbox. Bây giờ khi tạo hóa đơn, bạn sẽ chọn xuất hóa đ ơn này cho m ột công ty hay là m ột cá nhân; nên s ẽ phù hợp hơn với mô hình kinh doanh B2C. Sẽ không còn s ự nh ầm l ẫn gi ữa Đ ối Tác và Đ ịa Ch ỉ, vì bây giờ trong hệ thống chỉ còn "Liên Hệ": cá nhân ho ặc công ty. Như hình bên dưới, công ty "Argolait" có 2 Liên Hệ, m ột trong s ố đó là Thomas Passot: Hình 3.11.1.1. Khách hàng là một công ty Thomas Passot cũng có thể là khách hàng c ủa bạn; do đó b ạn xem anh ấy nh ư là m ột Liên H ệ d ạng cá nhân trong hệ thống như hình dưới đây: Hình 3.11.1.2. Khách hàng là một cá nhân Do đó khi bạn tìm khách hàng Passot, bạn s ẽ tìm đ ược hai Liên H ệ; m ột liên h ệ liên quan t ới công ty Agrolait và một là cá nhân anh ấy. Hình 3.11.1.3. Khách hàng vừa là cá nhân; v ừa liên quan t ới m ột công ty Hình 3.11.1.4. Ô nhập liệu Khách Hàng trong màn hình báo giá. Bây giờ, Người Dùng, Khách Hàng và Nhà Cung C ấp đ ều đ ược xem nh ư là m ột Liên H ệ; vào menu Home/Organizer/Contacts để xem tất cả các liên hệ c ủa bạn. Ho ặc b ạn cũng có th ể vào menu Sales/Customers để xem tất cả các Liên Hệ là Khách Hàng hoặc menu Purchases/Suppliers đ ể xem t ất cả các Liên Hệ là Nhà Cung Cấp. Trong hai màn hình danh sách Khách Hàng, Nhà Cung C ấp; n ếu b ạn xóa đi các điều kiện tìm kiếm mặc định sẵn thì h ệ th ống s ẽ hi ển th ị t ất c ả các Liên H ệ lên bao g ồm: Người Dùng, Khách Hàng và Nhà Cung Cấp. 3.11.2. Người Dùng OpenERP cũng được xem là một Liên Hệ Khi bạn tạo ra một người dùng mới; ví dụ một nhân viên c ủa công ty ho ặc m ột ng ười dùng bên ngoài công ty (sử dụng thông qua trang portal) thì OpenERP 7.0 s ẽ t ự đ ộng t ạo các liên h ệ t ương ứng cho bạn. Sự cải tiến này mang lại một lợi ích: bạn không ph ải nh ập l ại d ữ li ệu liên h ệ cho m ột ng ười dùng OpenERP. Bây giờ, khi bạn nhập các thông tin liên quan t ới liên h ệ (avatar, đ ịa ch ỉ email, đ ịa ch ỉ b ưu chính ...) thì các thông tin về người dùng liên quan s ẽ đ ược c ập nh ật theo và ng ược l ại. V ề m ặt kĩ thuật, nó dùng tính năng thừa kế. Việc tự động tạo liên hệ cho người dùng OpenERP sẽ giúp bạn không ph ải nh ập li ệu thông tin liên h ệ và người dùng nhiều lần; và bạn có thể nhập các bút toán liên quan t ới ng ười dùng nh ư: tính l ương, ứng trước .. Hơn nữa, việc cấp quyền truy cập cho ng ười dùng thông qua trang portal s ẽ d ễ dàng h ơn. 3.11.3. Tự động tạo các liên hệ bằng cách tích hợp với LinkedIn Trước đây, người dùng chỉ có thể nhập thủ công các liên hệ vào trong OpenERP ho ặc import qua ch ắc năng import dữ liệu (người dùng vẫn có thể dùng ch ức năng này trong b ản 7.0). OpenERP 7.0 cho phép bạn tạo các liên hệ thông qua tài khoản LinkedIn c ủa b ạn. Ti ện ích này giúp b ạn ti ết ki ệm th ời gian nhiều hơn vì không phải nhập liệu nhiều lần. Đồng th ời, nó cũng đ ảm b ảo s ự nh ất quán c ủa d ữ li ệu và giúp bạn có thể liên hệ trực tiếp v ới ng ười khác. Tính năng này thiết lập khá dễ dàng. Bạn ch ỉ cần bật ch ức năng tích h ợp LinkedIn trong menu Setting/Sales; và sau đó bạn có thể import tất cả các liên h ệ c ủa b ạn t ừ LinkedIn vào h ệ th ống. Hình 3.11.3.1. Bật tích hợp với LinkedIn trong menu Settings/Sales/Configuration Hìn h 3.11.3.2. hướng dẫn cài đặt chi tiết để tích h ợp v ới LinkedIn Khi tạo ra một khách hàng mới trong OpenERP, m ột nút m ới s ẽ xu ất hi ện bên c ạnh ô nh ập d ữ li ệu cho tên của khách hàng. Khi nhấn vào nút này, thì h ệ th ống s ẽ h ướng d ẫn t ừng b ước đ ể b ạn import d ữ liệu từ LinkedIn vào OpenERP. Hình 3.11.3.3. nút LinkedIn nằm bên cạnh ô nhập tên khách hàng Hình 3.11.3.3. đăng nhập vào LinkedIn để lấy thông tin c ủa công ty và các liên h ệ Khi người dùng được kết nối; các thông tin liên hệ c ủa công ty, ảnh đ ại di ện ho ặc logo đi kèm, s ẽ được nạp vào OpenERP; do đó giảm đáng kể thời gian nh ập d ữ li ệu cho ng ười dùng. Hình 3.11.3.5. dữ liệu liên hệ của LinkedIn trong các màn hình khách hàng 3.12. Hỗ trợ đa ngôn ngữ tốt hơn 3.12.1. Định dạng địa chỉ và báo cáo tốt hơn Theo mặc định, địa chỉ trong màn hình biểu m ẫu liên h ệ s ẽ theo đ ịnh d ạng Anglo-Saxon (Tên, Đ ịa ch ỉ, Email, Điện thoại). Khi bạn nhập vào địa chỉ c ủa công ty, OpenERP s ẽ xác đ ịnh đ ịnh d ạng đ ịa ch ỉ c ủa quốc gia bạn. Hai hình bên dưới cho thấy sự khác nhau: Hình 3.12.1.1. cấu trúc địa chỉ của liên h ệ Agrolait v ới đ ịa ch ỉ công ty t ại Hoa Kỳ (bên trái là màn hình chỉnh sửa) Hình 3.12.1.2. cấu trúc địa chỉ của liên hệ Agrolait v ới đ ịa ch ỉ công ty t ại Pháp (bên trái là màn hình chỉnh sửa) 3.12.2. Định dạng tiền tệ phù hợp hơn Bây giờ, định dạng tiền tệ phù hợp hơn trong m ỗi ch ứng t ừ: khi s ử d ụng ti ền đô la thì kí hi ệu đô la s ẽ được hiển thị phía trước con số tổng tiền; nếu dùng ti ền euro thì kí hi ệu đ ồng euro s ẽ đ ược hi ển th ị phía sau của tổng tiền. Đơn vị tiền tệ trong các bi ểu mẫu, báo cáo, thu ế s ẽ đ ược hi ển th ị đúng nh ư quy định của các quốc gia. 3.13. Quản lý bữa ăn công ty Nhiều công ty đặt bánh mì, pizza và các mặt hàng th ực ph ẩm khác đ ể cung c ấp cho nhân viên c ủa h ọ. Thông thường, các đơn hàng này được đặt cho các nhà cung c ấp quen thu ộc. Tuy nhiên, khi s ố l ượng nhân viên tăng lên, công ty cần phải quản lý vi ệc đ ặt hàng b ữa ăn. Ứng d ụng "Lunch Order" đ ược phát triển để giúp quản lý dễ dàng hơn, và đưa ra cho nhân viên m ột công c ụ đ ể qu ản lý ch ế đ ộ ăn u ống của mình. Ngoài việc quản lý bữa ăn và các nhà cung c ấp, mô đun này còn đ ưa ra tính năng c ảnh báo và giúp nhân viên chọn nhanh món ăn d ựa vào s ở thích c ủa mình. Mô đun này s ẽ r ất c ần thi ết n ếu bạn muốn tiết kiệm thời gian của nhân viên trong chuy ện ăn u ống. Hình 3.13.1. Quản lý các nhà cung c ấp thực ph ẩm Với ứng dụng này, nhân viên có thể: • Đặt bữa trưa của họ bằng cách nhập thông tin vào bi ểu mẫu ho ặc ch ọn nhanh các món mà h ọ thích; • Xem lại những gì họ đã đặt trước đây và đánh giá các kh ỏan chi tiêu cho b ữa tr ưa c ủa h ọ; Người quản lý có thể quản lý các món ăn, danh