Tài liệu Xây dựng mô hình tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tỉnh phú yên

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH -------*****------- HUỲNH THU MINH THƢ XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở TỈNH PHÚ YÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP.Hồ Chí Minh - Năm 2012 2 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH -------*****------- HUỲNH THU MINH THƢ XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở TỈNH PHÚ YÊN Chuyên ngành: Kế toán – Kiểm toán Mã số:60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. TRẦN VĂN THẢO TP.Hồ Chí Minh - Năm 2012 3 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1.1 Khái quát về kế toán ..........................................................................................1 1.1.1 Định nghĩa kế toán ...........................................................................................1 1.1.2 Đối tượng sử dụng thông tin kế toán ...............................................................1 1.1.3 Kế toán tài chính và kế toán quản trị ...............................................................2 1.2 Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán ...........................................4 1.2.1 Khái quát về tổ chức công tác kế toán .............................................................4 1.2.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán ...............................................................5 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán......................................6 1.2.3.1 Ảnh hưởng của môi trường kinh doanh ........................................................6 1.2.3.2 Ảnh hưởng của môi trường pháp lý ..............................................................7 1.3 Nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán.................................................7 1.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ..................................................................7 1.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán .................................................................9 1.3.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán ............................................................................9 1.3.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán ........................... 10 1.3.5 Tổ chức bộ máy kế toán ................................................................................ 11 1.3.6 Tổ chức kiểm tra kế toán............................................................................... 13 1.3.7 Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp............................. 14 1.3.8 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin .................................................................................................... 15 1.4 Tiêu chuẩn xác định doanh nghiệp vừa và nhỏ ............................................ 16 1.4.1 Vai trò của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nền kinh tế ............................... 16 1.4.2 Tiêu chuẩn xác định ...................................................................................... 17 1.4.2.1 Tại Việt Nam .............................................................................................. 17 1.4.2.2 Tại một số nước trên thế giới ..................................................................... 19 4 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ....................................................................................... 22 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở TỈNH PHÚ YÊN 2.1 Đặc điểm hoạt động và tình hình kinh doanh của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Phú Yên trong thời gian qua .................................................................... 23 2.1.1 Sơ lược Phú Yên ........................................................................................... 23 2.1.2 Đặc điểm hoạt động và tình hình kinh doanh của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Phú Yên trong thời gian qua ........................................................................ 23 2.1.3 Các tổ chức nghề nghiệp ................................................................................. 25 2.2 Chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ................. 26 2.3 Mục đích, đối tƣợng, phƣơng pháp khảo sát ................................................ 28 2.3.1 Mục đích khảo sát ......................................................................................... 28 2.3.2 Đối tượng khảo sát ........................................................................................ 28 2.3.3 Phương pháp khảo sát ..................................................................................... 28 2.4 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tỉnh Phú Yên ........................................................................................................... 28 2.4.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ............................................................... 28 2.4.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán .............................................................. 30 2.4.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán ......................................................................... 33 2.4.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán ........................... 35 2.4.5 Tổ chức bộ máy kế toán ................................................................................ 37 2.4.6 Tổ chức kiểm tra kế toán............................................................................... 40 2.4.7 Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp............................. 41 2.4.8 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin .................................................................................................... 42 2.5 Nhận xét thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tỉnh Phú Yên trong thời gian qua .............................................................. 44 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ....................................................................................... 47 5 Chƣơng 3: XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở TỈNH PHÚ YÊN 3.1 Quan điểm về xây dựng mô hình ................................................................... 48 3.1.1 Xây dựng mô hình tổ chức công tác kế toán ở DNNVV phải phù hợp với môi trường kế toán của DNNVV tại Việt Nam và của Phú Yên .................................... 48 3.1.2 Xây dựng mô hình tổ chức công tác kế toán phải hướng đến mục đích tăng độ tin cậy của thông tin cung cấp cho các đối tượng sử dụng ...................................... 48 3.1.3 Xây dựng mô hình tổ chức công tác kế toán phù hợp với nguyên tắc chi phí và lợi ích........................................................................................................................ 49 3.2 Các giải pháp cụ thể ........................................................................................ 49 3.2.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ .................... 49 3.2.2 Mô hình tổ chức công tác kế toán dành cho doanh nghiệp vừa .................... 52 3.3 Kiến nghị ........................................................................................................... 61 3.3.1 Kiến nghị với Nhà nước .................................................................................. 61 3.3.2 Kiến nghị với tỉnh Phú Yên .......................................................................... 63 3.3.2.1 Phát triển các dịch vụ tư vấn kế toán – kiểm toán ..................................... 63 3.3.2.2 Thường xuyên mở các lớp ngắn hạn về khởi sự doanh nghiệp, quản trị doanh nghiệp, hội thảo chuyên đề về kế toán – kiểm toán ...................................... 64 3.3.2.3 Hội Doanh nghiệp Phú Yên ......................................................................... 64 3.3.3 Kiến nghị với doanh nghiệp quy mô vừa ........................................................ 65 3.3.3.1 Cần nhận thức vai trò của thông tin kế toán quản trị trong tổ chức công tác kế toán .................................................................................................................... 65 3.3.3.2 Tổ chức công tác kế toán đi kèm với việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu......................................................................................................... 66 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ....................................................................................... 