Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Giáo dục - Đào tạo Cao đẳng - Đại học Tình huống quản lý nhà nước tăng cường quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại v...

Tài liệu Tình huống quản lý nhà nước tăng cường quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại văn phòng sở giáo dục và đào tạo hà giang

.DOC
40
10930
91

Mô tả:

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước Chương trình chuyên viên chính Tổ chức cho cán bộ công chức của tỉnh Hà Giang TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ Tên tình huống: “ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG SỞ GD&ĐT HÀ GIANG” Học viên : VŨ QUANG Chức vụ : Phó chánh văn phòng Đơn vị công tác : Sở GD&ĐT Hà Giang 1 2 Nội dung: “ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG SỞ GD&ĐT HÀ GIANG” LỜI MỞ ĐẦU Công tác văn thư – lưu trữ chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ hiện nay vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa vốn có của nó. Trong khi nhiều cơ quan, đơn vị nhà nước làm rất tốt thì vẫn còn một số cơ quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai thực hiện các hoạt động liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Một số văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác văn, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước. Đánh giá về thực trạng chung về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Hà Giang , Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 24/3/2009 của Chủ tịch UBND tỉnh Hà Giang V/v tăng cường công tác văn thư, lưu trữ nêu rõ: “Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ ở một số cơ quan vẫn còn nhiều bất 1 cập như: Lãnh đạo một số Sở, ban ngành huyện, thị nhận thức chưa đầy đủ về vị trí, vai trò công tác văn thư, lưu trữ ; hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ các cấp chưa ổn định, thống nhất; cơ sở vật chất và đầu tư kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ hạnh chế; tình trạng tài liệu tồn đọng ở các sở, ban ngành còn nhiều; Công tác khai thác sử dụng tài liệu còn nhiều hạn chế... Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ còn chậm, chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới”. Theo Quyết định số 3858/QĐ-UB ngày 05/10/2009 của UBND tỉnh Hà Giang về việc ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Giang quy định vị trí, chức năng của Sở GD&ĐT Hà Giang “là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo (trừ đào tạo nghề); về các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Sở GD&ĐT trong phạm vi toàn tỉnh theo quy định của pháp luật và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo sự chỉ đạo và uỷ quyền của UBND tỉnh. Sở GD&ĐT chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ GD&ĐT. Sở GD&ĐT có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản giao dịch tại kho bạc Nhà nước”. Với vị trí, chức này, công tác văn thư, lưu trữ của Sở GD&ĐT Hà Giang phải xác định là nhiệm vụ quan trọng quản lý kết quả của cả một quá trình hoạt động từ đầu vào đến kết quả đầu ra của công vụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo của tỉnh Hà Giang. Đầu mối thực hiện và Văn phòng Sở GD&ĐT. Trong những năm qua, thực hiện mục tiêu của chương trình cải cách hành chính , Văn phòng Sở GD&ĐT Hà Giang đã có nhiều cố gắng trong việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, Khẳng định được Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước (văn phòng) là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin 2 phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo. Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức... Trong đó, Công tác Văn thư- Lưu trữ là một trong những hoạt động thường xuyên, hàng ngày và diễn ra liên tục của văn phòng: biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản... Sau khi được tiếp thu các chuyên đề lý luận về quản lý hành chính Nhà nước chương trình chuyên viên chính, lĩnh hội kinh nghiệm thực tế của các giảng viên của Học viện Hành Chính Quốc Gia, cùng với nghiên cứu các tài liệu, văn bản về quản lí hành chính Nhà nước, đường lối của Đảng, Chính sách, Pháp luật của Nhà nước vận dụng vào giải quyết công việc, tình huống cụ thể diễn ra trong quá trình làm công tác quản lý. Cá nhân tôi mạnh dạn xin đề xuất một tình huống trong quản lý là “ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG SỞ GD&ĐT HÀ GIANG” . Đây vừa thể hiện quan điểm riêng, kết hợp giữa cơ sở lý luận và thực tiễn vận dụng chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, vừa là bài học để mong nhận được nhiều ý kiến của các thầy giáo, cô giáo, các nhà quản lý để bản thân có thêm vốn kiến thức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 3 Phần 1 NỘI DUNG TÌNH HUỐNG 1. Hoàn cảnh xuất hiện tình huống Văn phòng Sở GD&ĐT Hà Giang trước đây gọi là phòng hành chính tổng hợp được thành lập từ khi Sở GD&ĐT Hà Giang được tách ra từ Sở GD&ĐT Hà Tuyên ( 01/10/1991) theo Quyết định số 544/QĐ-UB ngày 30/9/1991 của Uỷ Ban nhân Dân Tỉnh Hà Tuyên. Văn phòng Sở GD&ĐT có chức năng, nhiệm vụ là: “Chức năng: Giúp Lãnh đạo Sở chỉ đạo, quản lý, điều hành công tác tổng hợp, thi đua, quản trị, hành chính, quản lý tài sản cơ quan... Nhiệm vụ: - Theo dõi, tổng hợp, báo cáo thường xuyên, định kỳ công tác của ngành với Giám đốc Sở và các cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan liên quan. - Tham mưu cho Giám đốc chuẩn bị các văn bản góp ý vào dự thảo văn bản qui phạm pháp luật do các cơ quan khác gửi đến lấy ý kiến. Tham mưu cho Giám đốc chuẩn bị các kiến nghị với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc ban hành các văn bản qui phạm pháp luật về hoạt động GD&ĐT. Tham mưu cho Giám đốc kiểm tra tính pháp qui của các văn bản do Sở GD & ĐT ban hành. - Tham mưu cho Giám đốc chỉ đạo thực hiện tốt công tác thi đua khen thưởng của ngành, công tác tiếp khách, công tác đối ngoại của Sở. - Tham mưu xây dựng chương trình công tác của Lãnh đạo Sở và của Sở. Xây dựng và đôn đốc thực hiện kế hoạch công tác tháng, quí, năm đối với cơ quan và toàn ngành. 