Tài liệu Tổ chức và hoạt động của văn phòng ubnd huyện sam phan tỉnh phong sa ly nước chdcnd lào

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KEOVILAY KHAMPHAN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SAM PHAN TỈNH PHÒNG SA LY NƢỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KEOVILAY KHAMPHAN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SAM PHAN TỈNH PHÒNG SA LY NƢỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60340403 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học :PGS.TS. TRƢƠNG THỊ HIỀN TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2017 LỜI CẢM ƠN Trong quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn tốt nghiệp tại Học viện Hành chính Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh, em luôn nhận đƣợc sự quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo trong Học viện Hành chính Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh, các thầy cô trong Ban Giám đốc Học viện Hành chính, các thầy cô trong khoa Sau Đại học đã dạy dỗ và tạo mọi điều kiện thuận lợi, giúp đỡ em trong suốt thời gian nghiên cứu và học tập tại Học viện Hành chính Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô và trân trọng cảm ơn giảng viên hƣớng dẫn PGS.TS. Trƣơng Thị Hiền đã tận tình chỉ bảo và hƣớng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện luận văn. Tôi xin trân trọng cảm ơn một số cơ quan, tổ chức và một số cán bộ, công chức, trong Học viện Hành chính Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh, các đồng nghiệp, cùng bạn bè và đặc biệt là gia đình đã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện động viên trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp. Xin trân trọng cảm ơn. TP.Hồ Chí Minh, ngày..... tháng...... năm 2017 Học viên KEOVILAY KHAMPHAN LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là hoàn toàn trung thực. Những kết luận khoa học của luận văn chưa từng được công bố trong bất cứ công trình nào. TÁC GIẢ LUẬN VĂN KEOVILAY KHAMPHAN NHỮNG TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN CHDCND = Cộng hòa Dân chủ Nhân dân QLNN = Quản lý nhà nƣớc UBND = Ủy ban nhân dân ĐNDCM = Đảng nhân dân Cách mạng CHXHCN = Cộng hòa xã hội chủ nghĩa DANH MỤC BIỂU ĐỒ Sơ đồ1: Tổ chức của Văn phòng của Ủy ban nhân dân cấp huyện:………………18 Sơ đồ 1.1: cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng UBND huyện nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân Lào………………………………………………………………..41 Mô hình c cấu t chức b máy của Văn ph ng U N huyện đuợc th hiện trên s đồ sau;……………………………………………………………………………………..51 MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC BIỂU ĐỒ MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 1 1.TÍNH CẤP THIẾT CỦA LUẬN VĂN.................................................................. 1 2.TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN VĂN. ............ 2 3. MỤC ĐÍCH, NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU ........................................................... 3 3.1. Mục đích nghiên cứu....................................................................................... 3 3.2 Nhiệm vụ. 3 4. ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN. ............................................. 3 5. PHẠM VI NGHIÊN CỨU .................................................................................... 4 6. PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN ... 4 7. Ý NGHĨA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI ....................................... 4 8. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN .............................................................................. 5 CHƢƠNG I ............................................................................................................... 6 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA.................................. 6 VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SAM PHAN ................................ 6 1.1. Khái niệm Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện. ............................................. 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và vai trò của Văn phòng UBND huyện ..................... 8 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện................ 8 1.2.2. Vai trò của Văn phòng UBND huyện ..................................................... 12 1.3. Đặc điểm của Văn phòng ủy ban nhân dân huyện ........................................ 16 1.4. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện ................................... 17 1.5. Kinh nghiệm tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện ở nƣớc ngoài ... 20 1.5.1. Tham khảo kinh nghiệm của nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. ........................................................................................................................... 20 1.5.2. Vận dụng kinh nghiệm của Việt Nam vào điều kiện của tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện ở nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào.26 CHƢƠNG 2:............................................................................................................ 29 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SAM PHAN ....................................................................... 29 2.1. Khái quát chung về đặc điểm về tự nhiên, tình hình kinh tế – xã hội của có ảnh hƣởng đến tổ chức văn phòng chính quyền huyện ....................................... 29 2.1.1. Đặc đi m về tự nhiên .............................................................................. 29 2.1.2. Tình hình về kinh tế - văn hóa và xã h i ................................................. 30 2.2. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Sam Phan ................... 34 2.2.1. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện .. 34 2.2.2. Quy định về chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức và văn phòng UBND huyện. ................................................................................................................ 44 2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của phòng nghiên cứu tổng hợp việc Đảng ......... 55 2.2.4. Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị nghiên cứu tổng hợp việc Nhà nƣớc . 56 2.2.5. Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị thƣ ký sự lãnh đạo ............................. 57 2.2.6.Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị quản trị - tài vụ ................................ 58 2.2.7. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị quản lý tài liệu ............................... 59 2.3. Các mối quan hệ và lệ lối làm việc của Văn phòng UBND huyện Sam Phan .............................................................................................................................. 59 2.3.1. Quan hệ Văn phòng UBND huyện với các văn phòng, ban, đơn vị....... 59 2.3.2. Quan hệ Văn phòng UBND huyện với nhóm bản – làng ....................... 60 2.3.3. Quan hệ Văn phòng UBND cấp huyện với chính phủ ........................... 61 2.4. Nhận x t chung về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Sam Phan ...................................................................................................................... 62 2.4.1.Nh ng kết quả, ƣu điểm cần tiếp tục phát huy ........................................ 62 2.4.2. Nh ng hạn chế, vƣớng mắc và phƣơng hƣớng khắc phục ..................... 64 Chƣơng 3. ................................................................................................................ 68 QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SAM PHAN .............................. 68 3.1. Quan điểm đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng ủy ban nhân dân UBND huyện Sam Phan ...................................................................................... 68 3.1.1 Quán triệt các quan điểm của Đảng nhân dân Cách mạng Lào về cải cách nền hành chính nhà nƣớc trong đổi mới tổ chức và hoạt độngVăn phòng UBND huyện Sam Phan ................................................................................... 68 3.1.2 Đảm bảo tính đồng bộ gi a đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng tính đồng bộ với đổi mới tổ chức và hoạt động của các tổ chức trong hệ thống chính trị ở huyện Sam Phan .............................................................................. 70 3.1.3 Đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện phù hợp với đặc điểm và yêu cầu nhiệm vụ của chính quyền huyện Sam Phan .................. 71 3.1.4. Đổi mới về tổ chức bộ máy và phƣơng thức hoạt động gắn chặt với nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức; tăng cƣờng phƣơng tiện, điều kiện hoạt động nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Văn phòng UBND huyện Sam Phan ................................................................................................ 76 3.2. Một số giải pháp đổi mới tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND huyện Sam Phan ...................................................................................................................... 82 3.2.1. Xác định rõ vị trí, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng UBND huyện .. 82 3.2.2. Tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính tại Văn phòng UBND huyện ... 86 3.2.3. Tiếp tục đổi mới phƣơng thức hoạt đông của Văn phòng UBND huyện. ........................................................................................................................... 87 3.2.5. Tăng cƣờng sự lãnh đạo của Đảng ủy đối với tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND huyện. ........................................................................................ 90 3.2.6. Đảm bảo các phƣơng tiện hoạt động của Văn phòng UBND huyện ...... 91 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 93 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................ 96 MỞ ĐẦU 1.TÍNH CẤP THIẾT CỦA LUẬN VĂN Trải qua 42 năm xây dựng và phát triển đất nƣớc, hệ thống hành chính nhà nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân dân (CHDCND) Lào đã từng bƣớc đƣợc củng cố và điều chỉnh thích hợp, phù hợp với công cuộc cải cách và phát triển đất nƣớc. Đặc biệt là sau cuộc cách mạng đổi mới toàn diện của đất nƣớc kể từ năm 1986, cùng với đổi mới phát triển về chính trị, kinh tế và xã hội, nền hành chính của nƣớc CHDCND Lào cũng đƣợc đẩy mạnh đổi mới cải cách để phù hợp với quá trình phát triển và phục vụ cho sự đổi mới mạnh mẽ của chính trị - kinh tế - xã hội. Tuy nhiên để sự nghiệp đổi mới theo kịp đƣợc yêu cầu của xã hội, nhất là sự đổi mới về kinh tế, cần tiếp tục đẩy mạnh đổi mới cơ cấu tổ chức và hoạt động của Đảng và bộ máy hành chính nhà nƣớc, khắc phục tình trạng bộ máy cồng kềnh, chồng ch o, nhiều tầng nấc, hoạt động k m hiệu quả. Muốn đổi mới phƣơng thức lãnh đạo của Đảng cần phải tăng cƣờng hiệu quả quản lý về đổi mới tổ chức và hoạt động của các Văn phòng, Ủy ban... thực hiện chức năng tham mƣu cho lãnh đạo. Trong đó, văn phòng cấp huyện là một trong nh ng cơ quan tham mƣu rất quan trọng giúp cho huyện ủy và Ủy ban Nhân dân (UBND) cấp huyện hoạt động có hiệu quả tốt nhất. Trong thời gian qua Văn phòng cấp huyện ở Lào nói chung đã có một số cải cách, đổi mới về tổ chức và hoạt động nhằm tăng cƣờng hiệu quả quản lý nhà nƣớc (QLNN) của Văn phòng UBND huyện. Trong đó có huyện SamPhan của tỉnh Phông Sa Lỳ, nƣớc CHDCND Lào, sự đổi mới cải cách đƣợc thể hiện trong các lĩnh vực nhƣ: quy chế làm việc, đào tạo cán bộ, công chức, về phƣơng tiện, trang thiết bị; thay đổi chức năng, nhiệm vụ của một số phòng, ban v..v .... Tuy nhiên nh ng cải cách đó chƣa đáp ứng kịp thời đƣợc yêu cầu QLNN của chính quyền cấp huyện của nƣớc CHDCND Lào. Do vậy, việc nghiên cứu nh ng vấn đề liên quan đến đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng ủy UBND huyện trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính, đổi 1 mới cơ chế quản lý hành chính nhà nƣớc dƣới sự lãnh đạo của Đảng Nhân dân Cách mạng Lào (CHDCND Lào) hiện nay là vấn đề có ý nghĩa lý luận và thực tiễn nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của chính quyền cấp huyện hiện nay. Xuất phát từ các yêu cầu thực tiễn nói trên, tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện SamPhan, tỉnh Phong Sa Lỳ, nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào” để nghiên cứu làm đề tài luận văn cao học Quản lý công. 2.TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN VĂN. Về công tác Văn phòng đã có một số cuốn sách, giáo trình nhƣ: “Giáo trình Tổ chức và hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện tại tỉnh Bình Dƣơng” của Huỳnh Ngọc Ánh và “Hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc” của Học viện Hành chính quốc gia, do TS. Lƣu Kiếm Thanh làm chủ biên; “Quản lý hành chính Văn phòng” của Võ Thành Vị;... Các luận văn thạc sĩ liên quan đến đề tài này nhƣ: “Đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái trong giai đoạn hiện nay” của Đinh Thị Thu; “Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng cấp tỉnh ủy, thành phố trực thuộc Trung ƣơng trong quá trình đổi mới phƣơng thức lãnh đạo của Đảng ta hiện nay” của Trần Minh Hoàng; “Mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh lấy thực tiễn từ tỉnh Long An” của Nguyễn Quang Minh. Một số luận văn thạc sĩ của học viên Lào liên quan trực tiếp đến đề tài của luận văn nhƣ: “ Nâng cao hiệu lực hiệu quả quản lý hành chính Văn phòng tỉnh SaVăn Na Khet ở nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào” của SILYBUNPHAN; “ Cơ sở lý luận và thực tiễn đổi mới tổ chức bộ máy Văn phòng tỉnh UĐÔMXAY ở nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào” của SOUKME