68 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 69 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 6 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. CKTM: Chiết khấu thương mại 2. DNNVV: Doanh nghiệp nhỏ và vừa 3. DNSX: Doanh nghiệp sản xuất 4. DNTM: Doanh nghiệp thương mại 5. DT: Doanh thu 6. HH: Hàng hóa 7. KH: Khách hàng 8. KQKD: Kết quả kinh doanh 9. NCC: Nhà cung cấp 10. SP: Sản phẩm 11. SXKDDD: Sản xuất kinh doanh dở dang 12. TK: Tài khoản 13. TP: Thành phẩm 14. TSCĐ: Tài sản cố định 7 PHỤ LỤC 1. Phụ lục 1: Phiếu khảo sát 2. Phụ lục 2: Danh sách các công ty khảo sát 3. Phụ lục 3a: Bản mô tả công việc kế toán 4. Phụ lục 3b: Bản mô tả phần hành kế toán 5. Phụ lục 4: Mẫu chứng từ tự thiết kế 6. Phụ lục 5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ 7. Phụ lục 6a: Danh mục tài khoản kế toán cho DN nhỏ 8. Phụ lục 6b: Danh mục tài khoản kế toán cho DN vừa 9. Phụ lục 7: Mẫu sổ chi tiết 10. Phụ lục 8: Mẫu báo cáo kế toán quản trị 11. Phụ lục 9: Các tỷ số phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp 12. Phụ lục 10: Bảng so sánh các phần mềm theo các tiêu chí 8 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa và yêu cầu phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) đóng một vai trò hết sức quan trọng. Điều đó đã được cụ thể hóa trong văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII. DNNVV có những đặc điểm mà các loại hình doanh nghiệp khác không có được như sức năng động, khả năng thích nghi, hiệu quả đầu tư, dễ quản lý. Trước xu thế toàn cầu hóa như hiện nay, để đứng vững và đủ sức cạnh tranh ở sân chơi lớn này, bên cạnh sự hỗ trợ từ phía Nhà nước, các DNNVV cần được tổ chức tốt về mọi mặt, trong đó yêu cầu thông tin kế toán cung cấp đáng tin cậy là không thể thiếu. Điều đó đòi hỏi phải có sự nhận thức đúng đắn về kế toán của người chủ doanh nghiệp và người làm công tác kế toán. Từ đó, tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp nhằm phát huy hiệu quả trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Phú Yên là một tỉnh nằm ở khu vực duyên hải Nam Trung Bộ. Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động tại Phú Yên hiện nay là DNNVV. Những năm gần đây số lượng DNNVV tại Phú Yên tăng nhanh về số lượng. Cùng với các chính sách khuyến khích, hỗ trợ của Chính phủ, tỉnh Phú Yên đã có chương trình hành động hỗ trợ phát triển DNNVV. Tuy nhiên, DNNVV chưa thực sự phát huy hết vai trò của nó trong nền kinh tế, năng lực cạnh tranh các doanh nghiệp này còn hạn chế do các vấn đề về vốn, trình độ quản lý, xây dựng và quảng bá thương hiệu,…..Để giải quyết được điều đó, DNNVV cần tổ chức tốt việc quản lý doanh nghiệp, trong đó tổ chức công tác kế toán là khâu hết sức quan trọng. Nhưng thời gian qua, tổ chức công tác kế toán tại các DNNVV ở tỉnh Phú Yên còn nhiều vấn đề gây khó khăn cho công tác quản lý và cho người sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp. Đây là yếu tố cản trở cho sự vươn mình của doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay. 9 Vừa qua, UBND tỉnh đã cho phép thành lập Hội Doanh nghiệp Phú Yên nhằm tập hợp các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh, tạo điều kiện nâng cao tri thức quản lý, tiếp cận thị trường, quảng bá thương hiệu, xúc tiến thương mại, hợp tác đầu tư và phát triển kinh doanh, tháo gỡ những khó khăn. Đại hội Hội Doanh nghiệp Phú Yên lần thứ nhất diễn ra vào tháng 3 năm 2012. Hội mới được thành lập, qui mô nhỏ, còn gặp không ít khó khăn. Việc nâng cao chất lượng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp cũng thuộc một phần trách nhiệm của Hội. Chính vì thế, việc nghiên cứu để xây dựng mô hình tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tỉnh Phú Yên hiện nay làm công cụ hỗ trợ để Hội Doanh nghiệp Phú Yên thực sự là tổ chức giúp đỡ, kết nối các doanh nghiệp nhỏ và vừa, tạo đà cho các doanh nghiệp trong tỉnh phát triển nhanh hơn, tốt hơn là điều hết sức cần thiết. 2. Mục tiêu nghiên cứu Nhằm khái quát hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa qua đó xây dựng mô hình tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tỉnh Phú Yên. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán. - Nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Phú Yên, cụ thể về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, kiểm tra, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, tổ chức cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu 10 Tác giả sử dụng cả phương pháp định tính và phương pháp định lượng. Cụ thể, phương pháp tổng hợp, so sánh để tìm hiểu về cơ sở lý luận cho công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Phương pháp thống kê trên một mẫu doanh nghiệp nhỏ và vừa, phương pháp quy nạp được sử dụng để phân tích về thực trạng tổ chức công tác kế toán. 5. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, kết cấu của đề tài được chia thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tỉnh Phú Yên Chương 3: Xây dựng mô hình tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tỉnh Phú Yên 11 DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1: So sánh kế toán tài chính và kế toán quản trị ............................................... 03 Bảng 1.2: Phân loại DNNVV theo Quyết định 56/2009/NĐ-CP.................................. 18 Bảng 1.3: Tiêu chuẩn DNNVV của Cộng đồng châu Âu ............................................. 19 Bảng 1.4: Tiêu chuẩn DNNVV của Nhật Bản .............................................................. 19 Bảng 1.5: Tiêu chuẩn DNNVV của Thái Lan ............................................................... 20 Bảng 2.1: Các chuẩn mực kế toán áp dụng đầy đủ ....................................................... 26 Bảng 2.2: Các chuẩn mực kế toán áp dụng không đầy đủ ............................................ 27 Bảng 2.3: Các chuẩn mực kế toán không áp dụng ........................................................ 27 Bảng 2.4: Chứng từ sử dụng trong doanh nghiệp ......................................................... 28 Bảng 2.5: Các chỉ tiêu trên biểu mẫu chứng từ doanh nghiệp sử dụng ........................ 29 Bảng 2.6: Kiểm soát nội bộ đối với chứng từ ............................................................... 29 Bảng 2.7: Các vấn đề chung liên quan đến hệ thống tài khoản .................................... 30 Bảng 2.8: Tính linh hoạt của hệ thống tài khoản .......................................................... 31 Bảng 2.9: Việc tích hợp của hệ thống tài khoản với hệ thống kế toán quản trị ............ 31 Bảng 2.10: Vận dụng các phương pháp kế toán ........................................................... 32 Bảng 2.11: Ghi nhận doanh thu .................................................................................... 33 Bảng 2.12: Các vấn đề chung liên quan đến hệ thống sổ kế toán ................................. 33 Bảng 2.13: Các vấn đề liên quan đến ghi chép, bảo quản sổ kế toán ........................... 34 Bảng 2.14: Các vấn đề liên quan đến báo cáo trong doanh nghiệp .............................. 35 Bảng 2.15: Báo cáo kế toán quản trị ............................................................................. 36 Bảng 2.16: Kiểm soát nội bộ đối với việc cung cấp thông tin ...................................... 36 Bảng 2.17: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán .............................................................. 37 Bảng 2.18: Các vấn đề liên quan đến nhân viên kế toán .............................................. 37 Bảng 2.19: Việc nâng cao trình độ cho nhân viên ........................................................ 38 Bảng 2.20: Kiểm soát nội bộ trong tổ chức bộ máy kế toán ......................................... 39 Bảng 2.21: Tổ chức kiểm tra kế toán do doanh nghiệp thực hiện ................................ 40 Bảng 2.22: Phân tích hoạt động kinh tế ........................................................................ 41 12 Bảng 2.23: Tìm hiểu biến động của thị trường ............................................................. 41 Bảng 2.24: Các vấn đề liên quan đến thông tin phân tích ............................................. 41 Bảng 2.25: Vấn đề trang bị cơ sở vật chất cho công tác kế toán .................................. 42 Bảng 2.26: Thiết lập kiểm soát nội bộ đối với phần mềm kế toán ............................... 43 Bảng 2.27: Mức độ hài lòng của người sử dụng ........................................................... 44 13 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1.1. Khái quát về kế toán 1.1.1. Định nghĩa kế toán Kế toán hình thành cùng với sự hình thành đời sống kinh tế và xã hội của loài người. Nếu như từ buổi sơ khai, kế toán chỉ là công cụ để ghi chép lại công việc và đánh giá hiệu quả công việc, thì ngày nay kế toán ngày càng phát triển và hoàn thiện, phát huy các chức năng của nó. Vậy kế toán là gì? Có rất nhiều định nghĩa về kế toán ở các phạm vi, góc độ khác nhau. Theo Ủy ban thực hành kiểm toán quốc tế thì: “Kế toán là một khoa học, một kỹ thuật ghi nhận, phân loại, tập hợp và cung cấp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của một đơn vị kinh tế, giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định thích hợp”. Theo Liên đoàn kế toán quốc tế thì: “Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại và tổng hợp theo một cách riêng có bằng những khoản tiền, các giao dịch và các sự kiện mà chúng có ít nhất một tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó”. Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003 định nghĩa về kế toán như sau: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”. Tóm lại, trong những điều kiện kinh tế xã hội khác nhau, được sử dụng cho những mục đích khác nhau hay ở những thời kỳ khác nhau thì kế toán đều được ghi nhận là một khoa học để thực hiện quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. 1.1.2. Đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán Các đối tượng sử dụng thông tin có thể chia thành 3 nhóm như sau:  Các nhà quản lý doanh nghiệp: Chủ doanh nghiệp, Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị. Thông qua thông tin do kế toán cung cấp, các nhà quản lý doanh nghiệp biết được tình hình vận động của tài sản, nguồn vốn từ đó có thể phân tích, đánh giá và đưa ra các quyết định đúng đắn trong tương lai. 14  Những đối tượng có lợi ích trực tiếp: chủ đầu tư, chủ nợ, cổ đông, đối tác liên doanh. Nhóm đối tượng này dựa vào thông tin trên báo cáo tài chính sẽ quyết định đầu tư, cho vay, góp vốn nhiều hay ít, đầu tư vào lĩnh vực nào?  Những đối tượng có lợi ích gián tiếp: các cơ quan quản lý chức năng về thuế, tài chính, thống kê,…Dựa vào thông tin kế toán cung cấp, các cơ quan chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó kiểm tra việc chấp hành chính sách, chế độ về quản lý kinh tế, tài chính. Cũng trên cơ sở những thông tin kế toán, tài chính, các cơ quan chức năng nghiên cứu, hoàn thiện các chính sách, chế độ thích hợp nhằm thực hiện các kế hoạch, đường lối phát triển nhanh chóng nền kinh tế đất nước. 1.1.3. Kế toán tài chính và kế toán quản trị Tại Khoản 1 của Điều 10 Luật Kế toán có qui định: “Kế toán ở đơn vị kế toán bao gồm: Kế toán tài chính và Kế toán quản trị”. Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.  Giống nhau: - Kế toán tài chính và Kế toán quản trị có cùng đối tượng nghiên cứu là các sự kiện kinh tế diễn ra trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. - Kế toán tài chính và Kế toán quản trị đều dựa trên hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán. Kế toán tài chính căn cứ hệ thống ghi chép ban đầu này để xử lý, soạn thảo các báo cáo tài chính. Kế toán quản trị căn cứ hệ thống ghi chép ban đầu để vận dụng xử lý nhằm cung cấp thông tin thích hợp cho các cấp quản trị trong doanh nghiệp. - Kế toán tài chính và Kế toán quản trị đều thể hiện trách nhiệm của nhà quản trị trong doanh nghiệp. 15  Khác nhau: Bảng 1.1: So sánh kế toán tài chính và kế toán quản trị Tiêu thức Kế toán tài chính Kế toán quản trị Đối tượng sử Nhà quản lý doanh nghiệp Những đối tượng bên trong doanh dụng thông và các đối tượng bên ngoài nghiệp: Hội đồng quản trị, Ban như nhà đầu tư, chủ nợ, cơ giám đốc, Trưởng phòng, Quản tin quan thuế,…. đốc,…. Phản ánh quá khứ Hướng về tương lai Cố định, tuân thủ nguyên tắc Linh hoạt, theo yêu cầu của nhà Đặc điểm kế toán quản trị Biểu hiện dưới thước đo giá Biểu hiện thông qua ba loại thước thông tin trị đo (giá trị, hiện vật, thời gian lao động) Yêu cầu Đòi hỏi tính chính xác cao Đòi hỏi tính kịp thời, không yêu cầu thông tin thông tin phải chính xác Phạm vi cung Toàn doanh nghiệp Từng bộ phận, toàn doanh nghiệp cấp thông tin Các loại báo Báo cáo tài chính theo qui Báo cáo theo yêu cầu của nhà quản định của nhà nước (Bảng trị (Dự toán sản xuất, Dự toán tiêu cáo cân đối kế toán, Báo cáo kết thụ sản phẩm, Báo cáo kết quả kinh quả hoạt động kinh doanh, doanh theo bộ phận, theo mặt Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, hàng,…) Thuyết minh báo cáo tài chính) Kỳ báo cáo Tính Định kỳ (tháng, quí, năm) pháp Có tính pháp lệnh Thường xuyên khi có nhu cầu Không có tính pháp lệnh lệnh Quan hệ với Quan hệ ít Quan hệ nhiều (Kinh tế học, Thống 16 các ngành kê kinh tế, Tài chính,…) khác Kế toán tài chính thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về những sự kiện đã diễn ra trong quá khứ. Trong khi đó, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều đặt ra mục tiêu và hướng về việc đạt được mục tiêu đó. Để đạt được mục tiêu, các nhà quản trị cần có những thông tin kịp thời nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn. Kế toán tài chính không đáp ứng được yêu cầu đó bởi các báo cáo tài chính chỉ được lập định kỳ theo qui định, phản ánh số liệu quá khứ mà không tiên liệu đến tương lai. Ngược lại kế toán quản trị cung cấp thông tin linh hoạt ở bất kỳ thời điểm