4 - Phối hợp với phòng Kế hoạch – Tài chính và các phòng chức năng xây dựng kế hoạch và thực hiện việc mua sắm trang thiết bị, sửa chữa tài sản, văn phòng phầm của cơ quan phục vụ tốt các hoạt động của văn phòng. - Kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thực hiện chế độ báo cáo thường kỳ và đột xuất. Là đầu mối phối hợp hoạt động của các phòng chức năng Sở, các trường, đơn vị thuộc Sở, các Phòng Giáo dục và Đào tạo để thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ của ngành. - Thống kê, cập nhật thông tin của ngành. Thực hiện việc xử lý thống tin, chuyển, nhận công văn, văn bản hành chính. Đánh máy, sao in và chuyển phát văn bản đã được Lãnh đạo Sở phê duyệt đúng địa chỉ, đúng thời gian. Bảo quản các con dấu của cơ quan và thực hiện nghiêm túc nguyên tắc văn thư bảo mật, lưu trữ theo quy định. - Tổ chức và phục vụ tốt các hội nghị, hội thảo, các cuộc họp, các ngày lễ, ngày kỷ niệm...theo yêu cầu của ngành. - Thực hiện tốt công tác tiếp dân. Sắp xếp và bố trí thời gian, địa điểm để lãnh đạo Sở tiếp khách, tiếp dân. Hướng dẫn khách đến cơ quan công tác, làm việc đúng địa chỉ, đúng bộ phận giải quyết. - Xây dựng, kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành, thực hiện nội qui, giờ giấc làm việc, công tác an ninh, trật tự của cơ quan. - Chánh văn phòng (hoặc Phó chánh văn phòng được Chánh văn phòng ủy quyền) được ký thừa lệnh Giám đốc các loại văn bản giao dịch hành chính thông thường gồm: Giấy mời họp thông thường; Giấy giới thiệu cho cán bộ, nhân viên đi công tác, giải quyết công việc bình thường; Các bản sao văn bản, lệnh điều xe, giấy đi đường...Người ký văn bản thừa lệnh Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về chữ ký của mình. - Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc Sở phân công.” 5 (Trích Quyết định số 1203/QĐ-SGD ngày 18/11/2009 của Sở GD&ĐT Hà Giang V/v ban hành quy chế làm việc của Sở GD&ĐT Hà Giang) Với Quy mô tổ chức của Sở GD&ĐT Hà Giang hiện nay có 10 phòng ban chuyên môn, tổng 58 biên chế. Là đơn vị có chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo của tỉnh Hà Giang. Hàng năm, Sở GD&ĐT tiếp nhận, xử lý lượng văn bản tương đối lớn . Cụ thể số liệu theo báo cáo tổng kết 3 năm gần đây là: Năm Văn bản đến Văn bản đi 2007 4.497 3.323 2008 5.268 3.446 2009 4.934 3.744 Đặc điểm của công tác văn thư hiện nay của Sở GD&ĐT thực hiện theo hình thức văn thư hỗn hợp. Trong đó, việc tiếp nhận văn bản, đăng ký văn bản, nhân bản, đóng dấu … được thực hiện tại văn phòng, do một cán bộ đảm nhiệm – gọi là cán bộ văn thư của cơ quan. Việc soạn thảo, in ấn, lưu hồ sơ công việc, trình ký… được thực hiện tại các phòng chuyên môn. Việc thực hiện các trình tự quản lý văn bản còn nhiều sai sót. Ví dụ: - Văn bản đến không qua cán bộ văn thư . - Văn bản phát hành không được kiểm tra, kiểm duyệt về nội dung và thể thức. - Không lập hồ sơ công việc; - Bộ phận soạn thảo không lưu văn bản… 6 2. Mô tả tình huống Vấn đề quản lý hành chính về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập, chưa được chú trọng, ảnh hưởng đến quá trình điều hành hoạt động của cơ quan. Hạn chế đến các hoạt động trong công cuộc cải cách hành chính và quản lý công sở. Những năm qua, văn phòng Sở GD&ĐT Hà Giang chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt hoạt động lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ. Việc truy cập tài liệu lưu trữ rất khó khăn. Ảnh hưởng đến công tác thống kê, báo cáo… Các bộ phận chuyên môn chưa thực hiện lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Chưa triển khai thực hiện việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu...). Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau: - Lãnh đạo chưa nhận thức đầy đủ, toàn diện công tác văn thư, lưu trữ chưa dành sự quan tâm đúng mức đến công tác này. - Chưa có những quy định để điều chỉnh đầy đủ và cụ thể các quan hệ nội bộ trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Công tác quán triệt việc thực hiện thi hành Nghị định 110, Nghị định 111 ban hành còn chậm, chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ và trong một số trường hợp chưa đáp ứng được yêu cầu. Việc chấp hành pháp luật văn thư, lưu trữ nhìn chung chưa nghiêm, tính răn đe đối với hành vi vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ hầu như chưa có. 7 - Thiếu biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ. Nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ mà thực tế đang đòi hỏi cấp bách vẫn chưa giải quyết được đầy đủ, cụ thể là: Bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; việc lập danh mục tài liệu của cơ quan; Chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ. Phần 2 PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG 1. Mục tiêu phân tích tình huống Những năm gần đây, công tác văn thư trong cơ quan đã được quan tâm, củng cố. Các nghiệp vụ của công tác này từng bước được quy định cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành của cơ quan. Tại văn phòng, nội dung công tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; giúp Chánh Văn phòng đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác. Những nội dung này đã và đang thực hiện tương đối tốt. - Đối với văn bản đến, tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan được quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, 8 chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Tuy nhiên, thực trạng có một vấn đề nhiều văn bản đến không được chuyển qua bộ phận văn thư cơ quan, nhiều khi việc chuyển công văn được gửi thẳng trực tiếp cho bộ phận chuyên môn. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo cơ quan phê duyệt và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. - Đối với văn bản đi, tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành Văn bản đi là văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. phải được quản lý theo trình 9 tự sau: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký. Quá trình văn thư trong việc xử lý văn bản có thể mô tả (hình 1) Hình 1. Quá trình xử lý văn bản - Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của 10 cơ quan, tổ chức; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy định. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm. Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện các nội dung, trình tự trên chưa được quán triệt và thực hiện nghiêm túc, bên cạnh đó công tác này cũng đang tồn tại những hạn chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp ứng được các yêu cầu của quản lý. Điều này thể hiện ở những vấn đề như: - Chất lượng các văn bản được soạn thảo và sử dụng trong cơ quan còn thấp. Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo, chưa thống nhất. - Việc quản lý văn bản đi, đến còn chưa thực hiện theo đúng trình tự. Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành và trình độ sử dụng máy tính của cán bộ còn yếu. - Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu 11 chưa được thực hiện nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống tại các phòng làm việc của cán bộ. 12 2. Cơ sở pháp lý Hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được tác động trực tiếp bằng các văn bản quy phạm pháp luật sau: Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy ban thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Liên tịch Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Ngoài ra còn hệ thống các văn bản liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu, bảo vệ bí mật Nhà nước ... 3. Cơ sở lý luận 3.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Công tác văn thư Tại Điều 1, Khoản 2, Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư ghi rõ: “ Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao 13 gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.” Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ về những việc được giao giải quyết. Vì vậy chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực hiện, giải quyết công việc. Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến việc xác định giá trị, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn, làm công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và xã hội. Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã 14 hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Ví dụ, khi soạn thảo báo cáo tổng kết công tác cuối năm, có thể xem xét báo cáo của những năm trước về chỉ tiêu công tác đặt ra để đánh giá mức độ hoàn thành, các biện pháp được áp dụng, những thuận lợi, khó khăn đã gặp phải… từ đó đưa ra phương hướng công tác cho phù hợp; hoặc để bảo đảm tính khoa học trong quá trình xây dựng bản quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế. Cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn vị. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay 15 chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Tóm lại : Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau. Các gian đoạn quản lý văn thư mô tả : ( hình 2) Hình 2. Quá trình liên tục giữa văn thư - lưu trữ 3.2 Những vấn đề cần chú trọng trong công tác văn thư - lưu trữ. 16 Công tác văn thư phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản sau: - Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức . Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. - Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước .. Hoạt động lưu trữ phải đáp ứng được các mục tiêu sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. 17 - Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia. 4. Nguyên nhân dẫn đến tình huống Số lượng văn bản xử lý nhiều, công tác văn thư phân tán, dẫn đến việc thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn. Điều này một phần là do lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước. Một phần là do kho lưu trữ ở các đơn vị vẫn còn khó khăn, chưa đạt yêu cầu; quá trình tổ chức sắp xếp và sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định; bên cạch đó, một nguyên nhân quan trọng là ý thức trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ ở đại bộ phận cán bộ còn hạn chế, thiếu tính cầu thị, bảo thủ, trì trệ; làm việc theo thói quen. Thực trạng này sẽ dẫn đến phải tốn kém một khoản kinh phí khá lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu này trong thời gian sắp tới. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện. 18
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan