Tài liệu Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty cổ phần iuedu

Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em. Các số liệu, kết quả trong đồ án tốt nghiệp của em là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị em thực tập. Hà Nội, ngày.....tháng.....năm 2016 Tác giả Phạm Thị Hải Yến 1 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp LỜI CẢM ƠN Sau thời gian 4 năm học tập và nghiên cứu tại Học viện Tài Chính, cùng với kiến thức thực tế thu thập được trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần iuEdu em đã hoàn thành đồ án với đề tài: “Xây dựng phần mềm Kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần iuEdu”. Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.s Nguyễn Hữu Xuân Trường đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Thầy đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành chuyên đề này. Em xin gửi lời cảm ơn đến thầy, cô giáo tại Học Viện Tài Chính, những người đã cho em kiến thức cơ bản nhất, cũng như những bài học hữu ích trong cuộc sống. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã có những bài giảng bổ ích với sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp. Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh các chị, ở đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ phần iuEdu đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn luôn động viên và hỗ trợ em trong suốt quá trình học tập. Tuy đã cố gắng hết mình, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè. Em xin chân thành cảm n! Hà Nội, ngày.....tháng.....năm 2016 Sinh viên Phạm Thị Hải Yến 2 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp DANH MỤC VIẾT TẮT CÁC TỪ SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN Ký hiệu viết tắt CNTT HTTT PMKT CSDL HBTL SXKD GTGT VNĐ TSCĐ DTBH Tên đầy đủ Công nghệ thông tin Hệ thống thông tin Phần mềm kế toán Cơ sở dữ liệu Hàng bán trả lại Sản xuất kinh doanh Giá trị gia tăng Việt nam đồng Tài sản cố định Doanh thu bán hàng 3 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC VIẾT TẮT CÁC TỪ SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN iii MỤC LỤC iv DANH MỤC HÌNH VẼ vii LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 4 1.1. Lý luận chung về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán 1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán 4 10 1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 10 1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 11 1.1.5. Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán 29 1.2. Nhận thức chung về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp 34 1.2.1. Một số khái niệm 34 1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng 38 1.2.3. Các tài khoản sử dụng 39 1.2.4. Các chứng từ sử dụng 41 1.2.5. Sơ đồ luân chuyển chứng từ 42 1.2.6. Các hình thức kế toán 43 1.2.7. Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng 44 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IUEDU 47 4 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp 2.1. Giới thiệu sơ lược về công ty cổ phần Iuedu 47 2.1.1. Thông tin chung 47 2.1.2. Lĩnh vực hoạt động 47 2.1.3. Tổ chức bộ máy công ty 48 2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần IuEdu 51 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán 51 2.2.2. Hình thức kế toán sử dụng 53 2.2.3. Chứng từ kế toán mà công ty sử dụng 53 2.2.4. Tài khoản kế toán công ty sử dụng 54 2.2.5. Sổ sách kế toán công ty sử dụng 56 2.2.6. Quy trình hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng của Công ty cổ phần iuEdu 57 2.2.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 58 2.3. Đánh giá hệ thống và phương hướng phát triển phần mềm kế toán bán hàng tại công ty cổ phần Iuedu 59 2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người. 59 2.3.2. Hình thức kế toán áp dụng 60 2.3.3. Tài khoản sử dụng 60 2.3.4. Các chứng từ sử dụng 61 2.3.5. Tổ chức bộ sổ kế toán 62 2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán bán hàng 62 2.3.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 63 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IUEDU 64 3.1. Phân tích hệ thống thông tin kế toán bán hàng 64 3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống 64 3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 65 5 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp 3.1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán 68 3.1.4. Ma trận thực thể - chức năng 72 3.1.5. Phân tích mô hình khái niệm – logic 74 3.2. Thiết kế mô hình logic 87 3.3. Thiết kế mô hình vật lý 90 3.3.1. Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ 90 3.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 90 3.3.3. Xác định luồng hệ thống. 