m ục các món ăn và nhà cung c ấp. Ngoài ra, h ọ cũng có thể quản lý tất cả việc đặt, giao nhận và hòan tr ả ti ền b ữa ăn c ủa nhân viên. Nhân viên có th ể đ ược báo ăn trưa thông qua một hệ thống thông báo. 4. Các tính năng mới được phát triển và các tính năng cũ đ ược c ải ti ến 4.1. Phân loại bằng cách sử dụng các thẻ tag Tính năng mới đánh dấu bằng thẻ Tag đ ưa ra cho bạn m ột công c ụ đ ầy m ạnh m ẽ đ ể tìm ki ếm nhanh dữ liệu trên hệ thống. Bạn có thể tạo thẻ Tag dễ dàng và nhi ều tag m ột l ần. Chúng tôi đã tạo ra một cách mới để bạn đánh dấu tag cho khách hàng c ủa b ạn: b ạn ch ỉ c ần nh ập vào các tag mà bạn muốn, lưu biểu mẫu lại, hệ thống sẽ t ự đ ộng t ạo và thi ết l ập cho b ạn. Cách này r ất dễ dùng và tiết kiệm thời gian. Bạn có thể dùng các thẻ tag để đánh dấu một s ố đ ối t ượng sau: • Nhiệm Vụ; • Liên Lạc - Khách Hàng; • Đầu Mối và Cơ Hội Kinh Doanh; • Bảng Báo Giá và Đơn Bán Hàng; • Thuế trong các dòng đơn hàng; • Liên Lạc - Nhà Cung Cấp; • Thành Viên (trong các ứng dụng để trao đổi, giao ti ếp); • Vấn Đề, Lỗi Phát Sinh; • Nhân Viên; • Vị Trí Công Việc trong mô đun HR; Để tạo một thẻ tag, bạn chỉ cần nhập tên thẻ vào, rồi nhấn nút t ạo ngay phía d ưới. (chúng tôi đã đ ưa tính năng tạo nhanh của many_to_one vào trong many_to_many). B ạn có th ể ch ọn b ất c ứ th ẻ tag nào để đánh dấu cho một liên hệ cụ thể, miễn là bạn th ấy nó phù h ợp. Ví d ụ, b ạn có th ể đánh d ấu tag là "OEM" và "AM" cho một nhà cung cấp để chỉ ra đây là m ột công ty v ừa s ản xu ất thi ết b ị g ốc, v ừa s ản xuất phụ tùng thay thế. Bạn có thể tìm kiếm theo tag trên màn hình danh sách. Hình 4.1.1. Thêm nhiều thẻ tag vào một nhà cung c ấp 4.2. Import dữ liệu đơn giản hơn Chúng tôi đã thiết kế lại hoàn toàn đ ể import d ữ li ệu vào OpenERP d ễ dàng h ơn. Khi thiết lập tùy chọn "Allow users to import data from CSV files" trong menu Settings/Configuration/General Settings, thì ng ười dùng m ới th ấy công c ụ import/export trong h ệ thống. Nút Import được đặt ngay bên cạnh nút Create trong màn hình danh sách. Hình 4.2.1. Nút Import nằm ngay bên c ạnh nút Create Sau khi chọn dữ liệu để import, bạn có thể xem trước chúng ngay l ập t ức, vì v ậy s ẽ ti ết ki ệm đ ược nhiều thời gian. Trong các phiên bản trước c ủa OpenERP, bạn ph ải import l ại nhi ều l ần, m ỗi khi có một dòng dữ liệu nào đó không đúng. Bây giờ, hệ th ống s ẽ phân tích n ội dung t ập tin d ữ li ệu, và s ẽ ch ỉ ra tất cả các lỗi hoặc vấn đề của từng dòng nếu có. Trong trường hợp định dạng file import bị lỗi thì OpenERP s ẽ đ ề ngh ị và đ ưa ra h ướng d ẫn đ ể giúp bạn sửa lại nội dung file đó. Hơn nữa, việc đối chiếu các trường dữ liệu đã đ ược c ải thi ện. H ệ th ống s ẽ đ ưa ra các đ ề xu ất ch ọn d ữ liệu thay thế, nếu nó không tìm thấy dữ liệu mà người dùng ch ỉ ra. Ở các phiên b ản tr ước, h ệ th ống s ẽ dừng import ngay khi gặp bất kì một lỗi nào. Bây gi ờ, nó s ẽ li ệt kê t ất c ả các l ỗi ra (n ếu có), đ ể ng ười dùng chỉnh sửa hết trước khi import lại. Hình 4.2.2. Những giải pháp đề xuất của OpenERP trong tr ường h ợp Import b ị l ỗi Như bạn có thể thấy trong hình trên, các câu h ỏi th ường gặp đ ược thêm vào h ộp tho ại import đ ể giúp bạn có thể giải quyết được vấn đề nhanh chóng khi import. 4.3. Đăng nhập với Google và Facebook Từ phiên bản 7.0, bạn có thể thực hiện chứng th ực bên ngoài v ới c ơ ch ế Open Authentication (Vi ết tắt OAuth). Các tài khỏan của Facebook và Google có thể s ử d ụng đ ược trong OpenERP. • Facebook Graph là nền tảng để chúng tôi lấy thông tin vào và ra c ủa Facebook; • API của Google sử dụng giao thức OAuth 2,0 để xác th ực và ủy quy ền. Hình 4.3. Đăng nhập một lần: các nhà cung c ấp Cơ chế tương tự cho phép người dùng SaaS có th ể đăng nhập vào h ệ th ống c ủa h ọ t ừ trang ch ủ ho ặc website của chúng tôi. Hầu hết các công ty s ử d ụng OpenERP đ ều có nhi ều h ơn m ột c ơ s ở d ữ li ệu (csdl). Trước đây để sử dụng csdl nào thì bạn đăng nh ập vào csdl đó, làm m ất nhi ều th ời gian. Hi ện nay sau khi bạn đăng ký tiện ích đăng nhập m ột l ần, b ạn có th ể truy c ập vào t ất c ả các csdl c ủa b ạn (vd: csdl test, csdl để chạy cho sản xuất ..) m ột lần. 4.4. Sử dụng phím tắt để thao tác OpenERP 7.0 cho phép bạn dùng các phím tắt trong page view giúp b ạn làm vi ệc nhanh h ơn. Các phím tắt được sử dụng thường xuyên nhất là: • modifier key + c: Tạo mới; • modifier key + d: Huỷ bỏ; • modifier key + e: Chỉnh sửa; • modifier key + s: Lưu lại; Vì mỗi trình duyệt sẽ có modifier keys khác nhau, nên b ạn vui lòng xem thêm t ại đây en.wikipedia.org/wiki/Access_key để biết chi tiết. 4.5. Dữ liệu trực quan : giao diện biểu đồ mới Kết quả kiểm thử về trải nghiệm người dùng cho th ấy các bảng đi ều khi ển m ặc đ ịnh không giúp cho người dùng tăng cao năng suất làm việc; và các bảng đi ều khi ển cũng không đáp ứng đ ược mong muốn, yêu cầu của người dùng. Người dùng chỉ xem thông tin trên các b ảng đi ều khi ển và báo cáo dạng đồ thị khi cần thiết. Nên trong phiên bản này, t ất c ả các b ảng đi ều khi ển và báo cáo đ ược đ ặt tập trung vào menu "Reporting". Hình 4.5.1. tổng thể menu Reporting Hơn nữa, nếu bạn muốn có một cái nhìn tổng th ể về d ữ li ệu c ủa b ạn trong OpenERP, thì b ạn có th ể xem dưới dạng biểu đồ. Các biểu đồ mới đẹp hơn, rõ ràng h ơn; giúp b ạn hình dung các con s ố c ủa bạn tốt hơn. Hình 4.5.2. Các bảng điều khiển và biểu đ ồ mới Ngoài cách bố trí rõ ràng hơn so với bản 6.1, đ ồ th ị trong b ản 7.0 còn có thêm nhi ều tính năng nh ư: • • 5 kiểu mới: o Biểu đồ cột (có thể xếp chồng hoặc không); o Biểu đồ tròn; o Biểu đồ miền (có thể xếp chồng hoặc không); o Biểu đồ đường; o Biểu đồ radar; một menu mới để tự động thay đổi các biểu đồ: o Đổi kiểu biểu đồ, chuyển thành dạng lưới, sửa đ ổi tiêu đ ề, thay đ ổi ch ế đ ộ, chuy ển vào các ô dạng lưới, sửa đổi tiêu đề, thay đổi chú thích… • Tải dữ liệu dưới dạng file CSV hoặc xuất sang một đ ịnh d ạng ảnh PNG; • Biểu đồ rõ ràng hơn và vừa với kích thước màn hình; 4.6. Tích hợp Google Docs: sử dụng bảng tính và các tập tin văn b ản Bình thường, người dùng có rất nhiều các công c ụ để xử lý các công vi ệc kinh doanh hàng ngày c ủa h ọ. Bên cạnh việc sử dụng ERP, nhiều người trong s ố đó v ẫn s ử d ụng các t ập tin văn b ản và b ảng tính đ ể phục vụ cho công việc kinh doanh. Hiện nay chúng tôi đã tích h ợp các file văn b ản và b ảng tính v ới OpenERP 7.0; giúp người dùng cuối có thể đ ưa các file này vào trong tài kh ỏan c ủa h ọ trong OpenERP. Để giúp họ có thể xử lý các file văn bản và bảng tính ngay trong OpenERP đ ể ti ếp ki ệm th ời gian. Mở một công việc trong ứng dụng quy trình tuy ển d ụng là m ột ví d ụ c ủa m ột đ ối t ượng OpenERP: bạn có thể đính kèm một form đánh giá cu ộc ph ỏng v ấn mà b ạn đ ể trong Google Docs, và t ự đ ộng liên kết nó để hiểu rằng đó là đơn xin làm việc. Sau đó, bạn có th ể chia s ẻ t ập tin Google Docs v ới những người mà bạn muốn. Lấy ví dụ này một bước xa hơn, bạn có th ể liên k ết m ột m ẫu tài li ệu, nói mẫu đánh giá cuộc phỏng vấn, và liên kết chúng vào t ất c ả các công vi ệc c ủa b ạn. Và m ỗi khi b ạn có nhu cầu thuê, bạn có thể huy động các mẫu đánh giá d ựa trên Google Doc. Sau khi cài đặt module Google Docs, bạn chỉ ra các m ẫu s ẽ dùng v ới Google Docs; và b ạn cũng ph ải điền vào các thông tin cá nhân trong menu c ấu hình cho User. Hình 4.6.1. tích hợp Google Docs : màn hình cấu hình cho Google Docs 4.7. Dịch tự động: Tích hợp với Gengo Với xu hướng "thế giới phẳng" như hiện nay thì vấn đ ề đa ngôn ng ữ ngày càng đ ược quan tâm nhi ều hơn. Để giúp bạn dịch các thông tin mà bạn qu ản lý (ví d ụ nh ư: b ảng mô t ả s ản ph ẩm) trong OpenERP; chúng tôi đã thêm vào một tính năng đ ể b ạn có th ể nh ờ m ột bên th ứ ba chuyên v ề d ịch thuật để dịch giúp bạn. Chúng tôi đã tích hợp Gengo (một dịch v ụ d ịch thuật tr ực tuy ến tr ả phí) vào trong OpenERP. B ạn có thể dịch các thông tin trong OpenERP nh ư các đi ều kho ản thanh toán, các m ẫu email cho chi ến d ịch quảng cáo; thậm chí các nội dung trên c ổng portal, các tin m ới trong m ỗi m ục blog. Hình 4.7.1. Chỉ ra các thông số Gengo trong menu Settings/Companies/Companies: Your Company 4.8. Cải tiến trao đổi dữ liệu qua: Portal và EDI Một mặt, OpenERP cho phép bên ngoài có thể truy c ập m ột s ố thông tin trong h ệ th ống OpenERP c ủa bạn. Theo cách này, các bên thứ ba như khách hàng, nhà cung c ấp có th ể đăng nh ập vào h ệ th ống c ủa bạn và xem được một số thông tin mà bạn cho phép h ọ xem. Mặt khác, OpenERP có thể trao đổi tin nhắn giữa hai ho ặc nhi ều h ệ th ống OpenERP v ới nhau. Ví d ụ, khách hàng của bạn có thể lấy bảng báo giá c ủa công ty bạn và h ọ có th ể tích h ợp nó vào h ệ th ống OpenERP của họ (sẽ được xem như là bảng báo giá c ủa nhà cung c ấp). Các h ệ th ống s ẽ t ự đ ộng nh ận dạng tương thích và xử lý. Cơ chế EDI được kích hoạt khi một người dùng chia s ẻ m ột đ ối t ượng trong OpenERP (ví d ụ nh ư m ột báo giá bán hàng) cho khách hàng. Khách hàng sẽ nh ận đ ược m ột email có ch ứa file EDI; trong file này sẽ có chứa một chuỗi key được tự động sinh ra; nội dung email ch ứa đ ường d ẫn t ới đ ối t ượng mà người dùng chia sẻ, cho phép khách hàng có th ể xem tr ực ti ếp đ ối t ượng đó trong h ệ th ống OpenERP. Ngoài ra, trong email còn đính kèm thêm m ột tập tin JSON, cho phép khách hàng có th ể import vào trong hệ thống OpenERP của họ. OpenERP 7.0 t ự đ ộng thêm các h ướng d ẫn gi ải thích làm th ế nào đ ể import file này vào hệ thống. Thông thường, khách hàng chỉ cần nhấn chuột vào liên k ết đ ể xem d ữ li ệu trong màn hình bi ểu m ẫu. Một bảng điều khiển sẽ được hiển thị kèm theo để cho khách hàng l ựa ch ọn import file EDI vào h ệ thống của họ bằng URL hoặc lấy file dữ liệu JSON v ề, rồi t ự import. Hoặc khách hàng cũng có thể tiến hành bằng cách chuy ển ti ếp th ư đ ến đ ịa ch ỉ email trong h ệ th ống OpenERP của họ. Sau khi nhận được tin nhắn EDI và xác nhận thông tin trong tin nh ắn thì file EDI này sẽ được import vào trong hệ thống của họ. Khi xác nh ận thông tin không đúng, thì tin nh ắn EDI này được xếp vào trong một hàng đợi, để cho người quản tr ị xác nh ận l ại. Cu ối cùng, h ệ th ống s ẽ so sánh chuỗi key xác nhận và id của hệ thống OpenERP c ủa nhà cung c ấp s ẽ đ ược l ưu vào trong c ơ s ở d ữ liệu, sau này hệ thống OpenERP của khách hàng sẽ t ự đ ộng ti ếp nh ận các tin nh ắn EDI t ừ ngu ồn đó. OpenERP cho phép chia sẻ tài liệu với khách hàng thông qua trang portal. Khi ng ười dùng quy ết đ ịnh chia sẻ một tài liệu nào đó (ví dụ như một báo giá) thì ng ười nh ận s ẽ có quy ền truy c ập vào h ệ th ống OpenERP của người gửi; để xem tài liệu mà họ đ ược chia sẻ. Hình 4.8.1. Chia sẻ một bảng báo giá Hình 4.8.2. Chọn phương pháp để chia sẻ một bảng báo giá Nếu chọn "Direct Link or embed code" thì h ệ th ống sẽ sinh ra m ột URL và m ột đo ạn mã đ ể b ạn chia sẻ với khách hàng/nhà cung cấp của bạn; khách hàng có th ể chèn đo ạn mã đó vào n ơi nào đó mà h ọ muốn. Fig.4.8.3. Chọn "Direct Link or embed code" Nếu chọn là Email thì khách hàng sẽ nhận đ ược m ột email có ch ứa m ột đ ường d ẫn; khi khách hàng nhấn vào đường dẫn đó, thì sẽ tự động được chuyển t ới bảng báo giá trên h ệ th ống OpenERP c ủa người gửi. Tùy theo mức độ "chia sẻ" mà người khách hàng đó có th ể Xem ho ặc Ch ỉnh S ửa. Khi bạn muốn gửi bảng báo giá cho những ng ười dùng mà tr ước đây b ạn đã có chia s ẻ tài li ệu cho h ọ thì hệ thống sẽ nhắc cho bạn biết là đã có tên đăng nh ập c ủa nh ững ng ười dùng này đã có r ồi; b ạn có thể dùng lại các tên đăng nhập đó, xóa đi hoặc t ạo thêm m ột cái m ới. Hình 4.8.4. Danh sách những người dùng mà bạn đã chia s ẻ tài li ệu cho h ọ Nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu cho một số nhóm sẵn có nào đó đã có trong h ệ th ống thì b ạn ch ọn "existing groups method". Tất cả các thành viên trong các nhóm đ ược ch ọn s ẽ nh ận đ ược thông báo và họ có thể xem bảng