XAY SOUAMPHAY. Các công trình nghiên cứu nêu trên đều đề cập đến nh ng khía cạnh, phạm vi khác nhau liên quan đến tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phƣơng, trong đó có tổ chức bộ máy Văn phòng cấp huyện ở Việt Nam và Lào. Do vậy, các công trình 2 này là cơ sở lý luận và thực tiễn bổ ích cho học viên trong quá trình nghiên cứu thực hiện luận văn này. 3. MỤC ĐÍCH, NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 3.1. Mục đích nghiên cứu. - Xác định vị trí, vai trò của Văn phòng UBND trong hoạt động quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng. - Thông qua thực tiễn hoạt động của các Văn phòng UBND tại Việt Nam cũng nhƣ tại Lào để đánh giá thực trạng, hiệu quả hoạt động của các Văn phòng UBND trong việc thực hiện các vai trò, chức năng và nhiệm vụ đặt ra; từ đó tìm ra nh ng mặt hạn chế, nguyên nhân và tìm ra các giải pháp để khắc phục. - Đề xuất nh ng giải pháp nhằm hoàn thiện về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện. 3.2. Nhiệm vụ. - Nghiên cứu thuật ng văn phòng nhằm làm rõ khái niệm văn phòng. Xác định vị trí, vai trò của văn phòng trong tổ chức nói chung; đặc biệt là vị trí vai trò của Văn phòng UBND huyện trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nƣớc tại địa phƣơng. - Khảo sát thực tế nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện SamPhan tỉnh Phông Sa Ly đánh giá nhận x t nh ng ƣu nhƣợc điểm trong tổ chức hoạt động văn phòng trên thực tế. - Từ nh ng yêu cầu của thực tế, đƣa ra nh ng giải pháp góp phần khắc phục nh ng hạn chế hiện tại để hoàn thiện về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp huyện đáp ứng các yêu cầu cải cách hành chính, tiến tới xây dựng một nền hành chính hiện đại, hoạt động hiệu quả phục vụ quá trình đổi mới kinh tế đất nƣớc. 4. ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN. Luận văn tập trung nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp huyện của nƣớc CHDCND Lào, cụ thể là tập trung nghiên cứu, phân tích thực trạng xây dựng và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Samphan, tỉnh 3 Phongsaly giai đoạn 2014 - 2019 từ đó tìm ra nh ng ƣu điểm và hạn chế trong việc thực hiện sứ mệnh đƣợc giao của các Văn phòng UBND cấp địa phƣơng của Lào trong giai đoạn hiện nay. Trên cơ sở đó đƣa ra nh ng định hƣớng, kiến nghị cũng nhƣ giải pháp để xây dựng Văn phòng UNBD cấp địa phƣơng nói chung, cấp huyện nói riêng hoạt động có hiệu quả, góp phần đẩy mạnh quá trình đổi mới cải cách hành chính của đất nƣớc Lào cũng nhƣ đẩy mạnh quá trình đổi mới toàn diện trên mọi lĩnh vực. 5. PHẠM VI NGHIÊN CỨU Phạm vi nghiên cứu của luận văn là cơ sở lý luận về cải cách bộ máy hành chính của Chính phủ, về định hƣớng, xây dựng Văn phòng UBND cấp huyện hoạt động có hiệu quả, về các văn bản quy phạm pháp luật quy định vai trò, vị trí cũng nhƣ nhiệm vụ của Văn phòng UBND cấp địa phƣơng...cũng nhƣ nh ng bất cập, hạn chế điển hình của Văn phòng UBND cấp địa phƣơng, cấp huyện trong nh ng năm gần đây. 6. PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN Luận văn đƣợc thực hiện trên cơ sở lý luận của Chủ nghĩa Mác-Lê nin về nhà nƣớc và pháp luật, bài học kinh nghiệm từ các nƣớc về cải cách bộ máy hành chính, xây dựng cơ quan tham mƣu cho hoạt động của huyện ủy cũng nhƣ UBND cấp huyện, các quan điểm của Đảng NDCM Lào về tổ chức bộ máy các cấp từ Trung ƣơng đến địa phƣơng của Chính phủ. Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn tham khảo nh ng kết quả nghiên cứu của nh ng công trình khoa học đã đƣợc công bố. Luận văn sử dụng phƣơng pháp của triết học duy vật biện chứng, duy vật lịch sử mác xít và một số phƣơng pháp nghiên cứu khoa học của các bộ môn khoa học khác cụ thể nhƣ: khoa học tổ chức, lý thuyết hệ thống, khoa học so sánh… 7. Ý NGHĨA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI Luận văn có ý nghĩa to lớn về cả lý luận và thực tiễn, đây là một công trình nghiên cứu khoa học đầy đủ, toàn diện và có hệ thống về xây dựng cơ quan tham mƣu, Văn phòng ...giúp cho hoạt động của các cấp ủy, chính quyền hoạt động có hiệu 4 quả. Luận văn góp phần phân tích, nghiên cứu nh ng ƣu điểm, hạn chế còn tồn tại của các cơ quan tham mƣu, của Văn phòng hành chính các cấp (đặc biệt là cấp địa phƣơng) của nƣớc CHDCND Lào trong giai đoạn hiện nay. Tham khảo so sánh gi a nền hành chính địa phƣơng của Lào và Việt Nam nhằm góp phần làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận liên quan đến tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện dƣới góc độ chuyên ngành quản lý hành chính nhà nƣớc. Luận văn nghiên cứu cũng đóng góp một số giải pháp nhằm góp phần xây dựng Văn phòng UBND cấp địa phƣơng nói chung, cấp huyện nói riêng để Văn phòng có thể hoàn thành tốt sứ mệnh của cơ quan tham mƣu, vị trí, vai trò và ý nghĩa của Văn phòng UBND cấp huyện trong công cuộc cải cách hành chính cũng nhƣ cải cách đất nƣớc. Kết quả nghiên cứu của Luận văn góp phần kiện toàn tổ chức Văn phòng UBND cấp huyện nói chung và huyện SamPhan, tỉnh Phongsaly nói riêng của nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào. 8. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm đƣợc bố cục thành 3 phần nhƣ sau: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện SamPhan tỉnh PhôngSaLy của nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện 5 CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SAM PHAN 1.1. Khái niệm Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện. Trƣớc khi nghiên cứu Văn phòng UBND huyện, cần thiết phải làm rõ khái niệm về văn phòng. Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị có sự hoạt động của văn phòng. Đó là bộ máy, bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, nhằm đảm bảo công tác lãnh đạo, quản lý đƣợc tập trung thống nhất, hoạt động thƣờng xuyên, liên tục và có hiệu quả. Tuy nhiên, hiện nay có nhiều khái niệm về văn phòng: - Từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê biên soạn định nghĩa về văn phòng nhƣ sau: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan nhƣ: Văn phòng UBDN huyện, Văn phòng Bộ trƣởng...” - Theo Đại từ điển Việt do Nguyễn Nhƣ Ý chủ biên, văn phòng đƣợc giải thích là “Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan” - Văn phòng còn đƣợc hiểu theo nghĩa nhƣ trong: “Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng” do Hồ Ngọc Cần chủ biên đã tổng kết: Văn phòng là một phòng làm việc của lãnh đạo. Ngƣời ta có thể gọi là “Văn phòng giám đốc”, “Văn phòng nghị sỹ”. Văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị; là địa điểm của mọi cán bộ - công chức hàng ngày đến đó để thực thi nhiệm vụ nhƣ “Văn phòng bộ”, “Văn phòng Ủy ban nhân đân’. Văn phòng đƣợc hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nƣớc, trong các xí nghiệp. - Vƣơng Hoàng Tuấn trong “Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng”, đã nêu khái niệm: “Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩa rộng đó là bộ máy giúp việc của cơ quan”. - Theo Hồ Ngọc Cẩn thì cách hiểu trên điều đó có khía cạnh đúng nhƣng mà 6 chỉ phản ánh đƣợc nh ng khía cạnh nào đó của thuật ngũ văn phòng và ông đã nêu ra khái niệm nhƣ sau: “ Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức”. - Theo Nguyễn H u Trí – Ban tổ chức Trung ƣơng Đảng – trong cuốn Hội thảo khoa học về Quản trị Văn phòng – Lý luận và thực tiễn và cuốn Nghiệp vụ văn phòng đã quan niệm nhƣ sau: + Theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ máy quản lý của các đơn vị cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tƣ cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu của tổ chức. + Theo nghĩa hẹp: chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị nh ng công việc trong chức năng đƣợc giao, là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không có đầy đủ tƣ cách pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. Dù đƣợc hiểu theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu, đƣợc quản lý điều hành theo mục tiêu nhất định. Nhƣng thông thƣờng thì thuật ng “Văn phòng” tồn tại theo nghĩa hẹp đƣợc chấp nhận nhiều hơn thuật ng “Văn phòng” đƣợc hiểu theo nghĩa rộng vì thuật ng này trùng với thuật ng “cơ quan, đơn vị”. Nhƣ vậy có thể xem x t Văn phòng dƣới các góc độ sau: - Về nội dung công việc, hoạt động của văn phòng là loại hoạt động nhằm đảm bảo thông tin, vật chất kỹ thuật cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ, quyền hạn theo luật định. - Về hình thức, văn phòng là một tập hợp có tổ chức trụ sở làm việc, có phƣơng tiện vật chất và con ngƣời để thực hiện nhiệm vụ. Có nh ng khái niệm về văn phòng khác nhau nhƣng chúng ta có thể đƣa ra nghĩa về văn phòng nhƣ sau: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan đơn vị, là nơi thu 7 thập, xử lí thông tin hỗi trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và vai trò của Văn phòng UBND huyện 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện. Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan tham mƣu, giúp việc do Chủ tịch UBND chỉ đạo, cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; đảm bảo cở sở vật chất ,kỹ thuật cho hoạt động của UBND. Nhƣ vậy, văn phòng có các chức năng nhiệm vụ sau: 1. Trình UBND huyện chƣơng trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc kiểm tra các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thi trấn việc thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi đuợc phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp gi a các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật . 2. Thu thập, xử lý Thông tin, chuẩn bị các báo cáo phụ vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất đuợc giao theo quy định của pháp luật 3. Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chƣơng trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của văn phòng UBND huyện. 4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, đơn vị sự nghiệp và Chủ tịch UBND xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị các đề án đuợc phân công phụ trách. 5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các văn phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn trƣớc khi trình UBND và Chủ tịch UBND huyện xem x t, quyết định. 6. Giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện gi mối quan hệ phối hợp 8 công tác với huyện ủy, thƣờng trực huyện uỷ, thƣờng trực uỷ ban MTTQ huyện và các đoàn thể nhân dân và các cơ quan, tổ chức của trung ƣơng, của tỉnh đóng trên địa bản huyện. 7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nƣớc cấp trên có liên quan UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phƣơng, đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, thị trấn. 8. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác công văn giấy tờ, văn thƣ, hành chính, tin học hoá hành chính nhà nƣớc của UBND huyện. 9. Trình UBND huyện chƣơng trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nƣớc thuộc phạm vi của văn phòng UBND huyện. 10. Phối hợp với phòng nội vụ, hƣớng dẫn UBND xã, thị trấn nghiệp vụ hành chính, văn thƣ, lƣu trử, tin học hoá quản lý hành chính nhà nƣớc theo quy định của pháp luật 11. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của văn phòng UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện. 12. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND, chủ tịch UBND huyện và tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện. 13. Xây dựng kế hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức cơ quan. 14. Quản lý tổ chức bộ máy, biến chế , cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất - kỹ thuật đuợc giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện . 15. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện giao nhƣ sau: 9 Một là, chức năng tham mưu tổng hợp: là công việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất để giúp thƣờng trực UBND nắm bất thông tin về triển khai thực hiện Nghị quyết, các kiến nghị của cử tri; đồng thời giúp Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện để ra quyết định để chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả. Đây là chức năng quan trọng ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và giảm sát của UBND. Để thực hiện chức năng này văn phòng phải tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau: - Công tác thu thập thông tin và báo cáo; bao gồm việc thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo định kỳ về kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng kể cả các báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo sơ kết, tổng kết phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND huyện; chuẩn bị nội dung và đôn đốc các phòng ban, ngành thuộc huyện trả lời, giải quyết các kiến nghị. - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của UBND huyện để chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nƣớc trên địa bàn cơ sở. - Theo dõi, đôn đốc các phòng ban chức năng, UBND các xã,thị trấn thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, thực hiện các quyết định, chỉ thị của UBND huyện và các chƣơng trình, kế hoạch đã định. - Thẩm tra, đôn đốc việc chuẩn bị phƣơng án, đề án, văn bản do các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện dự thảo; trình UBND huyện phê duyệt ký ban hành đảm bảo đúng yêu cầu, nội dung, thủ tục, đúng chủ trƣơng của Đảng và pháp luật của Nhà nƣớc . - Tổ chức thực hiện quy trình tiếp nhận và trả hồ sơ theo cơ chế hành chính “ một cửa” nhằm phục vụ cho yêu cầu giải quyết công việc của công dân, tổ chức đến liên hệ tại UBND huyện; - Tham mƣu công tác tiếp công dân, hƣớng dẫn, chuyển đơn thƣ, chuẩn bị nội dung, điều kiện cần thiết để lãnh đạo UBND huyện tiếp công dân. ai là, chức năng đ m b o c c đi u iện v t ch t, thu t cho m i hoạt động của UBND huyện. Để thực hiện chức năng này, văn phòng phải tổ chức thúc hiện các nhiệm vụ sau: 10