96 3.3.4. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống 100 3.3.4. Thiết kế các giao diện 102 KẾT LUẬN 118 TÀI LIỆU THAM KHẢO 119 PHỤ LỤC 6 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Sơ đồ luân chuyển xử lý chứng từ hóa đơn thuế GTGT 42 Hình 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 48 Hình 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 51 Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh 68 Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng 69 Hình 3.2: Ma trận thực thể chức năng 73 Hình 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 74 Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Bán hàng” 75 Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Xử lý hàng bán bị trả lại” 76 Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Ghi sổ” 77 Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Lập báo cáo” 78 Hình 3.8: Mô hình dữ liệu E-R 86 Hình 3.9: Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ 96 Hình 3.10 Biểu đồ luồng dữ liệu “ Bán hàng " 97 7 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của CNTT. CNTT đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các dữ liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau. Mọi loại thông tin, số liệu âm thanh, hình ảnh có thể được đưa về dạng kỹ thuật số để bất kỳ máy tính nào cũng có thể lưu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho nhiều người. Việc ứng dụng CNTT nhằm giảm thời gian xử lý dữ liệu, giảm sai sót, giảm chi phí cho các hoạt động tác nghiệp, tăng độ tin cậy, nhanh chóng, chính xác và lập báo cáo cho lãnh đạo, giúp cho việc quản lý, điều hành doanh nghiệp dễ dàng hơn. Cũng nhờ đó mà giảm độ phức tạp và tăng tính chuẩn hóa trong công việc. Ứng dụng CNTT đã mang lại những hiệu quả to lớn như tăng năng suất lao động, gia tăng giá trị cho quy trình và sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh, tăng doanh thu, lợi nhuận giúp tổ chức, doanh nghiệp phát triển bền vững, phát huy tiềm lực và mở rộng quy mô. Trên nền kinh tế toàn cầu như hiện nay, CNTT đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn. Nó là ngành khoa học kỹ thuật không thế thiếu trong việc ứng dụng vào các hoạt động xã hội như quản lý, kinh tế… Hiện nay, ở nước ta vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời gian qua, việc tin học hóa chưa mang lại hiệu quả như mong muốn bởi vì các doanh nghiệp thường quan tâm tới trang bị hệ thống máy tính hiện đại hơn là xây dựng các phần mềm quản lý cho mình. Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần iuEdu, hoạt động chính của công ty là cung cấp các giải pháp giáo dục. Cụ thể là kinh doanh các thiết bị hiện đại như bảng Up đa năng, máy chiếu, máy tính,thiết bị trắc nghiệm với phần mềm soạn thảo giáo án Air, hệ nội dung và tài nguyên giáo án... nhằm đóng góp một phần vào tiến trình đổi mới và sự nghiệp phát triển giáo dục 8 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp nước nhà, nhằm mang đến cho quý thầy cô và các em học sinh những sản phẩm đạt chất lượng cáo nhât với phương châm “Đầu tư cho giáo dục, đầu tư cho tương lai". Vì vậy, với những kiến thức đã được học và quá trình nghiên cứu tiếp thu em quyết định chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần iuEdu” nhằm xây dựng một phần mềm hỗ trợ cho việc kinh doanh bán các sản phẩm nhanh chóng, chặt chẽ và có thể phát hiện được những sai sót mà kế toán thủ công có thể gặp phải. I. Mục tiêu đề tài nghiên cứu Mục tiêu chính của đề tài nghiên cứu hoàn thành là nhận được sự chấp thuận và sử dụng của người dùng trong quá trình quản lý và hạch toán trong công ty. Vì vậy, chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt. Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào chế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là: + Hệ thống giải quyết được bài toán bán hàng thực tế. + Hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng đầy đủ các chức năng theo yêu cầu của nghiệp vụ bán hàng. + Hệ thống sẽ cung cấp thông tin về khách hàng, hàng hóa. II. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần iuEdu. III. Phạm vi nghiên cứu Đề tài tiếp cận nghiên cứu công tác tổ chức kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần iuEdu, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình C# để thiết kế được một phần mềm kế toán bán hàng đáp ứng nhu cầu của Công ty. IV. Phư ng pháp nghiên cứu 9 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công ty bằng các phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý kiến chuyên gia; - Phương pháp tập hợp: Tập hợp các chứng từ, sổ sách liên quan đến công tác kế toán bán hàng; - Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và thực tế tại công ty; - Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế toán của công ty, tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp. Các phương pháp phân tích: phân tích từ trên xuống, phân tích từ dưới lên, kết hợp phân tích từ trên xuống và từ dưới lên. V. Kết cấu đồ án Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án còn được kết cấu thành 3 chương: ● Chư ng 1: Lý luận chung về phần mềm kế toán và công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp. ● Chư ng 2: Khảo sát thực trạng công tác kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần iuEdu. ● Chư ng 3: Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần iuEdu. Hà Nội, ngày…..tháng…..năm 2016 Sinh viên Phạm Thị Hải Yến 10 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Lý luận chung về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán 1.1.1.1. Khái niệm về phần mềm kế toán Phần mềm kế toán là một trong 5 thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán. Để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, bên cạnh phần mềm kế toán còn có thêm 4 thành phần khác, đó là phần cứng, thủ tục, dữ liệu và con người. Các thành phần của một hệ thống thông tin: (1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin. (2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng. (3) Chư ng trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra. (4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý. (5) Thủ tục: là những chỉ dẫn của con người. Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý thông tin kế toán trên máy vi tính, được ứng dụng trong việc ghi 11 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp chép và xử lý các giao dịch kế toán, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. 1.1.1.2. Đặc điểm của phần mềm kế toán - Phần mềm kế toán có tính chất tuân thủ: + Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, nghị định và thông tư hướng dẫn về kế toán. + Phần mềm kế toán phải tuân thủ quy định của doanh nghiệp. + Phần mềm kế toán phải phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. + Các báo cáo tuân theo mẫu của doanh nghiệp là các báo cáo quản trị. - Sử dụng các phương pháp kế toán: + Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán được sử dụng để phản ánh, kiểm tra các nghiêp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó phục vụ công tác kế toán và công tác quản lý. + Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán phục vụ quá trình thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị. + Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các tài khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số liệu hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. + Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân dối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính 12 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. - Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu hiện có. 1.1.1.3. Những yêu cầu đối với phần mềm kế toán Phần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Phần mềm kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu của một phần mềm nói chung như sau: + Dễ sử dụng: Các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu trúc phân cấp dễ hiểu và dễ sử dụng, các ngôn ngữ phải phù hợp với ngôn ngữ tự nhiên của người dùng. + Tương thích với các phần mềm khác: Các phần mềm trên thị trường phải tương thích với các phần mềm khác để tránh gây xung đột và sự cố máy khi chạy chương trình. + Chống sao chép: Các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để ở dạng mã nguồn mà phải được biên dịch. Khi cài đặt chương trình lên máy tính chúng ta chỉ cần thực hiện một thao tác duy nhất đó là chạy chương trình cài đặt (Setup). Chống sao chép chính là tiêu chuẩn để bảo vệ bản quyền của một phần mềm. + Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: Khi hoạt động, các phần mềm thường có thông tin vào, ra thông qua các thiết bị ngoại vi. Một phần mềm cần phải có khả năng tương thích với nhiều loại thiết bị ngoại vi khác nhau như: bàn phím, chuột, máy quét ảnh, máy in… + Tính thời trang của phần mềm: Phần mềm phải không được lạc hậu, được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình biến động thực tế, phù hợp với mặt bằng ứng dụng công nghệ thông tin của xã hội. 13 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp + Yêu cầu bộ nhớ: Các phần mềm khi được viết ra cần phải quan tâm đến việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn. + Tính giá cả cạnh tranh: Đã là sản phẩm tung ra bán trên thị trường thì yếu tố giá cả đặc biệt quan trọng. Để có thể cạnh tranh với các phần mềm khác trên thị trường thì các công ty cần đưa ra một mức giá hợp lý, thông qua việc sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ lập trình và thiết kế phần mềm. + Quyền sử dụng trên mạng: Một phần mềm có được sử dụng trên mạng hay không và việc phân quyền sử dụng cho người dùng như thế nào là một trong những tiêu thức đánh giá một phần mềm. Ngày nay việc sử dụng công nghệ mạng máy tính là một xu thế tất yếu. - Phần mềm kế toán phải phù hợp với các đặc điểm: + Phần mềm kế toán có tính tuân thủ. + Sử dụng các phương pháp kế toán. + Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo. - Bên cạnh việc đáp ứng được những tiêu chuẩn chung của một phần mềm, người ta còn đánh giá các phần mềm kế toán nói riêng dựa vào các tiêu chuẩn sau: + Đáp ứng công tác kế toán PMKT phải đảm bảo công tác kế toán thực hiện đúng các quy định hiện hành của pháp luật về kế toán. + Khả năng tự động hóa cao PMKT phải được thiết kế thành một hệ thống các modul chương trình để xử lý thống nhất tất cả các thành phần kế toán thành một khâu liên hoàn, chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể cho ra tất cả các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị cần thiết. + Cơ cấu linh hoạt 14 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp Cơ cấu linh hoạt của một phần mềm kế toán thể hiện ở hai mặt kỹ thuật xử lý trong một chương trình, bao gồm: ✓ Thứ nhất, sử dụng cấu trúc sổ cái tích hợp cùng với hệ mã từ điển của hệ thống linh hoạt. Điều này sẽ cho phép dễ dàng điều chỉnh hệ thống chương trình khi có những thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. ✓ Thứ hai, sử dụng một số mẫu sổ, mẫu báo cáo, mẫu chứng từ tự động dành cho người sử dụng tự động định nghĩa. Khi cần, chỉ cần xác định: tên sổ/báo cáo/chứng từ, tên từng tiêu thức trên đó, nó được lấy hoặc ghi ở đâu, sắp xếp ở đâu, sắp xếp theo chỉ tiêu nào... + Tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán ✓ Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. ✓ Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lặp giữa các số liệu kế toán. ✓ Có khả năng dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán. + Tính bảo mật thông tin Khi tổ chức hạch toán kế toán dựa trên mạng máy tính, một tiêu chuẩn rất quan trọng là tính bảo mật dữ liệu giúp cho doanh nghiệp có được sự bình yên trong cạnh tranh. Cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán trên đường truyền tuyệt đối phải được bảo mật. + Không phụ thuộc vào hạ tầng tin học Nhìn chung, các doanh nghiệp đều muốn phần mềm mình đang sử dụng dựa trên một hạ tầng tin học linh hoạt, dễ dàng phát triển hệ thống thông tin của mình khi doanh nghiệp có điều kiện phát triển và mở rộng quy mô. Một PMKT phải xây dựng trên một hạ tầng không cứng nhắc để không gây trở ngại cho việc đổi mới hệ thống. + Khả năng tổng hợp dữ liệu 15 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp Dữ liệu thường được chia thành từng nhóm để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị. Tuy nhiên tại một thời điểm, PMKT phải cho phép tổng hợp dữ liệu để có thể quản lý tập trung và hạch toán thống nhất trong toàn doanh nghiệp. + Khả năng tích hợp với các sản phẩm khác Một phần mềm kế toán được đánh giá là hiện đại, có độ đa dạng lớn nếu khả năng tích hợp được với nhiều các sản phầm khác. Các PMKT phải được tích hợp một cách toàn diện nhằm hoàn thiện các công cụ tạo báo cáo (kể cả báo cáo thông qua các trang web), thực hiện hợp tác thương mại điện tử và thanh toán quốc tế. + Xử lý nhiều ngôn ngữ và nhiều loại tiền tệ ✓ Hệ thống hạch toán cho phép sử dụng nhiều ngôn ngữ sẽ giúp cho doanh nghiệp quản trị kinh doanh nhiều quốc gia khác nhau. ✓ Một PMKT cho phép xử lý nhiều loại ngoại tệ sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tiền tệ của mình. + Triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế Đối với các doanh nghiệp đa ngành, đa quốc gia thì tiêu chuẩn đầu tiên khi họ sử dụng một PMKT là nó phải triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế bằng một hệ thống duy nhất chứ không phải dựa trên các phần mềm riêng lẻ. Sự thống nhất đó đảm bảo tính nhất quán về mặt quản lý, nhất quán về mặt dữ liệu. + Khả năng hỗ trợ tại chỗ Để đảm bảo tính linh hoạt cho người sử dụng, trong mỗi PMKT cần phải có ngay bên trong nó những dịch vụ hỗ trợ người dùng theo từng ngữ cảnh tại thời điểm máy đang hoạt động. 1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán Một phần mềm kế toán thường gồm các thành phần sau: 16 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp - Cơ sở dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được chia thành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,…. - Form: Là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm. một phần mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập, form chương trình chính, form nhập liệu, form truy vấn dữ liệu, form điều khiển in báo cáo,… - Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. - Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng. 1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Một doanh nghiệp có phần mềm kế toán hoạt động hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể: ● Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra. ● Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức. ● Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, việc tin học hóa công tác kế toán là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp. Vì vậy, tất yếu phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. 