báo giá đó. 4.9. Mô tả mô đun chi tiết hơn Chúng tôi đã tạo ra một định dạng mới đ ể cho các mô t ả c ủa m ỗi mô đun trong OpenERP đ ẹp h ơn, d ễ hiểu và chi tiết hơn. Vì vậy người dùng có thể bi ết đ ược các ch ức năng c ủa mô đun khi đ ọc mô t ả này. Hình 4.9.1. Bảng mô tả của một mô đun Để xem mô tả của một mô đun, bạn vào menu Settings/Modules r ồi nh ấn vào tên mô đun b ạn mu ốn xem. Khi bạn vừa mới tạo một cơ sở dữ liệu mới, trang ch ủ c ủa bạn s ẽ hi ển th ị lên danh sách các ứng dụng, bạn chỉ cần nhấn chuột vào các ứng dụng đó đ ể xem mô t ả chi ti ết. 4.10. Email chuyển tiếp Trong OpenERP 7.0 có một khái niệm mới là email chuy ển ti ếp. Email chuy ển ti ếp có th ể áp d ụng cho một người dùng hoặc một đối tượng bất kì nào đó trong OpenERP. Do đó, các email g ửi đ ến có th ể được tích hợp tự động trong OpenERP. Bạn không cần ph ải c ấu hình nhi ều email gateway n ữa. M ột một tài liệu, chứng từ đều có riêng những email chuy ển tiếp c ủa nó. Nh ững email chuy ển ti ếp này hoạt động dựa vào mô hình chuyển tiếp email có sẵn. Ví d ụ: khi có m ột email báo cáo v ề m ột v ấn đ ề gì đó thì hệ thống sẽ tự động tạo một Vấn Đề Phát Sinh m ới trong ứng d ụng CRM. Các đối tượng sau có thể dùng email chuyển tiếp: • Người dùng; • Nhóm trao đổi, thảo luận: bạn có thể dùng email chuy ển ti ếp đ ể g ửi th ư cho t ất c ả người dùng nội bộ và/hoặc khách hàng c ủa bạn gi ống nh ư dùng mailing lists; • Ứng viên (HR). Ví dụ: khi có các email gửi tới [email protected], thì h ệ thống sẽ tự động tạo ra một Đơn Xin Việc trong đó có đính kèm đ ơn ứng tuy ển và đơn tự ứng cử của ứng viên; • Đầu Mối và Cơ Hội Kinh Doanh (CRM). Ví dụ: khi có email g ửi t ới [email protected] thì hệ thống sẽ tự đ ộng t ạo ra m ột Đầu M ối. • Công Việc hoặc Vấn Đề trong dự án. Ví dụ: hệ thống sẽ ghi nh ận và t ạo ra các Công Việc hoặc Vấn Đề khi có một email được gửi tới email chuy ển ti ếp c ủa d ự án. Bạn thiết lập domain alias trong phần "Email" t ại menu Settings/Configuration/General Settings đ ể chức năng chuyển tiếp email làm việc chính xác. Hình 4.10.1. Cấu hình domain alias để đảm bảo chuy ển tiếp email ho ạt đ ộng chính xác. 4.11. Cấu hình sản phẩm, hàng hóa dễ dàng để chạy các quy trình t ự đ ộng OpenERP cung cấp nhiều quy trình tự động do đó sẽ có nhi ều lúc b ạn không bi ết ph ải c ấu hình s ản phẩm, hàng hóa như thế nào để cho các quy trình t ự đ ộng chạy cho đúng. OpenERP 7.0 gi ải thích các tác động khi bạn chọn một tùy chọn nào đó trong màn hình bi ểu m ẫu c ủa s ản ph ẩm, hàng hóa; và khi bạn cài đặt ứng dụng nào đó. Tương tự, OpenERP sẽ đưa ra các lời giải thích khi bạn c ấu hình cho các tài li ệu, ch ứng t ừ ảnh h ưởng đến các quy trình tự động như khi bạn c ấu hình h ợp đ ồng, tính toán chi phí giao hàng, thi ết l ập chung ... 4.12. Dữ liệu demo tốt hơn Người dùng có thể xem các bản demo với dữ liệu đ ược tích h ợp nhi ều h ơn và chính xác h ơn t ại demo.openerp.com hoặc runbot.openerp.com. Dữ liệu giữa các mô đun được liên kết với nhau chính xác hơn; không còn sai lệch nữa. Dữ liệu demo đã được sửa lại cho chính xác và phù h ợp h ơn. Ví d ụ: m ột C ơ H ội Kinh Doanh thì ph ải có các bảng báo giá. Toàn bộ dữ liệu về sản phẩm, hàng hóa đã đ ược làm phù h ợp h ơn. Chúng tôi đã tạo ra các bản demo với nhiều d ữ li ệu sát v ới th ực t ế đ ể cho ng ười dùng th ử nghi ệm. 5. Cải tiến các Quy trình nghiệp vụ 5.1 Cải tiến Đơn Đặt Hàng Để tạo nhanh Bảng Báo Giá, OpenERP 7.0 cho phép bạn nh ập theo hai cách. M ặc đ ịnh, OpenERP cho phép bạn nhập chi tiết bảng báo giá trực tiếp trên t ừng dòng; s ẽ giúp ng ười dùng nh ập nhanh h ơn so với cách nhập trong bảng 6.1. Hình 5.1.1. hộp thoại để tạo chi tiết đơn hàng Nhưng nếu bạn chọn thêm nhiều tùy chọn trong ph ần Settings, thì OpenERP s ẽ chuy ển cách nh ập theo dạng lưới sang dạng hộp thoại; trên hộp tho ại đó bạn có th ể ch ọn nhi ều thông tin cho chi ti ết đơn hàng như: cách đóng gói, các thông tin sản xuất c ủa sản ph ẩm ho ặc s ản ph ẩm này s ẽ đ ược b ổ sung như thế nào sau khi bán đi .. Hình 5.1.2. Sau khi chọn thêm một số thông tin thì h ộp tho ại chi ti ết đ ơn hàng có thêm m ột s ố ô nh ư: đơn vị tính, giá vốn, chiết khấu, và các thu ộc tính ... Từ trong bảng báo giá, bạn có thể gửi ngay bảng báo giá này cho khách hàng c ủa b ạn; ho ặc b ạn có thể in ra bảng báo giá này, đính kèm vào email t ự soạn r ồi g ửi đi. Hình 5.1.1. Các nút bấm Chỉ cần nhấn nút Print trên thanh trạng thái, bảng báo giá s ẽ đ ược in ra. M ột giai đo ạn m ới đ ược thêm vào trong thanh trạng thái để theo dõi xem là ng ười dùng có g ửi email cho khách hàng hay không và gửi khi nào. Hệ thống có một trình soạn thảo email đ ể ng ười dùng ch ỉnh s ửa và đính kèm file tr ước khi gửi. Hình 5.1.3. Gửi mail OpenERP hỗ trợ hai phương pháp khác nhau để tính phí v ận chuy ển vào trong b ảng báo giá ho ặc đ ơn hàng. Bạn có thể tính luôn chi phí v ận chuyển d ự tóan vào trong b ảng báo giá, nh ưng lúc l ập hóa đ ơn lại căn cứ vào chi phí vận chuyển thực tế. Hoặc bạn có thể tính thêm m ột kho ản phí c ố đ ịnh cho b ảng báo giá và cho cả hóa đơn sau này. Quy trình tạo hóa đơn dựa vào đơn đặt hàng đã đ ược cải thi ện và đ ơn gi ản hóa đáng k ể. Khi b ạn muốn tạo hơn đơn cho một đơn hàng, OpenERP sẽ đ ưa ra cho bạn m ột s ố cách đ ể t ạo hóa đ ơn nh ư được giải thích trong phần “5.5. Cải tiến hóa đ ơn” ở d ưới. Để theo dõi việc giao hàng và hóa đơn c ủa m ột đ ơn hàng, nhân viên kinh doanh có th ể xem các ch ứng từ liên quan (hóa đơn, phiếu giao hàng) từ ngay trong màn hình đ ơn đ ặt hàng. Tùy theo cách b ạn ch ọn (tạo hóa đơn sau khi giao hàng, tạo hóa đơn th ủ công, ho ặc tr ả tr ước khi giao ...) mà s ẽ có các nút bấm tương ứng. Hình 5.1.4. Các nút bấm và các giai đoạn trong ph ương pháp l ập hóa đ ơn. Ở đây, b ảng báo giá đ ược chọn kiểu lập hóa đơn trước khi giao hàng. Hình 5.1.5. Các nút bấm và các giai đoạn trong ph ương pháp l ập hóa đ ơn. Ở đây, b ảng báo giá đ ược chọn kiểu tạo