nào khi nhà quản trị yêu cầu, giúp nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp hoạch định các chiến lược, kiểm soát các kế hoạch kinh doanh, cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng vị thế của doanh nghiệp trong ngành, trong nền kinh tế. Ngày nay, để ra quyết định kinh doanh, nhà quản trị phải thu thập rất nhiều thông tin từ các lĩnh vực sản xuất, tiêu thụ, đầu tư,….Trong đó kế toán quản trị cung cấp rất nhiều thông tin hữu ích và việc ra quyết định trên cơ sở thông tin kế toán quản trị mang lại hiệu quả cao. Nếu như chức năng của nhà quản trị là hoạch định, tổ chức – điều hành, kiểm soát và ra quyết định thì kế toán quản trị là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng đó. Vì vậy, bên cạnh việc tổ chức các nội dung về kế toán tài chính thì xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại doanh nghiệp cũng hết sức cần thiết. Tuy nhiên, kế toán quản trị không thể tồn tại độc lập mà cần kết hợp với kế toán tài chính, đảm bảo thông tin cung cấp phù hợp và đáng tin cậy hơn. 1.2. Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán 1.2.1. Khái quát về tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ 17 phận phòng ban khác thực hiện nhằm hình thành một cơ cấu kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp1. Để đạt được mục tiêu lợi nhuận trong hoạt động sản xuất kinh doanh cần thiết phải tổ chức công tác quản lý trong doanh nghiệp. Trong đó, tổ chức công tác kế toán là một bộ phận quan trọng, là một công cụ quản lý. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp, công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở một doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước2. Ngày nay, kinh tế phát triển kèm theo sự phát triển của thị trường chứng khoán cũng như các định chế tài chính thì thông tin kế toán đóng một vai trò hết sức quan trọng. Thông tin kế toán không đơn thuần chỉ phục vụ cho quá trình quản lý, điều hành của doanh nghiệp mà còn hữu ích cho các đối tượng bên ngoài như chủ nợ, nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, cổ đông,…….Cùng với xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, cũng như sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, vấn đề độ tin cậy của thông tin kế toán được đặt ra. Thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và vô cùng cần thiết cho các nhà quản trị. Tổ chức tốt công tác kế toán có ý nghĩa to lớn trong công tác cung cấp thông tin để thực hiện mục tiêu quản trị đơn vị nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. 1.2.2. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán  Tổ chức công tác kế toán phải đúng những qui định trong Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán. Doanh nghiệp thực hiện tốt điều này tức là đã tuân thủ đúng luật, góp phần thực hiện thống nhất trong hoạt động kế toán nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp.  Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với các chế độ, chính sách về quản lý kinh tế, tài chính nói chung và thể lệ văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban 1 Nguồn: Th.S Nguyễn Phước Bảo Ấn (2008), Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá (Hệ thống thông tin kế toán – Tập 3), NXB Lao động – Xã hội. 2 Nguồn: PGS.TS Võ Văn Nhị (2010), Kế toán tài chính, NXB Tài chính. 18 hành. Việc tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp phải phù hợp với qui định về hoá đơn GTGT tự in, về tiêu chuẩn sử dụng phần mềm kế toán, về xác định khung thời gian khấu hao cho tài sản cố định,….  Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong những lĩnh vực, ngành nghề khác nhau sẽ khác nhau về qui mô, đối tượng kinh doanh, kỳ kinh doanh,….Do vậy tổ chức công tác kế toán một mặt tuân thủ theo các qui định của chế độ hiện hành, mặt khác phải dựa vào những đặc điểm riêng có của doanh nghiệp mình. Tuỳ vào doanh nghiệp sản xuất, thương mại hay dịch vụ mà lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho, phương pháp khấu hao tài sản cố định thích hợp.  Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán cũng là vấn đề cần lưu ý khi tổ chức công tác kế toán. Khi bộ phận kế toán chia thành nhiều phần hành khác nhau đòi hỏi phải có nhiều nhân viên kế toán đảm trách, nếu chỉ với số lượng nhân viên hiện có của doanh nghiệp rõ ràng không thể đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động kế toán.  Tổ chức công tác kế toán phảm đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và lợi ích. Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính khoa học, áp dụng thành tựu của khoa học kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán. Tuy nhiên, tổ chức công tác kế toán cần xem xét mối quan hệ lợi ích và chi phí. 1.2.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến tổ chức công tác kế toán 1.2.3.1. Ảnh hƣởng của môi trƣờng kinh doanh Môi trường kinh doanh là nơi phát sinh các hoạt động kinh tế kèm theo những vấn đề liên quan đến nền kinh tế, cơ chế quản lý kinh tế, qui mô của doanh nghiệp, đặc điểm của ngành sản xuất kinh doanh, nguồn cung cấp tài chính, yêu cầu hội nhập, giá cả, thuế, lãi suất, tỷ giá, cổ phần hoá, lạm phát, tăng trưởng, rủi ro trong kinh doanh,….Khi có sự thay đổi về các yếu tố này đòi hỏi kế toán phải thay 19 đổi theo nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy, phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng. 1.2.3.2. Ảnh hƣởng của môi trƣờng pháp lý Môi trường pháp lý là những cơ sở, hướng dẫn đảm bảo cho việc thực hiện hoạt động kế toán phù hợp với hệ thống luật pháp. Nó bao gồm toàn bộ hệ thống văn bản pháp quy và việc vận hành trong thực tế của hệ thống này. Xét về việc tổ chức công tác kế toán, các yếu tố của môi trường pháp lý có ảnh hưởng là:  Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ban hành ngày 17/6/2003, có hiệu lực từ ngày 1/1/2004.  Chuẩn mực kế toán: bao gồm 26 chuẩn mực do Bộ tài chính ban hành.  Chế độ kế toán do Nhà nước ban hành: Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.  Nghị định, thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán.  Văn bản pháp quy khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh, hoạt động kế toán: Luật Doanh nghiệp, Luật thuế giá trị gia tăng, Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, Nghị định qui định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, Thông tư hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán,… 1.3. Nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán 1.3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi chép vào sổ kế toán, đó là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Chứng từ kế toán trong một doanh nghiệp liên quan đến nhiều đối tượng kế toán khác nhau nên mang tính đa dạng gắn liền với đặc điểm hoạt động, lĩnh vực kinh doanh, tính chất sở hữu,…Chứng từ kế toán được Nhà nước qui định có tính chất chung, liên quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động cũng như các thành phần kinh tế khác nhau. Ngoài những chứng từ được qui định mang tính bắt buộc, còn có những chứng từ hoàn toàn mang tính chất nội bộ liên quan đến kỹ thuật và phương pháp hạch toán 20 mà doanh nghiệp cần phải thiết lập một cách thích ứng với yêu cầu cung cấp và xử lý thông tin. Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:  Xác định số lượng và chủng loại chứng từ: Để kịp thời theo dõi sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế tại doanh nghiệp, cần thiết phải lựa chọn chủng loại chứng từ kế toán cần dùng trong danh mục chứng từ của chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với một số chứng từ không có trong danh mục qui định, doanh nghiệp tự thiết kế để sử dụng nội bộ. Khi thiết kế mẫu chứng từ mới cần trình bày đầy đủ mục đích, nội dung của chứng từ; xác định rõ số liên, mục đích mỗi liên; xác định rõ nơi lập, nơi duyệt, nơi lưu trữ chứng từ; hướng dẫn chi tiết phương pháp lập chứng từ, sửa, huỷ chứng từ;……Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thay đổi thiết kế theo biểu mẫu qui định hoặc tự in chứng từ như đối với hoá đơn giá trị gia tăng thì phải đăng ký mẫu biểu với cơ quan có thẩm quyền và được chấp thuận thì mới sử dụng. Cần lưu ý đối với những doanh nghiệp có tham gia hoạt động thương mại điện tử, khi tổ chức chứng từ kế toán cần qui định về thời điểm ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến chứng từ điện tử.  Tổ chức luân chuyển chứng từ: Tổ chức luân chuyển chứng từ là thiết lập con đường vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chứng năng thông tin và kiểm tra chứng từ kế toán. Đây là việc xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán từ khi xuất phát đến khi kết thúc. Khi tổ chức luân chuyển chứng từ cần mô tả bằng qui trình, trình bày dưới dạng lưu đồ chứng từ và phải đảm bảo yêu cầu kiểm soát để tất cả các dữ liệu đầu vào đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác.  Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ: Trong niên độ kế toán, người sử dụng chứng từ có trách nhiệm bảo quản, nếu có thay đổi về nhân sự phải có biên bản bàn giao.