1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 1.1.4.1. Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án Khảo sát hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển phần mềm, 17 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp đây là giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và xác định tính khả thi của dự án đối với hệ thống mới. Bước này tập trung giải quyết các vấn đề: môi trường, các ràng buộc đối với phần mềm cần xây dựng như thế nào. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của phần mềm là gì. Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng. Trên cơ sở các thông tin khảo sát nhà phát triển đánh giá hiện trạng, xác định các điểm yếu của hệ thống hiện tại, đánh giá khả thi lập dự án phát triển phần mềm. ❖ Khảo sát hiện trạng - Mục tiêu của khảo sát ➢ Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ. ➢ Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống. ➢ Xác định các nhược điểm của hệ thống. - Nội dung khảo sát ➢ Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống. ➢ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống. ➢ Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,… của các đơn vị ở các cấp khác nhau. ➢ Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách…của các đơn vị ở các cấp khác nhau. ➢ Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy định,… chi phối đến các quá trình xử lý thông tin. ➢ Nghiên cứu các chu trình luân chuyển và xử lý thông tin của hệ thống. ➢ Thống kê các phương tiện và tài nguyên được sử dụng cho hoạt động 18 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp của hệ thống. ➢ Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống. ➢ Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp. ➢ Lập tài liệu khảo sát. - Phương pháp khảo sát Hình thức tiến hành: ➢ Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tài liệu, sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của hệ thống cũ. ➢ Quan sát và theo dõi: để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và khoa học. ➢ Phỏng vấn: thường được tiến hành đối với các cá nhân tham gia hoạt động trong hệ thống cũng như các cá nhân có liên quan tới hệ thống. ➢ Phiếu điều tra. - Đề xuất giải pháp sơ bộ và xác định tính khả thi ❖ Đánh giá hiện trạng Các hạn chế: - Thiếu sót: thiếu người xử lý thông tin, bỏ sót công việc xử lý thông tin. - Tổn phí cao, gây lãng phí. - Các yêu cầu mới. - Kém hiệu lực, quá tải: phương pháp xử lý không chặt chẽ, cơ cấu tổ chức không hợp lý, con đường lưu chuyển các thông tin không hợp lý như là giấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc không hợp lý. - Thỏa đáng các thông tin chưa được đáp ứng. - Đáp ứng các nguyện vọng của nhân viên. - Dự kiến kế hoạch phát triển. 19 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp ❖ Lập kế hoạch triển khai dự án - Hợp đồng triển khai dự án Để triển khai, dự án cần có một hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà phát triển. Các nội dung chủ yếu của một hợp đồng bao gồm: ➢ Vấn đề đặt ra và các nhu cầu thông tin. ➢ Phạm vi và hạn chế. ➢ Mục tiêu và ưu tiên. ➢ Giải pháp và tính khả thi. ➢ Dự trù thiết bị và kinh phí. ➢ Phân công trách nhiệm và nhân sự. ➢ Phương pháp và tiến trình triển khai. - Công tác huấn luyện sử dụng chương trình ➢ Thời gian huấn luyện bao lâu và chia làm bao nhiêu nhóm. - Điều hành dự án ➢ Đưa ra các quyết định mang tính định hướng cho dự án. ➢ Quyết định các mục tiêu và chỉ ra cách đạt các mục tiêu đó. ➢ Xác định các mức độ an toàn. ➢ Phân phối các nguồn lực. ➢ Kiểm tra sự phát triển đúng đắn của dự án. ➢ Quyết định lựa chọn giải pháp. 1.1.4.2. Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống về chức năng. Đây là giai đoạn sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, đây là phần quan trọng để đi sâu vào nghiên cứu các thành phần hệ thống. Kết quả của giai đoạn này, ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống xem xét. Giai đoạn này còn được gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. 20 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03