hóa đơn thủ công. Bạn vào menu Settings/Sales để tùy chỉnh bảng báo giá, đ ơn đ ặt hàng cho phù h ợp v ới công ty b ạn. Hình 5.1.6. Phần bảng báo giá và đơn hàng trong menu c ấu hình bán hàng 5.2. Cải tiến đơn mua hàng Trong phiên bản 7.0, quy trình quản lý mua hàng hiệu qu ả h ơn b ằng cách thêm vào các tác v ụ "G ửi yêu cầu xin bảng báo giá" trong khi tạo đ ơn mua hàng. Hình 5.2.1. Gửi yêu cầu xin bảng báo giá trong đ ơn mua hàng phác th ảo. Theo cách này, bạn có thể tự động liên hệ v ới nhà cung c ấp c ủa b ạn qua email, OpenERP v7 s ẽ t ạo ra một thư nháp, người dùng chỉnh sửa nó cho phù h ợp. Tác v ụ này s ẽ tr ở thành m ột giai đo ạn trong quá trình đặt hàng; không chỉ còn là một hành đ ộng ph ụ tr ợ n ữa. Do đó, khi đ ược th ực hi ện xong, b ước này sẽ được xuất hiện trên thanh trạng thái. Hình 5.2.2. Gửi yêu cầu xin bảng báo giá trong đ ơn mua hàng phác th ảo. Các thông tin được hiển thị trên thanh tr ạng thái, các nút tác v ụ theo ng ữ c ảnh, các giai đo ạn đ ược tô đậm sẽ giúp người dùng biết cần phải làm gì để chuy ển qua bước ti ếp theo. Hình 5.2.3. Các nút bấm tác vụ theo ng ữ cảnh và các giai đo ạn trên thanh tr ạng thái Bạn có thể in Đơn Mua Hàng và Yêu Cầu Báo Giá ngay trong màn hình bi ểu m ẫu. Hình 5.2.4. In ngay trong Đơn Mua Hàng 5.3. Cải tiến giao hàng Về mặt kĩ thuật, đối tượng «stock.picking» đã được tách thành 2 đ ối t ượng m ới; và cùng k ế th ừa t ừ đối tượng «stock.picking»: • stock.picking.in cho việc tiếp nhận; • stock.picking.out cho các đơn giao hàng; Điều này giúp chúng ta đưa ra giao diện màn hình phù h ợp v ới n ội dung c ủa tài li ệu: các m ẫu báo cáo , các màn hình biểu mẫu với các giá trị mặc đ ịnh phù h ợp h ơn.. K ết qu ả là, quy trình giao hàng đã đ ược đơn giản hóa trong bản 7.0. Thanh trạng thái cho biết các tác v ụ tiếp theo là gì (tùy vào ng ữ c ảnh c ủa quy trình giao hàng), và ch ỉ ra đã tới giai đoạn nào rồi. Hình 5.3.1. Tùy theo ngữ cảnh mà các nút tác v ụ và các giai đo ạn có th ể khác nhau Nút in cho phép bạn in cả phiếu giao hàng hay các nhãn c ủa t ừng dòng phi ếu giao hàng tùy theo cách bạn chọn giao hàng; giao từng phần hoặc giao hết. Bản in ra s ẽ có thông tin g ần gi ống nh ư trên màn hình phiếu giao hàng. Quy trình giao hàng tạo ra chứng từ liên quan v ới nó, trong khi ở phiên b ản tr ước, các ch ứng t ừ giao và nhận giống nhau. 5.4. Cải tiến nhận hàng Trong OpenERP 7.0, bạn có thể nhận hàng bằng cách nhấn chu ột vào nút "Receive Products" trên thanh trạng thái của đơn mua hàng đã đã xác nhận. V ới quy trình r ất đ ơn gi ản nh ư th ế này, ng ười dùng không cần phải duyệt qua nhiều menu n ữa; vì ng ười dùng bi ết rõ h ọ đang làm gì v ới đ ơn mua hàng của họ. Người dùng có thể dễ dàng tạo hóa đơn mua hàng bằng cách nh ấn vào nút "Receive Invoice". Hình 5.4.1. Các nút bấm của Đơn Mua Hàng Hình 5.4.2. Nhập các thông tin giao nhận theo ch ỉ dẫn trên thanh tr ạng thái Hình 5.4.3. Nhập thông tin và số lượng sản ph ẩm nhận đ ược Bạn có thể in phiếu nhận hàng ngay giai đoạn "Receive Products" c ủa đ ơn mua hàng đã xác nh ận. Phiếu in nhận hàng sẽ giống như trên màn hình phi ếu nh ận hàng. 5.5. Cải tiến hóa đơn Sau khi xác nhận một đơn hàng, bạn có thể tạo hóa đ ơn theo m ột s ố cách mà OpenERP 7.0 đ ưa ra như sau: • Hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng; • Hóa đơn dựa vào phần trăm tổng tiền; • Hóa đơn ứng trước; • Hóa đơn cho những dòng đơn hàng được chọn; Hình 5.5.1. Nhiều lựa chọn để tạo hóa đơn Tùy vào chọn lựa của bạn mà OpenERP sẽ bắt bạn nh ập thêm m ột s ố thông tin nh ư: s ố ph ần trăm mà bạn muốn tạo hóa đơn hoặc số tiền ứng trước là bao nhiêu .. Ngoài ra, khi làm việc với các hợp đồng, bạn có th ể lập hóa đ ơn ngay, ví d ụ, hóa đ ơn cho 40 gi ờ h ỗ tr ợ (xem thêm chủ đề 3.5. Quản lý hợp đồng). Hình 5.5.2. Nhập sản phẩm và số tiền đặt c ọc t ương ứng Để tạo hóa đơn cho một số dòng hàng nào đó thì bạn ch ọn các dòng mu ốn t ạo, r ồi nh ấn vào nút More, chọn Make Invoices. Hình 5.5.3. Tạo hóa đơn cho một số dòng hàng Hình 5.5.4. Bắt đầu tạo hóa đơn cho một số dòng hàng Hình 5.5.5. Chọn các dòng hàng muốn tạo hóa đ ơn Các thông tin trên màn hình hóa đ ơn sẽ giống nh ư m ẫu hóa đ ơn th ực ngoài đ ời. 5.6. Thanh toán Việc thanh tóan trong OpenERP 7.0 rất đ ơn giản. Để thanh toán b ạn ch ỉ c ần nh ấn vào nút "Register Payment" Hình 5.6.1. Nhận các thông tin thanh toán ngay trong màn hình hóa đ ơn Hệ thống sẽ đưa ra cho bạn một biểu mẫu để bạn nh ập s ố và ch ọn ph ương th ức thanh tóan (ti ền mặt, chuyển khỏan, sec, ...) Hình 5.6.2. Màn hình nhập thông tin thanh toán Số dư sẽ được hiển thị ngay lập tức trong tab Invoice Lines, còn thông tin chi ti ết thanh toán s ẽ đ ược cập nhật ngay trong tab Payments. Tất cả các bút toán s ẽ đ ược t ự đ ộng sinh ra. Tương tự cho việc thanh toán các hóa đơn trả hàng và các gi ấy báo có. Nhấn vào nút Refund Invoice ở trong hóa đ ơn; r ồi sau đó nh ập các thông tin c ần thi ết. Hình 5.6.3. Tạo một giấy báo có trong hóa đ ơn 5.7. Đối chiếu Trong bản 7.0, việc đối chiếu thủ công các bút toán trong tài kh ỏan ph ải thu r ất đ ơn gi ản. OpenERP 7.0 đã phát triển một thuật tóan thông minh để t ự đ ộng phát hi ện xem các bút tóan c ủa khách hàng/nhà cung cấp có cần đối chiếu hay không. Do đó bạn ti ết ki ệm đ ược nhi ều th ời gian trong vi ệc tìm các bút tóan trong sổ của bạn đ ể đ ối chiếu. Khi nhấn vào menu "Manual Reconciliation", OpenERP s ẽ li ệt kê t ất c ả các bút tóan phát sinh v ới khách hàng hoặc nhà cung cấp của bạn. OpenERP sẽ kiểm tra các bút tóan c ần đ ược đ ối chi ếu b ằng cách kiểm tra xem Nợ và Có của chúng có khớp nhau hay không. T ừ danh sách các bút toán, b ạn có th ể: • Chọn các bút tóan; rồi nhấn vào « Reconcile » đ ể đ ối chi ếu t ừng ph ần ho ặc toàn b ộ; • Đánh dấu « Nothing to Reconcile » cho m ột liên h ệ; cho dù liên h ệ đó có nh ững bút toán chưa được đối chiếu. OpenERP sẽ không yêu cầu bạn ph ải đ ối chi ếu các bút toán c ủa liên hệ này trước khi tạo mới đơn mới hoặc thanh tóan. • Lọc nhanh các bút toán của một liên hệ nào đó; • Kiểm tra các số liệu của một liên hệ nào đó (mức đ ộ nh ắc nh ở, s ố d ư); • Chuyển qua các liên hệ khác để đối chiếu tiếp bằng cách nh ấn vào nút « next », « previous ». Hình 5.7.1. Màn hình đối chiếu Hình 5.7.2. Đối chiếu thủ công Hình 5.7.3. Đối chiếu tự động Việc đối chiếu với các bút tóan với sổ phụ ngân hàng đ ược c ải tiến đ ể d ễ dàng h ơn. 6. OpenERP trở thành một bộ ứng dụng Với OpenERP v7, chúng tôi đã biến những thứ ph ức t ạp trong m ột h ệ th ống ERP thành m ột b ộ các ứng dụng phần mềm phong phú bằng cách giữ lại các ch ức năng liên quan đ ến nhi ều phòng ban. Song song đó, chúng tôi đã đơn giản hóa cấu hình, kiểm tra l ại s ự ph ụ thu ộc gi ữa các mô đun và quy trình; để đưa ra một bộ tổ hợp các ứng dụng kinh doanh đ ộc l ập. OpenERP 6.1 đã được mô đun hóa một cách mạnh mẽ, nh ưng v ẫn ch ưa đáp ứng đ ược yêu c ầu n ếu khách hàng chỉ muốn triển khai một hoặc hai mô đun. Đ ể chuy ển OpenERP 7.0 thành m ột « B ộ Ứng Dụng Tích Hợp » thay vì « ERP », chúng tôi đã c ải ti ến m ột s ố th ứ nh ư sau: • Bỏ sự phụ thuộc giữa các mô đun với nhau; • Đưa ra một «Kho ứng dụng» tích hợp, cho phép bạn tìm và cài đ ặt b ất c ứ mô đun nào (do nhà phát hành hoặc cộng đồng phát triển), g ỡ bỏ ho ặc c ập nh ật chúng nhanh chóng b ằng một cái nhấn chuột (được mô tả trong các ph ần t ới); • Bạn có thể nâng cấp, chuyển đổi các mô đun lên bản m ới (bao g ồm các mô đun do c ộng đồng phát triển hoặc một mô đun nào đó c ủa khách hàng) thông qua d ịch v ụ c ủa OpenERP Enterprise. Tất nhiên, chúng tôi không phá vỡ bản ch ất «ERP» c ủa OpenERP; khi b ạn cài đ ặt nhi ều mô đun đ ộc lập với nhau, chúng hoàn toàn được tích hợp v ới nhau đ ể s ắp x ếp thành m ột quy trình hoàn ch ỉnh. Lợi thế chính của bộ ứng dụng OpenERP v7 là: • Cho phép bạn triển khai theo từng mô đun, t ừ ph ạm vi nh ỏ r ồi m ở r ộng ra; do đó b ạn s ẽ không phải lo về vấn đề ngân sách; • Giảm rủi ro dự án; • Triển khai theo từng giai đoạn tốt hơn; • Giúp cho các đối tác của chúng tôi rút ng ắn đ ược th ời gian tri ển khai; Các phần phụ lục sau đây mô tả các phần chúng tôi đã lo ại bỏ đ ể th ực hi ện s ự chuy ển đ ổi này. 6.1. Tách Sales & Stock Management Chúng tôi đã tách Quản Lý Bán Hàng và Quản Lý Kho Hàng ra riêng bi ệt, đ ể các công ty d ịch v ụ có th ể bắt đầu bán sản phẩm ngay mà không cần phải c ấu hình các v ị trí kho mà h ọ không c ần s ử d ụng. T ừ nay trở đi, việc cài đặt ứng dụng Bán Hàng ch ỉ c ần m ột bước thi ết l ập h ệ th ống tài kh ỏan; r ồi b ạn có thể tạo ra bảng báo giá ngay lập tức. 6.2. Tách Calendar và CRM Ở các phiên bản trước, khi bạn muốn quản lý lịch c ủa bạn thì b ạn ph ải cài đ ặt mô đun CRM. Trong OpenERP v7, bạn có thể cài đặt ứng dụng Lịch bằng m ột cái nh ấn chu ột, mà không ph ải cài đ ặt b ất kì mô đun nào khác. Sau khi cài đặt xong, Lịch sẽ đ ược n ằm trong menu Trang Ch ủ c ủa b ạn. 6.3. Tách Project và Accounting Trước đây, khi cài mô đun quản lý dự án thì mô đun k ế toán cũng ph ải đ ược cài theo. B ởi vì m ột d ự án cần có một tài khỏan quản trị tương ứng, để phân bổ chi phí c ủa d ự án. Ở phiên bản 7.0, chúng tôi đã đưa các chức năng c ủa k ế toán qu ản tr ị thành m ột ứng d ụng riêng bi ệt. Do đó ứng dụng kế toán sẽ độc lập với ứng dụng quản lý d ự án. Nên ta có th ể thi ết l ập d ự án m ột cách nhanh chóng. 6.4. Tách Expenses và Invoicing Trong các phiên bản trước, khi một chi phí nào đó c ủa ng ười dùng đ ược xác nh ận, thì h ệ th ống yêu cầu phải chỉ ra nhà cung cấp để tính khỏan phí đó. Trong b ản 7.0, các phi ếu chi s ẽ đ ược x ử lý thay vì các hóa đơn. Sau khi người quản lý xác nhận m ột kh ỏan chi phí nào đó, thì các bút tóan s ẽ đ ược t ự động sinh ra, và thủ quỹ sẽ chi tiền. Do đó, các doanh nghi ệp mu ốn qu ản lý chi phí nhân viên không còn cần phải cài đặt các mô đun khác. 6.5. Tách Reception và delivery Giao hàng và nhận hàng được tách biệt và rõ ràng h ơn: • nhận hàng: theo đơn đặt hàng và các sản phẩm; • chuyển kho nội bộ; • giao hàng: theo đơn đặt hàng và sản phẩm. Do đó, các đối tượng trên sẽ được xử lý thích hợp h ơn. Đồng th ời cũng giúp cho các đ ối tác và các nhà phát triển dễ dàng mở rộng các phiếu xu ất kho, chuy ển kho n ội b ộ và nh ập kho. Các đ ối t ượng này trước đây cùng nằm trong một bảng cơ sở dữ liệu, nh ưng bây gi ờ chúng tôi đã tách chúng ra, và cho chúng cùng thừa kế từ một đối tượng. Ở bản 6.1, về mặt lập trình thì giao hàng, nh ận hàng và chuy ển kho n ội b ộ cùng là m ột đ ối t ượng, nên người lập trình gặp khó khăn trong quá trình phát tri ển. Hiện nay, tương ứng với từng loại (giao, nhận, nội bộ) mà chúng tôi cho hi ện nút in t ương ứng trên thanh trạng thái. 6.6. Tách Address book và Sales / CRM Người dùng OpenERP có thể sử dụng sổ địa chỉ ngay c ả khi h ọ không cài đ ặt «Sales Management» hoặc các ứng dụng CRM. Các menu «Contacts» sẽ xu ất hi ện trong menu bên trái «Email» trong ph ần Organizer. 6.7. Tách Timesheets và Attendances Khi bạn cài đặt ứng dụng Timesheet(mô đun hr_timesheet_sheet), b ạn có th ể c ấu hình đ ể ch ỉ ra m ối quan hệ giữa bảng chấm công và bảng tính lương. 6.8. Tính năng "Đính Kèm" được chuyển sang ứng dụng Quản lý Tài Li ệu Tính năng đính kèm tập tin trên mỗi một tài li ệu không còn trên OpenERP 7.0 n ữa; vì trong m ỗi tài li ệu, chứng từ kinh doanh đều có hộp chát; người dùng có th ể dùng đ ể trao đ ổi, trò chuy ện, g ửi các tài li ệu đính kèm cho nhau. Điều này tránh sự nh ầm l ẫn khi có m ột s ố file có tên trùng nhau (ví d ụ: nhi ều phiên bản của một bảng báo giá được gửi cho khách hàng). Nếu bạn cần quản lý tất cả các file đính kèm thì bạn có th ể cài đ ặt mô đun qu ản lý tài li ệu đ ể qu ản lý. 7. Các dịch vụ OpenERP nâng cao Một trong những tính năng đặc biệt của OpenERP 7.0 là nh ững d ịch v ụ đ ược nhúng s ẵn vào trong phần mềm để giúp cho những khách hàng đăng ký OpenERP Enterprise làm vi ệc thu ận ti ện h ơn. Những dịch vụ này bao gồm: • Cài đặt bất kỳ mô đun đã được chứng nhận hoặc các mô đun đ ược c ộng đ ồng phát tri ển và tất cả các mô đun phụ thuộc chỉ bằng một cái nh ấn chu ột. • Chỉ với một cái nhấn chuột, bạn có thể cập nhật các bản vá l ỗi nh ỏ và b ảo m ật. • Nâng cấp dễ dàng hơn bao giờ hết. 7.1. Cài đặt mô đun bất kì bằng một cái nhấn chuột Trong bản 7.0, bạn có thể dễ dàng cài đặt bất kì m ột mô đun nào (đ ược ch ứng nh ận và do c ộng đ ồng phát triển) bằng một cái nhấn chuột ngay trong giao di ện c ủa OpenERP, mà không c ần ki ến th ức v ề kĩ thuật. Chúng tôi cũng đã bổ sung thêm kh ả năng g ỡ bỏ các mô đun ra. Do đó b ạn có th ể d ễ dàng th ử nghiệm các tính năng mới của các mô đun (trung bình m ỗi tháng có kho ảng 60 mô đun m ới do c ộng đồng phát triển) Một số mô đun được gắn thẻ là "đã chứng nhận"; những mô đun này đ ược h ỗ tr ợ hoàn toàn b ởi OpenERP S.A, cũng như các mô đun lõi c ủa OpenERP. Ở bản 7.0, ch ỉ có nh ững mô đun lõi c ủa OpenERP mới là những mô đun được "chứng nhận" nhưng trong năm 2013 này, chúng tôi s ẽ làm vi ệc v ới các đ ối tác và cộng đồng để đánh giá, chứng nhận những mô đun do h ọ phát tri ển. Chúng tôi cũng sẽ hỗ trợ cài đặt nhanh cho các khách hàng mu ốn dùng th ử, nh ưng trong b ản dùng th ử này chỉ có thể tạo tối đa bốn người dùng. Để sử d ụng d ịch v ụ này, khách hàng ph ải đăng ký v ới OpenERP Enterprise. Tất cả các mô đun đều là mã ngu ồn m ở và có ở trên Lauchpad, n ếu ng ười dùng không có hợp đồng với OpenERP Enterprise thì có th ể t ải v ề, và cài đ ặt th ủ công và s ử d ụng gi ống nh ư trong bản 6.1. Hiện nay, chúng tôi cũng đưa tất cả các mô đun lên trang: http//apps.openerp.com, chúng tôi s ẽ c ải tiến thêm chức năng cho trang này: trao đ ổi, th ảo luận v ề các mô đun m ới c ủa c ộng đ ồng, đánh giá, thống kê các mô đun được dùng nhiều nhất ... 7.2. Bảo trì Khi có một lỗi được báo cáo cho đội ngũ hỗ trợ, đ ội ngũ h ỗ tr ợ s ẽ phân tích và phát hành b ản vá l ỗi. Bản vá này sẽ được nhập vào phiên bản ổn định c ủa OpenERP. V ới OpenERP 7.0, khách hàng s ẽ đ ược thông báo khi có một bản cập nhật, vá lỗi. Sau đó, khách hàng có th ể c ập nh ật h ệ th ống c ủa h ọ. Chúng tôi sẽ gởi các bản vá lỗi cho khách hàng hoặc đ ối tác c ủa chúng tôi tr ước, sau đó chúng tôi s ẽ hợp nhất chúng vào phiên bản ổn định m ới nh ất c ủa OpenERP. Chúng tôi đã tăng c ường thêm các đ ội ngũ hỗ trợ để đảm bảo các bản vá lỗi sẽ được hợp nhất k ịp th ời. Đi ều này làm chúng tôi m ất nhi ều thời gian hơn, nhưng bù lại sẽ có được sự hài lòng c ủa khách hàng. Các đối tác vẫn có thể yêu cầu để nhận được các bản vá và th ử nghi ệm nó tr ước, nh ưng ph ải g ửi yêu cầu cụ thể cho bản vá nào. 7.3. Cập nhật Phần mềm sẽ ngày càng hòan thiện nhờ quá trình s ửa ch ữa và c ải ti ến (s ửa l ỗi, c ải ti ến t ốc đ ộ, các bản vá lỗi ..). Các bản cập nhật mới nhất sẽ đ ược hi ển th ị trong menu Settings; khách hàng s ẽ có th ể cập nhật các ứng dụng mà họ đang dùng chỉ với một cái nhấn chu ột. Các bản cập nhật sẽ được công bố ngay sau khi chúng s ẵn sàng. Tuy nhiên, khách hàng có th ể t ự do cập nhật khi nào họ cảm thấy phù hợp (ví dụ h ọ có th ể c ập nh ật hai tháng m ột l ần). OpenERP cũng sẽ gửi tin nhắn cho người quản trị khi có các b ản c ập nh ật quan tr ọng (ví d ụ nh ư các bản cập nhật về lỗ hổng bảo mật). Bạn cũng có thể c ập nh ật t ừ Launchpad b ằng cách s ử d ụng bzr. 7.4. Chuyển đổi, nâng cấp Chúng tôi không đảm bảo sẽ chuyển đổi, nâng cấp bất kì b ản nào lên OpenERP 7.0 trong m ột cái nh ấn chuột. Tuy nhiên, đội ngũ hỗ trợ đã chuẩn bị kĩ càng đ ể nâng c ấp, chuy ển đ ổi cho khách hàng c ủa chúng tôi. Các đoạn script mới và các bộ test nâng cao đã đ ược phát tri ển đ ể s ẵn sàng chuy ển đ ổi, nâng cấp cho nhiều khách hàng. Chúng tôi sẽ lấy phí chuyển đổi, nâng cấp các mô đun c ộng đ ồng. Phí này đ ược tính nh ư sau: chúng tôi sẽ ước tính chi phí để nâng cấp một mô đun, rồi chia đều chi phí này cho s ố l ượng khách hàng mu ốn chuyển đổi, nâng cấp lên bản mới. Lợi ích của phương pháp này là chúng ta có th ể ti ết gi ảm chi phí trong vi ệc b ảo trì nh ững mô đun được sử dụng nhiều. Chi phí để nâng cấp, chuy ển đ ổi các mô đun ch ưa đ ược ch ứng nh ận s ẽ đ ược công bố khi phát hành bản 7.1. 7.5. Tóm tắt thông tin Bảng dưới đây tóm tắt các dịch vụ cho các khách hàng đăng ký OpenERP Enterprise Các mô đun đã được OpenERP Các mô đun do cộng đồng phát chứng nhận triển Cài đặt nhanh Có Có Sửa tất cả các lỗi phát sinh Có Không Cập nhật nhanh Có Không Chuyển đổi, nâng cấp Có Tính phí thêm Có sẵn trên OpenERP Online Có Không Bảng 7.5.1. Các dịch vụ của các mô đun c ủa OpenERP Enterprise 8. Các mô đun mới, bị chuyển đổi hoặc xóa bỏ 8.1. Những mô đun được thêm vào bản phát hành chính thức • analytic_contract_hr_expense: mô đun này k ết h ợp gi ữa h ợp đ ồng và chi phí; cho phép t ạo lại các hóa đơn chi phí mà công ty đã bỏ ra cho khách hàng; • auth_anonymous: thực thi chế độ OpenERP ẩn danh, bước đầu tiên đ ể cung c ấp các tính năng CMS cho OpenERP. Bạn sẽ thấy nó trong các trang web chính th ức c ủa OpenERP. • auth_oauth: OAuth hỗ trợ đăng nhập / đăng ký v ới Google, LinkedIn hay Facebook; • auth_reset_password: tính năng «thiết lập lại m ật khẩu c ủa b ạn»; • auth_signup: tính năng «đăng ký»; • base_gengo: tự động dịch thông qua web services gengo; • base_import: tính năng import đã được th ực hiện trong m ột mô đun riêng bi ệt; • base_status: mô đun chỉnh sửa, thay đổi state/stage; • contacts: ứng dụng mới «Address Book»; • event_moodle: eLearning Moodle và các mô đun s ự ki ện; • event_sale: cho phép bạn bán các sự kiện; • fleet: ứng dụng mới «Quản lý phương tiện»; • google_docs: tính năng tích hợp với Google Doc; • l10n_ar: kế tóan Argentina • l10n_be_coda: hỗ trợ Coda; • l10n_be_hr_payroll_account: kế toán tiền lương c ủa Bỉ; • l10n_fr_hr_payroll: thanh toán lương c ủa Pháp (ch ỉ m ột ph ần); • l10n_in_hr_payroll: kế toán lương của Ấn Độ; • note: ứng dụng mới «Sticky Notes»; • note_pad: mô đun tích hợp sticky note và Etherpad; • portal_claim: cổng thông tin để khiếu n ại; • portal_crm: cho phép tìm kiếm các khách hàng tiềm năng thông qua c ổng thông tin; • portal_event: hiển thị sự kiện trong c ổng thông tin c ủa khách hàng; • portal_hr_employees: App này hiển thị địa ch ỉ liên l ạc công ty trong c ổng thông tin c ủa khách hàng; • portal_project: hiển thị các dự án, nhiệm vụ trong c ổng thông tin; • portal_project_issue: hiển thị các vấn đề c ủa khách hàng trong c ổng thông tin; • portal_sale: cho phép khách hàng có thể lấy bảng báo giá và đ ơn hàng c ủa h ọ trong c ổng thông tin; • sale_stock: mô đun tích hợp bán hàng và kho; • web_linkedin: tính năng mới « Tích h ợp v ới LinkedIn » • web_shortcust: mặc định thì trong bản 7.0 không còn dùng các đ ường d ẫn t ắt cho các menu nữa, vì các menu rất dễ hiểu và dễ tìm. Nh ưng nếu b ạn v ẫn mu ốn t ạo đ ường d ẫn tắt cho các menu hay dùng thì bạn có th ể cài mô đun này. 8.2. Các module đã bị gỡ bỏ khỏi bản phát hành chính thức Một số module đã bị gỡ bỏ khỏi bản phát hành chính th ức và chuy ển thành các mô đun c ộng đ ồng; vì những lý do sau: • mô đun bị lỗi thời vì những tính năng có sẵn và t ốt h ơn c ủa b ản 7.0; • các mô đun không làm việc chính xác hoặc không đ ủ các tiêu chu ẩn ch ất l ượng m ới c ủa OpenERP; • các mô đun chỉ có 0.5% người dùng. Các mô đun này vẫn còn nhưng sẽ không được OpenERP Enterprise b ảo đ ảm n ữa. N ếu b ạn dùng m ột trong các mô đun này, bạn hãy liên lạc v ới chúng tôi, đ ể chúng tôi đ ưa ra m ột gi ải pháp phù h ợp v ới nhu cầu của bạn, bằng cách sử dụng lại các mô đun có s ẵn ho ặc phát tri ển m ột mô đun m ới. Dưới đây là danh sách các mô đun đã bị loại bỏ kh ỏi danh sách chính th ức: • account_invoice_layout. Ở phiên bản 6.1, mô đun này giúp b ạn có th ể thêm vào các tiêu đề, các dòng ghi chú, dòng tổng phụ, vẽ các đ ường ngang và thêm các đ ường ng ắt trang lúc in hóa đơn. Nó cũng cho phép chèn m ột thông báo d ưới nh ững hóa đ ơn mu ốn in ra. Trong OpenERP 7.0, bạn có thể nhập mô tả trên nhi ều dòng và s ắp x ếp l ại th ứ t ự c ủa các dòng hóa đơn; hai tính năng thường dùng trong mô đun account_invoice_layout. Và mô đun này cũng không thỏa các điều kiện chất lượng m ới c ủa OpenERP nên chúng tôi đã lo ại bỏ nó ra. • analytic_journal_billing_rate: đã bỏ do đã có tính năng h ợp đ ồng m ới cho phép đ ặt giá trên mỗi người và tạo hóa đơn chi phí; • auction. Tính năng này được loại bỏ vì quá c ụ th ể cho m ột ngành : nhà đ ấu giá. Mô đun này được chuyển thành mô đun cộng đồng và đã đ ược đ ưa lên b ản 7.0; • base_contact: đã bị bỏ do cách tiếp c ận Liên Hệ m ới trong OpenERP v7.0. • base_module_doc_rst. Đây là một mô-đun phát tri ển đ ể t ạo ra http://doc.openerp.com Nó không còn được sử dụng nữa; • base_module_quality: công cụ phát triển này s ẽ không đ ược dùng n ữa, vì nó đã b ị thay th ế bởi một hệ thống thử nghiệm mạnh mẽ khác; • base_module_record: đây là một công c ụ phát tri ển chúng tôi lo ại b ỏ vì h ầu nh ư không có nhà phát triển nào sử dụng nó. Nó không còn đáp ứng đ ược tiêu chu ẩn ch ất l ượng m ới của OpenERP; • base_synchro: chuyển thành mô đun cộng đ ồng; • CalDAV: mô đun này bị gỡ bỏ vì không còn đáp ứng đ ược tiêu chu ẩn ch ất l ượng m ới c ủa OpenERP; • crm_caldav: mô đun này bị gỡ bỏ vì không còn đáp ứng đ ược tiêu chu ẩn ch ất l ượng m ới của OpenERP; • crm_fundraising: mô đun này bị gỡ bỏ vì không còn đáp ứng đ ược tiêu chu ẩn ch ất l ượng mới của OpenERP; • fetchmail_crm: bị lỗi thời so với hệ thống chuyển ti ếp email m ới; • fetchmail_crm_claim: bị lỗi thời so với hệ th ống chuy ển ti ếp email m ới; • fetchmail_hr_recruitment: bị lỗi thời so v ới hệ th ống chuy ển ti ếp email m ới; • fetchmail_project_issue: module này đã bị lỗi th ời so v ới h ệ th ống chuy ển ti ếp email m ới; • google_map; • html_view: do OpenERP 7.0 đã hỗ trợ tốt HTML; • import_base: không còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất l ượng c ủa OpenERP. Mô đun này được chuyển thành mô đun cộng đồng ; • import_google: không còn đáp ứng được tiêu chuẩn ch ất l ượng c ủa OpenERP. Mô đun này được chuyển thành mô đun cộng đồng ; • import_sugarcrm. không còn đáp ứng được tiêu chuẩn ch ất l ượng c ủa OpenERP. Mô đun này được chuyển thành mô đun cộng đồng ; • profile_tools: không còn tương thích v ới hệ th ống. • project_mailgate: bị thay thế bởi hệ thống tin nh ắn c ủa OpenERP 7.0; • project_messages: bị thay thế bởi hệ thống tin nhắn c ủa OpenERP 7.0; • project_planning: không còn đáp ứng được tiêu chuẩn ch ất l ượng c ủa OpenERP; • project_retro_planning: không còn đáp ứng đ ược tiêu chu ẩn ch ất l ượng c ủa OpenERP. Người dùng ít sử dụng các tính năng này; • project_scrum: bị thay thế bởi giao diện kanban trong d ự án ; • report_designer: bị thay thế các report mới sẽ đ ược phát tri ển d ạng Webkit thay vì RML như trước; • report_webkit_sample: mô đun này không có tính năng nào, nên b ị xóa b ỏ; • sale_layout đã được gỡ bỏ vì những lý do giống nh ư mô-đun account_invoice_layout; • stock_planning: không còn đáp ứng được tiêu chu ẩn chất l ượng c ủa OpenERP; • web_uservoice: Mô đun này chỉ được dùng cho server demo c ủa OpenERP. Nên mô đun này không có trong bản phân phối chính th ức; • wiki: do có mô đun document_page thay th ế. • wiki_faq: do có mô đun document_page thay th ế. • wiki_quality_manual: do có mô đun document_page thay th ế. • wiki_sale_faq: do có mô đun document_page thay th ế. 8.3. Các modules được đổi tên lại • users_ldap → auth_ldap ; • wiki → document_page ; • mrp_subproduct → mrp_byproduct ; Ngày: 14 tháng 11, 2012 ------------------------------------------------------------------------------http://translatedby.com/you/openerp-v7-0-release-notes/into-en/trans/ © OpenERP Original (English): OpenERP v7.0 Release Notes (http://v6.openerp.com/node/1272) Translation: © mokepigu, quanvm, minh19590, thinhgr. translatedby.com crowd